Möglichkeiten und Herausforderungen
Je nach Form der Versichertenverzeichnisse bieten sich bei der Archivierung im weiteren Sinne (inklu-sive Übernahme, Zugang und Auswertung) unter-schiedliche Möglichkeiten. Vor allem im Bereich der Auswertungen der elektronischen Daten ergeben sich für die Benutzung ganz neue Spielfelder. Bei der Archivierung sieht sich der Archivar aber auch mit ganz verschiedenen Herausforderungen im analogen wie auch im digitalen Umfeld konfron-tiert.
Übernahme digitaler Versichertenverzeichnisse und digitale Langzeitarchivierung im Staatsarchiv St.
Gallen
Das Staatsarchiv übernimmt jährlich die Werte der im Rahmen der Bewertung festgelegten Datenfelder (ca. 40; unter anderem Versicherungsnummer, Ver-sicherungssumme, Name Eigentümer, Strasse, Ort, Schätzungsdatum, Baujahr, Zweckbestimmung) zu jedem Versicherungsobjekt (ca. 185.000). Die aus dem Quellsystem exportierten Daten werden in das archivtaugliche Datenbankformat SIARD3 konver-tiert. SIARD wurde vom Schweizerischen Bundesar-chiv entwickelt4 und hat internationale Akzeptanz.
Das Bundesarchiv stellt SIARD Suite (vgl. Abb.1) kostenlos zur Verfügung. Es handelt sich dabei um ein Tool, mit dem relationale Datenbanken in SIARD konvertieren werden. Die Konvertierung in SIARD ist zudem mit dem kostenlosen Tool csv2siard der Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST) möglich.5
Im Staatsarchiv St. Gallen wird momentan ein digitales Langzeitarchiv nach OAIS aufgebaut (scopeOAISTM mit FedoraCommons als Repository).
Sobald dies vollzogen ist, wird die Übernahme der digitalen Versichertenverzeichnisse produktiv durchgeführt. Dies umfasst zusätzlich zur erwähn-ten Formatkonvertierung die Erstellung der Über-nahmepakete (SIP, gemäss OAIS). Bis auf Weiteres erstellt das Staatsarchiv die SIP selbst. Dazu wird unter anderem das Tool Package Handler eingesetzt, das ebenfalls vom Schweizerischen Bundesarchiv entwickelt wurde.6 Dieses kostenlos zur Verfügung stehende Tool kann SIP‘s erstellen, bearbeiten, prüfen und anzeigen.
Zugang und Auswertung analoger Versichertenverzeichnisse
Wie bereits erwähnt, bietet der zentrale Zugang im Staatsarchiv zu allen Versichertenverzeichnissen der Gemeinden über den gesamten Entstehungszeit-raum hinweg eine den Umständen entsprechend einfache Möglichkeit, um Häusergeschichte zu er-forschen. Im Gegensatz zur Auswertung von digita-len Versichertenverzeichnissen (siehe weiter unten), ist hier die Überlieferung vollständig dokumentiert.
Wer sich mit Häusergeschichte im Einzelfall be-fasst bzw. sich für die Geschichte einzelner Häuser oder Häusergruppen interessiert, wer zudem die damalige Handschrift lesen kann oder lernt und etwas Geduld mitbringt, um die verschiedenen Ver-sichertenverzeichnisse durchzuarbeiten, der kommt häufig bald zu ersten persönlichen Forschungser-folgen.
Wer sich hingegen für umfassendere Fragestellun-gen interessiert oder zur Häusergeschichte im wei-teren Sinne forscht, der kommt um eine aufwändige Auswertung im Archiv nicht herum.
Zugang und Auswertung digitaler Versicherten-verzeichnisse
Auswertungen im größeren Stile sind bei digita-lem Archivgut grundsätzlich weitaus einfacher zu bewerkstelligen, als bei analogen Unterlagen. Die Ermöglichung von Suchen in SIARD-Dateien ist al-lerdings nicht der primäre Zweck von SIARD Suite.
Das Tool ist vielmehr dafür gedacht, um
SIARD-Dateien zu erstellen und bei Bedarf archivierte Daten später in ein anderes System zu importieren.
Das Navigieren in einer SIARD-Datei in SIARD Suite ist vergleichbar mit der Suche in Mikrofilmen.
Findet man einen gewünschten Datensatz, lässt sich dieser immerhin kopieren und anderswo (Office-programm, E-Mail etc.) wieder einfügen.
SIARD-Dateien lassen sich aber in andere Daten-banken hochladen, gewissermassen
Vermittlungsda-tenbanken,7 in denen dann vielfältigere Suchmög-lichkeiten bestehen. In MS Access lassen sich bei-spielsweise relativ einfach Formulare für Abfragen erstellen, um Auswertungen in grossen Datenbe-ständen durchzuführen. Auf diese Weise können SIARD-Dateien sehr bequem ausgewertet werden.
Sollten die Anzahl und die Standorte von Bie-nenhäuschen zu einem bestimmten Zeitpunkt im ganzen Kanton von Interesse sein, braucht man
lediglich nach der Zweckbestimmung Bienenhaus zu suchen.
Kombinierte Su-chen würden es zum Beispiel ermöglichen, nur Bienenhäuschen in einer bestimmten Gemeinde als Resultat zu erhalten.
Die Beantwortung vergleichbarer Frage-stellungen wäre durch die Auswertung ana-loger Versichertenver-zeichnisse praktisch unmöglich.
Zu behaupten, die Archivierung digitaler Daten bzw. der Versichertenverzeichnisse sei einfach und bringe gerade auch im Hinblick auf Fragestel-lungen zur Häusergeschichte keine Probleme, wäre falsch.
Die technische Herausforderung liegt in erster Linie darin, die Lesbarkeit der Daten generell dau-ernd zu gewährleisten. Mit dem archivtauglichen Dateiformat SIARD ist freilich ein wichtiger Schritt bezüglich der digitalen Erhaltung gemacht.
Ein zusätzliches Problem könnte die Unvoll-ständigkeit der Historisierung darstellen, da jährlich
1 | Ausschnitt aus Siard Suite
nur eine Datensicherung (jährliche Ablieferung an das Staatsarchiv) vorgenommen wird. Theoretisch denkbar ist, obschon dies eher selten der Fall sein dürfte, dass für ein bestimmtes Gebäude zwischen zwei Datensicherungen mehrere Eigentümerwech-sel stattfinden. Im Zweifelsfalle wären zusätzlich Quellen aus dem Grundbuch- und Handände-rungswesen zu konsultieren.
Die Möglichkeiten des Zugangs zu digitalem Archivgut sind unbestritten. Was jedoch noch fehlt, sind Erfahrungswerte aus der Praxis. Ähnlich ist die Ausgangslage bei der Übernahme und bei der Archivierung von digitalen Unterlagen auch in den meisten anderen Fällen. Deshalb ist es wichtig, aus diesen Erfahrungen zu lernen und sich mit Anderen auszutauschen.
Sobald das digitale Langzeitarchiv in Betrieb ist, können auch Übernahmen produktiv durchgeführt werden. Bei den ersten Übernahmen ist davon aus-zugehen, dass noch nicht alles reibungslos läuft. Vor allem im organisatorischen Bereich wird vermu-tet, dass sich eine Best Practice, wenn man so will, erst mit der Zeit etabliert. Ganz nach dem Motto:
Übung macht den Meister.
Fazit
Die Übernahme von Daten der Gebäudeversiche-rung soll nur als ein Beispiel von einer Vielzahl in nächster Zeit anstehender Übernahmen im Staats-archiv St. Gallen dienen. Anhand dieses Beispiels erkennt man aber bereits die Vielfältigkeit der Herausforderungen, die auf ein Archiv zukommen.
Ob dies nun das geeignete Format, die vollstän-digen Unterlagen, der organisatorische Weg, die mangelnde Erfahrung zu Beginn der Übernahme von digitalen Unterlagen oder was auch sonst noch sein mag.
Schlussendlich ist wohl entscheidend, dass sowohl über die Erfahrungen wie auch über die Fehlschlä-ge in der digitalen Langzeitarchivierung in den einzelnen Archiven berichtet und geredet wird.
Der Erfahrungsaustausch über Institutionen und Grenzen hinweg ist eine Bereicherung für alle, und er dient dazu, die Langzeitarchivierung mit ihren vielen Facetten für alle ein wenig verständlicher zu machen. Es bringt uns immer einen Schritt weiter in der vielfältigen Herausforderung der Langzeitar-chivierung.
Anmerkungen
1 Für das Jahr 1802 existieren ausserdem Gemeinde-Steuerregister der Helvetischen Republik („Helvetischer Kataster“), welche ebenfalls für die Häuserforschung verwendet werden können (vgl. unten).
2 Die Schätzung beziehungsweise der Wert eines Gebäudes ist die Basis für die Festlegung der Versicherungsprämie.
3 Software Independent Archiving of Relational Databases.
4 Vgl. Website Schweizerisches Bundesarchiv, URL: http://www.bar.
admin.ch/dienstleistungen/00823/00825/index.html?lang=de (alle Links Stand: 11. Juli 2012).
5 Vgl. Website KOST, URL: http://kost-ceco.ch/cms/index.php?csv 2siard_de.
6 Vgl. Website Schweizerisches Bundesarchiv, URL: http://www.bar.
admin.ch/dienstleistungen/00823/01559/index.html?lang=de.
7 Z.B. SQL Server, MySQL, MS Access.
Im Rahmen eines Workshops zu Beginn des Archiv-tags wurde versucht, in drei Zeitstunden Grund-kenntnisse in zwei Arbeitsbereichen zu vermitteln, die in aller Regel vom Alltag mittlerer und kleiner Archive recht weit entfernt liegen. Die Auswahl der Lernziele musste daher eng beschränkt sein. Im ersten Teil von Kai Naumann ging es darum, einige Verhaltensregeln im ungewohnten Terrain der Informatik zu vermitteln, Wege zur willkommenen Einmischung in digitale Archivierung und Records Management aufzuzeigen (Kap. 1) und die Eigener-fahrung im Umgang mit digitalen Objekten und Metadaten zu fördern (Kap. 2). Im dem von Joa-chim Kemper geleiteten Teil des Workshops (Kap. 3 und 4) standen einerseits praktische Ratschläge zur Digitalisierung von Archivgut, andererseits Tipps für eine zeitgemäße archivische Öffentlichkeitsar-beit im Mittelpunkt.1
1. Türöffner für die dauerhafte Archivierung digitaler Unterlagen
Als Türöffner zum Vorstoß ins unbekannte Feld der Informations- und
Kommunikationsabteilun-gen kommen vielfältige Möglichkeiten in Frage.
Voraussetzung ist immer eine stetige Gesprächsbe-reitschaft gegenüber dem eigenen Träger, die sich zum Beispiel durch spezielle Archivführungen, besondere Unterstützung bei Jubiläen und durch Teilhabe an der Ausbildung der Mitarbeiter ergeben kann. Konkrete Anlässe für die Durchsetzung eines Projekts zur digitalen Archivierung ergeben sich in Bereichen, die die langfristige Erhaltung digitaler Inhalte betreffen. Wie die Erfahrung zeigt, sind Informatiker letztlich dankbar, wenn jemand zum Beispiel vor der Einführung der elektronischen Aktenführung oder einer Bilddatenbank oder vor dem Relaunch der Homepage erklärt, wie sich eine solche Investition auch langfristig auszahlen kann.
Auch Veränderungen im rechtlichen Rahmen und Katastrophen im Umgang mit papiernen und digi-talen Unterlagen können den Weg in die Gedanken-gänge der Vorgesetzten bahnen. Entscheidend ist oft das Versprechen, den Vorgesetzten durch Beratung anderweitige Kosten zu ersparen, beispielsweise für das Suchen von Unterlagen oder für Speicher-hardware (vgl. die Vorträge von Ulrich Schludi und Daniel Peter in diesem Band). Als besonders