Auszüge aus «Das Wesentliche in Kürze» des ursprünglichen Berichts:
Beim Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) sind Ende No-vember 2016 rund 5850 Mitarbeitende angestellt, davon sind gut 20 Prozent versetzbar.
Diese haben die Pflicht, Arbeitsstelle und -ort in der Regel alle vier Jahre zu wechseln. Das heisst pro Jahr müssen ungefähr 300 Stellen mit einem durchschnittlichen Lohnvolumen von 42 Millionen Franken neu besetzt werden. Die Versetzungen kosten das EDA jährlich rund 6 Millionen. Zuständig dafür ist die Abteilung Personal EDA in der DR.
Die EFK hat den Versetzungsprozess der DR mit einem Fokus auf die Stellenbesetzungen an der Zentrale geprüft. Sie hat den Eindruck gewonnen, dass die Prozesse auf Stufe DR gut definiert und umgesetzt werden, sieht jedoch noch Handlungsbedarf auf Ebene des Ge-samtsystems «versetzbares Personal».
Die EFK sprach insgesamt sechs Empfehlungen an die DR aus. Alle Empfehlungen waren nachzuprüfen.
2.1 Die Einführung von Workflows wurde als nicht wirtschaftlich beurteilt
Empfehlung 16410.001 (Priorität 2): Die EFK empfiehlt der Direktion für Ressourcen, für die Applikation Personalsystem die Wirtschaftlichkeit eines voll systembasierten Workflows mit automatisierter Vertragserstellung zu prüfen. Bei einem guten Kosten-Nutzen-Verhältnis ist dieser zu entwickeln und zu implementieren.
Das EDA prüfte die Einführung von automatisierten Workflows im Personalsystem. Die Höhe der notwendigen Investition und die Kosten für die laufende Datenpflege standen in einem schlechten Verhältnis zum Nutzen, sodass auf eine Einführung verzichtet wurde.
Zum Prüfungszeitpunkt setzte der Personaldienst des EDA teilautomatisierte Wordvorlagen ein. Die Qualitätssicherung der so erstellten Verträge erfolgt in einem Sechs-Augen-Prinzip.
Beurteilung
Aufwand und Nutzen eines Aufbaus von Workflows wurden durch die DR in der notwendi-gen Tiefe abgeklärt. Die Gründe des Realisierungsverzichtes sind nachvollziehbar.
Die Empfehlung ist umgesetzt.
2.2 Der Prozess und die Dokumentation der Stellenbesetzungen wurden verbessert
Empfehlung 16410.002 (Priorität 1): Die EFK empfiehlt der Direktion für Ressourcen, die Nachvollziehbarkeit aller Stellenbesetzungen zu gewährleisten, indem nebst der finalen Vor-schlagsliste der Direktion für Ressourcen auch die davon abweichenden definitiven Entschei-dungen dokumentiert werden.
Das EDA führte per 1. Januar 2019 ein funktionales Lohnsystem ein. Zeitgleich wurden aus-serdem die Personalprozesse tiefgreifend verändert. Der Prozess der Stellenbesetzungen basiert auf den notwendigen Kompetenzen. Diese sind ebenfalls in den meist neu erstellten Stellenbeschreibungen enthalten. Die eingegangenen Bewerbungen werden durch die
HR-Datei dokumentiert. Als Zwischenergebnis entsteht eine Shortlist mit vier Bewerbern. Diese müssen von der Linie zum Interview eingeladen werden. Das Ergebnis der Interviews wird wiederum in der erwähnten Datei dokumentiert. Bei den Topkadern werden anstelle der Interviews Hearings durchgeführt. Auch bei der Auswahl der Top-Kader werden die Pro-zessschritte dokumentiert. Der letztendliche Entscheid über die Stellenbesetzung liegt für Topkaderpositionen – auf Antrag des EDA – beim Gesamtbundesrat.
Beurteilung
Die Veränderungen, die durch das neue funktionale Lohnsystem im EDA ausgelöst wurden, sind tiefgreifend. Die heutige Situation kann nicht mit derjenigen von 2016 verglichen wer-den. Anhand der Gesamtübersicht über die Jahresausschreibung 2020 konnte sich die EFK von der nun vorhandenen Transparenz überzeugen. Insbesondere die Stärkung der Rolle der HR-Beratung EDA trägt sehr viel dazu bei, dass Stellenbesetzungen nach objektiven Kri-terien erfolgen und nachvollziehbar sind.
Dass die Besetzung der Topkaderstellen weitgehend nach demselben Prozess erfolgt ist po-sitiv und erhöht ferner für diese Stellenkategorie die Transparenz.
Die Empfehlung ist umgesetzt.
2.3 Die Zugriffsrechte auf Personaldaten sind geregelt
Empfehlung 16410.003 (Priorität 2): Die EFK empfiehlt der Direktion für Ressourcen, die Speicherung und Löschung von Personaldaten auf ihren Laufwerken formell zu regeln. Die Zugriffsrechte auf das Laufwerk des Personaldienstes sind periodisch zu prüfen.
Bis zur Einführung von Acta Nova (GEVER-Lösung der Bundesverwaltung) wird die damals geprüfte und noch heute eingesetzte Lösung (Zugriff auf Sharepoint) weitergeführt. Da es sich um eine Übergangslösung handelt, erstellte das EDA lediglich ein einfaches Dokument, welches den Zugriff und das Aufbewahren der Daten regelt. Die Zugriffsberechtigungen werden periodisch, letztmals im Dezember 2019, überprüft.
Beurteilung
Als Übergangslösung kann die heutige Regelung weitergeführt werden. Wichtig ist, dass die vorgesehene halbjährliche Überprüfung der vergebenen Zugriffsberechtigungen durch die Verantwortlichen (im Dokument des EDA als «Owner» bezeichnet) der entsprechenden Laufwerke durchgeführt und dokumentiert wird.
Die Empfehlung ist umgesetzt.
2.4 Der Prozess zur Einleitung von Personensicherheitsprüfungen wurde optimiert
Empfehlung 16410.004 (Priorität 2): Die EFK empfiehlt der Direktion für Ressourcen, in Ab-sprache mit den beteiligten Stellen einen neuen Prozess für die erweiterten Personensicher-heitsprüfungen mit Befragung zu definieren, um den Arbeitsaufwand für alle zu reduzieren und planbarer zu machen.
Wie in der Stellungnahme des EDA zur Empfehlung erwähnt, ist ein völliges Neuaufsetzen des Prozesses aus rechtlichen und aus Kapazitätsgründen bei der Bundeskanzlei (welche die Personensicherheitsprüfungen (PSP) für die Top-Kader des Bundes durchführt) nicht
EFK-19215 | inkl. Stellungnahmen | 20. April 2020 18 möglich. Realisiert wurde hingegen eine Prozessoptimierung. Sie erlaubt es, dass Ende Jahr nur noch für wenige Mitarbeitende eine PSP durchgeführt werden muss. Falls die PSP nicht rechtzeitig abgeschlossen werden können, wird als zeitlicher Puffer (Ultima Ratio), der An-trag an den Bundesrat verschoben.
Beurteilung
Der vorhandene, jedoch kleine Handlungsspielraum wurde durch das EDA genutzt.
Die Empfehlung ist umgesetzt.
2.5 Die Überprüfung der Stellen und Stellenbeschreibungen ist fortgeschritten, aber noch nicht beendet
Empfehlung 16410.005 (Priorität 1/A): Die EFK empfiehlt der Direktion für Ressourcen, sämtliche Stellen vor ihrer nächsten Ausschreibung im Hinblick auf die dafür notwendigen Fachkenntnisse und die optimale Einsatzdauer zu analysieren. Je nach Beurteilung sind ge-wisse Stellen nicht mehr im Ausschreibungsverfahren bzw. mit spezifizierten Anforderungen und/oder individueller Einsatzdauer zu besetzen.
Die Umsetzung dieser Empfehlung wurde zusammen mit der Einführung des funktionalen Lohnsystems und der Überprüfung der Stellenbeschreibungen angegangen. Dazu wurde ein Prozess ausgearbeitet und beschrieben. Es besteht eine Checkliste.
Die nicht mehr periodisch auszuschreibenden Stellen sind zum Prüfungszeitpunkt grössten-teils bestimmt. In der DR und der DEZA sollen diese Arbeiten bis Ende 2020 abgeschlossen sein.
Die Definition der nicht mehr periodisch auszuschreibenden Stellen ist allerdings nicht end-gültig, sondern wird immer wieder überprüft. Das EDA betrachtet diese Analyse als Dauer-aufgabe.
Beurteilung
Durch die Definition des Prozesses «Stellenzuordnung» schuf das EDA eine gute Grundlage zur objektiven Beurteilung dafür, ob eine Stelle mit versetzbaren oder mit nicht versetzba-ren Mitarbeitenden zu besetzen ist. Die initiale Überprüfung der Stellen wird in der DR und der DEZA erst 2020 abgeschlossen sein. Die EFK wertet es als sehr positiv, dass diese Über-prüfung auch nach Abschluss der ersten weitergeführt werden soll. Somit kann auch der laufenden Entwicklung Rechnung getragen werden.
Da zum Prüfungszeitpunkt die Stellen von der DR und der DEZA noch nicht initial überprüft waren, wird die EFK die Empfehlung noch nicht schliessen. Die Umsetzung ist jedoch auf gutem Wege. Das EDA wird gebeten, für die verbleibenden Arbeiten bei der DR und der DEZA eine Fristverlängerung zu beantragen und nach Abschluss die Erledigung der EFK zu melden.
Die Empfehlung bleibt bis zur Abschlussmeldung des EDA offen.
Stellungnahme der DR
Gestützt auf einen definierten Prozess der Stellenzuordnung hat die DR einen Überprü-fungsprozess aufgegleist, um Ungenauigkeiten innerhalb der Stellenzuordnungen (Perso-nalkategorie; versetzbar / nicht versetzbar) zu klären. Dies zugunsten einer Stellenplanung, welche auf kohärenten und nachvollziehbaren Grundlagen basiert.
Direktionen mit Ausnahme der DEZA und der DR eine Übersicht der Stellen in ihrer Direk-tion erhalten, um sinnvolle Anpassungen der Stellenzuordnung (Stellenumwandlung) zu formulieren. Für die DEZA und die DR wird die Überprüfung in einer späteren Etappe vor-genommen. Gründe waren der Wechsel in der Direktionsleitung der DR im Sommer 2019 sowie der aktuell in der DEZA laufende Kohärenzcheck II, welcher verschiedene Anpassun-gen zur Folge haben wird.
Die Rückmeldungen der Direktionen (ohne DEZA und DR) wurden innerhalb der HR-Bera-tung diskutiert und in die Gesamtsicht eingeordnet; das weitere Vorgehen wurde festge-legt. Im Rahmen der Herbstgespräche (Zeitraum Mitte Oktober bis Mitte November 2019) hat die HR-Beratung die Rückmeldungen noch einmal mit den Direktionen thematisiert und anschliessend einen Vorschlag zuhanden der Direktorin DR formuliert.
Anfang Februar 2020 wurde dieser Vorschlag der Direktorin DR zum Entscheid vorgelegt und mit wenigen Ausnahmen angenommen. Die DR hat die entsprechenden Stellenum-wandlungen umgesetzt und bei Bedarf noch Anpassungen bezüglich der Ausschreibungen vorgenommen. Weiter hat die DR noch einmal festgehalten, dass die DR und die DEZA in einer nächsten Etappe überprüft werden sollen; diese wird aber aufgrund des laufenden Kohärenzchecks II sowie externen Umständen (COVID-19) frühestens Anfang 2021 lanciert werden können. Gerne werden wir die EFK bis Mitte 2021 über die Umsetzung von Punkt 2.5 in Kenntnis setzen.
2.6 Zur Qualitätsverbesserung der Leistungsbeurteilungen wurden Massnahmen ergriffen
Empfehlung 16410.006 (Priorität 2): Die EFK empfiehlt der Direktion für Ressourcen, die Sen-sibilisierung und auch den Druck bezüglich der Qualität der Leistungsbeurteilungen durch weitere Massnahmen zu verstärken.
Das EDA führt Schulungen durch und verstärkte die Information. Es erfolgt eine Kontrolle darüber, dass die Leistungsbeurteilungen vollständig durchgeführt werden. Zur Sicherung der Qualität werden Stichprobenkontrollen gemacht.
Beurteilung
Die Empfehlung ist umgesetzt. Die Schulung und Information insbesondere der Kader wer-den eine Daueraufgabe bleiben.
EFK-19215 | inkl. Stellungnahmen | 20. April 2020 20