Christoph Neeb
Finanzbuchhaltung und Jahresabschluss
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1 Zweck der Buchführung
Haben Sie schon einmal ein Unternehmen erlebt, in dem die Buchführung für längere Zeit nicht oder nicht korrekt durchgeführt wurde? Es ist wie in einem Blindflug. Sie haben kaum noch verlässliche Antworten auf wichtige Fragen wie:
씰Welche Kosten sind entstanden?
씰Wird im Augenblick überhaupt wirtschaftlich gearbeitet?
씰Sind die Verkaufspreise richtig kalkuliert?
씰Wie gut ist unser Unternehmen im Vergleich mit Konkur- renten?
씰Wie wird sich oder kann sich unser Unternehmen weiter- entwickeln?
씰Welche Investitionen sollen getätigt werden?
Ohne Buchführung fehlen die Zahlen und damit jegliche Basis für Ihre Orientierung. Aber orientiert und informiert sollten Sie sein, denn es geht um Geld. Eine gut organisierte Buchführung gibt jederzeit Auskunft über
씰das Vermögen und die Schulden, 씰die Gewinne und Verluste,
씰die Aufwendungen und die Erträge sowie 씰die Privatentnahmen und die Privateinlagen.
Sie schafft damit ständig die Ausgangsbasis für eine si- chere Entscheidungsfindung. Sie ermöglicht weiterhin, die Interessen des Unternehmens mit aktuellen Zahlen selbstbe- wusst und erfolgreich zu vertreten.
Hinzu kommt die Rechenschaftspflicht Ihres Unterneh- mens, die in mehreren Hinsichten besteht.
8 Zweck der Buchführung
씰Die Kapitalgeber wollen sehen, dass ihr Kapital gewinn- bringend eingesetzt wird. Zu diesem Zweck haben sie es als Gesellschafter dem Unternehmen überlassen.
씰Die Gläubiger wollen sich ein Bild davon machen können, wie kreditwürdig ein Unternehmen ist, ehe sie ihm ermög- lichen, weiter Schulden zu machen.
씰Das Finanzamt darf nachprüfen, ob die in der Steuererklä- rung angegebenen Besteuerungsgrundlagen stimmen.
씰Ein Gericht kann in einem Rechtsstreit anordnen, dass die Handelsbücher als Beweismittel vorgelegt werden.
Insbesondere die Kapitalgeber und die Gläubiger wollen, dass in Ihrem Unternehmen die richtigen Entscheidungen getroffen werden, weil dies indirekt zugleich ihren Interessen dient.
Buchführung ist sicher nicht alles, aber ohne Buchfüh- rung kann kaum ein Unternehmen auf Dauer existieren.
Buchführungskenntnisse sind unabdingbar. Auch wenn Sie nicht selbst Buchungen durchführen, müssen Sie dennoch vorhandene Zahlen beurteilen können.
Definitionen
In den folgenden Kapiteln erscheinen einige Be- griffe, die in der Umgangssprache häufig ungenau verwendet werden, hier aber technische Begriffe sind.
„Auszahlung“ bezeichnet einen Barzahlungsvorgang, d.h.
den Abfluss liquider Mittel wie Kassenbestände oder jeder- zeit verfügbarer Bankguthaben. Das Gegenteil ist „Einzah- lung“.
„Ausgabe“ bezeichnet nicht nur den Abfluss liquider Mittel, sondern umfasst dazu auch Kreditvorgänge, d.h. die Entste- hung von Verbindlichkeiten oder den Verlust von Forderun- gen. Das Gegenteil ist „Einnahme“.
Zweck der Buchführung 9
„Aufwand“ bedeutet Güterverzehr, d.h. den Ge- und Ver- brauch von Sachgütern und die Inanspruchnahme von Dienstleistungen. Das Gegenteil ist „Ertrag“.
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2 Buchführung und Controlling
Zentral ist für jedes Unternehmen, dass es jederzeit li- quide bleibt. Wenn die Einnahmen und Ausgaben nicht sorg- fältig geplant werden, kann ein Unternehmen selbst dann in die Gefahr einer Insolvenz geraten, wenn die Umsatzzahlen gut aussehen und mit Gewinn gewirtschaftet wird.
Der beste Plan nützt allerdings nichts, wenn nicht ständig anhand der aktuellen Zahlen überprüft wird, ob er auch we- nigstens einigermaßen eingehalten wird bzw. eingehalten werden kann. Soll-Ist-Vergleiche wie diese Überprüfung ei- nes Liquiditätsplans stehen am Anfang des modernen Cont- rollings.
Solange es nur um Soll-Ist-Vergleiche ging, konnte das Controlling von den Buchhaltern mit übernommen werden.
Aber diese Zeiten sind längst vorbei. Während in den fünfzi- ger und sechziger Jahren die von Controllern geforderten Fä- higkeiten noch primär im Bereich der Bilanzierung lagen, ka- men in den frühen achtziger Jahren Eigenschaften wie Durchsetzungsvermögen und analytische Fähigkeiten bei Tätigkeiten wie Soll-Ist-Vergleichen, Abweichungsanalysen und bei der Kostenüberwachung hinzu.
Zudem ist das Controlling hinsichtlich seiner funktiona- len und institutionalen Aufgabenbereiche erweitert worden.
Z.B. ist das strategische Controlling mit aufgenommen wor- den. Deswegen werden heute unter dem Begriff des Control- lings wesentlich mehr Tätigkeiten zusammengefasst als noch vor einigen Jahren. Controller sind längst keine Buchhalter mehr. Vielmehr haben sie heute ein eher distanziertes Ver- hältnis zur Buchhaltung. Für sie liefert die Buchhaltung nur noch das Zahlenwerk, das sie neu gestalten.
Buchführung und Controlling 11
Buchführung, auch bezeichnet als Finanzbuchhaltung, wird mit der Kostenrechnung, Planungsrechnung und Statis- tik unter dem Begriff des betrieblichen Rechnungswesens zu- sammengefasst. Generell gilt, dass für das Controlling das betriebliche Rechnungswesen die wichtigste betriebsinterne Informationsbasis darstellt. Daneben kann sich das Control- ling direkt der Ergebnisse der an Mengen und Zeiten orien- tierten Betriebsdatenerfassung bedienen und so Informatio- nen z.B. über Materialeinsatz und Produktion gewinnen.
Meistens wird nach den Controllern gerufen, wenn die Lage in einem Unternehmen bereits verfahren ist. Dort heißt es dann, ein Frühwarnsystem, wie es das Controlling bieten könne, brauche man auch. Die angeheuerten Controller wer- den in einem solchen Fall aber nicht gleich mit dem eigentli- chen Controlling beginnen und nicht sofort ein Frühwarn- system installieren. Wozu sollte dies in einer solchen Situation noch dienen? Sie werden sich vielmehr die Preiskal- kulationen des betroffenen Unternehmens anschauen, wobei sie sich dann schon mitten in der Kosten- und Leistungsrech- nung befinden. Die dafür notwendigen Daten liefert die Fi- nanzbuchhaltung. Erst wenn auf der Basis einer funktionie- renden Buchführung eine funktionierende Kosten- und Leistungsrechnung erstellt wurde, kann wiederum das ei- gentliche Controlling beginnen.
Die Controller versuchen, aus den Daten des betrieblichen Rechnungswesens Kennzahlen zu ermitteln, die Rück- schlüsse auf die zukünftige Entwicklung des Unternehmens zulassen sollen. Freilich hat es seine Tücken, aus der Vergan- genheit auf die Zukunft zu schließen. Dass in der Vergangen- heit bestimmte Wirkungszusammenhänge zu beobachten waren, bedeutet noch nicht, dass sie auch in der Zukunft wie- der auftreten werden. Zudem hinkt man den Entwicklungen
12 Buchführung und Controlling
immer hinterher, weil sie sich schon manifestiert haben, wenn sie sich im Zahlenwerk niederschlagen. So sind aus Chancen womöglich schon Konkurrenzprodukte der ande- ren geworden und aus Risiken womöglich schon Krisen.
Bis jetzt gibt es aber keine Alternative, die das Controlling auf der Basis des betrieblichen Rechnungswesens ersetzen könnte. Zwar versucht man Früherkennungssysteme auch durch die Analyse von Signalen, die auf Trendveränderungen und Trendbrüche im Umfeld des Unternehmens hinweisen, zu installieren oder die Denk- und Handlungsmuster der Mitarbeiter so zu verändern, dass sie „offener“ wahrnehmen und denken, aber all dies soll und kann die Arbeit mit den Daten des betrieblichen Rechnungswesens nicht ersetzen.
Und der Beginn dieser Arbeit sind nach wie vor die Buchfüh- rung und die Bilanzierung.
In der Reihe Pocket Power Controlling zeigen insbeson- dere die Bände Kalkulation und Preispolitik, Erfolgsrech- nung und -analyse sowie Budgetierung und Planung, wie die Daten des Rechnungswesens für zentrale betriebliche Ent- scheidungen genutzt werden. Der vorliegende Band stellt Grundlagen dar. Zusammen mit den anderen Bänden ergibt sich ein umfassender, anwendungsorientierter Kurs des Rechnungswesens. Alle Bände sind aber so konzipiert, dass sie ohne Einschränkung auch alleine eingesetzt werden kön- nen.
