Sozialversicherungsbeiträge abführen: Beitragsnachweis, Schätzung

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Dok.-Nr.: 1013756 DATEV-Hilfe

Anleitung vom 06.04.2021

Relevant für:

Lohn und Gehalt classic Lohn und Gehalt comfort Lohn und Gehalt compact

Sozialversicherungsbeiträge abführen: Beitragsnachweis, Schätzung

Inhaltsverzeichnis

1 Übergreifende Einstellungen 1.1 Relevante Auswertungen 2 Was möchten Sie tun?

2.1 Beitragsnachweise erstellen oder korrigieren 2.2 Automatisches Schätzverfahren einrichten

2.3 Temporäre Einstellungen für das Schätzverfahren beim Monatsabschluss vornehmen

2.4 Schätz-Beitragsnachweis manuell anlegen, bearbeiten, löschen und an das RZ weitergeben (Schlüsselwerte für neuen Schätz-Beitragsnachweis)

2.5 Automatischen Schätz-Beitragsnachweis für einzelne Krankenkassen korrigieren oder krankenkassenübergreifend ändern

2.6 Eintritte, Austritte und Einmalbezüge berücksichtigen 2.7 Fusionierte Krankenkassen abrechnen

2.8 Änderung der Beitragskontonummer der Krankenkasse oder Betriebsnummer des Mandanten bei Schätzung 2.9 Nach der Schätzung des Folgemonats: Abrechnung wiederholen

2.10 SV-Beiträge am Jahresende in der Finanzbuchführung verbuchen 2.11 Beitragsnachweis individuell anpassen

2.12 Beitragsnachweis je Beschäftigungsbetrieb oder konsolidierten Beitragsnachweis erzeugen 2.13 Keine Schätzwerte, wenn im Vormonat ausschließlich negative Werte vorhanden sind 2.14 Automatisches Schätzverfahren beenden

3 Weiterführende Informationen

3.1 Ablauf der Schätzung in Lohn und Gehalt

3.2 Besonderheiten beim Zahlungsverkehr / Fälligkeitstermine 3.3 Systemwechsel: Schätzwerte vortragen

3.4 DÜ mit sv.net/classic

4 Weitere Informationen

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Die Abgabetermine für Beitragsnachweise sind einheitlich gesetzlich festgelegt (§ 28f SGB IV).

Je nach dem wann ein Mandant abrechnet, zählt er zu den Frühabrechnern, die einen regulären Beitragsnachweis erstellen können oder zu den Spätabrechnern, die einen Beitragsnachweis mit Schätzwerten erstellen müssen.

Grundsätzliches zum Beitragsnachweis (gültig für regulären BNW und Schätzung)

Am 5.-letzten Bankarbeitstag (zwei Tage vor Fälligkeit der SV-Beiträge) müssen den Krankenkassen die

Beitragsnachweise per Datenübermittlung zur Verfügung stehen (§ 28f SGB IV). Die SV-Beiträge sind spätestens am 3.-letzten Bankarbeitstag des laufenden Monats fällig und müssen am 3.-letzten Bankarbeitstag auf dem Konto der Krankenkassen gutgeschrieben sein.

5.-letzter Bankarbeitstag 3.-letzter Bankarbeitstag Die Beitragsnachweise müssen an die Krankenkassen

übermittelt sein.

Die Beitragsschuld für den laufenden Monat muss beglichen sein.

Mit dem Monatsabschluss werden die Beitragsnachweise erstellt und zur Übermittlung an das DATEV- Rechenzentrum bereitgestellt.

Das Rechenzentrum übermittelt die Beitragsnachweise ab dem 7.-letzten Bankarbeitstag (abends) an die Krankenkassen. Der erste Ausführungstag der Zahlungen an die Krankenkassen ist ebenso der 7.-letzte

Bankarbeitstag. Dadurch ist sichergestellt, dass die Einzugsstellen das Lastschrifteinzugsverfahren bis zum 3.-letzten Bankarbeitstag durchführen können.

Spätestens zum 3.-letzten Bankarbeitstag muss die Gutschrift der Beiträge auf dem Konto der Einzugsstelle

(Krankenkasse) erfolgen. Klären Sie ggf. mit Ihren Mandanten, ob die Zahlung auf das Lastschriftverfahren umgestellt wird.

Bei der Berechnung des 3.-letzten Bankarbeitstags werden nicht bundeseinheitliche Feiertage grundsätzlich nicht berücksichtigt. Fronleichnam, der Reformationstag, Heiligabend und Silvester gelten nicht als Bankarbeitstage.

Hinweis

Achten Sie darauf, dass das Systemdatum Ihres PC richtig eingestellt ist.

Schätzverfahren

Mandanten fallen je nach individuellem Abrechnungszeitpunkt (Monatsabschluss) in verschiedene Gruppen:

Frühabrechner Frühabrechner Spätabrechner

Monatsabschluss

bis zum 5.-letzten Bankarbeitstag

Monatsabschluss zwischen dem 5.-letzten und 3.-letzten Bankarbeitstag

Monatsabschluss

ab dem 3.-letzten Bankarbeitstag

Gesetzliche Fälligkeitstermine können Gesetzliche Fälligkeitstermine können Gesetzliche Fälligkeitstermine können

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Frühabrechner Frühabrechner Spätabrechner (tatsächliche SV-Beitragswerte)

eingehalten werden.

(tatsächliche SV-Beitragswerte) eingehalten werden.

Die Beitragsschuld ist je nach Zahlungsart möglicherweise nicht mehr rechtzeitig zu begleichen.

(tatsächliche SV-Beitragswerte) nicht mehr eingehalten werden.

keine Schätzung erforderlich Schätzung empfohlen Schätzung erforderlich

Wenn Sie am Schätzverfahren teilnehmen, müssen Sie die voraussichtliche SV-Beitragsschuld schätzen. Beiträge an Versorgungswerke und Beiträge aus Versorgungsbezügen an gesetzliche Krankenkassen werden nicht geschätzt.

1 Übergreifende Einstellungen

1.1 Relevante Auswertungen

Die folgenden Auswertungen sind für das gewählte Thema automatisch vorgegeben.

Auswertungen

Auswertungen stehen Ihnen auf Mandantenebene unter Mandant | Ausgeben zur Verfügung.

Auswertungen Beschreibung

DÜ-Protok. Beitragsn. Diese Auswertung protokolliert den tatsächlichen Weitergabetermin an die Krankenkassen, die gemeldeten Werte und den RZ-Status.

Bereitstellung: Nach dem Monatsabschluss bzw. nach der Schätzung.

Beitragsnachweise Ist bei einer Krankenkasse die Datenübermittlung deaktiviert, erhalten Sie das Formular mit den abzuführenden Beiträgen.

Bereitstellung: Nach dem Monatsabschluss bzw. nach der Schätzung.

Hinweis:

Beachten Sie, dass Sie verpflichtet sind, die Daten per Datenübermittlung an die Krankenkassen zu senden.

Meldeverlauf BNW Diese Auswertung dokumentiert, welche Beitragsnachweise im Betrachtungsmonat gesendet oder storniert wurden.

Bereitstellung: Nach der Erstellung der Beitragsnachweise.

Beitragsn.-Erläuterung (nur bei Schätzung)

Diese Auswertung dokumentiert, wie sich die Schätzwerte zusammensetzen:

 Differenzwerte vom Vormonat

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 voraussichtliche Beitragsschuld für den aktuellen Monat

 ggf. Korrekturen (z.B. bei Austritten)

 saldierte Werte pro Beitragsgruppe

(aus der voraussichtlichen Beitragsschuld aktueller Monat, Differenzwerte vom Vormonat und ggf. Korrekturen)

Bereitstellung: Nach der Weitergabe der Schätzung an den Dialog Daten senden.

KK SV-Werte - gesamt Diese Auswertung führt die Beitragsabrechnung für die einzelnen Mitarbeiter pro Krankenkasse auf.

Die Auswertung enthält folgende Teillisten:

 SV-Werte

(KV / PV für gesetzlich krankenversicherte Mitarbeiter, RV / AV für alle Mitarbeiter mit Ausnahme der

Versorgungsbezugsempfänger)

 Altersteilzeit-Werte

 Kurzarbeitergeld

 freiwillig versicherte Mitarbeiter

 Umlagebeiträge

 geringfügig Beschäftigte

Die Teillisten werden je Krankenkasse unmittelbar hintereinander ausgegeben. Die Teillisten sind nach folgenden Kennzeichen sortiert.

 KK-Typ (AOK, BKK, Ersatzkassen, usw.)

 KK-Namen

 KK-Nr.

 ggf. Beschäftigungsbetrieb des Arbeitgebers

 Beitragskontonummer

 bei Bundesknappschaft: zuerst die Beiträge für geringfügig Beschäftigte, danach ggf. Beiträge für normale Arbeitnehmer

 versicherungsfreie Mitarbeiter

Bereitstellung: Sofort nach der Abrechnung (für alle bis dahin abgerechneten Mitarbeiter).

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KK SV-Werte - Summe Diese Auswertung weist die Summen der SV-Beiträge aller Mitarbeiter pro Krankenkasse auf.

Die SV-Werte aus Altersteilzeit und Kurzarbeitergeld werden separat ausgewiesen.

Bereitstellung: Nach dem Monatsabschluss.

Voraussichtliche Beitragsschuld Diese Auswertung dokumentiert die zur Zahlung anstehende

voraussichtliche Beitragsschuld und die Restbetragsrechnung kumuliert pro Krankenkasse.

Diese Auswertung finden Sie als Zusatzauswertung unter Auswertungen

| Voraussichtliche Beitragsschuld.

2 Was möchten Sie tun?

2.1 Beitragsnachweise erstellen oder korrigieren Beitragsnachweise erstellen

Mit dem Monatsabschluss werden die Beitragsnachweise für den aktuellen Abrechnungsmonat erstellt und zur Übermittlung an das DATEV-Rechenzentrum bereitgestellt.

Um den Monatsabschluss durchzuführen:

Auf Mandantenebene im Menü: Abrechnung | Monatsabschluss wählen. Detaillierte Informationen zur Durchführung des Monatsabschlusses finden Sie unter: Monatsabschluss (Fenster) (Dok.-Nr. 9227435).

Nach Durchführung des Monatsabschlusses senden Sie die erstellten Beitragsnachweise über Mandant | Daten senden an das Rechenzentrum.

Beitragsnachweise korrigieren

Nach erfolgtem Monatsabschluss kann der Monat durch die Funktion „Monatsabschluss zurücksetzen“ erneut angesprochen werden. Nur der Monatsabschluss des zuletzt abgerechneten Monats kann zurückgesetzt und erneut durchgeführt werden. Weiter zurückliegende Monate können per Nachberechnung korrigiert werden.

Monatsabschluss zurücksetzen:

Auf Mandantenebene im Menü: Abrechnung | Rücksetzen Monatsabschluss wählen. Führen Sie nach der Korrektur wieder den Monatsabschluss und auch das Daten senden durch.

Wenn sich durch eine Wiederholungsabrechnung Änderungen gegenüber dem zuletzt gesendeten Beitragsnachweis

ergeben, wird der vorherige Beitragsnachweis storniert (Kennzeichen: Storno) und mit den neuen Werten neu erstellt

(Kennzeichen: Laufende Meldung). Korrigierte Beitragsnachweise werden auch nach dem 7.-letzten Bankarbeitstag

(ebenfalls nach dem 3.-letzten Bankarbeitstag) erneut an die Einzugsstellen gesendet.

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Der Zahlungsträger wird bei einer Wiederabrechnung mit dem kompletten Zahlungsbetrag (kein Differenzbetrag) erstellt.

Nachberechnungen werden in den aktuellen Beitragsnachweisen ausgewiesen. Bei rückwirkender Änderung, z. B. der Betriebsnummer, ist die Änderung mit den Krankenkassen direkt abzustimmen.

Weitere Informationen zur Korrektur der Beitragsnachweise finden Sie auch unter: Beitragsnachweise – Beispiele für Lohn und Gehalt (Dok.-Nr. 5303152).

Dauer-Beitragsnachweis

Ein Beitragsnachweis mit der Kennzeichnung "D" für Dauer-Beitragsnachweis kann über Lohn und Gehalt nicht erstellt werden. Durch die regelmäßigen Abrechnungen wird die Datenübermittlung des Beitragsnachweises monatlich durchgeführt. Eine Kennzeichnung als Dauer-Beitragsnachweis ist nicht notwendig.

2.2 Automatisches Schätzverfahren einrichten

Automatisches Schätzverfahren dauerhaft einrichten (wird automatisch jeden Monat wiederholt)

Vorgehen:

Wählen Sie auf Mandantenebene Erfassen | Mandantendaten | Sozialversicherung | Allgemeine Daten, Registerkarte Beitragsnachweis / DEÜV, Gruppe Zusätzliche Optionen für das Schätzverfahren.

Element Vorgehen und Beschreibung

Kontrollkästchen Automatische Schätzung der Beitragsnachweise für den Folgemonat mit dem Monatsabschluss durchführen

> Aktivieren, wenn Sie dauerhaft am automatischen Schätzverfahren teilnehmen möchten.

> Deaktivieren, wenn Sie nicht mehr am automatischen Schätzverfahren teilnehmen möchten.

Kontrollkästchen Dialog zur Bearbeitung der Schätzwerte beim Monatsabschluss anzeigen

> Aktivieren, wenn Sie beim Monatsabschluss manuelle Änderungen in der Schätzung für den Folgemonat vornehmen möchten.

Kontrollkästchen Austritte von Arbeitnehmern berücksichtigen

> Aktivieren, wenn Sie in der Schätzung für den aktuellen Monat die SV-Beiträge aller im Vormonat ausgetretenen und abgerechneten Mitarbeiter nicht berücksichtigen möchten.

Hinweis:

Die SV-Beitragswerte eines neuen Mitarbeiters werden automatisch als Differenzwerte für den Folgemonat erkannt. Sie können die Beiträge für neu eingetretene Mitarbeiter für die relevante Krankenkasse pro Beitragsgruppe selbst eingeben.

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2.3 Temporäre Einstellungen für das Schätzverfahren beim Monatsabschluss vornehmen Temporäre Einstellungen für das Schätzverfahren beim Monatsabschluss vornehmen

Vorgehen:

Wählen Sie auf Mandantenebene Abrechnung | Monatsabschluss.

Das Fenster Monatsabschluss öffnet sich.

Gruppe Beitragsnachweis-Schätzung

Kontrollkästchen Automatische Schätzung der Beitragsnachweise für den Folgemonat durchführen

> Aktivieren, wenn Sie einmalig mit dem betreffenden Monatsabschluss am automatischen Schätzverfahren teilnehmen möchten.

> Deaktivieren, wenn Sie einmalig mit dem betreffenden Monatsabschluss nicht am automatischen Schätzverfahren teilnehmen möchten.

Kontrollkästchen Dialog zur Bearbeitung anzeigen > Aktivieren, wenn Sie einmalig mit dem betreffenden Monatsabschluss manuelle Änderungen in der Schätzung für den Folgemonat vornehmen möchten.

Kontrollkästchen Schätz-Beitragsnachweise mit tatsächlichen Abrechnungswerten ersetzen

Achtung: Wurden Schätz-Beitragsnachweise vor dem Monatsabschluss an die Krankenkassen gesendet, dürfen mit dem folgenden Monatsabschluss keine

Beitragsnachweise mit den tatsächlichen

Abrechnungswerten für diesen Monat erstellt werden.

Entstehende Differenzen müssen in den Beitragsnachweis des Folgemonats einfließen (Gemeinsamen Grundsätze zum Aufbau der Datensätze für die Übermittlung von Beitragsnachweisen durch Datenübertragung nach § 28b Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 SGB IV) . Eine Ersetzung ist nur im Ausnahmefall (z. B. Betriebsaufgabe) erlaubt.

> Aktivieren, damit die bereits abgegebenen Schätz- Beitragsnachweise durch den Beitragsnachweis aus dem Monatsabschluss (mit den tatsächlichen

Abrechnungswerten) ersetzt werden.

Hinweis: Sollte der drittletzte Bankarbeitstag bereits überschritten sein, ist eine Ersetzung der Schätzung nicht möglich. Evtl. Differenzen werden mit dem nächsten Schätz-Beitragsnachweis gemeldet. Wenn Sie den Folgemonat nicht mehr abrechnen, führen Sie trotzdem eine Schätzung durch. Damit für den aktuellen Monat

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keine Werte geschätzt werden, erfassen Sie im Fenster Beitragsnachweis-Schätzung unter

Krankenkassenübergreifende Änderung den Änderungsgrund und im Feld Prozentsatz -100,00.

2.4 Schätz-Beitragsnachweis manuell anlegen, bearbeiten, löschen und an das RZ weitergeben (Schlüsselwerte für neuen Schätz-Beitragsnachweis)

Schätz-Beitragsnachweis manuell anlegen, bearbeiten, löschen und an das RZ weitergeben (Schlüsselwerte für neuen Schätz-Beitragsnachweis)

Vorgehen:

Wählen Sie auf Mandantenebene Abrechnung | Beitragsnachweis-Schätzung.

Das Fenster Beitragsnachweis-Schätzung öffnet sich.

Schaltfläche Erstellen oder

Bearbeiten (wenn bereits eine Schätzung für diesen Monat erstellt wurde)

> Klicken, um die Bearbeitung der Schätzung zu aktivieren.

Wenn für diesen Monat bereits eine Schätzung erstellt wurde, erzeugen Sie über die Schaltfläche Bearbeiten eine Kopie der letzten bearbeiteten Schätzung - oder -

eine neue Schätzung auf Basis der Vormonatswerte.

Symbol Neuen Schätz-Beitragsnachweis anlegen > Klicken, um einen neuen Schätz-Beitragsnachweis für eine Krankenkasse anzulegen.

Das Fenster Schlüsselwerte für neuen Schätz- Beitragsnachweis öffnet sich.

> Markieren Sie im Fenster Schlüsselwerte für neuen Schätz-Beitragsnachweis die Krankenkasse, für die Sie einen neuen Schätz-Beitragsnachweis anlegen möchten.

> Bestätigen Sie mit OK, um die Krankenkasse in die Liste Krankenkasse zu übernehmen.

Liste Krankenkasse > Markieren Sie die Krankenkasse, für die Sie geschätzte SV-Beitragswerte erfassen möchten.

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Spalte Basiswerte (Vormonat) > Erfassen Sie die geschätzten SV-Beitragswerte je Beitragsgruppe manuell, wenn Sie auf keine Vormonatswerte zugreifen können.

Dies kann z.B. der Fall sein, wenn ein Mitarbeiter die Krankenkasse wechselt.

Spalte Basiswerte (Vormonat) > Erfassen Sie die SV-Beiträge für die relevanten Beitragsgruppen.

Spalte Differenzbeträge aus Prozentänderungen Zeigt je Beitragsgruppe den Beitrag, der sich aus dem SV- Beitrag der Abrechnung des Vormonats, multipliziert mit dem Feld Summe Prozentsätze ergibt.

Spalte Absolute Betragsänderungen > Erfassen Sie ggf. eine positive oder negative Betragsänderung je Beitragsgruppe.

Kontrollkästchen Neue Bundesländer > Aktivieren, wenn die Krankenkasse entsprechende Werte enthält.

Schaltfläche Löschen > Klicken, um die gesamte Schätzung zu löschen.

Diese Funktion ist inaktiv, wenn der Datensatz bereits weitergegeben wurde.

Die Funktion ist aktiv, wenn die Verarbeitung mit Fehler im Rechenzentrum abgelehnt wurde oder die Datensätze in der RZ-Kommunikation gelöscht wurden.

Symbol Schätz-Beitragsnachweis löschen > Klicken, um den Schätz-Beitragsnachweis einer (zuvor markierten) Krankenkasse zu löschen.

Schaltfläche Weitergeben > Klicken, um die Schätz-Beitragsnachweise an Daten senden weiterzugeben.

Das Fenster Daten senden öffnet sich.

Schaltfläche Senden > Klicken, um die Schätz-Beitragsnachweise direkt ans Rechenzentrum zu senden.

Schaltfläche Schließen > Klicken, um weitere Bearbeitungen in Lohn und Gehalt durchzuführen.

Die Schätz-Beitragsnachweise können Sie später auf Mandantenebene über den Dialog Mandant | Daten senden an das Rechenzentrum senden.

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2.5 Automatischen Schätz-Beitragsnachweis für einzelne Krankenkassen korrigieren oder krankenkassenübergreifend ändern

Wenn Sie vorhersehen können, dass eine Schätzung auf der Basis der 100%-Beiträge des Vormonats (automatisches Schätzverfahren) für den Folgemonat nicht zutrifft, können Sie die automatische Schätzung manuell korrigieren.

Dies kann z.B. bei einer Gehaltserhöhung oder bei einer Nachberechnung der Fall sein.

Einzelne Krankenkassen prozentual oder absolut korrigieren Vorgehen:

Wählen Sie auf Mandantenebene Abrechnung | Beitragsnachweis-Schätzung.

Das Fenster Beitragsnachweis-Schätzung öffnet sich.

Liste Krankenkasse > Markieren Sie die Krankenkasse, für die Sie die Schätzung korrigieren möchten.

Gruppe Korrekturprozentsätze für ausgewählten Bnw > Erfassen Sie einen individuellen Änderungsgrund mit max. 40 Zeichen.

- oder -

> Wählen Sie einen Änderungsgrund aus der Liste aus.

> Erfassen Sie in der zweiten Spalte den Prozentsatz, um den die Schätzwerte verändert werden sollen (-999,99 bis 999,99).

Schaltfläche Krankenkassenübergreifende Änderung > Klicken, um ggf. eine krankenkassenübergreifende Änderung zu erfassen.

Das Fenster Krankenkassenübergreifende Änderung öffnet sich.

Liste Änderungsgrund > Erfassen Sie einen individuellen Änderungsgrund mit max. 40 Zeichen.

- oder -

>Wählen Sie einen Änderungsgrund aus der Liste aus.

Feld Prozentsatz > Erfassen Sie den Prozentsatz, um den die Schätzwerte verändert werden sollen (-999,99 bis 999,99).

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Kontrollkästchen übernehmen Das Kontrollkästchen ist automatisch aktiviert, wenn Sie einen Änderungsgrund und den Prozentsatz erfasst haben.

Die erfassten Werte werden bei der Schätzung für die Krankenkasse übernommen, bei der noch kein Eintrag in der Spalte Differenzbeträge aus Prozentänderungen (im Fenster Beitragsnachweis-Schätzung).

Kontrollkästchen Werte überschreiben > Aktivieren, um eine bereits übernommene prozentuale Änderung mit den aktuellen Änderungen zu

überschreiben.

Feld Kommentar > Erfassen Sie hier einen Text mit max. 200 Zeichen.

> Bestätigen Sie mit OK.

Mandant stellt Betriebstätigkeit ein

Wenn Ihr Mandant den Betrieb z.B. zum 31. Mai einstellt, ist eine Schätzung für den Monat Juni notwendig. Nur so können die Differenzen zwischen der Schätzung und der tatsächlichen Abrechnung des Monats Mai an die Krankenkassen übermittelt werden.

> Erfassen Sie als krankenkassenübergreifenden Änderungsgrund z.B. Geschäftsaufgabe und hinterlegen Sie -100% als Prozentsatz.

2.6 Eintritte, Austritte und Einmalbezüge berücksichtigen Eintritt

Die SV-Beitragswerte eines neuen Mitarbeiters werden automatisch als Differenzwerte für den Folgemonat erkannt.

Für Sie besteht kein zusätzlicher Handlungsbedarf.

Wenn die SV-Beiträge in der Schätzung für den Eintrittsmonat berücksichtigt werden sollen: Erfassen Sie die Beiträge für neu eingetretene Mitarbeiter für die relevante Krankenkasse pro Beitragsgruppe selbst.

Weitere Informationen zur manuellen Änderung der Schätzung finden Sie im Abschnitt: Automatischen Schätz- Beitragsnachweis für einzelne Krankenkassen korrigieren oder krankenkassenübergreifend ändern.

Austritt

Damit in der Schätzung für den aktuellen Monat die SV-Beiträge aller im Vormonat ausgetretenen und

abgerechneten Mitarbeiter nicht berücksichtigen werden:

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1. Auf Mandantenebene im Menü: Erfassen | Mandantendaten | Sozialversicherung | Allgemeine Daten, Registerkarte Beitragsnachweis / DEÜV, Gruppe Zusätzliche Optionen für das Schätzverfahren wählen.

2. Kontrollkästchen Austritte von Arbeitnehmern berücksichtigen aktivieren.

Tritt der Mitarbeiter im aktuellen Monat aus, werden Differenzen zwischen der voraussichtlichen Beitragsschuld und dem tatsächlichen Abrechnungswert im Folgemonat des Austritts an die Krankenkasse gemeldet.

Einmalbezüge

SV-Beiträge aus Einmalbezügen sind in dem Monat fällig, in dem das einmalig gezahlte Arbeitsentgelt ausbezahlt wird.

Wenn die Einmalbezüge bis zum 3.-letzten Bankarbeitstag gezahlt werden, entsteht für Sie kein zusätzlicher Handlungsbedarf. Die SV-Beiträge für den laufenden Monat können ermittelt und abgeführt werden. In der

Schätzung für den Folgemonat wird die Basis automatisch um die Höhe der SV-Beiträge der gezahlten Einmalbezüge verringert.

Wenn die Einmalbezüge nach dem 3.-letzten Bankarbeitstag gezahlt werden, müssen Sie die darauf entfallenden Beiträge schätzen.

Gehen Sie dabei vor, wie im Abschnitt Automatischen Schätz-Beitragsnachweis für einzelne Krankenkassen korrigieren oder krankenkassenübergreifend ändern beschrieben.

2.7 Fusionierte Krankenkassen abrechnen

Eine fusionierte Krankenkasse akzeptiert nur noch für kurze Zeit die Datenübermittlung der Beitragsnachweise unter den alten Betriebsnummern der Krankenkassen vor der Fusion.

Wenn Sie in Ihren Stammdaten noch alte Betriebsnummern verwenden, erhalten Sie im Verarbeitungsprotokoll einen Hinweis auf die neue Betriebsnummer. Mit dem Assistent Krankenkassenfusion können Sie automatisiert die

Nachfolgekasse zuordnen.

Um die Betriebsnummern reibungslos für die Schätzung umzustellen, müssen Sie:



einen Schätz-Beitragsnachweis für die fusionierte Krankenkasse anlegen,



die SV-Beitragswerte für die fusionierte Krankenkasse im ersten Monat manuell schätzen und



die SV-Beitragswerte für die Krankenkassen mit der alten Betriebsnummer manuell auf 0 setzen.

Schätz-Beitragsnachweis für die fusionierte Krankenkasse anlegen Voraussetzung:

Sie haben die fusionierte Krankenkasse in den Stammdaten über den Assistent Krankenkassenfusion oder manuell angelegt. Überschreiben Sie in keinem Fall eine bestehende Krankenkasse mit der neuen Betriebsnummer der fusionierten Krankenkasse. Legen Sie die fusionierte Krankenkasse als neue Krankenkasse an.

Vorgehen:

Wählen Sie auf Mandantenebene Abrechnung | Beitragsnachweis-Schätzung.

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Das Fenster Beitragsnachweis-Schätzung öffnet sich.

Schaltfläche Erstellen oder Bearbeiten,

Symbol Neuen Schätz-Beitragsnachweis anlegen , ggf. Kontrollkästchen Neue Bundesländer

Legen Sie einen neuen Schätz-Beitragsnachweis für die fusionierte Krankenkasse an.

Das detaillierte Vorgehen ist in diesem Dokument unter Schätz-Beitragsnachweis für eine Krankenkasse anlegen und löschen beschrieben.

Liste Krankenkasse > Markieren Sie die fusionierte Krankenkasse.

Spalte Absolute Betragsänderungen > Erfassen Sie pro Beitragsgruppe die SV-Beiträge für die fusionierte Krankenkasse.

Liste Krankenkasse > Markieren Sie eine alte Krankenkasse.

Gruppe Korrekturprozentsätze für ausgewählten Bnw > Erfassen Sie im ersten Feld einen Änderungsgrund (z.B.

Krankenkassenfusion).

> Erfassen Sie im zweiten Feld den Prozentsatz -

100,00%, um die SV-Beiträge der Krankenkasse auf 0 zu setzen.

Wiederholen Sie diese Eingaben für alle Krankenkassen, aus denen die fusionierte Krankenkasse hervorgegangen ist.

Schaltfläche Weitergeben, Fenster Daten senden, Schaltfläche Senden

Übermitteln Sie die Schätz-Beitragsnachweise an das Rechenzentrum.

Das detaillierte Vorgehen ist in diesem Dokument unter Schätz-Beitragsnachweis ans Rechenzentrum schicken beschrieben.

Krankenkassenfusion ist kein Meldetatbestand in der DEÜV

Von den Spitzenorganisationen der Sozialversicherung wurde zum Gemeinsamen

Meldeverfahren am 12.05.2005 festgelegt, dass die Fusion mehrerer Krankenkassen keinen meldepflichtigen Tatbestand darstellt. Dieses Besprechungsergebnis wurde am 30.05.2006 bestätigt.

Im Programm wird dies automatisch berücksichtigt.

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2.8 Änderung der Beitragskontonummer der Krankenkasse oder Betriebsnummer des Mandanten bei Schätzung

Achtung

Zeitpunkt der Änderung richtig wählen

Ändern Sie die Beitragskontonummer immer nach dem Monatsabschluss und vor der ersten Schätzung für den Folgemonat. Wenn die Schätzung automatisch mit dem Monatsabschluss erfolgt, senden Sie die Schätzung nicht ans Rechenzentrum. Ändern Sie die

Beitragskontonummer und erstellen Sie die Schätzung danach neu.

Änderung der Ordnungsbegriffe

1

Vorgehen:

Prüfen Sie, dass für den aktuellen Monat noch keine Schätzung mit den alten Ordnungsbegriffen ans Rechenzentrum gesendet wurde. Falls Sie bereits eine Schätzung ins Rechenzentrum gesendet haben, die Weitergabe an die Institutionen aber noch nicht erfolgt ist, können Sie eine korrigierte Schätzung mit den neuen Ordnungsbegriffen erstellen und an das Rechenzentrum senden. Ansonsten empfehlen wir Ihnen, die folgenden Schritte erst nach Durchführung des Monatsabschlusses (für den nächsten Monat) durchzuführen.

2

Erfassen Sie für den aktuellen Abrechnungsmonat bei den betroffenen Krankenkassen die neue Beitragskontonummer unter Erfassen | Mandantendaten | Sozialversicherung | Gesetzliche Krankenkassen im Feld Beitragskontonummer.

- oder -

Erfassen Sie für den aktuellen Abrechnungsmonat die neue Betriebsnummer des Mandanten unter Erfassen | Mandantendaten | Sozialversicherung | Allgemeine Daten im Feld Betriebsnummer (lt. BA).

3

Wählen Sie auf Mandantenebene Abrechnung | Beitragsnachweis-Schätzung, um das Fenster Beitragsnachweis-Schätzung zu öffnen. Wenn schon eine Schätzung (z. B. automatisch mit dem Monatsabschluss) erstellt wurde, klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten und danach auf die Schaltfläche Neuerstellen. Dadurch werden die Schätzungen neu erstellt. Beachten Sie, dass manuelle Änderungen, die in der vorherigen Schätzung vorgenommen wurden, nicht übernommen werden und ggf. wieder erfasst werden müssen.

Bei der Erstellung der Schätzung werden unter den alten Ordnungsbegriffen die voraussichtliche Beitragsschuld auf null gesetzt. Evtl. Differenzen aus dem Vormonat werden noch gemeldet. Unter den neuen Ordnungsbegriffen werden als voraussichtliche Beitragsschuld für den aktuellen Monat

automatisch die Vormonatswerte von den bisherigen Ordnungsbegriffen übernommen. Sie erhalten einen entsprechenden Hinweis im Feld Kommentar sowie in der Auswertung Beitragsnachweis- Erläuterung.

4

Klicken Sie auf die Schaltfläche Weitergeben.

Das Fenster Daten senden öffnet sich.

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5

Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Schätzung an das Rechenzentrum zu senden.

Wegen Zahlungsverrechnungen mit Krankenkasse in Verbindung setzen Die Schätzung für den neuen Monat erfolgt mit der neuen Beitragskontonummer.

Die Differenzen zwischen der Schätzung und den tatsächlichen SV-Beiträgen aus dem Vormonat werden auf dem Beitragsnachweis noch mit der alten Beitragskontonummer ausgewiesen.

Dadurch kann es vorkommen, dass ein Beitragsnachweis einen zu zahlenden Betrag und der andere Beitragsnachweis ein Guthaben ausweist. Setzen Sie sich in diesem Fall mit der Krankenkasse in Verbindung, um die Zahlungen zu verrechnen.

Änderung der Ordnungsbegriffe zwischen Schätzung (mit alten Ordnungsbegriffen) und Monatsabschluss (mit neuen Ordnungsbegriffen)

Da die Schätzung und der Monatsabschluss mit unterschiedlichen Beitragskontonummern erfolgt sind, werden bei der Schätzung im Folgemonat die Werte für den Vormonat auf mehrere Beitragsnachweise aufgeteilt:

 die geschätzten Beiträge mit Minus auf der alten Beitragskontonummer und

 die tatsächlichen Beiträge mit Plus auf der neuen Beitragskontonummer.

Falls Sie diese Aufteilung nicht möchten, können Sie den Monatsabschluss mit der neuen Beitragskontonummer zurücksetzen, und mit der alten Beitragskontonummer erneut durchführen. Ändern Sie die Ordnungsbegriffe für den Folgemonat - wie oben beschrieben - und führen Sie die Schätzung erneut durch.

2.9 Nach der Schätzung des Folgemonats: Abrechnung wiederholen

Wenn Sie eine Abrechnung nach der Schätzung für den Folgemonat wiederholen, wird automatisch ein neuer Schätz-Beitragsnachweis für den Folgemonat erstellt.

Dieser Schätz-Beitragsnachweis ersetzt den Bisherigen. Sie müssen im Programm Lohn und Gehalt nichts weiter tun.

Differenzzahlungen an die Krankenkasse ausgleichen Vorgehen:

Setzen Sie sich mit Ihrer Krankenkasse in Verbindung, um evtl. aufgetretene Differenzzahlungen auszugleichen.

2.10 SV-Beiträge am Jahresende in der Finanzbuchführung verbuchen

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SV-Beiträge am Jahresende in der Finanzbuchführung verbuchen Vorgehen:

Wählen Sie auf Mandantenebene Erfassen | Mandantendaten | Sozialversicherung | Gesetzliche Krankenkassen, Gruppe Erstattung nach dem AAG.

Schaltfläche Wechsel zu Kontierung Krankenkasse > Klicken, um den Krankenkassen optional ein Verbindlichkeitskonto, ein Forderungskonto und ein Konto für die voraussichtliche Beitragsschuld inklusive jeweils einem individuellen Buchungstext zuzuordnen.

Weitere Informationen, wie Sie die SV-Beiträge am Jahresende verbuchen, finden Sie unter: Finanzbuchführung .

2.11 Beitragsnachweis individuell anpassen Beitragsnachweis individuell anpassen Vorgehen:

Wählen Sie auf Mandantenebene Erfassen | Mandantendaten | Sozialversicherung | Allgemeine Daten, Registerkarte Beitragsnachweis / DEÜV, Gruppe Beitragsnachweis.

Feld Konsolidierung der Beitragsnachweise bei der Krankenkasse unter der laufenden Nummer (Lfd. Nr.)

> Erfassen Sie eine laufende Nummer (1 bis 999), wenn Sie einen SV-rechtlichen Mandanten über zwei oder mehrere Mandantennummern in Lohn und Gehalt abrechnen.

Hinweise:

Verwenden Sie keine laufende Nummer doppelt.

Bei gleichen Ordnungskriterien (u.a.

Beitragskontonummer, Betriebsnummer,

Abrechnungsmonat) und unterschiedlichen laufenden Nummern konsolidieren die Krankenkassen die zusammengehörigen Beitragsnachweise eines SV- rechtlichen Mandanten.

Verändern Sie die Angaben nicht, wenn Sie schätzen.

Wenn Sie die Angaben im Schätzverfahren nachträglich ändern:

 Werden evtl. Differenzen aus dem Vormonat, die

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wurden, im aktuellen Monat unter der alten laufenden Nummer verrechnet.

 Entsteht gleichzeitig ein zweiter Schätz-

Beitragsnachweis (je Krankenkasse) mit der neuen laufenden Nummer.

Feld Abweichender Weitergabetag zur

Datenübermittlung der Beitragsnachweise vom RZ an die Krankenkassen

> Erfassen Sie den Tag des Abrechnungsmonats (1 bis 31), an dem Ihre Daten an die Krankenkassen übermittelt werden, wenn Sie vom standardmäßigen DÜ-Termin (7.- letzter Bankarbeitstag) abweichen möchten.

 Wenn Ihr individueller DÜ-Termin auf ein Wochenende oder einen Feiertag fällt, werden Ihre Daten automatisch am letzten Bankarbeitstag vor Ihrem DÜ-Termin übermittelt.

 Wenn Sie Ihre Beitragsnachweise erst nach Ihrem DÜ-Termin an das Rechenzentrum schicken, werden Ihre Daten am gleichen Abend oder am darauffolgenden Tag übermittelt.

Der individuelle DÜ-Termin gilt nicht für Beitragsnachweise mit Beiträgen aus

Versorgungsbezügen und für berufsständische Versorgungswerke. Diese Beiträge werden am 1. des Folgemonats übermittelt.

Kontrollkästchen Krankenkasse des Hauptbeschäftigungsbetriebs verwenden

> Aktivieren, um die Angaben des

Hauptbeschäftigungsbetriebs für den Beitragsnachweis zu verwenden.

Wenn die Krankenkasse bei mehreren Beschäftigungsbetrieben mit der gleichen Beitragskontonummer hinterlegt ist, werden die Beitragsnachweise saldiert.

Bei deaktiviertem Kontrollkästchen werden die Daten des Beschäftigungsbetriebs mit der kleinsten

Beschäftigungsbetriebsnummer verwendet.

2.12 Beitragsnachweis je Beschäftigungsbetrieb oder konsolidierten Beitragsnachweis erzeugen

Beitragsnachweis je Beschäftigungsbetrieb oder konsolidierten Beitragsnachweis

erzeugen

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Vorgehen:

Wählen Sie auf Mandantenebene Erfassen | Mandantendaten | Organisationseinheiten |

Beschäftigungsbetriebe, Registerkarte Gesetzliche Krankenkassen, Gruppe Allgemeine Daten der Kasse.

Feld Beitragskontonummer > Erfassen Sie für eine Krankenkasse in allen Beschäftigungsbetrieben die gleiche

Beitragskontonummer, um einen konsolidierten Beitragsnachweis zu erzeugen.

- oder -

> Erfassen Sie für eine Krankenkasse in jedem Beschäftigungsbetrieb eine abweichende

Beitragskontonummer, um einen Beitragsnachweis je Beschäftigungsbetrieb zu erzeugen.

Hinweis:

Verwenden Sie bei unterschiedlichen Rechtskreisen (Ost/West) unterschiedliche Krankenkassen-Nummern.

2.13 Keine Schätzwerte, wenn im Vormonat ausschließlich negative Werte vorhanden sind

Die Basis für die Schätzung des aktuellen Monats sind die abgerechneten Werte des Vormonats. Wenn im Vormonat alle Einzelwerte in den jeweiligen Beitragsgruppen eines Beitragsnachweises negativ waren, wird für diese

Krankenkasse kein geschätzter Beitragsnachweis für den Folgemonat erstellt. In diesem Fall führen Sie die

erforderlichen Korrekturen für die betroffene Krankenkasse wie im Abschnitt Automatischen Schätz-Beitragsnachweis für einzelne Krankenkassen korrigieren oder krankenkassenübergreifend ändern beschrieben durch.

2.14 Automatisches Schätzverfahren beenden Automatisches Schätzverfahren beenden

1

Vorgehen:

Auf Mandantenebene im Menü: Erfassen | Mandantendaten | Sozialversicherung | Allgemeine Daten Registerkarte Beitragsnachweis / DEÜV wählen.

Gruppe Zusätzliche Optionen für das Schätzverfahren.

(19)

Kontrollkästchen Automatische Schätzung der Beitragsnachweise für den Folgemonat mit dem Monatsabschluss durchführen

Deaktivieren, um nicht mehr am automatischen Schätzverfahren teilzunehmen.

Mit dem Monatsabschluss werden die

Beitragsnachweise erstellt. Wenn für den Monat bereits Schätzungen erstellt wurden, werden diese durch die Beitragsnachweise ersetzt.

2

Wenn im Buchungsbeleg die Schätzbeiträge separat verbucht wurden:

Auf Mandantenebene im Menü: Mandantendaten l Finanzbuchführung l Sonstige Konten

Registerkarte Verbindlichkeitskonten wählen. Im Feld Voraussichtliche Beitragsschuld (optional) das Konto entfernen.

3 Weiterführende Informationen

3.1 Ablauf der Schätzung in Lohn und Gehalt

Schritt Besonderheiten

1. Schätz-Beitragsnachweise für jede Krankenkasse anlegen.

2. SV-Beiträge manuell schätzen (ohne Vormonatswerte) oder automatische Schätzung korrigieren.

3. Schätz-Beitragsnachweise ans Rechenzentrum senden.  Sie können die Schätzung beliebig oft korrigieren und erneut ins Rechenzentrum senden.

 Das Rechenzentrum sammelt die gesendeten Beitragsnachweise.

 Ab dem 7.-letzten Bankarbeitstag übermittelt das Rechenzentrum täglich den aktuellsten

Beitragsnachweis an die Krankenkassen (Standardfall). Damit ist sichergestellt, dass die Beitragsnachweise am 5.-letzten Bankarbeitstag bei den Krankenkassen vorliegen.

 Auch nach dem 7.-letzten Bankarbeitstag können Sie noch bis zum Monatsabschluss die Schätzung korrigieren. Das Rechenzentrum übermittelt dann einen neuen Beitragsnachweis an die

Krankenkassen.

(20)

4. Monatsabschluss durchführen Mit dem Monatsabschluss errechnet Lohn und Gehalt die korrekten Sozialversicherungsbeiträge für den jeweiligen Monat je Krankenkasse und je Beitragskonto.

Im Schätzverfahren gibt es zwei mögliche Varianten:

Monatsabschluss bis zum 3.-letzten Bankarbeitstag

 Differenzen aus dem Vormonat werden berücksichtigt.

 Differenzen für den Folgemonat entstehen nicht, da Sie korrekte Werte abrechnen.

 Es reicht nicht aus, dass Sie den Monatsabschluss mit Lohn und Gehalt rechtzeitig durchführen.

Entscheidend ist, dass Sie die Daten bis zum 3.- letzten Bankarbeitstag über die RZ-

Kommunikation ins Rechenzentrum schicken.

 Wenn das Rechenzentrum den Beitragsnachweis wegen Terminüberschreitung ablehnt, trifft auf Sie das Verfahren zu, wie es unter "Monatsabschluss nach dem 3.-letzten Bankarbeitstag" beschrieben ist.

 Schätzwerte für den Folgemonat werden in diesem Fall nicht automatisch erstellt. Zum Zeitpunkt Ihres Monatsabschlusses stand noch nicht fest, dass die Daten nicht mehr an die Krankenkassen übermittelt werden können.

 In diesem Fall müssen Sie die Schätzung für den Folgemonat selbst erstellen (Abrechnung | Beitragsnachweis-Schätzung).

 Grundsätzlich dürfen mit dem Monatsabschluss keine Beitragsnachweise mit den tatsächlichen Abrechnungswerten für diesen Monat erstellt werden. Ausnahme (z.B. Betriebsaufgabe): Sie rechnen noch so rechtzeitig ab, dass die korrekten Beitragsnachweise aus dem Monatsabschluss an die Krankenkassen übermittelt werden können.

Die Beitragsnachweise aus dem Monatsabschluss ersetzen damit die Beitragsnachweise aus der Schätzung. Damit der Beitragsnachweis für diesen Ausnahmefall automatisch ersetzt wird, müssen

(21)

Kontrollkästchen Schätz-Beitragsnachweise mit tatsächlichen Abrechnungswerten ersetzen aktivieren.

Monatsabschluss nach dem 3.-letzten Bankarbeitstag

 Sie rechnen zu spät ab, um noch korrekte Beitragsnachweise aus dem Monatsabschluss an die Krankenkassen zu übermitteln.

 Differenzen, die aus der Schätzung und der korrigierten Schätzung am Monatsabschluss entstehen, werden mit dem Folgemonat verrechnet.

 Optional können Sie die erste Schätzung für den Folgemonat automatisch erstellen lassen.

3.2 Besonderheiten beim Zahlungsverkehr / Fälligkeitstermine

Versorgungswerk, Ausgleichskasse der Augenoptiker

Der 15. Kalendertag des auf den Abrechnungsmonat folgenden Monats gilt als Fälligkeitstermin für:



Beiträge an die berufsständischen Versorgungswerke



Umlagebeiträge der Augenoptiker-Ausgleichskasse (AKA)



Versorgungsbezugsempfänger



Anwendung des Haushaltsscheckverfahrens mit der Bundesknappschaft Landwirtschaftliche Krankenkasse

Die KV-Beiträge für selbstständige Landwirte und mitarbeitende Familienangehörige werden weiterhin unabhängig von der Lohnabrechnung nach Beitragsklassen erhoben. Die Beitragsklassen legt die Satzung der

landwirtschaftlichen Krankenkassen fest. Die landwirtschaftlichen Krankenkassen berechnen die SV-Beiträge direkt.

Bei saisonaler Beschäftigung des landwirtschaftlichen Unternehmers gilt die normale Berechnung der KV-Beiträge nach dem Entgelt und die Hälfte des bundeseinheitlichen allgemeinen Beitragssatzes (ohne Zusatzbeitrag).

3.3 Systemwechsel: Schätzwerte vortragen

Wenn Sie am Schätzverfahren teilnehmen und von einem Fremdprogramm auf Lohn und Gehalt umsteigen, müssen

die Vormonatswerte sowie die Differenzen aus dem Vormonat in Lohn und Gehalt vorgetragen werden. Wenn Sie

von LODAS auf Lohn und Gehalt umsteigen, werden im Rahmen der Erstbestückung alle relevanten Daten für die

Schätzung aus dem Rechenzentrum übernommen.

(22)

Achtung

Damit die Differenzen zwischen der Schätzung und der tatsächlichen Abrechnung korrekt ermittelt und auch gemeldet werden können, muss in Lohn und Gehalt eine Schätzung erstellt werden. Das gilt auch, wenn die Schätzung für den aktuellen Monat bereits über das bisherige Abrechnungsprogramm gemeldet wurde. Falls die Schätzung bereits im Fremdsystem gemeldet wurde, können Sie die erneute Schätzung in Lohn und Gehalt mit dem Kennzeichen Testmandant senden.

Weitere Informationen zum Vortragen der SV-Beiträge sowie der Differenzen aus dem Vormonat finden Sie unter:

SV-Beiträge und Differenzen aus dem Vormonat vortragen.

3.4 DÜ mit sv.net/classic

DÜ mit sv.net/classic

Lohn und Gehalt erzeugt automatisch die Beitragsnachweise und auch die DEÜV-Meldungen. In seltenen Situationen können die Meldungen nicht automatisch erzeugt werden.

Die gesetzlichen Krankenkassen bieten das Programm sv.net in den Ausführungen sv.net/classic und sv.net/online an. Nutzen Sie ggf. dieses Programm um Beitragsnachweise und DEÜV-Meldungen zu erstellen und an die gesetzlichen Krankenkassen zu übermitteln.

Die Programme sv.net/classic und sv.net/online können Sie bei der ITSG unter www.itsg.de beziehen.

Hinweis

Das Programm sv.net/classic ist unter den Terminalservern nicht lauffähig.

Weitere Informationen finden Sie unter:

Software sv.net/classic unter Terminalservern nicht lauffähig (Dok.-Nr. 1080003)

4 Weitere Informationen

Rechtliche Hintergründe im Themenlexikon

Abführung der Sozialversicherungsbeiträge - Lexikon Lohn und Personal (Dok.-Nr.: 5300009)

Hintergrund

Sozialversicherungsbeiträge abführen - Hintergrund (Dok.-Nr.: 1080616)

Kalender mit DÜ-Terminen zur Lohnabrechnung - Hintergrund (Dok.-Nr.: 1090003)

(23)

Beispiele und Lösungen

Abführung der Sozialversicherungsbeiträge (Beispiele für Lohn und Gehalt) (Dok.-Nr.: 5303152)

Sozialversicherungsbeiträge - Übernahme in die Finanzbuchführung (Tipp für Lohn und Gehalt) (Dok.-Nr.:

1020946)

Kontextbezogene Links

Andere Nutzer sahen auch:

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Sozialversicherungsbeiträge abführen - bei früher oder normaler SV-Fälligkeit

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Beitragsnachweis wird nicht übermittelt

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