Dokumentide loetelu on vahend asutuse dokumentide elukäigu planeerimiseks ja juhtimiseks.
Sellega saab suuremal või vähemal määral ohjata kõiki dokumendihalduse protsesse, alates hõlmamisest ja registreerimisest kuni eraldamiseni välja.80
Dokumentide loetelu väljatöötamiseks selgitatakse välja kontekst, mille raames asutus tegutseb.
Selleks kogutakse andmeid normatiivse keskkonna, asutuse tegevuste ning loodavate dokumentide kohta.
Kogutud andmete analüüsimisel selguvad muuhulgas
millised õiguslikud tingimused mõjutavad asutuse funktsioone ja tegevusi;
milliste dokumentidega asutus oma tegevusi dokumenteerib;
normatiivse keskkonna ja asutuse sisemised nõuded, millele funktsioonid ja tegevused peavad vastama jms.
Andmete kogumine, konteksti tundmaõppimine ja saadud teabe analüüsimine on protsess, mis lõpeb dokumentide loetelu väljatöötamisega.81
Autor on käesoleva töö käigus eelnevalt uurinud elektriehituse ettevõtete funktsioone ja tegevusi, koostanud protsessiskeeme ja selgitanud, milliste dokumentidega asutus oma tegevusi dokumenteerib ning sellega on selgunud ka asutuse normatiivne keskkond. Kogutud andmete põhjal saab moodustada dokumentide näidisloetelu elektriehituse ettevõtetele.
Käesolevas peatükis antakse ülevaade, millised õiguslikud aktid reguleerivad antud valdkonna juurdepääsupiiranguid ja säilitamistähtaegu dokumentatsioonile ja peatüki lõpetuseks moodustatakse dokumentide loetelu.
80 Noodapera, P., Tarandi, T. & Vares, H. 2009. Dokumendi- ja arhiivihaldus. Rahvusarhiivi juhised, lk 32.
81 Sealsamas, lk 34.
53 Vajaduse näidisloetelu koostamiseks tingis tutvumine erinevate asutuste dokumendihalduse alusdokumentidega. Tutvumine näitas, et kas puudus üldse mingi alusdkokument dokumentide haldamiseks või ei sisaldanud need piisavaid andmeid.
Üheks põhjuseks puuduliku dokumentide loetelu või mingi muu alusdokumendi koostamisel on vastava kogemusega ja oskustega töötaja puudumine. Asutustes on juurutatud kvaliteedijuhtimise käsiraamat, kus ühe protsessina on olemas ka dokumentideohje.
Kvaliteedijuhtimise käsiraamatu töötavad välja kas asutuses töötav kvaliteedijuht või jurist või ostetakse teenus sisse. Seega koostavad nad ka dokumendihalduse alusdokumendi, mille järgi peaks toimuma asutuse dokumentide ohje. Kahjuks ei ole neil alati sügavamaid teadmisi dokumendihalduse korraldamiseks ning seega ei valmi vajaliku sisuga asjaajamiskorda, kus oleks täpselt reguleeritud juhised ja kord dokumendihalduseks. Nii võib tekkida olukord, kus dokumentide haldamisega tegeleb iga asutuses dokumente loov ja koostav töötaja ise, luues oma süsteemi. Kuna inimressurss on liikuv, siis võivad tekitada sellised ise loodud süsteemid palju probleeme asutusele.
Käesoleva töö peatükis nr 2 andis autor ülevaate asutuste kohta, et kuidas toimub antud ettevõtetes dokumentide haldamine. AS-l Rito Elektritööd puudus täielikult mingi alusdokument dokumentide haldamiseks, oli ainult kvaliteedijuhtimise käsiraamatus protsess lahti kirjeldatud.
AS-l Elektritsentrum oli kvaliteedijuht koostanud dokumentide loetelu, millest ei saa tegelikult vajalikku teavet asutuse dokumentide ega funktsioonide kohta. Olemasolevad regulatsioonid nimetatud asutuses ei kata dokumendihalduse kõiki tegevusi. AS-l Empower on olemas EDHS, aga ei ole koostatud dokumentide loetelu, millega saaks hallata kõiki asutuse dokumente, määrata säilitustähtaegu jne. Tekkis küll parem ülevaade dokumentidest, kuid põhiliselt olid tähistatud juhtimisfunktsioonide ja tugifunktsioonide sarjad, puudu jäi põhifunktsioonide liigitamisest ja dokumentide haldamisest.
4.1. Normatiivne keskkond
Järgnevalt antakse ülevaade seadustest ja teistest õigusaktidest, millest peab asutus juhinduma ning kehtestama dokumentidele säilitustähatajad. Kui seadusest ei tulene nõuet, siis võib asutus ise kehtestada säilitustähtajad.
1. Äriseadustik. Seadusega reguleeritakse aktsiaseltsi juhtimise kord, aruandluse kohustus, juhatuse ja nõukogu valimised ning nende volitused. Aktsiakapitali muutmise tingimused.
Põhikirja ja üldkoosoleku protokolli koostamine ja avaldamine. Aktsiaseltsi dokumentide säilitamine. Aktsiaseltsi dokumendid annavad likvideerijad hoiule likvideerijale, arhiivipidajale
54 või muule usaldusväärsele isikule. Dokumentide hoidja vastutab hoiule antud dokumentide säilitamise eest seadusega ettenähtud tähataja jooksul.82 Tegevuse lõpetanud juriidilise isiku dokumendid antakse hoiule likvideerijale või kolmandale isikule. Dokumente säilitatakse kümme aastat, kui seaduses ei ole sätestatud teisiti.83
2. Raamatupidamise seadus. Seaduse eesmärk on õiguslike aluste loomine ning põhinõuete kehtestamine rahvusvaheliselt tunnustatud põhimõtetest lähtuva raamatupidamise ja finantsaruandluse korraldamiseks. Seadus kehtestab majandustehingute dokumenteerimise nõuded ja raamatupidamisdokumentide säilitamise tähtajad, mis üldjuhul on 7 aastat pärast majandusaasta või kehtivuse lõppu. Elektrooniliselt loodud registrid peavad säilima elektrooniliselt ning nende andmete loetavus peab olema tagatud kogu säilitusaja jooksul.84 3. Töölepingu seadus. Seadusega reguleeritakse töölepingu sõlmimise tingimusi, töölepingu lõpetamist, töö- ja puhkeaja tingimusi. Tööandja peab säilitama töölepingu kirjalikku dokumenti töölepingu kehtivuse ajal ja kümme aastat töölepingu lõppemisest arvates. Tööandjal ei ole kohustust säilitada käesoleva seaduse jõustumise ajaks koostatud isikukaarte. Käesoleva seaduse jõustumise ajal tööandja käes olnud tööraamat antakse töötajale töölepingu lõppemisel.85
4. Töötervishoiu ja tööohutuse seadus. Seadus sätestab töötajate ja ametnike tööle esitatavad töötervishoiu ja tööohutuse nõuded, tööandja ja töötaja õigused ja kohustused tervisele ohutu töökeskkonna loomisel ja tagamisel, töötervishoiu ja tööohutuse korralduse ettevõtte ja riigi tasandil, vaidemenetluse korra ning vastutuse töötervishoiu ja tööohutuse nõuete rikkumise eest.
Tööandja on kohustatud korraldama töökeskkonna riskianalüüsi, mille tulemused vormistatakse kirjalikult ja neid säilitatakse 55 aastat. Tööõnnetuse ja kutsehaigestumise uurimise andmeid säilitatakse 55 aastat.86
5. Ehitusseadus. Käesolev seadus sätestab nõuded eri liiki ehitistele, nende ehitamisele ja kasutamisele ning neid ehitavatele isikutele niivõrd, kuivõrd seda ei ole reguleeritud teiste seadustega. Ehitusettevõtja on kohustatud säilitama täies ulatuses kõik tema koostatud ehitamise tehnilised dokumendid või nende koopiad vähemalt seitse aastat või arhiiviseaduses sätestatud korras arhiivi üleandmiseni.87
82 Äriseadustik. RT I 1995, 26, 355; RT I, 23.12.2013, 27.
83 Tsiviilseadustiku üldosa seadus. § 45. RT I 2002, 35, 216; RT I, 13.03.2014, 103.
84 Raamatupidamise seadus. RT I 2002, 102, 600; RT I, 13.03.2014, 50.
85 Töölepingu seadus. RT I 2009, 5, 35; RT I, 22.12.2012, 30.
86 Töötervishoiu ja tööohutuse seadus. RT I 1999, 60, 616. RT I, 06.07.2012, 60.
87 Ehitusseadus. RT I 2002, 47, 297; RT I, 04.07.2013, 8.
55 6. Elektriohutusseadus. Käesolev seadus sätestab inimesele, varale ja keskkonnale elektrist tulenevate ohtude ja elektrimagnetiliste häirete vältimise ja vähendamise eesmärgil nõuded:
elektriseadmele ja –paigaldisele, nende turule laskmisele, kasutusele võtmisele ja kasutamisele ning nõuetele vastavuse hindamise ja tõendamise korrale; elektripaigaldise omanikule, elektritöö ettevõtjale, elektritöö juhile; ettevõtja registreerimisele ja riikliku järelevalve teostamisele.88 7. Riigihangete seadus. Seaduse eesmärk on tagada hankija rahaliste vahendite läbipaistev, otstarbekas ja säästlik kasutamine, isikute võrdne kohtlemine ning olemasolevate konkurentsitingimuste efektiivne ärakasutamine riigihankel. Sidepidamine ning teabe vahetamine ja säilitamine peab toimuma viisil, mis tagab andmete terviklikkuse ning pakkumuste, hankemenetluses osalemise taotluste ja muude dokumentide konfidentsiaalsuse ning selle, et hankija saab avada pakkumused ja hankemenetluses osalemise taotlused ning tutvuda nende sisuga alles pärast nende esitamise tähtaja möödumist.89
8. Avaliku teabe seadus. Seaduse eesmärk on tagada üldiseks kasutamiseks mõeldud teabele avalikkuse ja igaühe juurdepääsu võimalus, lähtudes demokraatliku ja sotsiaalse õigusriigi ning avatud ühiskonna põhimõtetest ning luua võimalused avalikkuse kontrolliks avalike ülesannete täitmise üle. Käesoleva seaduse alusel võib asutuse juht kehtestada teabele juurdepääsupiirangud, tunnistades teabe asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks.90
Lisaks eelpool kirjeldatud seadustele peavad asutused dokumendihalduse korraldamisel arvestama isikuandmete kaitse seadusega91 ja digitaalallkirja seadusega.92
Peale andmete kogumist, mis sisaldas normatiivse keskkonnaga tutvumist, asutuste tegevuste ja loodavate dokumentide selgitamist, on järgmise tegevusena võimalik koostada dokumentide loetelu. Dokumentide loetelu on liigitusskeemil põhinev dokumentide elukäigu planeerimise ja haldamise vahend. Hästi koostatud liigitusskeem võimaldab seostada ühe ja sama funktsiooni ja tegevuse käigus tekkinud dokumendid ning maksimaalselt lihtsustada dokumentide haldamist.93 4.2. Funktsioonide määratlemine ja dokumentide näidisloetelu koostamine Soovituslik on kasutada funktsioonidel põhinevat dokumentide liigitusskeemi. Funktsioonidel põhineva liigituse peamine eelis on see, et üldiselt püsivad ettevõtte funktsioonid stabiilsed ega
88 Elektriohutusseadus. RT I 2007, 12, 64; 01.01.2011.
89 Riigihangete seadus. RT I 2007, 15, 76; RT I, 23.12.2013, 74.
90 Avaliku teabe seadus. RT I 2000, 92, 597; RT I, 19.12.2012, 5.
91 Isikuandmete kaitse seadus. RT I 2007, 24, 127; RT I, 30.12.2010, 11.
92 Digitaalallkirja seadus. RT I 2000, 26, 150; RT I 2000, 26, 150.
93 Noodapera, P., Tarandi, T. & Vares, H. 2009. Dokumendi- ja arhiivihaldus. Rahvusarhiivi juhised, lk 34.
56 ole ajas nii muutuvad, kui samas näiteks asutuse struktuur võib muutuda. Funktsioonidel põhineva liigituse puhul on soovitav esmalt järjestada tugifunktsioonid ja siis põhifunktsioonid, kuna tugifunktsioonid muutuvad asutuse tegevuse käigus vähem. Uue tegevuse ehk põhifunktsiooni tekkimisel on hea see lisada dokumentide loetelu lõppu, anda funktsiooni number ega pea tegema kogu loetelu ringi. Ülejäänud dokumentide loetelu jääb samaks. Sellist järjestust kasutatakse ka elektriehituse ettevõtte dokumentide loetelu koostamisel. Esmalt on kirjeldatud tugifunktsioonid ja siis põhifuntsioonid.
Uue funktsiooni lisamisel ja mingi funktsiooni lõppemisel tuleb jälgida, et lõpetatud tegevuse funktsiooni ei asendata teise funktsiooniga. Sellega või tekkida oht, et eri liiki dokumendid lähevad segamini ja kaob ülevaade, millise funtksiooni dokumendid üks või teine on. Erinevatel funktsioonidel peavad säilima erinevad tähised ning sama kehtib ka sarjade lisamisel ja muutmisel.
Dokumentide loetelus antakse igale funktsioonile ja sarjale number ehk tähis. Tähis koosneb funktsiooni tähisest ja sarja järjekorranumbrist dokumentide loetelus. Funktsiooni tähis ja sarja järjekorranumber eraldatakse sidekriipsuga.
Näide: Funktsioon 1 Asutuse töö korraldamine
Sari 1-1 Asutamis- ja registreeerimisdokumendid Sari 1-2 Juhatuse koosolekute protokollid
Ühte sarja saab koondada vaid ühesuguse väärtusega ehk säilitustähtajaga dokumente.
Säilitustähtaegade kehtestamisel arvestatakse nii ajaloolist aspekti, Eesti Vabariigi seaduste ja teiste õigusaktide nõudeid kui ka ettevõttesiseseid huve selleks, et tagada täielik ülevaade ettevõtte tegevusest. Säilitustähtaeg on kas määratletud aastatega, alatine (ettevõtte tegevuse lõpetamiseni) või kuni uutega asendamiseni.
Põhimõtteliselt on olemas kahte tüüpi sarju:94
Üheliigilistest dokumentidest koosnevad ehk nominaalse tunnusega sarjad
Temaatilise tunnusega sarjad, mida omakorda on kahte tüüpi:
Kirjavahetuse toimikutest koosnev sari – koosneb ühe ülesande täitmise käigus või sarnaste toimingute sooritamisel tekkinud temaatilistest toimikutest
94Noodapera, P., Tarandi, T. & Vares, H. 2009. Dokumendi- ja arhiivihaldus. Rahvusarhiivi juhised, lk 46.
57 Asjade või objektide kohta peetavatest toimikutest koosnev sari – sisaldavad eri liike dokumente, mis on ladestunud konkreetsete asjade või juhtumite lahendamise käigus. Näiteks nagu antud uurimuse raames sari teostusdokumentatsioon, mis sisaldab objekti ehitamisel tekkivaid erinevaid dokumendi liike alustamisest kuni üleandmiseni.
Võttes aluseks Rahvusarhiivi juhised „Soovitused tugifunktsioonide dokumentide hindamiseks“95 hinnati elektriehitusega tegeleva ettevõtte tugifunktsioone. Saadud analüüsi põhja liigitati tugifunktsioonid neljaks:
1. Ettevõtte töö korraldamine
2. Personalitöö. Töötervishoid ja –ohutus
3. Finantsplaneerimine ja raamatupidamise arvestamine 4. Varade arvestus ja haldamine
Funktsioon ettevõtte töö korraldamine sisaldab aktsiaseltsi juhtimiseks vajalikke tegevusi nagu näiteks ettevõtte asutamine- ja registreerimine, nõukogu ja juhatuse otsused ning teisi asutuse juhtimiseks olulised tegevused.
Funktsioon personalitöö, töötervishoid ja –ohutus sisaldab tegevusi töötajatega ja tööohutusega.
Töötajatega sõlmitud töölepingud, koolituste korraldamine, sertifitseerimine. Tööohutuse ja töötervishoiu korraldamine ning muu oluline tegevus personaliga ja töökeskkonnaga (joonis 10).
Funktsioon finantsplaneerimine ja raamatupidamise arvestamine sisaldab tegevusi, mis on seotud finantsplaneerimisega ja raamatupidamise ning aruandluse korraldamisega. Siia kuuluvad näiteks tööaja ja töövõimetuse kohta arvestuse pidamine, majandusaasta aruande koostamine, statistiliste aruannete tegemine ning selle valdkonna muud tegevused.
Funktsioon varade arvestus ja haldamine sisaldab tegevusi, mis on vajalikud ettevõtte varade haldamiseks ja hoolduseks. Siia alla kuuluvad inventuurid, amortisatsiooni arvestused, varade rendi- ja kasutustoimingud ning muud olulised tegevused varade heaperemehelikuks hoidmiseks ja kasutamiseks.
Tegevuse tõestamiseks tekib erinevaid dokumendiliike, mis liigitatakse dokumentide loetelus vastava funktsiooni sarjaks. Esimene tasand on funktsiooni tasand, mis näitab tegevust.
Tegevuse käigus tehtavate toimingutega luuakse ja saadakse dokumente, mida teatud tunnuste
95 Soovitused tugifunktsioonide dokumentide hindamiseks. 2006. Rahvusarhiivi juhised.
58 põhjal saab koondada sarja.96 Sari on dokumentide loetelu teine tasand, mis tuleneb liigitusskeemist.
Antud uurimuse põhjal saab koostada kaks põhifunktsiooni:
1. Kesk- ja madalpingevõrkude ehitus 2. Tuuleparkide ehitus
Vajadusel on võimalik lisada põhifunktsioone, nagu näiteks kõrgepinge ehitus või projekteerimine jne.
Põhifunktsioonid sisaldavad tegevusi, mida tehakse objetki valmimiseks eeltööst kuni üleandmiseni. Tegevused on näha joonisel 11, millel on kujutatud välisvõrkude ehitamise voogdiagramm. Iga tegevuse käigus tekivad dokumendi liigid, mis on analüüsi tulemusena loetletud kolmandas peatükis.
Autor soovitab tööde teostamiseks vajaliku dokumentatsiooni kohta moodustada sari teostusdokumentatsioon, mis on koostatud asjapõhiselt. Eraldi moodustada sari lepingud ja üleandmise-vastuvõtmise aktid, sest nende dokumentidega tegelevad peale tööde eest vastutaja ka teised ettvõtte töötajad ning kuna need dokumendiliigid asuvad ka reaalselt eraldi toimikus.
Teised tööde teostuseks vajalikud dokumendid asuvad objekti projektdokumentatsioonide toimikus.
Saadud analüüsi tulemusena on koostatud funktsioonide loetelu, mis on esitatud tabelis 3.
Tabel 3 Elektriehituse ettevõtte funktsioonide näidisloetelu Funktsiooni tähis Funktsiooni nimetus
Funktsioon 1 Ettevõtte töö korraldamine
Funktsioon 2 Personalitöö. Töötervsihoid ja –ohutus
Funktsioon 3 Finantsplaneerimine ja raamatupidamise arvestamine Funktsioon 4 Varade arvestus ja haldamine
Funktsioon 5 Kesk- ja madalpingevõrkude elektriehitus Funktsioon 6 Tuuleparkide ehitus
96 Noodapera, P., Tarandi, T. & Vares, H. 2009. Dokumendi- ja arhiivihaldus. Rahvusarhiivi juhised, lk 45.
59 Analüüsi tulemusena on koostatud elektriehituse ettevõtte dokumentide näidisloetelu, mis on esitatud lisas 5. Dokumentide loetelu kinnitab juht tähtajatult ja seda muudetakse ainult kindla vajaduse korral. Näiteks kui asutus hakkab tegelema mõne uue tegevuse valdkonnaga või muutuvad õigusaktid, mis reguleerivad säilitustähtaegu või dokumendihaldust tervikuna.
60
KOKKUVÕTE
Iga ettevõte saab ja loob oma tegevuse käigus hulgaliselt dokumente. Nende eluiga ja tähtsus on erinev, mõned kaotavad oma tähenduse peale koostamist ja läbilugemist, teised dokumendid tuleb aga tõendusmaterjalina säilitada pikaks ajaks. Asutus ei saa lubada oluliste dokumentide kaotamist või hävitamist, sest need sisaldavad väärtuslikku teavet ning need peavad olema kergesti leitavad.
Vajaliku süsteemi loomiseks ja oluliste dokumentide säilitamiseks peab olema asutusel ülevaade, millised dokumendid tekivad ja kuidas neid süstematiseeritakse, hallatakse ja säilitatakse. Autor uuris ja kaardistas elektirehitusega tegelevate ettevõtete põhifunktsiooni kesk- ja madalpingevõrkude ehitamise käigus tekkivad dokumendid. Dokumendiliikide väljaselgitamine on oluline, nii igapäevase töö korraldamises kui ka siis, kui asutus soovib arendada senist või kasutusele võtta infosüsteemi dokumentide haldamiseks.
Objektide toimikute läbitöötamise tulemusena määratletud dokumentatsiooni analüüs aitas selgitada välja normatiivse keskkonna, mis reguleerib elektriehitust ning millest peavad ettevõtted juhinduma. Samuti selgusid analüüsi tulemusena olulised dokumendid, mis tuleb elektriehitusettevõtte tegevuse tõendamiseks kindlasti teatud ajaperioodi kestel säilitada.
Arvutitehnoloogia areng on olnud aastatega väga kiire ja juurde on tekkinud võimalusi suhelda tööde teostamisel elektrooniliselt. Et välja selgitada, kas on võimalik selle tempo juures teha mingeid üldistusi dokumendihalduses elektriehituse valdkonnas, viis autor läbi uurimuse 2013.
aasta sügisel. Uurimuse eesmärk oli määrata, kui palju on muutunud dokumendiliigid, alates aastast 1991 kuni aastani 2013. Tulemus näitas, et dokumentatsioon ei ole märkimisväärselt muutunud ning võttes aluseks aastad 2008 kuni 2013 võib viia läbi põhjaliku analüüsi dokumendiliikide välja selgitamiseks kesk- ja madalpingevõrkude ehitamise erinevates valdkondades.
Autor jätkas käesolevas töös uurimust projektide dokumentatsioonide kaardistamisega veel kolmes elektriehitusettevõttes, et määrata elektriehituse erivaldkondade teostusdokumentatsioon.
61 Analüüs näitas, et olenemata sellest, kas tegu oli tänavalgustuse ehitusega, tuulikute ehitusega või mingi muu tööülesandega kesk- ja madalpingevõrkude ehitusel, moodustusid dokumentatsiooni toimikutesse samaliigilised dokumendid. Et aidata kaasa toimiva dokumendihaldussüsteemi juurutamisele ja võttes aluseks kaardistatud dokumentide võrdlemise teel saadud tulemusi, koostati dokumentide nimekiri.
Autor tutvus ka uuritud asutuste dokumendihaldussüsteemiga. Vaatles, kas on olemas alusdokumendid ja kuidas on organiseeritud dokumentide kättesaadavus, säilitamine jne. Selgus, et põhiliselt tegeleb dokumendiohjega ettevõtetes kvaliteedijuht või siis väiksemas ettevõttes juhataja. Sellest tulenevalt ei ole olemas korrektselt koostatud alusdokumente ning üldjuhul on igal töötajal, kes tegeleb dokumentidega, välja töötatud oma süsteem dokumentide haldamiseks.
Uuritud ettevõtetest oli kõige paremini organiseeritud dokumendihaldus AS Empoweris.
Kasutusel on elektrooniline dokumendihaldussüsteem. Süsteem hõlmas küll tugifuntsioonide dokumentatsioooni ja puudulik oli põhifunktisoonide dokumentide hõlmamine süsteemi.
Uuringu tulemusena koostas autor elektriehituse ettevõtetele dokumentide näidisloetelu, mis oleks lihtne ja arusaadav ning kasutatav ka töötajal, kes ei oma vastavaid teadmisi dokumendihaldusest. Kui ettevõttes on juba olemas korralik alusdokument nagu näiteks on dokumentide loetelu, siis oleksid dokumendid juba korrektselt hallatud ja leitavad. Ning samm edasi on organisatsioonil juurutada ja kasutusele võtta toimiv elektrooniline dokumendihaldussüsteem.
Käesolevas töös seadis autor kaks eesmärki, üks neist oli elektriehitusega tegeleva ettevõtte põhifunktsioonide täitmise käigus tekkiva dokumentatsiooni määratlemine ning teine oli dokumentide näidisloetelu koostamine. Eesmärkide täitmiseks püstitas autor kaks uurimisülesannet. Esmalt, et koostada projekdokumentatsioonide toimikutest kaardistatud dokumentide põhjal dokumendiliikide nimekiri, mis annaks tervikliku ülevaate kesk- ja madalpingevõrkude elektriehituses tekkivast dokumentatsioonist. Teiseks tutvuda elektriehituse ettevõtete dokumentide haldamisega, et kuidas see on korraldatud, millised on alusdokumendid, kes vastutab jne.
Töö mõlemad eesmärgid said täidetud. Läbi viidud uurimuse põhjal saab ka järeldada, et erasektori segmendis on palju tööd dokumentide haldamise korraldamisega. Vaja on kvalifitseeritud tööjõudu ning koolitusi ettevõtete juhtkonnale dokumentide haldamise olulisuse kohta. Autor leiab, et antud uurimus aitab kaasa erasektoris dokumendihalduse parandamisele ja korraldamisele. Autori arvates peaks elektriehitusega tegelevate ettevõtete seas läbi viima
62 uurimuse kvaliteedijuhtimissüteemi kasutamisest ning selle olulisusest tegevusele ja dokumendiohjele. Antud uurimuse baasilt saaks edasi liikuda elektriehituse ettevõtte kvaliteedijuhtimissüsteemi välja töötamisele, mis omakorda tooks reaalseid tulemusi ettevõttele suureneva tootlikuse ning huvipoolte rahulolu kasvu näol. Kõik see võimaldaks organisatsioonil kvaliteedipoliitika raames kehtestatud eesmärkide täitmist.
Korrastatud ja optimeeritud dokumendihaldus, mida toetab asutuse asjaajamiskorrale vastav dokumendihaldusüsteem, tagab asutuse põhifunktsioonide jätkusuutliku ja tulemusliku täitmise.
63
KASUTATUD ALLIKAD
Arhiivieeskiri. 22.12.2011 nr 181; RT I, 29.12.2011, 229.
https://www.riigiteataja.ee/akt/129122011229 (26.02.2014).
Avaliku teabe seadus. RT I 2000, 92, 597; RT I, 19.12.2012, 5.
https://www.riigiteataja.ee/akt/122032011010?leiaKehtiv (07.04.2014).
Digitaalallkirja seadus. RT I 2000, 26, 150; RT I 2000, 26, 150.
https://www.riigiteataja.ee/akt/694375?leiaKehtiv (09.04.2014).
e-äriregister. Rito Elektriööd Aktsiaselts. https://ariregister.rik.ee/ettevotja.py# (10.03.14).
Edovald, R. 17.02.2014. Intervjuu: Dokumendid ja dokumendihaldus AS-is Elektritsentrum. M.
Tühis. [Käsikiri]. Tallinn.
Ehitamise dokumenteerimise nõuded. RT I 1997, 72, 1189 https://www.riigiteataja.ee/akt/74064 (20.11.2013).
Ehituse dokumenteerimiseks dokumentide vormide kinnitamine. RTL 1997, 198, 1048.
https://www.riigiteataja.ee/redaktsioonide_vordlus.html?grupiId=152052&vasakAktId=25450 (15.11.2013).
Ehitusseadus. RT I 2002, 47, 279; RT I, 04.07.2013, 8.
https://www.riigiteataja.ee/akt/104072013008 (20.03.2014).
Elektrilevi OÜ koduleht. Hanke dokumendid.
http://www1.elektrilevi.ee/Hankekonkursid.nsf/PKDE?OpenView (26.02.14).
Elektrilevi OÜ. 2013. Elektrilevi partnerite portaali (EPP) kasutusjuhend partneritele.
Elektrilevi OÜ. Tallinn.
Elektriohutusseadus.11.03.1999; RT I 1999, 29, 403.
http://www.riigikogu.ee/public/Riigikogu/Dokumendid/8_RK_oigusaktide_kronoloogiline_regis ter.pdf (14.11.2013).
Elektriohutusseadus. RT I 2007, 12, 64. https://www.riigiteataja.ee/akt/12789421?leiaKehtiv (19.03.2014).
Elektritsentrum AS koduleht. http://www.elektritsentrum.ee/index.html (15.02.14).
Elektritsentrum AS. Kvaliteedikäsiraamat. Tallinn.
Elero AS asutamisleping 15. aprill 1991. a. Elero AS. Tallinn.
64 Elero AS koduleht http://www.elero.ee/ (26.02.2014).
Elero AS. Personaliprogramm EEVA 2014. Tallinn. (15.11.2013).
Elero AS põhikiri. Elero AS. Tallinn.
Elero AS töövõtulepingute register 2013. Elero AS. Tallinn.
AS Empower Dochaldus. AS-i Empower elektrooniline dokumendihaldussüsteem. (21.02.2014).
Empower AS. Personaliprogramm. Tallinn. (26.02.2014).
Empower Group Oy koduleht. http://www.empower.eu/en (07.03.2014).
Empower EEE AS. 2007. Empower EEE AS elulugu. Erkotrükk OÜ.
EPP. Elektrilevi partnerite portaal. (15.04.2014).
Eri liiki ehitiste ehitamise tehnilistele dokumentidele esitatavad nõuded. RTL 2003, 3, 28.
https://www.riigiteataja.ee/akt/234188 (29.03.2014).
Ernst & Young Baltic AS. 2013. Avaliku sektori äriprotsessid.
https://www.ria.ee/public/Programm/avaliku_sektori_ariprotsesside_kasiraamat/I_seminari_slaid id_-_Sissejuhatus_protsessijuhtimisse.pdf (29.03.2014).
Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuse koduleht. 2014. Asjaajamine ja dokumendiliigid.
http://www.eas.ee/et/alustavale-ettevotjale/ettevotlusega-alustamine/asjaajamine/asjaajamine-ja-dokumendiliigid (17.02.2014).
EVS-ISO 15489-1:2004. Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 1:
Üldnõuded. Eesti Standardikeskus.
EVS-ISO 23081-1:2006. Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldusprotsessid.
Dokumentide metaandmed Osa 1: Põhimõtted. Eesti Standardikeskus.
Gates, B. 2000. Äri @ mõttekiirusel. K-Kirjastus.
Hromova, L. 2008. Metoodika väljatöötamine tööprotsesside integreerimiseks elektroonilisse dokumendihaldussüsteemi. [Magistritöö]. Tallinn: Tallinna Ülikooli Infoteaduste Instituut.
Isikuandmete kaitse seadus. RT I 2007, 24, 127; RT I, 30.12.2010, 11.
https://www.riigiteataja.ee/akt/12909389?leiaKehtiv (07.04.2014).
ISO/TR 26122:2008. Informatsioon ja dokumentatsioon. Tööprotsesside analüüs dokumentide haldamiseks. Eesti Standardikeskus.
65 Keskkonnaministri määruste kehtetuks tunnistamine. RTL 2003, 5, 49.
https://www.riigiteataja.ee/akt/234640 (15.11.2013).
Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium. 2013. Juhis dokumendiliigi XML andmekirjelduse koostamiseks. https://www.ria.ee/public/RIHA/Dokumendiliigi_XML_juhis_vers2.pdf
(20.11.2013).
Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium. 2014. Valdkondlik õigusloome ehitus- ja elamumajanduses. http://www.mkm.ee/oigusaktid-6/ (22.03.14).
Mand, K. 2010. Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi juurutuseelse analüüsi läbiviimine.
[Magistritöö]. Tallinn: Tallinna Ülikooli Infoteaduste Instituut.
Nael, K. 05.03.2014. Intervjuu: Dokumendid ja dokumendihaldus AS-is Rito Elektritööd. M.
Tühis. [Käsikiri]. Tallinn.
Noodapera. P, Tarandi. T & Vares. H. 2009. Dokumendi- ja arhiivihaldus. Rahvusarhiivi juhised http://www.ra.ee/public/Juhised/arhiivihaldus.pdf (31.03.2014).
Parts, R. 19.02.2014. Intervjuu: Dokumendid ja dokumendihaldus AS-is Elektritsentrum. M.
Tühis. [Käsikiri]. Tallinn.
Pentjärv, T. 2010. Äriprotsesside modelleerimine Eesti Energia näitel. [Magistritöö]. Tallinn:
Tallinna Ülikooli Informaatika Instituut.
Planeerimis- ja ehitusseadus. RT I 1995, 59, 1006. https://www.riigiteataja.ee/akt/193813 (15.11.2013).
Raamatupidamise seadus. RT I 2002, 102, 600; RT I, 13.03.2014, 50.
https://www.riigiteataja.ee/akt/125052012016?leiaKehtiv (05.04.2014).
Randma, T. 2007. Organisatsiooni töö korraldamine. [Õppematerjal]. Tallinn.
Reim, R. 2013. Dokumentide ohje vastavus regulatsioonidele ja regulatsioonide
eesmärgipärane toimimine Promens AS näitel. [Seminaritöö]. Viljandi: Tartu Ülikooli Viljandi Kultuuriakadeemia.
Riigihangete seadus. RT I 2007, 15, 76; RT I, 23.12.2013, 74.
https://www.riigiteataja.ee/akt/114022012002?leiaKehtiv (07.04.2014).
Rito Elektritööd AS. Koduleht. http://www.rito.ee/index.php?page=64 (09.03.14).
Rito Elektritööd AS. 2013. Kvaliteedikäsiraamat. Viimsi.
Rito Elektriööd AS. 2013. Majandusaata aruanne. Viimsi.
66 Roos-Joon, R. 21.02.2014. Intervjuu: Dokumendid ja dokumendihaldus AS-is Empower. M.
Tühis. [Käsikiri]. Tallinn.
RT Viimsi Elekter AS. 1993. Asutamiskoosoleku protokoll. Viimsi.
Rudissaar, R. 2012. Toidu tootmise väikeettevõtetele asjaajamiskorra näidise ja dokumentide näidisloetelu koostamine ning andmebaasi loomine dokumentide registreerimiseks. [Lõputöö].
Viljandi: Tartu Ülikooli Viljandi Kultuuriakadeemia.
Ruusalepp, R. 2003. Valikud arhivaalide digitaalsel säilitamisel: ülevaade uurimustööst ja tulemustest. Rahvusarhiiv.
http://www.ra.ee/public/DAB/Digiaken/valikud_arhivaalide_digisailitamisel.pdf (12.02.2014).
Soovitused tugifunktsioonide dokumentide hindamiseks. 2006. Rahvusarhiivi juhised.
http://www.ra.ee/juhised/tugifunktsioonid_juhis.pdf (05.03.14).
Tee, T. 21.02.2014. Intervjuu: Tuulikute teostusdokumentatsioon AS-is Empower. M. Tühis.
[Käsikiri]. Tallinn.
Tsiviilseadustiku üldosa seadus. § 45. RT I 2002, 35, 216; RT I, 13.03.2014, 103.
https://www.riigiteataja.ee/akt/106122010012?leiaKehtiv (01.04.2014).
Töölepingu seadus. RT I 2009, 5, 35; RT I, 22.12.2012, 30.
https://www.riigiteataja.ee/akt/122122012030?leiaKehtiv (05.04.2014).
Töötervishoiu ja tööohutuse seadus. RT I 1999, 60, 616. RT I, 06.07.2012, 60.
Töötervishoiu ja tööohutuse seadus. RT I 1999, 60, 616. RT I, 06.07.2012, 60.