5.1 Implementierung und Redesign Anfang 2004
5.1.1 Preislisten
Preislisten können individuell zusammengestellt und per E-Mail an die Kunden zuge-sandt werden. Die Erfassungsmaske für die Zusammenstellung der Preislisten ist in folgender Abbildung dargestellt:
Abb. 5-1 Bildschirmmaske zur Zusammenstellung einer Preisliste
Jede Preisliste wird als CSV-Datei („Comma Separated Value File“ in MS Excel) an die im Weblogin hinterlegte E-Mail-Adresse gesandt. Ein Versand an Adressen ausserhalb der Kundenfirma ist nicht vorgesehen.
Zunächst werden die Marke und die Warengruppe, oder allenfalls „alle Warengruppen“, gewählt. Mit „Hinzufügen“ erscheint die Auswahl im Feld „Preisfile“. Bei Bedarf kann
Die Maske zur Anforderung von kundenspezifischen Statistiken ist in folgender Abbil-dung wiedergegeben:
Abb. 5-2 Bildschirmmaske zur Zusammenstellung einer Statistik
Diese Funktion ermöglicht es Kunden, Statistiken über ihre Bezüge bei Ecomedia ab-zurufen. Es sind Statistiken über Marken, Warengruppen oder Artikel vorhanden. Das gewählte Statistik-File wird an die im Weblogin gespeicherte E-Mail-Adresse gesandt.
Der Benutzer wählt die Art der Statistik, den Monat und das Jahr. Die CSV-Datei ent-hält den Monatsumsatz, den kumulierten Umsatz, den kumulierten Umsatz zum glei-chen Zeitpunkt des Vorjahres sowie den ganzen Vorjahresumsatz, mit den entspre-chenden Prozentvergleichen. Die CSV-Datei kann in Excel eingelesen und individuell formatiert werden.
Die folgende Tabelle zeigt beispielhaft eine solche Statistikdatei:
Tab. 5-1 Bespiel für eine Umsatzstatistik
Die entsprechende CSV-Datei sieht als ASCII-Code wie folgt aus:
Warengruppe;Bezeichnung;Umsatz09/2004;kumuliert per 09/2004;kumuliert per 09/2003;Vergleich Periode;Total Vorjahr;Vergleich Total Vorjahr
201049;Toner Flaschen / Kartuschen ELFOTEC;0;0;0;0;0;0 204021;Toner-Module HP;0;0;0;0;0;0
Realisierung
301021;InkJet Originalprodukte HP;0;0;0;0;0;0 991019;Werbegeschenke NEUTRAL;0;0;0;0;0;0
5.1.3 Top 10 und Co: Hitlisten
Über diese Funktion können aufgrund der kundenspezifischen Statistikdaten Hitlisten erstellt werden. Hitlisten betreffen das ganze Sortiment oder Teilbereiche. Die folgende Abbildung zeigt die entsprechende Bildschirmmaske:
Abb. 5-3 Hitliste
Der Benutzer wählt die gewünschte Periode, die Produkte-Gruppe und wie viele Artikel angezeigt werden sollen. Es kann nach Wert oder Menge sortiert werden. Aufgrund der Resultate können die Kunden ihre Lagersortimente anpassen oder direkt eine Ein-kaufsliste erstellen, um künftige Bestellungen zu vereinfachen. Die Artikel können auch in den Warenkorb gefüllt werden.
5.1.4 Auftragsübersicht
Die folgende Abbildung zeigt die Maske zur Zusammenstellung einer Auftragsüber-sicht:
Abb. 5-4 Bildschirmmaske zur Zusammenstellung einer Auftragsübersicht
Die Benutzer können sowohl nach einer einzelnen Auftragsnummer suchen oder nach Aufträgen innerhalb eines Datumsbereichs. Es kann gewählt werden, ob alle, nur die offenen oder nur die erledigten Aufträge angezeigt werden sollen (als definitiv erledigt gilt ein Auftrag, wenn er fakturiert ist).
In der Kolonne "Status" wird angezeigt, wie weit der Auftrag ausgeführt ist. Ein Klick auf die Auftragsnummer führt zum Auftragsdetail, wo der Status der einzelnen Zeilen (Auftragspositionen) angezeigt wird (siehe folgende Abbildung). Der Kunde hat dann die Möglichkeit, direkt zu den Rechnungen zu gelangen, die aus diesem Auftrag ent-standen sind.
Zur Auftragsverfolgung steht darüber hinaus das Track & Trace der Post zur Verfü-gung. Track & Trace ist eine elektronische Sendungsverfolgung im Internet. Mit Einga-be der Sendungsnummer erhält der Kunde Auskunft üEinga-ber den Sendungsverlauf sowie den aktuellen Sendungsstatus. Das Track & Trace der Post ist in das EcoWeb integ-riert.
Realisierung
Abb. 5-5 Auftragsdetail
5.1.5 Eigene Artikelnummern
Die Kunden haben die Möglichkeit, eigene Artikelnummern zu verwalten. Die folgende Abbildung zeigt die entsprechende Bildschirmmaske:
Abb. 5-6 Pflege eigener Artikelnummern durch den Kunden
Die kundenspezifischen Artikelnummern erscheinen auf allen Lieferpapieren, auf Rechnungen, im EcoWeb und im EcoGuide. Zum Auffinden von Artikeln wird die Eco-media-Artikelnummer, die Original-Nummer oder der EAN-Code eingegeben. Artikel können auch über die Artikel-Bezeichnung gesucht werden. Das System zeigt die Arti-kel, auf welche der eingegebene Text passt. Anschliessend kann die eigene Artikel-nummer eingegeben bzw. eine bestehende geändert werden. Durch „Eigenes Sorti-ment“ erscheint eine Liste mit allen Artikeln, für die bereits eine eigene Nummer verge-ben wurde.
5.1.6 Einkaufslisten
Für den Kunden besteht die Möglichkeit, individuelle Einkaufslisten zusammenzustel-len:
Realisierung
Abb. 5-7 Liste der Einkaufslisten
Der Kunde kann eine oder mehrere Einkaufslisten erstellen. Hierbei kann die Anzahl regelmässig bestellter Produkte in die Liste geschrieben werden oder das gesamte La-gersortiment. Die Einkaufsliste eignet sich auch für immer wiederkehrende Direktliefe-rungen an Endkunden.
Jede Einkaufsliste erhält einen Namen. Bei Bedarf kann eine Lieferadresse hinzuge-fügt werden:
bzw. ändert die Lieferadresse. Dies kann auch mit der QuickAddress-Funktion gesche-hen. Diese dient dazu, eine Adresse aus Excel, Word oder z.B. TwixTel direkt in die Lieferadresse zu integrieren.
Nun kann die Einkaufsliste zusammengestellt werden:
Abb. 5-9 Individuelle Einkaufliste
Über „Artikelsuche einblenden: ja“ können weitere Artikel hinzugefügt werden.
Aus einer Artikelliste kann direkt bestellt werden. Hierbei existieren verschiedene Mög-lichkeiten:
• Ein einzelner Artikel wird dem Warenkorb hinzugefügt, indem in der Einkaufsliste auf der Artikelzeile „Artikel in Warenkorb“ angeklickt wird.
• Mit dem Knopf „Einkaufsliste in Warenkorb“ wird die ganze Einkaufsliste zum be-stehenden Warenkorb hinzugefügt. Danach kann die Bestellung im Warenkorb ver-ändert und abgesendet werden.
• Der Knopf „Direkt bestellen“ dient dazu, aus der Einkaufsliste eine separate Bestel-lung abzuschicken, ohne die Artikel dem bestehenden Warenkorb zuzufügen. Dies ist vor allem dort sinnvoll, wo eine Direktlieferung an eine Kundenadresse separat ausgeführt werden soll.
5.1.7 Warenkorb
Die folgende Abbildung zeigt beispielhaft einen Warenkorb:
Realisierung
Abb. 5-10 Warenkorb
Im Warenkorb werden die kundenspezifischen Artikelnummern angezeigt.
5.1.8 Kontoauszug
Der Kontoauszug enthält alle Rechnungen und Gutschriften, die bei Ecomedia noch als offen gelten. Bei fälligen Rechnungen ist das Datum rot gedruckt. Der kumulierte Saldo wird ausgewiesen, und darunter das Total der fälligen Rechnungen. Ein Klick auf die Rechnungsnummer eröffnet die Möglichkeit, eine PDF-Kopie der Rechnung zu erhal-ten.
5.2 Zukünftige Realisierungschritte (für 2005)
Im Jahr 2004 wurde von Polynorm eine Offerte an Ecomedia gesandt, die die weiteren Realisierungsschritte bezüglich Personalisierung beschreibt und deren Aufwand ab-schätzt. Diese wird im Folgenden wiedergegeben.
5.2.1 Benutzerverwaltung
Die Anpassung an der Benutzerverwaltung umfasst die folgenden Funktionen:
• Benutzerliste aller Weblogins und Ansprechpartner auch ohne Weblogins
• Erstellen Weblogin auch mit direkter Zuweisung an Ansprechpartner
• Adressänderungen direkt auf dem Ansprechpartner
• Definition Art des Logins (Einzel-/Gruppenlogin) und/oder Funktionen
Abb. 5-11 Beispiel einer Benutzerliste mit verschiedenen Suchmöglichkeiten
Abb. 5-12 Beispiel Benutzerdetails
5.2.2 Bestell-Workflow (Buy-Side-Funktionalität)
Dieser Bereich umfasst die folgenden personalisierten Funktionen:
• Sachbearbeiter kann zwar Warenkorb erstellen, aber nicht bestellen
• Erstellen einer Bestellliste inkl. Bestellkopf-Daten (wie Einkaufsliste)
• Weiterleiten einer Bestellliste an einen „Superuser“ und/oder „Besteller“
• Superuser/Besteller sieht offene Bestelllisten und kann diese direkt bestellen und/oder vorgängig noch nachbearbeiten
• Bestellungen sind mit dem ursprünglichen Ansprechpartner (Benutzer) verknüpft Die folgenden Abbildungen illustrieren diese personalisierten Funktionalitäten:
Realisierung
Abb. 5-13 Beispiel Warenkorb des Sachbearbeiters, ohne Bestell-Button aber mit Bestellkopf-Button
Abb. 5-14 Beispiel Bestellkopf für Sachbearbeiter, ohne Bestell-Button aber mit „Be-stellung Weiterleiten“-Button
Abb. 5-15 Sachbearbeiter/-in sieht seine/ihre Bestelllisten, solange diese noch nicht bestellt wurden
Abb. 5-16 Superuser mit Bestellmöglichkeit
5.2.3 E-Mail Newsletter
Diese personalisierten Funktionen umfassen:
• Newsletter im CMS mit Standard-Templates erstellen
• Automatischer Versand via CRM-Adressselektionen
• Funktionen zum Abonnieren/Annullieren
• Eintrag als Kontakt im CRM bei Versand und falls Benutzer einen Link im Newslet-ter anklickt
Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel für einen HTML-Newsletter:
Realisierung
Abb. 5-17 HTML-Newsletter im Webbrowser
5.2.4 Aufbau Artikeltrefferlisten personalisieren
Weitere Personalisierungsmöglichkeiten betreffen den Aufbau der Artikeltrefferlisten.
Diese umfassen:
• Speicherung der Anordnung der Felder mit dem Login
• Sortierung nach Spalten
Hierzu gehören die Funktionen:
• Speicherung der Anordnung und Anzeige mit dem Login
• Anzeigen Infos über Warenkorb, Einkaufslisten, Bestelllisten, Hitliste, Login, Kredit-limite
5.2.6 Kunden-Umsatzstatistik
Abhängig vom Login ist es möglich, die Umsatzstatistik von Kunden einzusehen. Ein Beispiel zeigt die folgende Abbildung:
Abb. 5-18 Beispiel für eine Kunden-Umsatzstatistik
5.2.7 Weitere Erweiterungen
Zusätzliche, kleinere Erweiterungen umfassen:
• Anzeigen der persönlichen Kreditlimite
• Ecomedia Briefkopf mit Logo als Hintergrund bei den PDF-Belegen
2 Ein Portlet ist ein kleines Programm, das die Fähigkeiten eines Servers erweitert, in diesem Fall die eines Portalservers. Portlets stellen dabei auf der Clientseite eine einfach zu benut-zende Oberfläche innerhalb des Browsers dar (Fenster mit Knöpfen zum Maximieren, Mini-mieren, Editieren, Hilfe). Intern, also auf der Serverseite, kann nun eine beliebige
Realisierung
• Permanenter Warenkorb, d.h. auch beim nächsten Login vorhanden, solange nicht bestellt und/oder gelöscht
• Medienweiche, d.h. Belege an diverse Adressen via diverser Medien
6 Projektmanagement
Dieses Kapitel skizziert kurz die Vorgehensweise im Projekt. Die Einführung von Per-sonalisierungsfunktionen erfordert einige spezielle Schritte und Methoden. Erläutert werden auch die Lehren, die in zukünftigen Projekten berücksichtigt werden können.
6.1 Vorgehensweise im Projekt
Die Durchführung des Projekts vom Kick-off-Meeting mit den Wirtschaftspartnern bis zum Abschluss der konzeptionellen Arbeiten verlief grob in den folgenden Schritten:
• Kick-off Meeting
• Ist-Aufnahme
• Ist-Analyse
• Brainstorming
• Schulung der Mitarbeitenden der Wirtschaftspartner
• Workshop zur Verdichtung und Priorisierung der Funktionen
• Erstellung des Soll-Konzepts mit Screen Design
• Workshop zur Besprechung des Screen Design
• Überarbeitung des Soll-Konzepts
• Angebotserstellung durch IT-Partner
Die einzelnen Schritte des Projekts werden hier nicht näher erläutert. Dies ist Gegen-stand einer separaten Dokumentation zur methodischen Vorgehensweise.
6.2 Lessons Learned
6.2.1 Konzeptentwicklung und Implementierung
Die Konzeptentwicklung und die Implementierung eines Teils der erarbeiteten Perso-nalisierungsfunktionen ging sehr schnell von statten, weil Ecomedia sich schon seit längerem mit dem Thema der Personalisierung auseinandergesetzt und früh beschlos-sen hatte, das EcoWeb zu personalisieren. Einige der oben beschriebenen Funktionen wurden bereits im Januar 2004 umgesetzt. Nach dem ersten Redesign verzögerte sich die Implementierung weitergehender und komplexerer Personalisierungsfunktionen aus Gründen, die ausserhalb des Projekts lagen. Diese Funktionen wurden in einer Of-ferte der Polynorm zusammengefasst und Ecomedia unterbreitet. In einem zweiten Implementierungsschritt wird dieser Teil der Funktionen im Jahr 2005 realisiert werden können.
6.2.2 Begünstigende Faktoren im Projektablauf
Als Vorteil des erwähnten Vorgehens (6.1) ist sicherlich die enge Kooperation der be-teiligten Projektpartner zu sehen. Alle Bebe-teiligten waren bereit, insbesondere in den
Projektmanagement
durch konnten auf der einen Seite viele kreative Ideen entwickelt, auf der anderen Sei-te konnSei-te aber auch deren Umsetzbarkeit schnell überprüft werden.
Eine weitere Besonderheit bestand im hohen Wissensstand in Bezug auf Nutzen und Machbarkeit von IT-Anwendungen auf Seiten des Anwenders. Namentlich Herr Bühler (Geschäftsführer von Ecomedia) verfügt hier über einen umfassenden Einblick und kla-re Vorstellungen hinsichtlich der kla-relevanten Themen. Es mussten keine Grundlagen erklärt werden und Prioritäten konnten sehr schnell festgesetzt werden.
6.2.3 Fazit: Erfolgsfaktoren in Personalisierungsprojekten
Von entscheidender Bedeutung ist sicherlich das enge, offene und konstruktive Ver-hältnis aller beteiligten Projektpartner. Diese müssen bereit sein, einen entsprechen-den Aufwand zu leisten und sich aktiv an dem Vorhaben zu beteiligen. Es hat sich als sehr positiv erwiesen, an den Workshops diverse Kreativitätstechniken einzusetzen (Mindmaps, Metaplan, etc.) und die Ergebnisse daraus vertiefend zu diskutieren.
Eine sehr wichtige Voraussetzung ist auch die enge Verzahnung des Personalisie-rungsvorhabens mit dem zugrunde liegenden ERP-System. Im Projekt mit Ecomedia und Polynorm ist dies in besonderem Masse der Fall, da Polynorm sowohl ERP- als auch CMS-Hersteller als auch technischer Projektpartner für die Realisierung der Per-sonalisierungsfunktionen ist.
7 Zusammenfassung und Schlussfolgerungen
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass auf Grund der oben beschriebenen Konstellation die Voraussetzungen für das Gelingen des Projekts sehr positiv waren.
Dies kann nicht bei allen Personalisierungsprojekten im KMU-Umfeld in gleichem Mas-se erwartet werden. Zu achten ist vor allem auf eine geeignete Auswahl der Projekt-partner, vom Anwender bis zum ERP-Anbieter. Als notwendig erweist sich darüber hinaus eine kreative, offene Atmosphäre in der Zusammenarbeit, um Lösungen zu er-arbeiten, die für alle Beteiligten einen Nutzen erbringen.