Updatebeschreibung. Update von 2018er-, 2019er- oder 2020er-Version auf die Version

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Updatebeschreibung

Update von 2018er-, 2019er- oder 2020er-Version auf die 2021.00-Version

Dokument Programmänderungen & Neuerungen Class C2 / Intern

Version V1.0 Datum 05.11.2021

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Allgemeine Informationen

1. Allgemein e Informationen

Übersicht aller Rubriken

1. Allgemeine Informationen 2

1. Update 6

2. Abacus Tool-Kit 12

3. Finanzbuchhaltung 18

4. FibuLight 21

5. Debitorenbuchhaltung 23

6. Kreditorenbuchhaltung 24

7. AbaImmo 25

8. Electronic Banking 28

9. Lohnbuchhaltung / Human Resources 31

10. Zeiterfassung 61

11. LohnLight 62

12. CRM 66

13. Anlagenbuchhaltung 69

14. Projektverwaltung / Zeiterfassung 70

15. Projektverwaltung 74

16. Service- und Vertragsmanagement 77

17. Informationsmanagement 77

18. Auftragsbearbeitung / Fakturierung / PPS 80

19. AbaBau 101

20. Business Process Engine 105

21. Archiv- und Dossierverwaltung 106

22. AbaNotify 107

23. AbaAudit 108

24. AbaVision 109

25. E-Business: AbaShop & AbaNet 110

26. AbaReport 112

27. ODBC 113

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Inhaltsverzeichnis im Detail

1. Allgemeine Informationen 2

1. Update 6

1.1 Allgemeine Updateinformationen und Vorbereitung 6

1.2 Update durchführen 7

2. Abacus Tool-Kit 12

2.1 AbaClient 12

2.2 AbaSysInfo 12

2.3 Mandantensicherungen 12

2.4 Benutzerverwaltung 12

2.5 Neue Datenbanksuche (AbaSearch) 13

2.6 AbaMenu – Messagingsystem 14

2.7 Kalender – Transfer Terminbezeichnungen 14

2.8 SOAP standardmässig nicht mehr aktiviert 14

2.9 WebServices 14

2.10 Übersicht ASCII-Schnittstellen 16

2.11 Auswahllisten 17

2.12 QR-Rechnung 17

3. Finanzbuchhaltung 18

3.1 Vorbereitungsarbeiten 18

3.2 Nachbearbeitung 20

4. FibuLight 21

4.1 Vorbereitungsarbeiten 21

4.2 Nachbearbeitung 21

4.3 Datenaustausch mit Treuhänder 22

5. Debitorenbuchhaltung 23

5.1 Vorbereitungsarbeiten 23

5.2 Nachbearbeitung allgemein 23

5.3 Update der Masken bezüglich Auswahllisten 23

6. Kreditorenbuchhaltung 24

6.1 Vorbereitungsarbeiten allgemein 24

6.2 Programm "Gruppierungen" verschoben 24

6.3 Update der Masken bezüglich Auswahllisten 24

6.4 Nachbearbeitung 24

7. AbaImmo 25

7.1 Vorbereitungsarbeiten 25

7.2 Nachbearbeitung 26

8. Electronic Banking 28

8.1 Vorbereitungsarbeiten 28

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9.1 Allgemeine Informationen 31

9.2 Checkliste vor dem Update 32

9.3 Checkliste nach Update 34

9.4 Vorerfassung 40

9.5 Verzinsung Personalkonten 41

9.6 UVGZ-KTG 41

9.7 Brutto für Netto UVGZ-KTG 44

9.8 Monatsabschluss 46

9.9 Organisation / Rollen / MyAbacus 47

9.10 Wohnkanton / Arbeitskanton 53

9.11 Wartung ELM 5.0 54

9.12 Schnittstellenrelevante Änderungen 55

9.13 AbaReport-relevante Änderungen 56

9.14 Menüanpassungen – Neue/geänderte Programmnummern 58

9.15 Notwendige Maskenanpassungen Personalstamm 60

10. Zeiterfassung 61

10.1 Nachbearbeiten 61

11. LohnLight 62

11.1 Vorbereitungsarbeiten 62

11.2 Update durchführen 62

11.3 Nachbearbeitung 63

11.4 Menüanpassungen – Neue/geänderte Programmnummern 64

12. CRM 66

12.1 Zugriffsrechte 66

12.2 Schnittstellen 67

12.3 Vorbereitungsarbeiten 68

12.4 Nachbearbeitung 68

13. Anlagenbuchhaltung 69

13.1 Vorbereitungsarbeiten 69

13.2 Nachbearbeitung 69

14. Projektverwaltung / Zeiterfassung 70

14.1 Vorbereitungsarbeiten 70

14.2 Nachbearbeitung 70

15. Projektverwaltung 74

15.1 Vorbereitungsarbeiten 74

15.2 Nachbearbeitung 74

15.3 Vorbereitungsarbeiten Heimverwaltung 75

15.4 Nachbearbeitung Werkhof 76

15.5 Vorbereitungsarbeiten Honorarberechnung 76

16. Service- und Vertragsmanagement 77

16.1 Vorbereitungsarbeiten 77

16.2 Nachbearbeitung 77

(5)

17.1 Palo-Funktionen nicht mehr unterstützt 77

17.2 Vorbereitungsarbeiten 79

17.3 Nachbearbeitung 79

18. Auftragsbearbeitung / Fakturierung / PPS 80

18.1 Wichtige Hinweise zum Update V2021 80

18.2 Wichtige Hinweise zum Update V2020 82

18.3 Wichtige Hinweise zum Update V2019 85

18.4 Wichtige Hinweise zum Update V2018 92

18.5 Vorbereitungsaufgaben 97

18.6 Nachbearbeitungsaufgaben 98

18.7 Änderung / Erweiterung Dateien und Schnittstellen 100

19. AbaBau 101

19.1 Arbeiten nach dem Update 101

20. Business Process Engine 105

20.1 Checkliste nach dem Update 105

21. Archiv- und Dossierverwaltung 106

21.1 Keine Umwandlung von ADF-Dateien ab V2013 106

21.2 Mandant für AbaScan freigeben nach Update 106

22. AbaNotify 107

22.1 Arbeiten vor dem Update 107

22.2 Arbeiten nach dem Update 107

23. AbaAudit 108

23.1 Arbeiten vor dem Update 108

23.2 Arbeiten nach dem Update 108

24. AbaVision 109

24.1 Arbeiten nach dem Update 109

25. E-Business: AbaShop & AbaNet 110

25.1 Vorbereitungsarbeiten 110

25.2 Nachbearbeitung 110

26. AbaReport 112

26.1 Bisheriges xFlex-Format wird nicht weiter unterstützt 112

26.2 Neuer Ablageort für NEST/IS-E Reports 112

27. ODBC 113

27.1 ODBC-Schnittstellen unter c-tree 113

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Update

1. Update

1.1 Allgemeine Updateinformationen und Vorbereitung

Bevor das Update auf die Version 2020 durchgeführt wird, muss die Updatebeschreibung gelesen werden.

Nur so kann ein Überblick über die notwendigen Vorbereitungen und organisatorischen Abläufe gewonnen werden, welche mit dem Update verbunden sind.

In den weiteren Kapiteln der Updatebeschreibung sind pro Applikation jeweils ein Kapitel

«Vorbereitungsarbeiten» und ein Kapitel «Nacharbeiten» aufgeführt. Bitte lesen Sie jeweils beide Kapitel von jenen Applikationen, die Sie updaten. Diese Kapitel sind bewusst kurzgehalten, damit sie auch gelesen werden. Lesen Sie diese Kapitel; es wird Sie vor unangenehmen Überraschungen schützen.

1.1.1 Zeitpunkt für das Update

Das Update kann für alle Programme zu einem beliebigen Zeitpunkt durchgeführt werden.

1.1.2 Zeitbedarf für das Update

Die Daten-Updates laufen in allen Programmen automatisch ab, sobald die neuen Versionen installiert worden sind und der Mandant angewählt wird. Der Zeitbedarf für das Update der Daten ist in erster Linie von der Datenmenge und der Leistungsfähigkeit des Servers oder PC abhängig.

1.1.3 Systemempfehlungen

Die Systemempfehlungen entnehmen Sie bitte dem Abacus Partner Portal.

1.1.4 Direktes Update ab einer 2017er-Version

Mit der 2020er-Version besteht die Möglichkeit, dass das Update ab einer 2017er-Version direkt auf die 2020er-Version durchgeführt werden kann.

1.1.5 Probeupdate

Je nach Grösse der Installation empfehlen wir Ihnen, ein Probeupdate durchzuführen. Vor allem wenn die Auftragsbearbeitung oder die Projektverwaltung eingesetzt wird, sind Probeupdates zu empfehlen. Grosse Updates dürfen generell nur in Zusammenarbeit mit dem Abacus-Vertriebspartner durchgeführt werden.

Bei der zeitlichen Planung des Updates sollte eine Reserve für allfällige Updateprobleme eingeplant werden.

1.1.6 Servicepacks

Vor dem Update auf die Version 2020 sind jeweils die neusten Servicepacks der bestehenden Version zu installieren. Diese finden Sie auf www.abacus.ch/downloads-page/servicepacks.

1.1.7 Datensicherung

Erstellen Sie vor dem Update eine Datensicherung von allen Mandanten.

Da mit dem Abacus-Sicherungsprogramm Q67 nicht alle Daten gesichert werden, empfehlen wir, auf einem anderen Weg den gesamten Pfad \abac zu sichern.

1.1.8 Schnittstellen

Vor dem Update müssen alle Schnittstellen (Auftragsbearbeitung, Projektverwaltung, usw.) verarbeitet, sowie alle Bewegungen einer Applikation, die mit Batch-Verarbeitung arbeitet, in die Finanzbuchhaltung verbucht werden.

Es empfiehlt sich generell, alle Schnittstellen vor dem Update zu verarbeiten.

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Update

1.2 Update durchführen

1.2.1 Installation der neuen Version

Folgender Arbeitsablauf:

1.2.2 Verzeichnis \abac sichern

Sichern Sie das ganze Verzeichnis abac. Wichtig ist, dass Sie auch die Möglichkeit haben, einzelne Mandanten zurückzuladen.

1.2.3 Version 2020 über eine bestehende «Version Internet» installieren

Installieren Sie die Version 2020 über die bestehende Abacus-Installation. Falls Sie während der Installation von Pervasive aufgefordert werden den Server neu zu starten, wählen Sie hier «Nein», ansonsten ist die Installation unvollständig! Es fehlen dann Pervasive-Komponenten und das Update-Setup läuft nicht durch. Dies ist ein Bug vom Pervasive-Installer.

1.2.4 ctree Installation

Seit September 2018 ist ctree die Standarddatenbank der Abacus-Software. Wer noch nicht auf ctree konvertiert hat, sollte dies jetzt machen. Für eine erfolgreiche Konvertierung benötigt man eine Hybridinstallation – sprich – Pervasive und ctree müssen auf dem selben Server installiert sein. Wählen Sie dazu bitte während des Setups unter Datenbankauswahl «Pervasive + ctree». Weiterführende Informationen zu diesem Thema und zur Konvertierung entnehmen Sie bitte folgendem KB-Artikel:

https://support.abacus.ch/kb/display/KB/KB-6126

1.2.5 Service-URL

Wichtig: Bitte beachten Sie unbedingt die korrekte Namensgebung der Service-URL. Informationen zu diesem Thema finden Sie in diesem KB-Artikel: https://support.abacus.ch/kb/display/KB/KB-7641

1.2.6 Neue Lizenz installieren

Ohne eine produktive Registrationsdatei abareg.xml können Sie keine Applikationen installieren! Es wird keine Demoversion mehr installiert.

Im Installationsassistenten können Sie die Datei abareg.zip angeben. Sie müssen diese Datei nicht extrahieren. Die Installation kopiert alle Dateien in diesem Zip-File in das vorgesehene Zielverzeichnis.

1.2.7 Abacus starten

Um Abacus am Server oder am Client starten zu können, muss zwingend der AbaClient installiert sein.

Informationen und Anleitungen betreffend Abaclient finden Sie in diesem Dokument:

https://support.abacus.ch/kb/download/attachments/38634232/AbaClient-Kurzreferenz.pdf

1.2.8 Hinweis Ablösung AbaSioux

Ab der Abacus Version 2019 steht die Sioux stand alone-Installation (abaWeb-Server nicht mehr zur Verfügung. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier:

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Update

1.2.9 Update der Mandanten

1.2.9.1 Mandantenreihenfolge bei Update festlegen

Für Installationen mit vielen Mandanten ist es unter Umständen wichtig, dass eine Updatereihenfolge festgelegt werden kann. In Mandanten welche geupdatet wurden, kann so dann weitergearbeitet werden, obwohl in anderen Mandanten noch Updates laufen.

Falls Sie die Updatereihenfolgen selbst festlegen möchten, müssen Sie wie folgt vorgehen.

Schritt Beschreibung

1. Im Verzeichnis \abac\system muss die Datei updateconfig.ini erstellt werden. Erstellen Sie diese einfach mit einem Editor, z.B. Notepad.

2. In der Datei muss folgendes eingetragen werden:

Die Nummer nach dem Gleichheitszeichen entspricht der Mandantennummer. Alle Mandanten die ausserhalb dieses Bereiches sind, werden anschliessend geupdatet.

1.2.9.2 Start des Mandanten-Updates

Im Programm 695 «Updates» oder mit dem Start eines anderen Abacus Programms (zum Beispiel beim Aufruf des Programms 11) wird der Mandanten-Update gestartet.

Einzig beim Start des Programms Q96 «Mandantensicherung» wird nicht automatisch ein Update gestartet.

Dadurch ist die Möglichkeit gegeben, dass vor dem Start des Updates noch eine Datensicherung erstellt

oder zurückgeladen werden kann.

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Update

1.2.9.3 Mandantenauswahl beim Update

Ist das Update gestartet, erscheint folgende Auswahl:

Wurde eine Updatereihenfolge festgelegt, werden die selektierten Mandanten in der entsprechenden Reihenfolge geupdatet.

1.2.9.4 Notwendige Einstellungen – Sondereinstellungen

Ab und zu kommt es vor, dass applikationsbedingt gewisse Einstellungen vor oder während des Updates eingestellt werden müssen.

Diese Einstellungen müssen jeweils vor dem eigentlichen Start des Updates pro Mandant getroffen werden.

Beim Update auf die Version 2019 gibt es z.B. applikationsbedingte Einstellmöglichkeiten zu verschiedenen

Applikationen. Wir empfehlen Ihnen die Einstellungen pro Mandant zu prüfen. Mehr Details dazu finden Sie

in den Beschreibungen der einzelnen Applikationen.

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Update

1.2.9.5 Updateprotokolle

Das Updateprotokoll muss nach dem Update kontrolliert werden. Man muss sich um die «Fehler» und

«Warnungen» kümmern. Dazu nutzt man am besten die Filterfunktion.

Bitte prüfen Sie bei allen Mandanten dieses Protokoll. Anschliessend kann das Update beendet werden.

Beim Updateprotokoll wird zwischen Informationen, Warnungen, Fehlern und Erfolgen unterschieden. Das Logbuch kann auch mit dem AbaReport eingesehen werden. \abac\kd\nr????\publ\pul

Informationen Unwichtig.

Entwickler können reinschreiben, was ihnen sinnvoll erscheint.

Dies dient auch dazu, dass man sieht, dass das Update nicht abgebrochen wurde.

Erfolge Unwichtig, bis auf die letzte Meldung, dass der Mandant erfolgreich geupdatet wurde.

Achtung: Wenn Warnungen bestehen, wird der Mandant trotzdem erfolgreich geupdatet.

Wenn Fehler bestehen, wird der Mandant nicht erfolgreich geupdatet.

Fehler Fehler sind rot. Fehler müssen zu einem Abbruch des Updates führen.

Wenn immer möglich, muss eine Warnung und nicht ein Fehler ausgegeben werden.

Insbesondere ist es immer eine Warnung, was nach dem Update vom Kunden richtiggestellt werden kann.

Wenn irgendwie möglich müssen Fehler verhindert werden, um den Updateabbruch zu verhindern.

Warnungen Warnungen sind gelb. Sie führen zu keinem Abbruch des Updates.

Wenn immer möglich wird eine Warnung und kein Fehler ausgegeben.

Alles, wo der Benutzer (also der Kunde) nichts machen oder verbessern kann, ist eine Information und keine Warnung. Beispiel: Die Applikation ist bereits geupdatet, ist eine Information und keine Warnung.

Alles, was der Benutzer nach dem Update richtigstellen kann, ist eine Warnung und kein Fehler.

1.2.9.6 Datensicherung zurückladen

Muss nach dem Update in Folge eines Unterbruchs eine Datensicherung (z.B. mittels Programm Q67) zurückgeladen werden, empfehlen wir entweder den Server neu zu starten oder die Dienste zu beenden und neu zu starten.

Das kann notwendig sein, da einzelne Verzeichnisse nach dem Update noch durch einen Prozess belegt sind und somit nicht verschoben werden können.

Nach dem Neustart der Dienste müssen die Dateien des entsprechenden Mandanten gelöscht werden,

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Update

1.2.9.7 Mandantenauswahl

In der Mandantenauswahl ist ersichtlich, welche Mandanten bereits geupdatet wurden und welche nicht. In

Mandanten, in denen das Update bereits durchgelaufen ist, kann weitergearbeitet werden.

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Abacus Tool-Kit

2. Abacus Tool-Kit

2.1 AbaClient

Mit der Release-Ankündigung von Java 11 zieht sich Oracle von Java auf dem Desktop und im Browser zurück, der Support von Web-Start in der JRE entfällt vollständig.

Zusätzlich benötigt der geschäftliche Einsatz von Java SE 8 ab der für Januar 2019 angekündigten Version eine kommerzielle Supportlizenz von Oracle.

Für Abacus Anwender haben diese Änderungen zur Folge, dass rechtliche Unsicherheiten beim Verbleib auf Java Version 8 entstehen und beim Einsatz neuerer Versionen der Start von ULC Applikationen über den Browser nicht mehr möglich ist.

Die Lösung für diese Probleme heisst AbaClient.

AbaClient kombiniert eine von Abacus bereitgestellte und gewartete Java Umgebung mit einem Browser.

Dadurch wird zum einen die Abhängigkeit von der Oracle Java Version gebrochen und unerwartete Probleme mit Updates seitens Oracle gehören der Vergangenheit an.

2.1.1 Version 2019 setzt AbaClient voraus

Abacus ULC Applikationen ab der Version 2019 können ausschliesslich nur noch über AbaClient gestartet werden.

2.2 AbaSysInfo

Ab SP vom 20.05.2019 kann ein AbaSysInfo nur noch im Default-Scope ausgeführt werden. (ULC) 2.3 Mandantensicherungen

Die Backups und Restores von Mandanten werden jetzt korrekt berechnet.

Weitere Infos sind auch unter https://jira.abacus.ch/browse/ATK-14615 ersichtlich.

2.4 Benutzerverwaltung

Die Benutzerverwaltung wurde komplett überarbeitet und neu geschrieben. Gleichzeitig wurde ein neues Rechtekonzept auf Basis von Policies eingeführt. Das alte Rechtekonzept welches Kategorie-basiert ist, wird weiterhin unterstützt und wird bei Updates auch ohne Änderungen übernommen. Bei einem Update ist es also nicht notwendig in der Benutzerverwaltung etwas umzustellen -ausser es soll das neue Rechtekonzept verwendet werden.

Grundlegend anders verhält es sich bei Neuinstallationen. Da der neue Standard bei Neuinstallationen das Policy-basierte Rechtekonzept ist, gilt nach der Installation der Grundsatz:

KEIN ZUGRIFF.

Der Zugriff muss also explizit auf den Kategorien gesetzt werden bevor ein Benutzer Zugriff auf Programme und/oder Mandanten erhält.

Welches Rechtekonzept aktiv ist, wird oberhalb des Benutzerbaums dargestellt.

2.4.1 Probeupdate

Da die Benutzerverwaltung komplett neu geschrieben wurde, empfehlen wir vor allem bei älteren und auch bei grossen Benutzerverwaltungen dringend ein Probeupdate durchzuführen.

Prüfen Sie anschliessend im AbaSetup-Log ob das Update einwandfrei funktioniert hat und melden Sie

sich bei allfälligen Unsicherheiten beim Technischen Support. (..\abac\log\abasetup)

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Abacus Tool-Kit

2.4.2 Policy-basiertes Rechtekonzept

Das neue Policy-basierte Rechtekonzept ist der neue Standard bei Neuinstallationen.

Eine Umstellung einer bestehenden Benutzerverwaltung auf das neue Rechtekonzept ist möglich über einen Assistenten. Eine Übernahme der Rechte in die neuen Policies ist zwar ebenfalls möglich jedoch in den wenigsten Fällen zu empfehlen.

Grössere Benutzerverwaltungen, welche umgestellt werden sollen, empfehlen wir komplett neu aufzubauen. Werden die Policies anhand der vorhanden Rechte erstellt, so wird dies sehr schnell unübersichtlich.

2.4.3 4-Augen Prinzip wird ersetzt

Das 4-Augen Prinzip der alten Benutzerverwaltung wird ab V2019 nicht mehr unterstützt. Ein Ersatz ist in Planung, wird aber nicht in der Release-Version zur Verfügung stehen.

Bei Updateinstallation muss zwingend darauf geachtet werden ob das 4-Augen Prinzip beim entsprechenden Kunden eingesetzt wird. Ist dies der Fall, nehmen Sie bitte Kontakt mit dem Technischen Support auf bevor das Update ausgeführt wird.

2.5 Neue Datenbanksuche (AbaSearch)

Die neue Dokumentensuche hat sich bewährt und liefert sehr gute Ergebnisse.

Aufgrund der positiven Rückmeldungen und auch der starken Performance der neuen Technologie, wurde nun auch die Datenbanksuche auf die neue Search-Engine umgeschrieben.

Wir freuen uns mit dem Servicepack vom 20.09.2019 erstmals die Dokumentensuche wie auch die neue Datenbanksuche ausliefern zu können.

Dabei gibt es jedoch einige wichtige Hinweise zu beachten.

Kunden mit der Version 2019 müssen die Indexe für die Dokumentensuche und auch für die Datenbanksuche neu aufbauen.

Auch Kunden welche schon die neue Dokumentensuche verwenden, müssen aufgrund von Änderungen neu indexieren.

Durch die gute Performance der neuen Search-Engine ist dieser Zeitaufwand jedoch sehr gering.

Die Indexe für die Dokumentensuche können im Programm Q1014 neu aufgebaut werden.

Die Indexe der Datenbanksuche können wie gewohnt im Programm Q980 neu aufgebaut werden.

Da über die Jahre viele Anpassungen in der alten Search-Engine vorgenommen wurden, besteht die Möglichkeit, dass eine spezielle Suche in der neuen Search-Engine aktuell Unterschiede aufweist.

Bei Fragen oder Problemen im Zusammenhang mit der neuen Suche, wenden Sie sich bitte an unseren

Tools-Support.

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Abacus Tool-Kit

2.6 AbaMenu – Messagingsystem

Das Messagingsystem verwendet die folgenden zentralen Dateien aus dem abac\kd\zent und dem abac\db\zent:

ATT, MSG und TSK, da diese die Aufgaben und Nachrichten mit Attachements beinhalten.

Hinweis: Die Pfade \abac\kd und \abac\db müssen regelmässig gesichert werden. Dazu müssen die Dienste gestoppt werden.

Checkliste:

Pos. Beschreibung Version Check

1. Prüfen Sie, ob die Datensicherung inklusive zentraler Daten vollständig ist. Bei allen Updates prüfen

☐

2.7 Kalender – Transfer Terminbezeichnungen

Beim Update werden bestehende Termin-Bezeichnungen von der Tabelle «PTF» auf die Tabelle «PTX»

transferiert. Dadurch sind statt ursprünglich 50 neu 4032 Zeichen erlaubt. Dies war vor allem für die Exchange-Integration des Adressmanagements notwendig, da Termine im Outlook vielfach längere Titelbezeichnungen aufwiesen.

2.8 SOAP standardmässig nicht mehr aktiviert

Ab der V2016 muss die Möglichkeit für einen SOAP-Zugriff auf die Abacus-Installation manuell aktiviert werden.

Die Idee hinter dieser neuen Einstellung: Wenn man SOAP im Einsatz hat, dann ist man selbst verantwortlich, dass diese Möglichkeit nicht von Dritten missbraucht werden kann (Firewall, gute Passwörter). Wenn man SOAP nicht einsetzt, dann gibt es in dieser Installation keine Hintertür mehr, wo eventuell unbemerkt Daten abgesaugt werden könnten.

2.8.1 Aktivierung

Eine Beschreibung zur Aktivierung der SOAP-Schnittstelle finden Sie hier:

2.9 WebServices

Ab der Version 2019 ist der AbaConnect WebService Zugriff für den «Administrator» standardmäßig nicht mehr zugelassen.

Hinweis:Über die Eigenschaft «AbaConnect.WebService.Users» in der Abacus Konfigurationsdatei

«abasystems.properties» kann dieser Zugriff für den «Administrator» explizit definiert sein.

Die Eigenschaft «AbaConnect.WebService.Users» ist auch in der Version 2018 verfügbar, in dieser Version ist der Administrator jedoch standardmäßig zugelassen.

Wenn die Eigenschaft nicht definiert ist, ist der Zugriff auf AbaConnect WebServices für alle normalen

Abacus-Benutzer (ausser Administrator) zugelassen. Sobald die Eigenschaft vorhanden ist, können nur

die definierten Benutzer auf den AbaConnect Webservices zugreifen.

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Abacus Tool-Kit

Die Eigenschaft kann direkt im Abacus Service Manager-Programm konfiguriert werden (unter

«AbaSytemProperties» – «Property AbaConnect»).

Der Eigenschaftswert ist eine Liste von Benutzernamen, die durch einen Doppelpunkt «:» getrennt sind.

Ein Komma «,» kann auch als Trennzeichen verwendet werden.

Hinweis:In einer produktiven Abacus-Installation wird aus Sicherheitsgründen nicht empfohlen, den Administrator für den Zugriff auf AbaConnect WebService zu verwenden.

Weitere Informationen zu «AbaConnect.WebService.Users» sind in der AbaConnect WebService- Dokumentation auf der Abacus-Homepage verfügbar.

https://classic.abacus.ch/fileadmin/htmlfiles/abaconnect/cmdline/FrequentlyAskedQuestions.html#acqa_1 8

https://classic.abacus.ch/downloads-page/abaconnect/webservices

(siehe: «AbaConnect Using WebServices (Englisch)»)

Beispiel:

AbaConnect.WebService.Users=

Keine Benutzer haben Zugriff auf AbaConnect WebServices AbaConnect.WebService.Users=user1: user2

Die Benutzer "user1" und "user2" haben Zugriff auf AbaConnect WebServices

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Abacus Tool-Kit

2.10 Übersicht ASCII-Schnittstellen

Diese Übersicht zeigt auf, welche ASCII-Schnittstellen überprüft werden müssen oder ab welcher Version diese nicht mehr laufen.

Applikation Schnittstelle Bemerkung Version auf Version

PPS BDE Unter ULC wird keine ASCII-Schnittstelle mehr unterstützt.

SVM Die ASCII-Schnittstellen wurden im Service- und

Vertragsmanagement noch nie unterstützt.

PROJ Alle Schnittstellen in der

Projektverwaltung

In der Projektverwaltung werden ab der ULC Version keine ASCII-Schnittstellen mehr unterstützt.

Finanzbuchhaltung Buchungen Diese Schnittstelle wird mit ASCII und XML unterstützt. Neue Felder ab V2013 sind nur in XML verfügbar.

Finanzbuchhaltung Kontenplan Diese Schnittstelle wird mit ASCII und XML unterstützt. Neue Felder ab V2013 sind nur in XML verfügbar.

Finanzbuchhaltung MwSt.-Codes Diese Schnittstelle wird nur noch mit XML unterstützt.

Finanzbuchhaltung Gemeinkosten Diese Schnittstelle wird mit ASCII und XML unterstützt.

Finanzbuchhaltung Umlagen Diese Schnittstelle wird mit ASCII und XML unterstützt.

Finanzbuchhaltung Ansätze Diese Schnittstelle wird mit ASCII und XML unterstützt.

Finanzbuchhaltung Variable Anteile Diese Schnittstelle wird mit ASCII und XML unterstützt.

Anlagen Es werden nur noch XML-Schnittstellen unterstützt.

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Abacus Tool-Kit

2.11 Auswahllisten

2.11.1 Auswahlliste vs. Snapshot-Auswahllisten

Über das neue Tool können neben den bisherigen Auswahllisten (.prl) auch die neuen Snapshot- Auswahllisten (.prlx) designt und verwaltet werden.

2.11.1.1 Auswahllisten Konfiguration

Unter dem Menü Extras gibt es die Auswahllisten Konfiguration. Hier kann die Technologie für die bestehenden Auswahllisten bestimmt und die Exporterlaubnis gesetzt werden.

2.11.1.2 Snapshot.ini-Verwendung

Die Aufschaltung über das snapshot.ini File bis zur Version 2019 wird durch die offizielle Auswahllisten Konfiguration ersetzt.

Sofern durch Abacus keine Snapshot-Auswahlliste ausgeliefert wird, muss die benötigte Auswahlliste über den Öffnen-Dialog (als prlx öffnen) geöffnet und (als prlx) gespeichert werden. Anschliessend kann die Snapshot-Technologie in der Auswahllisten-Konfiguration aktiviert werden.

2.11.1.3 Excel Export

Standardmässig ist der Excel-Export für alle Auswahllisten inaktiv. Dieser muss ab V2019 auf jeder

Auswahlliste manuell gesetzt werden (Mehrfachselektion mit <CTRL>-Taste möglich).

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Finanzbuchhaltung

3. Finanzbuchhaltung

3.1 Vorbereitungsarbeiten

Checkliste:

1. Prüfen Sie, ob die Datensicherung inklusive zentraler Daten vollständig ist. Bei allen Updates prüfen

☐

2. Die Saldobilanz ist auszudrucken. Bei allen Updates

prüfen

☐

3. Kontoblatt für ein Konto aus Programm 22 «Kontoauszüge ausdrucken. Bei allen Updates prüfen

☐

Information:

Gemeinden

Ab Version 2019 entfällt die Programmgruppe 28 «Buchungskreis» welche unter HRM1 zum Ausgleich der Buchungskreise benötigt wurden. Mit HRM2 wird diese Funktionalität nicht mehr benötigt.

Information – Update von V2019 auf V2020 XML-Schnittstelle Buchungen

Ab Version 2020 entfällt die XML Buchungsschnittstelle Version 2003.

Programm F13 Zahlungen buchen"

Das Programm F13 «Zahlungen buchen» entfällt ab Version 2020. Die Verarbeitung von Zahlungen kann

alternativ mit dem Programm E214 «Kontobewegungen verbuchen» erfolgen.

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Finanzbuchhaltung

3.1.1 Vorbereitungsarbeiten allgemein

Checkliste:

1. Kontoauszug von einem Konto ausgeben. Bilanz/ Erfolgsrechnung ausgeben. Versionsabhängig ☐ 2. Selbst erstellte Auswahllisten sind nach dem Update nicht mehr verfügbar und

müssen bei Bedarf neu erstellt werden.

Update auf V2019 ☐

3. Ab Version 2020 besteht ein neues Programm F11 «Buchen». Selbst erstellte Masken für dieses Programm müssen bei Bedarf komplett neu erstellt werden.

☐

3.1.2 Vorbereitungsarbeiten für Mandanten mit Kostenrechnung

Checkliste:

1. KST-Auszug für mehrere KST aus Programm 421 «KST/KTR – KART Auszüge» ausgeben (speziell KST/KTR, die umgelegt werden oder einen Zuschlag erhalten).

Bei allen Updates prüfen

☐

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Finanzbuchhaltung

3.2 Nachbearbeitung

Checkliste:

1. Vergleichen Sie den vor dem Update ausgegebenen Konto-, Kostenstellenauszug sowie Bilanz/Erfolgsrechnung

☐

2. Prüfen Sie stichprobenmässig allfällige Vorgaben in den Auswertungsprogrammen.

☐

3. ASCII-/XML-Schnittstellen nach dem Update testen. Bei allen Updates prüfen

☐

5. Die neue Verzinsung, die mit der Version 2016 erstmals ausgeliefert wurde, löst nun die alten Zinsprogramme definitiv ab. Die alte Verzinsung ist nicht mehr verfügbar. Mandanten, die bis anhin noch mit der alten Verzinsung gearbeitet haben, müssen den Zugriffsschutz kontrollieren und Grundeinstellungen für die Verzinsung (z.B. Zinstyp einrichten) vornehmen.

6. Falls vor dem Update eigene Auswahllisten bestanden haben, so müssen diese neu erstellt werden.

7. Im Programm 41 «Kostenstellenstamm» entfallen auf der Standardmaske die Felder «Beginn», «Ende» und «Garantie». Falls diese benötigt werden, muss eine eigene Maske erstellt werden.

8. Neue Programme für Abacus Data Analyzer ADA.

F555 «Abacus Data Analyzer»

F5551 «Bilanz und Erfolgsrechnung»

F5552 «Kontoauszug»

F5554 «Kostenstellenauszug»

F5555 «Jahresübersicht»

F5556 «Mehrjahresvergleich»

F5557 «WHB-Export (Klassierungs-Schnittstelle)»

F5558 «WFB-Export (Fibu-Schnittstelle)»

F5559 «ADA-Klassierung importieren»

9. Die mögliche Einschränkung des Buchungszeitraums pro Geschäftsbereich wurde vom Programm F6321 «Geschäftsbereiche erfassen» nach F621

«Applikationseinstellungen» – «Buchen» – «Einschränkungen» verschoben.

Die Definitionen sind zu prüfen.

10. Für die Durchführung der MWST-Verprobung gibt es neu das Programm 537

«Verprobung», welches auf der V2020 ab HF Dezember 2020 sowie der V2021 verfügbar ist. Die Verprobung erfolgt in diesem Programm neu nach der Formularziffer und weist eine übersichtlichere Gestaltung auf. Die Verprobung im Programm 533 ist weiterhin vorhanden.

Der Zugriffsschutz auf das Programm ist entsprechend nachzuführen.

Update auf V2020 Update auf V2021

☐

11. Das Programm 536 «MWST Abrechnung erstellen» führt einem neu mit einem Assistenten durch alle nötigen Schritte einer MWST-Abrechnung von der Kontrolle, über die MWST-Umbuchungen und Differenzausbuchung sowie der elektronischen Dateneinreichung an die Steuerbehörde. Einzelne

Bearbeitungsschritte können weiterhin detailliert in den bekannten MWST- Programmen geprüft werden.

(21)

FibuLight

12. Wird die Finanzplan-Tabelle «FPRPTVIEW» im AbaReport verwendet muss bei einem Mandanten mit Geschäftsbereichen das Inputfeld «Geschäftsbereich»

auf «-1» gesetzt werden, damit sich der Report gleich verhält wie vor dem Update. Andernfalls wird der Report zusätzlich für alle GBs einzeln ausgegeben.

Update auf V2021 R3

☐

13. Mit dem Update werden die Dashboards, welche über das Programm 1612

"Konfiguration Dashboards" für die Finanzkennzahlen aufgeschaltet werden können, gegebenenfalls nicht mehr funktionieren resp. Fehlermeldungen anzeigen.

Durch die Einführung der FIBU-Standard-Dashboards im ADA (Programm F555 oder Q969) werden die Widgets im Q1612 auf die Version 2022 deaktiviert resp. auf den aktuellen Versionen nicht weiter unterhalten – Jira: ATK-16650

14. Nötig, falls der Finanzplan verwendet wird und Kommentare zwingend erfasst werden müssen, wenn also vor dem Update die Einstellung «Finanzplan / Einstellungen / Kommentare für Änderungen sind zwingend» im Programm F621 aktiv war.

Die Einstellung befindet sich neu im MyAbacus Konfigurationsprogramm Q1608. Dem Mandanten muss ein Profil zugewiesen werden, falls dies nicht bereits der Fall ist. Im Profil muss in der Menustruktur die Seite für die View

«Finanzplan» vorhanden sein. Danach muss im Reiter Seiteneinstellungen eine Konfiguration für den Erfassungsdialog hinzugefügt werden. In der Gruppe

«Kommentare» ist nun für die Eigenschaft «Ext. Planperioden» der Wert

«zwingend» zu setzten. Mit dieser Einstellung verhält sich die Erfassung im Finanzplan exakt gleich, wie mit der alten Einstellung im F621.

Update auf V2021 R4

4. FibuLight

4.1 Vorbereitungsarbeiten

Checkliste:

1. Sämtliche Schnittstellen sind zu verarbeiten. Bei allen Updates prüfen

☐

2. Saldobilanz ausdrucken (Programm 31) Bei allen Updates

prüfen

☐

3. Kontoauszug für mindestens ein Konto aus Programm 22 «Kontoauszüge»

ausgeben.

☐

4.2 Nachbearbeitung

Checkliste:

1. Überprüfen Sie den Kontoauszug (Programm 22) und die Bilanzen (Programm 31).

☐

(22)

FibuLight

4.3 Datenaustausch mit Treuhänder

Wird die FibuLight V2021 eingesetzt, muss der Treuhänder die Finanzbuchhaltung V2021, V2020 oder V2019 einsetzen, damit der Datenaustausch zwischen FibuLight-Anwendern und Treuhändern via XML- Schnittstelle funktioniert.

Kompatibilität des datentransfers Folgende Versionen sind zu einander kompatibel:

Von FibuLight in Finanzbuchhaltung Von Finanzbuchhaltung in FibuLight

FibuLight Finanzbuchhaltung Finanzbuchhaltung FibuLight

V2021 V2021, V2020, V2019 V2021 V2021, V2020, V2019

V2020 V2020, V2019, V2018 V2020 V2020, V2019, V2018

V2019 V2019, V2018, V2017, V2016 V2019 V2019, V2018, V2017, V2016

V2018 V2018, V2017, V2016, V2015 V2018 V2018, V2017, V2016, V2015

(23)

Debitorenbuchhaltung

5. Debitorenbuchhaltung

5.1 Vorbereitungsarbeiten

Checkliste: vor Update

1. Machen Sie ein Probeupdate und kontrollieren Sie, ob mit dem Probeupdate die wichtigsten Prozesse funktionieren.

☐

2. Die externen Schnittstellen müssen verarbeitet sein (Kunden, Belege und Zahlungen). Bitte prüfen Sie die Änderungsbeschreibung für allfällige Erweiterungen der Schnittstelle.

☐

3. Erstellen Sie eine Auswertung über die Belege/ Zahlungen. Wir empfehlen Ihnen dazu das Programm D161 «Belegjournal». Die Auswertung muss als PDF gespeichert werden

☐

5.2 Nachbearbeitung allgemein

Checkliste: nach Update

1. Vergleichen Sie das aktuelle Belegjournal mit dem Belegjournal vor dem Update. Die End-Summe muss übereinstimmen.

Version ☐

2. Der Mahnsperrgrund, der ab Servicepack September 2018 zur Verfügung steht, steht auf kundenspezifischen Masken des D31 nicht zur Verfügung. Die Maske muss bei Bedarf manuell angepasst werden.

Version ☐

Hinweis: Bitte beachten Sie bei Mandanten ohne Finanzbuchhaltung, dass für diese Konten geführt werden müssen. Lesen Sie dazu in den Änderungsdokumentationen die entsprechenden Abschnitte.

5.3 Update der Masken bezüglich Auswahllisten

Durch die Umstellung der Auswahllisten wurden einige Auswahllisten zusammengefasst. Bei

kundenspezifischen Masken werden deswegen allfällige hinterlegte Abacus-Standard-Auswahllisten aus

der Maske entfernt, damit der neue Abacus Standard zum Zuge kommt.

(24)

Kreditorenbuchhaltung

6. Kreditorenbuchhaltung

6.1 Vorbereitungsarbeiten allgemein

Checkliste: vor Update

1. Machen Sie ein Probeupdate und kontrollieren Sie, ob mit dem Probeupdate die wichtigsten Prozesse funktionieren.

Version ☐

2. Die externen Schnittstellen müssen verarbeitet sein (Lieferanten und Belege).

Bitte prüfen Sie die Änderungsbeschreibung für allfällige Erweiterungen der Schnittstelle (z.B. neues Feld für Projekte).

Version ☐

3. Erstellen Sie eine Auswertung über die Belege/ Zahlungen. Wir empfehlen Ihnen dazu das Programm D161 «Belegjournal». Die Auswertung muss als PDF gespeichert werden

☐

6.2 Programm "Gruppierungen" verschoben

Das Programm 416 «Gruppierungen» wurde ins 621 «Applikationseinstellungen» verschoben und steht somit nicht mehr als eigenes Programm zur Verfügung.

Im Programm 621 «Applikationseinstellungen» gibt es den Punkt «Gruppierung», welches die Erfassung aller Gruppierungsselektionen (Kostengruppe, Beleg-Gruppen-Nummern, Beleg-Gruppen-Codes, Buchungs- und Zahlungstexte) in allen im ATK aktiven Sprachen ermöglicht.

Im Update werden die 0er-Einträge der KTF pro Gruppierung entfernt und in die KGR übertragen.

6.3 Update der Masken bezüglich Auswahllisten

Durch die Umstellung der Auswahllisten wurden einige Auswahllisten zusammengefasst. Bei kundenspezifischen Masken werden deswegen allfällige hinterlegte Abacus-Standard-Auswahllisten aus der Maske entfernt, damit der neue Abacus Standard zum Zuge kommt.

6.4 Nachbearbeitung

Checkliste: nach Update

1. Vergleichen Sie das aktuelle Belegjournal mit dem Belegjournal vor dem Update. Die End-Summe muss übereinstimmen.

☐

2. Adressdubletten (ADU) neu aufbauen

Bei Mandanten ohne CRM oder ohne Abea wurden die Tabelle ADU, welche für die Adressdubletten benötigt wird, nie angelegt. Im Programm K6311

"Mandantinformationen" muss in der Menüleiste unter Extras die Funktion

"Adress-Dubletten neu aufbauen" ausgeführt werden. Dies muss gemacht werden, weil auf dem Einzahlungsschein neben dem Bankkonto eine Adresse übergeben wird, welche geprüft werden muss. Wir empfehlen diese Funktion nach jedem Update (auch bei bestehenden Mandanten mit CRM oder Abea) durchzuführen.

☐

Hinweis: Bitte beachten Sie bei Mandanten ohne Finanzbuchhaltung, dass für diese Konten geführt

(25)

AbaImmo

7. AbaImmo

7.1 Vorbereitungsarbeiten

Checkliste:

1. Wenn mit eigenen Masken im Immobilienstamm und Mieterstamm gearbeitet wurde, müssen die Masken exportiert werden.

Bei Updates vor V2019

☐

2. Bitte auch die Checklisten der Applikationen Finanzbuchhaltung, Debitoren, Kreditoren und CRM prüfen.

☐

3. Die Einzahlungsscheinformulare für "3 Einzahlungsscheine" und "Endlos"

werden mit der QR-Rechnung mit mehr unterstützt. Bitte prüfen Sie, ob diese Formulare verwendet wurden und besprechen mit dem Kunden die möglichen Alternativen.

☐

4. Wenn ein Abnahmeprotokoll nicht verarbeitet werden konnte, muss dies vor dem Update mit unserem Support besprochen werden.

Bei allen Updates ☐

(26)

AbaImmo

7.2 Nachbearbeitung

Checkliste: nach Update

1. Wurden bereits STWEG-Versammlungen eingerichtet, müssen die Texte beim Jahresbericht geprüft und nachgetragen werden.

Bei Updates von V2021

☐

2. Die Maskenzuweisung wurde erweitert.

Maskenzuweisung für Immobilie, Gebäude, Haus, Etage, Objekt und Objektvertrag überprüfen.

☐

3. Wird mit individuellen Masken gearbeitet und das Aktivitätsmanagement genutzt, müssen die Masken mit der entsprechenden Komponente erweitert werden.

Neue Felder in den Masken Version 2019 Objektvertrag: Vertragsvereinbarungen

☐

4. Wenn mit der QR-Rechnung gearbeitet wird, muss geprüft werden, ob der neue Baustein eingefügt ist.

☐

5. Programm Y253 Layout für 2 Einzahlungsscheine muss geprüft werden. Es wurden neue Bausteine für das Begleitschreiben eingefügt.

Bei allen Updates ☐

6. Wichtigste Dokumente ausgeben:

Mietvertrag

Kündigungsbestätigung Mieterspiegel

Kopie einer HKNK-Abrechnung (Übersichtsliste und Einzelabrechnung) ESR-Dokumente

Mietzinsanpassung

Honorarabrechnung: Neue Honorartypen mit Detailinformationen überprüfen.

Hinweis: Bitte überprüfen Sie beim Ausdruck vor allem die Formelfelder. Wenn die Formatierung falsch gespeichert wurde, kann es in dieser Version vorkommen, dass der Formelinhalt gedruckt wird.

☐

7. Programm 321 «Mieter-/Eigentümerspiegel» Layout prüfen

Hinweis: Je nach Definition kann es vorkommen, dass das Layout mit zu grossen Abständen ausgegeben wird.

☐

8. Programm 621 «Applikationseinstellungen» ergänzen.

Im Neuerungsdokument werden die neuen Möglichkeiten beschrieben. Bitte diese Einstellungen prüfen.

☐

9. Wird mit der Eigentümerauszahlung gearbeitet, muss im Programm 621

«Applikationseinstellungen» in der Rubrik «Debitoren/Kreditoren» eine Kreditorenbelegart hinterlegt werden.

☐

10. Bitte prüfen Sie nach dem Update das Layout Programm 268 STWEG-

Kontoauszug. Neu können mehr Details ausgegeben werden. Das Layout muss ev. angepasst werden.

☐

11. Neue Tabelle YIEH für die Internetpublikation. Die Tabelle YIE wird nicht mehr genutzt.

☐

12. Bitte auch die Checklisten der Applikationen Finanzbuchhaltung, Debitoren, Bei allen Updates ☐

(27)

AbaImmo

(28)

Electronic Banking

8. Electronic Banking

8.1 Vorbereitungsarbeiten

Checkliste: vor dem Update

1. Sämtliche pendente Aufträge müssen erledigt werden, sei es durch Exportieren oder Übermitteln an ein Finanzinstitut. Es dürfen keine offene oder pendente Aufträge vor dem Update vorhanden sein.

☐

2. Verbuchungen in die Applikationen «Finanzbuchhaltung» und «FibuLight»

müssen abgeschlossen sein.

Im Programm 111 «Zahlungen erfassen» sicherstellen, dass alle Zahlungen korrekt kontiert sind.

Im Programm 194 «Verbuchung durchführen» sicherstellen, dass alle Belege korrekt verbucht wurden.

Im Programm E213 muss alles verbucht sein. Es dürfen keine anderen Staten als «ohne Zuweisung» vorhanden sein.

☐

3. Dateien in den Verzeichnissen

x:\abac\kd\nr????\epay\infiles\new und x:\abac\kd\nr????\epay\outfiles\new löschen. Bei der Kommunikation mit den Instituten kann es vorkommen, dass sich hier Dateien ansammeln, die nicht mehr benötigt werden. Seit Version 2010 werden diese Daten nicht mehr benötigt und ein Löschen verhindert mögliche Folgefehler.

☐

4. Alle ESR Verarbeitungen müssen abgeschlossen sein. Bei allen Updates prüfen

☐

5. Infolge der Umstellung auf SEPA und ISO 20022, werden die aktuellen Bankenstammdaten für die Schweiz, Deutschland und Österreich im Verzeichnis x:\abac\df\epay\res\zba abgelegt.

Zudem können die Bankenstämme weiterhin im Programm 413

«Bankenstamm» mittels der Funktion Import aktualisiert werden.

Hinweis: Das Update des Bankenstamms wird aufgrund der SEPA Umstellung im europäischen Zahlungsraum automatisch durchgeführt, falls die SEPA- relevanten Stämme nicht vorhanden sind.

Bei allen Updates prüfen / Quartals- weise

durchführen

☐

Download-Links Bankenstämme:

CH: www.six-interbank-clearing.com/tkicch_extern/download/bcbankenstamm.zip AT: www.oenb.at/idakilz/kiverzeichnis?action=toDownloadPage

DE: www.bundesbank.de/Redaktion/DE/Standardartikel/Kerngeschaeftsfelder/Unbarer_Zahlungsverkehr/bankleit- zahlen_download.html

(29)

Electronic Banking

8.2 Nachbearbeitung

Checkliste: nachdem Update

1. Kommunikation

Im neuen Programm 511 «Institute einrichten» müssen nach dem Update die Kommunikationseinstellungen überprüft werden. Als erstes wird über das Menü

«Extras / Einstellungen» geprüft, ob der Server korrekt übernommen wurde.

Der Eintrag kann bearbeitet oder falls notwendig, z.B. bei einem neuen Server, neu erstellt werden. Wird ein Proxy verwendet, ist zu prüfen, dass dieser korrekt eingetragen ist.

Stimmt der Server, muss jetzt geprüft werden, ob der Fingerprint korrekt ist. Dazu auf die Schaltfläche «Bearbeiten» klicken.

Es erscheint nachfolgende Maske:

Mittels der Schaltfläche "Fingerprint überprüfen" kann ermittelt werden, ob der Fingerprint noch gültig ist. Wird dies mit OK bestätigt, kann mit den weiteren Schritten fortgefahren werden. Erscheint jedoch folgende Meldung: "Achtung Fingerprint Überprüfung ist falsch", muss ein neuer Fingerprint generiert werden, da sonst die Kommunikation nicht funktioniert.

Die Funktion "Fingerprint anzeigen" generiert in einem Browserfenster einen neuen, gültigen Fingerprint. Diesen können Sie kopieren und in das entsprechende Feld eintragen und nochmals überprüfen.

Sind die Grundeinstellungen korrekt, sollten die Bankverträge geprüft werden.

Mit einem Doppelklick auf das jeweilige Institut wird das Detailfenster aufgerufen.

Hier sollte vor allem kontrolliert werden, ob der Kommunikations-server und ggf.

Proxy korrekt eingetragen ist. Der Status sollte bei einem normal funktionierenden Vertrag auf "In Betrieb" sein

Als Letztes gilt es die Kontozuweisungen zu prüfen und sicher-zustellen, dass die Konti dem richtigen Institut zugewiesen sind.

☐

2. Regeln Kontosplitting Programm 212 «Konten-Zuweisungen bearbeiten»

Die Definition der Kontosplitting-Regeln ist im Programm 212 «Konten- Zuweisungen bearbeiten» angesiedelt. Das Programm sollte kurz gestartet und die Regeln kontrolliert werden.

Weist ein Eintrag beim Status ein rotes Symbol auf, fehlt die Definition. Hier kann der Mandant nun definiert und mit einem Doppelklick auf das Feld «Fzst. Nr.»

der Definitionsdialog aufgerufen und die Regel entsprechend angepasst oder fertig definiert werden.

☐

(30)

Electronic Banking

3. Regeln ESR - Verarbeitung Programm 222 «Teilnehmer zuweisen»

Hinweis: Die Regeln für das Aufbereiten der ESR Daten sind ab der Version 2010 neu mandantenübergreifend. Zudem erfolgt das Verteilen der Daten für die Debitoren nicht mehr per Datei, sondern die Informationen werden direkt in die Datenbank geschrieben.

In jedem Mandant sollten im Programm 222 «Teilnehmer zuweisen» die gleichen Regeln angezeigt werden.

Kontrollieren Sie die Einträge. Wenn die Daten für einen Abacus Debitoren- Mandant bestimmt sind, den Mandanten angeben und im Feld «Applikation» auf

«Debitoren» wechseln.

☐

4. Elektronische Unterschrift - Programm 421 "Berechtigungen zuweisen" Bei allen Updates prüfen

☐

5. Falls Sie mit der elektronischen Unterschrift arbeiten, kontrollieren Sie im Programm 421 «Berechtigungen zuweisen», ob alle Unterschriftenregeln noch vorhanden sind.

☐

(31)

Lohnbuchhaltung / Human Resources

9. Lohnbuchhaltung / Human Resources

9.1 Allgemeine Informationen

Checkliste: Allgemeine Informationen

1. ELM 5.0

Ab der Version 2021 gelten die ELM 5.0 Richtlinien für die Abacus Lohnbuchhaltung. Abweichende Regelungen, Berechnungen, Funktionen, Schnittstellen oder Reporte werden nicht mehr unterstützt.

☐

(32)

9.2 Checkliste vor dem Update

Checkliste: vor dem Update

1. Verzinsung von Personalkonten

Die Verzinsungsfunktion in den HR-/Personalkonten wird ausgebaut. Ab der Version 2019 ist keine Zinsberechnung mehr möglich. Die Zinsreporte müssen vor dem Update ausgedruckt bzw. als PDF gespeichert werden.

Folgende Inhalte entfallen ab V2019:

T182 Verzinsung durchführen (Programmpunkt) T4185 Verzinsung erfassen (Programmpunkt)

T1851 Kontojournal ausgeben (Reporte «Zinsnachweis» und

«Zinskontrollliste»)

Bei Updates von V2018 prüfen

☐

2. Masken in der Vorerfassung

Die neue Vorerfassung unterstützt keine Maskendefinitionen.

Allfällig vorhandene kundenspezifische Masken werden nicht geupdatet.

Mehr Informationen in Kapitel 9.4.2.1 «Keine Masken-Zuordnung mehr».

☐

3. UVGZ-KTG

Im Update auf die Version 2020 wird die Datengrundlage im Bereich UVGZ / KTG optimiert. Weil es sich dabei um ein sehr komplexes Update handelt, empfehlen wir in der Lohnbuchhaltung wann immer möglich ein Probeupdate durchzuführen.

Im Update könnten bei den Mandanten verschiedene Warnmeldungen auftreten.

Diese müssen je nach Meldung abgeklärt oder zur Kenntnis genommen werden.

Es ist zusätzlich unabdingbar, dass vor dem Update eine Sicherung erstellt wird.

Bei Updates von V2018 und V2019 prüfen

☐

4. Konfiguration MyAbacus Portal

Vor dem Update sollte man sich die Rolleneinschränkungen auf den Views notieren. Die Rollen müssen nach dem Update neu hinterlegt werden.

☐

5. Wohnkanton wird abgeschafft!

Das Feld Wohnkanton (LEN) wird im Update auf die Version 2021 abgeschafft.

Neu wird der Wohnkanton nur noch über die Adresse ermittelt.

Sinnvollerweise wird bereits vor dem Update eine Bereinigung vorgenommen.

Genau Informationen dazu finden Sie im Kapitel 9.10 "Wohnkanton / Arbeitskanton".

☐

6. Arbeitskanton wird abgeschafft!

Das Feld Arbeitskanton (LEN) wird im Update auf die Version 2021

abgeschafft. Neu wird der Arbeitskanton nur noch über den Arbeitsort ermittelt.

Sinnvollerweise wird bereits vor dem Update eine Bereinigung vorgenommen.

Genaue Informationen dazu finden Sie im Kapitel 9.10 "Wohnkanton / Arbeitskanton".

☐

7. Alte Mitarbeiter Notizen abgeschafft

Die alte Mitarbeiter-Notizkomponente im Personalstamm wird ab V2021 endgültig abgeschafft.

☐

(33)

Mit der Version 2019 wurden die Notizen komplett erneuert. Die alte Komponente konnte bis und mit V2020 noch informativ angezeigt werden.

8. Alte Quellensteuer im Report ausgebaut!

Die nicht detailliert berechnete Quellensteuer kann in den Programmen 2951

"Quellensteuerabrechnung erstellen" und 2955 "Quellensteuerformulare" nicht mehr ausgegeben werden.

Wir empfehlen vor dem Update auf die Version 2021 die alten Jahre als PDF abzulegen oder auszudrucken.

☐

9. Überblick über Nacharbeiten / Zeitpunkt

Lesen Sie vor dem Update das Kapitel «Checkliste nach Update». Planen Sie entsprechend Zeit für die Nachbearbeitung ein. Der Zeitpunkt sollte nicht so gewählt werden, dass das Update direkt vor dem Erstellen der Löhne erfolgt.

☐

10. Altes Modul Mitarbeiterbeurteilungen ausgebaut!

Auf der Version 2021 wurden die Programme zu den Mitarbeiterbeurteilungen ausgebaut.

Wir empfehlen vor dem Update auf die Version 2021 die alten Beurteilungen ins Mitarbeiterdossier abzulegen oder auszudrucken.

☐

(34)

9.3 Checkliste nach Update

Checkliste:

1. BVG

Die Lohnarten für das Programm 2961 «PK/BVG-Abrechnung erstellen» werden neu im Programm 414 «Lohnarten zuweisen» unter Berufliche Vorsorge hinterlegt. Kunden, die mit diesem Report arbeiten, müssen nach dem Update die Lohnarten zuweisen und speichern.

☐

2. Vorerfassung

Siehe Kapitel 9.4 «Vorerfassung».

☐

3. Update MWST-Code von Lohnart auf Kontierungsmatrix

Der Mehrwertsteuer-Code wird nicht mehr auf der Lohnart, sondern im Programm 491 «Definition Verbuchung» in der Kontierungsmatrix geführt.

Der Mehrwertsteuer-Code wird von der Lohnart in die Kontierungsmatrix geupdatet, wenn dieser vor dem Update auf einer Hauptzeitachse gespeichert ist.

☐

4. Abrechnungsorganisation wird abgeschafft

Die Abrechnungsorganisation war eine statische, klassierungsorientierte Organisationsstruktur. Die starren Strukturen haben vor allem im Bereich HR viele Unsicherheiten und Fragen ausgelöst. Die Organigramme, das Mitarbeiterportal, der Zugriffsschutz und auch die Weiterentwicklung haben sich nur noch auf die flexiblen Organisationen konzentriert.

Die Abrechnungsorganisation wird deshalb abgeschafft und im Update auf die V2019 zu einer normalen Organisation umgewandelt. Die Verwaltung der Zuweisung der Mitarbeiter erfolgt neu im Programm L6315 «Organisation».

☐

5. Notizen im Personalstamm

Bis und mit Version 2018 existierten fünf unterschiedliche Notizkomponenten.

Standardmässig wurde nur eine verwendet. Trotzdem konnten bis zu fünf unterschiedliche Sets an Notiz-Status und –Typen definiert werden. Diese konnten an unterschiedlichen Positionen in der Personalstamm-Maske platziert werden.

Mit der Version 2019 gibt es nur noch eine Komponente. Beim Update werden die separaten Komponenten zu einer neuen Komponente harmonisiert.

Nach dem Update muss kontrolliert werden, ob die Notizen korrekt geupdatet wurden.

Wenn man vor dem Update eigene Notizkomponenten auf der Personalstamm- Maske geführt hat, muss man ab Version 2019 mit der neuen Standard- Notizkomponente arbeiten und diese auf der Maske platzieren. Die alten Komponenten sind nach dem Update zwar noch ersichtlich, aber disabled. Es wird nur noch die neue Komponente unterstützt (siehe Demomandant 7777). Pro Komponente wird beim Update ein eigenes Notizbuch angelegt und die Notizen entsprechend darin geupdatet.

☐

6. Monatsabschluss

Siehe Kapitel 9.8 «Monatsabschluss».

☐

(35)

7. UVGZ / KTG ELM 2.2 Rückbau Reporte

Ab der Version 2020 können die Reporte 2922 «UVGZ-Abrechnung erstellen»

und 2923 «KTG-Abrechnung erstellen» nicht mehr gemäss ELM 2.2 ausgegeben werden.

Ausschliesslich in der Version 2020 stehen diese Reporte noch in den Spezialprogrammen zur Verfügung.

☐

8. UVGZ-KTG

Siehe Kapitel 9.6 «UVGZ-KTG».

☐

9. Brutto für Netto UVGZ-KTG

Kunden die mit der Funktion Brutto für Netto arbeiten, müssen nach dem Update unbedingt folgendes Kapitel lesen und die Lohnarten anpassen:

Siehe Kapitel 9.7 «Brutto für Netto».

☐

10. Ein- /Austritte

Die Ein-/Austritte wurden erneuert. Die dienstalterswirksamen Zeiträume werden zu «Ein-/Austritten ohne Lohnzahlung (firmenwirksam)» geupdatet.

Das Update der Ein-/Austritte ist mit aktiven Mehrfachanstellungen etwas komplizierter. In diesem Fall ist die Auflösung der dienstalterswirksamen Zeiträume, die bis anhin pro Unternehmen hinterlegt wurden, etwas anspruchsvoller und sollte anschliessend kontrolliert werden.

☐

11. Word-Serienbrief / E-Mail

Die Felderliste der Wordserienbriefe wird im Update ersetzt. Kontrollieren und abspeichern.

☐

12. Lehre in eigener Firma abgeschafft

Die Felder «Lehre von», «Lehre bis» und der Switch «Lehre in eigener Firma»

unter Diverses wurden abgeschafft.

Update

Ist nur der Switch „Lehre in eigener Firma“ ohne Datum aktiv, wird dieser Switch auf die Ein-/Austritte übertragen.

Ist das Von- / Bis-Datum abgefüllt, wird nach einem identischen Ein-/Austritt gesucht, ist diese nicht vorhanden, werden die Informationen in neue Userfields geupdatet und müssen vom Benutzer selbst bereinigt werden.

☐

13. Organisation / Rollen / MyAbacus Die Rollen wurden komplett überarbeitet.

Detailinformationen finden Sie im Kapitel 9.9 "Organisation / Rollen / MyAbacus"

☐

14. Organisation – Disziplinarische Stellvertretung (ab V2020 SP März 2021) Bis anhin konnte man Stellvertretungen nur auf den Rollen hinterlegen. Damit auch für den disziplinarischen Vorgesetzten eine Stellvertretung hinzugefügt werden kann, haben wir im Programm 6315 «Organisation» neben dem Flag

«Vorgesetzter» eine Spalte für die disziplinarische Stellvertretung eingefügt.

Der disziplinarische Vorgesetzte wird im Moment vor allem für die Organigramme benötigt.

Aus der Rolle «Organisations-Hauptverantwortlicher – Vorgesetzter 1» (V2019 und älter) wird die Rollen-Stellvertretung zusätzlich als disziplinarische

☐