Anwenderhandbuch Schnittstelle DCW-Fibu
Inhalt
1 Hinweise ... 2
2 Installation ... 2
3 Vorbereitung für die Nutzung ... 3
4 Datenübergabe ... 5
4.1 Verwendete Daten ... 5
4.2 Ablauf der Übergabe ... 6
5 Bedienung ... 7
6 Datensätze ... 9
6.1 Rechnungsausgang ... 9
1 Hinweise
Erweiterungen :
Das Feld Erlösgruppe (Warengruppe) ist ein Pflichtfeld. Das Fehlen eines Wertes in diesem Feld führt zu einer Fehlermeldung; außerdem wird dann keine Übergabedatei erzeugt! (Siehe 4.1)
Das Feld AuftragsNr des Summensatzes enthält nun bei Rechnungen die Nummer des ursprünglichen Auftrags und bei Gutschriften die Nummer der ursprünglichen
Rechnung. (Siehe 6.1)
Bei der Übergabe der Buchungen wird eine Datei im Debitorenpfad mit den Daten der in diesen Buchungen angesprochenen Kunden im Format des erweiterten
Kundendatenexports erzeugt.
2 Installation
Die Exportschnittstelle ist Teil von ADULOGS.exe. Die Installation eines separaten Übergabeprogramms ist daher nicht notwendig. Im Schutzstecker muss das Modul
„Fibu“ freigeschaltet sein, sonst steht der für die Übernahme auszuwählende
Menüpunkt nicht zur Verfügung. Ob dieses Modul freigeschaltet ist kann mittels des Menüpunktes „Systeminfo“ im Menü „?“ geprüft werden. Es erscheint folgende Maske (Menü Hardlock öffnen).
In der Zeile “Fibu-Schnittstelle” muss in Spalte “Angabe” “TRUE” eingetragen sein. (Wie in der markierten Zeile der obigen Abbildung dargestellt). Steht hier das Wort FALSE, so wenden Sie sich bitte an unsere Vertriebsabteilung, um dies zu beheben.
Zur Aktivierung der Schnittstelle muss lediglich in den Systemeinstellungen hinterlegt werden, welche Schnittstelle angesprochen werden soll.
Dazu öffnen Sie die Maske Systemeinstellungen (im Menü „Einstellungen“ der Menüpunkt „Systemeinstellungen“). Tragen Sie auf der Seite „Initialisierung“ im Eingabefeld eine Zeile mit der Festlegung der Schnittstelle ein.
Eingeleitet wird dieser Eintrag durch das Schlüsselwort „FENFIBU“ gefolgt von einem Doppelpunkt. An den Doppelpunkt schließt sich die Bezeichnung der Fibu an. Für die DCW -Schnittstelle lautet der Eintrag somit:
FENFIBU:DCWBUCH
Die Systemeinstellungen (Menü Verwaltung) könnten also folgendermaßen aussehen:
3 Vorbereitung für die Nutzung
Der Menüpunkt „Fibueinstellungen“ des Hauptmenüs „Einstellungen“ bietet die
Möglichkeit, die Einstellungen für die Fibuübergabe vorzunehmen. Diese Einstellungen können später bei der Durchführung der Übergabe noch angepasst werden. Die Maske hat für die DCW-Fibu folgendes Aussehen:
Erforderliche Felder :
Buchungspfad: Hier ist der komplette Pfad, inklusive Laufwerksangabe,
einzutragen. Dort wird die Datei DCWBUCH.TXT angelegt, in der die Rechnungssätze eingetragen werden.
Debitorenpfad: Hier ist der komplette Pfad, inklusive Laufwerksangabe,
einzutragen. Dort wird die Datei DCWDEBI.TXT angelegt, in der die Kundendatensätze, der in den Rechnungen bzw. Gutschriften angesprochenen Adressen, gemäß dem Format des erweiterten Kundendatenexports, eingetragen werden.
Mandantennummer: Die hier eingetragene Mandantennummer wird als
Firmennummer im Feld1 des Buchungsdatensatzes ausgegeben.
Erlös Konto: Dieser Eintrag wird unter Erlöskonto verwendet, wenn weder in der zu buchenden Position noch im Auftrag ein Erlöskonto
angegeben ist.
Sammelkonto: Hier wird das freie Adressfeld gewählt, dessen Inhalt im Feld
"Forderungskonto" des Buchungsdatensatzes ausgegeben werden soll.
Umsatzsteuerschlüssel: Der Inhalt des hier gewählten freien Adressfeldes wird in den ersten beiden Zeichen des Feldes "Kostenträger" im
Buchungsdatensatz übergeben.
Bankeinzugschlüssel: Der Inhalt des hier gewählten freien Adressfeldes wird in den Zeichen 3 und 4 des Feldes "Kostenträger" im Buchungsdatensatz übergeben.
Erlöskontoänderung: Der hier eingetragene Wert wird zum Wert des Feldes Erlöskonto hinzugerechnet und als Erlöskonto im Buchungssatz übergeben.
Für die Verwendung der Felder Sammelkonto, Umsatzsteuerschlüssel,
Bankeinzugschlüssel und Erlöskontoänderung müssen zuvor in den Einstellungen für die freien Felder der Adressdaten die benötigten Felder definiert worden sein.
Die Felder sollten jeweils als "Zahl ohne Nachkomma" definiert werden:
4 Datenübergabe
4.1 Verwendete Daten
Für die Buchungsdaten des Summensatzes werden die Felder Beleg vom, Kommission, Belegnummer und Profilsystem der Belegvorgaben verwendet.
Für den Summensatz werden des weiteren Belegrabatt1, Belegrabatt2,
Belegteuerungszuschlag, Nettosumme, Umsatzsteuer %, Umsatzsteuer, Summe gesamt und die Zahlungsbedingungen der Kalkulationsdaten verwendet.
Die Zahlungsbedingungen werden analysiert und in aufsteigender Reihenfolge der Dauer verwendet. Es werden die Felder Dauer und Skonti übergeben. Außerdem wird aus der Auftragssumme Gesamt und dem jeweiligen Skonto der Skontobetrag
errechnet und übergeben.
Ist bei einem der Einträge kein Skonto aber eine Dauer eingetragen, so wird diese Dauer zusätzlich als Nettotage übergeben.
Für die Positionssätze wird ein Erlöskonto benötigt. Der Wert dafür wird dem Feld Warengruppe des Artikels - bei Artikelpositionen - bzw. dem Feld Warengruppe des Profilsystems - bei Fensterpositionen - entnommen. Dieser Wert ist ein Musswert. Das bedeutet, dass Positionen nur einen Preis haben können, wenn sie Fenster-, Artikel- oder Zusatzartikelpositionen sind. Ist bei einer Position (die einen Preis hat) keine
Warengruppe angegeben, so erzeugt dies bei der Übergabe eine Fehlermeldung der Form "In Rechnung Nr. xxx Position xx ist keine Warengruppe angegeben !" und die Übergabedatei wird gar nicht erzeugt. Alle in den Übergaberechnungen und - gutschriften vorkommenden Fehler werden am Bildschirm angezeigt. Diese
Bildschirmanzeige lässt sich auch ausdrucken, wodurch die Fehler leichter behoben werden können.
4.2 Ablauf der Übergabe
Beim Export erzeugt ADULOFEN.EXE zwei Dateien (DCWBUCH.TXT und DCWDEBI.TXT), die die geforderten Datensätze enthalten.
Am Ende eines jeden Satzes wird eine Zeilenschaltung vorgenommen.
Der Satzaufbau von DCWBUCH.TXT entspricht der Satzbeschreibung Fakturaschnittstelle vom 27.7.1997.
Der Satzaufbau von DCWDEBI.TXT entspricht der Satzbeschreibung des erweiterten Kundendatenexports.
Für jede Rechnung werden mehrere Datensätze in DCWBUCH.TXT erzeugt:
Der erste Satz ist ein Summensatz und enthält den Gesamtbetrag der Rechnung, Rabatte, Teuerung, Steuerbeträge und Skonti.
Die folgenden Sätze beziehen sich jeweils auf eine (oder mehrere) Position(en) und enthalten nur Nettobetrag, Erlöskonto, Erlösgruppe, Menge, Text und Artikelnummer der Position(en). Sind für mehrere Positionen derselben Rechnung identische
Erlöskonten, und Erlösgruppen eingetragen, so werden diese zu einem Datensatz verdichtet. In diesem Fall sind Menge, Text und Artikelnummer dieses summierten Datensatzes leer.
Hat eine Position keinen Preis, so wird sie bei der Übergabe auch nicht berücksichtigt.
5 Bedienung
In der Liste der Rechnungen bzw. Gutschriften werden zunächst die an die Fibu zu übergebenden Belege markiert (F7). Es sollten nur Belege markiert werden, welche noch nicht an die Fibu übergeben wurden (erkennbar am „R“ im Belegstatus).
Anschließend kann durch Auswahl des Menüpunktes „Fibu-Übergabe“, im Menü des Import/Export-Tools der Maske, die Fibuübergabe gestartet werden. Sind Belege markiert, welche schon an die Fibu übergeben wurden, so erscheint für jeden dieser Belege ein Hinweis, dass er schon übergeben wurde mit der Abfrage, ob trotzdem fortgefahren werden soll. Wurde ein Beleg noch nicht gedruckt, erscheint nach Übertragung eine Meldung, dass der Beleg nicht mit an die FIBU übergeben wurde, weil er nicht nicht gedruckt wurde (in der Spalte G in den Rechnungen muss ein D für gedruckt stehen).
Anschließend erscheint eine Maske zur Eingabe bzw. Korrektur der Fibu-Einstellungen.
Wird diese Maske mit OK bestätigt, so erfolgt die eigentliche Übergabe.
Zur Anzeige des Status der Übergabe wird eine Fortschrittsanzeige eingeblendet, in welcher der Anteil der bereits erfolgten Übergabe-Belege sowie der aktuelle
bearbeitete.
Beleg angezeigt werden.
Wenn der Fall eintritt, dass zu einem Erlös eines Beleges kein Erlöskonto angegeben ist und kein alternatives Erlöskonto gewählt wurde, so erscheint eine Eingabemaske mit der Möglichkeit für diesen Erlös ein Erlöskonto anzugeben. Außerdem kann gewählt werden, ob das angegebene Konto für alle weiteren Erlöse für die kein Erlöskonto angegeben ist, verwendet werden soll, oder nicht.
6 Datensätze
6.1 Rechnungsausgang
Verlangtes Feld Summensatz Positionssatz
Firma (A3) Konto.MandantenNr -
Satzart (N2) 01 02
Kz-Rechnung/Gutschrift (A1) "R" bzw. "G"
Kontonr.Debitor (A7) Kunde.KundenNr. Kunde.KundenNr.
Forderungskonto (A6) Wählbares freies Adressfeld
(Sammelkonto) Wählbares freies Adressfeld (Sammelkonto)
Belegnummer (N7) AuftragDat.ExtAufNr AuftragDat.ExtAufNr
Belegdatum (N8 : "TTMMCCJJ") AuftragPos.AuftragsDatum AuftragPos.AuftragsDatum SkontoTage1 (N2) kleinste Anzahl Tage aus
Zahlungsbedingungen - Skonto%1 (N4.2) Prozentwert zu SkontoTage1 - Skonto€1 (N9.2) Euro-Wert zu SkontoTage1 - SkontoTage2 (N2) nächstgrößere Anzahl Tage
aus Zahlungsbedingungen - Skonto%2 (N4.2) Prozentwert zu SkontoTage2 - Skonto€2 (N9.2) Euro-Wert zu SkontoTage2 - SkontoTage3 (N2) größte Anzahl Tage aus
Zahlungsbedingungen - Skonto%3 (N4.2) Prozentwert zu SkontoTage3 - Skonto€3 (N9.2) Euro-Wert zu SkontoTage3 - NettoTage (N2) Anzahl Tage aus Zahlungs-
bedingungen, bei der der Prozentwert = 0
-
Fälligkeitsdatum (N8 : "TTMMCCJJ") AuftragPos.AuftragsDatum +
Nettotage -
LastschriftDatum (N8 : "TTMMCCJJ") AuftragPos.AuftragsDatum + Nettotage
-
Kz-Bankeinzug (A1) reserviert (leer) reserviert (leer)
Umsatzsteuer% (N4.2) AuftragDat.Mwst -
Verlangtes Feld Summensatz Positionssatz
Buchungstext (A15) AuftragPos.Kommission PosEintrag.PosText,
oder leer (bei Verdichtung) Netto-€ (N11.2) + VZ-Netto (A1) Nettosumme Pos-Nettowert
Steuer-€ (N11.2) + VZ-Steuer (A1) Umsatzsteuer - Brutto-€ (N11.2) + VZ-Brutto (A1) Gesamtsumme - Rabatt1-€ (N9.2) + VZ-Rabatt1 (A1) Rabatt1-Euro-Betrag - Rabatt2-€ (N9.2) + VZ-Rabatt2 (A1) Rabatt2-Euro-Betrag -
Rabatt3-€ (N9.2) + VZ-Rabatt3 (A1) reserviert (leer) reserviert (leer) Rabatt4-€ (N9.2) + VZ-Rabatt4 (A1) reserviert (leer) reserviert (leer) Rabatt5-€ (N9.2) + VZ-Rabatt5 (A1) reserviert (leer) reserviert (leer) Teuerungszuschlag (N9.2) Teuerung-Euro-Betrag -
Elöskonto (N6) - Erloeskonto + Wert aus
wählbarem freien Adressfeld
(Erloeskontoänderung)
Erlösgruppe (N4) - Nicht-
Fensterpositionen:0000 Für Fensterpositionen aus Konstruktionsart:
Fensterkonstruktionen: 0815 Türkonstruktionen: 0870 Andere
Konstruktionen:0000 Kostenstelle (A10) reserviert (leer) reserviert (leer)
Kostenträger (A10) - Wählbare freie Adressfelder
(Umsatzsteuerschlüssel / Bankeinzugschlüssel)
Menge (N9) - PosEintrag.Menge
oder leer (bei Verdichtung)
ArtikelNr (A20) - Artikel.ArtikelNr bzw.
ProfilSystem.ArtikelNr
oder leer (bei Verdichtung) AuftragsNr (N8) Bei Rechnungen :
ursprüngliche Auftragsnr.
Bei Gutschriften :
-
Verlangtes Feld Summensatz Positionssatz ursprüngliche Rechnungsnr.
