Anlegen DL-BANF – Erstellen DL-Abruf – Durchführung Leistungserfassung
1. Anlegen DL-BANF – Transaktion (TA) ME51N
Im BANF-Dynpro kann man sich über den Button „Vorschlagswerte“ spezifische Voreinstellungen zu bestimmten Feldern durchführen. Im Beispiel sind empfehlenswerte Vorschläge ersichtlich.
Für den DL-Prozess zur Ablösung Leistungskataloge wurden die EKG YLB, YLG, YLS, YLK, YLP angelegt.
Nur diese YL*-EKG sind für die Umsetzung der freigegebenen BANF zu verwenden!
Beachte: Für den KILV-DL-Prozess mit der GMB ist die EKG „YLK“ zu verwenden.
Nach der Verbuchung der Vorschlagswerte erscheinen diese in den betreffenden Feldern der BANF.
In den Feldern „Rahmenvertrag“ und „Pos.d.übergeb.Vertrages“ ist die Rahmenvertrags-Nummer und die RV-Position der Firma einzugeben, zu der man bestellen möchte.
Da Feld „Warengruppe“ wird automatisch aus der DL-RV-Position übernommen.
Die BANF-Position ist zu markieren und der Reiter „Leistungen“ aufzurufen.
Über den Button „Leistungssel.“ wird das im RV hinterlegte Leistungsverzeichnis aufgerufen.
Mit dem Aufruf zur Leistungsselektion erscheint dieses Selektionsfenster. Es wird vom System die Selektion
„aus Einkaufsbeleg“ mit dem relevanten Rahmenvertrag/Position vorgeschlagen.
Bitte übernehmen Sie die Selektion mit dem grünen Haken und die Leistungsübersicht wird gestartet.
Im Ergebnis der Selektion wird die Leistungsgliederung in der obersten Hierarchiestufe angezeigt,
Mit dem Anklicken der Haupt-/Unterordner kann man sich die einzelnen Leistungsnummern anzeigen lassen.
Es sind u. a. die Mengeneinheiten, Bruttopreise und die ext. Lieferantennummer ersichtlich.
Neben dem angezeigten Kurztext (40 Zeichen) kann man sich auch die hinterlegten Langtexte anzeigen.
Durch das Markieren einzelner Leistungsnummern in der Leistungsgliederung werden die benötigten Leistungen ausgewählt. Man kann nach dem Markieren in die nächste Gliederung wechseln, es werden vom System die markierten Positionen gespeichert.
Wenn alle Leistungsnummern markiert wurden, die zur Leistungserbringung benötigt werden, ist über den Button „Leistungen“ die ausgewählten Leistungen zu übernehmen.
Das System fordert mit der Anzeige eines Eingabefensters auf, zu den ausgewählten Leistungspositionen die Kontierungselemente (Bsp. Sachkonto, PSP-Element) zu pflegen.
1. Durchführung Einfachkontierung
Nach erfolgter Eingabe zur 1. Leistungsposition ist der Button „Kwh. automatisch“ anzuklicken.
Damit wird diese Kontierung für alle ausgewählten Positionen automatisch gesetzt.
Wird der Button nicht verwendet muß man jede Position einzeln eingeben. Hierbei kann man auch innerhalb der Position abweichende Kontierungselemente eingeben.
Einfacher ist es gesonderte Abrufe je nach Kontierung einzustellen.
2. Durchführung Mehrfachkontierung
Möchte man nicht nur einen Einfachkontierung vornehmen, d. h. nicht nur eine Kontierung eingeben, sondern evtl. eine Mehrfachkontierung mit prozentualer Verteilung durchführen, ist wie folgt zu verfahren.
Die Felder „Sachkonto“ und „Kontierung“, sind zur 1. Position, wie im Bsp. auszufüllen.
Über den Button wird die Darstellung der Kontierungseingabe gewechselt.
In der Kontierung der Leistungszeile 10 soll im Bsp. eine „Prozentuale Verteilung“ von 3 verschiedenen Kostenstelle erfolgen. Die „Mengenmäßige Verteilung“, die als Standard angezeigt wird, ist zu ändern.
Die „Prozentuale Verteilung“ ist anzuklicken und die entsprechende prozentuale Verteilung einzugeben.
Die Nettowerte passen sich automatisch den festgelegten Prozentsätzen an.
Ist die Eingabe in der 1. Leistungsposition erfolgt und die Verteilung soll für alle Positionen gleich sein, dann ist der Button „Kwh automatisch“ anzuklicken und die festgelegte Kontierung wird auf alle Positionen übernommen.
Nach Beendigung der Durchführung der Kontierung wird die Leistungsübersicht angezeigt und es ist die weitere Bearbeitung wie folgt durchzuführen.
Unter dem Reiter „Kontierung“ der BANF-Hauptposition kann man sich die Mehrfachkontierung ansehen.
Nach Beendigung der Kontierungseingaben ist die Bearbeitung zu den Leistungspositionen fortzusetzen.
Unter dem Reiter „Leistungen“ werden die ausgewählten Leistungspositionen in der Übersicht angezeigt.
Die Menge im LV zu den Leistungsnummern ist 1. Dementsprechend sind in den Positionen die benötigten Mengen unter Beachtung der Mengeneinheit einzugeben, wie im Beispiel ersichtlich.
In der DL-BANF hat man auch die Möglichkeit ergänzende Texte für den Auftragnehmer mitzugeben.
Eine Möglichkeit ist der Positionstext in der BANF-Hauptposition, wie im Beispiel dargestellt.
Des Weiteren kann man unter dem Reiter „Leistungen“ zu den einzelnen Leistungspositionen zusätzliche Texte eingeben. Bei Doppelklick auf den Kurztext der Leistung wird ein neues Feld angezeigt.
Über das Symbol wird SAP-Zeileneditor geöffnet. Im Zeileneditor lässt sich jedoch schlecht schreiben.
Über den Button „Springen - Editor wechseln“ ist der Wordeditor aufzurufen.
Wie im Beispiel wurde der zusätzliche Text besonders kenntlich gemacht, damit dieser auch für den Auftragnehmer besser ersichtlich ist und sich vom Langtext unterscheidet.
Die zusätzlichen Texte werden im Abruf übernommen und sind für den Auftragnehmer sichtbar.
Nach Eingabe der benötigten Mengen in den Leistungspositionen, ist die DL-BANF über das Symbol zu sichern.
Vom System erhält der User die BANF-Nummer als Bestätigung.
Mit der TA ME53N kann man sich die BANF anzeigen lassen und ggf. noch Änderungen durchführen.
Wie man unter dem Reiter „Freigabestrategie“ sehen kann ist die BANF im System noch gesperrt.
Zur weiteren Bearbeitung der BANF ist es notwendig diese noch freizugeben. Bei der Freigabe sind u. a. das 4-Augenprinzip und die Vorgaben zur Genehmigungen hinsichtlich des Bestellwertes zu beachten.
Mit der TA ME54N-Einzelfreigabe ist die Freigabe für die BANF-Hauptposition durchzuführen.
Bitte bei der DL-BANF nur eine Position anlegen, da es sonst beim automatischen Bestellprozess zu Problemen kommen könnte. Die Bearbeitung erfolgt über das Feld „Freigabemöglichkeiten“, dabei ist der grüne Haken anzuklicken und im Feld „Freigabekennzeichen“ erfolgt der Wechsel von x-gesperrt auf 2-Anfrage/Bestellung.
Die Freigabe ist über das Symbol zu buchen und wird mit der u. g. Systemmeldung quittiert.
2. Automatische Umsetzung DL-BANF in DL-Abruf
Mit dem Job „ZMM_AUTO_ZAA“ werden zu den freigegebenen BANF’en der EKG YL* täglich,16.00 Uhr, die Abrufe/Aufmaßblätter maschinell erstellt und per E-Mail an den Auftragnehmer versendet.
Es besteht auch die Möglichkeit die BANF mit der Transaktion „ZMM_AUTO_ZAA“ in einen Abruf manuell umsetzen. Im Feld „Bestellanforderung“ ist die jeweilige BANF-Nummer als Pflichtfeld einzugeben.
Beim Anlegen des DL-Abrufes wird automatisch das Kennzeichen „Unbegrenzte Übererfüllung“ gesetzt.
Damit ist eine Leistungserfassung auch von Mehrleistungsmengen möglich, d. h. über die geplante Bestellmenge hinaus. Man braucht in diesem Fall keine neue BANF/Abruf anlegen, wenn Mehrleistungen angefallen sind.
Sollten ungeplante Mehrleistungen anfallen, sind diese durch den Leistungserbringer dem zust. LEAG-Mitarbeiter anzuzeigen. Dieser hat die Mehrleistungen im Rahmen seiner Verantwortung zu bestätigen.
Auftragnehmer
Die u. g. Nachrichten (AUTO-Abruf/ZAUF-Aufmaß) werden über E-Mail an den Auftragnehmer versendet.
Die E-Mailadresse des Auftragnehmers/Lieferanten wird im Kreditorenstamm unter „BEST“ hinterlegt.
Die Belege (DL-Abruf/Aufmaßblatt) werden als Anlage mit zwei E-Mailschreiben an versendet.
Die entsprechende Bestellnummer wird im Betreff mit „YLB-45xxx“ dem Auftragnehmer mitgeteilt.
Die ordnungsgemäße Versendung der Belege per E-Mailversendung kann im System geprüft werden.
Die im DL-Prozess erstellten Belege sind auf den folgenden Seiten ersichtlich.
Muster E-Mail mit Anlage Abruf
Beispiel DL-Abruf
Beispiel DL-Aufmaßblatt
3. Durchführung Leistungserfassung - TA ML81N
Nach der Leistungsabnahme Vor-Ort ist im System die systemseitige Leistungserfasung durchzuführen.
Mit Aufrufen der TA ML81N wird das Selektionsdynpro mit dem Fenster „Bestellung/Erfassungsblatt selektieren“
angezeigt. Im betreffenden Feld ist die 45-Abrufnummer einzugeben zu der die Erfassung erfolgen soll.
Mit dem grünen Haken ist die Bearbeitung fortzusetzen. Im Dynpro ist auf das Symbol zu klicken und man legt ein neues Erfassungsblatt an. Zum Abruf kann man beliebig viele Erfassungsblätter anlegen.
Das Erfassungsblatt wird vom System mit einer Nummer, Bsp. 1002332811, angelegt.
Im Erfassungsblatt sind die Mußfelder Kurztext, Leistungsort und Zeitraum von/bis einzugeben.
Der Kurztext wird automatisch mit dem Kurztext der BANF gefüllt. Die anderen Felder sind manuell einzugeben.
Über den Button „Leistungssel.“ wir das Fenster zur Leistungsselektion zum Abruf aufgerufen.
Im Fenster ist die Auswahl „aus Bestellung“ anzuklicken, i. d. R. ist diese bereits angeklickt.
Das Feld “Menge voll übernehmen“ kann genutzt werden, wenn die Erfassung in der Menge erfolgen soll, wie auch bestellt. Ansonsten ist das Feld nicht anzuklicken.
Mit dem grünen Haken ist die Bearbeitung fortzusetzen.
In der folgenden Ansicht werden alle Leistungspositionen des DL-Abrufes mit den relevanten Daten angezeigt.
Eine Bearbeitung in diesem Dynpro ist nicht möglich, es dient nur der Selektion der abzurechnenden Leistungen.
Es werden die Leistungspositionen markiert, die für die Abrechnung relevant sind. Man kann die Zeilen einzeln anklicken oder auch mit den Symbolen arbeiten.
Im Beispiel wurden alle Positionen zur Bearbeitung ausgewählt. Über den Button werden die Positionen in das nächste Dynpro übernommen.
Im Beispiel wurden 7 Positionen in das Erfassungsblatt übernommen. In diesem Dynpro wird dann die weitere Bearbeitung durchführen, d. h. es erfolgt die Mengeneingabe der erbrachten Leistungen.
Werden abweichende Mengen (Mehr-/Mindermengen) erfasst, können diese in den betreffenden Positionen geändert werden. Da zum DL-Abruf eine Überlieferungstolerant zugelassen ist, können auch eine Mehrleistung erfasst werden, die durch den AN mit Zustimmung durch den AG erbracht wurden. Damit brauchen im
Nachhinein keine zusätzlichen Abrufe angelegt werden.
Wurden die Mengeneingaben abgeschlossen ist das Leistungserfassungsblatt über den Button abzunehmen.
Das Leistungserfassungsblatt hat ein Ampelsystem, d. h. ist noch keine Abnahme erfolgt steht die Ampel auf rot.
Beim Betätigen der „grünen Fahne“ wird der Status auf gelb gesetzt und mit der Buchung der Leistungserfassung wird die Anzeige auf grün gestellt.
Die gebuchte Abnahme wird vom System quittiert.
Zu einem Abruf können u. a. bei Teilabnahmen beliebig viele Leistungserfassungsblätter angelegt werden.
Nach der Verbuchung der Leistungserfassung wird automatisch eine Nachricht für den Leistungserfassungsbeleg vom System erstellt und der Beleg kann als PDF-Beleg gespeichert werden, wie im Beispiel zu sehen ist.
Für den PDF-Druck, sollte der Windows-Standarddrucker auf „FreePDF“ umgestellt werden.
Im Beispiel ist ein Druck eines Leistungserfassungsblattes zu sehen.
Beachte: Das Setzen des Endlieferkennzeichens ist bei DL-Abrufen nicht auf Leistungsebenen möglich.
Vom Setzen der Enderfassung über das Symbol im Leistungserfassungsbeleg wird abgeraten.
Sollte es auf Grund von Fehlbuchungen zu Korrekturen kommen, ist dieses Kennzeichen ein Problem.
Das Setzen der Endliefer-/Endrechnungskennzeichen sollte für die DL-Abrufe durch das Controlling mittels des Prego-Tools erfolgen.
Änderung Erfassungsblatt (u. a. Korrektur Erfassungsmenge, Löschung erfasste Position) Im Beispiel wurde ein Erfassungsblatt (ML81N) zu o. g. Abruf mit 5 Positionen angelegt.
Zur Pos. 20 wurden 300 ST und zur Pos. 50 10 H, abweichend von den bestellten Mengen, erfasst.
Das Erfassungsblatt wurde mit abgenommen, was auch im Abnahmekennzeichen ersichtlich ist.
In der Abruf-Bestellentwicklung ist die Lerf-Buchung zum Erfassungsbeleg und der automatisch generierte Wareneingangsbeleg (WE) mit den gebuchten Werten zu sehen.
Beachte: Ein abgenommenes Erfassungsblatt kann nicht geändert werden.
Das Abnahmekennzeichen muss sich auf „rot“ befinden, um Korrekturen durchführen zu können.
In der ML81N ist die Erfassungsblatt-Nr., zu der die Änderungen durchzuführen sind, einzugeben.
Der Anzeigemodus des Erfassungsblattes ist über in den Änderungsmodus zu schalten.
Über den Button „Erfassungsblatt - Status setzen - Abnahme rücksetzen“ ist die Bearbeitung fortzusetzen.
Nach dieser Aktion wird das Abnahmekennzeichens in „Abnahme wird zurückgesetzt“ geändert.
Über das Buchungssymbol ist die Bearbeitung abzuschließen.
Das Erfassungsblatt wird in den neuen Zustand „keine Abnahme“ zurückgesetzt, wie im Bsp. zu sehen ist.
Erst in diesem Belegzustand können weiter Bearbeitungen/Änderungen vorgenommen werden.
Mit der Rücksetzung der Abnahme des Erfassungsblattes wird der Vorgang Wareneingang mit dem WE-Beleg (BWA 102) auf „0 €“ gesetzt.
Die Leistungserfassung bleibt vom Wert bestehen, da noch keine Erfassungsmengen geändert wurden.
Mit der ML81N wird die Leistungserfassung unter Berücksichtigung der geplanten Korrekturen durchgeführt.
Zur Position 20 soll die Mengenänderung von 300 ST auf 100 ST erfolgen.
Die Pos. 40 soll gelöscht werden, da hier keinen Abnahme erfolgen sollte.
Möchte man eine Position im Erfassungsblatt löschen, ist die Positionszeile zu markieren und durch Anklicken des Symbols „Leistungszeile löschen“ wird die Zeile gelöscht.
Im Dynpro wurden die genannten Änderungen durchgeführt.
Nach der Änderung/Korrektur des Erfassungsblattes ist diese wieder abzunehmen.
Die Abnahme wird mit der Anzeige der grünen Ampel vom System quittiert.
Mit der erneuten Abnahme des korrigierten Erfassungsblattes 1002333060 erfolgt im System die automatische preisliche Anpassung unter Berücksichtigung des korrigierten Leistungserfassungsbeleges (LERF) und des neuen Wareneingangsbeleg 5005851996 (BWA 101).
Durch die Änderung im Erfassungsbeleg reduziert sich der Wert von 68.860 € auf 63.552 €.
4. Anzeigen Einkaufsbelege, Gutschrift, RV Abrufdokumentation
Nach der Leistungserfassung (1‘er-Beleg) wird vom System ein automatischen WE-Beleg (5‘er-Beleg) erstellt.
Dieser ist die Grundlage für die Erstellung der Gutschriftenanzeige (6‘er-Beleg).
Nach Eingang der Gutschrift beim Auftragnehmer erfolgt die Zahlung gemäß der vereinbarten Zahlungsbedingung.
In der Abrufdokumentation der DL-RV-Position sind die DL-Abrufe mit allen relevanten Daten ersichtlich.
