Die zukünftige Ausrichtung der AGMB: ein Bericht aus der Task-Force

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Die zukünftige Ausrichtung der AGMB: ein Bericht aus der Task-Force

The future strategic concept of the AGMB: a preliminary report given by the task force

Abstract

In the spring of 2008 the managing-committee of the Medical Library Association (AGMB) invited the members to form a task force in order

Melanie Kintzel

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Sabine Hoyer

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to concentrate on a new strategic concept for the association and de- velop corresponding recommendations and visions. Stagnating attend-

ance at the association’s annual conferences in recent years as well 1 Ärztliche Zentralbibliothek am Universitätsklinikum as difficulties in finding future venues and new candidates for the

Hamburg-Eppendorf, Hamburg, Deutschland elections to the board gave reason to this scheme. This article introduces

the members of the task force and their work hitherto with a special focus on the member survey conducted in the summer of 2008 and its first results.

2 Universitätsbibliothek Mainz, Deutschland

Keywords:AGMB, association work, strategic plan, member survey

Zusammenfassung

Im Frühjahr 2008 lud der Vorstand der Arbeitsgemeinschaft für medizinisches Bibliothekswesen (AGMB) e.V. die Mitglieder ein, eine Task- Force zu bilden, die sich mit der zukünftigen Ausrichtung des Verbandes beschäftigt und dazu Vorschläge und Visionen entwickelt. Anlass dafür waren u.a. in den letzten Jahren stagnierende Teilnehmerzahlen bei den Jahrestagungen sowie Schwierigkeiten bei der Suche von künftigen Tagungsorten und bei der Rekrutierung von Kandidatinnen und Kandi- daten für die Vorstandswahlen. Dieser Beitrag stellt die Task-Force und ihre bisherige Arbeit vor, insbesondere die im Sommer 2008 durchge- führte Mitgliederbefragung und die ersten Ergebnisse daraus.

Schlüsselwörter:AGMB, Verbandsarbeit, Strategie, Mitgliederbefragung

Die zukünftige Ausrichtung der AGMB

Zu Beginn des Jahres 2008 erfolgte ein Aufruf des Vor- standes an die Mitglieder, sich über die zukünftige Aus- richtung der Arbeitsgemeinschaft für medizinisches Bi- bliothekswesen (AGBM) e.V. Gedanken zu machen. Es gab immer wieder Anregungen zu Verbesserungen. Vor- schläge waren unter anderem, mehr Lobbyarbeit zu be- treiben, die Mitglieder aktiver zu beteiligen und eine Ge- schäftsstelle einzurichten. Außerdem sollten die Angebote für die Mitglieder attraktiver werden. Andererseits sta- gniert die Teilnehmerzahl bei den Jahrestagungen, es gibt kaum Kandidaten für die Vorstandswahlen und es bereitet in den letzten Jahren Schwierigkeiten, Ausrichter für die Jahrestagungen zu finden.

Auf den Aufruf des Vorstandes hin gründete sich eine Task-Force, die aus 8 Kollegen und Kolleginnen aus ganz Deutschland besteht. Die Mitglieder der Task-Force sind:

• Manuela Röhner (Universitätsbibliothek Magdeburg)

• Dr. Sybille Mauthe (Universitätsbibliothek Heidelberg)

• Sascha Höning (Abbott GmbH, Ludwigshafen)

• Sandra Pfob und Alexander Schroeder (Helios Kliniken Berlin)

• Melanie Kintzel (Ärztliche Zentralbibliothek des Univer- sitätsklinikums Hamburg-Eppendorf)

• Sabine Hoyer und Dr. Stefanus Schweizer (Universi- tätsbibliothek Mainz)

Ziele der Task-Force

Die Bitte des Vorstands war es, Visionen für die künftige Arbeit der AGMB zu entwickeln.

Die Task-Force erarbeitet mögliche Ziele bzw. Teilziele und konzipiert Maßnahmen, wie diese Ziele erreicht und umgesetzt werden können. Diese sollen dem Vorstand als Handlungsempfehlungen unterbreitet werden.

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Bisherige Aktivitäten der Task Force

Ende April konstituierte sich die Gruppe bei einem Arbeits- treffen an der Universitätsbibliothek (UB) Mainz. Nach einer ersten Analyse des IST-Zustands wurden Ideen ge- sammelt und Wünsche geäußert nach dem Motto „ Was wollen wir als Mitglieder eigentlich, was ist uns wichtig?“

und „Welchen Mehrwert bietet die AGMB für uns?“. Bei der Verabredung der weiteren Vorgehensweise wurde beschlossen, die Meinungen möglichst vieler AGMB-Mit- glieder über eine Mitgliederbefragung einzuholen. Diese Befragung entwickelten die Kollegen aus Hamburg und Berlin im nächsten Schritt. Ein weiteres Treffen der Task- Force fand auf dem Bibliothekartag in Mannheim statt.

Bei diesem Arbeitstreffen wurden die Fragebogeninhalte und Fragen diskutiert und abgestimmt.

Inhalte und Rahmen der Mitgliederbefragung

Die Umfrage bestand aus insgesamt 18 Fragen (Fragebo- gen s. Anhang 1).

Es wurden Fragen gestellt zum Verhalten und zu Einstel- lungen der Mitglieder, z.B. wie häufig sie an den Jahres- tagungen teilnehmen bzw. welche Gründe für eine Nicht- Teilnahme stehen. Weitere Fragen waren, ob sich die Mitglieder vorstellen können, für den Vorstand des Ver- bandes zu kandidieren oder eine Jahrestagung in ihrer Einrichtung auszurichten.

Der größte Teil des Fragebogens befasste sich mit der Bewertung der Angebote und ihrer Wichtigkeit, z.B. die Wichtigkeit der Tagungsinhalte und der Leistungen der AGMB und auch deren Bekanntheitsgrad.

Weiterhin wurden soziodemographische Daten der Teil- nehmer erhoben, da die AGMB Mitglieder mit unterschied- licher bibliothekarischer Ausbildung aus den unterschiedlichsten Bereichen des medizinischen Bibliothekswesens mit unterschiedlichsten Rahmenbedingungen vereint. So wurde nach dem Bibliothekstyp der Befragungsteilneh- mer, nach der personellen Ausstattung der Bibliothek sowie nach der Position bzw. Funktion des Mitgliedes gefragt. Eine weitere Frage befasste sich mit der bibliothekarischen Ausbildung des Mitglieds. Die Erhebung dieser soziodemographischen Daten erlaubt, Aussagen und Wünsche der Befragten nach verschiedenen Katego- rien zu bündeln und zu identifizieren, ob bestimmte Be- fragtengruppen andere Anforderungen haben als andere.

So können später zielgruppenspezifische Angebote erstellt werden.

Die eigentliche Durchführung der Befragung erfolgte online. Die Umfrage wurde mit Unterstützung des Zentrums für Qualitätssicherung an der Universität Mainz erstellt.

Verwendet wurde dafür die Software Evasys, dieses Sys- tem wird zur Vorlesungsevaluation eingesetzt und stand der Task-Force kostenfrei zur Verfügung.

Die Befragung lief von Mitte Juli bis Ende August. Um auf die Umfrage aufmerksam zu machen, wurde eine E-Mail

an alle Mitglieder des Verbandes verschickt sowie eine Nachricht an die Mailingliste MEDIBIB-L.

Zum Rücklauf: Es haben sich 114 Mitglieder beteiligt, das entspricht einer Rücklaufquote von ca. 28,5 Prozent.

Die Ergebnisse sind daher nicht repräsentativ für alle Mitglieder der AGMB, da hier die Verzerrung zu groß sein kann. Dennoch lassen sich wertvolle Schlüsse für die weitere Arbeit der Task-Force aus den Äußerungen der Befragungsteilnehmer ableiten.

Erste Ergebnisse der Mitgliederbefragung

Bei der Interpretation der Ergebnisse ist es wichtig, sich vor Augen zu halten, dass es sich immer nur um ein Abbild der Teilnehmer der Umfrage handelt, also nicht um ein Abbild aller AGMB-Mitglieder. Im Folgenden werden die Ergebnisse der einfachen Auswertung dargestellt.

Befragte nach Bibliothekstyp

Die größte Gruppe der Befragten (40%) arbeitet in einer Hochschulbibliothek (Abbildung 1). Es folgt die Gruppe der Krankenhausbibliotheken (31%). 18 Prozent der Be- fragten arbeiten schließlich in einer Firmenbibliothek (z.B.

in einem Pharmaunternehmen) und 11 Prozent in einer sonstigen Bibliothek. Es wurde aus Anonymitätsgründen darauf verzichtet zu erheben, in was für einer sonstigen Einrichtung der Befragungsteilnehmer arbeitet.

Personelle Ausstattung der Bibliothek

Auffällig ist, dass die größte Gruppe der Befragten (38%) in einer Bibliothek mit einem oder weniger Vollzeitäquiva- lenten arbeitet (Abbildung 2). 26 Prozent arbeiten in einer Bibliothek mit 2 bis 5 Vollzeitäquivalenten, neun Prozent in einer Bibliothek mit 6 bis 10, 12 Prozent in einer Biblio- thek mit 11 bis 20 und 15 Prozent in einer Bibliothek mit mehr als 20 Vollzeitäquivalenten.

Position/Funktion des Mitglieds

Rund zwei Drittel (67%) der Befragten sind Leiter ihrer Bibliothek, wobei hier auch die sogenannten One-Person- Librarians und Fachreferenten, die eine Zweigbibliothek leiten, inbegriffen sind (Abbildung 3). Sieben Prozent sind reine Fachreferenten, 26 Prozent sind sonstige Mitarbei- ter der Bibliothek, d.h. ein Drittel der Teilnehmer ist als Mitarbeiter in seiner Bibliothek beschäftigt. Weitere Analysen werden zeigen, auf welche Bibliothekstypen und -größen sich die jeweiligen Funktionsgruppen vertei- len, wie oft sie bei der Jahrestagung vertreten sind und welche spezifischen Anforderungen sie an die AGMB haben.

Bibliothekarische Ausbildung des Mitglieds

Um spezielle Bedürfnisse z.B. von Quereinsteigern in der Branche identifizieren zu können, wurde nach der biblio-

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Abbildung 1: Bibliothekstyp

Abbildung 2: Personelle Ausstattung

thekarischen Ausbildung des Befragten gefragt. Jeder sechste Befragte (17%) besitzt keine bibliothekarische Ausbildung, zählt also zu den so genannten Quereinstei- gern (Abbildung 4). Es kann davon ausgegangen werden, dass diese Gruppe besondere Erwartungen an eine Mit- gliedschaft in der AGMB hat. Daher ist zu ermitteln, in was für Bibliotheken diese Befragtengruppe arbeitet und welche Erwartungen und Wünsche sie an die AGMB hat.

Die größte Gruppe der Befragten bilden die Diplombiblio- thekare (58%), über die neuen bibliothekarischen Ab- schlüsse Bachelor und Master verfügen jeweils ein bzw.

sechs Prozent. Unter den Befragten sind 14 Prozent, die ein Bibliotheksreferendariat bzw. -volontariat absolviert

haben, nur vier Prozent sind Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste.

Wichtigkeit der Leistungen der AGMB

Um der AGMB zu ermöglichen, ihr Angebots- und Leis- tungsspektrum zu revidieren, wurde nach der Wichtigkeit der einzelnen bestehenden Angebote und Leistungen gefragt. Die drei für am wichtigsten erachteten Angebote sind Informationen über Fortbildungen im Bereich Medi- zin-Bibliotheken (96,8% sehr wichtig oder wichtig, Abbil- dung 5), der informelle Erfahrungsaustausch zwischen Medizin-Bibliotheken (86,7% sehr wichtig oder wichtig)

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Abbildung 3: Position/Funktion des Mitglieds

Abbildung 4: Bibliothekarische Ausbildung

und Informationen über aktuelle medizinische Informati- onsangebote (84,9% sehr wichtig oder wichtig). Es fällt auf, dass der Bekanntheitsgrad der Informationskanäle noch gesteigert werden kann. Medinfo kennen 19,1 Prozent der Befragten, MEDIBIB 9,9 Prozent und „GMS Medizin – Bibliothek – Information“ 8,8 Prozent nicht.

Teilnahme an der Jahrestagung

Um festzustellen, wie viele Mitglieder regelmäßig an der Jahrestagung teilnehmen, wurde nach der Häufigkeit der Teilnahme an der Tagung gefragt. 31,9 Prozent der Be-

fragten gaben an, jedes Jahr an der Tagung teilzunehmen.

Alle zwei Jahre tun dies noch 26,5 Prozent. 30,1 Prozent besuchen die Tagung seltener als alle zwei Jahre, 11,5 Prozent nehmen nie daran teil. Weitere Analysen werden zeigen, welche Befragten (z.B. nach Bibliothekstyp, -größe) das Tagungsangebot nicht erreicht. So soll ermöglicht werden, entsprechende Maßnahmen treffen zu können, damit diesen Mitgliedern wichtige Informationen nicht vorenthalten bleiben.

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Abbildung 5: Wichtigkeit der Leistungen und Angebote der AGMB

Gründe für die Nichtteilnahme 2007

Um herauszufinden, welche Gründe die Mitglieder an der Teilnahme hindern, wurden diejenigen befragt, die ange- geben hatten, 2007 an der Jahrestagung in Ulm nicht teilgenommen zu haben. Als häufigster Grund für eine Nichtteilnahme wurden persönliche Gründe wie Krankheit oder Urlaub genannt (43,8%). Es folgen sonstige Gründe (20,3%, hier häufig genannt: aktuell hoher Arbeitsanfall, Rücksichtnahme auf Kollegen), die als zu weit empfundene Entfernung des Tagungsortes (18,8%), die fehlende Übernahme der Reisekosten durch den Arbeitgeber sowie das als nicht ausreichend interessant empfundene Ta- gungsprogramm (jeweils 12,5%). Keine Freistellung von Dienst erhielten 9,4 Prozent. Lieber zur gleichzeitig stattfindenden ASpB-Tagung gefahren sind hingegen nur 4,7 Prozent. Die Tagungsgebühr wurde von 3,1 Prozent als zu hoch empfunden. Weitere Analysen werden zeigen, welche Gründe für bestimmte Mitgliedergruppen beson- ders relevant sind.

Wichtigkeit von Tagungsinhalten

Spitzenreiter bei der Jahrestagung ist der informelle Er- fahrungsaustausch, der zwischen den Kollegen stattfindet (97,3% sehr wichtig oder wichtig, Abbildung 6), dicht ge- folgt von den Vorträgen und Erfahrungsberichten, die auf dem Programm stehen (96,4% sehr wichtig oder wichtig).

Es folgen die Arbeitskreissitzungen (80,3% sehr wichtig oder wichtig) und Workshops (71,6% sehr wichtig oder wichtig). Mehr als die Hälfte der Befragten findet auch die Firmenausstellung und den Kontakt zu Firmenvertre- tern vor Ort sehr wichtig oder wichtig (51,8%). Das Schlusslicht bilden die Firmenvorträge, die jedoch auch von mehr als 40 Prozent der Befragten für sehr wichtig oder wichtig befunden werden (42,8%).

Ausrichtung einer Jahrestagung

Es wurde gefragt, ob der Befragte sich vorstellen könne, seinen Unterhaltsträger dafür zu gewinnen, innerhalb der nächsten fünf Jahre Gastgeber der AGMB-Jahrestagung zu sein. 19 Prozent der Befragten antworteten mit ja, 18 Prozent sind unentschieden, 63 Prozent schließen es aus. Als Gründe für die Unentschlossenheit wurden genannt: anstehende Umstrukturierungsmaßnahmen in der eigenen oder der Trägereinrichtung, personelle und räumliche Engpässe. Als Ablehnungsgründe wurden hauptsächlich personelle und räumliche Engpässe ange- führt sowie das fehlende "Standing" der Bibliothek innerhalb der Trägereinrichtung.

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Abbildung 6: Wichtigkeit von Tagungsinhalten

Kandidatur für den Vorstand

Auf die Frage, ob sich der Befragte vorstellen könnte, innerhalb der nächsten drei Jahre einmal für den Vorstand zu kandidieren, antworteten immerhin neun Teilnehmer mit ja. 10 Teilnehmer schließen es nicht grundsätzlich aus, 92 können es sich hingegen nicht vorstellen. Als Gründe für die Unentschlossenheit wurden genannt:

fehlende Zeit für Vorstandsaufgaben, Unklarheit über den zeitlichen und inhaltlichen Aufwand eines solchen Amtes. Als Gründe für eine Nicht-Kandidatur wurden hauptsächlich fehlende Zeit, Engagement in anderen Gremien, ein subjektiv zu hoch empfundenes Alter und eine vermutete fehlende Eignung genannt.

Fazit

Die Befragung der Mitglieder liefert wertvolle Hinweise für die weitere Gestaltung der Angebote der AGMB. Da- durch dass die Mitglieder die Möglichkeit hatten, beste- hende Angebote zu bewerten und eigene Vorschläge einzubringen, können künftig Angebote gezielt verbessert und ggf. Schwerpunkte gesetzt werden. Hier sind insbesondere zu nennen die Forderung nach einer aktiven In- teressenvertretung der medizinischen Bibliotheken und Informationseinrichtungen gegenüber Firmen, Öffentlich- keit und Politik durch offizielle Stellungnahmen der AGMB und die regelmäßige Information der Mitglieder über Fortbildungen im Bereich Medizin-Bibliotheken. Über- rascht hat die Task-Force, dass die Informationskanäle der AGMB (Medinfo, MEDIBIB-L und die Zeitschrift GMS Medizin – Bibliothek – Information) bei jedem fünften bis zehnten Mitglied noch unbekannt sind. Weiterhin bestä- tigte die Befragung, dass gegenwärtig nur wenige Mitglie-

der dazu bereit oder in der Lage sind, Vorstandsarbeit zu leisten oder als Gastgeber der Jahrestagung zu fungieren.

Um an dieser Situation etwas zu ändern, muss dringend etwas dafür getan werden, die zeitlichen und personellen Anforderungen an ein Vorstandsamt bzw. eine Gastgeber- schaft transparenter zu machen.

Ausblick

Zunächst einmal werden der einfachen Auswertung der Befragung weiterführende Analysen folgen. Ausgewertet und präsentiert wurden bisher nur die einfachen Häufig- keiten (univariate Datenanalyse). Bivariate und multiva- riate Analysen stehen noch aus. Diese werden eine bes- sere Interpretation der Ergebnisse ermöglichen. Aus den Befragungsergebnissen und den in den Arbeitstreffen entwickelten Ideen und Vorschlägen wird die Task-Force Empfehlungen entwickeln, die sie an den Vorstand der AGMB weiterleiten wird. Die Task-Force hofft, dem Vor- stand damit eine Entscheidungsgrundlage zu liefern, die für die Verbesserung von Angebot und Leistungen des Verbandes im Sinne der Mitglieder hilfreich ist.

Anhänge

Verfügbar unter

http://www.egms.de/en/journals/mbi/2008-8/mbi000125.shtml 1. GMS-mbi-Kintzel.pdf (519.887 KB)

Fragebogen zur zukünftigen Ausrichtung der AGMB

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Korrespondenzadresse:

Melanie Kintzel

Ärztliche Zentralbibliothek am Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf, Martinistraße 52, 20246 Hamburg kintzel@aezb.uke.uni-hamburg.de

Bitte zitieren als

Kintzel M, Hoyer S. Die zukünftige Ausrichtung der AGMB: ein Bericht aus der Task-Force. GMS Med Bibl Inf. 2008;8(3):Doc28.

Artikel online frei zugänglich unter

http://www.egms.de/en/journals/mbi/2008-8/mbi000125.shtml Veröffentlicht:18.12.2008

Copyright

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