Die steuerliche Buchführungspflicht kann sich in ers-ter Linie aus dem Handelsgesetzbuch (§§ 189ff HGB) bzw. ab 2007 aus dem neuen Unternehmensgesetz-buch (§§ 189ff UGB) ergeben, weil eine handelsrechtli-che/unternehmensrechtliche Pflicht zur Führung und Aufbewahrung von Büchern auch eine steuerliche Buchführungspflicht nach sich zieht (§ 124 BAO).
Das UGB und § 5 EStG haben hier wichtige Verän-derungen in der Buchführungspflicht ab 2007 gebracht.
Hier aber zunächst die bis 2006 geltende Rechtslage:
B.1. Gesetzliche Buchführungspflicht bis 2006 Ob eine gesetzliche Buchführungspflicht besteht, ist u. a. von der Rechtsform eines Unternehmens abhän-gig. Eine gesetzliche Buchführungspflicht besteht bis einschließlich 2006 grundsätzlich für alle Unter-nehmen, die in das Firmenbuch eingetragen sind:
• Personenhandelsgesellschaften (KG, OHG),
• Kapitalgesellschaften (AG, GmbH),
• protokollierte EinzelunternehmerInnen.
Bei Vorliegen von Einkünften aus Gewerbebetrieb (§ 23 EStG) gilt – unabhängig vom Umsatz – die Buchfüh-rungspflicht nach § 5 EStG.
Offene Erwerbsgesellschaften (OEG) und Komman-diterwerbsgesellschaften (KEG) mit Einkünften aus Gewerbebetrieb sind hingegen – trotz Eintragung im Firmenbuch – nur dann nach § 5 EStG buchführungs-pflichtig, wenn sie die Grenzen des § 125 BAO (siehe unten) überschreiten.
Soweit sich eine Buchführungspflicht nicht schon aus den Bestimmungen des Handelsrechts (§§ 189ff HGB) ergibt, sind UnternehmerInnen für einen Be-trieb, dessen Umsatz in zwei aufeinander folgenden Jahren 400.000 € (bzw. 600.000 € bei Lebensmittel-einzel- und Gemischtwarenhändlern/-händlerinnen) überschritten hat (Buchführungsgrenzen, § 125 BAO), verpflichtet, Bücher zu führen.
Nachstehende Übersicht fasst die Organisations-formen des betrieblichen Rechnungswesens für Ge-werbebetriebe bis 2006zusammen (siehe aber Über-gangsregelungen Seite 24f.):
Betriebliches Rechnungswesen
Einzelunternehmen
(Nicht- und Minderkaufleute), Erwerbsgesellschaften
(OEG, KEG)
bis 220.000€Umsatz wahlweise Basispauschalierung, Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder doppelte Buchführung (nach § 4 Abs. 1 EStG) möglich bis 400.000€Umsatz, bei
Lebens-mitteleinzel- und Gemischt-warenhandel bis 600.000€ Umsatz (§ 125 BAO)
wahlweise Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder doppelte Buchführung (nach § 4 Abs. 1) möglich bei zweimaligem Überschreiten
der Umsatzgrenze von 400.000€ oder 600.000€
doppelte Buchführung ab dem übernächsten Jahr verpflichtend, idR nach § 4 Abs. 1 EStG, OEG und KEG nach § 5 EStG Einzelunternehmen
(Vollkauf-leute lt. § 1 HGB), Personen-gesellschaften (OHG, KG), Kapitalgesellschaften (GmbH, AG)
keine Umsatzgrenze doppelte Buchführung (bei Eintragung ins Firmenbuch nach
§ 5 EStG) stets verpflichtend
Rechtsform Umsatzgrenze Art des Rechnungswesens
Hinweis
Jedenfalls haben es FreiberuflerInnen besser: Egal wie hoch deren Umsatz ist, es besteht keine steuer-liche Buchführungspflicht, sondern es genügt eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung! Details finden Sie unter „Einnahmen-Ausgaben-Rechnung“, S. 26.
B.2. Gesetzliche Buchführungspflicht ab 2007 Wie oben schon erwähnt, tritt mit 1.1.2007 das Unter-nehmensgesetzbuch (UGB) an die Stelle des Handels-gesetzbuches (HGB). Der bisherige Begriff des
„Handelsrechts“ wurde generell durch den Begriff
„Unternehmensrecht“ ersetzt, aus dem „Kaufmann“
wird der „Unternehmer“. Die Unterscheidung zwi-schen „Vollkaufleuten“ und „Minderkaufleuten“
wurde für den Unternehmerbegriff nicht übernom-men. Dennoch ist die Unternehmensgröße von ent-scheidender Bedeutung. Die sogenannte „Rechnungs-legungspflicht“ nach § 189 UGB richtet sich nämlich (ähnlich wie die für Gewerbetreibende ab 2007 grund-sätzlich ausgelaufene Regelung nach § 125 BAO) in erster Linie nach der Höhe des Umsatzes. Buchfüh-rungspflicht tritt demnach nach § 189 UGB ein:
• bei einem Umsatz von 400.000 € bis 600.000 € in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren, und zwar ab dem übernächsten Geschäftsjahr oder
• bei einem Umsatz von mehr als 600.000 €, hier bereits ab dem nächsten Geschäftsjahr.
Diese Grenzen gelten in erster Linie für Gewerbe-treibende. Die bei Überschreitung dieser Grenzen eintre-tende Rechnungslegungspflicht führt dabei automatisch zur Buchführungspflicht nach § 5 EStG. Anders als bis 2006 ist somit die Eintragung ins Firmenbuch für die Frage der Buchführungspflicht nicht mehr maßgebend.
Ein Abstellen auf die Protokollierung wäre ab 2007 bereits deswegen nicht mehr sachgerecht, weil sich dann auch alle nicht rechnungslegungspflichtigen Unter-nehmen (Kleingewerbetreibende, FreiberuflerInnen, Landwirte/Landwirtinnen) freiwillig ins Firmenbuch eintragen lassen können.
Grundsätzlich gelten erst die Jahre ab 2007 als Beobachtungsjahre, sodass die Buchführungspflicht bei nachhaltigem Überschreiten der Umsatzgrenze norma-lerweise erst ab 2010 eintritt, bei Umsätzen von mehr als 600.000 € kann dies schon 2008 der Fall sein.
Bestand allerdings bereits vor 2007 Buchführungs-pflicht, so zählen auch diese Jahre mit (siehe dazu aber Übergangsregelung unten).
Rechtslage bis 2006
Hinweis
Für freie Berufe iSd UGB (z. B. Ärzte/Ärztinnen, Rechtsanwälte/Rechtsanwältinnen, Notare/Notar-innen, KünstlerInnen, SchriftstellerInnen) ist keine unternehmensrechtliche (und wie bisher auch keine steuerliche) Buchführungspflicht vorgesehen. Selbst-verständlich können FreiberuflerInnen – wie alle anderen UnternehmerInnen, die nicht ohnehin buch-führungspflichtig sind – freiwillig buchführen.
Das Recht der Personengesellschaften wurde mit dem UGB ebenfalls grundlegend neu geregelt: Die bisheri-gen Rechtsformen der „Offenen Handelsgesellschaft“
(OHG) und der „Offenen Erwerbsgesellschaft“ (OEG) wurden zur „Offenen Gesellschaft“ (OG) zusammen-gefasst. Die bisherige „Kommanditgesellschaft“ wurde mit der bisherigen „Kommanditerwerbsgesellschaft“
(KEG) zur einheitlichen Rechtsform der „Kommandit-gesellschaft“ (KG) vereinigt.
Für Personengesellschaften (also OG, KG mit mindes-tens einem/einer unbeschränkt haftenden Gesell-schafterIn, GesnbR) gelten hier die gleichen Rege-lungen wie für EinzelunternehmerInnen (Umsatz-grenzen, keine Rechnungslegungspflicht für freie Berufe). Neu ist auch, dass sich Gesellschaften nach bürgerlichen Recht bei Überschreiten der Umsatz-grenze als OG oder KG protokollieren lassen müssen.
Eine umsatz- und tätigkeitsunabhängige (also auch bei nicht gewerblichen Tätigkeiten bestehende) Buch-führungspflicht gilt wie bisher für Kapitalgesell-schaften (GmbH, AG), ab 2008 wird dies auch für die GmbH&CoKG (bei der keine natürliche Person unbe-schränkt haftet) gelten und bei Vorliegen von Ein-künften aus Gewerbebetrieb zur Gewinnermittlung nach § 5 EStG, bei anderen betrieblichen Einkünften nach § 4 Abs. 1 EStG, führen.
Nachstehende Übersicht fasst die Organisations-formen des betrieblichen Rechnungswesens für Ge-werbebetriebe ab 2007zusammen.
Für die Jahre 2007 bis 2010 besteht folgende Über-gangsregelung: Unternehmen, die im Jahr 2006 bereits bestanden haben, die aber am 1.1.2007 nicht im Firmen-buch eingetragen waren, können beantragen, die bis 2006 geltenden Regelungen für die Gewinnermittlung beizubehalten (§ 124b Z 134 EStG). Damit gilt für sie das neue Recht erst ab dem Wirtschaftsjahr 2010. Durch einen solchen Antrag gelten daher sowohl § 125 BAO
Betriebliches Rechnungswesen
bis 2006 ab 2007
OHG1, OEG OG
KG, KEG KG
1Bis 2006 als OHG protokollierte Gesellschaften gelten zwar ab 2007 auto-matisch als OG, dürfen aber den Rechtsformzusatz „OHG“ weiterführen.
Einzelunternehmen und Personengesellschaften (Offene Gesellschaft - OG, Kommanditgesellschaft - KG)
bis 220.000€Umsatz im Vorjahr wahlweise Basispauschalierung, Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder doppelte Buchführung (nach § 4 Abs. 1 EStG) möglich bis 400.000€Umsatz wahlweise
Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder doppelte Buchführung (nach § 4 Abs. 1) möglich bei zweimaligem Überschreiten
der Umsatzgrenze von 400.000 € oder einmaligem Überschreiten von 600.000€
doppelte Buchführung nach
§ 5 EStG verpflichtend
Kapitalgesellschaften (GmbH, AG), ab 2008 auch
GmbH&CoKG
keine Umsatzgrenze doppelte Buchführung (nach § 5 EStG, gilt für GmbH und AG auch bei nicht gewerblicher Tätigkeit) unabhängig vom Umsatz stets verpflichtend
Rechtsform Umsatzgrenze Art des Rechnungswesens
Rechtslage ab 2007
Betriebliches Rechnungswesen
(siehe oben; ab 2007 ist der Anwendungsbereich dieser Regelung ansonsten grundsätzlich auf Land- und Forstwirte/-wirtinnen reduziert) als auch § 5 EStG (Maßgeblichkeit der Protokollierung eines/einer Ge-werbetreibenden im Firmenbuch) in der bisherigen Fassung vorübergehend weiter.
Beispiel
Ein nicht protokollierter Textilwarenhändler erziel-te bis 2006 jeweils Umsätze über 400.000 €und war daher gemäß § 125 BAO zur Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 1 EStG verpflichtet. Da er wegen Vollkaufmannseigenschaft auch handelrechtlich buchführungspflichtig war, gelten die Geschäfts-jahre vor 2007 bereits als BeobachtungsGeschäfts-jahre für die Umsatzgrenze nach § 189 UGB, sodass unterneh-mensrechtlich ab 2007 (weiterhin) Rechnungs-legungspflicht besteht. Dadurch würde es ab 2007 steuerlich zur Gewinnermittlung nach § 5 EStG kommen. Der Textilwarenhändler kann aufgrund eines in der Steuererklärung 2007 gestellten An-trags nach § 124b Z 134 EStG jedoch vorerst weiter-hin nach § 4 Abs. 1 EStG buchführen. Erst ab dem ersten im Jahr 2010 beginnenden Wirtschaftsjahr muss er (sofern er weiterhin der Schwellenwert überschreitet) den Gewinn nach § 5 EStG ermitteln.
Umgekehrt können Gewerbetreibende, die den Gewinn bereits nach § 5 EStG ermittelt haben (im Jahr 2006 protokollierte EinzelunternehmerInnen oder später aus der Rechnungslegungspflicht fallende Gewerbetreibende) diese Gewinnermittlung freiwillig beibehalten, wenn sie wegen Unterschreitens der Umsatzgrenze eigentlich nicht mehr rechnungslegungs-pflichtig wären (§ 5 Abs. 2 EStG).
Beispiel
Eine protokollierte Buchhändlerin erzielte in den Jahren 2004 bis 2006 Umsätze von jeweils 350.000 € (dennoch Gewinnermittlung nach § 5 EStG wegen Protokollierung). Ab 2007 ist sie nicht mehr rech-nungslegungspflichtig. Die Buchhändlerin kann den Gewinn 2007 ermitteln nach
• § 4 Abs. 3 EStG durch Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
• § 4 Abs. 1 EStG bei freiwilliger Buchführung
• § 5 EStG, wenn sie die Beibehaltung der Gewinn-ermittlung nach § 5 EStG beantragt.