6.1 Anforderungen an die Vorstandstätigkeit
Für die Einsitznahme im Vorstand sind die zeitliche Verfügbarkeit, die Motivation bzw. die Fachkompetenz in Bezug auf die Führung eines Departements ebenso wichtig wie die Repräsentativität, d. h. der Vertretung von partikulären (Basis-)Interessen. Auf eine Ausgewogenheit von Alter, Geschlecht und (Sprach-) Regionen ist zu achten.
6.2 Aufgaben des Vorstandes
Der Vorstand nimmt die ihm in § 12 der Statuten übertragenen Aufgaben und Kom-petenzen im Sinne der Führungsrichtlinien gemäss Ziffer 2 dieses Geschäftsregle-ments wahr.
6.3 Aufgaben des Präsidenten
Der Präsident ist der oberste gewählte Repräsentant der gynécologiesuisse. Er - leitet die Sitzungen und Versammlungen der Verbandsorgane.
- vertritt den Vorstand und die gynécologiesuisse nach innen und aussen.
- wird vertreten durch den Vizepräsidenten oder durch ein anderes Mitglied im Vor-stand.
- ist dafür verantwortlich, dass der Vorstand die ihm übertragenen Aufgaben und Kompetenzen wirkungsvoll und effizient wahrnimmt.
- gewährleistet die Zusammenarbeit zwischen dem Vorstand und dem Generalsek-retär und sorgt für die verbandspolitische Ausrichtung im Rahmen der Strategie und für die Koordination der Verbandstätigkeit.
- wird bei der Erfüllung seiner Aufgaben vom Generalsekretär und dem Sekretariat aktiv durch Sachwissen und Informationen unterstützt.
- ist das Bindeglied zwischen dem Vorstand, allfälligen weiteren Organen und dem Generalsekretär.
- berät und unterstützt den Generalsekretär bei der Umsetzung der nicht departe-mentsbezogenen Organbeschlüsse auf operativer Ebene.
- bereitet die Traktandenlisten für die Verbandsorgane mit dem Generalsekretär vor.
- berät Vorschläge des Sekretariates sowie Anregungen aus Mitgliederkreisen mit dem Generalsekretär.
- kann bei wichtigen Geschäften an den Sitzungen allfällig weiterer Organe teil-nehmen.
- unterbreitet der Mitgliederversammlung jährlich einen Bericht.
6.4 Aufgaben der weiteren Vorstandsmitglieder
Der Vorstand kann einzelnen seiner Mitglieder klar abgegrenzte Sachaufgaben zur Bearbeitung übertragen, sogenannte Departemente*:
- Departement Bildung (Weiter- und Fortbildung=Akademie) - Departement wissenschaftlicher Beirat (Delegierter des Beirats) - Departement DRG
- Departement VSAO, Koordination Facharztprüfung - Departement Qualitätssicherung, Recht und Ethik
- Departement öffentliche Spitäler (Präsident Schweizerische gynäkologische Chefärztekonferenz
- Departement Tarifwesen, Verbindung zu den Krankenkassen Departemente können auch in Personalunion geführt werden.
Diese Aufgaben erfordern je nach Auftrag:
- die Vertiefung der Kenntnisse über den Aufgabenbereich;
- die Begleitung und Unterstützung des Generalsekretariats bei der Antragserarbei-tung;
- die allfällige Vertretung dieser Geschäfte in der Mitgliederversammlung oder – in Absprache mit dem Präsidenten – nach aussen.
Das mit einem speziellen Aufgabengebiet beauftragte Vorstandsmitglied wird in sei-nem Aufgabenbereich vom Generalsekretär unterstützt. Es hat diesem gegenüber ein fachliches Weisungsrecht.
*Diese Aufgaben sind im Cahier des charges aufgeführt.
6.5 Einberufung und Sitzungsorganisation
Die Daten der Vorstandssitzungen (mindestens vier pro Jahr) sind im Herbst des Vorjahres festzulegen.
Die Sitzungseinladung mit der Traktandenliste ist den Vorstandsmitgliedern in der Regel 30 Tage vor Sitzungsbeginn zuzustellen. Kurz vor der Sitzung werden zusätz-lich die relevanten Beschlussunterlagen (Entscheidungsanträge) zusammen mit einer Mitteilung des Präsidenten verteilt.
Der Sitzungsort ist in der Regel am Sitz des Sekretariates.
6.6 Ausstand, Beschlüsse auf dem Zirkulationsweg und Protokoll
Die Mitglieder des Vorstandes legen die für ihre Tätigkeit relevanten Interessenbin-dungen offen.
Beschlüsse des Vorstandes können ausserhalb einer Sitzung auch auf schriftlichem oder elektronischem Weg herbeigeführt werden, wenn sie
a) zeitlich dringend sind;
b) sich auf Grund klarer Unterlagen ohne mündliche Beratung zur Erledigung eig-nen.
Solche Beschlussverfahren werden vom Präsidenten mit dem Generalsekretär, unter Zustellung von Antrag und Begründungen, durchgeführt. Den Vorstandsmitgliedern ist eine Frist von mindestens fünf Tagen für ihre Stellungnahme einzuräumen. Die Beschlüsse kommen zu Stande, wenn ihnen innert dieser Frist die Mehrheit aller Vorstandsmitglieder zustimmt.
Über die Beschlüsse des Vorstandes wird ein Protokoll geführt. Dieses enthält alle Verhandlungsgegenstände, alle zur Abstimmung gelangenden schriftlichen und mündlichen Anträge sowie die gefassten Beschlüsse. Zirkulationsbeschlüsse werden im Protokoll der nächsten ordentlichen Vorstandssitzung festgehalten. Für die Erstel-lung des Protokolls ist der Generalsekretär zuständig.
6.7 Kollegialprinzip und Vertraulichkeit
Der Vorstand fasst seine Beschlüsse nach dem Kollegialprinzip. Die Vorstandsmit-glieder sind grundsätzlich verpflichtet, diese Beschlüsse nach innen und aussen zu vertreten, auch bei einer davon abweichenden persönlichen Meinung.
Die Mitglieder des Vorstandes nehmen an der Mitgliederversammlung teil. Abwei-chende Meinungen zur Vorstandsmehrheit und entspreAbwei-chende Stimmabsichten bei Geschäften der Mitgliederversammlung sind im Vorstand kenntlich zu machen und miteinander abzusprechen.
Die Deptartementsvorsteher vertreten an der Mitgliederversammlung die ihr Depar-tement betreffenden Geschäfte.
Inhalte von Sitzungsverhandlungen, -dokumenten und -protokollen, Informationen über den Geschäftsgang und über Personen haben vertraulichen Charakter. Der
Vorstand entscheidet gemeinsam über die Inhalte und Adressaten allfälliger Informa-tionen.
6.8 Unterschriftenregelung und Ausgabenkompetenz
Die Unterschriftenregelung und die Ausgabenkompetenz richten sich im Grundsatz nach den Entscheidungskompetenzen (vgl. Statuten und Funktionendiagramm). Der Vorstand zeichnet so grundsätzlich alle strategischen Dokumente, der Generalsekre-tär Dokumente, welche die operativen Geschäftstätigkeiten betreffen.
Es wird unterschieden zwischen Vereinskorrespondenz, in welcher sich ein Rechts-anspruch ableiten lässt (z. B. Verträge, Investitionen, Rechnungen) und Vereinskor-respondenz, die für gynécologiesuisse nicht verpflichtend, d.h. ohne Rechtserheb-lichkeit ist (z.B. Briefe, Sitzungseinladungen).
Unterschriftenregelung Vorstand:
- Einzelunterschrift bei Vereinskorrespondenz ohne Rechtserheblichkeit
- Kollektivunterschrift zu zweit mit Präsident oder Vizepräsident bei Vereinskorres-pondenz mit Rechtserheblichkeit
Generalsekretär:
- Einzelunterschrift bei Vereinskorrespondenz ohne Rechtserheblichkeit
- Einzelunterschrift bei Vereinskorrespondenz mit Rechtserheblichkeit im Rahmen der Jahresplanung und des Budgets
- Kollektivunterschrift mit Präsident oder Vizepräsident bei Vereinskorrespondenz mit Rechtserheblichkeit ausserhalb der Jahresplanung und des Budgets
Leiter von Stabsorganen wie Kommissionen, Arbeits- und Projektgruppen:
- Einzelunterschrift bei Vereinskorrespondenz ohne Rechtserheblichkeit
- Einzelunterschrift bei Vereinskorrespondenz mit Rechtserheblichkeit im Rahmen der Jahresplanung und des Budgets
- Kollektivunterschrift mit Präsident oder Vizepräsident bei Vereinskorrespondenz mit Rechtserheblichkeit ausserhalb der Jahresplanung und des Budget
Ausgabenkompetenz für nicht-budgetierte Verbandstätigkeiten Vorstand: Bis max. CHF 50‘’000.– im Einzelfall
Bis max. CHF 100’000.– pro Jahr Generalsekretär: Bis max. CHF 5’000.– im Einzelfall
Bis max. CHF 10’000.– pro Jahr
Doppelunterschrift (ein Mitglied des Vorstandes mit einem zweiten oder dem GS)