Zur Unterstützung einer positiven Außenwirkung als Arbeitgeber / Arbeitgeberin ist eine gute Vorbereitung der Auswahlgespräche unabdingbar. Der erste Eindruck im persönlichen Kontakt kann die Entscheidung einer Bewerberin / eines Bewerbers in Zeiten des Fachkräftemangels für eine Arbeitgeberin / einen Arbeitgeber maßgeblich beeinflussen. Vor Beginn des Auswahlge-sprächs wird entschieden, wer die Moderation des GeAuswahlge-sprächs übernehmen soll. Außerdem empfiehlt es sich, im Vorfeld festzulegen, welche Fragen von den einzelnen Mitgliedern des Auswahlgremiums gestellt werden sollen.
5.1.1 Terminierung des Auswahlgesprächs
Terminieren Sie das Auswahlgespräch möglichst zeitnah nach dem Bewerbungsschluss, damit die Bewerberinnen und Bewerber nicht unnötig lange warten müssen.
Es ist ratsam, die Einzelgespräche kurz hintereinander durchzuführen, denn dies erleichtert den Vergleich der einzelnen Bewerberinnen und Bewerber durch die Auswahlkommission. Kann das Auswahlgespräch nicht innerhalb von vier Wochen nach Ablauf der Bewerbungsfrist durchge-führt werden, sollten die Bewerberinnen und Bewerbern eine Zwischennachricht erhalten, so-fern ihnen ein Termin nicht bereits mit der Eingangsbestätigung (siehe Ziffer 4.3.2) mitgeteilt wurde.
Für die Einzelgespräche sollte je nach Umfang des Fragenkatalogs mind. 30 bis 60 Minuten - einschließlich der Bewertung - eingeplant werden. Wird das Auswahlgespräch mit anderen Auswahlinstrumenten, wie z.B. einem Vortrag kombiniert, muss dies ebenfalls in der Zeitpla-nung berücksichtigt werden. Ratsam ist es, Wartezonen für die Bewerberinnen und Bewerber einzurichten.
Generell ist darauf zu achten, genügend Zeitpuffer und Pausen für die Mitglieder der Auswahl-kommission einzuplanen.
Rahmenbedingungen / Organisation:
Um gute Rahmenbedingungen gewährleisten zu können, ist die Wahl der Räumlichkeiten von entscheidender Bedeutung. Die Vorstellungsgespräche sollten nicht durch äußere Einwirkun-gen wie z.B. Besucherinnen und Besucher, Kolleginnen und KolleEinwirkun-gen sowie (Mobil-) Telefonan-rufe gestört werden.
Eine angenehme (Gesprächs-)Atmosphäre kann z.B. auch durch die Wahl der Sitzordnung ent-stehen.
Tipp: Um zu vermeiden, dass eine Prüfungssituation simuliert wird, sollte keine Sitzordnung gewählt werden, bei der ein Tisch zwischen Auswahlgremium und Bewerberinnen und Bewer-ber als Barriere wahrgenommen werden könnte. Bei der Wahl von ovalen oder runden Tischen ist es einfacher, die Bewerberinnen und Bewerber in die Gruppe zu „integrieren“. Namensschil-der für die MitglieNamensschil-der Namensschil-der Auswahlkommission erleichtern es für die Bewerberinnen und Bewer-ber den Kontakt zum Auswahlgremium herzustellen.
Tipp: Um unnötige Hektik und zeitliche Verzögerungen zu vermeiden, sollten die Mitglieder der Auswahlkommission mit ausreichend Materialien ausgestattet werden. Dazu gehören neben einer ausreichenden Anzahl des Ablauf- bzw. Zeitplans vorbereitete Fragebögen (auch wenn diese im Vorfeld bereits verteilt wurden) sowie ausreichend Notizpapier und Stifte.
Tipp: Es hat sich bewährt, ein Mitglied der Auswahlkommission als „Zeitwächter“ zu benennen!
Selbstverständlich müssen benötigte Medien in einem technisch guten Zustand bereitgestellt werden. Zu guten Rahmenbedingungen eines Vorstellungsgesprächs gehört außerdem das Bereitstellen von Getränken für die Auswahlkommission und die Bewerberinnen und Bewerber.
5.1.2 Einladung der Bewerberinnen und Bewerber
Zum Auswahlgespräch werden alle Bewerberinnen und Bewerber eingeladen, die das Voraus-wahlverfahren erfolgreich durchlaufen haben.
In dem Einladungsschreiben sollten alle für die Bewerberinnen und Bewerber notwendigen In-formationen enthalten sein (siehe untenstehendes Schaubild). Ein Muster eines Einladungs-schreibens ist als Anlage 8.9 beigefügt.
Empfohlene Inhalte des Einladungsschreibens:
- Gesprächstermin: Tag, Uhrzeit, Dauer
- Ort: vollständige Adresse, ggf. Eingang, Etage, Raum-Nr.
- Wegbeschreibung: Angabe des genauen Standorts ggf. mit Anfahrtsskizze und Hinwei-sen für die Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln unter Angabe von Straßenbahnlinie und Haltestelle. Für die Anreise mit dem Kfz Wegbeschreibung sowie Hinweis auf Park-plätze (vorhanden oder nicht vorhanden) beifügen.
- Anmeldung vor Ort: Hinweise zur Anmeldung am Empfang/an der Pförtnerei - Auswahlgremium: Größe und Zusammensetzung
- Ablauf des Auswahlverfahrens: z.B. Zeitrahmen, spezielle Aufgabenkonstruktionen (Rol-lenspiele, Präsentation, etc.)
- Spezielle Themenbereiche: Auf spezielle Themenbereiche sollte bereits im Anschreiben ggf. unter Angabe von Quelltexten hingewiesen werden
- Hinweis zur Erstattung von Reisekosten
- Kontaktperson: ggf. Angabe einer Person, die als Ansprechpartner/-in zur Verfügung steht.
- Bitte um Bestätigung des Termins bzw. Frist für Absagen
5.1.3 Erarbeitung eines Gesprächsleitfadens
Bestandteil von Auswahlverfahren sind Befragungen der Bewerberinnen und Bewerber, z.B.:
- zur Motivation hinsichtlich des Arbeitsplatzwechsels - zu den Vorstellungen vom zukünftigen Arbeitsplatz - zum Anforderungsprofil
- zur Ausbildungs- und / oder Berufsbiographie
- zum Verhalten in erlebten oder hypothetischen Situationen - nach Fragen der Bewerberinnen und Bewerber.
Es empfiehlt sich in jedem Fall, eine strukturierte Art der Befragung durchzuführen, da die Aus-sagekraft des Auswahlgesprächs durch unpräzise Fragen verringert und die Vergleichbarkeit der Bewerberinnen und Bewerber sowie die anschließende Erstellung des Auswahlvermerks erschwert wird.
Ein Gesprächsleitfaden erleichtert die Durchführung des Auswahlgesprächs und gewährleistet, dass keine wichtigen Details vergessen werden. Sinnvollerweise sollte er den Ablauf des Aus-wahlgesprächs wiedergeben und alle Fragen beinhalten, mit denen die Auswahlkriterien über-prüft werden sollen.
Ein wesentlicher Bestandteil des Gesprächsleitfadens ist ein strukturierter Fragebogen, der auf alle Bewerberinnen und Bewerber gleichermaßen angewendet werden soll. Grundlage für die Erstellung des Fragebogens ist das zuvor festgelegte und mit der Stellenausschreibung korres-pondierende Anforderungsprofil.
Der Fokus im Auswahlgespräch liegt auf den Bewerberinnen und Bewerbern. Ziel ist es, mög-lichst viel über sie zu erfahren. Das bedeutet auch, dass den Bewerberinnen und Bewerbern ausreichend Zeit gegeben werden muss, die Fragen angemessen zu beantworten. Die Rede-zeit der Bewerberinnen und Bewerber sollten die RedeRede-zeit der Auswahlkommission deutlich überschreiten.
5.1.4 Fragetechniken
Wer fragt, der führt! Die Anwendung bestimmter Fragetechniken ermöglicht es den Gesprächs-verlauf und das Verhalten der Bewerberinnen und Bewerber innerhalb des Auswahlgesprächs aktiv zu steuern. Unterschieden wird grundsätzlich zwischen offenen, geschlossenen und Sug-gestivfragen, wobei Mischformen möglich sind.
Offene Fragen sollen die Bewerberin/den Bewerber dazu animieren, ausführliche Antworten zu geben, die ggf. nützliche Informationen enthalten können. Offene Fragen sind oft sogenannte W-Fragen (Wie, Was, Wieso, Weshalb, Warum, Wann…) oder beginnen mit „Könnten Sie…“
und können in der Regel nicht mit wenigen Worten beantwortet werden.
Beispiel: Wie sind Sie auf unsere Stellenausschreibung aufmerksam geworden? Warum haben Sie Ihr erstes Studium abgebrochen? Was hat Sie dazu bewogen, einen technischen Beruf zu wählen?
Offene Fragen können als hypothetische oder situative Fragen gestellt werden. Der Nachteil hypothetischer Fragestellungen besteht darin, dass die Bewerberinnen und Bewerber ledig-lich darstellen müssen, wie sie sich in theoretischen Situationen verhalten würden. Ob sie sich tatsächlich in der dargestellten Weise verhalten würden, bleibt ungeklärt. Zudem animiert diese Art der Fragestellung zu einer vermeintlich wünschenswerten Antwort.
Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie führen ein konfliktreiches Verhandlungsgespräch, bei dem eine der Konfliktparteien die Kooperation zu verweigern droht. Wie würden Sie vorgehen, um die drohende Blockade aufzubrechen?
Situative Fragen lassen die Bewerber/-innen eine konkrete Situation und ihr Verhalten dabei gedanklich durchspielen. Dies ermöglicht Rückschlüsse auf das Vorhandensein von bestimm-ten Kompebestimm-tenzen. Eine situative Frage gliedert sich in Fragen zur Situation (wo / in welcher Situation war die Fähigkeit gefragt?), zur Handlung (wie ist die Bewerberin / der Bewerber vor-gegangen?) und zum Ergebnis (welches Ergebnis konnte erzielt werden?).
Beispiel: Sie haben in Ihrer Bewerbung Ihr besonderes Verhandlungsgeschick genannt. Geben Sie uns bitte ein Beispiel, bei dem diese Fähigkeit gefordert war. Wie sind Sie vorgegangen?
Welches Ergebnis konnten Sie erzielen?
Geschlossene Fragen oder direkte Fragen können meist mit „Ja“ oder „Nein“ oder zumindest sehr knapp beantwortet werden. Sie sind hilfreich, um Fakten oder Sachverhalte abzuprüfen, wenn es z.B. um die Präzisierung einer Aussage geht.
Beispiel: Sprechen Sie fließend Französisch? Wie viele Projekte haben Sie im letzten Jahr geleitet? Haben Sie Führungserfahrung? Verfügen Sie über einen Führerschein der Klasse III?
Suggestivfragen sollten vermieden werden, da sie der Bewerberin / dem Bewerber eine be-stimmte Antwort nahelegen und damit nur bedingt Einblick in deren / dessen Welt gewähren.
Suggestivfragen beginnen oft mit: „Finden Sie nicht auch, dass...? Sollten Sie nicht...?“.
Beispiel: Finden Sie nicht auch, dass eine Führungskraft ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter regelmäßig über die für sie relevanten Themen informieren sollte? Sollten Sie als Führungskraft nicht sensibel für Konflikte unter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sein?
5.1.5 Fragetypen
Fragetypen zielen auf bestimmte Informationen ab. So können biographische Fragen, selbstre-flektorische Fragen, Kenntnisfragen und episodische Fragen die Erfassung bestimmter Kompe-tenzen oder Kenntnisstände zum Ziel haben.
Kenntnisfrage: Welche gängigen Personalentwicklungsinstrumente kennen Sie?
Biographische Fragen: In welchen Aufgabengebieten hatten Sie eine Führungsrolle inne?
Episodische Fragen: Hatten Sie in der Vergangenheit schwierige Mitarbeiterinnen bzw. Mitar-beiter in Ihrem Team? Welches Verhalten zeigte die MitarMitar-beiterin / der MitarMitar-beiter und wie sind Sie mit damit umgegangen? Was war das Ergebnis?
Selbstreflektorische Fragen: Waren Sie selbst schon einmal ein/e schwierige/r Mitarbeiter/in?
5.1.6 Zulässige und unzulässige Fragen
Bei der Beurteilung, welche Fragen im Auswahlgespräch gestellt werden dürfen, müssen die jeweiligen Interessen gegeneinander abgewogen werden. Dabei ist zu beachten, dass nur sol-che Fragen gestellt werden dürfen, die mit dem zu besetzenden Arbeitsplatz in Zusammenhang stehen.Ein Fragerecht des Arbeitgebers ist nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerich-tes (BAG) anzuerkennen, wenn er ein berechtigBundesarbeitsgerich-tes und schutzwürdiges Interesse an der Be-antwortung seiner Frage im Hinblick auf das Arbeitsverhältnis hat. Umgekehrt muss eine unzu-lässige Frage nicht beantwortet werden; auch der Nichtbeantwortung oder unrichtigen Beant-wortung einer unzulässigen Frage dürfen keine für die Bewerberin oder den Bewerber nachtei-ligen Entscheidungen folgen.
Beispiel: Unzulässig sind Fragen nach
- Schwangerschaft, Familienplanung, Familienverhältnissen
- Vermögensverhältnissen, sofern die zu besetzende Stelle dies nicht erfordert - Religionszugehörigkeit, politischer Weltanschauung, Gewerkschaftszugehörigkeit
- Gesundheitszustand, wenn und soweit er für den konkreten Arbeitsplatz nicht von Bedeu-tung ist
- Schwerbehinderung bzw. Art der Schwerbehinderung20 - Vorstrafen21