Fragebogen zum Innerbetrieblichen Compliance-Programm (ICP)
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Kurzdarstellung des Unternehmens
Gründungsjahr Geschäftsfelder Produktpalette Anzahl Mitarbeiter Firmenverflechtungen sonstiges
Betriebliche Kennzahlen / Empfang von rüstungsrelevanten Gütern
Umsatz letztes Geschäftsjahr
Gesamtwert Ausfuhren (davon gelistete Güter) unterteilt nach EU-Länder und Drittländer Anzahl Ausfuhren (davon gelistete Güter) unterteilt nach EU-Länder und Drittländer Hauptabsatzgebiete
Empfang rüstungsrelevanter Güter (nur bei ICT- Anträgen)
Verantwortliche im Unternehmen
Ausfuhrverantwortlicher Exportkontrollbeauftragter weitere Personen
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1. Personelle und technische Mittel für die
Abwicklung von Ausfuhren Stellungnahme des Unternehmens Ergänzende Notizen
(nur durch Mitarbeiter des BAFA auszufüllen)
1.1. Personelle Mittel
1.1.1.Wie viele Mitarbeiter sind speziell im Bereich der Exportkontrolle (Stabsstelle Exportkontrolle) eingesetzt?
1.1.2.
Über welche Fachkenntnisse und welche Ausbildung verfügt das Exportkontrollpersonal und wer trifft die Personenauswahl?
1.1.3.
Existieren schriftliche Arbeitsplatzbeschreibungen?
(Wenn ja, bitte benennen) 1.1.4.
Welche Schulungen werden für die Mitarbeiter der Exportkontrolle durchgeführt, in welchem Turnus finden diese statt und wie werden sie dokumentiert?
1.1.5.
Sind auch Schulungen für Mitarbeiter vorgesehen, die mittelbar von der Exportkontrolle betroffen sind (Vertrieb, Versand, Projektverantwortliche)?
(Wenn ja, bitte benennen)
1.2. Technische Mittel
1.2.1.Verfügt das Unternehmen zur Verwaltung von Ausfuhren / Verbringungen über ein EDV-System und welche Hauptmerkmale hat dieses System bezogen auf die Exportkontrolle?
1.2.2.
Ist ein spezielles IT-Tool für Exportkontrolle vorhanden?
1.2.3.
Wird das Sanktionslisten-Screening IT-gestützt durchgeführt (Personen- und Finanzembargos)?
(Wenn ja, in welchem Umfang und in welchem Turnus)
1.3. Arbeitsmittel /Einhaltungs-Handbücher
1.3.1.Existiert ein Verhaltenskodex Compliance?
1.3.2.
Haben die Mitarbeiter der Exportkontrolle umfangreiche Zugriffsmöglichkeiten auf Hilfsmittel wie z.B. HADDEX, Sanktionslisten, AW-Prax u. v. m.?
1.3.3.
Wie sind Organisations-, Verfahrens- und
Arbeitsanweisungen allen Mitarbeitern zugänglich?
1.3.4.
Wie werden Änderungen der Rechtslage, speziell auch in Anhang I EG-Dual use-VO und der Ausfuhrliste, kommuniziert?
Herausgeber: Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle Seite 3/8
2. Aufbauorganisation / Verteilung der
Zuständigkeiten Stellungnahme des Unternehmens Ergänzende Notizen
(nur durch Mitarbeiter des BAFA auszufüllen)
2.1.In welchem Bereich des Unternehmens ist die Exportkontrolle verankert und wie ist dieser Bereich mit anderen Organisationseinheiten verzahnt (Organigramm)?
2.2.
Haben die Mitarbeiter der Exportkontrolle direkten Zugang zum Ausfuhrverantwortlichen (AV)?
2.3.
Wie Ist die Vertretungsregelung des Exportkontrollpersonals festgelegt?
2.4.
Über welche Einflussmöglichkeiten und Rechte verfügen die Mitarbeiter in der Exportkontrolle (Stichwort: Interessenkonflikte mit anderen Bereichen)?
2.5.
Wie ist die Zuständigkeit für die Einstufung der Güter geregelt?
3. Prüfungen / Überwachung Stellungnahme des Unternehmens Ergänzende Notizen (nur durch Mitarbeiter des BAFA
auszufüllen)
3.1.In welchem Turnus finden interne
Stichprobenüberprüfungen bzw. Systemprüfungen statt und wer führt diese Prüfungen durch (welche Bereiche)?
3.2.
Wie oft finden Audits im Bereich Exportkontrolle statt?
4. Ablauforganisation / Betriebliche
Verfahren und Allgemeine Sensibilisierung Stellungnahme des Unternehmens Ergänzende Notizen (nur durch Mitarbeiter des BAFA
auszufüllen)
4.1.Wie ist die Prozessbeschreibung Exportkontrolle ausgestaltet?
4.2.Ist die Einstufung der Güter in
Güterstammdatensätzen der EDV abgebildet?
(Falls nein, bitte ausführliche Erläuterung) 4.3.
Sind IT-gestützte Stopp- und Freigabefunktionen vorhanden?
4.4.
Ist ein 4-Augen-Prinzip implementiert?
4.5.
Wer kann eine exportkontrollseitig gestoppte Lieferung freigegeben?
Herausgeber: Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle Seite 5/8
4.6.Wie erfolgt die Prüfung der verwendungsbezogenen Genehmigungstatbestände?
4.7.
Gibt es für die Sanktionslisten- und Embargoprüfung entsprechende Prozess- / Arbeitsbeschreibungen?
4.8.
Wie werden Risikoprofile bei Neukunden erstellt und in welchen Abständen erfolgt eine Aktualisierung?
4.9.
Wie ist das Procedere bei nichtgegenständlichem Technologietransfer geregelt?
4.10.
Wie ist das Procedere bei technischer Unterstützung gem. §§ 49 ff AWV geregelt?
4.11.
Wie ist das Procedere bei Handels- und Vermittlungsgeschäften geregelt?
4.12
Wie werden sonstige Ausfuhrbeschränkungen (Stichwort: Anti-Folter-Verordnung) in die Prüfung einbezogen?
4.13.
Wie werden die Prüfschritte- und Ergebnisse ausreichend dokumentiert?
4.14.
Wie ist die Anwendung Allgemeiner Genehmigungen (AGG) geregelt?
4.15.1.
Inwieweit ist die Überwachung der mit Auflagen versehenen Genehmigungen sichergestellt?
4.15.2.
Wie werden die Laufzeiten und Restwerte der erteilten Genehmigung überwacht?
NUR FÜR INHABER VON SAGen 4.16.
Ist die Zuordnung mehrerer Empfänger zu einer SAG möglich?
NUR FÜR INHABER VON SAGen 4.17.
Ist die Historisierung der SAG-Daten übersichtlich dargestellt?
5. Physische und technische Sicherheit
(
grundsätzlich bei ICT-Anträgen abzufragen) Stellungnahme des Unternehmens Ergänzende Notizen (nur durch Mitarbeiter des BAFA
auszufüllen)
5.1.Wie ist das Unternehmen physisch gesichert?5.2.
Ist das Unternehmen AEO-S oder AEO-F zertifiziert?
5.3.
Wie ist das Unternehmen IT-technisch gesichert?
Herausgeber: Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle Seite 7/8
6. Aufzeichnungen / Aufbewahrung Stellungnahme des Unternehmens Ergänzende Notizen (nur durch Mitarbeiter des BAFA
auszufüllen)
6.1.Wo und wie erfolgt die Archivierung der Unterlagen?
6.2.
Werden die exportrelevanten Unterlagen entsprechend den gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt?
