NOTFALIPLANUNG IN KUNST- UND MUSEUMSBIBtlOTHEKEN
NOTFALLPLANUNG IN KUNST- UND MUSEUMSBIBLIOTHEKEN AM BEISPIEL DER BIBLIOTHEK DER HAMBURGER KUNSTHALLE
Andrea Joosten - (Hamburger Kunsthalle)
Blickt m a n i n die Geschichte der Freien u n d H a n sestadt H a m b u r g , s o findet m a n eine ganze Reihe v o n Katastrophen, die auch Behörden, Bibliotheken u n d Archive nicht unberührt l i e ß e n - z. B. der „ G r o ß e B r a n d " i m 19. Jahrhundert, der Feuersturm „ G o - m o r r h a " i m Zweiten Weltkrieg, die Sturmflut 1962.
O b w o h l viele Städte solche traurigen Beispiele n e n n e n k ö n n e n , w i r d das T h e m a „ N o t fallplanung" oft w i e ein Stiefkind behandelt. D i e vielen n e u e n A u f gaben i n d e n Bibliotheken, der hektische Alltag las
sen v o r b e u g e n d e M a ß n a h m e n zunächst als zweit
rangig erscheinen, z u m a l m a n hofft, dass die Pla
n u n g n i e m a l s z u m Einsatz k o m m e n wird.1
I n K u n s t - u n d M u s e u m s b i b l i o t h e k e n ist e i n e N o t f a l l p l a n u n g gerade d a n n b e s o n d e r s w i c h t i g , w e n n wertvolle u n d v o r allem einzigartige Bestän
d e v o r h a n d e n sind. D i e Wertigkeit der Bibliothek rückt in d e n R a n g einer eigenen musealen S a m m l u n g - e i n e m schützenswerten Kulturgut. I n M u s e e n k a n n sich die Bibliothek an der N o t f a l l p l a n u n g f ü r die Sammlungsbereiche orientieren, sofern diese v o r h a n d e n ist. D o c h auch hier gilt es, M a ß n a h m e n f ü r die Notfallsituation z u entwickeln, die ganz a u f d i e Materialien u n d die organisatorische Situation der Bibliothek abgestimmt sind.
W a s k a n n m a n also tun? Grundsätzlich lassen sich K a t a s t r o p h e n n i c h t i m m e r v e r m e i d e n ; aber m a n k a n n versuchen, deren Wahrscheinlichkeit zu r e d u zieren u n d die A u s w i r k u n g e n z u m i n i m i e r e n .
D i e B i b l i o t h e k der H a m b u r g e r K u n s t h a l l e hat a u f g r u n d der D i p l o m a r b e i t v o n Petra Wolters2 a n gefangen, sich intensiv m i t einer N o t f a l l p l a n u n g auseinander z u setzen.
Gefahrenanalyse
I n einer ersten Phase der N o t f a l l p l a n u n g ist es wichtig, mögliche äußere u n d innere Gefahrenquel
len z u n e n n e n u n d deren Wahrscheinlichkeit u n d A u s w i r k u n g e n z u untersuchen.
D i e Bibliothek der H a m b u r g e r Kunsthalle umfasst über 165.000 Medieneinheiten, wobei es sich vorwie
g e n d u m Bücher handelt. T h e m a ist die Bildende Kunst. Entsprechend der S a m m l u n g des Hauses ist auch der Schwerpunkt der Bibliothek breit angelegt - Bildende Kunst v o m 13. Jahrhundert bis zur G e genwart. D i e Bibliothek sammelt Schriften z u ein
zelnen Künstlern, wobei Werkverzeichnisse, Ausstel-
lungs- u n d Sammlungskataloge sowie thematische M o n o g r a p h i e n z u r K u n s t t h e o r i e u n d K u n s t g e schichte i m Vordergrund stehen. Eine große S a m m l u n g v o n A u k t i o n s - u n d Lagerkatalogen ist z u n e n n e n , die s c h o n sehr f r ü h e A u k t i o n s k a t a l o g e des deutschsprachigen Raumes beinhaltet, da H a m b u r g i m 17. Jahrhundert als ein Z e n t r u m des K u n s t h a n dels galt. Weiterhin gibt es eine reiche S a m m l u n g an Illustrierten Büchern des 13. bis 19. Jahrhunderts u n d Künstlerbüchern des 20. u n d 21. Jahrhunderts.
D e r Gebäudeteil der Hamburger Kunsthalle, in d e m sich die Bibliothek befindet, wurde z u Beginn des 20.
Jahrhunderts errichtet, mit allen V o r - u n d Nachtei
len v o n Altbauten. D i e Bibliothek nutzt R ä u m e i m H o c h p a r t e r r e , i m Sockelgeschoss u n d i m Keller.
I n n e n muss festgestellt werden, dass durch alle R ä u m e Leitungen verlaufen. A u c h in d e n M a g a z i n r ä u m e n gibt es Wasserleitungen. D e r Studiensaal sowie das Magazin sind m i t einer Klimaanlage aus
gestattet. In den R ä u m e n der Bibliothek gibt es elek
trische Geräte, C o m p u t e r , Steckdosen u n d Schalter.
Allein der Standort der Kopierer befindet sich i m Flurbereich. Eine besondere Situation ergibt sich aus der engen V e r k n ü p f u n g der B i b l i o t h e k m i t d e m Kupferstichkabinett in einer Abteilung. D i e Bestän
de des Kupferstichkabinetts lagern z u m Teil in d e n R ä u m e n der Bibliothek. Z u d e m wird der v o n Fritz Schumacher entworfene u n d mittlerweile d e n k m a l geschützte Studiensaal gemeinsam genutzt.
Vorbeugende Maßnahmen
Vorbeugende M a ß n a h m e n dienen dazu, die W a h r scheinlichkeit eines Notfalls zu m i n i m i e r e n . Bereits kleinere A n o r d n u n g e n k ö n n e n eine große W i r k u n g zeigen. Alle Anlagen u n d Geräte in d e n Bibliotheks
r ä u m e n der H a m b u r g e r Kunsthalle werden regel
mäßiggewartet u n d - s o w e i t n o t w e n d i g - v o m T Ü V überprüft. D i e L a m p e n sind m i t Schutzhüllen ver
sehen. I m M a g a z i n b e r e i c h h ä n g e n sie ü b e r d e n G ä n g e n zwischen d e n Regalen. In j e d e m R a u m gibt es ausreichende Grundrisspläne, in die Fluchtwege, Feuermelder u n d -löscher, Telefone, Notausgänge u n d D r u c k k n o p f f e u e r m e l d e r eingezeichnet sind.
Ein ausreichender Brandschutz liegt bei Spezial- bibliotheken oft nicht aHein i m V e r a n t w o r t u n g s bereich der B i b l i o t h e k selbst. D a s B i b l i o t h e k s personal sollte allerdings d a r a u f achten, dass die
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NOTFALLPLANUNG IN KUNST- UND MUSEUMSBIBHOTHEKEN
Bibliothek in den Brandschutz der gesamten Insti- tution eingebunden ist. Ebenso wichtig ist ein g u - ter Kontakt zur Feuerwehr, ggf. die Teilnahme an Ü b u n g e n u n d Seminaren derselben.
Neben der G e f ä h r d u n g der Bibliothek d u r c h Feu- er, ist es vor allem das Wasser, das große Schäden an den Bibliotheksbeständen anrichten kann. Der Ver- lauf der Wasserleitungen sollte b e k a n n t sein. A u f eine sichere Lagerung u n d A u f b e w a h r u n g der B i b - liotheksbestände ist zu achten.
Vorbereitende Maßnahmen
D i e vorbereitenden M a ß n a h m e n gelten der M i n i - m i e r u n g der Auswirkungen v o n Notfällen. Auswir- k u n g e n lassen sich nicht i m m e r komplett verhin- dern. U m s o wichtiger ist es, i m Falle eines Notfalls schnell u n d sicher die richtigen M a ß n a h m e n z u treffen. Das Ergebnis der Vorüberlegungen m ü n d e t in d e m eigentlichen Notfallplan, der aus diversen Listen u n d Plänen besteht:
- Telefonliste für erste Ansprechpartner i m Haus - Telefonliste für erste Ansprechpartner außer-
halb des Hauses
- Telefonliste für erste Ansprechpartner aus d e m Bereich der Bestandserhaltung (Restauratoren, Notunterkünfte, Kühlhäuser, Speditionen) - Prioritätenliste des Bibliotheksbestandes - A l a r m - u n d Evakuierungspläne
- Auflistung aller Schlüssel z u R ä u m e n , Schrän- ken u n d Schubladen (feste Plätze sind wichtig) - Benötigte Materialien u n d Geräte (evtl. z u s a m -
mengefasst in einer Notfallbox).3
F ü r die gesamte H a m b u r g e r K u n s t h a l l e ist ein Notfallplan erarbeitet w o r d e n , der in O r d n e r f o r m in jeder Abteilung steht u n d die wichtigsten Telefon- listen u n d Alarmpläne bereits enthält. Für die Bibli- othek erwies sich die Einteilung der Bibliotheks- bestände in Prioritätsstufen als besonders schwie- rig. N a c h langer D i s k u s s i o n i m T e a m , o b ein illustriertes Buch beispielsweise wichtiger sei als ein Zugangsbuch, w u r d e n die Prioritäten a u f drei gro- ße G r u p p e n verteilt, die in d e n Plänen farblich ge- kennzeichnet sind.
1. Bestandsnachweise (rot) 1.1. Zugangsbücher 1.2. Katalogkästen 1.3. Bestellkartei 1.4. Kardexe
1.5. Akten zu aktuellen Projekten
2. Bestände (grün)
2.1. Illustrierte Bücher / Künstlerbücher 2.2. Magazinbestände
2.3. Handapparate
2.4. A u k t i o n s - u n d Lagerkataloge 2.5. Belegexemplare
2.6. Rückstände
3. Sonstiges (blau)
3.1. Zeitungsausschnittssammlung 3.2. Fachbücher
3.3. Besucherbuch 3.4. C o m p u t e r
3.5. Bibliotheksmaterialien
Erste Maßnahmen nach einem Notfall
Ist ein Notfall eingetreten, hat der Personenschutz i m m e r Vorrang vor d e m Objektschutz. Erst nach der Freigabe durch die Feuerwehr u n d Polizei k a n n das G e b ä u d e wieder betreten werden. Bei einer ersten Besichtigung, die m a n a m besten zu zweit durchfüh- ren sollte, steht d i e E i n s c h ä t z u n g v o n A r t u n d U m f a n g des Schadens i m Vordergrund. W i c h t i g ist auch z u wissen, welche M e d i e n betroffen sind u n d w i e groß der U m f a n g der benötigten Hilfe ist. Es empfiehlt sich, d e n Schaden mittels Diktiergerät, Fotos oder V i d e o k a m e r a z u dokumentieren. I n ei- n e m zweiten Schritt k ö n n e n a m Schadensort erste S i c h e r u n g s m a ß n a h m e n erfolgen. Schnelle Hilfe u n d qualifizierte Behandlung ist für die beschädig- ten M e d i e n oft die einzige Rettung. Nach M ö g l i c h - keit w i r d jedes B u c h m i t d e m Rücken nach unten i n einen eigenen Polyethylen-Beutel gesteckt, der m i t Signatur oder, falls diese nicht zu ermitteln ist, m i t der Regalnummer beschriftet wird. Diese auf- w e n d i g e V e r z e i c h n u n g erleichtert später die Schadensdokumentation u n d -bilanz erheblich.
Schlussbemerkung
Es gibt in der Bibliothek der H a m b u r g e r Kunst- halle i n der N o t f a l l p l a n u n g n o c h viel z u t u n . Insbesondere die personelle u n d finanzielle A b - sicherung ist zu bedenken. Erste M a ß n a h m e n nach e i n e m Schadensfall sind komplett zu organisieren.
Z a h l r e i c h e A b s p r a c h e n m ü s s e n n o c h getroffen werden. Einen entgültigen Abschluss der Arbeiten an der Notfallplanung wird es jedoch nie geben. Alle Pläne unterliegen einer ständigen Überprüfung u n d ggf. Überarbeitung. Bei allen Überlegungen darf nie vergessen werden, dass der beste Notfallplan nicht funktioniert, w e n n die Kenntnisse nicht an die M i t - arbeiter weitergegeben werden u n d keine regelmä- ßigen A u f f r i s c h u n g e n stattfinden. N a c h e i n e m Notfall müssen alle Pläne einer kritischen D u r c h - leuchtung unterzogen werden. Ein mangelhaft vor- bereiteter u n d schlecht organisierter Notfall k a n n d e n Betrieb für lange Zeit l a h m legen u n d den Ser- vice der Bibliothek erheblich einschränken. U n d m a n d a r f nie vergessen: E i n Notfall tritt i m m e r plötzlich u n d unerwartet ein.
1 Eine a u s f ü h r l i c h e Literaturliste z u r N o t f a l l - planung finden Sie unter http://www.akmb.de/
web/html/fokus/notfall. html.
2 Petra Wolters: Disaster planning in Bibliotheken : a m Beispiel einer Notfallplanung für die Bibli-
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DIE HOCHWASSERKATASTROPHE 2 0 0 2
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o t h e k d e r Hamburger Kunsthalle / Petra Wolters.
- H a m b u r g , Hochschule für A n g e w a n d t e W i s - senschaften, FB B i b l i o t h e k u n d I n f o r m a t i o n , D i p l . - A r b . , 2003.
3 U d o Herkert: Feuer, Wasser, Archivare: Notfall- vorsorge in d e n Staatsarchiven B a d e n - W ü r t - tembergs h ttp://www. lad-bw. de/lad/bestands- erhaltung/be2_herkert.html (geladen a m 08.07.
2003).
DIE HOCHWASSERKATASTROPHE 2 0 0 2 - MASSNAHMEN ZUR BERGUNG UND RETTUNG VON ARCHIVALIEN
Dr. Manfred Anders - (ZFB Zentrum für Bucherhaltung GmbH, Leipzig)
D i e H o c h w a s s e r k a t a s t r o p h e i m A u g u s t 2002 in Österreich, Tschechien u n d Ostdeutschland hatte nicht n u r viele M e n s c h e n in Existenznot gebracht, s o n d e r n a u c h B i b l i o t h e k e n u n d A r c h i v e . G a n z e B i b l i o t h e k s b e s t ä n d e , riesige M e n g e n U r k u n d e n , n o t a r i e l l e S c h r i f t s t ü c k e aus k o m m u n a l e n u n d k i r c h l i c h e n E i n r i c h t u n g e n s i n d b u c h s t ä b l i c h die D o n a u , Elbe u n d M u l d e heruntergeflossen. A n der M u l d e in G r i m m a vernichtete das Wasser allein 500 M e t e r A r c h i v g u t , nicht irgendwelche b e d r u c k t e n Papiere, sondern z u m Teil einmalige historische D o - k u m e n t e , Ratsprotokolle, U r k u n d e n , Pläne, alte Zei- t u n g e n , z u s ä t z l i c h U r k u n d e n aus V e r w a l t u n g s - archiven, Bauakten, Standesamturkunden u n d Per- sonalakten.
Eine wichtige Voraussetzung für d e n B e g i n n der Bergung stellte die logistische K l ä r u n g u n d die enge Z u s a m m e n a r b e i t m i t d e n B e h ö r d e n v o r O r t dar.
Teilweise waren die Ortschaften n o c h abgeriegelt u n d durften n u r m i t S o n d e r g e n e h m i g u n g oft erst Tage später angefahren werden. Schwierig gestalte- te sich teilweise auch die A n f a h r t z u m Bergungsort.
Keller m u s s t e n erst a u s g e p u m p t werden, bei m a n - chen bestand sogar die G e f a h r des Einbruches der Fundamente. Viele Bücher u n d D o k u m e n t e fanden sich in bis z u 50 c m S c h l a m m wieder. D i e Z u s a m - m e n s e t z u n g des S c h l a m m s war ungewiss u n d v o n der U m g e b u n g , z. B. v o n gebrochenen R o h r l e i t u n - gen, v o n Flüssen, K l o a k e n etc. abhängig, die m i t Ö l oder Fäkalien verunreinigt waren. Viele Materialien s t a n d e n tagelang u n t e r Wasser u n d k o n n t e n erst nach A u s p u m p e n der Keller geborgen werden.
Schnelles H a n d e l n hat i n solchen Fällen b e k a n n t - lich oberste Priorität. Es zeigte sich jedoch, dass viele E i n r i c h t u n g e n n u r u n z u r e i c h e n d d a r ü b e r i n f o r - m i e r t waren, wer solche Leistungen anbietet u n d w i e m a n d i e B e r g u n g organisiert. A u c h w a r d i e K o m m u n i k a t i o n gestört, d a weder S t r o m n o c h ö f - fentliche Telefonleitungen funktionierten. Es zeig- te sich, dass beste Notfallpläne nichts helfen, w e n n nicht wichtige K o m p e t e n z e n , Verantwortlichkeiten u n d Finanzierungsmöglichkeiten geklärt sind u n d
keine Freigabe der Gelder erfolgt. Selbst für e i n m a - lige, bedeutende oder wertvolle Bestände war die Finanzierung nicht gesichert. Ermutigend war i m A l l g e m e i n e n die A n t e i l n a h m e u n d d i e prinzipiell zugesagte Unterstützung. Spenden trafen mit gro- ßer Z e i t v e r z ö g e r u n g ein. D i e K u l t u r s t i f t u n g der Länder hatte die Notwendigkeit schnellen Handelns erkannt u n d unbürokratische Wege u n d Mittel ge- f u n d e n , u m wichtige Materialien bergen u n d ein- frieren z u k ö n n e n . ( S o w u r d e n 10 P r o j e k t e m i t
10.000 Euro unter der Voraussetzung genehmigt, dass es sich u m wichtige Materialien handelt). Dies war aber n u r ein Tropfen a u f den heißen Stein. In der Regel warteten Bibliotheken u n d Archive a u f Finanzierungszusagen, während nasses Papier a u f - q u o l l u n d bei w a r m e n Temperaturen sich schnell S c h i m m e l bildete. Wertvolle Zeit g i n g verloren, in der das Material nicht geborgen u n d eingefroren wurde. N u r durch ein schnelles Einfrieren k ö n n e n z. B. nasse Bücher vor d e m Auflösen der L e i m u n g , vor Zerstörung der B i n d u n g e n , Zersetzungs- u n d Zerstörungsprozessen, durch Q u e l l e n , A u s b l u t e n der Tinten u n d Farben u n d besonders d e m Zerfalls- prozess durch S c h i m m e l b i l d u n g bewahrt werden.
So gewinnen Restauratoren Zeit für eine weitere Be- h a n d l u n g , da jetzt keine Gefahr m e h r für eine w e i - tere Schädigung besteht. O f t waren die Bücher sehr stark v e r s c h l a m m t u n d d i e Seiten regelrecht zusammengebacken. Deshalb sind sie vor d e m E i n - frieren unbedingt zu rei-
nigen. Beim Reinigen ist z u beachten, dass so we- n i g D r e c k w i e m ö g l i c h ins Innere des Buches ge- langt, i n d e m m a n d a s B u c h m ö g l i c h s t u n t e r k a l t e m Wasser fest z u - s a m m e n g e d r ü c k t a b - spült. Verworfene Bücher sollten vor d e m Einfrie- ren in ihre ursprüngliche F o r m gebracht w e r d e n ,
Abb. i: Archivmaterial
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