Verarbeitung von Kundendaten

Der Umgang mit personenbezogenen Daten der Kunden ist grund-sätzlich immer dann zulässig, wenn eine Einwilligung der betroffenen Personen oder eine gesetzliche Grundlage greift (vgl. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a bis f DS-GVO). Neben der Einwilligung ist die Verarbei-tung personenbezogener Daten, die für die Erfüllung eines Vertrages oder vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person erforderlich ist, aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DS-GVO zuläs-sig. Auch zur Wahrnehmung berechtigter Interessen ist eine Verarbei-tung gem. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DS-GVO zulässig, sofern nicht die Interessen der betroffenen Personen überwiegen. Sofern die Daten-verarbeitung durch eine dieser Rechtsgrundlagen gerechtfertigt ist, sollte das Einholen einer Einwilligung unterbleiben (zur Begründung siehe Kapitel 5 unter „Interessenabwägung).

Bei vielen Geschäften des täglichen Lebens, deren Leistung und Ge-genleistung sofort ohne Zuhilfenahme elektronischer Zahlungspro-gramme erfüllt werden (z. B. im Lebensmittelhandel oder beim Kauf von Waren des alltäglichen Bedarfs) ist eine Verarbeitung jeglicher Kundendaten regelmäßig entbehrlich.

Wird durch den Unternehmer die Lieferung einer Ware versprochen, kann natürlich auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DS-GVO die Lieferadresse, ggf. auch eine Rechnungsadresse verarbeitet werden. Ein Reparaturauftrag in der Wohnung des Kunden verlangt natürlich die Wohnadresse und Angaben zum zu reparierenden Ge-genstand. Die Verarbeitung von Geburtsdaten ist regelmäßig nur dann erforderlich, wenn angesichts hoher Kundenzahlen ansonsten eine Verwechslung droht. Ist eine zügige Erreichbarkeit – z. B. für Zwi-schenabsprachen – erforderlich, kann die Telefonnummer oder die E-Mailadresse verarbeitet werden. Für jedes einzelne Geschäft muss der Unternehmer prüfen, welche personenbezogenen Daten des Kun-den für die Durchführung des Geschäfts erforderlich sind. Das Ergeb-nis dieser Prüfung ist abhängig vom zu erfüllenden Vertrag und kann sehr unterschiedlich ausfallen. Nicht zur Vertragserfüllung dient die Werbung. Auch das Anlegen von Kunden- und Nutzerprofilen dient

regelmäßig nicht der Vertragserfüllung. Weitere Hinweise enthalten die „Leitlinien 2/2019 für die Verarbeitung personenbezogener Daten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO im Zusammenhang mit der Erbrin-gung von Online-Diensten für betroffene Personen“ des Europäischen

Datenschutzausschusses, abrufbar unter

https://lsaurl.de/EDSA22019.

Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DS-GVO) ist die Verarbeitung von Kundendaten zulässig, soweit diese zur Wahrnehmung berechtigter Interessen erforderlich ist, sofern nicht die Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt. Auch hier ist oft eine Einzelfallprüfung erforderlich. Hat der Kunde sich pflichtwidrig verhalten, können, soweit dies erforder-lich ist, zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen personenbezo-gene Daten z. B. an einen Rechtsanwalt übermittelt werden. Zahlt der Kunde nicht pflichtgemäß, kann ein Inkassounternehmen in Anspruch genommen werden. Gerade bei kleinen Unternehmen, die über kein eigenes Forderungsmanagement verfügen, dürfte die Beauftragung eines Inkassounternehmens den Erwartungen entsprechen. Übermit-telt werden dürften z. B. Namen und Anschrift des Schuldners, der Forderungsgrund sowie die Höhe und die Fälligkeit der Forderung.

Geht der Unternehmer im Rahmen seiner Vertragserfüllung ein finan-zielles Risiko ein, kann eine Bonitätsanfrage an eine Auskunftei ge-stellt werden. Die Gewährung eines Kredites, die Überlassung einer Mietwohnung, der Versand von Waren auf Rechnung oder die Liefe-rung von Leistungen ohne sofortige Bezahlung stellen ein solches Ri-siko dar. Bei Lieferungen gegen Vorkasse dagegen dürfen Bonitäts-auskünfte i. d. R. nur bei Vorliegen einer wirksamen Einwilligung ein-geholt werden.

Bei fehlender Begleichung offensichtlich begründeter und fälliger For-derungen kann geprüft werden, ob eine Einmeldung der ForFor-derungen an eine Auskunftei zulässig ist. Eine solche Einmeldung ist z. B.

gem. § 31 Abs. 2 Nr. 4 BDSG zulässig, wenn

 die Zahlung nach Eintritt der Fälligkeit der Forderung mindestens zweimal schriftlich angemahnt wurde,

 seit der ersten Mahnung mindestens vier Wochen vergangen sind,

 der Schuldner zuvor, jedoch frühestens bei der ersten Mahnung, über eine mögliche Berücksichtigung durch eine Auskunftei unter-richtet wurde und

 die Forderung vom Schuldner nicht bestritten wurde.

Wenn einem Gläubiger mitgeteilt wird, dass die geforderte Zahlung nicht oder zumindest nicht in vollem Umfang geschuldet wird, ist be-reits in vielen Fällen eine Meldung an eine Auskunftei nicht mehr zu-lässig. Weitere Fälle, in denen Einmeldungen fälliger Forderungen bei einer Auskunftei zulässig sind, enthält § 31 Abs. 2 Nr. 1-3 und Nr. 5 BDSG.

Liegen die Voraussetzungen des Art. 6 Abs. 1 lit. b bis f DS-GVO nicht vor, ist die Verarbeitung von Kundendaten nur im Falle einer Einwilli-gung zulässig (siehe dazu Kapitel 5).

Werbung

Abhängig davon, ob Bestands- oder Neukunden beworben oder ob per Briefpost, elektronisch oder telefonisch geworben werden sollen, ist eine Vielzahl von Vorschriften zu beachten.

Als Grundlage für die Beurteilung der Rechtmäßigkeit der Datenver-arbeitung zum Zwecke der Direktwerbung kommt zunächst die Inte-ressenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DS-GVO in Betracht.

Liegen die Voraussetzungen dieser Vorschrift nicht vor, bedarf es ei-ner wirksamen Einwilligung. Nach ErwGr 47 DS-GVO kann die Verar-beitung personenbezogener Daten zum Zwecke der Direktwerbung als ein nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DS-GVO berechtigtes Interesse betrachtet werden. Im Rahmen der Abwägung sind jedoch die Interes-sen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Personen, insbesondere deren vernünftige Erwartungen, mit zu berücksichtigen.

Dabei sind zudem die Vorschriften des § 7 des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) über unzumutbare Belästigungen zu beachten. Liegt nach diesen Vorschriften eine unzumutbare Belästi-gung vor, ist die entsprechende Nutzung personenbezogener Daten zu Werbezwecken nicht zulässig. Daraus ergibt sich Folgendes:

Werbung per Briefpost an eigene Bestandskunden ist grundsätzlich erlaubt, wenn die Informationspflichten erfüllt und der Zusendung der Werbung nicht widersprochen wurde.

Werbung per E-Mail, SMS und Telefax wird grundsätzlich als „unzu-mutbare Belästigung“ eingestuft und ist daher nur mit ausdrücklicher Einwilligung erlaubt, unabhängig ob Verbraucher (B2C) oder sonstige Marktteilnehmer (B2B) beworben werden sollen.

Eine Ausnahme besteht im Falle der E-Mail-/SMS-Werbung, wenn bei Bestandskunden

 die Kontaktdaten im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung erlangt worden sind,

 ausschließlich für eigene ähnliche Produkte geworben wird,

 sie der Verwendung nicht schon widersprochen haben und

 sie bei Erhebung und jeder Verwendung der E-Mail-Adresse auf ihr Widerspruchsrecht hingewiesen werden.

Werbung per Telefon gegenüber Verbrauchern (B2C) ist ausschließ-lich bei vorheriger ausdrückausschließ-licher Einwilligung zulässig. Das werbende Unternehmen hat die Einwilligung des Verbrauchers in die Telefon-werbung in angemessener Form zu dokumentieren. Der Nachweis dieser Einwilligung ist ab Erteilung der Einwilligung, sowie nach jeder Verwendung – also nach jedem Werbeanruf beim Verbraucher – fünf Jahre aufzubewahren (siehe § 7a UWG). Bei sonstigen Marktteilneh-mern (B2B) kommt es darauf an, ob deren mutmaßliche Einwilligung angenommen werden kann.

Ein Sonderfall gilt bei der Verarbeitung besonderer Kategorien perso-nenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DS-GVO. Hier bedarf es bei der Verarbeitung zu werblichen Zwecken einer ausdrücklichen Einwil-ligung.

In diesem Zusammenhang sind insbesondere auch die Informations-pflichten der Art. 13 und 14 DS-GVO von Bedeutung. Zudem muss die betroffene Person spätestens zum Zeitpunkt der ersten werblichen Ansprache ausdrücklich auf das Widerspruchsrecht hingewiesen wer-den; dieser Hinweis hat in einer verständlichen und von anderen In-formationen getrennten Form zu erfolgen (Art. 21 Abs. 2 und 4 DS-GVO). Bei einem Werbewiderspruch und bei Widerruf einer Einwilli-gung wird die Verarbeitung personenbezogener Daten zu Werbezwe-cken unzulässig.

Ausführliche Informationen bieten das Kurzpapier Nr. 3 (https://lsaurl.de/Kurzpapiere), die „Orientierungshilfe der Aufsichts-behörden zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für Zwe-cke der Direktwerbung unter Geltung der Datenschutz-Grundverord-nung (DS-GVO)“ der Datenschutzaufsichtsbehörden, abrufbar unter https://lsaurl.de/OHWerbung sowie das Merkblatt des Landesbeauf-tragten für den Datenschutz Sachsen-Anhalt „Wie geht Werbung da-tenschutzgerecht?“, abrufbar unter https://lsaurl.de/WasDarfWer-bung.