Smart Data im Frachteinkauf:

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Smart Data im Frachteinkauf:

Wie Sie durch Standardisierung die Ver-

wendungsmöglichkeiten und damit den

Wert Ihrer Daten steigern

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WHITEPAPER | SMART DATA IM FRACHTEINKAUF

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Inhalt

EINLEITUNG ... 3 SCHRITT 1: DATENVALIDITÄT INNERHALB DER

AUSSCHREIBUNGEN SICHERSTELLEN ... 4 SCHRITT 2: DATENKONSISTENZ ÜBER ALLE

AUSSCHREIBUNGEN HINWEG HERSTELLEN ... 7 SCHRITT 3: SYSTEMÜBERGREIFENDE UND INTERNATIONAL

GÜLTIGE STANDARDS VERWENDEN ... 11 SCHRITT 4: DATENBASIS FÜR WEITERE

ANWENDUNGEN SCHAFFEN ... 14

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Assoziationen zum Buzzword „Big Data“ schwanken von unheimlichen Überwachungsszenarien à la Big Brother bis zu euphorischen Visionen einer sich selbst optimierenden digitalen Welt. Dabei beschreibt der Begriff nicht mehr als die gewaltige Menge an Daten, die im Zuge der Digitalisierung entstanden ist.

Wie bei jedem Fortschritt entscheidet auch bei „Big Data“ letztlich die Anwendung über Gut oder Böse - beziehungsweise im wirtschaftlichen Kontext zwischen nützlich oder irrelevant. Große Datenmengen lassen sich nur zielgerichtet einsetzen, wenn sie automatisiert weiterverarbeitet und ausgewertet werden können. „Smart Data“ sind Datenbestände nur dann, wenn Semantik, Qualität und Struktur der Daten eine sinnvolle Nutzung erlauben.

Mit der Digitalisierung Ihrer Ausschreibungsprozesse generieren Sie umfangreiche Daten. Inwiefern Sie diese Informationen gewinnbringend nutzen können, hängt allerdings entscheidend davon ab, in welcher Qualität und Konsistenz Sie die Daten erheben. Im folgenden Whitepaper erfahren Sie, wie Sie in vier Schritten „Big Data“ aus Ihren Transportausschreibungen in

„Smart Data“ für Ihr Unternehmen verwandeln!

Einleitung

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Als Frachteinkäufer gehört die Verarbeitung riesiger Datenmengen zu Ihrem Arbeitsalltag. Statistisch gesehen erhalten Verlader auf der Ticontract Plattform pro Frachtausschreibung ca. 12.000 Preiseingaben, die validiert, weiterverarbeitet, ausgewertet und letztlich zugeteilt werden müssen. Mit der Ticontract Analyse und der Kombinatorischen Optimierung stehen Ihnen

Schritt 1: Datenvalidität innerhalb der Ausschreibungen sicherstellen

die richtigen Werkzeuge zur Erstellung und Berechnung komplexer Analysen und Vergabeszenarien zur Verfügung. Die Analysetiefe und die Qualität der Ergebnisse hängt allerdings entscheidend von der Konsistenz und Vollständigkeit der Daten innerhalb einer Ausschreibung ab.

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Standardspalten mit Zeichen- und Formatprüfung

Minimum und Maximum- Werte für Preis-, Zahlen- und Prozentspalten

Vollständigkeitsprüfung frei definierbarer Feldgruppen

Aktive Fehlermeldung direkt bei der Eingabe durch den Anbieter

Automatisierte Prüfung direkt bei der Eingabe

Ticontract Tendering Features zur Eingabevalidierung

Sie können Ihre Dienstleister bei der Abgabe valider Angebote unterstützen, in dem Sie die Möglichkeiten zur Eingabe bei der Ausschreibungserstellung einschränken. Eine einfache Validierung können Sie bereits bei der Definition des Spaltentyps vornehmen. Falsche oder unvollständige Angaben (zum Beispiel Text in Prozentspalten oder Datumsangaben ohne Jahreszahl) sollten Sie durch eine direkte Inhaltsvalidierung ausschließen. Im Ticontract Tendering findet eine Überprüfung der Eingabe je nach Spaltentyp

beispielsweise automatisch statt.

Zusätzlich sollten Sie für Preis- und Zahlenfelder Minimum und Maximum- Werte definieren und (wo sinnvoll und möglich) feste Auswahlfelder vorgeben. Auf diese Weise vermeiden Sie, dass Anbieter versehentlich unrealistische Werte abgeben.

Um Angebote in einer verwertbaren Vollständigkeit zu garantieren, müssen Sie unbedingt festlegen, welche Gruppen von Feldern zwingend eine Eingabe verlangen. Die Gruppierungsfunktion im Ticontract Tendering aktiviert bei der Eingabe eines Wertes innerhalb einer Gruppierung automatisch die Pflichtfeldfunktion für die weiteren Felder dieser Gruppe. So können Sie beispielsweise festlegen, dass Anbieter für eine Relation nur ein Angebot abgeben können, wenn für alle Preisspalten der Relation gültige Werte eingetragen wurden.

» Korrekte Angebotsabgabe forcieren

Nutzen Sie diese Funktionen um Ihren Anbietern klar mitzuteilen, welche Angebote Sie von Ihnen in welcher Vollständigkeit erwarten. Damit vermeiden Sie Missverständnisse und Mehraufwand auf beiden Seiten.

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Trotz der beschriebenen Vorvalidierung bei der Angebotsabgabe kann die Eingabe unrealistischer Werte nicht zu 100% ausgeschlossen werden. Sie sollten die eingegangenen Angebote daher nach Abschluss der Frachtausschreibung zusätzlich auf Plausibilität prüfen. Bei der Plausibilitätsprüfung können Sie die Grenzen für Minimum und Maximum- Werte deutlich enger setzen, als noch während der Angebotsabgabe.

Nutzen Sie hierzu die Daten, die Sie von den Anbietern erhalten haben und bilden Sie dynamische Grenzwerte auf Basis der eingegangenen

Angebote (z.B. einen Durchschnittswert über alle erhaltenen Angebote). Im Ticontract Tendering können Sie bei der Plausibilitätsprüfung sowohl für den Minimum als auch den Maximum-Wert eine zulässige Abweichungen vom Durchschnittswert definieren. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Ihr Plausibilitätscheck auf realistischen Werten beruht.

» Eingaben auf Plausibilität prüfen

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Damit Sie die Ergebnisse Ihrer Transportausschreibungen auch

projektübergreifend weiterverarbeiten und auswerten können, müssen Sie die Konsistenz der Daten über alle Ausschreibungsprojekte hinweg sicherstellen.

Wie bei allen Analysen gelten zwei einfache Grundsätze: Erstens können Sie Ihre Projekte nur an Hand von Informationen vergleichen, die in der

Schritt 2: Datenkonsistenz über alle Ausschreibungen hinweg herstellen

Struktur aller Ausschreibung berücksichtigt wurden. Und zweitens können Sie Formeln, Cluster und Kennzahlen nur auf Basis von Werten bilden, die in einem einheitlichen Format vorliegen. Ist eine dieser Bedingungen nicht erfüllt, müssen Sie Ihre Daten in mühsamer Kleinarbeit manuell überarbeiten und ergänzen.

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Es ist daher wichtig, dass Sie bestimmte Informationen in alle

Ausschreibungen integrieren, auch wenn diese für einzelne Ausschreibungen nicht zwingend erforderlich sind. Fehlt in einer Angebotsmatrix

beispielsweise der Abgangsort, weil die Ausschreibung nur Transporte ab einem Werk umfasst und dieses als Abgangsort zentral in der Beschreibung kommuniziert wurde, dann büßen Sie damit bereits die einfache Möglichkeit eines nachgelagerten Standortvergleichs zwischen Ausschreibungen mit mehreren Abgangsorten ein.

Denken Sie dabei auch an Informationen, welche für Ihre Anbieter oder die Ausschreibung selbst keine Bedeutung haben, für Ihre internen Auswertungen aber wichtig sind: Sie führen Ihre Ausschreibungen beispielsweise zentral für verschiedene Geschäftsbereiche durch und möchten die Ergebnisse auf gleichen Relationen anschließend zwischen den Unternehmensbereichen vergleichen? Dann integrieren Sie die Information über die ausschreibende Geschäftseinheit in Ihre Angebotsmatrix!

» Wichtige Informationen in alle

Ausschreibungen integrieren

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Investieren Sie die Zeit und legen Sie für Ihr Unternehmen zentral fest, welche Informationen Sie zum Vergleich und zur Analyse Ihrer

Ausschreibungsprojekte benötigen und integrieren Sie diese Informationen in alle Ihre Ausschreibungen. Sie vermeiden damit die aufwändig Nachbereitung der Daten und sichern Sie sich wertvolle Einsichten und Erkenntnisse zu Markt- und Unternehmensdaten.

Ticontract Tendering unterstützt Sie bereits bei der Standardisierung Ihrer Daten: Für die gängigsten und wichtigsten Informationen finden Sie im Matrixgenerator standardisierte Spaltentypen. Der Vorteil von vordefinierten Spaltentypen ist, dass das System weiß, um welche Daten es sich in dieser Spalte handelt. Damit schaffen Sie die Voraussetzung für eine automatisierte Validierung der Eingaben. Darüber hinaus können die Spaltentypen in allen Systemsprachen ausgegeben werden. Ihre fremdsprachigen Kollegen und Dienstleister wissen somit eindeutig, welche Informationen abgefragt werden.

Nutzen Sie für interne Informationen in Ihren

Angebotsmatrizen die Funktion der versteckten Spalten!

So haben Sie die für Sie intern wichtigen Spalten im Überblick, gestalten Ihre Angebotsmatrizen für Ihre Anbieter indes schlank und übersichtlich. Dies erleichtert den teilnehmenden Transportdienstleistern die

Bearbeitung.

Tipp:

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Innerhalb Ihrer Angebotsmatrix stellt die Postleitzahl „DE-87435“

möglicherweise einen eindeutigen Wert dar. Was aber, wenn ein Kollege in einem anderen Ausschreibungsprojekt für den identischen Abgangsort als Postleitzahl den Wert „D-87435“ verwendet? Für Sie und Ihren Kollegen ist weiterhin auf einen Blick klar, dass es sich um ein und dieselbe Ortsangabe handelt. Ein Computer interpretiert die Angaben jedoch als verschiedene Werte, die sich in Inhalt und Zeichenlänge unterscheiden. Ohne technische Unterstützung wird es daher bereits innerhalb Ihres Unternehmens schwierig, einheitliche Formate abzustimmen und die korrekte Verwendung zu

sicherzustellen.

Vor einer noch größeren Herausforderung stehen Sie jedoch, wenn Sie Angaben, die über reine Zahlenwerte hinausgehen, von Ihren Anbietern abfragen. Nehmen wir an, Sie möchten die Laufzeiten von Angeboten unterschiedlicher Seefrachtausschreibungen mit Vor- und Nachlauf vergleichen. Innerhalb der Ausschreibungen haben Sie den Anbietern freigestellt, in welchem Hafen Ihre Güter verschifft werden.

Der Abgangshafen wurde entsprechend in einer separaten Spalte der Angebotsmatrix abgefragt. Bei der Angebotserstellung tragen unterschiedliche Anbieter in dieser Spalte die Werte „Port of Hamburg“,

„Hamburger Hafen“, „Hamburg“ und „Hafen Hamburg“ ein. Für eine

systemgestützte Auswertung stellen die Angaben vier unterschiedliche Häfen dar. Damit stehen Sie vor einem Dilemma: Obwohl Sie vollständige und valide

» Eindeutige Werte und Formate definieren

Angebote erhalten haben und obwohl Sie die gleichen Informationen in beiden Ausschreibungen abgefragt haben, können Sie die Ergebnisse beider Ausschreibungen nicht automatisiert zusammenfassen, auswerten und vergleichen.

Im Idealfall definieren Sie daher für wichtige Informationen, die Sie in Ihren Ausschreibungen abfragen, zentrale Formate und Standardwerte.

Im Ticontract Tendering stehen Ihnen hierfür entsprechende Spaltentypen zur Verfügung: Für das oben genannte Beispiel der Seefrachtausschreibung können Sie in der Angebotsmatrix den Spaltentyp UN/LOCODE zur Abfrage des Seefrachthafens verwenden. Dieser Spaltentyp validiert den Inhalt bereits beim Tippen, schlägt auf Basis der Texteingabe automatisch den entsprechenden Hafen vor und lässt letztlich nur die Eingabe oder Auswahl des korrekten Wertes in Form des UN/LOCODEs zu.

Mit Hilfe der Standardspalten stellen Sie somit nicht nur sicher, dass allen Anbietern und Kollegen in allen Sprachen klar ist, welche Information Sie abfragen. Die Standardspalten garantieren darüber hinaus auch, dass Sie eindeutige Standardwerte erhalten, die Sie über alle Projekte automatisiert zusammenführen, auswerten und vergleichen können.

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Ausschreibungsergebnisse werden heutzutage nicht nur innerhalb der Einkaufsabteilung weiterverarbeitet. Diverse Abteilungen in Ihrem Unternehmen interessieren sich für Ihre Daten. Je nachdem, wie Sie Ihre Transporte vergeben, müssen die Raten aus Ihren Ausschreibungen in Ihr ERP oder Transport Management System importiert werden. Falls Ihre

Schritt 3: Systemübergreifende und international gültige Standards verwenden

ratenbasierte Transportvergabe automatisiert abläuft, müssen die aktuellen Preise in die Kontrakte Ihres Ratenmanagementsystems übernommen werden. Das gleiche gilt, wenn Sie Ihre Frachtabrechnung bereits digitalisiert haben und Rechnungsposten automatisiert mit den vereinbarten Frachtraten abgleichen möchten.

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Je weiter Sie bei der Digitalisierung Ihrer Logistikprozesse voranschreiten, desto mehr Systeme und Funktionen benötigen Zugriff auf die

Ergebnisse Ihrer Ausschreibungen. Es ist daher wichtig, dass Sie Ihre Ausschreibungsdaten in andere Systeme importieren können und umgekehrt. Damit Sie die Ergebnisse unterschiedlicher Ausschreibungen zusammenfassen und vergleichen können, müssen Sie für die

Ausschreibungen eindeutige Werte und Formate festlegen.

Das gleiche gilt für den Datentransfer zwischen unterschiedlichen Systemen.

Bei der Auswahl der Werte und Formate sollten Sie daher wo immer möglich auf gültige Standards zurückgreifen. Damit stellen Sie sicher, dass die Daten aus Ihren Ausschreibungen ohne umfangreiche Anpassungen von weiteren Systemen interpretiert und verarbeitet werden können. Sie vermeiden damit manuellen Änderungsaufwand und zahllose Mapping-Tabellen und beschleunigen den Datenaustausch zwischen Ihren Systemen.

» Unternehmensweite Standards

vereinfachen den Datenaustausch

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Die elektronische Weiterverarbeitung Ihrer Ausschreibungsergebnisse ist längst nicht mehr auf unternehmensinterne Zwecke begrenzt. Auch auf Seiten der Transportdienstleister setzt sich die Digitalisierung von Logistikprozessen fort. Ihre zugeteilten Anbieter werden die neuen Raten und Kontrakte ebenfalls in ihrem Transport Management System weiterverarbeiten. Sie können Ihren Dienstleistern daher einen großen Gefallen tun, indem Sie Ihre Zuteilung digital versenden und den Partnern die Ratenblätter elektronisch zukommen lassen.

Im Ticontract Tendering können Sie mit der Zuteilungsfunktion direkt aus Ihren Analysen pro Anbieter die Zuteilung bilden und versenden.

Noch einfacher wird es für Ihre Dienstleister, wenn Sie innerhalb Ihrer Ausschreibung international gültige Standardwerte verwenden. Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass die Systeme Ihrer Anbieter diese

Standardwerte weiterverarbeiten können. Sie ersparen damit nicht nur sich selbst, sondern auch Ihren Dienstleistern manuelle Anpassungen.

Bei der Programmierung der Spaltentypen im Ticontract Tendering haben wir auf internationale Standards geachtet. Nutzen Sie diese nützliche Funktion und vereinfachen Sie den Datenaustausch mit Ihren Dienstleistern.

» Internationale und allgemeingültige Standards

erleichtern die externe Weiterverarbeitung

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Big Data war nicht Ziel der Digitalisierung. Die Datenmengen, über die wir heute verfügen, sind oftmals eher beiläufig mit der Digitalisierung von Prozessen entstanden. In der Zwischenzeit wurde der Wert dieser Daten erkannt und es sind eine Reihe intelligenter Anwendungen entstanden.

Ein Transporeon Beispiel für diese Transformation ist der Transport Market

Schritt 4: Datenbasis für weitere Anwendungen schaffen

Monitor (TMM). Auf Basis der Daten aus der digitalen Transportvergabe können wir heute anonymisierte Preis- und Kapazitätsindizes für diverse Branchen und Regionen abbilden und daraus Vorhersagen für zukünftige Entwicklungen ableiten.

Tipp:

Den Transport Market Monitor gibt es in einer kostenlosen Freemium Version! Registrieren Sie sich jetzt und erfahren Sie als einer der Ersten mehr über aktuelle Markttrends und Entwicklungen:

Tipp:

www.transportmarketmonitor.com

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Der TMM ermöglicht Ihnen einen Indexbasierten Vergleich Ihrer

Ratenentwicklung mit der Preisentwicklung auf dem Transportmarkt und einen Einblick in die Kapazitätssituation. Zur Bewertung Ihrer aktuellen Raten- und Ausschreibungsergebnisse reichen die Informationen aus dem TMM allerdings nicht aus. Nur über einen individuellen Vergleich Ihrer spezifischen Daten mit Marktpreisen können Sie das Einsparpotenzial von Ausschreibungen im Vorfeld einschätzen und die Ergebnisse einer Ausschreibung neutral beurteilen. Mit dem Tenderbenchmarking von Ticontract und TIM Consult erhalten Sie beispielsweise für jedes Preisfeld Ihrer Ausschreibung den Market-Low, -High und-Average Wert.

Um derartige Benchmark-Werte bilden zu können, müssen Frachtraten und Transportpreise unternehmensübergreifend aggregiert und ausgetauscht werden können. Auch hierbei gilt: Je standardisierter die Daten aufgebaut und strukturiert sind, desto einfacher lassen sich die Informationen zusammenfassen und auf einen vergleichbaren Stand bringen. Dies gilt sowohl für die Darstellung der Informationen als auch den Import der Benchmark-Daten.

» Market Intelligence durch

unternehmensübergreifenden Datenaustausch

Egal ob Sie heute schon Daten mit Market Intelligence Anbietern oder direkt mit anderen Unternehmen austauschen oder nicht, Sie sollten sich in jedem Fall die Möglichkeiten hierfür offen halten! Je besser Sie Ihre Daten in zukünftigen Ausschreibungen strukturieren und je mehr Sie die Felder an internationale Standards anpassen, desto einfacher lassen sich Daten von externen Quellen mit Ihren Daten vergleichen.

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Die zunehmende Anwendungen künstlicher Intelligenz (KI) bei der Datenverarbeitung wird in den kommenden Jahren eine Vielzahl neuer interessanter Applikationen hervorbringen. Voraussetzung für die Verarbeitung von Daten mit Hilfe von KI ist immer, dass diese Daten von Systemen gelesen und interpretiert werden können.

Damit Sie von bevorstehenden Entwicklungen profitieren und neue Systeme und Funktionen schnell nutzen können, ist es enorm wichtig, dass Sie über eine saubere, strukturierte und standardisierte Datenbasis verfügen. Ihre Transportausschreibungen von heute sind Ihre Daten von Morgen! Sie sollten daher bereits jetzt beim Erstellen Ihrer Ausschreibungen darauf achten, vollständige, konsistente und standardisierte Daten zu erheben. Nur so halten Sie sich die Tür für zukünftige intelligente Anwendungen offen!

» Zukünftige Entwicklungen basieren auf standardisierten Daten

TIPP: Investieren Sie in die Datenaufbereitung und Strukturierung der Ausschreibung ausreichend Zeit. Diese Investition wird sich auszahlen. Gerne unterstützen unsere Experten auch bei der Beratung hinsichtlich der

Gestaltung von marktkonformen und standardisierten

Frachtausschreibungen.

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Seit 2005 unterstützt Transporeon global operierende Verlader als vertrauensvoller Partner bei über 10.000 Ausschreibungsprojekten pro Jahr. Mit einem Team von erfahrenen Beratern aus unterschiedlichen Regionen, Branchen und Verkehrsträgern können wir Sie mit Best-Practice- Beispielen beim Aufbau Ihrer Ausschreibungen unterstützen, damit Sie das meiste aus Ihren Daten herausholen.

Die ersten Schritte bei uns sind einfach. Wie wäre es mit einem unverbindlichen Beratungsgespräch? Wir freuen uns, Ihnen bei der Digitalisierung Ihres strategischen Frachteinkaufs zu helfen!

Wie geht es weiter?

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