Aufruf der Gäste- und Partnerverwaltung
Die Gäste- und Partnerverwaltung ist integriert in das SAP Portal Das SAP Portal ist unter folgendem Link zu erreichen:
https://sapwp01.orbitsap.kit.edu:9060/irj/portal
Infos zur Anmeldung am Portal unter: http://www.scc.kit.edu/ueberuns/11390.php
Sie finde die neue Anwendung dann unter dem Reiter „Gäste- und Partnerverwaltung“
Ansprechpartner
Allgemeine Fragen: Herr Arnd Pickhardt
Tel. 0721-608-25479, arnd.pickhardt@kit.edu
Berechtigungen: Frau Petra Duberny
Tel. 0721-608-25495, petra.duberny@kit.edu
Portal: Herr Martin Petermann
Tel. 0721-608-25473, martin.petermann@kit.edu Herr Yusuf Dogan
Übersicht über GUP Accounts
In der Einstiegssicht sehen Sie alle GUP Accounts die von Ihnen verwaltet werden können
Die Verwaltung der GUP Accounts teilt sich in 3 Reiter auf:
Aktive
Deaktivierte Freigegeben
Die Reiter aktualisieren sich jedes Mal erst dann, wenn sie ausgewählt werden. Das gilt auch für die jeweils angezeigte Anzahl der
Datensätze.
Die Spalten der Tabellen lassen sich individuell einstellen
Aktive GUP Accounts
Der erste Reiter enthält alle AKTIVEN GUP Accounts
Es gelten folgende Bedingungen damit ein Account hier angezeigt wird:
Das Gültigkeitsende des Accounts darf nicht in der Vergangenheit liegen Der Account wurde nicht deaktiviert
Der Account wurde nicht freigegeben
Deaktivierte GUP Accounts
Der zweite Reiter enthält alle DEAKTIVIERTEN GUP Accounts
Es gelten folgende Bedingungen damit ein Account hier angezeigt wird:
Das Gültigkeitsende des Accounts liegt in der Vergangenheit Der Account wurde deaktiviert
Der Account wurde Freigegeben, aber die Frist der Freigabe ist verstrichen
Freigegebene GUP Accounts
Der dritte Reiter enthält alle FREIGEGEBEN GUP Accounts
Es gelten folgende Bedingungen damit ein Account hier angezeigt wird:
Das Gültigkeitsende des Accounts darf nicht in der Vergangenheit liegen Der Account wurde nicht deaktiviert
Der Account wurde Freigegeben, und die Frist der Freigabe ist nicht verstrichen
Durch einen Klick auf „Freigeben“ wird der GUP Account freigegeben und das Datum zur Frist automatisch gesetzt
Die Freigabe kann durch „Freigabe zurücknehmen“ wieder rückgängig gemacht werden
Mögliche Aktionen
Die Gäste- und Partnerverwaltung lässt folgende Aktionen zu
GUP Account anlegen GUP Account anzeigen GUP Account ändern
GUP Account deaktivieren GUP Account aktivieren GUP Account freigeben
Freigabe eines GUP Accounts zurücknehmen GUP Account löschen
Es sind nicht immer alle Aktionen möglich
Je nach dem in welchem Reiter man sich befindet werden Aktionen ein- oder ausgeblendet
GUP aus anderer OE übernehmen – Teil 1
Sollen GuP‘s von einer anderen Organisationseinheit (OE) übernommen werden, geschieht mit einer speziellen
Übernahmeprozedur.
Ist der GuP-Account noch aktiv, muss er zunächst deaktiviert oder
freigegeben werden. Bei einer Freigabe bleibt der GuP für eine Dauer von 7 Tagen zunächst noch aktiv. Danach wird er automatisch
deaktiviert.
Nach der Freigabe kann der GuP von der neuen OE übernommen werden.
GUP aus anderer OE übernehmen – Teil 2
Zunächst wird hierzu der Buttom ausgewählt.
Anschließend stehen nach Auswahl des Buttoms alle deaktivierten oder freigegeben GuP‘s zur Verfügung. Der gewünschte GuP kann über eine Suchfunktion gefunden und markiert werden.
Die Daten des Ausgewählten GUP Accounts werden durch Auswahl des Feldes in das aktuelle Formular
übernommen. Die Daten können hier entsprechend geändert werden.
Wichtig ist dabei die Änderung des Feldes ‚Fisk. Org.Einheit‘, da mit diesem Feld die entsprechende Berechtigung für den Bearbeiter verknüpft ist.
Spalten filtern
Durch einen Klick auf „Filter“ erscheint eine neue Zeile an oberster Stelle
Dort kann der Wert eingegeben werden, nach dem gefiltert werden soll Durch „Filter löschen“ kann der Filter wieder rückgängig gemacht
werden
Spalten sortieren
Durch einen Klick auf die Überschrift der Spalte wird diese sortiert Durch einen erneuten Klick wird die Sortierung geändert
(absteigen <> aufsteigend)
Sortierte Spalten lassen sich an dem kleinen Dreieck erkennen
Einstellungen
In den Einstellungen lassen sich die Anzahl der Spalten und die Anzeige-Art der Zeilen anpassen
