Stand: 29.08.2019 Vertragsprüfung für klinische Studien in der Drittmittelverwaltung/REFO
Mitteilung an Prüfärzte und StudienkoordinatorInnen
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich möchte Sie darauf aufmerksam machen, dass vor dem Hintergrund einer zügigeren Vertragsprüfung für klinische Studien auf Folgendes zu achten ist:
Vertragsgestaltung:
Es ist ein Vertrag zu erstellen für den/die HauptprüferIn sowie mitwirkende Einrichtungen mit jeweils eigenem Budget (z.B. als Anhang).
Damit ist die FME als Vertragspartner mit einem Vertrag im Projekt engagiert, der für alle gilt, einmal geprüft wird und von allen unterzeichnet wird.
Eine Doppelt- oder Mehrfachprüfung wegen einzeln verfasster Unterverträge aller Beteiligten kann nicht mehr durchgeführt werden aufgrund der Vielzahl der Vertragsprüfungen und der zeitlichen
Verzögerungen.
Die Koordination der Vertragserstellung mit den mitwirkenden Einrichtungen und der Verwaltungsunterlagen (Drittmittelanzeige, Kostenkalkulationen) liegt in der Hand des Hauptprüfarztes.
1. Prüfprozess (ohne Unterschriften)
Bitte senden Sie alle Dokumente zur Vertragsprüfung elektronisch in einer E-Mail an drittmittel-vertrag@med.ovgu.de:
o Vertragsentwurf als Word-Dok. (Dann erfolgt die Überarbeitung im Änderungsmodus.) mit
Budgettabellen für die Beteiligten
10% Setup-Fee
Umsatzsteueridentifikationsnummer des Vertragspartners
o Drittmittelanzeige mit Nennung der mitwirkenden Einrichtungen, z.B. Radiologie, Zentralapotheke, Labor der Klinischen Chemie als Word/PDF ohne Unterschriften zur Vorprüfung
o Kostenkalkulationen aller Beteiligten als Excel ohne Unterschriften zur Vorprüfung
Der Prüfprozess kann bei Eingang aller Dokumente starten.
2. Freigabe
Nach juristischer und finanztechnischer Prüfung erhalten Sie die Informationen zu mögl.
Änderungen. Bitte leiten Sie das an die Vertragspartner weiter. Nach deren Rückantwort und erneute Prüfung erhalten Sie von der Drittmittelverwaltung die Freigabe zur
Unterschriftenrunde.
3. Unterschriftenrunde
Nach Freigabe durch die Drittmittelverwaltung benötigen wir erst die unterzeichneten Dokumente:
o Papierversion des Vertrags (3-fach) mit den Unterschriften des Geldgebers sowie des Hauptprüfers und den mitwirkenden Einrichtungen. Die Drittmittelverwaltung kümmert sich um die rechtsverbindliche Unterschrift
o per E-Mail: DMA und KK als PDF-Scan mit den Unterschriften, da wir die Dokumente im elektronischen Dok.managementsystem ablegen
Für Fragen stehe ich Ihnen gern zur Verfügung.
Melanie Thurow
Leiterin Drittmittelverwaltung DMV Otto-von-Guericke Universität Magdeburg Medizinische Fakultät
Leipziger Str. 44 39120 Magdeburg
Telefon: +49 391 67 25130 Telefax: +49 391 67 15075 melanie.thurow@med.ovgu.de
http://www.med.uni-magdeburg.de/drittmittel
