Einführung für die Kirchgemeinden zur elektronischen Aktenführung
Weinfelden, 23. Juni 2021
Agenda
1. Begrüssung
2. Standortbestimmung
3. Grundlagen elektronische Aktenführung
4. Projekt «Gemeinsame elektronische Ablage»
5. Bedürfnisse und Anforderungen 6. Server-Anbieter
1. Begrüssung
Wie finden wir
als Kirchgemeinde den Einstieg in die elektronische Aktenführung?
Kursleitung:
Stefan Wohnlich, Organisations- und IT-Berater, Dekan und Pfarrer, Wängi
Bernhard Rieder, Berater Informationsverwaltung, Historiker, Archivar, Mitglied der Kirchenvorsteherschaft, Frauenfeld
2. Standortbestimmung
Grundlagen der Landeskirche zu Aktenführung und Archivierung Verordnung Aktenführung und Archivierung (RB 187.261)
Leitfaden Aktenführung und Archivierung Musterregistraturplan für Kirchgemeinden Registraturplan-Struktur für Explorer-Ablage Archivplan
Archivverzeichnis
2. Standortbestimmung
Als Orientierung für die Standortbestimmung zur elektronischen Aktenführung dient das
Merkblatt des Evangelischen Kirchenrates des Kantons Thurgau für Kirchgemeinden zur Umstellung auf elektronische Aktenführung
Link:
https://www.evang-tg.ch/fileadmin/user_upload/kirchgemeinden/Merkblatt_Umstellung_auf_elektronische_Aktenfuehrung.pdf
Alle Unterlagen zu Aktenführung und Archivierung finden sich unter dem
2. Standortbestimmung
Sie haben einen Fragebogen ausgefüllt, der Ihnen - zusammen mit dem Merkblatt zur Umstellung auf elektronische Aktenführung - hilft, zu
bestimmen, wo Sie stehen.
Wo stehen Sie bei der Einführung der elektronischen Aktenführung?
Welche Fragen haben Sie?
Es ist das Ziel des Abends, dass Sie wissen, wo und wie es in Ihrer Kirchgemeinde bei der Einführung der elektronischen Aktenführung weitergeht.
3. Grundlagen elektronische Aktenführung
Managementprozesse
Unterstützungsprozesse
Geschäftsprozesse
Statischer Teil
Dynamischer Teil
Masterablage
• Das «Masterdossier» wird vom Dossierverantwortlichen geführt.
• Das Wissen um das «Masterdossier» ermöglicht es allen anderen am Prozess beteiligten Mitarbeitenden, Doppel- und Mehrfachexemplare von Unterlagen nach Gebrauch zu entsorgen.
• Das «Masterdossier» ist das rechtsverbindliche und vollständige Dossier, das entlang des «Life Cycle» weiterwandert.
• Das «Masterdossier» wird an der richtigen Position in der Ablage (Registratur) abgelegt.
Elektronische Aktenführung
• Gemeinsame Ablagestruktur
• Rechtsverbindliche Ablage rein digital
• Betrieb eines Records Management Systems
• Keine Papierablage mehr!
Umstellung auf elektronische Aktenführung
Umstellung in 3 Schritten
• Schritt 1: Gemeinsame elektronische Ablage
• Schritt 2: Umstellung auf elektronische Aktenführung
• Schritt 3: Schaffung eines elektronischen Archivs
Ausgangslage: IST-Zustand
Insellösungen Insellösungen
Schritt 1: Gemeinsame elektronische Ablage
Schritt 1: Projekt starten
Projekt «Gemeinsame elektronische Ablage» (Schritt 1)
Projekt- gruppe bilden
Ziele definie-
ren
Bedürf- nisse / Anfor- derun-
gen
Server- anbie-
ter wählen
Struk- turüber
-sicht erstel-
len
Rollen / Verant-
wort- lichkei-
ten
Zugriffs- rege-
lung
Regeln/
Prinzi- pien
Führung und Entwickl
ung der KGM
Projektgruppe
Präsidium
Pfarrperson(en) Aktuar*in
Pfleger*in
evtl. + 1 Person
Projektziele festlegen
Ende 2021 arbeiten alle Mitarbeitenden und Freiwilligen der Kirchgemeinde xy auf einer gemeinsamen Datenstruktur.
Bedürfnisse und Anforderungen klären
• Anbindung: Mitarbeitende, Kommissionen, Freiwillige, …
• Windows / macOS
• Office: Word, Excel, etc. (→ Microsoft 365 über «Stifter helfen»!)
• Einhaltung Datenschutzvorgaben
Serveranbieter wählen
Angebote
• einholen
• vergleichen
• auswählen
Strukturübersicht erstellen
• Musterregistraturplan auf Kirchgemeinde anpassen
• Ordnerstruktur im Windows-Explorer erstellen
Rollen / Verantwortlichkeiten klären
• Prozessorientiertes Organigramm der Kirchgemeinde erstellen
• Verantwortlichkeiten definieren
• Zugriffsgruppen und Rollen/Funktionen definieren (z.B. IT- Verantwortliche)
Zugriffsregelung
• Lese-/Schreibrechte für jeden Ordner der 1. und 2. Ablageebene definieren
• Zugriffsrechte vom gewählten Server-Anbieter einrichten lassen
Regeln und Prinzipien festlegen
• Dokumentenlayout festlegen (CI/CD, Kopf-/Fusszeile, Schriftart/-grösse, etc.)
• Dateibezeichnungen definieren (Dateiname = Titel des Dokuments)
• Datierung definieren
• Dossiers/Archivordner kennzeichnen
• Jedes Dokument ist nur 1x vorhanden
Führung und Entwicklung der Kirchgemeinde
• Ziele erreichen: Prozessziele, Jahres-/Legislaturziele, Mitarbeiterziele strukturiert definieren und jährlich evaluieren
• Konzepte in konkrete Arbeitsinstrumente/Vorlagen umsetzen
• Arbeitsinstrumente/Vorlagen laufend verbessern
• Arbeitsanleitungen/Checklisten erstellen und laufend verbessern
• Wichtige Abläufe dokumentieren und verbessern
• etc.
Zusammenfassung
Projekt- gruppe bilden
Ziele definie-
ren
Bedürf- nisse / Anfor- derun-
gen
Server- anbie-
ter wählen
Struk- turüber
-sicht erstel-
len
Rollen / Verant-
wort- lichkei-
ten
Zugriffs- rege-
lung
Regeln/
Prinzi- pien
Führung und Entwickl
ung der KGM
Detailanforderungen entlang Geschäftsprozess
Anforderungskatalog (Beispiele)
Serveranbieter
Anbieter Server Vorteile Nachteile
IT-Firma CH Rechenzentrum CH • Standort CH
• Autom. Synchronisation (z.B. mit Synology Drive)
• Kosten pro Benutzer
Root, Bürglen Rechenzentrum Bürglen • Standort CH
• Kosten pauschal (20 Benutzer)
• Autom. Synchronisation
• Owncloud-Technologie (OpenSource- Software)
Microsoft 365 Rechenzentrum Zürich • Datenspeicherort CH
• Office, OneDrive, Teams, Sharepoint
• Autom. Synchronisation
• Preis/Leistung (Stifter helfen)
• Gerichtsstand Nordirland (<-> Datenschutz TG)
• Sharepoint anspruchsvoll und teuer, wenn mehr als Basisversion
Kirchenweb Rechenzentrum CH • Alles aus 1 Hand • Dateien müssen hoch- und runtergeladen
werden KiKartei Rechenzentrum CH (Green) • Alles aus 1 Hand
