Anleitung Rolle Lehrperson:
Teilnehmenden- und Anwesenheitsliste erstellen und E-Mailver- sand
Mit der Rolle Lehrperson erstellen Sie ab sofort sämtliche Listen für Ihre Veranstaltung(en) und kontak- tieren über die systemseitige E-Mailfunktion Ihre Teilnehmenden direkt und schnell.
Wichtige Information
Die Rolle Lehrperson umfasst neben dem Listenerstellen noch weitere Bearbeitungsmöglichkeiten. Um weiterhin eine reibungslose Veranstaltungsbetreuung und Administration für Sie und die Studierenden sichern zu können, bitten wir Sie, die Rolle Lehrperson ausschließlich zum Erstellen Ihrer Listen und zum Kontaktieren Ihrer Teilnehmenden zu nutzen! Änderungen in Veranstaltungstexten, Abmeldun- gen etc., erfolgen weiterhin ausschließlich über den Austausch mit Ihren Ansprechpartnerinnen aus den Fachbereichen. Herzlichen Dank!
Voreinstellungen für die Rolle Lehrperson
Zum Einloggen in HISinOne beachten Sie bitte folgende Schritte:
Link aufrufen: https://campus.uni-freiburg.de
Einloggen mit Ihrem Uni-Account (Benutzerkennung und Passwort)
Rolle Lehrperson auswählen
Erstellen von Teilnehmenden-, Anwesenheits- und Wartelisten
Unter dem Menüpunkt „Lehrorganisation“ > ‚Meine Veranstaltungen Prüfungen und Studienleistungen‘
werden Ihre Veranstaltungen angezeigt.
1. Bei der Rolle „Lehrperson“ werden die Veranstaltungen getrennt dargestellt, in denen die Lehrperson als 'verantwortlich' oder 'durchführend' eingetragen ist.
2. Wählen Sie das gewünschte Semester aus und
3. klicken Sie bei der gewünschten Veranstaltung unter 'Aktionen' auf 'Teilnehmer/innen-Liste' (Symbol „Person“).
In der Teilnehmendenliste werden Ihnen alle zu diesem Zeitpunkt zugelassenen Personen = Status TA = „Teilnahme akzeptiert“ mit Namen angezeigt.
Vorabeinstellungen: weitere Status und Anzeigenparameter in HISinOne anzeigen lassen (z.B.
Matrikelnummer, Studiengang, Warteliste, E-Mailadresse, Checkbox für Mailversand)
Für weitere Status und Anzeigeparameter klicken Sie auf 'Tabellenprofil bearbeiten'. Hier klicken Sie unter „Filter für Status“ den gewünschten Status an und speichern diesen.
Hinweis: Die hier eingestellten Optionen sind dauerhaft gespeichert.
Öffnen Sie die Dropdown-Liste über das Pfeilsymbol.
Sie erhalten eine Liste, aus der Sie eine Teilnehmenden-, Anwesenheits- oder Warteliste als PDF- oder Excel-Datei erstellen, ausdrucken und speichern können.
1. Dabei werden Statusinformationen automatisch berücksichtigt, d.h. in der Warteliste werden die Teilnehmer/innen im Status „Warteliste“ in der zeitlichen Reihenfolge der Belegung, in der Teilnehmenden- und Anwesenheitsliste werden die Personen im Status 'Teilnahme akzeptiert' aufgelistet.
2. Der Excel-Export ist hervorgehoben mit '(Excel)'.
Klicken Sie auf das Pfeil-Symbol zum 'Ausführen' Dropdown-Liste öffnen
Die Meldung „Möchten Sie die Datei trotzdem öffnen?“ mit „Ja“ bestätigen.
Erweiterung der Anwesenheitsliste
Damit wir die ECTS-Punkte der Studierenden nach erfolgreicher Teilnahme im System verbuchen kön- nen, müssen Sie sicherstellen, dass die Studierenden 80% der Zeit anwesend waren und alle geforder- ten Leistungen erbracht haben. Bitte ergänzen Sie daher am besten die Anwesenheitsliste vor dem Ausdruck um die beiden Spalten „mind. 80% anwesend“ und „alle Leistungen erbracht“; dies erleichtert für Sie das Abhaken. Sie können die notwendigen Informationen auf der Anwesenheitsliste selbstver- ständlich auch handschriftlich ergänzen.
Nr. Nachname Vorname Datum 1 Datum 2 Datum 3 Datum n mind. 80%
anwesend
alle Leistungen erbracht
1
2
3
Weitere nützliche Informationen finden Sie im Wiki der Abteilung Campus Management:
https://wiki.uni-freiburg.de/campusmanagement/doku.php?id=hisinone:bearbeiten:exa:teilnehmerlisten
E-Mail an Teilnehmende mit lokalem E-Mailprogramm versenden
Vorteile
bessere Nachvollziehbarkeit (wann, an wen, mit welchem Inhalt E-Mails verfasst wurden)
Betreff wird mit dem Veranstaltungstitel vorbelegt
einfacher Versand von Anlagen möglich
So kommen Sie zur Funktion
Menüpfad (Rolle Lehrperson): Lehrorganisation → Meine Veranstaltungen und Prüfungen → „Teilneh- mer/innen-Liste“ (Personen-Symbol) bei gewünschter Veranstaltung (gleiche Vorgehensweise wie bei `Listen erstellen´ auf S. 2 beschrieben)
Hinweis: Ist das Personen-Symbol grau dargestellt, gibt es noch keine Teilnehmenden.
1. Um E-Mails über Ihr lokales E-Mail-Programm (z.B. Microsoft Outlook oder Mozilla Thunder- bird) verschicken zu können, aktivieren Sie unter „Tabellenprofil bearbeiten“ den Parameter
Die E-Mail-Adressen der Teilnehmenden werden dann datenschutzkonform in das BCC-Feld des lokalen E-Mail-Programms kopiert.
Es werden bei der Übergabe an das lokale E-Mail-Programm auch die Checkboxen für Mail- Versand ausgewertet, wenn unter „Tabellenprofil bearbeiten“ der Parameter
„Checkbox für Mail-Versand“ aktiviert ist.
Titel, Nummer und Semester der Veranstaltung werden als Betreff übernommen.
Anlagen können verschickt werden.
Versand und Protokollierung erfolgen nicht über HISinOne, sondern über das lokale E-Mail- Programm auf Ihrem Rechner.
Sie können einzelne Teilnehmende durch das Anklicken der jeweiligen E-Mail-Adresse mit dem lokalen E-Mail-Programm anschreiben. Dabei wird die E-Mail-Adresse in das AN-Feld des lokalen E-Mail-Programms kopiert. Alle weiteren Merkmale sind wie oben beschrieben.
Weitere nützliche Informationen finden Sie im Wiki der Abteilung Campus Management:
https://wiki.uni-freiburg.de/campusmanagement/doku.php?id=hisinone:bearbeiten:exa:mail_an_veran- staltungsteilnehmerinnen
