Alma Migration: Ablauf und Organisation
Verbundtag 2018 , UB Klagenfurt 15.5.2018
Silvio Wiese
Agenda
● Einzelne Etappen der Migration
● Betreuung durch die Obvsg und Exlibris
● Kommunikation in dem Projekt
Einzelne Etappen der Migration
● Höhepunkte
● Kick Off Meeting
● Testmigration
● Go Live
● Viele kleinere Etappenziele dazwischen
➔ Die Zeit vor dem Kick Off
➔ Das schrittweise Kennenlernen von Alma
➔ Die Vorbereitung des neuen Systems
➔ Erstellen des Configuration und Migration Overviews Formulars
➔ Authentification Questionnaire
➔ 3rd Party Integration Form
➔ P2E File
➔ u.a.
Sie sind niemals alleine
● Das Migrationsteam der Obvsg - Koordination des Projektes
- Kompetente Ansprechpartner aus allen Fachbereichen - Beratende Hilfestellungen
- Anleiten bzw. Durchführen von Datenbereinigungen und Manipulationen vor dem Datenextract
● Das Migrationsteam von Exlibris - Koordination des Projektes
- Regelmäßige Telefonkonferenzen zu bestimmten Themen - Fragen über Basecamp
● Alma Experten aus Östereich
● - Functional Experts aus der Kohorte 1 und 2 und der Wave 3 - regelmäßige Telefonkonferenzen
Die Zeit vor dem Kick Off - Datenbereinigung Das Kick Off Meeting
- Die OBVSG und Exlibris stellen das Projekt und den Ablauf vor
Kennenlernen des Systems
in ca. 14tätigen Intervall die Bearbeitung folgender Themenbereiche
● Navigation and Searching
● User Management
● Fulfillment
● Ressource Management
● Acquisition
Schulungseinheit
● Selbststudium durch Videos von Exlibris
● Einreichen von Fragen über Basecamp
● Telefonkonferenz über Webex zu diesen Themen
Erstellen und Ausfüllen verschiedener Formulare für die Meisten am schwierigsten Ja, diese sehen abschreckend aus
Ja, es erfordert Zeit diese auszufüllen Aber:
Es gibt für jedes Formular Hilfe durch Exlibris und durch uns.
Es gibt für jedes Formular eine Anleitung zum Ausfüllen, bei Bedarf eine eigene Session und eine eigene Sektion in Basecamp
Formulare werden kontrolliert, verbessert und wieder kontrolliert
Sehr Detaillierter Ablaufplan über alle Tasks des Projektes In 14tägigen Intervallen Calls der Projektmager
- anstehende Aufgaben in den nächsten 14 Tagen - Probleme, offene Fragen
Das ermöglicht eine organisierte und stressfreie Durchführung
Nach Testmigration - Prüfen der Daten
- Prüfen und verbessern der Konfigurationen - Durchspielen von Workflows
Workshop zu Acquisitions/Resource Managment Workshop zu Fulfillment/Resource Sharing
Cutover
- Datenextraction aus dem Produktionsystem
- Laden dieser in ihr während der Testphase durchkonfiguriertes System Go Live
- Sie sind angekommen
Viele Einzelthemen wurden nicht benannt
und viele Fragen werden noch kommen.
Kommunikation im Projekt
Telefonkonferenzen über Webex
- Mit den Projektmanager der einzelnen Bibliotheken, der OBVSG und Exlibris - der Functional Experts (14tägig oder nach Bedarf)
● Basecamp für die Kommunikation mit Exlibris
● Alfresco verbundweit
- Schulungsunterlagen der Kohorten 1 und 2 - Dokumente der Functional Experts
● Alfresco Alma waves
- Bereich für jede einzelne Wave für deren Dokumente
Kommunikation im Projekt Viele Mailinglisten
- eine Liste für alle beteiligten Personen einer Wave (alma-wave-[Nr]@obvsg.at) - alma-waves@obvsg.at (Obvsg Migrationsteam)
- Mailing-Listen der Functional Experts
➢ alma-imp-acq@obvsg.at
➢ alma-imp-ful@obvsg.at
➢ alma-imp-migration@obvsg.at
➢ alma-imp-migration@obvsg.at
➢ alma-imp-ps@obvsg.at
➢ alma-imp-rm@obvsg.at
➢ alma-imp-er@obvsg.at
➢ alma-imp-rs@obvsg.at
➢ alma-imp-zs@obvsg.at
Vielen Dank
Kontakt:
Die Österreichische Bibliothekenverbund und Service Gesellschaft m.b.H.
A-1020 Wien, Raimundgasse 1/3
Silvio Wiese, M.A.
Tel: +43 1 4035158-64 Fax +43 1 4035158-30
