Lotus Notes 4.6 und Domino

(1)

Markus Dierker Martin Sander

Lotus Notes 4.6 und Domino

Integration von Groupware und Internet

Technische Universität Darmstadt Fachbereich 1

Betriebswirtschaftliche Bibliothek Inventar-Nr. ^B^

Abste!l-Nr.:

ADDISON-WESLEY

An imprint of Addison Wesley Longman, Inc.

Bonn • Reading, Massachusetts • Menlo Park, California • New York • Harlow, England Don Mills, Ontario • Sydney • Mexico City • Madrid • Amsterdam

(2)

Inhaltsverzeichnis

Vorwort 15 Vorwort zur Neuauflage 19 1 Einführung und Überblick 21 1.1 Was ist Lotus Notes? 23 1.1.1 Groupware und Workgroup Computing 24 1.1.2 Eigenschaften von Lotus Notes 26 1.2 Einsatzgebiete von Lotus Notes 62 1.2.1 Diskussionsforum 63 1.2.2 Office-Anwendungen 64 1.2.3 Projektmanagement 66 1.2.4 Workflow-Management-Systeme 66 1.2.5 Vertriebsinformationssysteme 68 1.2.6 Persönliches Informationsmanagement (PIM) 70 1.2.7 Notes und das Intranet, Internet, Extranet 70 1.2.8 Datenbankzugriff via Telefon 73 1.2.9 Fazit 73 1.3 Wo sollte Lotus Notes nicht eingesetzt werden? 74 1.4 Stärken und Schwächen von LotusNotes / Domino 76 2 Theoretische Grundlagen 79 2.1 Das papierlose Büro 79 2.1.1 Ein Blick in die Vergangenheit 79 2.1.2 Die aktuelle Situation im Büro 80 2.1.3 Papierbezogene Kosten 81 2.1.4 Hindernisse auf dem Weg zum papierlosen Büro 85 2.2 Groupware und Workgroup Computing 93 2.2.1 Computer Supported Cooperative Work - CSCW 93 2.2.2 Groupware in der Praxis 94 2.3 Kommunikation, Kooperation und Koordination 95 2.3.1 Kommunikation 95 2.3.2 Kooperation 104 2.3.3 Koordination 108 2.4 Informationsmanagement 116 2.4.1 Datenarten und Speicherkonzepte 117 2.4.2 Replikation 129 2.4.3 Informationsrecherche 143 2.4.4 Sicherheitskonzepte 154 2.5 Globale Informationen 162 2.5.1 Internet und World Wide Web 162 2.5.2 Die Bedeutung des World Wide Web 166 2.5.3 Das World Wide Web und Lotus Notes 173 3 Die ersten Schritte 181 3.1 Einleitung 181 3.2 Die Lotus-Notes-Arbeitsumgebung 182

(3)

3.2.1 Anmelden mit der ID-Datei 183 3.2.2 Kennwort ändern 185 3.3 Arbeiten mit Datenbanken 200 Der praktische Umgang mit Lotus Notes 209 4.1 Datenbankoperationen 210 4.1.1 Neuanlegen von Datenbanken 210 4.1.2 Kopieren von Datenbanken 213 4.1.3 Veröffentlichen von Datenbanken 215.

4.1.4 Suchen nach Datenbanken 217 4.1.5 Komprimieren von Datenbanken 220 4.1.6 Manuelles Aktualisieren der Gestaltung einer Datenbank 221 4.1.7 Verschlüsseln von Datenbanken 222 4.1.8 Löschen von Datenbanken 224 4.1.9 Der Volltextindex 225 4.1.10 Der Mehrfach-Datenbank-Volltextindex 228 4.1.11 Administration 232 4.2 Arbeiten mit Ansichten und Ordnern 238 4.2.1 Was sind Ansichten? 238 4.2.2 Navigieren zwischen Ansichten 247 4.2.3 Navigieren innerhalb einer Ansicht 251 4.2.4 Symbole in Ansichten 254 4.2.5 Arbeiten mit Dokumenten in Ansichten 257 4.2.6 Suchen in Ansichten 267 4.2.7 Das „Aktionen"-Menü 284 4.2.8 Zusätzliche Elemente bzw. Möglichkeiten von Ansichten 284 4.2.9 Was sind Ordner? 286 4.2.10 Persönliche Ansichten 290 4.2.11 Export und Import über Ansichten 294 4.3 Arbeiten mit Dokumenten 297 4.3.1 Noch einmal zurück zu Ansichten 298 4.3.2 Neue Dokumente erstellen 299 4.3.3 Arbeiten mit Rich-Text-Feldern 311 4.3.4 Weitere Gestaltungsmöglichkeiten von Rich-Text-Feldern 333 4.3.5 Suchen und Ersetzen 364 4.3.6 Rechtschreibkontrolle 366 4.3.7 Dateianhänge 368 4.3.8 Drucken 372 4.3.9 Import/Export auf Dokumentenebene 373 4.3.10 Das „Aktionen"-Menü 376 4.4 Notes Mail 377 4.4.1 Notes Mail konfigurieren 379 4.4.2 Nachrichten erstellen und versenden 382 4.4.3 Mail lesen und weiterbearbeiten 393 4.4.4 Das Namens- und Adreßbuch 396 4.4.5 Zusätzliche Funktionen 399 4.5 Calendaring und Scheduling 405 4.5.1 Komponenten und Funktionsweise des Kalendersystems 405 4.5.2 Konfiguration des Kalenders 408

(4)

Inhaltsverzeichnis

4.5.3 Erstellen eines Termins 413 4.5.4 Weitere Einstellungen 421 4.5.5 Arbeiten mit Terminen 424 4.5.6 Task-Dokumente 431 4.5.7 Die Ressourcen-Datenbank 434 4.6 Replikation 440 4.6.1 Eine neue Replik erstellen 442 4.6.2 Der Replikator 451 4.6.3 Manuelle Replikation 456 4.6.4 Das Replizierprotokoll 457 4.6.5 Synchronisation von lokalen Datenbanken 458 4.7 Mobile Nutzung 460 4.7.1 Mobiles Notes konfigurieren 460 4.7.2 Anrufen des Servers 476 4.7.3 Tips für unterwegs 478 4.8 Sicherheit 479 4.8.1 Die ID-Datei 479 4.8.2 Zugriffskontrolliste (ZKL) 487 4.8.3 Funktionen 496 4.8.4 Leser- und Autorennamen 497 4.8.5 Codierungsschlüssel 497 4.8.6 Weitere Sicherheitsmechanismen 503 4.9 Notes-Agenten 510 4.9.1 Voraussetzungen 510 4.9.2 Planung 511 4.9.3 Erstellung eines Notes-Agenten 511 4.9.4 Testen des Agenten 521 4.9.5 Weitere Verwendung 522 4.10 Lotus Components 523 4.10.1 Was sind Components 524 4.10.2 Wie werden die Components installiert? 525 4.10.3 Was zeichnet alle Components aus? 526 4.10.4 Welche Components gibt es? 527 5 Lotus Notes und das Internet 563 5.1 Lotus Domino 564 5.1.1 Die Architektur des Domino-Servers 566 5.1.2 Arbeiten mit Domino 569 5.2 Domino.Action 588 5.2.1 Was ist Domino.Action? 588 5.2.2 Wie wird Domino.Action in der Praxis eingesetzt? 590 5.2.3 Betrachtung der Web-Site durch einen Browser 604 5.2.4 Aktualisierung einer Domino.Action-Web-Site 612 5.2.5 Fazit 613 5.3 Der InterNotes Web Navigator 614 5.3.1 Navigation im World Wide Web 618 5.3.2 Web-Touren 626 5.3.3 Empfehlen von Webseiten 626 5.3.4 Die Zukunft des Web Navigators 629

(5)

5.4 Der Persönliche Web Navigator 629 5.4.1 Konfiguration des Persönlichen Web Navigators 630 5.4.2 Weitere Einstellmöglichkeiten 633 5.4.3 Arbeiten mit dem Persönlichen Web Navigator 636 5.4.4 Automatisieren des Persönlichen Web Navigators 640 5.4.5 Der Web-Ahead-Agent 640 5.4.6 Der Page-Minder-Agent 641 5.4.7 Der Housekeeping-Agent 642 5.5 Notes Network Information Center (NIC) 643 5.5.1 Beschreibung 643 5.5.2 Konfiguration 645 5.5.3 Anwendung 646 5.6 Der InterNotes Web Publisher 649 5.6.1 Welche Aufgaben übernimmt der Web Publisher? 649 5.6.2 Technische Voraussetzungen 651 5.6.3 Der Publikationsprozeß 651 5.6.4 Fazit 653 6 Einführung in die Anwendungsentwicklung 655 6.1 Einleitung 655 6.2 Die zu entwickelnde Anwendung: PIM 656 6.3 Elemente der Anwendungsentwicklung 657 6.4 Planung der PIM-Anwendung 659 6.5 Anlegen einer neuen Datenbank 662 6.6 Erstellen der Masken und Felder 665 6.6.1 Einstellungen für Masken 666 6.6.2 Elemente einer Maske 674 6.6.3 Die noch fehlenden Masken 694 6.7 Ansichten und Ordner erstellen 700 6.7.1 Die erste Ansicht für die PIM-Anwendung 702 6.7.2 Erstellen der noch fehlenden Ansichten 712 6.8 Navigatoren erstellen 724 6.9 Datenbank-Agenten 728 6.10 Zusätzliche Tätigkeiten 729 6.10.1 Erstellen eines Datenbank-Icons 729 6.10.2 Sicherheit 730 6.10.3 Anlegen von Hilfedokumenten 731 6.10.4 Testen der Anwendung 735 6.10.5 Umwandeln einer Datenbank in eine Schablone 737 6.10.6 Modifizieren bestehender Datenbanken bzw. Schablonen 739 6.10.7 Notes-Datenbanken und Domino 740 7 Lotus Notes/Domino 4.6 743 7.1 Überblick über die neuen Funktionen von Release 4.6 743 7.1.1 Neue Funktionen für Endanwender 744 7.1.2 Neue Funktionen in der Notes-Entwicklungsumgebung 744 7.1.3 Neuerungen des Domino-Servers 745 7.2 Portfolios 745 7.2.1 Was sind Portfolios? 745 7.2.2 Anwendungsbereiche von Portfolios 747

10

(6)

7.2.3 Erstellen eines Portfolios 748 7.2.4 Benutzen von Portfolios 748 7.2.5 Verwalten eines Portfolios 749 7.2.6 Volltextsuche in Portfolios 751 7.3 POP3 und SMTP Internet Mail 751 7.4 Notes 4.6 Mail 757 7.4.1 Alternative Mail-Editoren 757 7.4.2 Dokumentenkonvertierung 761 7.4.3 Drucken von Kalenderansichten 762 7.5 Notes Mail und Web-Browser 762 7.5.1 Die Ansichten der Mail-Datenbank 764 7.5.2 Preferences - Einstellungen 765 7.5.3 Erstellen von Memos 768 7.5.4 Erstellen von Meetings 772 7.5.5 Erstellen von Tasks 776 7.5.6 Erstellen von Messages 777 7.5.7 Suchen in der Mail-Datenbank 778 7.5.8 Papierkorb leeren 778 7.6 Kontakt-Management mit Notes 4.6 778 7.7 Neuerungen beim Arbeiten mit Dokumenten 780 7.7.1 Horizontal Rules (Horizontale Trennlinien) 781 7.7.2 Pass-Thru HTML 782 7.7.3 Computed Text (Berechneter Text) 783 7.7.4 Anchor-Links (Anker-Verknüpfungen) 785 7.8 Neue Datenbankschablonen 787 7.8.1 Doc Library - Notes & Web (R4.6) 788 7.8.2 Microsoft Office Library (R4.6) 789 7.8.3 Discussion - Notes & Web (R4.6) 791 7.9 Integration des Microsoft Internet Explorers 792

7.9.1 Installation und Konfiguration 792 7.9.2 Anwendung 794 7.10 Domino Beispiel-Datenbanken 797 7.10.1 Domino 4.6 Samples: FAQ 797 7.10.2 Domino 4.6 Samples: Web Pages 797 7.10.3 Domino 4.6 Samples: Site 1, Site 2, Site 3 798 7.10.4 Domino 4.6 Samples: Frameset 800 7.10.5 Domino 4.6 Samples: Registration 801 7.10.6 Fazit 802 7.11 Der Notes Designer für Domino 802 7.11.1 Umfang des Notes Designers für Domino 802 7.11.2 Bisherige Nachteile bei der Entwicklung von

Domino-Anwendungen 803 7.11.3 Welche grundsätzlichen Neuerungen bietet

die Entwicklungsumgebung? 804 7.11.4 Web-spezifische Neuerungen 804 7.11.5 Notes/Domino 4.6 und Java Agenten 806 7.11.6 Notes/Domino 4.6 und Java Applets 807 7.12 Neuerungen des Domino-Servers 807 7.12.1 SMTP und MIME 807

77

(7)

7.12.2 POP3 und IMAP 808 7.12.3 LDAP-Unterstütung 809 7.12.4 NNTP-Unterstütung 810 7.12.5 Weitere Neuerungen auf Serverseite 811 7.12.6 Fazit 815 7.13 Weitere Detailverbesserungen 815 7.13.1 Sicherheit 815 7.13.2 Unterstütung von UNICODE-Zeichensätzen 816 7.13.3 Keyboard Switching 816 7.13.4 Verwendung von Wildcards in

Netzwerk-Verbindungsdokumenten 816 7.13.5 Notes Connect for ISDN 817 A Notes-Tastenkürzel 819 A.l Funktionstasten 819 A.2 Tastenkürzel im Arbeitsbereich 820 A.3 Tastenkürzel beim Arbeiten mit Ansichten 820 A.4 Tastenkürzel beim Lesen eines Dokuments 822 A.5 Tastenkürzel beim Editieren eines Dokuments 822 A.6 Tastenkürzel in Dialogboxen 824 B Datenbankschablonen (Templates) 825 B.l Discussion (Diskussion) 825 B.2 Personal Journal (Persönliches Journal) 826 B.3 Document Library - Lotus SmartSuite & MS Office 827 B.4 Approval Cycle 828 B.5 Ressourcen-Reservierung (4.5) 829 B.6 Mail (R 4.5) 829 B.7 Persönliches Adreßbuch 830 B.8 Datenbankbibliothek 831 B.9 Server Web Navigator 4.5 832 B.10 Domino.Action Site Creator 1.0 832 B.ll Persönlicher Web Navigator 4.5 833 C Notes-Online-Quellen 835 C.l WWW-Adressen 835 C.2 Usenet Newsgroups 838 C.3 Informationsquellen in CompuServe 839 D Domino.Connect 841 D.l Was ist Domino.Connect? 841 D.2 Wie benutzt man Domino.Connect? 842 D.3 Übersicht über die Domino.Connect-Komponenten 842 D.3.1 Nativer Notes-Zugriff auf DBMS 843 D.3.2 Zugriff auf Back-end-Datenbanken von Notes aus 843 D.3.3 Zugriff auf Notes-Datenbanken von DBMS und

Abfragesprachen (SQL) 844 D.3.4 Server-zu-Server High-Volume-Datenaustausch 845 D.3.5 Schnittstelle zu Transaktionssystemen 845 D.3.6 API (Application Programming Interface) 845

12

(8)

E Business Partner 847 E.l Analysis Gesellschaft für Kommunikations- und

Informationsmanagement mbH 847 E.2 bit Informatik GmbH - Beratungsgesellschaft für

Informationstechnologie 851 E.3 EDM Software AG 853 E.4 GEDYS Software Consulting GmbH 855 E.5 Hypercope GmbH 857 E.6 Pavone Informationssysteme GmbH 859 E.7 ONEstone Information Technologies GmbH 862 E.8 Retarus Network Services GmbH 866 E.9 teamwork Software und Consulting GmbH 870 E.10 Unilink Informationssysteme GmbH 872 F Symbole in Ansichten 875 G Der Inhalt der CD-ROM 877 Index 879

13