Ex Libris – weltweit führend mit Werkzeugen Auf dem Weg zur Digitalen Bibliothek

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ERM & Verde

Neue Standards, Entwicklungen & Lösung im e- Ressource Management

Österreichischer Verbundtag, 18 Mai 2005 Ex Libris, Peter Ahrens * peter.ahrens@exl.de

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• E-Journal

• E-Books, Collections

• Referenzdatenbanken

• Volltextdatenbanken, News, Patente

• E-Journal-Pakete

• DVDs, Online-Tutorials

• und mehr

Was versteht man unter “E-Ressourcen”?

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e-Ressource Management mit Verde

Ex Libris – weltweit führend mit Werkzeugen Auf dem Weg zur Digitalen Bibliothek

• Wesentliche Software-Weiterentwicklungen

• SFX3, MetaLib3, Digitool3, ADAM etc.

• XML, Neue Metadaten-Standards (z.B. Z39.88)

• Erweiterte Funktionalitäten, Integration

• Modernste Architektur: APIs, Web Services, SOAP

• Weitgehende Ressource Sharing Unterstützung

• Leistungsfähige & flexible Konsortial-Modelle

• Einbindung in e-Learning Umgebungen

• Erschließung internationaler Ressourcen/Targets

• PubMed, Google Scholar, Open Access / Open Archives

• Einbindung von Diensten wie ToC, Abstracts, Cover-Texte

• Scopus - Direct Link

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Förderung „elektronischer“ Aktivitäten in Österreich und dt. Sprach-Raum

• Neu! Ex Libris erschließt verstärkt deutsche Quellen und Targets für regionale Knowledge Bases (ggf. auch global)

• Beispiele: GBI, DigiZeit, FIZ Technik, DIPP etc.

• Fokus-Bereiche: Medizin/Gesundheitswesen, Wirtschaft, Jura, Technik

• Neu! ZDB Nummern können in SFX3 verwendet werden

• Neu! Übernahme von EZB-Daten durch SFX Smart Mapper

• Neu! Nutzergruppe SMUG sehr aktiv bei Weiterentwicklungen

• Neu! Rahmenvertrag für Aufbau & Nutzung von SFX &

MetaLib Diensten mit Wiener Verbundzentrale

• Österreichportal sowie Hosting-Option für Verbundteilnehmer

• Modell: erfolgreiche Kooperationen z.B. in Deutschland, Schweiz

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“Es ist ein System zur Verwaltung von

Informationen und Workflows, die erforderlich sind, um e-Ressourcen effizient auszuwählen, zu evaluieren, zu erwerben, zu pflegen, zu

erneuern bzw. abzubestellen. Es bietet

sachkundigen Zugang zu E-Ressourcen in Übereinstimmung mit deren Geschäfts-und Lizenzbedingungen.”

Ivy Anderson (Harvard University Library) und Ellen Duranceau (MIT Libraries)

Was ist ein E-Resource Management (ERM) System?

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• E-Ressourcen verlangen wegen komplexer

Beziehungen relationale Datenmodelle (<> Excel)

• …sind dynamisch, verändern sich und erfordern viel Arbeit (immer wieder Anpassungen)

• Es gibt unbeschreiblich viele!

• E-Ressourcen werden zunehmend in Teams mit

verschiedenen Rollen (oft dezentral) gepflegt; diese Workflows werden bisher nur rudimentär unterstützt

• Zentrale Informations-Haltung & Vermeidung von Redundanzen ist Voraussetzung für efizientes

Management und Aufbau leistungsfähiger Dienste

Warum braucht man ein E-Resource

Management System?

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e-Ressource Management mit Verde Auffinden

Test

Auswahl Erwerbung

Zugang

Entschei- dung

Multi-Campus oder Multi-

Institution Abbestellen Erneuern

Lebenszyklus einer e-Ressource

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Grundlegende ERM Datenelemente

Autorisierungsinformationen, Parameter, Adressen, Ports, Passwörter

Zugang

Administratives Passwort, Informationen zum

Lieferantenvertrag Verwaltung und Pflege

Preis, Preisobergrenze, Koppelung mit Print Finanzen

Authorisierte Nutzer, ILL- Rechte, Archivrechte…

Lizenzierung

Titelfeld, Holdings, Verleger, ISSN, Schnittstelle, Paket…

Beschreibung

Beinhaltet Daten wie z.B...

Element

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Ex Libris als Partner der Gemeinschaft

• Zusammenarbeit mit einer internationalen Fokusgruppe:

• University of Bristol, UK

• Royal Holloway, University of London, UK

• ETH, Zürich

• Harvard University Library, USA

• Massachusetts Institute of Technology (MIT) Libraries, USA

• Florida Center for Library Automation, USA

• Verfolgung der Aktivitäten der Digital Library Federation E-Resource Management Initiative

(DLF ERMI)

http://www.library.cornell.edu/cts/elicensestudy/home.html

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Systematisierung & Standardisierung

• Appendix A: Functional Requirements

• Appendix B: Workflow Diagram

• Appendix C: Entity Relationship Diagram for Electronic Resource Management

• Appendix D: Data Element Dictionary

• Appendix E: Electronic Resources Management System Data Structure

• Appendix F: XML Investigation

•www.library.cornell.edu/cts/elicensestudy/home.html

A Web Hub for Developing Administrative Metadata for

Electronic Resource Management

DLF ERMI

Spezifikationen

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Industry & Community Joint Working Party

ONIX For Serials

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Standardisierte Nutzungsstatiken

COUNTER

XML

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Interface

Standalone Package

e - c o n s t i t u e n t s

Das Herzstück von Verde ist das E-Produkt

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Interface

Package

e - c o n s t i t u e n t s (e-journals)

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e-Ressource Management mit Verde Oberflächen-

anbieter

Mehrere Oberflächenanbieter und Oberflächen

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Package Platform XML

Z39.50 Web

Interface

e - c o n s t i t u e n t s (e-journals)

Academic Search Elite

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Beispiel 1: Ein Lizenzgeber, mehrere Oberflächen und Lizenzvereinbarungen

License Rider

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e-Ressource Management mit Verde InstitutionDie

Lizenzgeber Verhandlungs

-partner

Abwicklung mit dem Lizenzgeber

Lieferant Lizenznehmer

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Work Expression (bibliographischer Satz) und verschiedene e-products

Work Expression

Journal of the American Ceramic

Society

e – Products (e-c o n s t i t u e n t s)

J AM CERAM

@ EBSCO Academic

Search Premier

J AM CERAM

@ Ingenta

Select

J AM CERAM

@ ProQuest

5000 International

J AM CERAM

@ Wilson Applied Science and

Technology

J AM CERAM

@

OCLC Wilson Select Plus

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e-Ressource Management mit Verde Work expression e-Product

e-Interface

e-Package e-Constituent

Verde Hierarchisches Produkt-Modell

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MEDLINE®

Interface

Standalone

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e-Ressource Management mit Verde Aktuelle

Konditionen

Work expression

Zugang Admin Interface

Provider Lizenz

Lizenznehmer

Lizenzgeber

Erwerbung

Lieferant Lokaler

Erwerb Kosten Nutzung e-Product e-Interface

e-Package e-Constituent

Verde Beziehungsmodell

Test

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e-Ressource Management mit VerdeOnline Demo

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e-Ressource Management mit Verde Demo

(26)

e-Ressource Management mit Verde Demo

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Verde

• Ein Tool für Mitarbeiter zur Verwaltung elektronischer Sammlungen während des gesamten Lebenszyklus der Ressource

• Einzeln, integriert und vollständig kompatibel mit anderen Anwendungen wie

• Erwerbung und OPAC der Bibliothekssysteme

• A-Z Listen

• Linking Servers

• Metasearch Systeme

• und mehr

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Verde Architektur

Management Interface Fremd-

Applikationen

OpenURL

Web Services (SOAP)

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Verde “Initialisierung”

“Globale”

KnowledgeBase Vor Ort

Lokale

KnowledgeBase

Lokales Verde System

EZB ZDB Smart Mapping Services Zentrale

KnowledgeBase

SFX

Lokale Informationen In Listen & Dateien

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Verde and SFX

• Initial load of holdings from SFX

• Verde changes reflected in SFX:

• Online (with jump to SFX)

• Batch

• Verde is OpenURL-enabled

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Verde and ALEPH

Linking the two systems:

• Verde Acquisition record => ALEPH Order record

• PO number

• Acquisition number

• Verde Work Expression => ALEPH Bibliographic record

• Unique Identifiers (ISSN, eISSN, ISBN, eISBN)

• ALEPH VRD field contains eProduct code

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Verde and ALEPH: Batch

Load data from ALEPH to:

1. Create Verde e-products of type “e-print”

2. Update Verde acquisitions records

3. Load new and update existing invoice records

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“Ask ALEPH” Services from Verde provide up-to-date information on:

a. Order status b. Invoice status c. Budget details

d. Vendor information e. Coverage

Verde and ALEPH: Online 1

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Verde and ALEPH: Online 2

“Ask Verde” services and “jump to” Verde services from ALEPH:

a. Direct link from ALEPH GUI to Verde Acquisition

record, via Acquisition number or print order number b. Direct link from ALEPH GUI to Verde eProduct record c. Display (in ALEPH) of up-to-date information from

Verde eProduct and any of its entities

d. Display (in ALEPH) of up-to-date information from Verde acquisition record

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Verde für Konsortien

• Eine Auswahl an Lösungen, um die

verschiedenen Anforderungen abzudecken:

• Zentralisierte Kontrolle und lokale Eigenständigkeit

• Gemeinsame und lokale Sammlungen

• Kooperative Sammlungs-Entwicklung und Unterstützung durch Werkzeuge für

Zusammenarbeit mehrerer “Sites”

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Verde für Konsortien: Modell I

Inst A Inst B Inst D Inst E

Verde Server Inst C

Lokale Administratoren

Journal X

√ Inst A

√ Inst B Х Inst C

√ Inst D Х Inst E

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Verde für Konsortien: Modell II

Gemein- same Ressourcen

Inst A Inst B Inst C Inst D

Verde Server

XJournal X XJournal Y XJournal Z

E-Produkte der Inst B

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Verde zur Sammlungsentwicklung

• Globaler E-Ressourcen-Marktplatz

• E-Ressourcen-Sammlung der Bibliothek

• Aufwendungen der Bibliothek

Globale Knowledgebase

Lokale Datenbank

Kosten, Kostenstellen Nutzung

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Verde SFX SFX/MetaLib MetaLib

Erwerbung Link Server OPAC A-Z Listen MetaSuche

Entdeckung Test

Lizenzbe- dingungen Erwerbung Kosten

aktivieren aktivieren aktivieren

deaktivieren deaktivieren deaktivieren

aktivieren aktivieren aktivieren

deaktivieren deaktivieren deaktivieren

aktivieren

deaktivieren

Bestellung Rechnung

abbestellen erneuern

nein ja

Entscheidung

Entscheidung

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Zusammenfassung

• Verde verwaltet elektronische Sammlungen während des gesamten Lebenszyklus der Ressource

• Verde liefert Tools zur Entwicklung der Sammlung und zu Kostenanalysen für einzelne Institutionen und Konsortien

• Verde ist ein standalone Produkt jedoch äußerst

kompatibel mit anderen Anwendungen über Web Services

• Verde basiert auf einer offenen Architecktur und

unterstützt Industriestandards wie MARC, Unicode, XML, OpenURL und SOAP

• Verde ist konform zum DLF ERMI Modell, mit zusätzlicher Unterstützung für Konsortien und Tools zur Kostenanalyse

Coming

soon!

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Verde Markteinführung…

• Version 1 (Sommer 2005) wird umfassen:

• Globale KnowledgeBase

• Set up und Pflege der Lokalen KnowledgeBase

(kann von SFX voreingestellt werden; Schnittstelle um alle Verde Funktionseinheiten zu bestücken)

• Schnittstelle zur Erwerbung

• Support für Prozesse zur Erneuerung und Abbestellung

• Web Services Layer zur Integration mit anderen Systemen

• Support für die Testphase

• Reports

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…in Phasen

• Darauffolgende Releases werden umfassen:

• Erweiterte Workflows, z.B. Auto-Alerts

• System zur Erwerbung

• Kundenspezifische Views und Zugangsmöglichkeiten

• Support für ONIX

• Verwendung des COUNTER XML Schemas?

• Zusätzliche Schnittstellen

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Modelle

• Sonder-Einführungs-Konditionen bis September

• Einzel-Installationen (geeignet für große Institutionen)

• Erfolgsmodell – Konsortium mit zentralem Hosting

• Minimiert Aufwand & Kosten

• Maximiert Nutzen &

• Zentrale EDV, IT- & System-Knowhow, Services

• Lokales Wissen und Pflegen von Content, Lizenzen, etc.

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e-Ressource Management mit Verde Dr. Peter Ahrens

Senior e-Library Consultant Ex Libris (Deutschland) GmbH Peter.Ahrens@exl.de

Vielen Dank für Ihre

Aufmerksamkeit !

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Management von Aktivitäts-Status

• bezogen auf die Erwerbung/Abbestellung

• bezogen auf den Zugang – Mit Kommentaren

• beiden nicht immer synchron oder sequentiell (Abbestellung kann der Abschaltung

vorausgehen, ggf. Zugang mit Archiv-Rechten).

• Andere Systeme haben online Zugriff auf diese

Information, um e-resource-Zugänge zu steuern

und Rechte abzufragen

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Verde Kosten-Management

• Nicht unbedingt der Rechnungsbetrag

• Es kann sein:

• Listenpreis, z.B. von Lieferantentabellen

• Erwartete Kosten, “PriceCAP”

• Printkosten

• Berechneter Betrag

• Kosten-Split

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Verde Management Usage-Statistiken

• Jetzt:

• Systematischer Zugriff auf Pointer zu E-Produkt- Statistiken auf Verleger/Lieferanten-Sites un/PW (COUNTER-konform)

• Integration von Link-Server- Statistiken – zumindest für Tendenzen

• Zukünftig:

• Download von E-Produkt-Statistiken zu Verde Usage (unter Verwendung des COUNTER XML Schemas?)

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Wie identifiziere ich e-Produkte ?

Beispiel: Dezentrale Katalogisierung - DBIS

• 26 Treffer

• 18 davon beziehen sich nur in Beschreibung auf MEDLINE

• 8 beinhalten MEDLINE – 4 x Anbieter Name

• Der Link bei WebSpirs geht auf OVID Web

• Der Treffer „MEDLINE“

nennt weder Publisher oder URL

• Man kann nur implizit aus Beschreibung auf einen kommerziellen Anbieter schließen

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Datenbank & e-Product in Knowledge Base Beispiel: MEDLINE in MetaLib & Verde

• Mehr als 10 Organizations als Anbieter

• Knapp 20 verschiedene „e-Products“

Eindeutige Identifikation über

weltweit gültigen und persistenten Identifier

Reicher Metadatensatz

Dadurch eindeutige Referenzierung und Verwendung in anderen

Systemen möglich

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Merkmale des E-Produktes

Work Expression

E-Produkt

Lizenzierung

Erwerbung Admin

Zugang

Test Cost

Kosten Nutzung

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e-Ressource Management mit Verde Aktuelle

Konditionen

Objekt Zugang Admin Interface

Provider Lizenz

Lizenznehmer

Lizenzgeber

Ewerbung

Lieferant Lokaler

Erwerb Kosten ^Verwendung E-Produkt

Interface

Object Portfolio

Verde und SFX

Target Service

Test

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Verde Lizenz- & Erwerbungsverwaltung

Work Expression

E-Produkt

Lizenzierung Erwerbung

Kosten Verwendung

Zugang Admin

Test

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Erwerbung

Erwerbung

Lieferant

Kostenanteil Rechnung

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Lizenzierung

Lizensierung

Lizenznehmer

Lizenzgeber

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Hauptvorteile von Verde für Institutionen

• Basiert auf einer umfassenden Global Knowledge Base

• In Anlehnung an DLF ERMI Spezifikationen für funktionale Anforderungen

• Maximale Kompatibilität

• Vorbereitet für detailierte, strukturierte Lizenzbedingungen

• E-Interface verfügbar als separates E-Produkt

• Vererbung von Standard-/aktuellen Bedingungen

• Ex Libris Erfahrungen & Fokus

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Szenario 1 zum e-Ressource Management

• Ein Max-Planck Bibliothekar in Heidelberg wird spät abends von einem Forscher kontaktiert, dass „ein Journal“ nicht mehr online zugänglich sei – Nach einigen Tests, Telefonaten & emails ist klar, es

betrifft auch andere Institute, wahrscheinlich alle,

gilt offenbar für die ganze Verlagsplattform und wird voraussichtlich bis morgen 18 Uhr andauern!

• Wie können alle Betroffenen optimal informiert, und unnötige Helpdesk-/ & Hotline-Überlastungen

vermieden werden ?

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Szenario 2 zum e-Ressource Management

• Die Universität Amsterdam geht mit der Fachhochschule Amsterdam zusammen.

• Von SWETS liegt eine Zeitschriftenliste mit elektronischen Zugängen der FH vor, die umgehend in alle bestehenden

Systeme (ILS, A-Z Katalog, Nationaler Katalog, Link-Manager und e-ressource Management System eingebracht werden soll. Alle Duplikate sind für Verlags-Verhandlungen zu

ermitteln. Ferner sind alle IPs & BaseURLs an alle Provider zu senden und für die bestehenden e-Journal Packages ein

neuer Kostenschlüssel zu hinterlegen.

• Wie geht man am besten vor, um Mehrfacharbeiten

und Inkonsistenzen zu vermeiden?

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Szenario 3 zum e-Ressource Management

• Die Universität Magdeburg hat im Fachbereich Psychologie sowohl einzelne Verlagstitel als auch das umfangreiche

Psycology Paket von EBSCO abonniert (ca. 500 Titel).

• Der Fachbereich hat aktuell Fördergelder und möchte ganz kurzfristig für ein Projekt über Psychologiegeschichte seine Titelauswahl optimal vergrößern. Es stehen zusätzlich die entsprechenden Pakete von Ingenta, Ovid & Proquest

sowie ein Elsevier Archiv-Kollektion zur Diskussion.

• Wie kann die Bibliothek den Fachbereich optimal beraten ?

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Wie entwickelt man ein ERM?

• Datenelemente

• Dateneinheiten & Beziehungen

• Workflows

• Anwendungsbeispiele („Use Cases“)

• Komplexe Szenarien

• Anwendungsschnittstellen

• Austauschstandards

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Entwicklungshintergrund des ERM

• DLF

• ERMI – Daten- & Workflow-Modell

• Derzeitige ILS, Link-Servers, MetaSearch-Tools

• Onix for Serials (NISO & EdiTeur)

• Verwendung von Standards zur Kommunikation

• Projekt COUNTER - XML

• Entstehende Initiativen zur Datenbank-Registrierung, z.B.

• US – NISO / OCLC

• UK - JISC

• D - DBIS (Regensburg)

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DLF Web Site: „Web Hub“

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ONIX für Fortsetzungen– NISO & EDItEUR

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Beispiel 2: Ein Oberflächenanbieter, mehrere Oberflächen und Geschäftsvereinbarungen

Paket 1 Paket 2 Paket 3

Paket 4

RLG BIB + CitaDel Files

Interface: Eureka Users: 5 users

Digital Reference Package (AMICO,

RLG Archival Resources, RLG Cultural Materials) Licensors: RLG; AMICO (license rider for RLG Cultural Materials) Interface: Eureka

(separate interface for Cultural Materials)

Users: Unlimited (except for Archival Resources: 5 users)

Avery Index

Hand Press Books

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Ex Libris baut auf frühere Erfahrungen

• SFX: erstes Produkt zur Abbildung elektronischer

Sammlungen – überwiegend E-Journals und E-Books - zwecks Verlinkung

• MetaLib: bearbeitet auch Referenzdatenbanken und andere E-Ressourcen

• Umfassende KnowledgeBase, gesammelt in den

vergangenen 4 Jahren (z.B. 450.000+ ISSNs, 25.000+ einzelne E-Journal Titel, 146.000+ E-Books…)

• Unterstützung von Konsortien, Globale Corporates

• ALEPH Erwerbung und OPAC