LBG Faktura Classic – Anleitung
Inhaltsverzeichnis
1. Startbildschirm ... 2
2. Die Menüleiste in den Funktionsfenstern ... 2
3. Fakturierung ... 2
3.1 Stammdaten ... 2
3.1.1 WWS-Kunden ... 2
3.1.2 Artikel ... 3
3.2 Rechnungen ... 4
3.2.1 Neuanlage einer Rechnung ... 4
3.2.2 Rechnungsdruck ... 5
3.2.3 Rechnungsstorno und Gutschrift ... 5
3.3 Statistik ... 6
4. Rechnungsversand per E-Mail ... 6
4.1 Konfiguration E-Mail-Einstellungen ... 6
4.2 E-Mail-Text Rechnung ... 7
Herzlichen Glückwunsch zum Erwerb von LBG Faktura Classic. Im Folgenden möchten wir Ihnen die wichtigste Funktion kurz und kompakt näherbringen.
1. Startbildschirm
Über die verschiedenen Kacheln gelangen Sie zu den dahinterliegenden Funktionen. Mit Klick auf das
„LBG Österreich Logo“, kommen Sie zurück zum Startbildschirm.
2. Die Menüleiste in den Funktionsfenstern
Manche Funktionsfenster verfügen über mehrere Reiter. Sie können im rot markierten Bereich zwischen den einzelnen Reitern wechseln, darunter befinden sich dann die verschiedenen Funktionen. Ist eine Funktion grau hinterlegt, ist deren Anwendung für den aktuell markierten Datensatz nicht möglich.
3. Fakturierung
3.1 Stammdaten
Um das Ausstellen von Rechnungen möglichst zeitsparend und einfach zu gestalten können im Vorfeld Kunden und Artikel angelegt werden.
3.1.1 WWS-Kunden
Wird Ihr laufendes Rechnungswesen von LBG geführt und auf Personenkonten gebucht können Sie auf bereits vorhandene Stammdaten im Bereich Kunden zurückgreifen. Über die Kachel „WWS-Kunden“
gelangen Sie zu Ihrer Kundenliste. Möchten Sie neue Kunden anlegen oder bestehende Kundendaten ändern ist dies hier möglich.
Die Neuanlage eines Kunden erfolgt mit dem Button „Neu“
Durch Klick auf das Nummernzeichen wird automatisch die nächste freie Nummer vergeben, mit Start gelangen Sie zu den Datenfeldern Mit der Funktion „Bearbeiten“ können die Stammdaten eines bereits vorhandenen Kunden verändert werden
/ Steht bei einer Zeile eines dieses Symbole zur Verfügung können damit mehrere Einträge erfasst werden (z.B.: Telefonnummern) Wählen Sie diese Funktion um die Neuanlage bzw. der Änderungen zu speichern
Wählen Sie diese Funktion um die Neuanlage bzw. der Änderungen zu verwerfen
Folgende praktische Funktionen stehen Ihnen in der Kundenliste zur Verfügung:
Der Button „Anrufen“ zeigt Ihnen sämtliche beim Kunden hinterlegte Telefonnummern an
Nach erfolgreicher Konfiguration des E-Mailversands (Siehe Punkt 5) können Sie von hier aus direkt eine Mail an Ihren Kunden versenden
Dieser Button öffnet Google Maps in einem eigenen Tab mit der vorgeschlagenen Route von Ihrem Firmenstandort zum Standort des Kunden
Öffnet die zum jeweiligen Kunden bereits archivierten Dokumente Öffnet das Kontoblatt zum jeweiligen Kunden
3.1.2 Artikel
Im Bereich Artikel können Artikel neu angelegt bzw. die Stammdaten bestehender Artikel geändert werden.
Die Neuanlage eines Artikels erfolgt mit dem Button „Neu“
Die Artikelnummer kann alphanummerisch (Buchstaben und/oder Zahlen) sein, wobei das Programm automatisch eine Artikelnummer vorschlägt. Mit Start gelangen Sie zu den Datenfeldern. Jedem Artikel ist zwingend eine der vorhandenen Grundeinheiten (nicht erweiterbar) zuzuordnen Mit der Funktion „Bearbeiten“ können die Stammdaten eines bereits bestehenden Artikels verändert werden
Fakturieren Sie im Inland mit verschiedenen Umsatzsteuersätzen oder soll die Verbuchung auf unterschiedliche Erlöskonten erfolgen, müssen im Zuge des unternehmensindividuellen Customizing von Ihrem LBG Betreuer zunächst unterschiedliche Kontentabellen angelegt werden, die Sie danach bei Ihren Artikeln hinterlegen können.
3.2 Rechnungen
Der Bereich Rechnungen bietet Ihnen eine Übersicht zu bereits erfassten Entwürfen bzw. Rechnungen.
Diese Auflistung kann im Feld „Kunde“ auf einen bestimmten Kunden eingeschränkt und/oder mittels des Dropdown Menüs „Status“ nach einem bestimmten Verrechnungsstatus selektiert werden. Zu Beginn ist diese Liste natürlich leer.
3.2.1 Neuanlage einer Rechnung
RechnungsfelderKunde: (* = Pflichtfeld)
Zahlungskondition:
Rabatt in %:
Bearbeiter:
Erf-Datum:
Leistungszeitraum von/bis:
Kopf-/Fußtext:
Die Neuanlage eines Rechnungsdatensatzes erfolgt mit dem Button „Neu“
Zuerst ist verpflichtend ein Kunde auszuwählen. Die Adressdaten des Kunden werden automatisch aus den Stammdaten übernommen
Unter Zahlungskondition wird immer die von Ihrem LBG-Betreuer bei der Einrichtung hinterlegte Standardzahlungskondition vorgeschlagen, Sie können diese für den aktuellen Datensatz hier ändern
Soll ein Rabatt für die gesamte Rechnung gelten ist dieser hier einzutragen Sind bei Ihrer Firma bereits Mitarbeiter angelegt (Lohnverrechnung erfolgt durch LBG), kann hier ein Bearbeiter ausgewählt werden. Sind noch keine Mitarbeiter angelegt, wenden Sie sich bitte an Ihren LBG Betreuer.
Datum und Uhrzeit der Anlage des Rechnungsdatensatzes
Soll auf der Rechnung ein Leistungszeitraum angedruckt werden kann dieser hier eingegeben werden
Eingabe eines individuellen Textes, der zwischen Rechnungsnummer und Rechnungspositionen (Kopftext) bzw. nach den Rechnungspositionen (Fußtext) angedruckt wird
Erstellt einer Kopie der ausgewählten Rechnung. Diese steht als Entwurf zur weiteren Bearbeitung (ändern Kunde, Positionen etc.) zur Verfügung
Positionsfelder
Art-Nr: (* = Pflichtfeld)
Menge: (* = Pflichtfeld)
Einh.: (* = Pflichtfeld)
VK-Preis:
Rab. in %:
Rab. VK-Wert:
Rechnungspositionen können mit dem Button „Neu“ hinzugefügt werden Zuerst ist verpflichtend ein Artikel auszuwählen
Auch die Menge ist verpflichtend einzugeben
Das Feld Einheit wird automatisch Aufgrund der Hinterlegung am Artikelstamm übernommen
Vorschlagswert aus dem Artikelstamm (kann überschrieben werden) Soll ein Rabatt nur für eine bestimmte Rechnungsposition gelten ist dieser hier einzutragen
Errechneter Wert [Menge * (VP-Preis – Rabatt)]
Bearbeiten von bereits vorhandenen Rechnungspositionen Löschen der jeweiligen Rechnungsposition
Duplizieren einer bereits vorhandenen Rechnungsposition
Wurde mehr als eine Artikelposition erfasst kann deren Reihenfolge mit den Pfeiltasten auf der linken Seite verändert werden
Nach der Erfassung eines Rechnungsdatensatzes haben Sie folgende Möglichkeiten:
Ist ein Rechnungsdatensatz einmal angelegt muss dieser nicht sofort verrechnet werden, sondern kann mittels „Speichern und Schließen“ als Entwurf abgespeichert werden.
Die eingegebenen Daten werden verworfen und stehen nicht mehr zur Verfügung
Ermöglicht die Bearbeitung eines als Entwurf abgespeicherten Rechnungsdatensatzes
Startet den Rechnungsdruck in einem Vorschaufenster – Siehe 4.2
Funktion steht nur bei Rechnungen mit dem Status „Verrechnet“ zur Verfügung – Siehe Punkt 4.3
Funktion steht nur bei Rechnungen mit dem Status „Verrechnet“ zur Verfügung – Siehe Punkt 4.3
3.2.2 Rechnungsdruck
Nach dem Starten des Rechnungsdrucks mit der Funktion werden Sie aufgefordert das gewünschte Rechnungsdatum einzugeben. Danach erhalten Sie eine Vorschau der Rechnung. Ihnen stehen nun folgende Funktionen zur Verfügung:
Nach erfolgreicher Konfiguration des E-Mailversands (Siehe Punkt 4.1) haben Sie die Möglichkeit Rechnungen direkt bei Fakturierung per E-Mail an Ihre Kunden zu verschicken. Mit dem Button „Versenden“ öffnet sich ein neues Fenster zum Versenden der Rechnung per Mail (Hinterlegung eines Vorschlagstextes siehe Punkt 4.2). Haben Sie die Mailadresse des Kunden in den Stammdaten hinterlegt wird diese übernommen. Die Rechnung befindet sich als PDF-Datei im Anhang. Nach dem Versenden erhält die Rechnung den Status „Verrechnet“ und wird archiviert
Der Button „Drucken“ öffnet die Rechnung als PDF und kann daraufhin auf einem beliebigen Drucker ausgedruckt werden. Die Rechnung erhält ebenfalls den Status „Verrechnet“ und wird archiviert
Die Rechnung wird in dem in Ihrem Webbrowser definierten Downloadorder (meist Windows Downloads) abgelegt, erhält auch hier den Status
„Verrechnet“ und wird archiviert
Das Vorschaufenster wird geschlossen, die Rechnung bleibt im Status
„Entwurf“ und kann nochmals bearbeitet werden
3.2.3 Rechnungsstorno und Gutschrift
Die Funktionen „Storno-Rechnung“ und „Extras – Gutschrift erstellen“ stehen Ihnen nur für Rechnungen zur Verfügung, der bereits den Status „Verrechnet“ aufweisen und unterscheiden sich durch folgende Merkmale:
Ausstellung des Stornos nur mit aktuellem Tagesdatum möglich
Datum der Ausstellung der Gutschrift frei wählbar
Ursprüngliche Rechnung wird 1 zu 1 storniert – keine weitere Bearbeitungsmöglichkeit
Kopie der ursprünglichen Rechnung und Anlage eines Rechnungsentwurfs mit negativen Mengenpositionen –Bearbeitung möglich
3.3 Statistik
Unter Statistik stehen Ihnen zwei aussagekräftige Auswertung mit Vergleichszeitraum zur Verfügung.
Diese können als PDF Ausdruck gedruckt bzw. gespeichert oder mittels Showprogramm direkt in der Anwendung gestartet werden.
Folgende Datenfelder sind dabei auszufüllen Kunde / Artikel
Mit dem Symbol kann ein bestimmter Artikel ausgewählt werden Mit dem Symbol können mehrere Artikel ausgewählt werden Wird kein Kunde / Artikel ausgewählt werden alle vorhandenen Daten in die Auswertung miteinbezogen ( )
… von / … bis Einschränkung der Auswertung auf einen bestimmten Zeitraum; die Eingabe erfolgt im Format MM-YYYY
4. Rechnungsversand per E-Mail
4.1 Konfiguration E-Mail-Einstellungen
Öffnen Sie die E-Mail- Einstellungen über das Zahnrad am rechten oberen Eck des Fensters
Mit dem Button können Sie ein Test E-Mail an eine beliebige E-Mail-Adresse versenden um die getroffenen SMTP Einstellungen auf Korrektheit zu überprüfen.
4.2 E-Mail-Text Rechnung
Unter Fakturierung – Rechnungen – Extras – Einstellungen – E-Mail-Text Rechnung und Klick auf das 3-Punkte Symbol kann ein E-Mail Vorschlagstext hinterlegt werden. Diese Text wird Ihnen im Entwurf Fenster zum Mailversands nach dem Rechnungsdruck angezeigt.
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