Eingebettet in eine sich stetig verändernde Umwelt unterlag auch der deutsche Leihver-kehr in der Vergangenheit einem kontinuierlichen Wandel. Neue Informations- und Kommunikationstechnologien haben dazu beigetragen, dass konventionelle Fernleihpro-zesse durch elektronisch geprägte Vorgänge z.T. abgelöst oder ergänzt werden. Dies führte dazu, dass parallel zu den weiterhin bestehenden Bestellvorgängen mit konventio-nellem Fernleihschein und den Direktbestellungen mit E-Mail-Verkehr automatisierte Bestellabläufe existieren. Darüber hinaus sind zu den eingehenden Online-Bestellungen neue elektronische Lieferformen mittels zentraler Server hinzugekommen. Des Weiteren gewinnen Artikel in elektronisch verfügbaren Zeitschriften im regionalen und überregio-nalen Leihverkehr immer mehr an Bedeutung. Außerdem sind immer noch unterschiedli-che Verfahrensweisen hinsichtlich der Abwicklung verbundinterner, verbundübergrei-fender und internationaler Fernleihe zu verzeichnen. Demzufolge laufen mittlerweile eine Vielzahl an verschiedenen Prozessen in den Fernleihabteilungen der Wissenschaftlichen Bibliotheken ab.
Das Ziel dieser Arbeit bestand darin, einen Vergleich der sich im Zeitablauf entwickelten und derzeit parallel stattfindenden Abläufe im aktiven und passiven Leihverkehr am Bei-spiel der Universitätsbibliothek Ilmenau vorzunehmen und diese unter Kostengesichts-punkten zu analysieren. Dafür wurde eine prozessorientierte Kostenrechnung durchge-führt. Der Vorteil dieser Methode liegt v.a. darin, dass die detaillierte Erfassung der Pro-zesse je nach Zielstellung eine modulare Zusammenfassung von TeilproPro-zessen zu ver-schiedenen Hauptprozessen ermöglicht. Für die Bildung der Hauptprozesse wurden die verschiedenen Bestellmöglichkeiten, wie die konventionelle, direkte und automatisierte Bestellung, herangezogen. Darüber hinaus können die Prozessabläufe im Leihverkehr der UB Ilmenau neben der Bestellform auch hinsichtlich der Medienart und der Lieferform charakterisiert werden und führten zur Definition der vorliegenden Teilprozesse.
Die Ergebnisse der Prozesskostenrechnung haben gezeigt, dass der durch die mengen-mäßige Erfassung bestätigte Trend hin zu den automatisierten Bestellungen sich äußerst positiv auf eine Kostensenkung in den teilnehmenden Bibliotheken auswirkt. Der anfäng-liche Verdacht, dass die zusätzanfäng-liche Berücksichtigung anderer Kostenarten als den Perso-nalkosten eine bestimmte Ausgleichswirkung auf die Kostenverhältnisse hat, wurde nicht
bestätigt. Unter Kostengesichtspunkten sind E-Mail-Bestellungen eher zu vermeiden.
Konventionelle Bestellungen weisen im Vergleich zu Online-Bestellungen überraschend ähnliche Kostensätze auf. Unter Berücksichtigung der postalischen Lieferzeiten, die in dieser Arbeit nicht Gegenstand der Betrachtung waren, ist den Online-Bestellungen ganz klar der Vorzug zu geben. Aufgrund der derzeitigen parallelen Existenz aller Bestell- und Lieferformen ist eine Komplexitätszunahme bei den Fernleihprozessen zu verzeichnen.
Die konventionellen Bestellvorgänge per Fernleihschein und die Direktbestellungen per E-Mail bilden aber bereits eher die Ausnahmen. Ein weiterer Rückgang dieser Prozesse und eine Überführung in automatisierte Abläufe, wie sie bereits bei den Online-Bestellungen bestehen, ist hinsichtlich einer Komplexitätsreduktion und Vereinfachung zu begrüßen. Weiteres Optimierungspotential mit positiver Auswirkung auf die Kosten eröffnet sich durch eine Konzentration auf elektronische Lieferformen bei Aufsatzkopien und durch eine Priorität von Online-Zeitschriften vor gedruckten Zeitschriften zusätzlich zu den automatisierten Bestellauslösungen.
Die aktuellen Vorhaben und Bestrebungen in den einzelnen Verbünden und auch ver-bundübergreifend, wie die Integration elektronischer Ressourcen in den Leihverkehr, die automatische Verfügbarkeitsprüfung und die Überwindung rechtlicher Hürden, zeigen, dass hier weitere Verbesserungen für den innerbibliothekarischen Leihverkehr zu erwar-ten sind. Durch die Einbindung von E-Zeitschriferwar-ten, E-Books und auch anderer digitaler Inhalte ist davon auszugehen, dass sich die Fernleihe vollständig zu einem elektronischen Leihverkehr entwickeln wird. Vor dem Hintergrund rückläufiger Erwerbungsetats und des geänderten Nutzerverhaltens wird der Leihverkehr in seiner elektronischen Form einen festen Bestandteil in der Dienstleistungspalette von Bibliotheken bilden und somit mittelfristig kein Auslaufmodell darstellen. Insbesondere die aktivierten Zeit- und Kos-tenvorteile bei vollautomatisierten Fernleihvorgängen werden eine entscheidende Rolle für die zukünftige Positionierung des innerbibliothekarischen Leihverkehrs gegenüber den entgeltintensiven Pay-per-View-Angeboten der Verlage und den zunehmenden Open Access Publikationen spielen. Abschließend lässt sich festhalten, dass bei einer konse-quenten Umsetzung der Open Access Idee die Fernleihe langfristig nach und nach an Bedeutung verlieren wird.
Anhang A: Weitere BPMN-Modelle
Abbildung 10:BPMN-Modell des Prozessablaufes "E-Mail-Bestellung" im aktiven Leihverkehr
Abbildung 11:BPMN-Modell des Prozessablaufes "Mitarbeiter-Online-Bestellung" im passiven Leihverkehr Abbildung 12:BPMN-Modell des Prozessablaufes "Mitarbeiter-E-Mail-Bestellung" im passiven Leihverkehr
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Anhang B: Zeiterfassungsbogen Aktiver Leihverkehr
Woche: Mo Di Mi Do Fr
Aktiver Leihverkehr 1. Vorgang am Tag
81 Die Tätigkeitenbezeichnung "Drucken über die EZB" steht zusammengefasst für den folgenden Ablauf: Aufruf der Zeitschrift in der EZB, Aufruf der Verlagshomepage, Drucken des PDF-Dokumentes von der Verlagshomepage.
82 Die Bezeichnung "Bearbeiten des PDF-Dokumentes" umfasst folgende Aktivitäten: Aufruf der Zeitschrift in der EZB, Aufruf der Verlagshomepage, Herunterladen
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Hinweise: Messung der Bearbeitungszeit pro Mengeneinheit (Medium, Bestellung, Rechnung usw.); bei Bearbeitung mehrerer Mengeneinheiten in einem Vorgang Angabe der gesamten Bearbeitungszeit des Vorganges mit zusätzlicher Angabe der Zahl der bearbeiteten Mengeneinheiten; eine Zeitangabe für zwei Vorgänge am Tag mit einer oder
Passiver Leihverkehr 1. Vorgang am Tag
Zurücknehmen an der Theke
Verbuchen der Rückgaben
Versenden per BTD
Versenden per Post
Ausdrucken
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Eingangsvermerk und Nutzer
benachrich-tigen
Versenden der Kopien
Bearbeiten der Rechnung und
Abkassie-ren
Recherchieren und Bestellen per E-Mail
Bearbeiten des Fernleihscheines
Negative Benachrichtigung des Nutzers
Bearbeiten der Rechnungen
Bearbeiten der DHL-Rechnungen
Bearbeiten der Verlängerungen
Bearbeiten der Negativliste
Endnutzerverwaltung
Bearbeiten der IFLA-Voucher Mahnungsbearbeitung
Führen der Statistik
Verwaltung und Organisation
Postgang
Fernleihberatung Schulungen Lehrausbildung
Sitzungen
Sonstiges
Hinweise: Messung der Bearbeitungszeit pro Mengeneinheit (Medium, Bestellung, Rechnung usw.); bei Bearbeitung mehrerer Mengeneinheiten in einem Vorgang Angabe der gesamten Bearbeitungszeit des Vorganges mit zusätzlicher Angabe der Zahl der bearbeiteten Mengeneinheiten; eine Zeitangabe für zwei Vorgänge am Tag mit einer oder mehreren bearbeiteten Mengeneinheiten reicht aus.
ZE - Zeiteinheiten in Stunden (h), Minuten (min) oder Sekunden (s) - Dauer der Bearbeitung
ME - Mengeneinheiten - bearbeitete Stückzahl, z.B. Zahl der Medien, Artikel, Bestellungen, Fernleihscheine, Rechnungen
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Anhang C: Mengenerfassungsbogen Aktiver Leihverkehr
Teilprozesse Hinweise zur quantitativen
Messung (Bezugsgröße) MO DI MI DO FR
positiv negativ positiv negativ positiv negativ positiv negativ positiv negativ ALV-OL-Leihe positiv: Zählung der
Mengen-einheiten (Medien), die den Art der Bestellung und der Medienart;
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Passiver Leihverkehr
Teilprozesse Hinweise zur quantitativen Messung (Bezugsgröße)
MO DI MI DO FR
positiv negativ positiv negativ positiv negativ positiv negativ positiv negativ PLV-EN-Leihe positiv: Zählung der
Mengen-einheiten (Medien), die den Bestellung und der Medienart;
Bearbeiten der IFLA-Voucher Zahl der Bearbeitungsvorgänge Mahnungsbearbeitung Zahl der Mahnungen
Führen der Statistik Zahl der Eintragungsvorgänge Verwaltung und Organisation Zahl der Vorgänge
Postgang Zahl der Postgänge
Fernleihberatung Zahl der Beratungen
Schulungen Zahl der Schulungen
Lehrausbildung Zahl der Erklärungsvorgänge
Sitzungen Zahl der Sitzungen
Sonstiges Zahl der Vorgänge
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Anhang D: Zuordnung der Tätigkeiten zu den Teilprozessen Aktiver Leihverkehr
Anfordern aus Zweigbibliothek 2,50
Verbuchen der Ausleihen 1,93 1,93 1,93 1,93
Bearbeiten des PDF-Dokumentes 6,22 6,22
Versenden per FTP 0,76 0,76
Versenden per BTD 0,55
1,06 1,53 1,53 1,06 1,53 1,53
Versenden per Post 2,51 2,51 2,51 2,51
Ausdrucken der E-Mail-Bestell. 0,78 0,78 0,78 0,78
Absagen per E-Mail 2,33 2,33 2,33 2,33
Zusagen per E-Mail 1,54 1,54 1,54 1,54
Auspacken FLS 1,67 1,67 1,67 1,67
Bibliografieren 3,50 3,5 3,5 3,5
Erstellen der Rechnungen 10,00 0,40 0,40 0,40 0,40
Erstellen d. Rechn. f. Direktbest. 3,00
3,00 3,00 3,00
Erstellen d. Rechn. f. internat. FL 4,00
Bearbeiten des Rückversandes 1,13 1,13 1,13 1,13
Bearbeitungszeit pro TP in min 6,75 1,26 8,52 1,26 11,27 1,26 6,79 1,26 3,44 1,26 13,07 2,90 16,72 2,90 8,89 2,90 7,98 4,07 12,50 4,07 4,67 4,07 Personalkosten 2,84 0,53 3,58 0,53 4,73 0,53 2,85 0,53 1,45 0,53 5,49 1,22 7,02 1,22 3,73 1,22 3,35 1,71 5,25 1,71 1,96 1,71
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PLV-EN PLV-MA-OL PLV-MA-Mail PLV-MA-Konv-Leihe
Versenden per BTD 0,53
1,10 1,10 1,10
Versenden per Post 2,75 2,75
Ausdrucken 1,00 1,00 1,00
Eingangsvermerk und Nutzer
benachrichtigen 3,43 2,84 2,84 2,84 2,84 2,84 2,84
Versenden der Kopien 2,08 Bearbeiten der Rechnung und
Abkassieren 4,50 0,14 0,14 0,14 0,14 4,50 0,14 0,14 0,14
Recherchieren und Bestellen per
E-Mail 12,50 12,50 12,50 12,50 12,50
Bearbeiten des Fernleihscheines 3,33 3,33 3,33 3,33 3,33
negative Benachrichtigung des
Nutzers 2,00 2,00 2,00 2,00 2,00 2,00 2,00 2,00 2,00 2,00 2,00
Bearbeitungszeit pro TP in min 10,50 2,00 4,19 2,00 5,36 2,00 16,20 7,70 9,89 7,70 11,06 7,70 31,42 16,77 20,14 16,77 16,24 7,61 10,97 7,61 Personalkosten 5,35 1,02 2,14 1,02 2,73 1,02 8,26 3,93 5,05 3,93 5,64 3,93 16,02 8,55 10,27 8,55 8,28 3,88 5,59 3,88
69
Kalkulato-rische Kosten Ge- mein-
70
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