Projektmetadaten

In einfacher Form können zu einem PTS-Projekt eine Reihe grundlegender Informationen überliefert werden, die konzentriert Aufschluss über das Projekt selbst und die einzelnen Projektbeteiligten geben. So sollten zu jedem Projekt einige zentrale Metadaten aus der Tabelle „Project“ der Datenbank übernommen werden. Dies sind der Name des Projekts, die Projektnummer (welche in den Unterlagen maßgeblich zur Bezugnahme auf das Projekt und bei der Codierung der Pläne verwendet wird) und das Projektkürzel. In einigen Fällen finden sich ein Aktenzeichen und die Angabe des zuständigen Bauamts zum Projekt, welche in der Tabelle „ProjectAttr“ festgehalten sind. Diese Metadaten können mit den im Anhang niedergelegten Abfragen ermittelt und daraufhin in eine XML- oder CSV-Datei exportiert und mit IngestTool in das Feld „Beschreibung“ des oder der IOs (bei Projekt-, Ordner- und Dateiebene gleichermaßen) eingelesen werden.

Die Metadaten zu den Projektbeteiligten müssen aus mehreren Tabellen der Datenbank extrahiert werden. Hier lassen sich beteiligte Personen sowie Firmen und Institutionen mit deren Abteilungen sowie deren Adressdaten abfragen. Auch

28 ihre Einteilung in die einzelnen Projektgruppen kann abgefragt werden. Die Abfrageergebnisse können dann als XML- oder CSV-Dateien in DIMAG gesichert werden. Auf diese Weise können recht unkompliziert umfassende Basisinformationen zu beteiligten Personen, Institutionen, Architekten, Bauingenieuren und bauausführenden Firmen dauerhaft erhalten werden.

Bei der Formierung des AIPs auf Projekt- und auf Ordnerebene sollte darüber hinaus die Laufzeit des Gesamtprojekts ermittelt und mittels IngestTool in das Feld „Entstehungszeitraum“ gemappt werden. Hierzu muss eine Suche nach der ältesten und jüngsten Datei des Projekts (beispielsweise mittels eines Commander-Tools) vorgenommen werden. Das Ergebnis kann entweder in eine CSV-Datei kopiert und von dort aus mittels IngestTool in das entsprechende Feld von DIMAG gemappt oder händisch als Konstante eingetragen werden. Auch eine Automatisierung der CSV-Mapping-Variante mittels eines Skripts ist denkbar.⁴⁴ 2.3.8 Dokumentation

Zu jedem Projekt sollten bestimmte Standards eingehalten werden, die für eine spätere Nutzung den Prozess der Übernahme durch das Archiv nachvollziehbar machen. Zunächst sollten hierzu die wesentlichen automatisiert bei V&B erstellten, im Export enthaltenen Dateien über den Exportvorgang gesichert werden. Daneben sollte ein Protokoll über die Bearbeitung des Exports im Archiv und den Ingest ins digitale Langzeitarchiv angefertigt und ebenfalls gesichert werden. Dieses kann sich beispielsweise an den im folgenden Abschnitt festgehaltenen Workflows orientieren. Auch eine Dokumentation der verwendeten Tools sowie der Soft- und Hardwareumgebung ist hierbei vorzunehmen. Ferner sollte durch die Nutzung von Prüfsummen ein sicheres Verfahren der Übermittlung der Exporte von V&B an das Archiv etabliert und

44 Ein derartiges Skript kann auch in anderen Übernahmezusammenhängen einen großen Mehrwert für das Archiv bieten. Möglicherweise kann hierfür die Verzeichnislistenfunktion von Windows (Befehl „dir /s“ in der Kommandozeile oder PowerShell) mit einer Sortierung nach Datum (im vorliegenden Fall Änderungsdatum) genutzt werden. Bisher war eine automatisierte Abfrage nach Laufzeiten noch nicht möglich. Vgl. NAUMANN, Kai: Wie es mit der Projektsammlung von Susanne Belovari weiterging, in: Kai Naumann/Michael Puchta (Hg.): Kreative digitale Ablagen und die Archive. Ergebnisse eines Workshops des KLA-Ausschusses Digitale Archive am 22./23. November 2016 in der Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns (= Sonderveröffentlichungen der Staatlichen Archive Bayerns, Bd. 13), München 2017, 30f, hier S. 31f.

29 dessen Anwendung bei jedem einzelnen Export protokolliert werden. Auch bei der Aufbereitung und dem Ingest der Unterlagen ins digitale Langzeitarchiv sollte ein solches Verfahren zur Anwendung kommen.⁴⁵ Diese Protokolldateien sollten gemeinsam mit den zum jeweiligen Projekt gehörigen AIPs im digitalen Langzeitarchiv gesichert werden. In späteren Stadien der Archivierung von PTS-Projekten ist daneben eine Dokumentation der Erhaltungsmaßnahmen vorzunehmen (Voraussetzung hierfür ist die vorherige Dokumentation der vorliegenden Dateiformate bei der Übernahme und die Definition ihrer jeweiligen signifikanten Eigenschaften).⁴⁶

Neben den einzelnen Projekten muss außerdem eine übergreifende Dokumentation von PTS selbst angelegt werden. Aufzunehmen darin sind: die Anwenderhandbücher, die Einführungspräsentation zur Plattform aus einem beliebigen Projektexport, die technische Dokumentation des Gesamtsystems (PTS, PlanNet, Pack&Go – sofern erhältlich) sowie die DAW Hochbau, die PTS-Verzeichnisstruktur (die beiden letzteren auch in älteren Versionen, regelmäßig auf aktuelle Versionen zu überprüfen) und der Verweis auf die DIN 276.

2.4 Workflowvorschläge für die Übernahme von PTS-Exporten durch das Landesarchiv Baden-Württemberg

Die Bildung von AIPs auf Ordnerebene ist, wie in 2.3.1 erläutert wurde, derzeit unter Erhaltung der vollständigen Verzeichnisstruktur nicht in IngestTool durchführbar. Im Folgenden sollen daher zwei Workflowvorschläge für das Vorgehen bei der AIP-Formierung auf Projekt- und auf Dateiebene vorgestellt werden. Diese Vorschläge müssen gegebenenfalls bei einer Verbesserung der Fileexportfunktion oder einer Erweiterung der Funktionen von IngestTool angepasst werden. Die Erarbeitung eines Workflows für AIPs auf Ordnerebene ist bei einer Funktionserweiterung von IngestTool ebenfalls möglich. Dieser könnte sich an dem Workflow der AIP-Formierung auf Dateiebene orientieren.

45 Vgl. beispielsweise KONZEN: Übernahme von E-Akten (wie Anm. 16), S. 15f; NAUMANN: Aufbereitung von Dateisammlungen (wie Anm. 2), S. 47f und 51f.

46 Vgl. auch KEITEL:Benutzerinteressen annehmen (wie Anm. 39), S. 39–41.

30 Workflow zur Archivierung von PTS-Exporten aus Pack&Go – AIP auf

Projekt- und Dateiebene

1. Anlage des Ordners „Dokumentation“ auf Verzeichnisebene 1 des Exports (im Fall des AIP auf Dateiebene auch an einem beliebigen anderen Speicherort außerhalb des Exports) mit den Unterordnern

„Dokumentation\Übernahmedokumentation“ und

„Dokumentation\Projektdaten“. Erstellen einer Protokolldatei zur Dokumentation der Übernahme ins digitale Langzeitarchiv und Ablegen im Ordner „Dokumentation\ Übernahmedokumentation“. Protokollierung aller nachfolgenden Schritte.

2. Verschieben der Protokolldateien des Exports aus PlanTeamSPACE in den Ordner „Dokumentation\Übernahmedokumentation“:

<Exportbezeichnung>_DB.cfg

Protocol_< Exportbezeichnung, Projektnummer, Projektname, Zeitstempel>.txt Protocol_< Exportbezeichnung, Projektnummer, Projektname, Zahl>.html

3. Löschen nicht lesbarer und redundante Daten enthaltender Dateien auf erster und zweiter Ordnerebene des Exports:

<Exportbezeichnung>_PW.cfg (redundante Daten zu <Exportbezeichnung>_DB.cfg) AutoImport.cfg (redundante Daten – Dokumentation des Imports der

PTS-Verzeichnisstruktur bei Anlage der Datenbank, Inhalte ebenfalls aus der Dokumentation des Systems PlanTeamSPACE entnehmbar)

projects.pat (nicht lesbar)

4. Abfragen von grundlegenden Daten zum Bauprojekt und den Projektbeteiligten aus der zum Export gehörigen Datenbank im XML- oder CSV-Format und Ablegen im Ordner „Dokumentation\Projektdaten“:

Projekt_allgemeine_Daten.xml oder .csv Projektbeteiligte.xml oder .csv

Projektbeteiligte_Adressen.xml oder .csv Projektbeteiligte_Branchen.xml oder .csv

Projektbeteiligte_Datenbanknutzer.xml oder .csv Projektbeteiligte_Kontaktdaten.xml oder .csv Projektbeteiligte_Organisationseinheit.xml oder .csv Projektgruppen.xml oder .csv

5. Ggf. Anlegen des Ordners „E-Mail Metadaten“ im Ordner „Dokumentation“

31 6. Ggf. Exportieren grundlegender Inhaltsmetadaten zu den im Projekt

enthaltenen E-Mails aus der zum Export gehörigen Datenbank im XML- oder CSV-Format und Ablegen im Ordner „Dokumentation\E-Mail Metadaten“:

Input_Mails.xml Output_Mails.xml

7. Abfrage aller im Projekt vorgesehenen Export-Ordnernamen und ihrer Klarnamen

8. Speicherung des Abfrageergebnisses in einer CSV-Datei mit dem Feldtrenner „|“

9. Umbenennung der im Export vorhandenen Ordner unter Verwendung der erstellten CSV-Datei mittels Bulk Rename Utility

10. Suchen und Löschen von nicht archivwürdigen Ordnern und Dateien anhand eines vorher definierten Bewertungsschemas (mittels Skript oder Commander-Tool)

11. Löschen ggf. entstandener leerer Verzeichnisse mittels Script oder Tool (beispielsweise TreeSize Professional)

12. Umbenennung des Ordners, welcher das Dateiverzeichnis und die Primärunterlagen enthält (erste Ordnerebene) in „Unterlagen“ zur leichteren Zugänglichkeit und Unterscheidung vom Ordner

„Dokumentation“ bei der künftigen Benutzung

13. Händische oder automatisierte Untersuchung der Primärunterlagen nach ältestem und jüngstem Erstellungsdatum. Ggf. Speicherung des Ergebnisses in einer XML- oder CSV-Datei

Verzweigung

AIP auf Projektebene AIP auf Dateiebene 14. Paketierung mit IngestTool auf

Ordnerebene 0

Paketierung mit IngestTool auf Dateiebene

15. Mapping der Elemente aus der Datei

Projekt_allgemeine_Daten in die Felder

„Beschreibung“ (und ggf.

„Provenienz“) sowie der Laufzeit (als

Mapping der Elemente aus der Datei

Projekt_allgemeine_Daten in das Feld

„Beschreibung“ (und ggf.

„Provenienz“) sowie der Laufzeit (als

32 Konstante oder aus der zuvor

erstellten XML- oder CSV-Datei) mit IngestTool

Konstante oder aus der zuvor erstellten XML- oder CSV-Datei) mit IngestTool

16. Durchführung des Uploads ins digitale Langzeitarchiv

Ggf. Mapping des gesamten Dateipfades oder des direkt übergeordneten Ordnernamens in ein für die automatisierte Zuordnung in ScopeArchiv geeignetes Feld, sofern der automatisch eingetragene relative Dateipfad nicht ausreicht.

17. Durchführung des Uploads ins

digitale Langzeitarchiv

18. Speicherung der

Verzeichnisstruktur in einem

Textformat mittels

Konsolenbefehlen oder einem Direcory Lister-Tool

19. Import der Verzeichnisstruktur in

ScopeArchiv

20. Einordnung der Primärunterlagen in

die Verzeichnisstruktur

21. Übernahme des Ordners

„Dokumentation“ ins digitale Langzeitarchiv

33

3 Schluss

Die Archivierung von Bauprojekten aus PlanTeam-SPACE stellt einen wichtigen Bestandteil der künftigen Bauüberlieferung des Landes Baden-Württemberg dar.

Im Rahmen dieser Arbeit konnten Lösungswege aufgezeigt werden, mit denen künftig Exporte von Bauprojekten aus PTS in das digitale Langzeitarchiv überführt werden können. Diese Lösungswege sind dabei bewusst so offen ausgelegt, dass spätere Ansprüche der Bauaktenbewertung ohne Probleme in sie integriert werden können. Im Zuge der weiteren Verbesserung der Funktionalitäten der DIMAG-Umgebung (insbesondere im Bereich Ingest und Access) sowie der Exporteigenschaften (Fileexporte) sind diese Lösungswege und ihre inhaltlich-fachliche Bewertung natürlich einer Evaluation und Anpassung zu unterziehen.

Technisch umsetzbar sind derzeit lediglich die Formierung von AIPs auf Projekt- und Dateiebene. Wichtige Aspekte der Verbesserung der Exporte, die sich aus dieser Arbeit ergeben, sind der Export der Klarnamen der Verzeichniselemente und die Einbindung eines Bewertungsschemas. Mögliche Ansätze für eine Verbesserung von IngestTool stellen die strukturorientierte Paketierung in aufsteigender Ordnerebenenzählung sowie anhand von Ordnernamen und das Hinzufügen des Änderungsdatums als Dateimetadaten-Input-Element dar. Die Darstellung von Verzeichnisstrukturen und eine Verbesserung der Zuordnung von Präsentationsvorlagen könnten daneben im Access-Modul von DIMAG forciert werden. Hingewiesen sei ferner auf die Notwendigkeit einer Strategie zur Erhaltung von CAD-Unterlagen. Zunächst sollte jedoch die Erarbeitung eines einfachen Bewertungsschemas für Bauunterlagen aus PTS (einschließlich der E-Mails und Planversionen) im Zentrum stehen.

34

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1

Anhang

Abbildung 1

Inhalt des Exportordners des Testexports Holzmarkt. Enthalten sind beim Export automatisiert erstellte Dateien (insbesondere Exportprotokolle) sowie die zum PTS-Projekt gehörige Datenbank. Im obenstehenden Verzeichnis finden sich weitere automatisiert erstellte Dateien und der Verzeichnisbaum des PTS-Projekts.

Abbildung 2

Inhalt des Verzeichnisses „0001759500000004_A_1501569271000_1“. Die Ordner mit dem Namensbeginn „CSE_“ stellen die erste Ebene des Verzeichnisbaums des Projekts („0 Vorgaben“, „1 Projektkoordination“, „3 Planung“) dar. In diesem Fall war ein Ordner „Interne Dokumente“ („CSE_196346“) anstelle von „2 Baudurchführung“ enthalten, welcher die automatisch erzeugten E-Mail-Versandprotokolle enthielt und aufgrund mangelnder Archivwürdigkeit gelöscht wurde. Daneben finden sich der die E-Mails enthaltende Ordner, sowie der stets leere Ordner „Defaults“ mit unbekannter Funktion und zwei beim Export automatisiert erstellte Dateien (zur Bewertung der Dateien vgl. 2.4).

Abbildung 3

Beispielhafter Ausschnitt des Verzeichnisbaums des PTS-Projektexports Holzmarkt in unbearbeiteter Form. Die unterhalb der „Folder“-Ebene liegende

2

„Drawing“-Ebene des Verzeichnisasts „CSE_196828“ (= „3 Planung“) ist aus Gründen der Übersichtlichkeit ausgeblendet.

Abbildung 4

Derselbe Ausschnitt des Verzeichnisbaums des PTS-Projektexports in bearbeiteter Form. Leere Verzeichnisäste (Ordner „Defaults“) wurden gelöscht, die Klarnamen der Ordner wurden wiederhergestellt. Die Ordner

„Dokumentation“ (einschließlich der Unterordner) und E-Mail Metadaten

3 wurden im Zuge der Bearbeitung hinzugefügt. Der Ordner

„0001759500000004_A_1501569271000_1“ wurde in „Unterlagen“ umbenannt.

Datenbankabfragen

Die hier festgehaltenen SQL-Abfragen zur Generierung der Metadaten wurden anhand der Testexporte für diese Arbeit händisch ausgeführt und ihre Ergebnisse in den in 2.4 genannten XML- beziehungsweise CSV-Dateien gespeichert. Im Rahmen einer späteren Automatisierung sollten mittels eines VBA-Makros (oder gegebenenfalls mehrerer Makros) diese Abfragen ausgeführt und ihre Ergebnisse exportiert werden. Gegebenenfalls müssen je nach Datenbankumgebung Sonderzeichen (insbesondere „*“) ersetzt werden. Es folgen zunächst die Abfragen zu den Informationen über die Projektmitglieder.

Abfragen Projektmitglieder

Projektmitglieder_Adressen

SELECT Address.AddressID, Address.Street, Address.Country, Address.PostCode, Address.Town, Address.State

FROM Address

WHERE Address.AddressID NOT LIKE "0";

4 Projektmitglieder_Branchen

SELECT Business.BusinessID, Business.BusinessDescription FROM Business

WHERE Business.BusinessID NOT LIKE "0";

Projektmitglieder_Kontaktdaten

SELECT Communication.CommID, Communication.OfficeTelNr, Communication.MobilTelNr, Communication.FaxNr,

Communication.WwwHomePage FROM Communication

WHERE Communication.CommID NOT LIKE "0";

Projektmitglieder_Datenbanknutzer

SELECT DB_User.UserID, DB_User.Name, DB_User.Surname,

DB_User.Notice, DB_User.Position, DB_User.ShortSign, DB_User.AddressID,

DB_User.Notice, DB_User.Position, DB_User.ShortSign, DB_User.AddressID,

Im Dokument Archivierung digitaler Bauunterlagen Am Beispiel des Dokumentenmanagementsystems PlanTeam-SPACE (Seite 31-50)