Die erstellte Datenbank

Die verwendete Datenbank wurde eigens für die vorliegende Arbeit konzipiert. Sie dient der retrospektiven, parallelen und künftigen Erfassung aller in der kinderdermatologischen Sprechstunde vorgestellten Patienten.

Die Datenbank ist so programiert, dass die Daten aller in der Kindersprechstunde (neu)vorgestellten Patienten mit möglichst geringem Zeitaufwand eingetragen werden können.

Etwaige neue Studien können so schnell Patientengruppen zusammenstellen zu können. Auch der Bedarf für Studien in bestimmten Bereichen kann erkannt und abgeschätzt werden. Da für vollständige Daten keine gesonderten Fragebögen oder Untersuchungen benötigt werden, entstehen keine zusätzlichen Kosten. Die Eingabe muss vom behandelnden Arzt übernommen werden.

Der angestrebte Verwendungsrahmen umfasst derzeit die Erfassung von Kindern, die in den unterschiedlichen Sprechstunden am Standort des Clinical Research Centers (CRC) in der Luisenstrasse vorgestellt werden. Ziel ist nicht die Erfassung der in der Allergie und Ekzemsprechstunde an der Kinderklinik vorgestellten Patienten und auch nicht die Erhebung notfallmäßig in der Poliklinik vorgestellter Kinder. Die Möglichkeit besteht jedoch von Seiten der Datenbank, falls in Zukunft der Wunsch hierfür besteht. Die großen Schwerpunkte des Clinical Research Centers sind Kinderdermatologie, Haarerkrankungen, klinische Studien und experimentelle Forschung.

Der Eingabeaufwand wurde so gering wie möglich gehalten. Er dauert für einen Patienten ca. 1-2 Minuten, abhängig von der Schreibgeschwindigkeit des Arztes und der Menge von Diagnosen und Zusatzinformationen, die im Feld Anmerkungen eingegeben werden.

Ein weiterer Vorteil der Datenbank ist die einfache und flexible Suche von Patienten oder Patientengruppen, was auch für den einzelnen Patienten von großem Nutzen sein kann. Sucht ein Arzt einen bestimmten Patienten, dessen Namen er nicht im Kopf hat, sich aber an den Konsultationsgrund erinnert, so kann dieser leicht im Programm gesucht und gefunden werden.

Anschließend ist es mit Hilfe von Namen und Geburtsdatum, sowie dem Datum der Vorstellung einfach die betreffende Akte aus dem Archiv zu bestellen. Ebenso können auch Kinder mit einer bestimmten Diagnose ermittelt werden, wenn beispielsweise neue Therapierichtlinien herausgegeben oder neue Medikamente zugelassen werden.

Es muss nicht mehr zwingend auf die Wiedervorstellung des Patienten gewartet werden, sondern eine Suche nach der entsprechenden Diagnose liefert eine Liste mit allen passenden Patienten.

Mit diesen Daten kann jedes Kind in der Patientenverwaltungssoftware gezielt gesucht und ggf.

kontaktiert werden.

Solche Suchfunktionen stehen bisher mit dem in der Klinik für Dermatologie verwendeten SAP-Programm (SAP, Walldorf, Deutschland) nicht zur Verfügung.

2.5.1 Verwendete Software und statistische Methoden zur Auswertung

Um die Verwendung der Datenbank künftig möglichst überall zu ermöglichen wurde die Datenbank mit Access (Microsoft Corporation, Microsoft Deutschland GmbH, Unterschleißheim,Deutschland) erstellt, da davon ausgegangen werden kann, dass auf nahezu jedem PC Microsoft Office (Microsoft Deutschland GmbH, Unterschleißheim, Deutschland) oder OpenOffice (OpenOffic.org, Carter Lake, USA) vorhanden ist. Auch auf AppleMacintosh (Apple Incorporation, Hollyhill, Cork, Republic of Ireland) Rechnern sind Eingabe und Lesbarkeit der Datensätze in der Regel gewährleistet. Zudem sind keine besonderen Kenntnisse nötig, um fehlerfrei einzugeben, da die graphische Eingabemaske den Benutzer bei der Eingabe leitet und vor Fehlern schützt. Der Eingebende befindet sich während der Eingabe nicht auf der Ebene der gespeicherten Daten, sondern sozusagen in der oberflächlicher gelegenen Ebene, der Eingabeebene. Die graphische Oberfläche simuliert ein Formular, das von dem Nutzer ausgefüllt werden kann und ihn zudem zwingt bestimmte Formate, z.B. für das Datum, einzuhalten.

Bereits eingegebene Datensätze sind in einer anderen – tieferen - Ebene gesichert und können im Normalfall nicht einfach überschrieben oder gelöscht werden. Darüber hinaus wird jede neue Eingabe automatisch gespeichert, was dem Nutzer zusätzlich entgegen kommt.

Abb. 1 Benutzeroberfläche der Access Datenbank

Um zu gewährleisten, dass die Datenbank künftig im ursprünglichen Sinne weitergeführt wird, wurde die graphische Oberfläche der Access Datenbank (Abb. 1) einfach gestaltet. Es sollte jedem Anwender ohne Programmkenntnisse möglich sein, Daten im richtigen Format und der richtigen Kodierung einzugeben. Darüber hinaus sollte der zusätzliche Eingabeaufwand für die betroffenen Ärzte oder medizinischen Dokumentationsassistenten (MDA) so gering wie möglich sein, da bekanntermaßen der zeitliche Aufwand für Dokumentation, Briefe und Aktenpflege bereits jetzt einen erheblichen Anteil der Dienstzeit in Anspruch nimmt und Zeit für den eigentlichen Patientenkontakt für sich vereinnahmt. Aus diesem Grund wurden bestimmte Variablen, wie z.B. das Alter zum Zeitpunkt des Erstkontaktes errechnet. Für bestimmte Fragestellungen interessante zusätzliche Parameter, wie die Altersgruppe des Patienten oder die Jahreszeit der Vorstellung, wurden im Nachhinein hinzugefügt und können bei Bedarf auch künftig errechnet werden.

Da nach einem Testlauf mit den ersten 100 Datensätzen davon ausgegangen werden konnte, dass abgesehen von seltenen Rechtschreibfehlern oder Änderungen in der Wortstellung, verschiedene

Praktikabilitätsgründen auf eine Doppeleingabe und Crosschecks verzichtet. Jeder Eingebende ist angehalten auf Rechtschreibfehler und Zahlendreher zu kontrollieren, weshalb auch weiterhin nur wenige Fehler zu erwarten sind. Da Unterschiede in der Schreibweise nur bei Eingabe in Freitextfeldern entstehen können und die Schreibweise von Namen, Detaildiagnosen oder Anmerkungen für die Auswertung fast keine Relevanz hat, wurde die Fehlerquelle als gering erachtet. In der Testeingabe waren die Datensätze in Bezug auf alle relevanten Parameter fast deckungsgleich.

Für eine erleichterte statistische Auswertung wurde die komplette Datenbank nach Abschluss der Datenerhebung für den gewählten Untersuchungszeitraum in SPSS-Statistics 18 (SPSS Incorporation, IBM, Chicago, Illinois) transformiert. Mit Hilfe dieses Programms konnten die unterschiedlichen Abfragen, Berechnungen und Analysen durchgeführt werden.

In der so geschaffenen neuen SPSS-Datenbank wurden auch die doppelten Datensätze herausgefiltert, abgeglichen und schließlich gelöscht. Falsche oder unpassende Einträge, z.B.

Daten volljähriger Patienten wurden ebenfalls gelöscht.

Anschließend wurden alle Daten wie oben beschrieben auf Rechtschreibung und Schreibweise (z.B. Akne versus Acne, Allopecia vs. Allopezie) geprüft und ggf. vereinheitlicht, um die Auswertung zu erleichtern.

Abschließend wurden die Daten mittels deskriptiver Statistiken analysiert und ausgewertet.

Für die Auswertung wurden die programmeigenen Analysemethoden im Sinne deskriptiver Statistiken, wie Häufigkeitstabellen und Kreuztabellen verwendet. Für andere statistische Testverfahren und die Berechnung von Konfidenzintervallen und Standartabweichungen waren die notwendigen Voraussetzungen nicht erfüllt.

Die in dieser Arbeit verwendeten Tabellen und Diagramme wurden mit Microsoft Office 2000 EXCEL (Microsoft Corporation, Microsoft Deutschland GmbH, Unterschleißheim, Deutschland) erstellt.