Elektronische Rechnungsabwicklung – einfach, effi zient, sicher

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Rechnungsabwicklung – einfach, effi zient, sicher

Teil II: Fallbeispiele erfahrener Unternehmen

www.elektronische-rechnungsabwicklung.de

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Rechnungsabwicklung – einfach, effizient, sicher – Teil II:

Fallbeispiele erfahrener Unternehmen ( www. elektronische- rechnungsabwicklung.de)“ zulässig. Das gilt insbesondere auch für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Eine kommerzielle oder sonstige gewerbliche Nutzung des Werkes oder von Teilen daraus ist nur nach vorheriger schriftlicher Vereinbarung zulässig.

Bitte beachten Sie auch die Hinweise im Haftungsausschluss.

Text und Redaktion

E-Commerce-Kompetenzzentrum Ostbayern c/o ibi research an der Universität Regensburg Silke Weisheit

Sabine Pur Dr. Ernst Stahl Dr. Georg Wittmann

Grafische Konzeption und Gestaltung

ibi research an der Universität Regensburg

Bilder iStockphoto ibi research

Herausgeber

ibi research an der Universität Regensburg GmbH

Kontakt

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Stand

Mai 2011 mit Änderungen auf den Seiten 11-13, 58 wegen Inkrafttreten des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 V110520b

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Die in diesem Werk enthaltenen Texte zu rechtlichen und rechtsverwandten Themen dienen ausschließlich der allgemeinen, grundsätzli- chen Information und Weiterbildung. Sie stellen insbesondere keine Be- ratung im Falle eines individuellen rechtlichen Anliegens dar. Das Werk kann und will insbesondere keine Rechtsberatung ersetzen. ibi research empfiehlt deshalb grundsätzlich bei Fragen zu Rechts- und Steuerthe- men und rechtsverwandten Aspekten, sich an einen Anwalt oder an eine andere qualifizierte Beratungsstelle zu wenden.

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Inhalt

Vorwort ... 4

1 Einleitung ... 6

2 Interviewpartner... 9

3 Grundlagen ...11

4 Rechnungen elektronisch empfangen ...14

5 Rechnungen elektronisch versenden ... 30

6 Rechnungen elektronisch empfangen und versenden ... 46

7 Zusammenfassung und Fazit ... 56

8 Weiterführende Informationen zu elektronischen Rechnungen... 58

Über ibi research und das Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr (NEG) ...59

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Vorwort

Die elektronische Abwicklung von Geschäftsprozessen hat in den vergangenen Jahren zunehmend an Bedeutung ge- wonnen. Immer mehr Unternehmen tauschen Daten elektronisch mit ihren Geschäftspartnern aus, um so ihre Prozesse schneller und effizienter ausführen zu können. Angesichts eines zunehmenden Kostendrucks versuchen Unternehmen, insbesondere durch die Verbesserung ihrer finanziellen Ab- wicklungsprozesse, ihre Kosten zu senken. Vor allem bei der elektronischen Rechnungsabwicklung ergeben sich hohe Einsparpotenziale.

Wir haben es uns deshalb mit dem Projekt „Elektronische Rechnungsabwicklung“ zur Aufgabe gemacht, umfassende und neutrale Informationsmaterialien zu entwickeln, die insbesondere kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) helfen sollen.

Projekt

„Elektronische

Rechnungs abwicklung“

Rechnungsabwicklung

Elektronische

Das Projekt „Elektronische Rech- nungs abwicklung“ wird im Rahmen des vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) geförderten Netzwerks Elektronischer Geschäftsverkehr (NEG) durchge- führt. Das Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr (www.ec-net.de) bietet dem Mittelstand mit insgesamt 28 regionalen Kompetenzzentren sowie einem Branchenzentrum konkrete Hilfestellung beim Einstieg ins E-Business. Aufgabe ist es, mit kostenlosen Beratungen, Infor- mationsmaterialien und Veran staltungen

das Know-how der Unternehmen zu steigern. Weitere Informationen zum Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr sowie zum Projekt

„Elektronische Rechnungsabwicklung“

finden Sie unter:

www.ec-net.de/e-rechnung

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5 Mit der Informationsreihe „Elektronische Rechnungsabwick-

lung – einfach, effizient, sicher“ möchten wir Sie praxisnah zum Thema elektronische Rechnungsabwicklung informieren und Ihnen einen leicht verständlichen Überblick geben.

Die Informationsreihe gliedert sich in die folgenden vier Teile:

Teil I: Rahmenbedingungen und Marktüberblick

Der erste Teil enthält grundlegende Informationen über die Voraussetzungen zur Nutzung der elektronischen Rech- nungsabwicklung sowie einen Überblick über in Deutsch- land verfügbare Lösungen.

Teil II: Fallbeispiele erfahrener Unternehmen

Mit Hilfe von Fallbeispielen aus unterschiedlichen Branchen und unter Berücksichtigung verschiedener Unternehmens- größen werden Einblicke in die Nutzung der elektronischen Rechnungsabwicklung bei Unternehmen ermöglicht. Da- durch werden Umsetzungsmöglichkeiten sowie Herausfor- derungen und Nutzen der elektronischen Rechnungsab- wicklung aus Sicht der Praxis anschaulich dargestellt.

Teil III: Ergebnisse einer Unternehmensbefragung Dieser Teil wird die Ergebnisse einer Befragung zusammen- fassen, die mit den derzeitigen und potenziellen Nutzern der elektronischen Rechnungsabwicklung durchgeführt werden soll. Ziel ist es, die wesentlichen Treiber und Hindernisse für eine breite Nutzung zu untersuchen. Die Unternehmen sollen dazu bezüglich ihrer Akzeptanz, ihrer Erfahrungen und ihrer Planungen zur elektronischen Rechnungsabwicklung befragt werden.

Teil IV: Leitfaden zur Einführung

Der letzte Teil soll bei der Bewertung, Auswahl und Integ- ration der elektronischen Rechnungsabwicklung unterstüt- zen. Aufbauend auf den Ergebnissen des Marktüberblicks, der Fallbeispiele und der Unternehmensbefragung wird ein Leitfaden entwickelt, der Hilfestellung bei der Beurteilung und einer möglichen Einführung elektronischer Rechnungs- prozesse im Unternehmen geben soll.

Alle veröffentlichten Teile der Informationsreihe sowie weitere Neuigkeiten, wie Veranstaltungshinweise, stehen Ihnen auf unserer Projekt-Website zur Verfügung:

Wir wünschen Ihnen viel Freude und Gewinn beim Lesen der Informationsreihe.

Regensburg, im Mai 2011

Dr. Ernst Stahl, Dr. Georg Wittmann, Silke Weisheit, Sabine Pur ibi research an der Universität Regensburg GmbH

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Eine elektronische Bearbeitung von Ein- und Ausgangs- rechnungen kann für Unternehmen eine große Erleich- terung bei der Rechnungsabwicklung darstellen. Elek- tronische Rechnungen gewinnen deswegen immer mehr an Bedeutung, allerdings sehen sich gerade kleine und mittlere Unternehmen beim Umgang mit elektronischen Rechnungen noch vor zum Teil große Herausforderun- gen gestellt. Die Informationsreihe „Elektronische Rech- nungsabwicklung“ soll insbesondere kleinen und mittleren Unternehmen helfen, das Thema für sich richtig einzuschätzen und Hilfestellungen bei einer möglichen Einführung geben.

Die Gestaltung einer effizienten Rechnungsbearbeitung stellt für viele Unternehmen keine leichte Aufgabe dar. Ins- besondere der technische Fortschritt bietet immer neue Möglichkeiten, Geschäftsprozesse weiter zu verbessern und damit Kosten zu sparen. Angesichts eines zunehmenden Kostendrucks planen immer mehr Unternehmen auch elektronische Rechnungen zu nutzen.

Sie hat viele Vorteile: Die elektronische Rechnungsabwicklung

Die elektronische Rechnungsabwicklung umfasst nicht nur die elektronische Übermittlung, sondern den gesamten Pro- zess des Rechnungsaustauschs auf elektronischem Wege.

Dazu gehören grundsätzlich auf Seiten des Rechnungsstel- lers die Erstellung, der Versand (bzw. das zur Verfügung stellen) und die Archivierung der Ausgangsrechnung. Auf Seiten des Rechnungsempfängers folgen auf den Eingang der Rechnung (bzw. des Abrufens) die Prüfung (Verifikati- on), die Datenerfassung und die Archivierung der Rechnung.

Abbildung 1-1 zeigt einen beispielhaften Ablauf einer elektronischen Rechnungsabwicklung mit qualifizierter elektronischer Signatur auf. In diesem Falle ist es erforderlich, dass auf der Seite des Rechnungsstellers die Rechnung signiert wird, bevor sie an den Rechnungsempfänger übertragen wird. Der Rechnungsempfänger muss dann die Rechnung sowie deren Signatur prüfen (Verifikation), sobald diese bei ihm eingehen.

Üblicherweise liegen in den Prozessschritten auf Seiten des Rechnungsempfängers in der Regel die größten Einspar- potenziale. Hier werden bei klassischen Papierrechnungen häufig zunächst Kopien erstellt, die dann zur Prüfung weitergeleitet werden. Anschließend werden die Angaben auf der Rechnung in Buchhaltungssystemen oder unter Umständen zusätzlich in weiteren Systemen (z. B. Zahlungsverkehrssys- temen) erfasst. Diese oft manuellen Prozessschritte verursa- chen nicht nur Verzögerungen und Kosten, es können auch Fehler beim Abtippen von Rechnungsdaten erfolgen. Die Folge sind zusätzliche Verzögerungen bis die Fehler geklärt und korrigiert worden sind.

1 Einleitung

Abbildung 1-1: Beispielhafter Ablauf einer elektronischen Rechnungsabwicklung

Erstellung Signatur Medienbruchfreie

Übertragung Verifikation

Rechnungssteller Rechnungsempfänger

Dokumentation und Archivierung

Daten- erfassung

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7 an Unternehmen untersucht, die bereits elektronische Rech- nungen in unterschiedlichen Formen nutzen. Dazu wurden verschiedene Umsetzungsmöglichkeiten beleuchtet sowie Ziele und Herausforderungen bei der Einführung untersucht.

Auf Basis der Erkenntnisse, die bei den Fallbeispielen gewon- nen wurden, konnte ferner ein ausführlicher Fragenkatalog entwickelt werden, der die Basis für eine breite Unterneh- mensbefragung bildete. Anhand der Unternehmensbefra- gung konnten allgemeingültige Aussagen abgeleitet werden, um die wesentlichen Treiber und Hindernisse für eine breite Nutzung elektronischer Rechnungen in Unternehmen zu untersuchen. Die Ergebnisse dieser Befragung finden Sie in Teil 3 der Informationsreihe „Elektronische Rechnungsab- wicklung – einfach, effizient, sicher“.

Vorgehen und Auswahl der Unternehmen

Für die Erstellung der Fallbeispiele wurden Interviews in per- sönlicher Form (vor Ort und telefonisch) mit verschiedenen Unternehmen durchgeführt. Die Gesprächspartner, die in- terviewt wurden, sind entweder für die Rechnungsbearbei- lung hingegen können die Rechnungsdaten direkt in interne

Systeme übernommen bzw. schnell in elektronischer Form an zuständige Ansprechpartner weitergeleitet werden. Dies hat nicht nur Vorteile für den Rechnungsempfänger, auch der Rechnungssteller profitiert in der Regel von einer zügi- geren Rechnungsprüfung, da der Rechnungsbetrag schneller beglichen werden kann. Zudem kann der Rechnungs- empfänger wegen der kürzeren Bearbeitungszeit häufiger Skontovorteile nutzen.

Von der Praxis, für die Praxis:

Fallbeispiele erfahrener Unternehmen

Bei einer Umstellung auf elektronische Rechnungsprozesse sind viele Anforderungen auf rechtlicher, technischer und organisatorischer Ebene zu berücksichtigen. In vielen Fällen kommen noch spezielle Bedürfnisse der Geschäftspartner, wie beispielsweise die Verwendung bestimmter Daten- und Rechnungsformate hinzu. Vielen Unternehmen fehlt es hierbei an geeigneter Unterstützung bzw. an Informationsma- terialien. Insbesondere kleine Unternehmen haben häufig nicht die erforderlichen Ressourcen, um sich die notwen- digen Informationen aus einer Vielzahl unterschiedlicher Quellen zusammenzusuchen.

Mit Hilfe von Fallbeispielen von erfahrenen Unternehmen sollen deshalb Einblicke in die Nutzung einer elektronischen Rechnungsabwicklung ermöglicht werden. Anhand dieser Beispiele werden Umsetzungsmöglichkeiten sowie Heraus- forderungen und Nutzen der elektronischen Rechnungsab- wicklung aus Sicht der Praxis anschaulich dargestellt.

Zielsetzung der Fallbeispiele

Ziel des vorliegenden Dokuments ist es, Unternehmen mög- lichst umfassend und praxisnah zum Thema elektronische Rechnungen zu informieren. Dazu werden Fallbeispiele aufgezeigt, um Einblicke in die Nutzung einer elektronischen Rechnungsabwicklung bei verschiedenen Unternehmen zu geben und um zu zeigen, was derzeit am Markt eingesetzt wird.

Eine Untersuchung in Form von Fallbeispielen wurde deshalb gewählt, weil so auch spezielle Aspekte bei der Um- setzung betrachtet werden konnten, die beispielsweise nur für bestimmte Branchen oder Unternehmensgrößen relevant sein könnten. Dadurch können Unternehmen anhand dieser Praxisbeispiele wichtige Informationen für sich selbst erhalten und bei der Umsetzung in ihrem Unternehmen berück- sichtigen.

Ihr Ansprechpartner

ibi research an der Universität Regensburg GmbH Galgenbergstraße 25

93053 Regensburg Telefon: 0941 943-1901 Fax: 0941 943-1888

E-Mail: team@elektronische-rechnungsabwicklung.de Internet: www.elektronische-rechnungsabwicklung.de

Unser Angebot

z Information und Beratung zu den Rahmenbedingun- gen der elektronischen Rechnungsabwicklung z Marktüberblick über geeignete Anbieter/Dienstleister z Vorträge und Veranstaltungen

z Praxisnahe Informationsmaterialien

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Einführung der elektronischen Rechnungsabwicklung invol- viert. In einem ca. 30- bis 60-minütigen Interview erfolgte ein umfassender Austausch über die Erfahrungen und Pro- blemstellungen bei der Umsetzung der elektronischen Rech- nungsabwicklung im Unternehmen.

Die befragten Interviewpartner erhielten vorab ein Informa- tionsschreiben mit folgenden zentralen Fragestellungen:

z Was waren für Sie die wichtigsten Gründe, die elektronische Rechnungsabwicklung in Ihrem Unternehmen ein- zuführen?

z Welche Software-Lösung(en) zur elektronischen Rech- nungsabwicklung haben Sie im Einsatz bzw. mit wel- chem Dienstleister arbeiten Sie zusammen und warum haben Sie sich dafür entschieden?

z Welche Herausforderungen traten bei der Einführung der elektronischen Rechnungsabwicklung auf und wie konnten Sie diese meistern?

z Wie schätzen Sie den Umstellungsaufwand (Dauer / Kos- ten) und den Nutzen der elektronischen Rechnungsab- wicklung in Ihrem Unternehmen ein?

z Konnten Sie die Ziele erreichen, die Sie mit der Umstel- lung auf die elektronische Rechnungsabwicklung ver- folgt haben? Bestehen derzeit noch Probleme oder He- rausforderungen?

z Welche Erweiterungen im Bereich der Rechnungsabwick- lung haben Sie zukünftig geplant?

Während der Interviews wurde ein Interviewleitfaden eingesetzt, der die Gesprächsgrundlage bildete. Bei den Ge- sprächen kamen weitere Fragen auf, die entsprechend be- rücksichtigt wurden. Nach der Aufarbeitung der Interviews wurden diese den Unternehmen zur inhaltlichen Prüfung und Freigabe vorgelegt.

Die Fallbeispiele wurden so ausgewählt, dass Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen und mit verschiedenen Un- ternehmensgrößen vertreten sind. Auch möglichst verschie- denartige Umsetzungsarten waren ein wichtiges Kriterium bei der Suche nach geeigneten Fallbeispielen. Die Anfrage an die Unternehmen zur Teilnahme erfolgte über verschiedene Anbieter von Lösungen zur elektronischen Rechnungs- abwicklung sowie über persönliche Ansprache erfahrener Unternehmen.

spiele zu erweitern, wenn noch weitere Unternehmen ihre Erfahrungen mit elektronischen Rechnungen einbringen möchten.

Aufbau des Dokuments

In diesem Einleitungskapitel werden die Zielsetzung der Fallbeispiele, das Vorgehen sowie die Art der Auswahl der Unternehmen beschrieben. Anschließend werden in Kapitel 2 alle Interviewpartner kurz vorgestellt.

Im Grundlagenteil (Kapitel 3) werden wichtige Fragen zu elektronischen Rechnungen beantwortet. Es wird aufgezeigt, wie Rechnungen elektronisch übermittelt werden können und was dabei zu beachten ist. Des Weiteren wird darauf eingegangen, welche Möglichkeiten es zur Umset- zung gibt.

Anschließend werden in den Kapitel 4 bis 6 die einzelnen Fallbeispiele vorgestellt. Die untersuchten Fallbeispiele sind dabei in drei Teile gegliedert. Im ersten Teil (Kapitel 4) wird der Fokus der Untersuchung auf den elektronischen Rech- nungsempfang gelegt, im zweiten Teil (Kapitel 5) auf den elektronischen Rechnungsversand. Anschließend werden im dritten Teil (Kapitel 6) Fallbeispiele vorgestellt, bei denen sowohl der elektronische Empfang als auch der elektronische Versand von Rechnungen betrachtet wurde. Bei den Fallbeispielen erfolgt zunächst eine Vorstellung des untersuchten Unternehmens und eine Beschreibung der Aus- gangssituation und Zielsetzung. Anschließend wird auf die Herausforderungen bei der Umsetzung eingegangen. Nach der Darstellung der Art der Umsetzung der elektronischen Rechnungsabwicklung wird der erzielte Nutzen beschrieben. Ein kurzer Ausblick rundet die Betrachtung am Ende ab. Um den Inhalt des Fallbeispiels auf einen Blick erfassen zu können, gibt es zu jedem Unternehmen eine kurze Zu- sammenfassung, die die wichtigsten Punkte aufzeigt.

Am Ende der vorgestellten Fallbeispiele wird im 7. Kapitel zusammenfassend betrachtet, was die Ziele zur Einführung elektronischer Rechnungsprozesse waren, vor welchen He- rausforderungen die untersuchten Unternehmen standen und welcher Nutzen erzielt werden konnte.

Im letzten Kapitel wird auf die wichtigsten gesetzlichen Grundlagen zu elektronischen Rechnungen verwiesen.

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2 Interviewpartner

Christian Diephaus Geschäftsführer DIEPHAUS

An dieser Stelle möchten wir den Unternehmen und insbesondere den Interviewpartnern herzlich danken, dass sie uns bei der Erstellung dieses Dokuments als Praxisbeispiel unterstützt haben. Sie haben ihr Wissen und ihre Erfahrungen bezüglich elektronischer Rechnungen mit uns geteilt und ermöglichen so anderen Unternehmen von ihnen zu lernen und zu profitie- ren.

Britta Wyrembek

Mitarbeiterin Accounts Department ENERCON

Oliver Hajdu

Prozessberater Finanzen/Controlling EDEKA

Edward Jozanovic

Mitarbeiter Process Management Shared Services

Daimler

Lutz Saling Projektkoordinator G. Umbreit Die Interviewpartner werden in alphabetischer Reihenfolge

nach dem Firmennamen vorgestellt.

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Thomas Zoller Geschäftsführer Mercateo

Alexander Kaczmarek Geschäftsführer KONZEPTUM

Michael Berz Geschäftsführer SILLER&LAAR

Markus Specht Leiter Verkauf Specht

Nikolaus Schauenburg Leiter Entwicklung Sunny Cars Peggy Rosche

Leiterin Controlling & Services progros

Daniel Zimmermann Geschäftsführer jun.

Mink Bürsten Jens Strebe Vorstand Kaffee Partner

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3 Grundlagen

Im Folgenden werden Antworten auf wichtige Fragen zur elektronischen Rechnungsabwicklung gegeben. Dabei wird aufgezeigt, wie Rechnungen elektronisch übermittelt werden können, was beim Versand sowie beim Empfang zu beachten ist und was es für Möglichkeiten zur Umsetzung gibt.

Wie können Rechnungen elektronisch ausgetauscht werden?

Neben den Papierrechnungen, die per Post, als Beilage zur Lieferung oder per Standardfaxgerät versendet bzw. empfangen werden, gibt es zahlreiche Möglichkeiten, Rechnun- gen in elektronischer Form auf unterschiedlichen Übermitt- lungswegen auszutauschen.

Gängige Übermittlungswege sind hierbei:

z Versand per E-Mail (z. B. im Anhang als PDF-Dokument) z Zur Verfügung stellen über eine Website (z. B. zum

Download)

z Übertragung per Computer-Fax

z Datenaustausch per EDI (Elektronischer Datenaustausch mit strukturierten Nachrichten)

Was ist beim Austausch elektronischer Rechnungen zu beachten?

Beim Austausch elektronischer Rechnungen gibt es einiges zu beachten. Die wichtigsten Punkte werden im Folgenden kurz dargestellt.

Zustimmung des Empfängers

Die elektronische Übermittlung von Rechnungen setzt die Zustimmung des Empfängers voraus, z. B. durch eine Zu- stimmungserklärung des Rechnungsempfängers oder durch Anerkennung einer entsprechenden Klausel in den AGB. Es reicht aber auch aus, wenn die Zustimmung stillschweigend (z. B. durch Bezahlung der Rechnung) erfolgt.

Gewährleistung der Echtheit der Herkunft, der Unver- sehrtheit des Inhalts und der Lesbarkeit über den gesamten Aufbewahrungszeitraum

Damit vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen die ge- zahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen können, müssen die Echtheit der Herkunft der Rech- nung, die Unversehrtheit ihres Inhalts sowie die Lesbarkeit über den gesamten Aufbewahrungszeitraum gewährleistet sein. Dies gilt sowohl für Papierrechnungen als auch für elektronische Rechnungen.

Dabei bedeutet die Echtheit der Herkunft, dass die Rech- nung auch wirklich vom Rechnungssteller selbst stammt, d. h. die Identität des Rechnungsausstellers sichergestellt ist (Authentizität). Die Unversehrtheit des Inhalts hingegen besagt, dass die Angaben nicht geändert wurden (Integri- tät).

Nach § 14 Abs. 1 Umsatzsteuergesetzes (UStG) legt jeder Unternehmer fest, in welcher Weise die Echtheit der Her- kunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Das kann durch innerbetriebliche Kontrollverfahren erfolgen, die einen verlässli- chen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können. Aber auch der Einsatz der qualifizierten elektronischen Signatur oder die Übermittlung der Rechnung per

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Verfahren, um Authentizität und Integrität sicherzustellen.

Archivierung und Dokumentation

Bei Rechnungen in elektronischer Form sind neben dem UStG zudem § 147 Abgabenordnung (AO), die Grundsät- ze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüf- barkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) zu beachten.

So müssen elektronische Ausgangsrechnungen mindestens 10 Jahre (die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Beginn des Jahres, das auf das Jahr folgt, in dem in den Büchern die letzte Eintragung vorgenommen wurde) elektronisch und revisionssicher, d. h. unveränderbar, aufbewahrt werden und dem Finanzamt zugänglich gemacht werden können.

Bei qualifiziert elektronisch signierten Ausgangsrechnun- gen muss zusätzlich das zugehörige Zertifikat zusammen mit der Rechnung aufbewahrt werden.

Auch die elektronischen Eingangsrechnungen müssen über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren elektronisch revisionssicher archiviert werden. Handelt es sich um qualifiziert elektronisch signierte Rechnungen, dann müssen diese zusammen mit den Nachweisen für die Prüfung (Prüfproto- koll) sowie dem verwendeten Zertifikat (u. a. öffentlicher Schlüssel bzw. Signatur) archiviert werden. Bei weiteren Verarbeitungsschritten, z. B. Formatumwandlungen oder Entschlüsselungen, sind auch diese zu dokumentieren und mit den Originaldateien und den verwendeten Schlüsseln aufzubewahren.

Ferner muss grundsätzlich die Art und Weise, mit der elektronische Rechnungen versendet bzw. empfangen werden, so dokumentiert werden, dass das Finanzamt die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen prüfen kann.

Wie erstellt man eine qualifizierte elektronische Signatur?

Sollen die elektronischen Ausgangsrechnungen z. B. mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden, so dass der Rechnungsempfänger über dieses Verfahren die Authentizität und die Integrität der Rechnung nachweisen kann und ihm somit der Vorsteuerabzug ermöglicht wird, so gilt es Nachfolgendes zu beachten:

Zur Erstellung qualifizierter elektronischer Signaturen werden ein zertifiziertes Kartenlesegerät mit eigener Tastatur, eine Chipkarte, ein elektronisches Zertifikat eines Trust Centers und eine Signatur-Software benötigt. Mit dem Kar- tenlesegerät wird nach Freigabe durch eine i. d. R. 8-stellige

PIN-Nummer ein geheimer (privater) Schlüssel von der Chip- karte ausgelesen. Mit diesem Schlüssel wird die elektronische Rechnung unterschrieben.

Den zum privaten Schlüssel zugehörigen öffentlichen Schlüssel, mit dem der Rechnungsempfänger dann die Echt- heit der Signatur (Authentizität) und die Unversehrtheit des Inhaltes (Integrität) prüfen kann, enthält das sogenannte Zertifikat.

Mit der Erstellung der Rechnungen und der qualifizierten elektronischen Signaturen können auch externe Dienstleis- ter beauftragt werden. Die Rechnungsdaten können zum Zweck der Rechnungserstellung formlos an den Dienstleis- ter übermittelt werden.

Wie prüft man eine elektronische Eingangsrechnung mit und ohne qualifizierter elektronischer Signatur und was kann passieren, wenn keine Prüfung erfolgt?

Rechnungen unterliegen steuerlichen und handelsrechtli- chen Anforderungen. Damit vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen, die Rechnungen in elektronischer Form empfangen, ihre bezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer beim Fi- nanzamt schlussendlich geltend machen können, müssen sie prüfen, ob die erhaltene Rechnung den gesetzlichen An- forderungen entspricht. Ist das nicht der Fall bzw. erfolgt keine Prüfung, ist die Eingangsrechnung keine für den Vor- steuerabzug gültige Rechnung. Die Unternehmen müssen dann damit rechnen, dass sie gegebenenfalls die von ihnen abgezogene Vorsteuer bei einer Betriebsprüfung an das Fi- nanzamt zurückzahlen müssen.

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Abbildung 3-1: Einbindung von Dienstleistern und Software-Lösungen für einen elektronischen Rechnungsaustausch

Muster: Unternehmen – Dienstleister – Beziehung

Rechnungs-

steller Rechnungs-

empfänger Dienstleister / Software

• Signieren

• Verschlüsseln

• Formatumwandlung

• Archivieren

• Weitere Dienstleistungen

Dienstleister / Software

• Entschlüsseln

• Signatur prüfen

• Archivieren

• Weitere Dienstleistungen chen Anforderungen nicht entspricht, sollten sie immer eine

neue (steuerrechtlich korrekte) Rechnung anfordern, denn der Rechnungssteller ist dazu verpflichtet.

Um nun als Rechnungsempfänger die Authentizität und In- tegrität einer elektronischen Rechnung nachweisen zu kön- nen, kann man innerbetriebliche Kontrollverfahren einset- zen, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können. Wurde die elektronische Rechnung vom Rechnungssteller qualifiziert elektronisch signiert, so kann man mithilfe des öffentlichen Schlüssels die Echtheit der Herkunft (Authentizität) und die Unversehrtheit des Inhalts (Integrität) prüfen. Hierfür stehen geeignete Dienstleister und z. T. auch kostenfreie Software-Lösungen zur Verfügung, die die zum Nachweis benötigten Prüfproto- kolle erzeugen können.

Wie erfolgt die Übermittlung der Rechnung per elektronischem Datenaustausch (EDI)?

Um die Authentizität und die Integrität einer elektronischen Rechnung gewährleisten zu können, kann neben der qualifizierten elektronischen Signatur und den innerbetrieblichen Kontrollverfahren auch EDI als mögliches Verfahren eingesetzt werden.

Als EDI wird der Austausch von elektronischen Geschäfts- dokumenten, wie Rechnungen oder Bestellungen, in einem standardisierten Format bzw. über ein standardisiertes Übertragungsprotokoll (z. B. X.400) zwischen Unternehmen bezeichnet. Dazu treffen die beteiligten Unternehmen eine Vereinbarung, in der das Datenformat sowie weitere Rah- menbedingungen festgelegt werden. EDI wird in fast allen Branchen eingesetzt, jedoch hauptsächlich von Großunter- nehmen betrieben. Es gibt zahlreiche Standards, in denen geregelt ist, wie Unternehmen EDI-Dokumente austauschen.

Diese Standards wurden meist für spezielle Branchen entwickelt, darunter z. B. die Automobilindustrie, der Einzel-

eingesetzt wird, hängt also in den meisten Fällen davon ab, inwieweit die Anforderungen der Geschäftspartner am bes- ten erfüllt werden können.

Erfolgen die EDI-Transaktionen über das Internet, spricht man auch von WebEDI. Für den Austausch von Geschäftsdo- kumenten per EDI können auch Dienstleister eingesetzt werden, die sich darauf spezialisiert haben EDI-Transaktionen durchzuführen und gegebenenfalls auch Formatumwand- lungen vorzunehmen.

Welche Lösungen zur elektronischen Rechnungsabwicklung gibt es am Markt?

Am Markt gibt es eine Reihe von Software-Lösungen und Dienstleistern, die eine relativ einfache und rechtskonforme elektronische Rechnungsabwicklung für Rechnungssteller und Rechnungsempfänger ermöglichen (vgl. Abbildung 3-1).

Für viele Unternehmen stellt jedoch die Auswahl einer geeigneten Lösung eine große Herausforderung dar.

Deshalb wurde im Rahmen der Informationsreihe „Elektroni- sche Rechnungsabwicklung – einfach, effizient, sicher“ ein umfassender Marktüberblick über wichtige am Markt ver- fügbare Lösungen erstellt. Dieser umfasst eine individuelle Darstellung des jeweiligen Dienstleistungsangebots sowie einen strukturierten Vergleich der angebotenen Funktionen.

Die Auswahl bezieht sich dabei auf Lösungen von Anbie- tern, die deutsche Unternehmen beim Austausch rechts- konformer elektronischer Rechnungen unterstützen. Neben allgemeinen Informationen zur Lösung werden detailliert die Zielgruppe der Lösung, der Rechnungsversand und Rechnungsempfang, die Formen des Datenaustauschs, die Systemintegration sowie die angebotenen Services und die Kosten betrachtet. Die Informationen dazu wurden direkt von den Anbietern mittels eines Fragebogens eingebracht.

Der Marktüberblick steht kostenlos zur Verfügung unter:

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4 Rechnungen elektronisch empfangen

Bei den in diesem Kapitel vorgestellten Fallbeispielen wird der Fokus auf den elektronischen Rechnungsempfang gelegt.

Hierfür werden die Rechnungseingangsprozesse der folgenden Unternehmen aufgezeigt (in alphabetischer Reihenfolge).

Daimler AG

Aufklärungsarbeit hilft die Bereitschaft zur

Nutzung zu erhöhen ...15 EDEKA Minden-Hannover Stiftung & Co. KG Elektronische Rechnungen sind ein wichtiges Anforderungskriterium bei der Lieferanten-

auswahl ... 18 ENERCON GmbH

Ideal ist ein einheitlicher Rechnungseingangs- prozess im Unternehmen ... 21 SILLER&LAAR GmbH & Co. KG

Die Einführung elektronischer Rechnungspro- zesse kann auch Schritt für Schritt erfolgen ... 24 Specht

Einkaufsgemeinschaft motiviert zum Empfang von elektronischen Rechnungen beim

Einzelhändler ... 27

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Ausgangssituation und Zielsetzung

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Daimler, ein großer deutscher Automobilhersteller, emp- fängt monatlich ungefähr bis zu 150.000 Rechnungen. Um die Kosten bei der Rechnungsbearbeitung zu senken und Fehler, die durch eine manuelle Bearbeitung entstehen kön- nen, zu reduzieren und gleichzeitig die Rechnungsprozesse zu optimieren, stellte das Unternehmen im Jahr 2007 auf elektronische Rechnungen um. Im Fokus standen hierbei vor allem der Einsatz einer flexiblen Lösung und die unkom- plizierte Anbindung an die Zulieferer des Unternehmens.

Herausforderungen

Im Unternehmen Daimler bestanden unterschiedliche lokale Vereinbarungen bei den einzelnen Werken und Niederlas- sungen bezüglich des Rechnungsaustausches. Damit ein einheitlicher und transparenter Ablauf der Rechnungsverar- beitung durchgesetzt werden konnte, mussten die Prozesse angeglichen und alle bestehenden Vereinbarungen überar- beitet werden.

Weiterhin galt es auch die Geschäftspartner, die ihre Rech- nungen an Daimler senden, vom Einsatz und Mehrwert der elektronischen Rechnung zu überzeugen.

Daimler

Aufklärungsarbeit hilft die Bereitschaft zur Nutzung zu erhöhen

Unternehmen: Daimler AG Ort: Stuttgart

Branche: Automobilhersteller Mitarbeiter: 260.100

Ausrichtung: International Jahresumsatz: 97.761 Mio. Euro Internet: www.daimler.com

Über das Unternehmen

Die in Stuttgart ansässige Daimler AG unterteilt sich in Geschäftsfelder Mercedes-Benz Cars, Daim- ler Trucks, Mercedes-Benz Vans, Daimler Buses und Daimler Financial Services. Sie gehört zu den größten Anbietern im Segment der Premium-Pkw und ist der größte weltweit aufgestellte Nutzfahrzeughersteller.

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Umsetzung

Daimler beschloss nach eingehender Recherche die Zusam- menarbeit mit dem Dienstleister First Businesspost GmbH und den Einsatz von EDI¹ im Unternehmen über die bereits bestehenden VDA²-Aktivitäten hinaus (Datenfernübertra- gung nach VDA 4906). Die Einführung von EDI zur elektronischen Rechnungsabwicklung ermöglicht Daimler, elektronische Rechnungsdaten direkt von seinen Zulieferern in das ERP-System SAP übermittelt zu bekommen und dort automatisiert weiterzubearbeiten. Hierfür wird beispielsweise bei kleineren Unternehmen ein virtueller Druckertreiber installiert, der die Daten im passenden Format an Daimler sendet. Wird Daimler jedoch eine elektronische Rechnung in einem beliebigen anderen Format zugesendet, so wird diese zuerst vom Dienstleister verifiziert und danach in das bei Daimler eingesetzte EDI-Format konvertiert. Im Anschluss wird die elektronische Rechnung in das ERP-System SAP von Daimler zur weiteren Bearbeitung eingespeist.

Der Dienstleister übernimmt neben der Verifikation und Formatumwandlung der eingehenden elektronischen Rech- 1 Als EDI wird der elektronische Datenaustausch mit strukturierten

Daten bezeichnet. Für weitere Informationen wird auf Kapitel 3 verwiesen.

2 Der Verband der Automobilindustrie (VDA) spricht als Interessensverband der deutschen Automobilzulieferer und -hersteller Empfehlungen / Normen für die Kommunikation per EDI aus.

nungen auch die Anbindungsgespräche mit den zuvor durch die Daimler AG angeschriebenen Lieferanten. Hierbei unter- stützt der Dienstleister die Firma Daimler mit gezielten Be- ratungsgesprächen und Informationsmaterialien.

Die bei Daimler eingehenden elektronischen Rechnungen

werden im Unternehmen selbst archiviert. © ibi research Seite 18

Daimler AG

Daimler Dienstleister

EDI

Rechnungsempfang per EDI

Besondere Herausforderungen:

• Mangelnde Akzeptanz der Geschäftskunden und Mitarbeiter

• Unterschiedliche, rechtliche Anforderungen an elektronische Rechnung im Ausland

• Abschaffen von unterschiedlichen, lokalen Vereinbarungen einzelner Filialen

Firmensitz: Stuttgart

Rechnungs-

steller

Verschiedene Formate

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„Nur durch eine gezielte Aufklärungsarbeit bei den Geschäftspartnern über die Vorteile und den Umgang mit elektronischen Rechnungen erhöht man die Bereitschaft zur Nutzung. Das bringt mehr Vorteile für das eigene Unternehmen. Es ist allerdings noch viel Aufklärungsarbeit zu leisten.“

Edward Jozanovic Mitarbeiter Process Management Shared Services Daimler

Auf einen Blick:

Ausgangssituation:

z Ca. 150.000 Papierrechnungen pro Monat z Manuelle Bearbeitung

Zielsetzung:

z Kosten bei der Rechnungsbearbeitung senken z Fehler durch eine manuelle Bearbeitung

reduzieren

Größte Herausforderungen:

z Anpassung der Prozesse bei Werken / Niederlassungen

z Überarbeitung lokaler Vereinbarungen im Konzern beim Rechnungsaustausch z Bereitschaft der Geschäftspartner

Rechnungen elektronisch zu versenden Umsetzung:

z Zusammenarbeit mit dem Dienstleister First Businesspost

z Rechnungsempfang direkt per EDI oder über Dienstleister, Dienstleister übernimmt Formatumwandlung

z Aufklärungsarbeit bei Zulieferern über elektronische Rechnungen

z Archivierung der elektronischen Rechnungen bei Daimler selbst

Nutzen:

z Kostensenkung z Fehlerminimierung

z Verkürzung der Belegdurchlaufzeiten z Automatisierung

z 30 % der Eingangsrechnungen elektronisch

Nutzen

Durch den Umstieg auf elektronische Rechnungen konnte Daimler nicht nur seine Kosten in der Rechnungsbearbei- tung senken und Fehler minimieren, die eingesetzte Lösung ermöglicht den Geschäftspartnern von Daimler auch mit relativ geringem technischen Umstellungsaufwand elektronische Rechnungen an das Unternehmen zu senden. Sind die elektronischen Rechnungen in einem beliebigen anderen Format, dann werden sie vom Dienstleister zur internen Bearbeitung für Daimler aufbereitet.

Derzeit empfängt der Konzern bereits 30 % seiner Eingangs- rechnungen elektronisch.

Ausblick

Daimler möchte den Anteil der elektronischen Rechnungen weiter erhöhen und betreibt hierfür unter anderem zusammen mit seinem Dienstleister bei den Geschäftspartnern intensiv Aufklärungsarbeit und Marketing für den Einsatz elektronischer Rechnungen.

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Ausgangssituation und Zielsetzung

EDEKA Minden-Hannover, die größte der bundesweit sieben Edeka-Regionalgesellschaften, bearbeitet durchschnittlich ein Gesamtvolumen von monatlich knapp 370.000 Ein- gangsrechnungen. Der Großteil davon, etwa 330.000, fal- len im Warenbereich bei der Wertschöpfung an. In diesem Bereich ist eine elektronische Rechnungsabwicklung bereits Standard und 90 % dieser Rechnungen werden elektronisch übermittelt. Die verbleibenden ca. 40.000 Eingangsrech- nungen sind Eigenbedarfs- bzw. Kostenrechnungen, die für EDEKA selbst anfallen. Diese Rechnungen entstehen beispielsweise bei der Wartung der Kühlanlagen und wurden vor Projektbeginn ausschließlich papierhaft von überwie- gend kleinen und mittleren Unternehmen an EDEKA gestellt.

Bei den papierhaft eingehenden Rechnungen war es nicht unüblich, dass beispielsweise für den Freigabeprozess eine Papierrechnung mehrere Wochen bei EDEKA unterwegs war.

Um die Rechnungsprozesse bei den Eigenbedarfsrechnun- gen schneller, transparenter und somit für alle Beteiligten kostengünstiger zu gestalten, hat EDEKA im Jahr 2007 mit der Umstellung von Papierrechnungen auf elektronische Ei- genbedarfsrechnungen begonnen.

Herausforderungen

Nach der erstmaligen Ankündigung der Umstellung auf elektronische Rechnungen durch EDEKA erklärten sich bereits knapp 25 % der Lieferanten bereit, ihre Rechnungen künftig elektronisch an das Unternehmen zu versenden. Insbeson-

EDEKA

Elektronische Rechnungen sind ein wichtiges Anforderungskriterium bei der Lieferantenauswahl

Unternehmen: EDEKA Minden-Hannover Stiftung & Co. KG Ort: Minden

Branche: Regionalhandelsunternehmen / Lebensmittel Mitarbeiter: 55.000

Ausrichtung: National Jahresumsatz: 6.700 Mio. Euro Internet: www.edeka-minden.de

Über das Unternehmen

Das Genossenschaftsunternehmen EDEKA Minden- Hannover Stiftung & Co. KG beliefert ca. 1.600 Le- bensmittelmärkte von der holländischen bis zur polnischen Grenze – hauptsächlich in den Regionen Niedersachsen, Sachsen-Anhalt und Berlin-Branden- burg.

Als größte der regionalen EDEKA-Handelsgesellschaf- ten ist die EDEKA Minden-Hannover Stiftung & Co. KG in ihrem Absatzgebiet Marktführer.

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19

EDEKA Minden-Hannover Stiftung & Co. KG

EDEKA

IDoc

First Businesspost

• Archivieren

Besondere Herausforderungen:

• Akzeptanz der Geschäftskunden

• Formatvielfalt und – unterschiede der elektronischen Empfangsrechnungen

Firmensitz: Minden

Rechnungs- steller

EDI Web-EDI Druckertreiber-

daten

dere bei den kleineren Lieferanten fehlte jedoch die Akzep- tanz zur Versendung von elektronischen Rechnungen, was eine der größten Herausforderungen für EDEKA darstellte.

Da EDEKA mit vielen kleinen und mittleren Lieferanten zu- sammenarbeitet, die jeweils unterschiedliche Formate zur Rechnungsstellung verwenden, wurde zudem die Einfüh- rung einer elektronischen Rechnungsabwicklung im Unter- nehmen erschwert. Damit stand EDEKA bei Projektbeginn vor der schwierigen Entscheidung, welche Lösung zur elektronischen Rechnungsabwicklung für sie die geeignetste sei, um diese Herausforderungen zu meistern.

Umsetzung

Auf Grund der unterstützenden Aktivitäten bei der Informa- tions- und Aufklärungsarbeit der Lieferanten bezüglich des Versands elektronischer Rechnungen sowie durch die Schaf- fung einer einheitlichen Schnittstelle zum Rechnungsemp- fang bei EDEKA, beschloss das Unternehmen die Zusam- menarbeit mit dem Dienstleister First Businesspost GmbH.

Die Lieferanten haben nun verschiedene Möglichkeiten zum Versand ihrer elektronischen Rechnungen an First Business- post, die die Rechnungsdaten für EDEKA in einem geeigneten einheitlichen Format zur Verfügung stellt. Neben dem klassischen EDI¹ und WebEDI² bietet der Dienstleister eine spezielle Druckertreiberlösung an. Hierfür wird bei den Lie- feranten ein Druckertreiber installiert, mit dem Rechnungen direkt aus dem Buchhaltungssystem bzw. der Büroanwen- 1 Als EDI wird der elektronische Datenaustausch mit strukturierten

Daten bezeichnet. Für weitere Informationen wird auf Kapitel 3 verwiesen.

2 Beim WebEDI erfolgt der elektronische Datenaustausch mit strukturierten Daten über ein Web-Portal. Für weitere Informationen zu EDI wird auf Abschnitt Kapitel 3 verwiesen.

dung heraus – per Knopfdruck – anstatt an einen Drucker direkt elektronisch an First Businesspost gesendet werden.

Der Dienstleister konvertiert nach erfolgreicher Verifikation die vom Lieferanten empfangenen Rechnungsdaten in ein SAP-konformes IDoc-Format, das von EDEKA zur automatisierten Weiterbearbeitung benötigt wird. Dreimal täglich werden diese Rechnungsdaten dann von EDEKA automatisiert abgerufen und an die zuständigen Bearbeiter zur Frei- gabe weitergeleitet.

Die elektronischen Eigenbedarfsrechnungen werden sowohl bei First Businesspost als auch bei EDEKA selbst archiviert.

Darüber hinaus stellt First Businesspost den Rechnungsstel- lern die Möglichkeit zur Verfügung, die an EDEKA versand- ten elektronischen Ausgangsrechnungen auch für sie zu archivieren.

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„Die Bereitschaft von Unternehmen, ihre Rechnungen elektronisch zu versenden, ist für uns ein klares Anforderungskriterium bei der Lieferantenauswahl.“

Oliver Hajdu Prozessberater Konzernprozessmanagement

EDEKA

Auf einen Blick:

Ausgangssituation:

z Ca. 40.000 Eigenbedarfsrechnungen pro Monat

z Lange Freigabeprozesse Zielsetzung:

z Schnellere Bearbeitung z Transparenz der Prozesse z Kosteneinsparungen Größte Herausforderungen:

z Akzeptanzprobleme bei den kleineren Lieferanten

z Unterschiedliche Rechnungsformate z Geeignetes System zur Umsetzung finden Umsetzung:

z Zusammenarbeit mit Dienstleister First Businesspost

z Eingang der Rechnungsdaten durch First Businesspost in einheitlichem Format

z Archivierung der elektronischen Rechnungen bei EDEKA und beim Dienstleister

z Überzeugung weiterer Lieferanten zum Versand elektronischer Rechnung durch den Dienstleister und EDEKA selbst

Nutzen

z Deutliche Kosteneinsparungen für alle Beteiligten

z Ca. 95 % aller Kosten- bzw. Eigenbedarfs- und Warenrechnungen elektronisch

z Ca. 90 % der Eigenbedarfsrechnungen bereits elektronisch

Nutzen

Durch die Umstellung des Rechnungseingangsprozesses unter Einsatz von elektronischen Rechnungen wurden die Ab- läufe deutlich schlanker und es konnten sowohl für EDEKA als auch für die Rechnungssteller deutliche Kosteneinspa- rungen im Vergleich zur Papierrechnung realisiert werden.

Die unterstützende Überzeugungsarbeit von First Business- post bei den Rechnungsstellern und ein weiteres Anschrei- ben von EDEKA an die restlichen noch skeptischen Lieferan- ten fruchteten. Somit konnte der Anteil an elektronischen Eigenbedarfsrechnungen noch weiter erhöht werden.

Gut 2 Jahre nach Projektbeginn werden bereits 90 % der ca.

40.000 monatlichen Eigenbedarfsrechnungen elektronisch empfangen. Weitere 8 % werden bei Rechnungseingang ein- gescannt, um dann automatisiert weiterbearbeitet werden zu können und nur noch knapp 2 % werden manuell abge- wickelt.

Ausblick

Nach den verzeichneten Erfolgen bei der Rechnungsein- gangsbearbeitung plant EDEKA zukünftig alle Bestell- und Rechnungsprozesse elektronisch abzuwickeln.

Für den Rechnungsversand wird deswegen eine Lösung an- gestrebt, bei der Rechnungen als signierte PDF-Dokumente auf einem Web-Portal für die Rechnungsempfänger zum Ab- ruf bereitstehen. Die Umstellung des Rechnungsausgangs steht derzeit kurz vor der Einführung.

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Ausgangssituation und Zielsetzung

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Als einer der Vorreiter beim Empfang elektronischer Rech- nungen stellte ENERCON, ein Hersteller von Windenergiean- lagen, bereits im Jahre 2000 die Rechnungseingangsprozes- se um. Hierbei standen in erster Linie Kosteneinsparungen und eine verbesserte Rechnungskontrolle der monatlichen ca. 28.000 Eingangsrechnungen im Vordergrund. Aber nicht nur die Optimierung der Rechnungsprozesse per se, sondern auch der Einsatz einer umweltschonenden und zukunftsfä- higen Technik, war für die Projektleiter ausschlaggebend.

Herausforderungen

Als ENERCON die Einführung der elektronischen Eingangs- rechnung vor gut einem Jahrzehnt initiierte, wurden fast ausschließlich Papierrechnungen versandt. Daher stellte die geringe Bereitschaft der Geschäftspartner, Rechnungen elektronisch an ENERCON zu versenden die größte Heraus- forderung bei der Umsetzung des Projekts dar.

Zudem hatte das international agierende Unternehmen ein großes Interesse daran, seine Rechnungsprozesse möglichst einheitlich zu gestalten. Die verschiedenen Formate der Eingangsrechnungen von den unterschiedlichen Geschäfts- partnern erwiesen sich deswegen als großes Problem für ENERCON. Für eine Integration aller Rechnungsformate wä- ren enorme Anpassungen im IT-System von ENERCON nötig gewesen.

ENERCON

Ideal ist ein einheitlicher Rechnungseingangsprozess im Unternehmen

Unternehmen: ENERCON GmbH Ort: Aurich

Branche: Windenergieanlagenherstellung Mitarbeiter: 12.000

Ausrichtung: International Jahresumsatz: 3,4 Mrd. Euro Internet: www.enercon.de

Über das Unternehmen

Die Firma ENERCON GmbH wurde 1984 gegrün- det und hat ihren Sitz in Aurich, Ostfriesland. Als Windenergieanlagenhersteller ist sie in Deutschland Marktführer und zählt mit über 17.000 installierten Windanlagen in über 30 Ländern auch weltweit zu den führenden Firmen ihrer Branche.

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Enercon GmbH

Rechnungsversand per EDI Rechnungs-

steller ENERCON

crossinx

Verschiedene

Formate XML

Besondere Herausforderungen:

• Akzeptanz der Geschäftskunden

• Rechtliche Rahmenbedingungen anderer Länder

• Formatansprüche an Geschäftskunden

• Verantwortlichkeiten bei der Signaturprüfung da

− zum Einen Dienstleister zur Formatkonvertierung der elektronischen Rechnungsdaten eingesetzt werden soll

− zum Anderen gleichzeitig direkter Empfang der elektronischen Rechnung vom Lieferanten möglich sein soll, falls Daten bereits im gewünschten Format

Firmensitz: Aurich

Umsetzung

Um die eingehenden Rechnungen möglichst automatisiert im eingesetzten ERP-System SAP weiterverarbeiten zu kön- nen, setzt ENERCON auf ein spezielles XML-Format.

Zu einigen der Geschäftspartner besteht eine direkte Ver- bindung zum Austausch von strukturierten Daten in diesem XML-Format per EDI¹. Die so übermittelten Rechnungsdaten werden nach Empfang bei ENERCON automatisiert in SAP weiterverarbeitet.

Um auch die Geschäftspartner, die keine EDI-Anbindung zu ENERCON haben, anbinden zu können, beschloss das Unter- nehmen die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister. Dabei stand vor allem die Möglichkeit zur Konvertierung der elektronischen Eingangsrechnungen in das genutzte XML- Format im Vordergrund, um einen möglichst einheitlichen Rechnungseingangsprozess im Unternehmen zu realisieren.

Auf Grund bereits bestehender Geschäftsbeziehungen be- kam u. a. die crossinx GmbH hierfür den Zuschlag.

1 Als EDI wird der elektronische Datenaustausch mit strukturierten Daten bezeichnet. Für weitere Informationen wird auf Kapitel 3 verwiesen.

Besteht also keine EDI-Anbindung eines Rechnungsstellers zu ENERCON, so werden die Rechnungen qualifiziert elektronisch signiert übertragen und von crossinx empfangen.

Nach einer Signaturprüfung der Eingangsrechnungen durch crossinx, werden diese in das spezielle XML-Format konvertiert. Somit kann ENERCON die in dieser Form erhaltenen Rechnungsdaten unabhängig vom Übertragungsweg automatisiert im SAP-System weiterbearbeiten.

Nach Prüfung und Freigabe der über crossinx elektronisch empfangenen Rechnungen werden diese bei ENERCON selbst zusammen mit dem Prüfprotokoll rechtskonform archiviert.

Um die elektronische Rechnung bei den eigenen Rechnungs- stellern bekannter zu machen, versendet ENERCON An- schreiben an seine Geschäftspartner. Hierbei gaben bereits 50 % der Unternehmen ein positives Feedback.

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„Für eine Vereinheitlichung der Prozesse bei der elektronischen Rechnungsabwicklung sind branchenweite Standards von großer Bedeutung.“

Britta Wyrembek Mitarbeiterin Accounts Department ENERCON

Auf einen Blick:

Ausgangssituation:

z Ca. 28.000 Eingangsrechnungen pro Monat z Aufwendige Rechnungseingangsprozesse Zielsetzung:

z Optimierung der Rechnungsprozesse z Verbesserte Kontrolle über

Eingangsrechnungen z Kosteneinsparungen Größte Herausforderungen:

z Geringe Verbreitung elektronischer Rechnungen

z Unterschiedlichen Formate der Eingangsrechnungen

Umsetzung:

z Einsatz eines speziellen XML-Formats zur automatisierten Weiterverarbeitung z Rechnungsdatenaustausch per EDI in

eingesetztem XML-Format

z Zusammenarbeit mit Dienstleister crossinx, wenn keine EDI-Anbindung

z Umwandlung der Rechnungsdaten durch den Dienstleister in einheitliches XML-Format z Archivierung der elektronischen Rechnungen

bei ENERCON Nutzen:

z Vereinheitlichung der Prozesse z Optimierter Rechnungsdurchlauf z Skontovorteile

z Fehlerreduktion

Nutzen

Die Einführung eines elektronischen Rechnungseingangs- prozesses bei ENERCON hat sich für das Unternehmen be- zahlt gemacht. Insbesondere die Verarbeitung von strukturierten Daten im gewünschten XML-Format ermöglichte ENERCON die Rechnungsprozesse effizient zu verbessern und die Fehler bei der Rechnungsbearbeitung deutlich zu reduzieren.

Vor allem durch den Einsatz eines Dienstleisters konnte hier eine einfache und kostengünstige Umsetzung des Projekts erreicht werden. Auf diese Weise mussten nur geringe Inves- titionskosten zur Anbindung der Geschäftspartner getätigt werden und nur wenige Veränderungen an internen Prozes- sen und Systemen vorgenommen werden.

Durch den elektronischen Rechnungseingangsprozess kann nun ein optimierter Rechnungsdurchlauf erfolgen, der eine schnellere Zahlung der Rechnungen an die Lieferanten er- möglicht. Damit können Skontozahlungsziele häufiger genutzt werden, was auch im Interesse der Lieferanten ist.

Derzeit versenden bereits über 20 % der Lieferanten ihre Rechnungen an ENERCON in elektronischer Form, was 40 % der Eingangsrechnungen entspricht.

Ausblick

ENERCON arbeitet stetig an der Erhöhung des Anteils an elektronischen Eingangsrechnungen. Dabei würde die Ein- führung eines branchenweiten Formatstandards sehr zuträg- lich sein. Damit würde ein Einstieg für die Geschäftspartner erheblich erleichtert werden und elektronische Rechnungen würden eine stärkere Verbreitung finden, womit der Nutzen für alle Beteiligten noch weiter steigen würde.

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Ausgangssituation und Zielsetzung

SILLER&LAAR bearbeitet als Einzelhändler der Branchen Ko- chen, Design und Lifestyle monatlich ca. 500 papierhafte Eingangsrechnungen. Obwohl in diesen Branchen bereits etwa 75 % der Bestellungen automatisiert per EDI¹ abgewi- ckelt werden, dominiert der papierhafte Rechnungsversand.

Um Kosten sowie unnötige Medienbrüche und damit ver- bundene Bearbeitungsfehler künftig zu reduzieren, strebt SILLER&LAAR mit seinen Lieferanten einen elektronischen Rechnungsdatenaustausch an. Hierbei ist der Geschäfts- führung besonders wichtig, sich als innovatives und tech- nikaffines Unternehmen frühzeitig mit dem Thema zu be- schäftigen, um so eine Schritt-für-Schritt-Einführung der elektronischen Rechnungsabwicklung zu realisieren.

Herausforderungen

Für SILLER&LAAR stellte die mangelnde Bereitschaft seiner Lieferanten zum Versand elektronischer Rechnungen die größte Herausforderung bei der Umstellung auf elektronische Rechnungsprozesse dar. Obwohl der Großteil der Bestellungen auf elektronischem Wege erfolgt, ist die Anzahl der Lieferanten, die auch Rechnungen elektronisch an SILLER&LAAR versenden, sehr gering. Es handelt sich hier um das klassische Henne-Ei-Problem, denn der Nutzen 1 Als EDI wird der elektronische Datenaustausch mit strukturierten Daten bezeichnet. Für weitere Informationen wird auf Kapitel 3 verwiesen.

SILLER&LAAR

Die Einführung elektronischer Rechnungsprozesse kann auch Schritt für Schritt erfolgen

Unternehmen: SILLER&LAAR GmbH & Co. KG Ort: Augsburg

Branche: Einzelhandel / Küchenbedarf Mitarbeiter: 12

Ausrichtung: National Jahresumsatz: k. A.

Internet: www.siller-laar.de

Über das Unternehmen

Das familiengeführte Unternehmen SILLER&LAAR GmbH & Co. KG wurde 1836 gegründet und hat seinen Sitz in Augsburg. Es entwickelte sich von der Ei- sengroßhandlung zum Fachgeschäft mit Markenarti- keln aus den Bereichen Kochen, Design und Lifestyle.

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Siller&Laar GmbH & Co. KG

SILLER&LAAR nmedia

• Archivieren

PDF mit Signatur

Besondere Herausforderungen:

• Akzeptanz der Geschäftskunden

• Formatvielfalt und – unterschiede der elektronischen Empfangsrechnungen

Firmensitz: Augsburg

Rechnungs- steller

Verschiedene Formate

bei Umstellung auf elektronische Rechnungsprozesse wird umso höher, je mehr Geschäftspartner sich bereits beteili- gen.

Außerdem darf auch der Aufwand nicht unterschätzt werden, der betrieben werden muss, um eine durchgängig hohe Qualität der Artikelstammdaten sowie eine fehlerfreie An- bindung an das Warenwirtschaftssystem zu gewährleisten.

Das ist eine wichtige Voraussetzung für den automatisierten Rechnungsdatenaustausch. So sollten zum Beispiel die richtigen Artikelnummern den entsprechenden Produkten zugeordnet sein und nicht doppelt vorkommen.

Umsetzung

Bei der Umstellung von papierhaften auf elektronische Ein- gangsrechnungen war für SILLER&LAAR unter anderem ein möglichst geringer finanzieller und personeller Aufwand für die Vereinheitlichung der Formatvielfalt der elektronischen Rechnungen und eine problemfreier Empfang der Rechnungsdaten ausschlaggebend. Darum entschied sich das Unternehmen, einen Dienstleister für den elektronischen Rechnungseingang einzusetzen. Da der Dienstleister nmedia GmbH bereits die Bestellungen von SILLER&LAAR verwaltet und dieser in der Branche weit verbreitet ist, wurde die Umsetzung mit diesem beschlossen.

Um gezielt Lerneffekte bei der Bearbeitung elektronischer Rechnungen zu erreichen und auf die Lieferanten weiterhin uneingeschränkt eingehen zu können, setzt SILLER&LAAR zunächst auf den Empfang von signierten PDF-Rechnungen.

Aktuell werden die elektronischen Eingangsrechnungen vom Dienstleister empfangen und nach erfolgter Verifika- tion als PDF-Dokument per E-Mail an SILLER&LAAR zur weiteren Bearbeitung versandt.

Die rechtskonforme elektronische Archivierung der geprüf- ten elektronischen Rechnungen erfolgt zusammen mit dem Prüfprotokoll beim Dienstleister, soll aber zukünftig bei SILLER&LAAR selbst stattfinden.

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„Die elektronische Rechnung ist der Schlüssel zu einer automatisierten Bestell- und Rechnungsabwicklung. Man kann nicht früh genug anfangen, sich damit zu beschäftigen!“

Michael Berz Geschäftsführer SILLER&LAAR

Auf einen Blick:

Ausgangssituation:

z Ca. 500 Eingangsrechnungen pro Monat z 75 % der Bestellungen bereits per EDI z Ca. 100 Lieferanten

Zielsetzung:

z Schritt-für-Schritt zu einer automatisierten Bestell- und Rechnungsabwicklung

z Vermeidung von Medienbrüchen z Kostenreduzierung

z Fehlerreduzierung

z Lerneffekte beim Umgang mit elektronischen Rechnungen

z Zum Teil verhaltene Bereitschaft der Lieferanten zum elektronischen Rechnungsversand

z Vereinheitlichung und Qualität der Artikelstammdaten

Umsetzung:

z Zusammenarbeit mit Dienstleister nmedia z Rechnungsempfang als signiertes PDF-

Dokument

z Archivierung der elektronischen Rechnungen beim Dienstleister

Nutzen:

z Einstieg in einen automatisierten Bestell- und Rechnungsprozess

z Erfahrungen beim Umgang mit elektronischen Rechnungen

Nutzen

SILLER&LAAR hat bewusst bei der Einführung des elektronischen Rechnungsempfangs auf einen schrittweisen Ein- stieg gesetzt und damit einen Grundstein zu einem automatisierten elektronischen Bestell- und Rechnungswesen im Unternehmen gelegt.

SILLER&LAAR hat ein Konzept für sein Unternehmen ge- wählt, das auf Lerneffekte und zunehmendes Selbstver- ständnis abzielt. Der mit Unterstützung des Dienstleisters gewählte Schritt-für-Schritt-Einstieg in eine vollautomatisier- te elektronische Bestell- und Rechnungsabwicklung ermög- licht auch den Mitarbeitern, sich mit den neuen Vorgängen allmählich vertraut zu machen.

Ausblick

Gegenwärtig ist der Anteil elektronischer Eingangsrechnun- gen mit 5 % zwar noch niedrig und die erzielbare Kostenre- duzierung damit noch sehr gering, jedoch ist die Geschäfts- führung überzeugt, dass sich zukünftig noch deutliche Einsparungen ergeben werden.

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Ausgangssituation und Zielsetzung

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Bei der Firma Specht, ein Fachgeschäft für Garten- und Haushaltsartikel, gehen monatlich bis zu 400 Rechnungen ein. Den Großteil der Rechnungen erhält das Unternehmen über den Zentralregulierer EK/servicegroup eG¹, eine Ein- kaufsgemeinschaft, die für Einzelhändler den Einkaufs- bzw.

Rechnungsprozess abwickelt.

Das Familienunternehmen Specht beschloss auf Initiative der EK/servicegroup die Umstellung auf einen automatisierten Rechnungsprozess, um die Rechnungsabwicklung zu vereinfachen und die bisher umständliche Fehlerkontrolle zu verbessern.

Der Wunsch der Einkaufsgemeinschaft ihre Mitglieder zum Empfang elektronischer Rechnungen zu bewegen, wird immer größer, weil die EK/servicegroup selbst einen großen Nutzen daraus ziehen kann. Darum wurden einige der Mit- glieder der Einkaufsgemeinschaft diesbezüglich angespro- chen. Die Firma Specht wollte diesem Wunsch entsprechen.

1 Die EK/servicegroup eG ist eine Handelskooperation für die Bereiche Living, Comfort, Hobby, Family und Fashion. Weitere Informationen über die EK/servicegroup eG beispielsweise auf deren Website www. ek-servicegroup.de.

Specht

Einkaufsgemeinschaft motiviert zum Empfang von elektronischen Rechnungen beim Einzelhändler

Unternehmen: Specht

Ort: Friedeburg-Reepsholt Branche: Einzelhandel Mitarbeiter: 19

Ausrichtung: National Jahresumsatz: k. A.

Internet: www.specht-info.de

Über das Unternehmen

Das Familienunternehmen Firma Specht bietet als Fachgeschäft für die ganze Familie Produkte aus den Bereichen Gartentechnik, Geschenkartikel, Öfen &

Kamine, Eisenwaren, Haushalt, Werkzeuge, Fahrräder und Krafträder sowie einen Werkstatt-Service an.

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Firma Specht

Specht

PDF mit Signatur PDF mit

Signatur

EDI

nmedia

• Archivieren Einkaufs-

gemeinschaft

Besondere Herausforderungen:

• Akzeptanz der Geschäftskunden

• Einsatz von Dienstleister oder nicht?

Firmensitz: Friedeburg- Reepsholt

Herausforderungen

Die zentrale Frage, die bei der Planung des Projekts auf- tauchte war, wie die Umsetzung erfolgen könnte und welche Lösung dafür geeignet ist. Zudem galt es noch zu klären, ob für die Einführung eines elektronischen Rechnungsemp- fangs ein Dienstleister eingesetzt werden soll und wenn ja welcher.

Umsetzung

Da die Einkaufsgemeinschaft ein starkes Interesse daran hat, dass die Mitglieder ihre Rechnungen elektronisch erhalten, wird eine Unterstützung für die Einführung eines elektronischen Rechnungsempfangs angeboten. Da EK/servicegroup bereits mit dem Dienstleister nmedia GmbH kooperiert, hat die Firma Specht sich für dessen Lösung entschieden.

Alle Rechnungen, die die Firma Specht von EK/servicegroup erhält, werden über nmedia empfangen. Der Dienstleister übernimmt dabei die Verifikation der elektronischen Ein- gangsrechnungen sowie eine Umwandlung in ein PDF-Do- kument.

Zudem werden die elektronischen Rechnungen, die die Fir- ma Specht über den Dienstleister erhält, bei nmedia auch rechtskonform archiviert.

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„Unsere Einkaufsgesellschaft bewegte uns zur Umstellung auf elektronische Eingangsrechnungen. Wir konnten damit eine Zeitersparnis von 50 % bei der Bearbeitung der elektronischen Rechnungen im Vergleich zu Papierrechnungen erzielen.“

Markus Specht Leiter Verkauf Specht

Auf einen Blick:

Ausgangssituation:

z Bis zu 400 Eingangsrechnungen pro Monat z Großteil der Eingangsrechnungen wird von

Einkaufsgemeinschaft EK/servicegroup empfangen

z Initiative zum elektronischen Rechnungs- eingang ging von Einkaufsgemeinschaft aus Zielsetzung:

z Vereinfachung der Rechnungsabwicklung z Fehlerminimierung

z Einfache Umsetzung

z Anbindung an die Einkaufsgemeinschaft z Suche nach einer passenden Lösung Umsetzung:

z Zusammenarbeit mit Dienstleister nmedia z Rechnungsempfang als signiertes PDF-

Dokument

z Archivierung der elektronischen Rechnungen beim Dienstleister

Nutzen:

z Zeitersparnis z Fehlerminimierung

z Wunsch der Einkaufsgemeinschaft umgesetzt

Nutzen

Die Firma Specht sieht den Hauptnutzen des elektronischen Rechnungseingangs vor allem in der effizienten Abwick- lung und der enormen Zeitersparnis bei der Bearbeitung.

Die effiziente Abwicklung ergibt sich vor allem aus der Feh- lerreduzierung bei der leichten Überführung der Rechnung ins eigene Warenwirtschaftssystem. Damit konnte das Un- ternehmen bisher eine Zeitersparnis von 50 % bei der Be- arbeitung der elektronischen Rechnungen im Vergleich zu Papierrechnungen erzielen.

Ausblick

Viele weitere Optimierungen beim Rechnungsprozess sind geplant und sollen in den nächsten Jahren Stück für Stück eingeführt werden. Besonders wichtig erscheint der Firma Specht dabei, zukünftig auch Ausgangsrechnungen elektronisch versenden zu können, um so früher oder später möglichst viele Rechnungen auf elektronischem Wege zu verarbeiten.

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5 Rechnungen elektronisch versenden

Bei den in diesem Kapitel vorgestellten Fallbeispielen wird der Fokus auf den elektronischen Rechnungsversand gelegt.

Hierfür werden die Rechnungseingangsprozesse der folgenden Unternehmen aufgezeigt (in alphabetischer Reihenfolge).

Diephaus Betonwerk GmbH

Die Anforderungen großer Unternehmen bewegen Unternehmen zur Umstellung der Rech- nungsprozesse ... 31 G. Umbreit GmbH & Co. KG

Auch eine vermeintlich technikaverse Branche begeistert sich für elektronische Rechnungen... 34 Kaffee Partner Ost-Automaten GmbH

Kunden erhalten ihre elektronische Rechnung über ein Web-Portal ... 37 Mink Bürsten

Mit einem 2D-Barcode können elektronische Rechnungen rechtskonform per Fax versendet werden ... 40 Sunny Cars GmbH

Nur bei rechtlich aufgeklärten Kunden ist man langfristig erfolgreich ... 43