Die folgenden Unterabschnitte präsentieren einen Überblick über das Zusammenspiel der einzelnen Einheiten in der OAIS-Umgebung. Abbildung 2-4 ist ein Datenflussdiagramm, das die operativen externen Datenflüsse des OAIS-Archivs darstellt. Dieses Diagramm konzen-triert sich auf den Informationsfluss zwischen Produzenten, Endnutzern und dem OAIS und berücksichtigt nicht die Datenflüsse, welche das Management betreffen. Diese werden in Abschnitt 4 näher behandelt.
Abbildung 2-4: Externe Daten des OAIS-Archivs
2.3.1. Interaktion mit dem Management
Das Management gibt dem OAIS eine Satzung und einen Zuständigkeitsbereich. Die Satzung kann vom Archiv entwickelt werden, es ist aber wichtig, dass das Management die Archivaktivitäten formell bestätigt. Der Zuständigkeitsbereich bestimmt die Produzenten und Endnutzergruppen, die vom Archiv bedient werden.
Einige Beispiele für typische Interaktionen zwischen OAIS und Management:
- Das Management ist häufig die Hauptfinanzierungsquelle eines OAIS und kann Richtlinien für die Verwendung der Mittel erlassen (Personal, Material, Einrichtung).
- Das Management wird im Allgemeinen regelmäßig die Leistung des OAIS und seine Fortschritte hinsichtlich langfristiger Ziele evaluieren und die Risiken, denen das OAIS und seine Bestände ausgesetzt sind, einschätzen.
- Das Management bestimmt gegebenenfalls die Preispolitik für Dienste des OAIS oder es bestätigt sie zumindest.
- Das Management beteiligt sich an der Lösung von Konflikten zwischen Produ-zenten, Endnutzern und der internen Verwaltung des OAIS.
Ein effektives Management sollte das OAIS auch dadurch unterstützen, dass es Abläufe etabliert, die sicherstellen, dass das OAIS innerhalb seines Einflussbereichs auch in Anspruch genommen wird. Zum Beispiel sollte die Strategie des Managements vorsehen, dass alle Einheiten, die von ihm finanziert werden und sich innerhalb seines Einflussbereichs befinden, Datenprodukte an das Archiv übermitteln und sich an die Archivstandards und –ab-läufe halten.
2.3.2 Interaktion mit den Produzenten
Der erste Kontakt zwischen OAIS und Produzent ist der Antrag, dass das OAIS die vom Produzenten erzeugten Datenprodukte aufbewahrt. Dieser Kontakt kann vom OAIS, vom Produzenten oder vom Management ausgehen. Der Produzent trifft eine Übergabeverein-barung mit dem OAIS, welche die zu übergebenden SIPs eindeutig bestimmt und einen beliebigen Zeitrahmen für diese Übergabe abstecken kann. Einige Übergabevereinbarungen werden die zwingende Verpflichtung, dem OIAS Information zu übergeben, widerspiegeln, während andere eine freiwillige Anbietung der Information widerspiegeln werden, und wieder andere werden jegliche Zahlungen, die vorkommen können, wiedergeben. Auch wenn keine formelle Übergabevereinbarung existiert, wie z.B. bei der Archivierung zahlreicher Seiten aus dem World Wide Web, könnte eine virtuelle Übergabevereinbarung existieren, die die Dateiformate spezifiziert und die Inhalte, die das OAIS akzeptiert.
Innerhalb der Übergabevereinbarungen werden eine oder mehrere Datenübergabesitzun-gen bestimmt. Es können beträchtliche Zeitabstände zwischen den DatenübergabesitzunDatenübergabesitzun-gen liegen. Eine Datenübergabesitzung kann ein oder mehrere SIPs enthalten, die als ein Satz Datenträger oder in einer einzelnen Onlineübertragung geliefert werden. Der Inhalt einer Datenübergabesitzung basiert auf einem Datenmodell, das zwischen Produzent und OAIS in der Übergabevereinbarung ausgehandelt wurde. Dieses Datenmodell bestimmt die logischen Komponenten eines SIPs (z.B. die Inhaltsdatenobjekte, Repräsentationsinformation, Erhal-tungsmetadaten, Verpackungsinformation und Erschließungsinformation), die abgeliefert werden müssen, und wie (und ob) sie in jeder Datenübergabesitzung enthalten sind. Alle Datenlieferungen im Rahmen einer Übergabevereinbarung werden als zu dieser Übergabe-vereinbarung gehörig erkannt und besitzen in der Regel ein konsistentes Datenmodell, das in der Übergabevereinbarung beschrieben wird. Zum Beispiel kann eine Datenübergabe-sitzung aus einem Satz an Inhaltsinformationen bestehen, die einem Satz von Beobachtun-gen entsprechen und die in Form einer Anzahl von Dateien auf einer CD-ROM transportiert werden. Die Erhaltungsmetadaten sind in diesem Beispiel zwischen zwei andere Dateien aufgeteilt. Alle diese Dateien brauchen Repräsentationsinformationen, die auf irgendeine Weise bereitgestellt werden müssen. Die CD-ROM und deren Datei- und Verzeichnisstruktur sind die Verpackungsinformation, die die Einkapselung und Identifizierung der
Inhaltsinfor-mation und der Erhaltungsmetadaten bei der Datenübergabesitzung ermöglichen. Die Übergabevereinbarung regelt, wie die Repräsentationsinformation für jede einzelne Datei bereitgestellt wird, wie die CD-ROM erkannt werden kann, wie die Verpackungsinformation genutzt wird, um die Inhaltsinformation und die PDI des SIPs zu bestimmen und zusammen-zuhalten sind und wie häufig Datenübergabesitzungen stattfinden werden (z.B. zwei Jahre lang einmal monatlich). Außerdem enthält die Vereinbarung weitere benötigte Information wie z.B. Zugriffsbeschränkungen auf die Daten und Vorgaben zu deren Durchsetzung.
Jedes SIP einer Datenübertragungssitzung muss Mindestanforderungen des OAIS hinsicht-lich Vollständigkeit erfüllen. Trotzdem kann es in einzelnen Fällen notwendig sein, mehrere SIPs entgegen zu nehmen, bevor ein brauchbares Archivinformationspaket erzeugt und ins OAIS übernommen werden kann. In anderen Fällen kann ein einzelnes SIP Daten enthalten, die zahlreichen AIPs beigegeben werden müssen. Eine Übergabevereinbarung beinhaltet (oder referenziert) außerdem die Verfahren und Protokolle, anhand derer ein OAIS entweder den Erhalt und die Vollständigkeit einer Datenübergabesitzung mit dem Produzenten verifi-ziert oder sich beim Produzenten nach den Inhalten der Datenübergabesitzung erkundigt.
2.3.3 Interaktion mit den Endnutzern
Es gibt viele verschiedene Formen der Interaktion zwischen den Endnutzern und dem OAIS.
Sie umfassen Fragen an einen Helpdesk, Literaturanfragen, Katalogrecherchen, Bestellun-gen oder AnfraBestellun-gen nach dem Status einer Bestellung. Der Bestellprozess ist für das OAIS-Referenzmodell von besonderem Interesse, weil er sich mit dem Austausch von Archiv-beständen zwischen dem OAIS und dem Endnutzer beschäftigt.
Der Endnutzer schließt eine Bestellvereinbarung für Information mit dem OAIS ab. Diese Information kann bereits im Archiv vorhanden sein oder wird für die künftige Übernahme erwartet. Die Bestellvereinbarung kann jede beliebige Zeitspanne umfassen und während ihrer Gültigkeit können eine oder mehrere Datenauslieferungssitzungen stattfinden. Eine Datenauslieferungssitzung kann den Transfer eines Satzes von Datenträgern oder eine ein-zelne Onlineübertragung beinhalten. Die Bestellvereinbarung identifiziert ein oder mehrere gewünschte AIPs, legt fest, wie diese AIPs umgewandelt und in Auslieferungsinformations-pakete (DIPs) abgebildet werden und wie diese DIPs in einer Datenauslieferungssitzung verpackt werden. In der Bestellvereinbarung werden außerdem andere wichtige Information angegeben wie Lieferangaben (z.B. Namen oder Mailadresse), rechtliche Angaben (z.B.
Nutzungsbeschränkungen, autorisierte Endnutzer oder Lizenzgebühren) sowie ggf. die Preise. Es gibt zwei übliche Bestellarten durch Endnutzer: Die ereignisbasierte Bestellung und die Spontan-Bestellung.
Im Fall einer Spontan-Bestellung schließt der Endnutzer für im Archiv verfügbare Information eine Bestellvereinbarung mit dem OAIS ab. Wenn der Endnutzer nicht von vornherein weiß, welche der vorhandenen Bestände des OAIS für ihn von Interesse sind, wird der Endnutzer zunächst eine Recherchesitzung im OAIS starten. Während dieser Recherchesitzung nimmt der Endnutzer die Findmittel des OAIS zu Hilfe, die auf den Erschließungsinforma-tionen oder in einigen Fällen auf den AIPs selber basieren, um mögliche Bestände, die für ihn von Interesse sind, zu identifizieren und zu recherchieren. Das kann durch die Übermitt-lung von Suchanfragen und die Rückgabe von Suchanfragen (z.B. Ergebnislisten) an den Endnutzer erreicht werden. Dieser Rechercheprozess neigt dazu, iterativ zu sein, wenn der Endnutzer zunächst grobe Suchkriterien verwendet und dann aufgrund erster Suchergeb-nisse diese Kriterien verfeinert. Sobald der Endnutzer dem OAIS die AIPs seines Interesses nennt, kann er eine Bestellvereinbarung vorlegen, welche die Identifikatoren der gewünsch-ten AIPs enthält sowie Angaben darüber, wie er die DIPs vom OAIS übernehmen will. Wenn
die AIPs verfügbar sind, wird eine Spontan-Bestellung durchgeführt. Wenn aber die ge-wünschten AIPs noch nicht verfügbar sind, kann eine ereignisbasierte Bestellung erfolgen.
Im Fall einer ereignisbasierten Bestellung schließt der Endnutzer eine Bestellvereinbarung mit dem OAIS ab für Information, die er beim Eintreffen eines bestimmten Ereignisses zu erhalten erwartet. Dieses Ereignis kann regelmäßig stattfinden, z.B. eine monatliche Über-mittlung aller AIPs, welche das OAIS von einem bestimmten Produzenten übernommen hat.
Es kann sich auch um ein einmaliges Ereignis handeln, wie z.B. die Übernahme oder die Erstellung eines spezifischen AIPs. Die Bestellvereinbarung wird außerdem andere notwen-dige Information festlegen, so z.B. das auslösende Ereignis für neue Datenauslieferungs-sitzungen und die Kriterien für die Auswahl der OAIS-Bestände, die in jede neue Datenaus-lieferungssitzung aufzunehmen sind.
Die Bestellvereinbarung muss kein formelles Dokument sein. In der Regel wird ein OAIS eine allgemeine Preispolicy und eine Datenbank mit den elektronischen und physischen Kontaktdaten seiner Benutzer haben. In diesem Fall kann das Verfassen einer Bestellverein-barung darin bestehen, ein Internetformular mit den Angaben eines interessierenden AIPs auszufüllen.
3 OAIS-Aufgabenbereiche
Unterabschnitt 3.1. nennt die Minimalanforderungen, die ein OAIS erfüllen sollte. Unter-abschnitt 3.2. gibt einige Beispiele von Mechanismen, um diese Aufgaben zu erfüllen, obwohl nicht alle davon in allen OAIS-Archiven anwendbar sein werden, und 1.5 bietet Hinweise zu einigen relevanten Standards.