Prüfhilfe Mindestlohn in LODAS

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Dok.-Nr.: 1080647

DATEV-Serviceinformation Hintergrund

Letzte Aktualisierung: 30.12.2020

Relevant für:

LODAS classic LODAS comfort LODAS compact

Prüfhilfe Mindestlohn in LODAS

Inhaltsverzeichnis 1 Über dieses Dokument 2 Hintergrund

3 Aufbau der Prüfhilfe Mindestlohn

4 Berechnungsgrundlagen der Prüfhilfe Mindestlohn 5 Berechnung des Stundenlohns

5.1 Gehaltsempfänger

5.2 Gehaltsempfänger ohne Arbeitszeit 5.3 Stundenlohnempfänger

5.4 Sonstige Entlohnungsformen

6 Anpassungsmöglichkeiten für die Auswertung 6.1 Lohnarten

6.2 Mandantendaten 6.3 Personaldaten 7 Weitere Informationen

Aktuelle Änderungen

01.07.2021 Dokument auf Mindestlohn ab 01.07.2021 aktualisiert.

1 Über dieses Dokument

In diesem Dokument erhalten Sie folgende Informationen zur Prüfhilfe Mindestlohn in LODAS:

 Aufbau der Prüfhilfe Mindestlohn

 Berechnungsgrundlagen der Prüfhilfe

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 Berechnung des Stundenlohns

 Gehaltsempfänger

 Gehaltsempfänger ohne Arbeitszeit

 Stundenlohnempfänger

 Sonstige Entlohnungsformen

 Individuelle Anpassungsmöglichkeiten der Auswertungen

2 Hintergrund

Seit 01.07.2021 beträgt der Mindestlohn 9,60 Euro brutto je Zeitstunden (2020: 9,35 Euro und seit 01.01.2021: 9,50 Euro). Alle in Deutschland beschäftigten Arbeitnehmer haben einen gesetzlichen Anspruch auf diesen Brutto- Stundenlohn. Alle Arbeitgeber sind zur Zahlung des Mindestlohns verpflichtet.

Vorbehalt: Gesetzliche Grundlagen sind noch nicht verabschiedet

Seitens des Gesetzgebers ist bisher nicht abschließend geklärt, welche Lohnbestandteile für den Mindestlohn anrechenbar sind. Die Auswertung kann Sie deshalb bei der Ermittlung des Mindestlohns lediglich unterstützen. Prüfen Sie, ob im individuellen Fall eine Anpassung erforderlich ist.

3 Aufbau der Prüfhilfe Mindestlohn

Die Prüfhilfe Mindestlohn kann folgende Mitarbeitergruppen und Sonderfälle auflisten:

 Gehaltsempfänger

 Gehaltsempfänger ohne Arbeitszeit

 Stundenlohnempfänger

 Sonstige Entlohnungsformen ohne Arbeitszeit

 Sonstige Entlohnungsformen

Wenn in einer Gruppe keine potenzielle Mindestlohnunterschreitung identifiziert wird, taucht sie nicht auf der Auswertung auf.

Die Prüfhilfe Mindestlohn wird nicht erstellt, wenn keine Mindestlohnunterschreitungen identifiziert werden und wenn keine geringfügig Beschäftigten abgerechnet werden.

Geringfügig Beschäftigte werden unabhängig von einer Mindestlohnunterschreitung auf der Auswertung ausgegeben. Die Liste ist getrennt in geringfügig und normal Beschäftigte.

So sehen die Auswertungen aus:

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 LODAS - Musterauswertung Normalbeschäftigte (pdf) (Stand: 12/2014)

 LODAS - Musterauswertung geringfügig Beschäftigte (pdf) (Stand: 12/2014)

4 Berechnungsgrundlagen der Prüfhilfe Mindestlohn

Die Ermittlung des Stundenlohns weicht je nach Entlohnungsform des jeweiligen Arbeitnehmers ab.

Individuelle Situation berücksichtigen

Die Prüfung des Mindestlohns muss an die jeweiligen Gegebenheiten des einzelnen Arbeitgebers und Arbeitnehmers angepasst werden. Dabei spielt die individuelle Gestaltung des Arbeitsverhältnisses eine wichtige Rolle und kann auf die Berechnung starken Einfluss haben. Die Prüfhilfe Mindestlohn kann nur Standardfälle abbilden. Sie dient zur Unterstützung bei der weiteren Prüfung, kann diese Prüfung aber nicht ersetzen!

5 Berechnung des Stundenlohns

Schwellenwert Mindestlohn

Für die Einschätzung des Risikos eines Mindestlohnverstoßes lässt sich folgende Plausibilitätsprüfung anstellen:

Wenn - mit Ausnahmegenehmigung der Arbeitsschutzbehörde - täglich 12 Stunden und - unter zulässiger Nutzung von Sonntagsarbeit - an 29 Tagen in einem Monat gearbeitet wird, so beträgt die danach mögliche maximale Arbeitsstundenzahl je Monat 348 Stunden.

Somit ergibt sich ein mindestlohnrelevantes Arbeitsentgelt für 2021 (Schwellenwert) von 3.340,80 Euro (348 Stunden x 9,60 Euro).

Alle Mitarbeiter, die den Schwellenwert mit mindestlohnrelevantem Arbeitsentgelt / Lohnarten in der Abrechnung überschreiten, besteht kein Risiko mehr eines Mindestlohnverstoßes. Ab dieser Entgelthöhe prüft das Programm nicht weiter. Der Schwellenwert gilt gleichermaßen für Beschäftigte in Voll- und Teilzeit.

5.1 Gehaltsempfänger

In diese Kategorie fallen Arbeitnehmer, deren Entlohnungsform als Gehalt geschlüsselt ist und für die eine wöchentliche Arbeitszeit hinterlegt wurde (Personaldaten | Beschäftigung | Tätigkeit, Register Allgemeine Angaben).

Für die wöchentliche Arbeitszeit werden nach absteigender Rangfolge folgende Arbeitszeiten verwendet:

1. Personaldaten | Arbeitszeiten | Soll-Arbeitszeit

2. Personaldaten | Arbeitszeiten | Regelmäßige-Arbeitszeit 3. Mandantendaten | Arbeitszeiten | Soll-Arbeitszeit

4. Mandantendaten | Arbeitszeiten | Regelmäßige/Feste Arbeitszeit

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Um den Divisor zur Ermittlung des Stundenlohns zu erhalten, wird aus der wöchentlichen Arbeitszeit mit folgender Formel eine monatliche Arbeitszeit berechnet:

Formel für die Berechnung der monatlichen Arbeitszeit

Monatliche Arbeitszeit = Wöchentliche Arbeitszeit x 13 Wochen / 3

Für Gehaltsempfänger, die ein gleichbleibendes monatliches Gehalt erhalten, können die geleisteten Stunden hinsichtlich der verschiedenen Arbeitstage monatlich variieren. Das Gesetz zum Mindestlohn enthält keine Vorschrift, wie bei der Umrechnung von Festgehältern vorzugehen ist.

Inzwischen haben das Bundesministerium für Arbeit und Soziales, Zoll und die Deutsche Rentenversicherung veröffentlicht, dass diese Stellen bei einer Prüfung eine mit der obigen Formel berechnete Arbeitszeit verwenden.

Wenn hiernach der Mindestlohn nur aufgrund der schwankenden Anzahl an Arbeitstagen in einzelnen Monaten unterschritten wird (also nicht aufgrund von Überstunden), ist dies nach Begründung dieser Stellen unbeachtlich. In diesen Fällen würde im Ergebnis ein (fiktives) Arbeitszeitkonto im Sinne des § 2 Abs. 2 MiLoG vereinbart, in dessen Rahmen die zur Mindestlohnunterschreitung führenden Arbeitsstunden, die über die regelmäßige Monatsarbeitszeit hinausgehen, spätestens innerhalb von 12 Kalendermonaten (regelmäßig innerhalb von 3 Monaten), ausgeglichen werden würden. Diese Stellen haben aber auch klargestellt, dass die Auslegung von Gesetzen den Gerichten vorbehalten ist. Daher auch keine Gewährleistung bei Verwendung des Faktors 13/3 gegeben werden kann.

Ausgleich des (fiktiven) Arbeitskontos

Bei einem unterjährigen Austritt ist unter Umständen ein Ausgleich des (fiktiven)

Arbeitszeitkontos notwendig. Wir empfehlen Ihnen daher für einen unterjährig austretenden Mitarbeiter die Einhaltung des Mindestlohns in den einzelnen Monaten zu prüfen.

Wenn für einen Gehaltsempfänger zusätzlich Stundenlohnarten über die Bewegungsdaten erfasst werden (z. B.

Ausgleich von Überstunden), wird die Anzahl der erfassten Stunden auf die ermittelte monatliche Arbeitszeit addiert.

Voraussetzung dafür ist, dass die Stundenlohnart als mindestlohnrelevant mit der Schlüsselung Betrag und Stunden berücksichtigen angelegt ist. Wenn die erfassten Stunden nicht als zusätzliche geleistete Arbeitszeit berücksichtigt werden, das damit ausbezahlte Entgelt aber mindestlohnrelevant ist, muss die Schlüsselung in der Stundenlohnart auf Betrag berücksichtigen geändert werden.

Formel für die Berechnung des ermittelten Stundenlohns

Ermittelter Stundenlohn = Summe der relevanten Festbezugslohnarten / (wöchentliche Arbeitszeit x 13 Wochen / 3)

 Gehalt: 1.200,00 EUR (Stammlohnart 200); wöchentliche Arbeitszeit: 40 Stunden

 Stundenlohn = 1.200,00 / (40 Std. x 13 Wochen / 3) = 6,92 EUR / Std. (kaufmännisch gerundet)

5.2 Gehaltsempfänger ohne Arbeitszeit

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In diese Kategorie fallen Arbeitnehmer, deren Entlohnungsform als Gehaltsempfänger erfasst ist, aber für die keine gültigen Arbeitszeiten auf Mandanten- oder Personalebene hinterlegt sind unter Personaldaten | Beschäftigung | Tätigkeit, Register Allgemeine Angaben.

Zusätzlich werden geringfügig Beschäftigte und Teilzeitbeschäftigte, wenn keine Arbeitszeit in den Personaldaten gespeichert ist, in dieser Kategorie ausgegeben. Um auch für diese Mitarbeiter eine Prüfung zu ermöglichen, wird eine maximal zulässige monatliche und wöchentliche Arbeitszeit ermittelt.

Prüfen Sie, ob der Arbeitnehmer die maximal zulässige Arbeitszeit überschreitet, und erfassen Sie ggf. die Arbeitszeit für den Arbeitnehmer auf Personalebene. Hierzu wird die Summe der relevanten Festbezugslohnarten durch den gesetzlichen oder hinterlegten Mindestlohn dividiert (maximal zulässige monatliche Arbeitszeit). Anschließend werden die monatlichen Stunden durch den Wert 13 Wochen / 3 dividiert (maximal zulässige wöchentliche Arbeitszeit).

Beispiel:

 Gehalt: 1.200,00 EUR (Stammlohnart 200); Mindestlohn: 9,60 EUR pro Stunde

 Maximal zulässige monatliche Arbeitszeit = 1.200,00 / 9,60 = 125 Stunden (abgerundet auf halbe Stunden)

 Maximal zulässige wöchentliche Arbeitszeit = 125 Std. / 13 x 3 = 28,5 Stunden (abgerundet auf halbe Stunden)

5.3 Stundenlohnempfänger

In diese Kategorie fallen Arbeitnehmer, deren Entlohnungsform mit Stundenlohn erfasst ist unter Personaldaten | Beschäftigung | Tätigkeit, Register Allgemeine Angaben.

Zur Berechnung des ermittelten Stundenlohns wird die Summe der relevanten Entgelte aus den in den

Bewegungsdaten erfassten relevanten Stundenlohnarten und den mindestlohnrelevanten Festbezügen gebildet. Als Arbeitszeit wird die Anzahl der über Bewegungsdaten erfassten relevanten Stunden berücksichtigt.

Wenn für einen Stundenlohnempfänger keine Stunden erfasst werden und trotzdem relevante Entgelte vorhanden sind, wird die Arbeitszeit wie bei Gehaltsempfängern ermittelt.

Formel für die Berechnung des ermittelten Stundenlohns

Ermittelter Stundenlohn = Summe der relevanten Bezüge / Summe der erfassten relevanten Stunden

Beispiel:

 Std-Lohn 1 (Stammlohnart 101) / 8,00 EUR x 120,0 abgerechnete Stunden

 Std-Lohn 2 (Stammlohnart 102) / 2,50 EUR x 20,0 abgerechnete Stunden

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 Std-Lohn = (8,00 EUR x 120 Std. + 2,5 EUR x 20 Std.) / (120 Std. + 20 Std.) = 7,21 EUR / Std.

(kaufmännisch gerundet)

5.4 Sonstige Entlohnungsformen

In diese Kategorie fallen Arbeitnehmer, deren Entlohnungsform mit Leistungslohn erfasst ist unter Personaldaten | Beschäftigung | Tätigkeit, Register Allgemeine Angaben.

Zusätzlich müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

 Akkord normal

Ein Akkordfaktor muss hinterlegt und mindestens eine der folgenden Akkordlohnarten abgerechnet worden sein: 120, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 127, 128, 129

 Monatslohn Metalltarif

Ein Monatsgrundlohn muss hinterlegt und mindestens eine der folgenden Lohnarten abgerechnet worden sein: 620, 622, 624, 626

 Monatslohn Tarifgebiet NRW

Ein Monatslohn muss hinterlegt und mindestens eine der folgenden Lohnarten abgerechnet worden sein: 640, 641, 642, 643

Der Stundenlohn wird dann analog zu Gehaltsempfängern mit oder ohne Arbeitszeit berechnet.

6 Anpassungsmöglichkeiten für die Auswertung

6.1 Lohnarten

Mit LODAS werden die Lohnarten automatisch entsprechend ihrer Relevanz für die Berücksichtigung beim Mindestlohn vorbelegt. Diese Vorbelegung kann geändert werden.

Zur Änderung Mandantendaten | Lohnarten, Registerkarte Sonstiges, Gruppe Angaben zum Mindestlohn wählen.

Vorbelegung der Lohnarten sind Vorschläge

Die Vorbelegung der Lohnarten durch DATEV sind reine Vorschlagswerte. Prüfen Sie daher die Einstellungen in den von Ihnen genutzten Lohnarten.

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Die Einschätzung der DATEV, welche Zahlungen des Arbeitgebers als Bestandteil des Mindestlohns anzuerkennen sind, beruht auf der Beschlussempfehlung des Ausschusses für Arbeit und Soziales (Drucksache 18/2010). Der Mindestlohn wird darin als Mindestentgeltsatz im Sinne des § 2 Nr. 1 AEntG definiert. Auslegungskriterien liefern diverse Entscheidungen des Europäischen Gerichtshof und des Bundesarbeitsgerichts. Demnach müssen nur solche Entgeltbestandteile berücksichtigt werden, "die nicht das Verhältnis zwischen der Leistung des Arbeitnehmers und der von ihm erhaltenen Gegenleistung veränderten (funktionale Gleichwertigkeit der zu vergleichenden Leistungen)."

(EuGH vom 14.04.2005-C-341/02- "Kommission/Deutschland").

Zahlungen, die als Gegenleistung für ein Mehr an Arbeit oder Arbeitsstunden unter besonderen Bedingungen gezahlt werden, werden daher nicht als Entgeltbestandteile des Mindestlohns angesehen.

Aufgrund dieser Auslegung wurde eine im Zweifel vorsichtige Vorbelegung der Lohnarten auf Basis der hinterlegten Stammlohnart getroffen. Zahlungen, die im Einzelfall doch eine Mindestlohnrelevanz haben, deren Lohnart aber keine DATEV-Vorbelegung erhalten hat, müssen auf mindestlohnrelevant geschlüsselt werden und werden für die Auswertung Prüfhilfe Mindestlohn berücksichtigt.

Stammlohnart LODAS Bezeichnung Vorbelegung

101 Stundenlohn Betrag und Stunden

103 Überstdgrundvergütung Betrag und Stunden

120 Zeitakkord Betrag

122 Akkord vor.bezahl.Zeit Betrag

124 Geld/Stück-Akkord Betrag

125 Geld/Stück-Akkord Betrag

126 Akkord-Durchs-Vormon. Betrag

127 Akkord-Durchs-Vormon. Betrag

128 Akkord-Durchs-lfd Mon. Betrag

129 Akkord-Durchs-lfd Mon. Betrag

200 Festbezug Lohn/Gehalt Betrag

206 Festbez. vert. Kst/Std Betrag

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Stammlohnart LODAS Bezeichnung Vorbelegung

230 Festbezug netto Betrag

509 Überstd.-Grundverg. Betrag und Stunden

601 Monatsgrundlohn Betrag

624 Geld-/Stückakkord Betrag

626 Durchs.bezahl.Std/Vdg Betrag

637 Leistbez.Akk.Mehrverd. Betrag

640 Zeitakkord / 2.LG Betrag

641 Akk.vorg.bez.Zeit/2.Lg Betrag

642 Geld-/Stck.Akk/2.Lg Betrag

643 Durchs.bezahl.Std/2.Lg Betrag

700 Stundenvergütung Betrag und Stunden

750 Diakon.EKD Besitz.dyn. Betrag

751 Diakon.Bay.Besitz.allg Betrag

752 Diakon.Bay.Besitz.Kind Betrag

780 Ausgleich Arbeitsstd. Betrag und Stunden

782 Leistungszulage Betrag

790 Zwischen-/Endst. TVöD Betrag

791 Strukturausgleich TVöD Betrag

855 Festlohn Betrag

861 Prämie / Provision lfd. Betrag

6.2 Mandantendaten

Unter Mandantendaten | Mindestlohn können Sie Folgendes erfassen:

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 Abweichender Mindestlohn (ggf. aus Tarifvertrag)

 Generelle Unterdrückung der Mindestlohnprüfung

 Ausgabe nur geringfügig Beschäftigter mit einer Mindestlohnunterschreitung auf der Auswertung

6.3 Personaldaten

Unter Personaldaten | Entlohnung | Mindestlohn können Sie Folgendes erfassen:

 Abweichender Mindestlohn (ggf. aus Tarifvertrag)

 Unterdrückung der Mindestlohnprüfung

7 Weitere Informationen

Weitere Informationen zum Mindestlohn erhalten Sie im Dokument

 Mindestlohn Aufzeichnungspflichten: Excel-Arbeitsmappe zur Dokumentation der Arbeitszeiten (Dok.-Nr.

1070992)

 Mindestlohnprüfung anpassen

 Prüfhilfe Mindestlohn in Lohn und Gehalt (Dok.-Nr. 1020420)