Wir optimieren Geschäftsprozesse.
Analysieren | Optimieren | Realisieren
Eingangsrechnungen digital bearbeiten
Fast Lane INVOICE
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Fast Lane INVOICE
Keine Buchung ohne Beleg — und keine Zahlung ohne Rechnung. Um diese Grund- sätze ordnungsgemäßer Buchführung mit Papierbelegen stets korrekt einzuhalten und dabei auch noch Skontofristen zu beachten, ist ein hoher Grad an Organisation und Disziplin notwendig — und nicht zuletzt eine große Zahl an Arbeitsstunden. Typi- sche, immer wiederkehrende Engpässe, wie nicht auffindbare Rechnungen oder schleppende Freigabeprozesse, kennt wohl jeder, der mit der Materie vertraut ist.
Postalische Rechnungen
Noch immer treffen viele Rechnungen per Post ein. Mit Fast Lane INVOICE werden die Belege demnächst direkt nach Erhalt gescannt. Im Hintergrund erfolgt im ersten Schritt die Wand- lung der Scans in maschinenlesbare PDF Dateien.
Auslesen der Rechnungen (Capturing / Tagging)
Fast Lane INVOICE umfasst mehrere Technologien, um aus Rechnungen — ob gescannt oder per Email erhalten — alle gewünschten Daten, wie Rechnungssteller, Datum, Belegnummer, Betrag usw. zu gewinnen. Neben der variablen Freiform-Erkennung können ergänzend For- mulare angelernt werden.
Rechnungen per Email
Lassen Sie sich Rechnungen zukünftig per Email an eine festgelegte Adresse senden. Fast La- ne INVOICE ruft die Belege automatisch aus den Email-Anhängen ab. Durch die Übergabe an ein digitales Archivsystem ist das Verfahren rechtskonform.
Bei wenigen Abläufen in Unternehmen sind die Vorteile einer Digitalisierung so au- genfällig und messbar wie bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen.
Vom strukturierten Einscannen der Belege, über das automatische Auslesen aller re- levanten Informationen, die Zusammenführung mit Belegen aus unterschiedlichen Quellen, den automatischen Abgleich mit Bestellungen und Lieferscheinen, die Prü- fung und Freigabe der Beträge bis hin zu einer vollautomatischen Erzeugung und Übergabe eines Buchungssatzes an die FiBu steuert unser System alle Belege und stellt Ihnen sämtliche Werkzeuge zu einer schnellen und effizienten Bearbeitung Ihrer Eingangsrechnungen zur Verfügung.
Auch eine automatische Datenerfassung bis auf Positionsebene sowie regelbasierte Prüfprozesse können damit realisiert werden. Eine spürbare Entlastung aller beteilig- ten Mitarbeiter ist die Folge — und bedeutet das Ende für verpasste Skontofristen und teure Überstunden.
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Verifizierung
Fast Lane INVOICE bietet ausgezeichnete Trefferquoten in der Belegerkennung. Um dieses hohe Niveau zu erreichen, werden die Belege mit vorhandenen Daten abgeglichen. So wer- den die Umsatzsteuer-ID, IBAN oder Email-Domain zur Identifizierung des Rechnungsstellers herangezogen. Das Productivity Kit bietet ergänzend den Abgleich mit Bestellungen und Lie- ferscheinen.
Workflow Invoice
Automatisierte digitale Abläufe sorgen bei den Eingangsrechnungen für kurze Durchlaufzei- ten. In den Bearbeitungsschritten werden ausgelesene Daten überprüft, Kontierungen er- gänzt und Freigaben erteilt. Bereits in der Basisversion unterstützt Fast Lane INVOICE das 4- Augen-Prinzip ab definierten Schwellwerten. Fehlerhafte Belege können direkt aus dem Pro- zess an den Versender zurückgeschickt werden. Der hohe Grad der Transparenz ermöglicht den kompletten Überblick zu jedem Zeitpunkt — natürlich unter Beachtung Ihres Berechti- gungskonzeptes (Unterschriftenregelung).
Sichere Archivierung
Alle Unterlagen sowie alle Workflows mit ihrer jeweiligen Historie (Bearbeitungsprotokoll) werden im revisionssicheren und per Passwort geschützten Archivsystem entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert. Dabei liefern wir entweder ein digitales Ar- chiv mit (s. separate Preisliste „Archivsystem“) oder binden Ihr schon vorhandenes Archiv ein.
Leistungsspektrum
Wählen Sie Ihr Leistungs- spektrum aus: Fast Lane IN- VOICE und ggf. Productivity / Connectivity Kit. Klären Sie Ihre internen Anforderungen und Berechtigungen und le- gen Sie bereits definierte Prozessabläufe bereit. Infor- mieren Sie Ihre IT.
In nur 3 Schritten zur Invoice-Lösung
Unsere Workflows sind vorkonfiguriert und werden für Ihr Anforderungsprofil ange- passt. Im Regelfall erfolgt die Installation auf Kundenservern oder in einer Private Cloud.
Fast Lane INVOICE
Workshop
Der Workshop findet in Ih- rem Hause bzw. online statt.
Wir besprechen die genauen Funktionen und Abläufe, klä- ren die technischen Rahmen- bedingungen und Zugänge.
Sie erhalten ein Protokoll in dem festgelegt ist, was wie eingerichtet wird.
Einrichtung
Unsere Profis richten die An- wendung für Sie ein und klä- ren Anforderungen mit Ihrer IT. Die Funktionen werden getestet und dokumentiert.
so erhalten Sie ein perfekt funktionierendes System mit individueller Dokumentation zur Erfüllung Ihrer Nachweis- pflicht.
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Preisgestaltung
Die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen mit Fast Lane INVOICE garantiert Ihnen maximale Sicherheit in Ihren Arbeitsabläufen und eine gesetzeskonforme revi- sionssichere Archivierung. Wir bieten passgenaue Lösungen für jeden Anwender.
Alle Preise zzgl. MwSt. Es gelten die AGB der Upload@24 IT Consulting GmbH, Hamburg. Irrtümer, Änderungen vorbehalten. Stand 03/2020
Fast Lane INVOICE
Lizenz / Leistung Kaufpreis € Mietpreis €
(1)Fast Lane INVOICE, Firmenlizenz 7.800,00 299,00
Vorkonfiguriertes Invoice-Management Inkl. aller erforderlichen digitalen Workflows Inkl. Scan- und E-Mail-Verarbeitung
Inkl. 5 Anwenderlizenzen
Inkl. Freiform-Erkennung (Capturing) Erfordert revisionssicheres Archivsystem Evtl. bereits vorhandenes Archivsystem kann integriert werden
Firmenlizenz Wartung, jährlich
(2)1.399,00 inklusive
Service und Updates, SLA über Wartungsvertrag
Konfiguration Fast Lane INVOICE 6.000,00 wie Kaufpreis
Installation und Einrichtung der vorkonfigurierten Workflows
Optionen
OCR-Belegerkennung 750,00 32,00
Unlimitierte Zeichenerkennung
Erzeugt maschinenlesbare PDF-Dateien
Für gescannte Dokumente und E-Mail-Anhänge
Archivsystem siehe separate Preisliste
Digitale revisionssichere Belegarchivierung
(1) Der Mietpreis wird monatlich berechnet. Die Abrechnung erfolgt jeweils 12 Monate im Voraus.
Mindestlaufzeit 24 Monate, 3 Monate Kündigungsfrist.
(2) Die Wartung umfasst Software-Updates und Support.
Rabattstaffel Anwenderlizenzen
Für Anwenderlizenzen bieten wir die folgenden Staffeln an. Die übrigen Preise sind unabhängig von der Anzahl der User.
(1) Der Mietpreis wird monatlich berechnet. Die Abrechnung erfolgt jeweils 12 Monate im Voraus.
Mindestlaufzeit 24 Monate, 3 Monate Kündigungsfrist.
(2) Die Wartung umfasst Software-Updates und Support.
Alle Preise zzgl. MwSt. Es gelten die AGB der Upload@24 IT Consulting GmbH, Hamburg. Irrtümer, Änderungen vorbehalten. Stand 03/2020
Fast Lane INVOICE
Lizenz / Leistung Kaufpreis € Mietpreis €
(1)Fast Lane Anwenderlizenz 198,00 8,50
Workflow User, Einzellizenz
Fast Lane Anwenderlizenz 792,00 34,00
Workflow User, 5-User-Paket (kalkulatorisch je User) 6,80
Fast Lane Anwenderlizenz 1.386,00 59,50
Workflow User, 10-User-Paket (kalkulatorisch je User) 5,95
Fast Lane Anwenderlizenz 5.544,00 238,00
Workflow User, 50-User-Paket (kalkulatorisch je User) 4,76
Fast Lane Anwenderlizenz 9.900,00 425,00
Workflow User, 100-User-Paket (kalkulatorisch je User) 4,25
Fast Lane Anwenderlizenz 13.860,00 595,00
Workflow User, 150-User-Paket (kalkulatorisch je User) 3,97
Upgrade User- auf Concurrent-Lizenz 245,00 10,50
Ermöglicht gleichzeitige Nutzung von Anwenderlizenzen
Anwenderlizenz Wartung, jährlich
(2)18% inklusive
Der Wartungsbetrag errechnet sich aus dem Lizenzpreis und beträgt jährlich 18% davon.
Fast Lane INVOICE — Erweiterungen
Fast Lane INVOICE ist für Sie gut geeignet, aber technisch nicht ausreichend?
Die drei Ergänzungen, das Connectivity Kit für Schnittstellen, das Productivity Kit für Funktionen und das Database Kit für Auswertungen, bieten das Rüst- zeug für viele individuelle Anpassungen.
Die Ergänzungen kommen nicht „Out of the box“ sondern werden individuell verein- bart und konfiguriert. Am Basisprogramm ändert sich deswegen nichts, die Software bleibt unverändert updatebar.
Leistungsspektrum
Prüfen Sie, welche angren- zenden Anwendungen bei Ihnen im Einsatz sind und welche Funktionen benötigt werden. Vielleicht haben Sie bereits Beschreibungen von Schnittstellen und Daten- übergaben?
In nur 3 Schritten zur individuellen Invoice-Lösung
Unsere Workflows können fast beliebig angepasst werden und sind auf PCs, Note- books, Tablets und Smartphones nutzbar. Auf Basis der modernen HTML5- Technologie stehen die Funktionen über jeden gängigen Browser zur Verfügung.
Workshop
Im Workshop klären wir die Anforderungen der techni- schen Rahmenbedingungen.
Sie erhalten ein Protokoll, in dem detailliert festgelegt ist, wie und zu welchem Zweck Schnittstellen angesteuert werden.
Einrichtung
Unsere Profis richten die An- wendung für Sie ein und klä- ren weitere Anforderungen mit Ihrer IT. Die Funktionen werden getestet und doku- mentiert, so haben Sie ein perfekt funktionierendes System mit individueller Do- kumentation zur Erfüllung Ihrer Nachweispflicht.
Productivity Kit
Mit weiteren, über den Standard hinausgehenden Funktionen in der Oberfläche oder im Hin- tergrund kann die Effektivität von Fast Lane INVOICE zusätzlich gesteigert werden.
Database Kit
Neben der Historie zu jedem Vorgang werden Aktivitäten in eine Datenbank geschrieben und bieten auf Basis von SQL beliebige individuelle Auswertungen der Vorgänge.
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Connectivity Kit
Ihre Systemanwendungen benötigen oder liefern Daten zu unterschiedlichen Zeitpunkten oder in abweichenden Formaten? Das Connectivity Kit stellt Datensätze in benötigter Form zur Verfügung oder verarbeitet diese. Soll während der Verarbeitung auch in der Oberfläche auf weitere Daten zugegriffen werden, ist das Connectivity Kit die Basis des Productivity Kits.
Preisgestaltung
Das Productivity Kit basiert auf Fast Lane INVOICE und ist eine Erweiterung. Lizenzen und Leistungen von Fast Lane INVOICE sind ergänzend erforderlich.
(1) Der Mietpreis wird monatlich berechnet. Die Abrechnung erfolgt jeweils 12 Monate im Voraus.
Mindestlaufzeit 24 Monate, 3 Monate Kündigungsfrist.
(2) Die Wartung umfasst Software-Updates und Support.
(3) Umfasst nicht die Wartung der MS SQL Datenbank (kostenfrei seitens Microsoft).
Alle Preise zzgl. MwSt. Es gelten die AGB der Upload@24 IT Consulting GmbH, Hamburg. Irrtümer, Änderungen vorbehalten. Stand 03/2020
Fast Lane INVOICE — Erweiterungen
Lizenz / Leistung Kaufpreis € Mietpreis €
(1)Fast Lane INVOICE Productivity Kit 1.980,00 85,00
Erweitert Fast Lane INVOICE um Funktionen zur Steigerung der Produktivität
Erfordert individuelle Konfiguration
Productivity Kit Wartung, jährlich
(2)360,00 inklusive
Service und Updates, SLA über Wartungsvertrag
Fast Lane INVOICE Connectivity Kit 1.980,00 85,00
Verbindet Fast Lane INVOICE mit Drittsystemen Je Anwendung erforderlich
Connectivity Kit Wartung, jährlich
(2)360,00 inklusive
Service und Updates, SLA über Wartungsvertrag
Fast Lane INVOICE Database Kit 1.980,00 85,00
Unterlegt Fast Lane INVOICE mit MS SQL Express (3) für weitergehende, individuelle Auswertungen
Database Kit Wartung, jährlich
(2)360,00 inklusive
Service und Updates, SLA über Wartungsvertrag
Workshop 1.200,00 wie Kaufpreis
Zur Festlegung individueller erweiterter Invoice-Anforderungen
Konfiguration nach Aufwand
Umsetzung der individuellen erweiterten Invoice-Anforderungen
Fast Lane INVOICE
Upload@24 IT Consulting GmbH Spaldingstraße 64 - 20097 Hamburg Telefon +49 (0) 40 - 41 36 35 - 0 E-Mail info@upload24.de Web www.upload24.de
Wir optimieren Geschäftsprozesse.
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