DIE WICHTIGSTEN SYMBOLE
Nach erfolgreicher Anmeldung erscheint der Arbeitsbildschirm von TaxMetall mit folgenden Elementen:
Anzeigeoptionen
Oben links befinden sich fünf Optionen zur Anzeige 1. Baumstruktur anzeigen/ausblenden
2. TaxMetall links an den Bildschirmrand andocken 3. Kalender anzeigen/ausblenden
4. Zuletzt geöffnete Menüpunkte anzeigen/ausblenden 5. Hauptmenü anzeigen/ausblenden
Die Aktivierung eines Menüs
Um ein Menü zu aktivieren, gibt es grundsätzlich vier Möglichkeiten:
• Sie wählen das entsprechende Menü aus der Menüzeile
• Sie verwenden die entsprechende Tastenkombination. Drücken Sie immer den unterstrichenen Buchstaben in Kombination mit der Shift-Taste.
• Sie klicken die gewünschte Karteikarte mit der Maus an.
• Sie wählen das gewünschte Menü aus der Navigationsleiste links aus.
Das Kontextmenü
Kontextmenüs öffnen Sie mit der rechten Maustaste. Abhängig von der Bildschirmmaske in der Sie gerade arbeiten, können Sie sehr schnell auf Befehle oder Werkzeuge zugreifen. Es ist also durchaus lohnenswert, ab und zu einen Klick mit der rechten Maustaste durchzuführen.
Die Statuszeile
In der Statuszeile am unteren Fensterrand finden Sie Informationen über Dateioperationen oder Datensätze. Je nachdem in welchem Menü Sie sich befinden, zeigt TaxMetall welche Dateioperation Sie gerade durchführen. In den Suchdialogen bekommen Sie die Anzahl der erfassten Datensätze angezeigt.
Die Funktionsleiste
Die Funktionsleiste unter der Menüleiste enthält Symbole, über die Mausbenutzer die wichtigsten Befehle von TaxMetall auf einfachste Art und Weise aktivieren können. Die Funktionsleiste passt Ihren Inhalt je nach Bedarf immer der entsprechenden Programmseite an.
Unter den einzelnen Symbolen finden Sie teilweise Bezeichnungen für Funktionstasten, die Sie stattdessen verwenden können.
Im folgenden Abschnitt sind die einzelnen Symbole der Funktionsleiste erläutert, da Sie diese für Ihr weiteres Vorgehen immer wieder benötigen.
Die einzelnen Symbole der Funktionsleiste
Mit dem Symbol "Verlassen" schließen Sie das aktuelle Fenster. Dieses Symbol hat die gleiche Bedeutung wie das „X“ in der Titelzeile.
Wenn Sie das Symbol "Drucken" anklicken, aktivieren Sie das Druckmenü. Auf dem Bildschirm erscheint ein entsprechendes Dialogfenster. Hier haben Sie Gelegenheit für weitere Einstellungen. Beispielsweise können Sie angeben, wie oft Sie den gewünschten Datensatz ausdrucken oder faxen möchten. Näheres zur Druckfunktion finden Sie im entsprechenden Kapitel.
Bei TaxMetall handelt es sich um eine Datenbankanwendung. Falls Sie noch nie mit einem Datenbanksystem gearbeitet haben, sollten Sie in jedem Fall bedenken:
Eine Datenbankanwendung ist keine Textverarbeitung. Mit einer Datenbankanwendung können komplexe Geschäftsprozesse (z.B. eine durchgängige Auftragsbearbeitung oder ein automatisches Bestellwesen) nachvollzogen werden.
Der Vorteil eines Datenbanksystems ist, dass die einzelnen Datentabellen beliebig zueinander in Beziehung gesetzt werden können. So müssen die einzelnen Informationen nicht wie früher mühsam selbst in Beziehung gesetzt werden, sondern das erledigt die Datenbankanwendung für Sie.
Die Navigationssymbole
Die Daten werden in einzelnen Datensätzen verwaltet. Um in diesen navigieren zu können, verwenden Sie die nachfolgenden Symbole. Sie ermöglichen das problemlose Umgehen mit den Datensätzen (DS).
Durch den Befehl "Erster Datensatz" haben Sie direkten Zugriff auf den ersten Datensatz des Menüs, den Sie gerade bearbeiten – d.h. nach Nummern sortiert auf den Datensatz Nummer 1.
Die nächsten beiden Symbole besagen analog zu den vorhergehenden:
Einen Datensatz nach vorne springen bzw. einen Datensatz zurückgehen
"DS Ende": Durch Drücken dieses Befehls erhalten Sie direkten Zugriff zum letzten Datensatz.
Die Bearbeitungssymbole
Bevor Sie eines der folgenden Symbole betätigt haben, befinden Sie sich auf einer Dialogseite im Betrachten-Modus, d.h. Sie können die entsprechenden Daten nur ansehen, aber nichts ändern. Um etwas abzuändern, hinzuzufügen, zu löschen oder zu bearbeiten, müssen Sie eines der folgenden Symbole anklicken (bzw. können Sie in den Systemeinstellungen die automatische Bearbeitung aktivieren).
Das Symbol "DS Neu" müssen Sie immer zuerst betätigen, wenn Sie einen neuen Datensatz anlegen oder hinzufügen. Erst nach Anklicken dieses Befehls haben Sie die Möglichkeit die entsprechenden Daten einzugeben.
Wollen Sie beispielsweise einen neuen Kunden in die Stammdaten/Kunden aufnehmen, stellen Sie den Cursor auf die Kunden-Nummer. Dann betätigen Sie das Symbol .
Benötigen Sie Daten nicht mehr, dann können Sie diese Eingabe durch den Befehl
"Löschen" revidieren.
Durch das Symbol "Bearbeiten" können Sie schnell Daten, die Sie ändern wollen, anpassen. Das bedeutet, mit diesem Befehl können Sie alle Daten so lange
bearbeiten, bis Sie ein anderes Symbol anklicken.
Wenn Sie anfangs nur die notwendigsten Daten eingeben und diese nach und nach ergänzen wollen, springen Sie in den gewünschten Datensatz, betätigen das Symbol
„Bearbeiten“ und fügen dann die notwendigen Ergänzungen hinzu.
Wollen Sie etwas ändern oder neue Daten hinzufügen, betätigen Sie bitte zuerst das Symbol „Bearbeiten“ es sei denn, Sie haben in den Systemeinstellungen den Modus
„Direktbearbeitung“ angestellt.
Wenn Sie mit der Bearbeitung oder Neuanlage fertig sind, beenden Sie diesen Vorgang durch das Symbol „Übernehmen“. Dadurch speichern Sie die eingegebenen Daten ab. Durch Klicken dieses Befehls schalten Sie wieder in den Betrachtenmodus, nun besteht wieder Schreibschutz.
Um sich vor einem Datenverlust zu schützen, sollten Sie regelmäßig durch Betätigen dieses Symbols Daten zwischenspeichern.
Haben Sie einmal etwas fälschlicherweise eingegeben, können Sie den Bearbeitungsvorgang einfach abbrechen. Durch Drücken dieser Schaltfläche werden die bisherigen Angaben revidiert und Sie schalten wieder in den Betrachtungsmodus.
Durch Anklicken dieser Schaltfläche werden die angezeigten Daten automatisch aktualisiert.
Mit dem Befehl "Datensatz kopieren" können Sie Datensätze duplizieren. Diese Funktion können Sie beispielsweise bei Mandanten mit mehreren Tochtergesellschaften sinnvoll einsetzen oder bei ähnlichen Rechnungen.
Den Befehl "Teilmengen aufheben" verwenden Sie, wenn Sie die Auswahl der Datensätze über die Suchfunktion eingeschränkt haben.
Haben Sie beispielsweise im Artikelstamm als Teilmenge alle Artikel selektiert, die mit „R“
beginnen, und wollen anschließend wieder alle Artikel im Artikelstamm zur Auswahl haben.
Nachdem Sie das Symbol „Teilmenge aufheben“ betätigt haben, stehen wieder alle Datensätze zur Bearbeitung zur Verfügung.
1. Im Artikelstamm sind alle Artikel verfügbar.
2. Da alle Artikel selektiert werden sollen, die mit „R“ beginnen, wird im Feld
"Bezeichnung" ein R, dahinter ein * als Joker eingegeben.
3. Anschließend betätigt man die F10-Taste. TaxMetall zeigt nun alle Artikel an, die mit „R“
beginnen.
4.
Möchten Sie nun mit diesen 3 Datensätzen arbeiten, betätigen Sie nicht wie gewohnt, den Haken , sondern den Haken . Damit übernehmen Sie in die Datenmaske diese Datensätze.
5. In diesen können Sie nun navigieren:
Möchten Sie dann wieder alle Datensätze zur Verfügung haben, betätigen Sie das Symbol . Damit heben Sie die Teilmenge – im Beispiel alle Artikel, die mit „R“
beginnen - auf. Alle Datensätze befinden sich anschließend wieder in der Datenmenge.
Mit diesem Symbol öffnen Sie das Menü "Dokumententasche".
An diesem Symbol erkennen Sie, dass in Ihre Dokumententasche bereits etwas hinterlegt wurde.
Die wichtigsten Symbole aus der Auftragsbearbeitung:
Klicken Sie dieses Symbol an, werden die Gesamtsummen angezeigt.
Durch dieses Symbol wechseln Sie zwischen Kopfsatz und Positionen.
Anhand dieses Symbols können Sie jederzeit erkennen, ob Sie sich im Kopfsatz eines Fensters oder im Seitenreiter Positionen befinden. Immer der Teil, der blau markiert ist, ist gerade aktiv und kann bearbeitet werden. In den anderen Bereich können Sie einfach mit der Maus springen oder Sie können ihn aktivieren, indem Sie in das gewünschte Feld klicken.
Durch Betätigen dieses Symbols übergeben Sie in den nächsten Auftragsschritt.
Durch Anklicken dieses Symbols übergeben Sie in den Lieferschein.
Wollen Sie an einer bestimmten Stelle einen Textbaustein einfügen, klicken Sie dieses Symbol an.
Klicken Sie dieses Symbol an, öffnen Sie die erweiterte Ansicht. Diese benötigen Sie, wenn Sie mit Angebotsgruppen oder mit Fremdsprachen arbeiten.
Die Suche nach Artikelvorkommen ist vor allem dann nützlich, wenn Sie wissen möchten, ob und wann Ihr Kunde zu welchem Preis den angefragten Artikel schon einmal bestellt hat.
In der 1. Spalte sehen Sie die Angebotsnummer, unter der bestimmte Artikel angeboten wurden.
In der 2. Spalte ist der Kundestamm verknüpft, voreingestellt ist der Kundenname.
Sie können jedoch über die Pfeiltaste ein anderes Feld aus den Kundenstammdaten auswählen. Die nächsten beiden Spalten können Sie selbst nach Suchkriterien aus den Artikelstammdaten definieren. Eingestellt werden die gewünschten Kriterien wieder über die entsprechende Pfeiltaste.
Wenn Sie diesen Knopf betätigen, öffnen Sie das Historyboard. Grafisch erhalten Sie so einen Überblick über alle Belege eines Projektes.
Datenimport und Export und die Kommunikation mit MS Outlook
Klicken Sie dieses Symbol „Outlook-Adressen übernehmen“ an, können Sie Daten aus Outlook direkt an die gewünschte Stelle importieren.
Dabei gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Legen Sie einen neuen Datensatz an.
2. TaxMetall vergibt automatisch eine neue Datensatznummer, wenn Sie auf „ “ oder DS Neu klicken. Natürlich können Sie die vorgeschlagene Nummer überschreiben, wenn Sie eine andere Nummer vergeben wollen.
3. Dann klicken Sie das Symbol „Outlook-Adressen übernehmen“ an.
4. Nun wechselt TaxMetall in den Import-Modus.
5. Im Adressenordner von Outlook wählen Sie das gewünschte Verzeichnis und öffnen per Doppelklick mit der linken Maustaste so lange die Verzweigungen, bis Sie im gewünschten Ordner sind.
6. Wählen Sie den gewünschten Datensatz aus und klicken Sie ihn mit der linken Maustaste einmal an. TaxMetall übernimmt den Datensatz in die entsprechenden Felder
7. Haben Sie aus Versehen in Outlook den falschen Datensatz ausgesucht, drücken Sie Funktionstaste F6 bzw. das Symbol . Damit brechen Sie den Import ab, die Daten verschwinden. Nun können Sie durch erneutes Anklicken des Outlook-Symbols den richtigen Datensatz importieren.
Betätigen Sie dieses Symbol „Daten an Outlook übermitteln“, können Sie Daten direkt von TaxMetall an Outlook übergeben. Und zwar sowohl einzelne Datensätze als auch alle Datensätze oder ausgewählte Teilmengen.
Das Exportieren von TaxMetall-Daten nach Outlook ist denkbar einfach:
1. Öffnen Sie in TaxMetall den Datensatz, den Sie übertragen möchten. Wenn Sie mehrere Datensätze übertragen möchten, wählen Sie über den Suchdialog die gewünschte Teilmenge aus und übernehmen diese durch Betätigen des Symbols .
2. Dann klicken Sie das Symbol Daten an Outlook übermitteln an.
3. Nun öffnet sich der Export-Modus. In einem neuen Fenster sehen Sie den Verzeichnisbaum Ihres Outlooks.
4. Navigieren Sie zum gewünschten Ordner.
5. Wenn Sie diesen einmal mit der linken Maustaste anklicken, wird er blau hinterlegt und damit markiert.
6. Anschließend klicken Sie das Symbol „Daten in Outlook ablegen“ einmal an und schließen das Fenster.
Die Daten sind nun in Ihrem Outlook-Ordner vorhanden.
Da diese Funktionen erst mit MS Outlook synchronisiert werden müssen, funktionieren Datenimport und –export natürlich nicht mit der Demoversion.
