Alle Spezialheime in Brandenburg hatten Verwaltungsaufgaben, , die vom Leiter der Einrichtung und seinen Stellvertretern wahrgenommen wurden. Daher sind in den Heimen schriftliche Vorgänge abgelegt worden, die für den laufenden Betrieb von Bedeutung waren. Aufbewahrt wurden Schriftsätze über die Finanzen, und Gebäude, das Personal, pädagogische Pläne, Chroniken und besondere Ereignisse. Auch Listen über die Aufnahme und Entlassung von Minderjährigen gab es. ,Aus Platzgründen mussten nicht alle Akten über die Jahrzehnte des Bestehens des Heimes aufbewahrt werden.. Nach 1990 sind Unterlagen der Heime sind an Archive, bei Kreiseinrichtungen an die kreislichen Archive, bei Bezirkseinrichtungen an die Landesarchive gegangen. Nicht wenige Unterlagen sind in der Zeit des politischen Umbruchs verloren gegangen, u.U. auch vernichtet worden. In einzelnen Fällen wird davon berichtet, dass ehemalige Mitarbeiter im Zuge der Auflösung des Heimes Akten zu sich genommen haben. Es lohnt also durchaus, im Ort des Heimes nach Menschen zu fragen, die an derartigen Auflösungen beteiligt waren. Wenn an den Gebäuden der früheren Heime keine größeren Veränderungen vorgenommen worden sind, besteht durchaus die Möglichkeit, dass sich Heimunterlagen noch im Gebäude befinden sind. Zu fragen sind die Besitzer der Gebäude bzw. die aktuellen Träger der Heime.
Die Akten der Heimkinder, die sogenannten Jugendhilfeakten, wurden von den Referaten Jugendhilfe des Rates des Kreises geführt, in dem das Kind vor der Heimeinweisung gewohnt hat. Diese Akten wurden nach Beendigung der Heimerziehung beim Rat des Kreises aufbewahrt. Heute sind diese Akten zum Teil noch in den Kreisarchiven oder Jugendämtern vorhanden. Ergiebig kann ein Kontakt zum Ortschronisten sein. Die Spezialheime befanden sich oft in kleinen Orten, über deren Geschichte nur historisch engagierte Bürger Genaueres wissen können. Über die Ortschronisten kann man Kontakt zu Zeitzeugen suchen.
Für die meisten Fragen der Verwaltung von Spezialkinderheimen, Jugendwerkhöfen, Durchgangsheimen und Aufnahmestationen waren jedoch die Bezirke zuständig. Diese Akten findet man heute im Brandenburgischen Landeshauptarchiv in Potsdam. Teilweise (Bezirk Frankfurt/Oder) sind diese Akten aber auch in den Archiven der heutigen Landkreise zu finden. Eine Ausnahme ist dabei zu beachten: Bei Unterlagen über diejenigen Heime, die zu den Bezirken Schwerin (z.B. Sigrön) oder Neubrandenburg gehörten, ist die Suche auf das Landesarchiv von Mecklenburg-Vorpommern auszuweiten. Hier empfiehlt sich eine Anfrage in beiden Landesarchiven.
Bevor man beginnt, in den Landesarchiven zu recherchieren, sollte man im Internet nach neu erschienener Literatur oder Forschungsarbeiten suchen. Zurzeit wählen viele Studenten derartige Themen für ihre Abschlussarbeiten. Es ist auch damit zu rechnen, dass in nächster Zeit einige Spezialuntersuchungen erscheinen. Auf diese Weise kann man sich doppelte Recherchen ersparen. Zu empfehlen ist auf jeden Fall ein Kontakt mit den einschlägigen Beratungsstellen, in denen eventuell bereits Dokumente zusammengetragen worden sind.
Für Recherchen im Landesarchiv empfiehlt sich ein persönliches Gespräch mit den dortigen Mitarbeitern, welche gerne Hinweise für die Suche geben und Vorrecherchen durchführen. Für eigene Recherchen gibt es eine Datenbank, die nach Stichworten und Themen durchsucht werden kann. Um hier Erfolg zu haben, braucht man jedoch einige Vorkenntnisse über den Aufbau der Bezirksverwaltungen und die speziellen amtlichen Bezeichnungen. Komplette Akten über einzelne Heime wird man nur in den seltensten
Fällen finden. Vielmehr wird man damit rechnen müssen, dass einzelne Informationen über eine große Zahl von Aktenbänden verteilt sind, die einzeln durchgesehen werden müssen. .
Zu den Besonderheiten dieser Bestände gehört, dass viele Akten nicht nach den gültigen Regeln archiviert worden sind. Sie sind – so wie sie damals waren – in Kisten verpackt und abgeliefert worden. Man darf also nicht damit rechnen, Akten vorzufinden, die nach Themen und Sachbereichen mustergültig sortiert sind. Dieser Zustand hat Vor- und Nachteile für die Recherchen. Auf der einen Seite wird die Suche nach einem bestimmten Heim wesentlich zeitaufwändiger, andererseits hat auf diese Weise manches Schriftstück die Zeiten überdauert, das nach den gültigen Archivregeln eigentlich hätte vernichtet werden können.
In bestimmten Fällen ist es sinnvoll, im Bundesarchiv zu recherchieren. Hierzu sind allein schon wegen der Größe des Archivs eine ganze Reihe von Vorkenntnissen nötig. Eine persönliche Beratung ist immer möglich und sinnvoll. Sie wird jedoch wegen der Fülle der Anfragen aus aller Welt sehr konzentriert sein müssen. Die zentralen Findhilfsmittel des Bundesarchivs sind für jeden über das Internet erreichbar (Datenbank „Argus“). Auf diesem Weg kann man sich bereits einen ersten Eindruck über die Recherchemöglichkeiten verschaffen. Auch in diesem Bereich gilt, dass man sich zunächst über die Strukturen des Ministeriums für Volksbildung im Klaren sein sollte.
Hier finden sich diejenigen Vorgänge, die mit dem Ministerium für Volksbildung zu tun hatten. Das Ministerium hat sich nicht um die routinemäßige Verwaltung der Heime gekümmert. Manchmal geht es jedoch darum, die Existenz eines Heimes aus den 1950er oder 1960er Jahren überhaupt nachzuweisen oder dessen Funktion zu bestimmen. Hierzu können zum Beispiel Heimlisten und statistische Erhebungen behilflich sein. Schriftliche Spuren haben besondere Ereignisse hinterlassen (Inspektionen, Brände, gewalttätige Übergriffe, besondere Vorkommnisse, Eingaben, Eröffnungen, Schließungen). Die Chancen, Informationen über eine bestimmte Person zu finden, sind äußerst gering.
Dokumente über einzelne Heime sind jedoch in großem Umfang erhalten geblieben.
Auch hier ist nicht damit zu rechnen, dass alle Schriftstücke in einer systematischen Ordnung abgeheftet wurden und daher schnell auffindbar sind. Im Bereich des Ministeriums für Volksbildung galten die üblichen routinemäßigen Vernichtungsregeln.
Unter bestimmten Bedingungen ist es sinnvoll, sich an den Bundesbeauftragten für die Unterlagen des Staatssicherheitsdienstes der DDR zu wenden. Hier sollte man sich vorher von den Landesbeauftragten ausführlich beraten lassen. In den Archiven der Staatssicherheit kann man nicht selbst recherchieren. Um einen Rechercheantrag zu stellen, muss man wissen, welche Fragen überhaupt eine Chance auf Erfolg haben. Man muss nicht unbedingt selbst bei der Staatssicherheit eine Akte gehabt haben, um etwas über sich zu erfahren. Mitunter gibt es Berichte über das betreffende Heim zu einer bestimmten Zeit. Manchmal gab es Inoffizielle Mitarbeiter der Staatssicherheit, die aus den Heimen oder über die Heime berichtet haben. Dies geschah oftmals in Zusammenhang mit besonderen Ereignissen. Allerdings ist es auch hier nicht leicht, die eine gesuchte Information aus den hunderten von Aktenkilometern herauszufiltern.
Wegen der vielen Anfragen muss man mehrere Monate an Wartezeit einplanen.
In vielen Fragen ist es sinnvoll, sich von der Gedenkstätte Geschlossener Jugendwerkhof Torgau beraten zu lassen. Dort sind bereits viele Akten und Unterlagen zusammengeführt worden, die bei der Aufklärung von Schicksalen behilflich sein können. Man muss nicht unbedingt selbst im Geschlossenen Jugendwerkhof Torgau gewesen sein, um die dortigen Bestände nutzen zu können. Einzelne Dokumentensammlungen (ohne personenbezogene
Akten) befinden sich bei den Beauftragten für die Unterlagen der Staatssicherheit bzw.
zur Aufarbeitung der Folgen der kommunistischen Diktatur in den östlichen Bundesländern.