Ich wurde von den befragten Personen immer freundlich empfangen, die Interviews fanden in den meisten Fällen in einer kordialen Atmosphäre statt und wurden nie unterbrochen. Viele Befragte haben sich auf das Interview sogar sehr gefreut.
Alle Gespräche wurden von mir geführt und fanden in den Unternehmen selbst statt. Dadurch bot sich in drei Fällen die Möglichkeit, einen Einblick in die Arbeitsweisen der verschiedenen RM-Stellen zu erhalten, wo die RM-Verantwortlichen ihre Arbeitstätigkeiten oder SOP zeigten.
Im Kontakt-E-Mail wurde den RM-Verantwortlichen versichert, dass das Interview nicht länger als 45 Minuten dauern werde, während das längste dann allerdings zweieinhalb Stunden in Anspruch nahm und das kürzeste nur gerade 30 Minuten dauerte. Manche Befragten hätten sogar stundenlang über das Thema reden können. In diesen Fällen waren die Antworten sehr umfassend und ich gewann Erkenntnisse, welche über den untersuchten Fall hinausreichten;
diese habe ich u. a. in den Kapiteln 5 und 8.4 dargelegt.
Viele Interviewpartner gaben sich Mühe, die Fragen sehr präzise zu beantworten, auch wenn teilweise die Fragestellungen als zu anspruchsvoll betrachtet wurden. In einigen Fällen wurden bei Unsicherheiten Arbeitskollegen kontaktiert.
92 Hunziker: Spass am wissenschaftlichen Arbeiten, S. 108.
und deren Antworten ziemlich ausweichend waren. Wahrscheinlich verfügten sie nicht über genügend Kenntnisse auf diesem Gebiet.
8.2 Fragen
Diese Interviews fanden manchmal bei RM-Stellen statt, welche nicht für ein unternehmensweites RM zuständig waren. Hier hatten die Interviewpartner teilweise Probleme, die Fragen zu beantworten, weil einige Themen das ganze Unternehmen betrafen (z. B.
Auswirkungen von SOX oder der GebüV) und daher nur eine unternehmensweite RM-Stelle hätte Rede und Antwort stehen können.
Insgesamt wurden die Fragen nur von drei Interviewpartnern als zu anspruchsvoll empfunden.
Alle Fragen konnten trotz kleiner Schwierigkeiten beantwortet werden, und in einigen Fällen wurden diese RM-Verantwortlichen auf Themen aufmerksam gemacht (z. B. Aufbewahrung von E-Mails und Webseiten), die bis anhin wenig berücksichtigt worden waren.
8.3 Erworbene Erkenntnisse
Das Ziel einer Diplomarbeit ist, dass der Verfasser neue Erkenntnisse über das verfasste Thema gewinnt.93 In diesem Unterkapitel möchte ich deswegen darlegen, was ich persönlich durch diese Arbeit gelernt habe.
Records Management und Schriftgutverwaltung
Indem die RM-Verantwortlichen über die Änderungen gegenüber der traditionellen Schriftgutverwaltung befragt wurden, wurde mir klar, dass das Records Management weiterreichende Ziele verfolgt, wie z. B. die Einhaltung von Compliance-Anforderungen; ein Faktor, welcher in der Schriftgutverwaltung wenig berücksichtigt wurde und heutzutage von grosser Bedeutung ist.
93 Hunziker: Spass am wissenschaftlichen Arbeiten, S. 108.
Eine weitere Erkenntnis besteht darin, dass es – gemäss einigen Interviewten – besser wäre, wenn jede Geschäftseinheit über einen eigenen RM-Koordinator verfügen würde, damit abteilungsspezifische Lösungen entwickelt und umgesetzt werden können. Eigene Records Manager kennen die Probleme und speziellen Fälle der zugehörigen Abteilung meist besser als ein für das ganze Unternehmen zuständiger Records Manager.
Aufbewahrungspolicy/SOP/Records Retention Schedule
Wie wichtig eine SOP und eine Records Retention Schedule sind, wurde mir erst während der Interviews klar. Sie dienen z. B. der Identifizierung der Vital Records (siehe Abbildung 10) und der Festlegung der Aufbewahrungsfristen, was sich vor allem bei Firma 3 zeigte, wo ich einen Blick auf solche Policies werfen durfte.
Authentizität/Integrität/Zuverlässigkeit der Records
Ursprünglich wollte ich drei verschiedenen Fragen zu den Themen „Authentizität“, „Integrität“
und „Zuverlässigkeit“ der Records stellen. Nun ist mir klar, dass wenn eine Organisation über ein effizientes RM-System verfügt (das ist meistens der Fall in stark regulierten Unternehmen, wie diejenigen der chemisch-pharmazeutischen Branche), solche Anforderungen problemlos erfüllt werden können und sich deshalb Fragen zu diesen Themen erübrigen.
9 Schlussfolgerungen
Wie bereits in Kapitel 2 erwähnt, werden in einer qualitativen Studie eher Hypothesen generiert als überprüft. Im Folgenden werden Hypothesen aufgelistet, welche meiner Meinung nach in künftigen Erhebungen empirisch überprüft werden sollten. Diese Vermutungen haben sich hauptsächlich aus den Faziten in Kapitel 5 ergeben:
1. Eine RM-Stelle kann ihre Aufgaben besser erfüllen, wenn sie nur für eine Geschäftseinheit zuständig ist.
Die RM-Verantwortlichen kennen die Probleme der jeweiligen Geschäftseinheit. Somit können die Records und die Vital Records u. a. schneller gefunden und identifiziert werden.
Diese Hypothese wird von den Interviewten drei Firmen unterstützt (siehe Frage 4).
2. Die Entwicklung eines RM-Programms ist nutzlos, wenn die Mitarbeiter nicht ständig daran erinnert werden, welchen Nutzen eine ordnungsgemässe Verwaltung der Geschäftsunterlagen bringt.
Wenn im Unternehmen keine regelmässigen Trainings im Bereich „Records Management“
durchgeführt werden, vergessen die Mitarbeiter schnell, wie wichtig eine effiziente Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen ist. Als Konsequenz können sowohl die Integrität als auch die Zuverlässigkeit der Records mit der Zeit nicht mehr gewährleistet werden.
3. Eine RM-Stelle kann ihre Mission nur unvollständig erfüllen, wenn sie nicht die volle Unterstützung des oberen Managements hat.
Wenn sich das Management nicht der Wichtigkeit eines robusten und effizienten RM-Programms bewusst ist, erhält eine RM-Stelle wahrscheinlich keine ausreichende Budgetverteilung und kann deswegen ihre Aufgaben nicht mehr lückenlos erfüllen (siehe Kapitel 5.3).
4. Die Gewährleistung der Integrität, Authentizität und Zuverlässigkeit der Records stellt kein Problem dar, wenn ein Unternehmen über ein effizientes RM-Programm verfügt.
Indem ein RM-System über eine geeignete Softwarelösung verfügt, können Änderungen oder Vernichtungen der Records jederzeit kontrolliert und nachvollziehbar gemacht und somit die ISO-Vorgaben problemlos erfüllt werden (siehe Kapitel 3.4).
5. Die Entwicklung eines E-Mail-Managements erlaubt einem Unternehmen, sich vor Rechtsansprüchen besser zu schützen.
Wenn ein Unternehmen über eine E-Mail-Policy verfügt, welche besagt, dass alle E-Mails aufbewahrt werden müssen (auch die privaten), kann es sicher sein, dass die Compliance-Anforderungen erfüllt werden (siehe Kapitel 5.7).
6. Eine geeignete Softwarelösung ermöglicht eine schnellere Suche der Records und eine Verkürzung der Bearbeitungszeit.
Weil das Records Management zu einem immer wichtigeren Thema wird, vor allem wegen einiger Finanzskandale wie bei den Firmen Enron oder Wordcom in den USA, boomt der Markt der RM-Softwarelösungen. Diese Softwares garantieren eine zuverlässige Verwaltung der Geschäftsunterlagen, die Auffindbarkeit der Records in Echtzeit und ermöglichen einem Unternehmen mit den Ressourcen (z. B. Speicherkapazitäten) besser umzugehen (siehe Kapitel 3.4).
7. Gäbe es keine oder wenige Compliance-Anforderungen, würden Unternehmen dem Records Management eine viel geringere Beachtung schenken.
Die vielen gesetzlichen Anforderungen und die neuen Gesetze (SOX und GebüV) verlangen von einem Unternehmen, mehr Investitionen im Risikomanagement zu tätigen. Das RM ist ein wichtiger Bestandteil des Risikomanagements geworden, weshalb das Management einer Organisation dieser Disziplin mehr Beachtung schenkt und dafür sorgt, dass die eigene Organisation über ein gutes RM verfügt.
8. Eine RM-Stelle kann ihre Aufgaben nur zuverlässig erfüllen, wenn eine gute Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung garantiert wird.
Die IT-Verantwortlichen pflegen die Ressourcen (z. B. Soft- und Hardware) und stellen sicher, dass diese eine hohe Leistung bringen und optimal bewirtschaftet werden. Ohne Unterstützung seitens der IT kann der einwandfreie Betrieb eines RM-Systems nicht gewährleistet werden. Es ist deswegen notwendig, dass die Wichtigkeit des RM auch in dieser Abteilung erhöht wird.
Die folgenden Thesen stellen die Grundlage für eine Diskussion über das Records Management dar. Sie sind u. a. auf der Basis der im Literaturverzeichnis angegebenen Literatur entstanden:
These 1: Dank einer optimalen Bewirtschaftung des Systems weiss man in einer RM-Stelle, wie lange Records aufzubewahren sind und in welchem Fall Unterlagen vernichtet bzw. gelöscht werden können. Somit muss sich eine Kompetenzstelle keine Gedanken über Speicherplatzprobleme machen.
Eine RM-Softwarelösung ist u. a. in der Lage, zwischen Records und Non-Records zu unterscheiden und die Aufbewahrungsfristen der Unterlagen festzulegen. Somit können Non-Records und alte Non-Records gelöscht und Speicherplatzprobleme vermieden werden.
Diese These wurde von Herrn Tilman Braun während des Pretests vom 28. Juni 2005 unterstützt.
These 2: Das Records Management wird eine wichtigere Stellung in den Organisationen einnehmen als bisher. Auf der Führungsebene ist man sich der Wichtigkeit dieser Disziplin immer mehr bewusst; deswegen wird der Bedarf an Records Managern oder Beratern in den nächsten Jahren zunehmen.
In Kapitel 3.4 wurden die Aufgabenbereiche der Records Manager aufgeführt. Für die Erfüllung der vielen Compliance-Anforderungen ist, wie schon erwähnt, die Bestimmung von Verantwortlichen, welche diese Aufgaben erledigen, unentbehrlich. Nur so kann ein Unternehmen die gesetzlichen Vorgaben erfüllen und die Records in Echtzeit finden. Mit der Beschäftigung von RM-Verantwortlichen oder Beratern auf diesem Gebiet kann allen diesen Forderungen genügt werden.
These 3: Die Justiz hat die Wichtigkeit von elektronischen Dokumenten erkannt, und die Firmen, welche ihre Records nicht sorgfältig aufbewahren oder nicht auf Anfrage erstellen können, müssen mit hohen Strafen rechnen. Aus diesem Grund werden Revisionen und Inspektionen bzw. Audits (sowohl interne als auch externe) der RM-Systeme häufiger erfolgen.
Bei Firma 1 dieser Studie werden Policies mindestens einmal jährlich auf ihre Aktualität überprüft. Bei diesen Audits (Inspektionen) wird u. a. getestet, ob das RM-System einwandfrei funktioniert und die Mitarbeiter ihre Pflichten noch genau kennen.
Damit ein Unternehmen im Falle einer rechtlichen Ermittlung alle Beweise in Echtzeit bereitstellen kann, müssen die Mitarbeiter einer RM-Stelle in der Lage sein, eventuellen Anforderungen zu genügen und somit die rechtlichen Interessen des Unternehmens zu verteidigen.
Aus diesem Grund liegt es im Interesse einer Geschäftsleitung, dass jedes Jahr zahlreiche und regelmässige Inspektionen und Revisionen des Records Managements erfolgen.
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Abbildungsnachweis
Abbildung 1: Lebenszyklus der Records
Stewart, Jeffrey R. / Melesco, Nancy M. (2002): Professional Records and Information Management. 2. Auflage. Woodland Hills: Glencoe / McGraw-Hill.
Abbildung 2: Dokumente und Records
Shepherd, Elizabeth / Yeo, Geoffrey (2003): Managing records. A handbook of principles and practice. London: Facet Publishing.
Abbildung 3: Beispiel einer RM-Software
Database Constructs: “Example Session Showing Edit of Record”. URL:
http://www.databaseconstructs.com/productsservices/product2.html [Stand: 19.08.2005].
Abbildung 4: Änderungen gegenüber der traditionellen Schriftgutverwaltung Eigene Darstellung
Abbildung 5: Erwartungen an das Records Management Eigene Darstellung
Abbildung 6: Bekanntheit des Themas „Records Management“
Eigene Darstellung
Eigene Darstellung
Abbildung 8: Beispiel eines Ausleihprotokolls
Read-Smith, Judith / Ginn, Mary Lea / Kallaus, Norman F. (2002): Records Management. 7.
Auflage. Mason: South-Western.
Abbildung 9: Vernichtung
Stewart, Jeffrey R. / Melesco, Nancy M. (2002): Professional Records and Information Management. 2. Auflage. Woodland Hills: Glencoe / McGraw-Hill.
Abbildung 10: Records Retention Schedule
Read-Smith, Judith / Ginn, Mary Lea / Kallaus, Norman F. (2002): Records Management. 7.
Auflage. Mason: South-Western.
Abbildung 11: Identifikation der Vital Records Eigene Darstellung
Abbildung 12: Aufbewahrung von Sitzungsprotokollen Eigene Darstellung
Abbildung 13: Aufbewahrung von E-Mails Eigene Darstellung
Abbildung 14: System für die Aufbewahrung der elektronischen Records Eigene Darstellung
Ergebnisse von Forschungsprojekten erscheinen jeweils in Form von Arbeitsberichten in Reihen.
Sonstige Publikationen erscheinen in Form von alleinstehenden Schriften.
Derzeit gibt es in den Churer Schriften zur Informationswissenschaft folgende Reihen:
Reihe Berufsmarktforschung
Churer Schriften zur Informationswissenschaft – Schrift 1 Reihe Berufsmarktforschung – Arbeitsbericht 1:
Josef Herget Thomas Seeger
Zum Stand der Berufsmarktforschung in der Informationswissenschaft in deutschsprachigen Ländern
Chur, 2004 (im Druck) ISSN 1660-945X
Churer Schriften zur Informationswissenschaft – Schrift 2 Reihe Berufsmarktforschung – Arbeitsbericht 2:
Josef Herget Norbert Lang
Berufsmarktforschung in Archiv, Bibliothek, Dokumentation und in der Informationswirtschaft: Methodisches Konzept Chur, 2004 (im Druck)
ISSN 1660-945X
Churer Schriften zur Informationswissenschaft – Schrift 3 Reihe Berufsmarktforschung – Arbeitsbericht 3:
Josef Herget Norbert Lang
Gegenwärtige und zukünftige Arbeitsfelder für Informationsspezialisten in privatwirtschaftlichen Unternehmen und öffentlich-rechtlichen Institutionen Chur, 2004
ISSN 1660-945X
Churer Schriften zur Informationswissenschaft – Schrift 4 Sonja Hierl
Die Eignung des Einsatzes von Topic Maps für e-Learning
Vorgehensmodell und Konzeption einer e-Learning-Einheit unter Verwendung von Topic Maps Chur, 2005
ISSN 1660-945X
Churer Schriften zur Informationswissenschaft – Schrift 5 Nina Braschler
Realisierungsmöglichkeiten einer Zertifizierungsstelle für digitale Zertifikate in der Schweiz Chur, 2005
ISSN 1660-945X
Churer Schriften zur Informationswissenschaft – Schrift 6 Reihe Berufsmarktforschung – Arbeitsbericht 4:
Ivo Macek Urs Naegeli
Postgraduiertenausbildung in der Informationswissenschaft in der Schweiz:
Konzept – Evaluation – Perspektiven Chur, 2005
ISSN 1660-945X
Churer Schriften zur Informationswissenschaft – Schrift 7 Caroline Ruosch
Die Fraktale Bibliothek:
Diskussion und Umsetzung des Konzepts in der deutschsprachigen Schweiz.
Chur, 2005 ISSN 1660-945X
Herausgegeben von Josef Herget und Sonja Hierl Esther Bättig
Information Literacy an Hochschulen
Entwicklungen in den USA, in Deutschland und der Schweiz Chur, 2005
ISSN 1660-945X
Churer Schriften zur Informationswissenschaft – Schrift 9 Herausgegeben von Josef Herget und Sonja Hierl Franziska Höfliger
Konzept zur Schaffung einer Integrationsbibliothek in der Pestalozzi-Bibliothek Zürich Chur, 2005
ISSN 1660-945X
Churer Schriften zur Informationswissenschaft – Schrift 10 Herausgegeben von Josef Herget und Sonja Hierl Myriam Kamphues
Geoinformationen der Schweiz im Internet:
Beurteilung von Benutzeroberflächen und Abfrageoptionen für Endnutzer Chur, 2006
ISSN 1660-945X
Churer Schriften zur Informationswissenschaft – Schrift 11 Herausgegeben von Josef Herget und Sonja Hierl Luigi Ciullo
Stand von Records Management in der chemisch-pharmazeutischen Branche Chur, 2006
ISSN 1660-945X
Über die Informationswissenschaft der HTW Chur
Die Informationswissenschaft ist in der Schweiz noch ein junger Lehr- und Forschungsbereich.
International weist diese Disziplin aber vor allem im anglo-amerikanischen Bereich eine jahrzehntelange Tradition auf. Die klassischen Bezeichnungen dort sind Information Science, Library Science oder Information Studies. Die Grundfragestellung der Informationswissenschaft liegt in der Betrachtung der Rolle und des Umgangs mit Information in allen ihren Ausprägungen und Medien sowohl in Wirtschaft und Gesellschaft. Die Informationswissenschaft wird in Chur integriert betrachtet.
Diese Sicht umfasst die Teildisziplinen Bibliothekswissenschaft, Archivwissenschaft und Dokumentationswissenschaft. Auch neue Entwicklungen im Bereich Informationswirtschaft werden gezielt aufgegriffen und im Lehr- und Forschungsprogramm berücksichtigt.
Der Studiengang Information und Dokumentation wird seit 1998 als Vollzeitstudiengang in Chur angeboten und seit 2002 als berufsbegleitender Studiengang in Zürich. Künftig wird ein berufs-begleitender Masterstudiengang das Lehrangebot abrunden.
Der Arbeitsbereich Informationswissenschaft vereinigt Cluster von Forschungs-, Entwicklungs- und Dienstleistungspotentialen in unterschiedlichen Kompetenzzentren.
Folgende Kompetenzzentren sind im Aufbau:
• Strategic Research
• Information Management & Competitive Intelligence
• Records Management
• Library Consulting
• Information Engineering Laboratory
Diese Kompetenzzentren werden künftig in einem eigenständigen Institut für Informationswissenschaft zusammengefasst werden.
IMPRESSUM
Verlag & Anschrift
Arbeitsbereich Informationswissenschaft, Chur IuD - Information und Dokumentation
HTW - Hochschule für Technik und Wirtschaft University of Applied Sciences
Ringstrasse 37