Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin - Forschung -
K. Moser K. Preising A. S. Göritz K. Paul
Steigende Informationsflut am Arbeitsplatz:
belastungsgünstiger Umgang mit den neuen Medien (E-Mail, Internet)
Dortmund/Berlin/Dresden 2002
Verantwortung für den Inhalt dieser Veröffentlichung liegt bei den Autoren.
Autoren: Prof. Dr. Klaus Moser Dipl.-Hdl. Katja Preising Dr. Anja S. Göritz
Dipl.-Psych. Karsten Paul Universität Erlangen-Nürnberg
Lehrstuhl für Wirtschafts- und Sozialpsychologie Lange Gasse 20, D-90403 Nürnberg
Herausgeber: Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin Friedrich-Henkel-Weg 1-25, D-44149 Dortmund Telefon: (02 31) 90 71 - 0
Telefax: (02 31) 90 71 - 454
E-Mail: dortmund@baua.bund.de Internet: www.baua.de
Berlin:
Nöldnerstr. 40-42, D-10317 Berlin Telefon: (0 30) 5 15 48 - 0 Telefax: (0 30) 5 15 48 - 170 E-Mail: berlin@baua.bund.de Dresden:
Proschhübelstr. 8, D-01099 Dresden Telefon: (03 51) 80 62 - 0
Telefax: (03 51) 80 62 - 210 E-Mail: dresden@baua.bund.de
Inhaltsverzeichnis Seite
1. Einleitung 1
2. Informationsüberflutung am Arbeitsplatz 1
3. Kommunikationshilfsmittel 4
4. Organisationale Informationskultur 6
5. Grundkonzept eines Seminars gegen Informationsüberflutung 7
6. Vorschläge zu organisationalen Maßnahmen 7
1. Einleitung
Die vorliegende Zusammenfassung berichtet über die zentralen Ergebnisse des Forschungsprojekts „Steigende Informationsflut am Arbeitsplatz: belastungsgünstiger Umgang mit den Neuen Medien“, welches die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin dem Lehrstuhl für Wirtschafts- und Sozialpsychologie an der Universität Erlangen-Nürnberg in Auftrag gegeben hat. Neben einigen theoretischen Untersuchungen wurden insbesondere Studien zu drei Bereichen durchgeführt:
Formen und Ausmaß der individuell empfundenen Informationsüberflutung am Ar- beitsplatz, Verbreitung und Bewertung von Kommunikationshilfsmitteln sowie Informationskultur in Organisationen.
2. Informationsüberflutung am Arbeitsplatz
Wie wirkt Informationsüberflutung am Arbeitsplatz eigentlich auf das Individuum?
Welche Facetten wirken als Stressoren? Welche Ressourcen helfen gegen eine Informationsüberflutung? Zur Beantwortung dieser Fragen wurden zunächst konzeptionelle Überlegungen angestellt. Informationsüberflutung durch elektronische Informations- und Kommunikationsmedien ist demnach auf vier Ursachen zurückzuführen. Erstens sind aufgrund der zunehmenden Verbreitung von IuK- Technologien technische, ökonomische und auf sozialen Konventionen basierende Filter weniger wirksam oder umgehbar. Zweitens haben sich die eigentlichen Arbeitsaufgaben verändert, von der Veränderung des Charakters von Arbeits- aufgaben bis hin zur Entstehung neuer Tätigkeitsbereiche wie beispielsweise der des Webdesigners. Drittens ist Informationsüberflutung das Resultat der einfachen Zugänglichkeit von Informationen aufgrund der Neuen Medien. Schließlich kann Informationsüberflutung auch daraus resultieren, dass die beteiligten Technologien defizient sind.
Die hieraus resultierende Informationsüberflutung wirkt sich für Individuen am Arbeitsplatz negativ aus. Es kommt zu Regulationshindernissen, insbesondere zu Erschwerung und Unterbrechung, zu Funktionsstörungen, Ablenkungen und Planungsunsicherheit. Eine weitere Folge sind Regulationsüberforderungen, die sich in Zeitdruck und Monotonie äußern. Als Ressourcen wirken unserer Meinung nach eine angemessene technische Ausstattung, die Informationspolitik im Unternehmen, soziale Unterstützung, Medienkompetenz und eine angemessene Arbeitsmethodik.
2
Um diese konzeptionellen Überlegungen zu überprüfen und zu vertiefen, wurden zwei Studien durchgeführt. Diese hatten zum Ziel, ein Arbeitsanalyseverfahren zu entwickeln, mit dessen Hilfe Aspekte der Informationsüberflutung erforscht werden können. Die Sichtung bisher vorliegender Verfahren ergab, dass eine weitgehende Neuentwicklung erforderlich war. Daher entschlossen wir uns, zunächst eine Reihe qualitativer Interviews durchzuführen, wobei deren Ergebnisse nicht nur zur Itemformulierung genutzt, sondern auch zur Ableitung von Arbeitshypothesen herangezogen werden konnten.
Die qualitative Studie erfasste vor allem die Themenbereiche Erfahrung der Person mit den Neuen Medien, Art und Weise der Nutzung der Neuen Medien, Intensität der Nutzung der Neuen Medien, Kommunikation mit Medien, Stressoren, Ressourcen und Bewältigungsstrategien. Es gibt mehrere Faktoren, die Informationsüberflutung charakterisieren. Hierzu zählen unter anderem die Unübersichtlichkeit und das fehlende Kontrollerleben über die erhaltenen Informationen. Darüber hinaus wurde Informationsüberflutung oft als Kontingenzproblem beschrieben, wenn z. B. E-Mails zusätzlich neben anderen Aufgaben abgearbeitet werden müssen. Zudem zeigte sich, dass sich insbesondere Personen mit geringer Medienkompetenz überflutet fühlen. Die Erfragung der genauen Ursachen von Informationsüberflutung gestaltete sich im übrigen schwierig, da die Interviewpartner nur selten bereit waren, Probleme in diesem Kontext offen einzugestehen.
In den Interviews wurden sowohl Strategien und Maßnahmen von Personen als auch von Organisationen gegen Informationsüberflutung genannt. Individuen können Informationsüberflutung akzeptieren und optimieren, sie ablehnen und ihr aus- weichen oder die Informationen selektieren, indem sie Gewichtungen vornehmen.
Die organisationalen Maßnahmen und Regelungen hinsichtlich des Umgangs mit den Neuen Medien - beispielsweise die private Nutzung von Internetdiensten am Arbeitsplatz zu gestatten - fielen sehr unterschiedlich aus.
In der anschließenden Fragebogenuntersuchung zur Informationsüberflutung am Arbeitsplatz und zu den psychisch belastenden und leistungseinschränkenden Aspekten der Neuen Medien konnte eine Stichprobe von 195 Personen untersucht werden, die an einen Computerarbeitsplatz mit Internet und/oder E-Mail-Zugang beschäftigt waren. Die Mehrzahl dieser Personen berichtete, dass die Neuen Medien am Arbeitsplatz zu Veränderungen und zu einer Informationszunahme geführt
hätten. Als von Informationen überflutet empfand sich aber „nur“ eine Minderheit von ca. 10%. Eine etwa ebenso große Gruppe berichtete deutliche Arbeitsprobleme und psychosomatische Belastungssymptome aufgrund der Neuen Medien. Bemerkens- wert ist aber: Die hier untersuchte Stichprobe war hoch erfahren im Umgang mit den Neuen Medien, gut ausgebildet und beruflich erfolgreich und bestand daher höchstwahrscheinlich mehrheitlich aus Personen, die über vergleichsweise gute Möglichkeiten des Umgangs (Coping) mit Stress verfügen. Angesichts dessen ist der genannte Prozentsatz durchaus besorgniserregend.
Das neu entwickelte Instrument zur informationsfokussierenden Arbeitsanalyse besteht aus insgesamt elf Skalen. Die fünf Skalen zur Beschreibung des Arbeitsplatzes weisen deutliche Zusammenhänge mit verschiedenen Belastungs- indikatoren auf. Dies ist ein erster, wenn auch vorläufig nur querschnittlich erbrachter Beleg dafür, dass bestimmte Aspekte der neuen Medien wie z.B. die damit einhergehende große Menge an qualitativ schlechter Information, die große Menge an unmittelbar nicht verstehbarer Information, die Menge an bedeutsamer Informa- tion oder die häufigen Probleme bei aktiven Informationsrecherchen im Internet sich als Stressoren negativ auf die Gesundheit und Leistungsfähigkeit der Arbeitnehmer auswirken können.
Eine zweite Gruppe von vier Skalen (‚Psychische Belastung durch die Neuen Medien‘, ‚Probleme mit Informationsüberflutung‘, ‚Beeinträchtigung der Arbeit durch die Neuen Medien‘, ‚Oberflächliche Arbeitsweise durch die Neuen Medien‘) wurde speziell dafür entwickelt, negative individuelle Reaktionen auf die neuen Kommuni- kations- und Informationstechnologien am Arbeitsplatz zu erfassen. Die hohen Korre- lationen dieser Skalen mit verschiedenen Indikatoren des Befindens belegen ihre Validität und erlauben es, sich in zukünftigen Untersuchungen auf diese neu entwickelten Skalen zur informationsüberflutungsbedingten Belastung zu beschrän- ken, ohne zusätzlich allgemeine Belastungsskalen zu verwenden. Zugleich sind diese hohen Korrelationen ein weiterer Beleg dafür, dass problematische Aspekte der neuen Medien am Arbeitsplatz als neuartige Stressoren wirken können.
Eine dritte Gruppe neuer Skalen bezog sich auf das Themenfeld der organisa- tionalen Strategie bzw. der Unternehmenspolitik in Hinblick auf den Umgang mit den neuen Informationstechnologien. Für diesen Bereich konnten zwei neue Skalen kon- struiert werden, nämlich ‚Supportive Unternehmenspolitik in Hinblick auf die neuen
4
Medien‘ und ‚Liberale Informationspolitik im Unternehmen‘. Bei diesen beiden Dimen- sionen finden sich allerdings zum Teil unerwartete Zusammenhänge mit den anderen Skalen. Eine genauere Analyse der Konstruktvalidität dieser Skalen scheint daher noch notwendig zu sein.
Bezüglich des belastungsgünstigsten Arbeitsstils ist festzustellen, dass systema- tische Arbeitsstrategien, die sich im gewerblich-technischen Bereich als sehr günstig erwiesen haben, sich hinsichtlich der Arbeit mit den Neuen Medien vorläufig nicht bewähren konnten. Tendenziell scheinen sie sich in diesem Arbeitszusammenhang sogar eher nachteilig auf das Befinden auszuwirken. Offenbar sind im Hinblick auf den Umgang mit den neuen Kommunikations- und Informationstechniken Arbeits- strategien nötig, die flexibler und kurzfristig adaptiver sind. Entsprechende Trainings in solchen Strategien könnten eine weitere nützliche Maßnahme gegen die belasten- den Auswirkungen der neuen Medien am Arbeitsplatz darstellen.
3. Kommunikationshilfsmittel
Zu Kommunikationshilfsmitteln wurden zwei Studien durchgeführt. In der ersten Studie wurden 19 Funktionen von E-Mail-Programmen eruiert, die sich gegen Informationsüberflutung einsetzen lassen. Darauf wurden 11 populäre und aktuelle E-Mail-Programme daraufhin untersucht, ob sie über diese 19 Funktionen verfügen.
Dabei stellte sich heraus, dass sich die getesteten E-Mail-Programme in der Unterstützung der bewerteten Funktionen beträchtlich unterscheiden. Ein Spannungsfeld zwischen den beiden Facetten Performanz und Vielseitigkeit der Programme einerseits, Komplexität und damit verbundenem Einarbeitungsaufwand andererseits wurde festgestellt. Für Einsatzüberlegungen sind aber die Art des auszustattenden Arbeitsplatzes sowie etwaige Vorerfahrungen der Arbeitnehmer zu berücksichtigen; es sollte nicht starr von der erreichten Gesamtpunktzahl der Programme ausgegangen werden. Unter Berücksichtigung der beiden Facetten schneidet das eher gering verbreitete The Bat! am besten ab. Auch das wohlbekannte Microsoft-Freeware Produkt Outlook Express scheint geeignet, um einer Informationsüberflutung begegnen zu können. Die kommerzielle und recht teure Programmschwester Outlook wirkt überfrachtet, denn hier ist die E-Mail- Funktion neben Kalenderfunktion und Newsdienstverwaltung nur ein Anhängsel.
Lotus Notes schneidet vergleichbar ab und bietet wie Outlook mehr als nur Mailver-
waltung, ist aber ebenfalls vergleichsweise teuer und zudem kompliziert zu bedienen.
Im Mittelfeld befinden sich Netscape Messenger, Eudora und Pegasus. Für Beschäft- igte mit hohem E-Mail-Aufkommen sind die E-Mail-Programme von T-Online und AOL sowie Opera Mail nicht geeignet.
Die erste Studie nahm die Bewertung von elf E-Mail-Programmen dahingehend vor, ob sie die 19 gegen Informationsüberflutung einsetzbaren Funktionen anbieten, ohne tatsächliche Nutzerdaten bzw. Nutzereinschätzungen zu berücksichtigen. Diese wurden nun in einer zweiten Teilstudie genauer untersucht, bei der es um die von Anwendern berichtete Nützlichkeit von Kommunikationshilfsmitteln geht. Hierzu wur- de eine Online Befragung von 488 Personen mit offenen und geschlossenen Fragen durchgeführt. Für die Auswertung der Antworten auf die offenen Fragen wurden teilweise eigens neue Kategorienschemata entwickelt.
Hinsichtlich der vorhandenen Kommunikationshilfsmittel stellte sich heraus, dass in Beantwortung einer entsprechenden offenen Frage als „Tricks“ gegen Stress im Umgang mit E-Mails am häufigsten „Sofortiges Löschen“, „Filternutzung“ und
„Adressbuch“ genannt werden. Dabei zeigt sich, dass Personen, die über mehr Erfahrung mit den Neuen Medien verfügen, tendenziell mehr „Tricks“ anwenden bzw.
nennen als Personen mit geringer Erfahrung. Bei 20% der Probanden kommt das Recherchieren in Newsforen im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit gelegentlich bis häufig vor. Benutzt werden in absteigender Reihenfolge die Newsreader Netscape Communicator, Internet Explorer und MS Outlook. Mit Persönlichen Agenten hatten lediglich 8% der Probanden Erfahrung. Als die Nutzer verschiedene, zur Reduktion von Informationsüberflutung einsetzbare Funktionen von E-Mail-Clients beurteilen sollten, stellte sich bei der Mehrzahl der Probanden heraus, dass die Funktionen entweder unbekannt, noch nicht ausprobiert oder aufgrund des gewählten E-Mail- Programms nicht verfügbar waren. Als nicht hilfreich wurden die getesteten Funktionen kaum erachtet.
Bisher beschäftigte uns die Frage, welche Kommunikationshilfsmittel gegen Informa- tionsüberflutung eingesetzt werden können und wie sie von den Nutzern beurteilt werden. Im folgenden verändert sich die Perspektive, es geht nun um die Frage, wie Organisationen mit dem Problem „Informationsüberflutung“ umgehen.
6 4. Organisationale Informationskultur
Es liegt auf der Hand, dass Organisationen dem Stressor Informationsüberflutung nicht einfach dadurch begegnen können, dass sie auf die Auseinandersetzung mit Informationen verzichten. Informationen stellen eine wichtige Ressource für Organi- sationen dar. Sie benötigen Informationen, um Aktivitäten koordinieren, Ziele und Aufgaben definieren, Kundenbedarfe identifizieren und Kontrollsysteme aufrecht erhalten zu können. Im Informationszeitalter gilt es also vor allem, wertvolle Informationen von irrelevanten zu unterscheiden, und zwar möglichst ressourcen- schonend und unter Wahrung der Interessen der Organisation (z. B. Vertraulichkeit von Informationen). Um dies zu erreichen, können Organisationen verschiedene Strategien anwenden, die wir in vier "Strategienbündel" zusammengefasst haben, und zwar (1) Akzeptieren, (2) Ignorieren/Abwehren/ sich Entziehen, (3) Erschwe- ren/Vermeiden und (4) Gestaltung der Anspruchsentstehung.
Wie gehen nun die Organisationen genauer vor? Als erste Annäherung an eine Ant- wort hierauf haben wir uns durch Befragung von je zwei Experten in zwölf Organi- sationen ein Bild von der Informationskultur des jeweiligen Unternehmens verschafft.
Danach erfolgte eine Auswertung danach, von welcher Organisation welches Strate- gienbündel angewandt wird. Insofern wir auch Eindrücke davon vermittelt bekamen, wie zufrieden die Organisationen mit ihrem Vorgehen zu sein schienen, lassen sich auch Thesen dazu formulieren, welche der Strategienbündel mögliche „beste Vorge- hensweisen“ (best practice) im Umgang mit Informationen darstellt. Offensichtlich scheint es u.a. einen Zusammenhang zwischen der gewählten Strategie des Umgangs mit Informationen und der Art des von der Organisation vertriebenen Produkts bzw. der Marktposition zu geben. Die Strategie des „Akzeptierens“ wird vor allem von Organisationen angewandt, deren Produkte schwierig zu imitieren sind.
Deshalb besteht bei ihnen keine Notwendigkeit, mit Informationen restriktiv umzugehen. Die Strategie des „Ignorierens/Abwehrens/ sich Entziehens“ wird dagegen von Organisationen benutzt, die leicht imitierbare Produkte vertreiben. Zum Schutz der Organisation ist der restriktive Umgang mit Informationen notwendig.
Durch Anwendung der Strategie des „Erschwerens/Vermeidens“ werden von Organisationen nur Informationen bearbeitet, die eine Hürde überwunden haben.
Beispielsweise werden zum Schutz der imitierbaren Produkte durch diese Filter Informationen nur an bestimmte Empfänger weitergeleitet. Die Strategie der
„Gestaltung der Anspruchsentstehung“ wird hauptsächlich von etablierten, weltweit
agierenden Unternehmen benutzt. Ihre relativ leicht imitierbaren Produkte können aufgrund des Markennamens auch bei Weitergabe von Informationen bestehen.
5. Grundkonzept eines Seminars gegen Informationsüberflutung
Der abschließende Teil des Forschungsprojekts bestand darin, Grundzüge eines Schulungskonzepts zu entwerfen, in der den Mitarbeitern Know-How zum effizienten Umgang mit der gestiegenen Informationsflut am Arbeitsplatz vermittelt wird. Es besteht unter anderem aus modifizierten Zeitmanagementmethoden und enthält Lösungsansätze für alle elf durch die Faktorenanalyse extrahierten Facetten des Stressors Informationsüberflutung. Zudem sollten Merkmale (Features) des in der jeweiligen Organisation verwendeten E-Mail-Programms erläutert werden, die zur Reduktion der Informationsflut eingesetzt werden können. Abschließend sollte in einer Phase des arbeitsplatzbezogenen Einzelcoachings auf die individuellen Bedürfnisse und Arbeitsplatzerfordernisse eingegangen werden. Ziele eines solchen Trainings sind die Stärkung von Medienkompetenz und Selbstwirksamkeit sowie das Einüben spezifischer angemessener Handlungsstrategien. Durch Stärkung dieser Ressourcen bei gleichzeitiger Vermittlung von Anregungen zur Wahl geeigneter Coping-Strategien kann der belastungsgünstige Umgang mit den Neuen Medien am Arbeitsplatz gefördert werden. Anschlussprojekte werden ab Mitte 2002 durchgeführt, in denen die Anwendbarkeit solcher Trainingsmodule untersucht wird.
6. Vorschläge zu organisationalen Maßnahmen
Insbesondere die Untersuchung der individuellen Informationsüberflutung am Arbeitsplatz führte zu Ergebnissen, an denen die Planung von organisationalen Maßnahmen orientiert werden kann. Es gilt dabei, jenen Aspekten der Neuen Medien, die sich als besonders belastend erwiesen haben, gezielt entgegen zu treten. Beispielsweise sollte es hilfreich sein, die Transparenz organisationsinterner Informationswege zu erhöhen, so dass z.B. in Zukunft kein Mitarbeiter und keine Mitarbeiterin die gleiche Information aus mehreren Quellen oder auf unter- schiedlichen Wegen mehrmals erhält. Es können Richtlinien aufgestellt werden, wann im Arbeitsprozess welche Informationen weiterzuleiten sind, um zu verhindern, dass Mitarbeiter mit voreilig verschickter aber bald wieder abgeänderter Information konfrontiert werden. Empfehlungen in Hinblick auf die Gestaltung von E-Mails
8
können ebenfalls nützlich sein, insbesondere bezüglich der Klarheit der Zuständigkeit, der Vollständigkeit, der Zielklarheit und der Priorität.
Im Folgenden gehen wir beispielhaft auf einige Probleme ein, aus denen Informa- tionsüberflutung resultiert, und skizzieren Vorschläge, wie mit diesen Aspekten um- gegangen wird bzw. werden könnte. Dazu werden einige vor allem in den quali- tativen Interviews geschilderte Ursachen für Informationsüberflutung diskutiert. Im Anschluss werden Präventionsmaßnahmen zur Vorbeugung gegen Informations- überflutung vorgeschlagen. Einen Überblick gibt Tabelle 1. Die linke Seite der Tabelle stellt Facetten von Informationsüberflutung dar. In der rechten Spalte werden Vorschläge zu organisationalen Vorgehensweisen zur Reduktion von Informations- überflutung aufgeführt.
Ursache für die unselegierte Weiterleitung von Informationen ist u.a. die einfache und kostengünstige Möglichkeit, Informationen bequem und schnell an sehr viele andere Personen zu senden. Früher, bei erhöhtem physischen und finanziellen Aufwand, fand eine Vorselektion statt. Einen vergleichbaren Filter wieder aufzubauen, ist nicht einfach. Ein Verbot dahingehend, eine E-Mail an alle Mitarbeiter zu versenden, ist ein erster Ansatzpunkt. Geeignete Methoden zur Sensibilisierung der Mitarbeiter für diese Problematik sind erst noch zu entwickeln. Um mehr Transparenz zu schaffen, gibt es mehrere Möglichkeiten: Es können beispielsweise Histogramme und Datenflusspläne erstellt oder Workshops durchgeführt werden, in denen erarbeitet wird, wer welche Information benötigt.
Informationsüberflutung wird auch durch den Absicherungsgedanken einiger Mitar- beiter gefördert. Durch die Schriftlichkeit der Versendung von Informationen über die Neuen Medien sind Kommunikationsvorgänge dokumentiert. Treten später Fehler oder Probleme auf, kann der Mitarbeiter darauf hinweisen, dass er die andere Person informiert hatte und dieses beweisen. Um sich möglichst breit abzusichern, werden also möglichst viele "Informationen" weitergeleitet. Hier ist es Aufgabe der Organisa- tion, diesem Absicherungsdanken entgegenzuwirken, indem den Mitarbeitern u.a.
verdeutlicht wird, dass dieses bei den anderen Mitarbeitern zu Informationsüberflu- tung führt. Allerdings ist das beschriebene Phänomen womöglich auch ein Problem der jeweiligen Organisationskultur.
Tabelle 1: Organisationale Maßnahmen gegen Informationsüberflutung FACETTE DER INFORMATIONSÜBERFLUTUNG
(URSACHE/FORM)
VORSCHLÄGE VON MASSNAHMEN
Unselegierte Weiterleitung von Informationen
Sensibilisierung der Mitarbeiter;
Erhöhung von Transparenz (Zuständigkeiten)
Absicherungsgedanken Kulturwandel
Informationsüberflutung durch viele und mehrdeutige Werbemails
Firewalls; Einsatz geeigneter E-Mail-Pro- gramme (z.B. mit Filterfunktionalität und Vorschau), Mitarbeiterschulung zur opti- malen Nutzung der Programme
Erhöhter zeitlicher Aufwand, der benötigt wird, um den Relevanzgrad der
Information grob einschätzen zu können
Instruktion zur präzisen Bezeichnung in der Betreff-Zeile/der Attachments
Kontingenzproblem Zeitmanagement-Training Mangelnde Kompetenz bei der Suche
nach bestimmten Informationen
Schulungen; Einführung von Wissensmanagementsystemen
Informationsüberflutung kann auch durch viele und inhaltlich unpräzise Werbemails entstehen. Dem kann die Organisation vorbeugen, indem durch eine Firewall Werbemails gefiltert werden. Zudem sollten die Mitarbeiter ihre E-Mail-Programme so weit kennen, dass sie z.B. Filter- und Vorschaufunktion effizient nutzen können.
Informationsüberflutung entsteht nicht nur aufgrund einer erhöhten Quantität an Infor- mationen, sondern auch durch mangelhafte Qualität. Als Ursache für Informations- überflutung wurde u.a. der erhöhte zeitliche Aufwand angeführt, der benötigt wird, um den Relevanzgrad der Information grob einschätzen zu können. Beispielsweise muss die E-Mail erst geöffnet werden, um ihren Inhalt beurteilen zu können. Hier ist den Mitarbeitern zu erläutern, wie sie eine möglichst präzise Aussage in der Betreff- Zeile formulieren können. (Ähnlich verhält sich die Sachlage hinsichtlich Attach- ments.)
10
Informationsüberflutung wurde darüber hinaus als Kontingenzproblem geschildert.
Sie entsteht nicht alleine durch die Neuen Medien, sondern durch eine Kombination einer bestimmten Menge an E-Mails, die es abzuarbeiten gilt mit anderen Faktoren wie beispielsweise Beanspruchung durch Telefonanrufe, Termine oder Bearbeitung von Vorgängen. Hierbei handelt es sich um Probleme, die mit Hilfe von Zeitmanage- ment-Techniken gemeistert werden können. Das Gleiche gilt auch für das Abarbeiten von E-Mails nach einer Abwesenheitsphase (z.B. wegen Urlaub oder Seminarbe- such). Mitarbeiter sollten hier genügend Zeit zum Bearbeiten der E-Mails einplanen.
Auch derartige Techniken werden im Zeitmanagement-Training vermittelt.
Informationsüberflutung im Bereich des Arbeitens mit dem WWW kann durch mangelnde Kompetenz bei der Suche nach bestimmten Informationen ausgelöst werden. Hier lassen sich ebenfalls bestimmte Techniken in Lehrgängen vermitteln, beispielsweise wie Suchmaschinen verwendbar sind. Eine weitere Maßnahme ist die Implementierung eines übersichtlichen Wissensmanagement-Systems. Beispiels- weise lassen sich mehrere kleine Datenbanken zusammenfassen, es kann deutlich ausgewiesen werden, welche Datenbanken welche Themenbereiche umfassen, und sie können mit Suchmaschinen ausgestattet werden.
Insbesondere in großen Unternehmen sollten intensive Überlegungen über den Umgang mit den neuen Informationstechnologien angestellt werden, da nach den Ergebnissen der hier durchgeführten Studie negative Auswirkungen dieser Techno- logien häufiger in großen Unternehmen berichtet werden als in kleinen. Allerdings sollte in allen Unternehmen darauf geachtet werden, die Medienkompetenz der Mitarbeiter durch Schulungen zu fördern.
