6 Lohnsteueranmeldung/-bescheinigung per ELSTER versenden
7 Sozialversicherungs-Meldungen übermitteln
8 Berichtszentrale nutzen
9 Monatswechsel durchführen
So gehen Sie vor
1 Aktualisierung installieren
❑ Installieren Sie die Aktualisirung, sofern noch nicht geschehen.
2 Stammdaten bearbeiten
Bevor Sie mit der Bearbeitung der monatlichen Abrechnungen beginnen, sollten Sie zu-nächst alle Stammdatenänderungen erfassen.
❑ Firmenstammdaten
Über den Menüpunkt Bearbeiten → Firma öffnet sich der Firmenassistent. Sie können nun die Änderungen auf der entsprechenden Karte erfassen. Bestätigen Sie die Eingaben über die Schaltfläche Speichern; der Assistent wird geschlossen.
❑ Mitarbeiterstammdaten
Führen Sie die Änderungen über den Personalmanager durch. Sie können den Personal-manager über den Menüpunkt Datei → PersonalPersonal-manager oder auf der Startseite über die Schaltfläche Mitarbeiterstammdaten bearbeiten aufrufen.
Aus der Liste öffnen Sie den Mitarbeiter, für den Änderungen erfasst werden müssen. Die Mitarbeiterstammdaten können nun bearbeitet werden.
Über den Personalmanager können nur Änderungen vorgenommen werden, die ab dem aktuellen Abrechnungsmonat gültig sind.
❑ Krankenkassenstammdaten
Änderungen der Umlagesätze werden im Dialog Krankenkassenangaben allgemein bei der
entsprechenden Krankenkasse hinterlegt. Die zentrale Krankenkassenverwaltung rufen Sie über das Menü Verwaltung → Krankenkassenangaben allgemein auf. Wählen Sie die entsprechende Krankenkasse aus. Legen Sie einen neuen Gültigkeitszeitraum ein und er-fassen Sie für diesen die neuen Daten. Bestätigen Sie die Eingaben, indem Sie die zentrale Krankenkassenverwaltung über die Schaltfläche Speichern verlassen.
3 Beitragsnachweise erstellen
❑ Wir empfehlen, vor Aufruf des Abrechnungs- und Beitragsnachweis-Assistenten eine Da-tensicherung durchzuführen.
Über deas Menü Datei → Datensicherung → Sicherung wird der Assistent zur Datensi-cherung gestartet.
❑ Als Nächstes öffnen Sie den Abrechnungs- und Beitragsnachweis-Assistenten über das Menü Extras.
❑ Wählen Sie auf der Seite Einstieg die Option Option Lohndaten erfassen und Beitrags-nachweise erstellen und bestätigen Sie die Auswahl über die Schaltfläche Weiter.
❑ Seite Voraussichtliche Bezüge erfassen: Kontrollieren Sie die Abrechnungen der einzel-nen Mitarbeiter anhand der Tabelle auf der rechten Seite. In dieser Tabelle werden alle für den aktuellen Abrechnungsmonat erfassten Abrechnungsdaten des markierten Mitar-beiters aufgelistet. Die Mitarbeiter werden Ihnen auf der linken Seite angezeigt.
❑ Möchten Sie die Abrechnungsdaten ändern, wechseln Sie über die Schaltfläche Lohnab-rechnung bearbeiten… in das Abrechnungsfenster. Über die Schaltfläche Vorschau Lohnabrechnung können Sie die Lohnabrechnung sichten. Müssen Sie in die Stundener-fassung des Mitarbeiters, können Sie über die Schaltfläche Stundenerfassung direkt auf die Dialogseite innerhalb des Abrechnungsfensters wechseln.
❑ Nachdem Sie die Abrechnungsdaten geprüft und ggf. geändert haben, wechseln Sie auf die Seite Beitragsnachweise erstellen. Lassen Sie sich die Beitragsnachweise und die Bei-tragsabrechnungen nochmals über die Schaltflächen Beitragsnachweise kontrollieren und Beitragsabrechnungen kontrollieren ausgeben und prüfen Sie die Beitragsnachweise auf ihre Richtigkeit. Müssen Sie nochmals Änderungen vornehmen, blättern Sie über die Schaltfläche Zurück auf die vorherigen Seiten oder brechen Sie den Vorgang über die Schaltfläche Abbrechen ab.
❑ Nachdem Sie nun alle Daten kontrolliert haben, erstellen Sie die Beitragsnachweise über die Schaltfläche Beitragsnachweise erstellen.
Der Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden! Eine Korrektur des erstellten Bei-tragsnachweises ist nicht möglich. Nachträglich geänderte Werte werden im Beitrags-nachweis des Folgemonats berücksichtigt.
❑ Über die Schaltfläche Weiter blättern Sie nun auf die Seite Beitragsnachweise drucken.
Drucken Sie sich die Beitragsnachweise und die Beitragsabrechnungen über die dafür vorgesehenen Schaltflächen aus und legen Sie sich die Berichte zu Ihren Unterlagen.
❑ Im Anschluss können Sie wählen, ob Sie die Beitragsnachweise sofort versenden möchten oder zurück in den Abrechnungs- und Beitragsnachweis-Assistent auf die Seite Einstieg wechseln möchten. Lassen Sie beide Optionen leer, wird der Beitragsnachweis-Assistent geschlossen.
Wir empfehlen, die Beitragsnachweise im Anschluss an die Annahmenstellen zu versen-den.
4 Beitragsnachweise versenden
❑ Versenden Sie Ihre Beitragsnachweise mit Lexware meldecenter, dann wählen Sie am En-de vom Abrechnungs- und Beitragsnachweis-Assistenten die Option Im Anschluss den Assistenten für das Versenden der Beitragsnachweise starten aus. Der Assistent wird dann geöffnet. Folgen Sie den Anweisungen des Assistenten und versenden Sie die Bei-tragsnachweise.
❑ Möchten Sie die Beitragsnachweise zu einem späteren Zeitpunkt versenden, dann können Sie im Menü Extras → meldecenter Sozialversicherung → Beitragsnachweise die Bei-tragsnachweise mithilfe der Prüfliste noch einmal kontrollieren und anschließend ver-senden.
5 Änderungen nach Versenden der Beitragsnachweise – endgültige Lohnab-rechnung erstellen
❑ Änderungen innerhalb der Lohndaten im aktuellen Monat (wie z.B. Nacherfassung von Arbeitsstunden oder Fehlzeiten), die nach Erstellen und Versenden der Beitragsnachweise vorgenommen werden, fließen als sogenannte Restbeitragsschuld automatisch in den Bei-tragsnachweis des Folgemonats.
❑ Erfassen Sie hierzu die tatsächlichen Lohndaten des aktuellen Monats mithilfe des Ab-rechnungs- und Beitragsnachweis-Assistenten. Mit der Option Erfassen der Abrech-nungsdaten des laufenden Monats und ggfs. drucken der Berichte können Sie alle aktu-ellen Lohndaten, die Fehlzeiten (Urlaub/Krankheit), sonstige Lohnwerte und alle Stammdatenänderungen, die sich noch ergeben haben, erfassen.
❑ Kontrollieren und drucken Sie anschließend Ihre endgültigen Lohnabrechnungen.
❑ Nehmen Sie die Zahlung der Löhne/Gehälter über Extras → Zahlungsverkehr vor, so-fern noch nicht geschehen.
❑ Die sich aus den Änderungen ergebende Restbeitragsschuld in der Sozialversicherung kann nach dem Monatswechsel über den Bericht Ermittlung der Restbeitragsschuld aus-gegeben werden.
6 Lohnsteueranmeldung /-bescheinigung per ELSTER versenden
❑ Zum Versenden der Lohnsteueranmeldung und -bescheinigungen über Elster an die Fi-nanzverwaltung rufen Sie über Extras → Elster den entsprechenden Elster-Assistenten auf, der Sie Schritt für Schritt bei der Datenübermittlung begleitet.
❑ Die Übermittlung der Daten muss stets mit dem aktuellsten Elster-Modul erfolgen. Der Assistent prüft automatisch ob eine neue Aktualisierung bereit steht und fordert Sie auf, die Aktualisierung durchzuführen.
❑ Wird eine erforderliche Aktualisierung nicht durchgeführt, können keine Daten elektro-nisch übermittelt werden.
❑ Sofern das Finanzamt die Steuerschuld nicht automatisch einzieht, nehmen Sie die Zah-lung über das Menu Extras → ZahZah-lungsverkehr vor.
7 Sozialversicherungs-Meldungen übermitteln
❑ Liegen Ihnen im aktuellen Monat Sozialversicherungsmeldungen vor, so übermitteln Sie diese an die Einzugsstellen der Sozialversicherung. Die Prüfliste für die aktuelle Firma zeigt Ihnen die zu übermittelnden Meldungen an.
❑ Wenn Sie mit Lexware meldecenter versenden, übermitteln Sie die Meldungen über das Menü Extras → meldecenter Sozialversicherung → Sozialversicherungsmeldungen oder auf die Startseite über die Schaltfläche Datenversand → Sozialversicherungsmel-dungen versenden. Prüfen Sie auch hier wieder zunächst die Prüfliste.
❑ Drucken Sie anschließend die Meldungen aus.
8 Berichtszentrale nutzen
❑ Über die Berichtszentrale haben Sie eine weitere Möglichkeit, sich alle erforderlichen Be-richte ausgeben zu lassen.
❑ Alternativ können Sie die Formulare über das Menü Berichte aufrufen.
9 Monatswechsel durchführen
❑ Liegen Beitragsnachweise/Sozialversicherungsmeldungen/Elektronische Entgeltnachweise vor, die noch nicht per Lexware meldecenter versendet wurden, müssen Sie den Monats-wechsel abbrechen.
❑ Wenn Sie den Monatswechsel durchführen, ohne diese Meldungen zu versenden, kön-nen diese nicht mehr mit Lexware meldecenter übermittelt werden.
❑ Stellen Sie vor einem Monatswechsel u. a. sicher, dass
➢ alle Mitarbeiter für diesen Monat abgerechnet wurden
➢ die Lohnsteueranmeldung, der elektronische Entgeltnachweis und alle Beitragsnach-weise und Sozialversicherungsmeldungen erstellt und versendet wurden und
➢ bei allen Mitarbeitern, die im abgelaufenen Monat ausgeschieden sind, das Austritts-datum eingetragen wurde.