Als u via het menu Afdrukken van een toepassing als Microsoft Word of Excel een printer of fax selecteert, kunt u gegevens als documenten, tekeningen en tabellen rechtstreeks verzenden, met een voorblad.
Opmerking:
In de volgende uitleg wordt Microsoft Word gebruikt als voorbeeld. De daadwerkelijke bewerkingen kunnen variëren afhankelijk van de toepassing die u gebruikt. Raadpleeg voor details de Help van de toepassing.
1. Maak met behulp van een toepassing een document dat om per fax te verzenden.
In één faxoverdracht kunt u maximaal 200 zwart-witpagina's of 100 kleurenpagina's inclusief voorblad verzenden.
2. Klik op Afdrukken in het menu Bestand.
Het venster Afdrukken van de toepassing wordt weergegeven.
3. Selecteer XXXXX (FAX) (waarbij XXXXX staat voor de printernaam) in Printer en controleer de instellingen voor faxverzending.
Geef 1 op bij Aantal exemplaren. De fax wordt mogelijk niet correct verzonden als u 2 of meer opgeeft.
4. Klik op Printereigenschappen of Eigenschappen als u Papierformaat, Afdrukstand, Kleur, Beeldkwaliteit of Tekendichtheid wilt opgeven.
Zie de Help van het PC-FAX-stuurprogramma voor meer informatie.
5. Klik op Druk af.
Opmerking:
Als u FAX Utility voor het eerst gebruikt, wordt een venster weergegeven waarin u uw gegevens kunt registreren. Voer de benodigde gegevens in en klik vervolgens op OK.
Instellingen geadresseerden -scherm van FAX Utility wordt weergegeven.
6. Wanneer u tijdens dezelfde faxoverdracht andere documenten wilt verzenden, selecteert u het selectievakje voor Voeg te verzenden doc.toe.
Het scherm voor het toevoegen van documenten wordt weergegeven wanneer u bij stap 10 op Volgende klikt.
7. Selecteer indien nodig het selectievakje voor Een voorblad bijvoegen.
8. Geef een ontvanger op.
❏ Een ontvanger (naam, faxnummer enzovoort) selecteren in Telefoonboek pc-fax:
Als de ontvanger is opgeslagen in het telefoonboek, voert u de onderstaande stappen uit.
A Klik op het tabblad Telefoonboek pc-fax.
B Selecteer de ontvanger in de lijst en klik op Toevoegen.
❏ Een ontvanger (naam, faxnummer enz.) selecteren uit de contacten op de printer:
Als de ontvanger is opgeslagen in de contacten op de printer, voert u de onderstaande stappen uit.
A Klik op het tabblad Contacten op Printer.
B Selecteer contacten in de lijst en klik op Toevoegen om verder te gaan naar het venster Toevoegen aan Geadresseerde.
C Selecteer ontvangers in de weergegeven lijst en druk vervolgens op Bewerken.
D Voeg naar behoefte persoonsgegevens toe, zoals Bedrijf/org. en Functie en klik vervolgens op OK om terug te keren naar het scherm Toevoegen aan Geadresseerde.
E Schakel indien nodig het selectievakje voor Registreren in het Telefoonboek pc-fax in om de contacten op te slaan in Telefoonboek pc-fax.
F Klik op OK.
❏ Een ontvanger (naam, faxnummer enz.) rechtstreeks opgeven:
Voer de onderstaande stappen uit.
A Klik op het tabblad Handmatig kiezen.
B Voer de benodigde informatie in.
C Klik op Toevoegen.
Als u vervolgens klikt op Reg. in telefoonboek, kunt u de ontvangers opslaan in de lijst onder het tabblad Telefoonboek pc-fax.
Opmerking:
❏ Als het Lijntype van de printer is ingesteld op PBX en de toegangscode is ingesteld op het gebruik van # (hekje) in plaats van de exacte prefixcode, voer u # (hekje) in. Zie voor meer informatie Lijntype in Basisinstellingen via de onderstaande koppeling naar gerelateerde informatie.
❏ Als u Voer het faxnummer tweemaal in hebt geselecteerd in Optionele instellingen op het startscherm van FAX Utility, moet u hetzelfde nummer opnieuw invoeren wanneer u op Toevoegen of Volgende klikt.
De ontvanger wordt toegevoegd aan de Lijst geadresseerden die wordt weergegeven in het bovenste deel van het venster.
9. Klik op het tabblad Verzendopties en configureer de optie-instellingen voor overdracht.
❏ Verzendmodus:
Selecteer hoe het document moet worden verzonden.
- Geheugenverzend.: hiermee worden de gegevens van een faxbericht tijdelijk opgeslagen in het geheugen van de printer. Selecteer dit item als u een faxbericht naar meerdere ontvangers of vanaf meerdere
computers tegelijk wilt verzenden.
- Directe verzend.: hiermee worden de gegevens van een faxbericht niet tijdelijk opgeslagen in het geheugen van de printer. Selecteer dit item als u een groot aantal zwart-witpagina's wilt verzenden om te voorkomen dat een fout optreedt door onvoldoende geheugenruimte van de printer.
❏ Tijdsspecificatie
Selecteer Specificeer de verzendtijd om een faxbericht op een specifiek tijdstip te verzenden en voer vervolgens de tijd in bij Verzendtijd.
10. Klik op Volgende.
❏ Wanneer u het selectievakje voor Voeg te verzenden doc.toe hebt geselecteerd, volgt u onderstaande stappen om documenten toe te voegen in het venster Samenvoegen van documenten.
A Open het document dat u wilt toevoegen en selecteer dezelfde printer (faxnaam) in het venster Afdrukken. Het document wordt toegevoegd aan de lijst Samen te voegen documentlijst.
B Klik op Voorbeeld om het samengevoegde document te bekijken.
C Klik op Volgende.
Opmerking:
De instellingen Beeldkwaliteit en Kleur die u voor het eerste document hebt geselecteerd, worden op andere documenten toegepast.
❏ Wanneer u het selectievakje voor Een voorblad bijvoegen hebt geselecteerd, geeft u de inhoud van het voorblad op in het venster Instellingen voorbladen.
A Selecteer een voorblad uit de voorbeelden in de lijst Voorblad. Houd er rekening mee dat er geen functie is voor het maken van een origineel voorblad of voor het toevoegen van een origineel voorblad aan de lijst.
B Voer gegevens in bij Onderwerp en Bericht.
C Klik op Volgende.
Opmerking:
Configureer desgewenst de volgende instellingen in het venster Instellingen voorbladen.
❏ Klik op Voorblad opmaken als u de volgorde van de items op het voorblad wilt wijzigen. U kunt het formaat van het voorblad selecteren in Papierformaat. U kunt een voorblad selecteren dat een ander formaat heeft dan het document dat wordt verzonden.
❏ Klik op Lettertype als u het lettertype wilt wijzigen dat op het voorblad wordt gebruikt.
❏ Klik op Instellingen afzender als u de informatie over de afzender wilt wijzigen.
❏ Klik op Gedet. voorbld als u het voorblad met het onderwerp en het bericht dat u hebt ingevoerd wilt controleren.
11. Controleer de inhoud van de documenten die worden verzonden en klik op Verzenden.
Controleer voor verzenden of de naam en het faxnummer van de ontvanger correct zijn. Klik op Voorbeeld om een voorbeeldweergave te bekijken van het voorblad en het document dat wordt verzonden.
Zodra de overdracht begint, wordt een venster weergegeven met de overdrachtsstatus.
Opmerking:
❏ Als u de overdracht wilt stoppen, selecteert u de gegevens en klikt u op Annuleren . U kunt ook annuleren op het bedieningspaneel van de printer.
❏ Als tijdens de overdracht een fout optreedt, wordt het venster Communicatiefout weergegeven. Controleer de informatie in de fout en verzend opnieuw.
❏ Het scherm Faxstatuscontrole (het scherm boven de informatie over het controleren van de overdrachtsstatus) wordt niet weergegeven als Faxstatuscontrole weergeven tijdens verzenden niet is geselecteerd in het scherm Optionele instellingen van het startscherm van FAX Utility.
Gerelateerde informatie
&“Basisinstellingen” op pagina 373