3 Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung ohne Bestellbezug
3.3.3 Prozessbaustein: XRechnung vervollständigen
Abbildung 22: Prozessbaustein: XRechnung vervollständigen
Name Manuelle Rechnungsbearbeitung: XRechnung vervollständigen
Akteur/Rolle Erfasser/Klärungsstelle/Validierungsstelle/Fachamt
Beschreibung Der Rechnungsdatensatz wird für die weitere Rechnungsbearbeitung (Feststellung, An-ordnung) vorbereitet und vervollständigt.
Vorbedingung Es liegen alle erforderlichen rechnungsbegründenden Unterlagen vor.
Nachbedingung/Ergebnis Der Rechnungsdatensatz ist vollständig und wird manuell weiterbearbeitet.
Standardablauf 1. XRechnung manuell vervollständigen und/oder Bestellbezug erfassen: Der Ak-teur „Erfasser/Klärungsstelle/Validierungsstelle/Fachamt“ vervollständigt den Rechnungsdatensatz, damit eine Feststellung oder Anordnung im anschließen-den Prozessschritt durchgeführt weranschließen-den kann. Es können beispielsweise Kon-tierungsdaten erfasst werden, ein Bestellbezug hergestellt oder zu einem be-stehenden Bestellbezug ein Wareneingang nacherfasst werden.
2. Übergabemöglichkeit in Teilprozess: Elektronische Eingangsrechnung mit Be-stellbezug prüfen: Es wird festgestellt, dass eine automatische Weiterverar-beitung aufgrund der Vervollständigung nicht möglich ist. Die weitere Rech-nungsbearbeitung erfolgt weiterhin manuell ohne Bestellbezug.
Alternativer Ablauf 1. Es liegen alle erforderlichen Informationen (u. a. der Bestellbezug) für eine Weiterleitung an den Teilprozess „Elektronische Eingangsrechnung mit Be-stellbezug“ (in Prozessschritt „Bestellbezug und Wareneingang und Mittelbin-dung prüfen“) vor. Das System unterstützt eine elektronische Rechnungsverar-beitung mit Bestellbezug. Der Rechnungsdatensatz wird automatisiert überge-ben.
Tabelle 15: Standardablauf zur Vervollständigung der XRechnung
3.3.4 Prozessbaustein: Anordnungserfassung
Abbildung 23: Prozessbaustein: Anordnung erfassen
Name Manuelle Rechnungsbearbeitung: Anordnungserfassung
Akteur/Rolle Erfasser/Klärungsstelle/Validierungsstelle/Fachamt
Beschreibung Es wird eine Anordnung erfasst.
Vorbedingung Es liegt keine Anordnung vor.
Nachbedingung/Ergebnis Es liegt eine Anordnung vor.
Standardablauf 1. Erfassungsmöglichkeit der Anordnung unter Vorbehalt prüfen: Der Akteur „Er-fasser/Klärungsstelle/Validierungsstelle/Fachamt“ überprüft, ob eine Anord-nung unter Vorbehalt erfasst werden kann.
2. Anordnung erfassen: Der Akteur „Erfasser/Klärungsstelle/Validierungs-stelle/Fachamt“ erfasst eine Anordnung. Dies kann unter Vorbehalt der erfolg-reichen sachlichen und rechnerischen Datenprüfung erfolgen sowie auch nach der Durchführung der sachlichen und rechnerischen Feststellung.
Alternativer Ablauf 1. Der Rechnungsdatensatz wird an den „Feststeller“ zur sachlichen und rechne-rischen Datenprüfung weitergeleitet, da diese noch nicht erfolgt ist, sofern keine vorbehaltliche Anordnung möglich ist.
Tabelle 16: Standardablauf zur Erfassung von Anordnungen
3.3.5 Prozessbaustein: Klärung von Abweichungen
Der Klärungsprozess ist unabhängig von der Eingangsrechnungsverarbeitung mit oder ohne Bestellbezug. Die Beschrei-bung zum Prozessbaustein: Klärung von Abweichungen ist im Kapitel 2.3.3 zu finden.
3.3.6 Prozessbaustein: Sachliche und rechnerische Richtigkeit prüfen
Der Prozessbaustein manuelle „Sachliche und rechnerische Richtigkeit prüfen“ ist unabhängig von der Eingangsrech-nungsverarbeitung mit oder ohne Bestellbezug. Die Beschreibung zum Prozessbaustein: Sachliche und rechnerische Richtigkeit prüfen ist im Kapitel 2.3.4 zu finden.
3.3.7 Prozessbaustein: Anordnung freigeben
Der Prozessbaustein manuelle „Anordnung freigeben“ ist unabhängig von der Eingangsrechnungsverarbeitung mit o-der ohne Bestellbezug. Die Beschreibung zum Prozessbaustein: Anordnung freigeben ist im Kapitel 2.3.6 zu finden.
Tabellenverzeichnis
Tabelle 1: Standardablauf zum (Zentralen) eRechnungseingang: Empfang ... 8
Tabelle 2: Standardablauf zur Übernahme ... 11
Tabelle 3: Standardablauf zur Prüfung... 12
Tabelle 4: Standardablauf zur automatischen Freigabe einer Anordnung ... 13
Tabelle 5: Standardablauf zur Durchführung der Datenverarbeitung für die Zahlung ... 14
Tabelle 6: Standardablauf zur Erfassung des Wareneinganges ... 16
Tabelle 7: Standardablauf zur Klärung fehlender rechnungsbegründender Unterlagen... 17
Tabelle 8: Standardablauf zur Klärung von Abweichungen ... 18
Tabelle 10: Standardablauf zur Prüfung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit ... 19
Tabelle 9: Standardablauf zur manuellen Erstellung einer Anordnung ... 20
Tabelle 11: Standardablauf zur Freigabe der Anordnung ... 21
Tabelle 12: Standardablauf zur Prüfung... 24
Tabelle 13: Standardablauf zur Prüfung der korrekten Weiterleitung ... 26
Tabelle 14: Standardablauf zur Prüfung von rechnungsbegründenden Unterlagen ... 27
Tabelle 15: Standardablauf zur Vervollständigung der XRechnung ... 28
Tabelle 16: Standardablauf zur Erfassung von Anordnungen ... 29
Tabelle 17: Glossar ... 33
Tabelle 18: Abkürzungsverzeichnis ... 34
Tabelle 19: Quellenverzeichnis ... 35
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Erläuterung der Darstellung eines Prozesses ... 6
Abbildung 2: Erläuterung der Darstellung eines aufgelösten Subprozesses ... 6
Abbildung 3: Grundprozess des (Zentralen) eRechnungseingangs ... 7
Abbildung 4: Prozessbaustein: Empfang ... 8
Abbildung 5: Grundprozess der automatischen Rechnungsverarbeitung ... 9
Abbildung 6: Prozessbaustein: Übernahme ... 10
Abbildung 7: Prozessbaustein: Prüfung ... 11
Abbildung 8: Prozessbaustein: Anordnung ... 13
Abbildung 9: Prozessbaustein: Datenverarbeitung für die Zahlung durchführen ... 14
Abbildung 10: Grundprozesse der manuellen Rechnungsbearbeitung ... 15
Abbildung 11 Prozessbaustein: Wareneingang erfassen ... 15
Abbildung 12: Prozessbaustein: Klärung fehlender rechnungsbegründender Unterlagen ... 16
Abbildung 13: Prozessbaustein: Klärung von Abweichungen... 17
Abbildung 14: Prozessbaustein: Sachliche und rechnerische Richtigkeit prüfen ... 19
Abbildung 15: Prozessbaustein: Anordnung erfassen ... 20
Abbildung 16: Prozessbaustein: Anordnung freigeben ... 21
Abbildung 17: Grundprozess der automatischen Rechnungsverarbeitung bei Eingangsrechnungen ohne Bestellbezug 22 Abbildung 18: Prozessbaustein: Prüfung ... 23
Abbildung 19: Grundprozesse der manuellen Rechnungsbearbeitung ohne Bestellbezug ... 25
Abbildung 20: Prozessbaustein: Korrekte Weiterleitung prüfen ... 25
Abbildung 21: Prozessbaustein: Rechnungsbegründende Unterlagen prüfen ... 26
Abbildung 22: Prozessbaustein: XRechnung vervollständigen ... 27
Abbildung 23: Prozessbaustein: Anordnung erfassen ... 28
Glossar
Anordnungsbefugter Rolle, die für die Anordnung der Auszahlung nach Feststellung der rechnerischen und sachli-chen Richtigkeit zuständig ist
Bestellbezug Verknüpfung einer eingegangen XRechnung zu einer dazugehörigen, im HKR-/Workflowsystem erfassten Bestellung
Erfasser Rolle, die für die Erfassung von Rechnungs- beziehungsweise Warendaten zuständig ist; im Rahmen dieses Dokuments zusammenfassend dem Akteur „Erfasser/Klärungsstelle/Validie-rungsstelle/Fachamt“ zugeordnet
Fachamt Rolle, die für die sachliche und rechtliche Verarbeitung der Eingangsrechnung zuständig ist Feststeller Rolle, die für die Feststellung der rechnerischen und sachlichen Richtigkeit einer Rechnung
zu-ständig ist
HKR-System System des Bundes für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen in öffentlichen Verwal-tungen
Klärungsstelle Rolle, die für die Klärung von Fehlerfällen bei der Verarbeitung einer XRechnung zuständig ist;
im Rahmen des Dokuments zusammenfassend dem Akteur „Erfasser/Klärungsstelle/Validie-rungsstelle/Fachamt“ zugeordnet
Leitweg-ID Referenz des Rechnungsempfängers zur eindeutigen Adressierung im Zentralen eRechnungs-eingang
Mittelbindung Vormerkung von Haushaltsmitteln für später anfallende Zahlungsverpflichtungen Rechnerische Richtigkeit Fehlerfreie Berechnung der in einer Rechnung aufgeführten Beträge und Summen Rechnungsbearbeitung Manuelle Bearbeitung einer Rechnung
Rechnungsdatensatz Unter Rechnungsdatensatz wird der aus der übernommenen XRechnung erstellte Datensatz bezeichnet. Dieser kann ein HKR-System spezifischer Buchungsdatensatz oder ein Work-flowsystem spezifischer Workflowdatensatz sein.
Rechnungsverarbeitung Automatische Verarbeitung einer Rechnung
Revisionssichere Ablage Elektronische Archivierung von Dokumenten, die die rechtlichen Anforderungen an Technik (bspw. Verfügbarkeit und Integrität) sowie Organisation (bspw. definierte Abläufe und Doku-mentation) einhält und eine entsprechende Überprüfung ermöglicht
Sachliche Richtigkeit Inhaltliche Konformität einer Rechnung mit dem zugrundeliegenden Vertrag bzw. den zutref-fenden Rechtsvorschriften
Validierungsstelle Rolle, die für die Behandlung einer XRechnung im Falle von fehlenden oder fehlerhaften Daten zuständig ist; im Rahmen des Dokuments zusammenfassend dem Akteur „Erfasser/Klärungs-stelle/Validierungsstelle/Fachamt“ zugeordnet
Vorgang Ein Vorgang ist ein Teil eines Gesamtprozesses bzw. –ablaufs, der als Aufgabe betrachtet wird. Ein Vorgang beinhaltet in Bezug auf das Dokument den Buchungs- bzw. Workflowdaten-satz sowie die mitgeführte XRechnung einschließlich der rechnungsbegründenden Unterlagen.
Workflowsystem System zur Abbildung von definierten Prozessen, bspw. die Verarbeitung eingehender elektro-nischer Rechnungen
XRechnung XML-basierter Standard für elektronische Rechnungen
Zentraler
eRechnungs-eingang Plattform des Bundes, über die Rechnungssender im Sinne des "One Stop Governments" Be-hörden elektronische Rechnungen über verschiedene Kanäle übermitteln können
Tabelle 17: Glossar
Abkürzungsverzeichnis
E-Rech-VO Elektronische Rechnungsverordnung E-Rechnung Elektronische Rechnung
eRechnungseingang Elektronischer Rechnungseingang BPMN Business Process Model and Notation
ERP Enterprise Resource Planning
HKR Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen
Ggf. Gegebenenfalls
Bzw. Beziehungsweise
Bspw. Beispielsweise
Tabelle 18: Abkürzungsverzeichnis
Quellenverzeichnis
Quellenbezeichnung Quellenbeschreibung
Architekturkonzept Das Architekturkonzept eRechnung für die föderale Umsetzung in Deutschland; Bundesmi-nisterium des Innern, BundesmiBundesmi-nisterium der Finanzen, Freie Hansestadt Bremen – Die Senatorin für Finanzen, IT-Planungsrat, Schütze Consulting AG, 2017
CEN-Norm Europäische Norm EN 16931-1, erstellt vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) E-Rechnungs-Gesetz Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische
Rechnungsstel-lung im öffentlichen Auftragswesen, veröffentlicht am 10. April 2017
E-Rech-VO Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes
EU-Richtlinie Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen
XRechnung V1.0 XRechnung Version 1.0, Fassung vom 10.05.2017, veröffentlicht von der Koordinierungs-stelle für IT-Standards, http://www.xoev.de/die_standards/xrechnung/xrechnung_versio-nen/xrechnung_version_1_0-14771
Tabelle 19: Quellenverzeichnis