Rahmenvereinbarung für online Eventplattformen für regionale und globale Veranstaltungen (auch hybrid)

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Deutsches Rotes Kreuz e.V.

Generalsekretariat

Bereich Internationale Zusammenarbeit

Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes, Rahmenvereinbarung Eventplattformen Seite 1

Rahmenvereinbarung für online

Eventplattformen für regionale und globale Veranstaltungen (auch hybrid)

Aufforderung zur Angebotsabgabe

Gesucht wird ein Dienstleister für die technische Lösung zur Umsetzung von Eventplattformen in einem virtuellen oder hybriden Format (Online- Eventplattformen mit vielfältigen Funktionen sowie Umsetzung von Live- Streaming an den Veranstaltungstagen mit Übertragung aus den Regionen im Ausland und Deutschland, vorwiegend Berlin)

Art der Vergabe:

Öffentliche Ausschreibung gem. § 9 Abs. 1 UVgO Angebotsabgabe:

Die Abgabe des vollständigen Angebots muss bis einschließlich 23. März 2022 um 12:00 Uhr mittags CET beim Auftraggeber erfolgt sein. Die Bindefrist, bis zu der die Angebote verbindlich sein müssen, reicht bis zum 03. Mai 2022, 23:59 Uhr CET.

Aufgrund der Pandemielage sind die nachstehenden Arten der Abgabe möglich:

1. im verschlossenen Umschlag per Post - an die u. g. Adresse des Auftraggebers.

Bitte vermerken Sie außen auf dem Umschlag “Bitte nicht öffnen - Angebotsunterlagen“

und geben Sie im Betreff Ihres Anschreibens die folgende Referenznummer an:

2022-Eventplattform-001.

2. als verschlüsselte und passwortgeschützte Anlage per E-Mail an dialogueplatform@drk.de.

Bitte geben Sie im Betreff “Angebotsunterlagen” und die Referenznummer

2022-Eventplattform-001 an. Bitte beachten Sie, dass wir nicht verschlüsselt eingereichte Angebote leider nicht berücksichtigen können.

Auftraggeber:

Deutsches Rotes Kreuz e.V. – Generalsekretariat Internationale Zusammenarbeit

Team 64

Carstennstraße 58 12205 Berlin

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Interessensbekundungen, Bieterfragen oder Bieterinformationen

sind ausschließlich per E-Mail bis eine Woche vor Ablauf der Angebotsfrist zu richten an:

dialogueplatform@drk.de, Referenznummer: 2022-Eventplattform-001

Durch die Abgabe des Angebotes erklärt der Bietende, dass er die Vergabeunterlagen vollständig durchgearbeitet, geprüft und anerkannt hat. Enthalten die Vergabeunterlagen nach der Auffassung des Bietenden Unklarheiten, Lücken, Widersprüche oder Fehler, die die Erstellung des Angebotes einschließlich der Preisermittlung beeinflussen können, oder hat der Bietende Zweifel an der rechtlichen, fachlichen oder rechnerischen Richtigkeit der Vergabeunterlagen (insgesamt „Fehler“ genannt), so hat er den Auftraggeber unverzüglich darüber zu informieren, um möglichst frühzeitig vor Angebotsabgabe eine Klärung im noch laufenden Vergabeverfahren herbeizuführen.

Der Auftraggeber behält sich vor, innerhalb der Angebotsfrist Berichtigungen und Ergänzungen zu den Vergabeunterlagen vorzunehmen und diese allen interessierten Unternehmen auf der Homepage zur Verfügung zu stellen.

Die Anfragen der interessierten Unternehmen werden gesammelt und anonymisiert beantwortet. Die Fragen sind so zu stellen, dass ein Rückschluss auf den Fragesteller nicht möglich ist. Die bekanntgegebenen Antworten werden Bestandteil der Vergabeunterlagen.

Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des flexiblen Beschaffungssystems:

Der Auftraggeber beabsichtigt, mit einem Wirtschaftsteilnehmer eine Rahmenvereinbarung abzuschließen. Das in Aussicht genommene Auftragsvolumen wird für die gesamte Vertragslaufzeit auf 500.000 Euro (netto) geschätzt. Das geschätzte Rahmenvertragsvolumen basiert auf Erfahrungswerten von bereits durchgeführten Online-Events. Das maximale Auftragsvolumen wird auf 600.000 Euro (netto) festgelegt.

Der Auftraggeber geht von unterschiedlichen Anforderungen für die verschiedenen Regionalen und globalen Eventplattformen 2022/2023 aus, da u. a. aufgrund der Pandemie das Format der einzelnen Veranstaltungen noch nicht endgültig feststeht. Dementsprechend werden die unterschiedlichen Leistungen des Auftragnehmers für die einzelnen Eventplattformen je nach Entscheidungslage geplant und beauftragt.

Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf Erteilung bestimmter Aufträge oder einer bestimmten Anzahl von Aufträgen. Es besteht keine Abnahmeverpflichtung seitens des Auftraggebers. Je nach Format der einzelnen Eventplattformen werden unterschiedliche Leistungspakete beauftragt.

Für alle Leistungen des Auftragnehmers ist die vorliegende Rahmenvereinbarung zugrunde zu legen. Bei der Vergabe, der auf dieser Rahmenvereinbarung beruhenden Einzelaufträge, dürfen keinen substanziellen Änderungen an den Bedingungen der Rahmenvereinbarung vorgenommen werden.

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Generalsekretariat

Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes, Rahmenvereinbarung Eventplattformen Seite 3 Laufzeit des Rahmenvertrags:

Der Vertrag beginnt mit Unterzeichnung und endet ordentlich nach 24 Monaten. Der Auftraggeber behält sich vor, den Rahmenvertrag einmalig um weitere 12 Monate zu verlängern, sofern das maximale Rahmenvertragsvolumen noch nicht ausgeschöpft ist. Über die Inanspruchnahme der Verlängerungsmöglichkeit wird der Auftragnehmer spätestens 3 Monate vor Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit schriftlich hingewiesen. Der Vertrag endet jedoch spätestens nach 36 Monaten oder bei Erreichen der maximalen Budgetobergrenze.

Hinweise zum Vertragsentwurf

Der zur Angebotsaufforderung angehängte Vertragsentwurf beinhaltet die Vorgaben des Auftraggebers zur Ausgestaltung des Vertragsverhältnisses mit dem Auftragnehmer und ist Grundlage für den Vertragsschluss. Der Bietende kann alternative, vertragliche Regelungen vorschlagen. Gewünschte Änderungen oder Anregungen an dem Vertragsentwurf müssen durch den Bieter im Rahmen der Angebotsfrist angezeigt werden. Nach Ablauf der Angebotsfrist sind keine Änderungen an dem Vertragsentwurf möglich.

Im Falle einer Auftragserteilung gelten die in der Leistungsbeschreibung und im Vertrag aufgeführten Vertragseckpunkte. Diese Vertragseckpunkte dürfen in den Angeboten weiter konkretisiert werden.

Zeitplan der Ausschreibung:

Ausschreibungsschritte Zeitplan

Veröffentlichung der Öffentlichen Ausschreibung 01.03.2022

Bieterfragen zur Ausschreibung bis zum: 16.03.2022, 12:00 Uhr mittags, CET

Angebotsfrist 23.03.2022, 12:00 Uhr mittags, CET

Rückfragen des Auftraggebers zu den eingereichten Angeboten bis zum:

28.03.2022

Information über geplante Auftragserteilung Vsl. 14.04.2022

Vertragsabschluss Vsl. 22.04.2022

Beginn der Zusammenarbeit Vsl. 25.04.2022

Bindefrist, bis zu der die Angebote verbindlich sein müssen

03.05.2022

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Verortung des Auftrags:

Der Bereich Internationale Zusammenarbeit des Generalsekretariats des DRK e.V. führt ein vom Auswärtigen Amt gefördertes Projekt durch. Im Rahmen dieses Projektes werden in Kooperation mit der Internationalen Föderation der Rotkreuz- und Rothalbmondgesellschaften (IFRK) und dem Rotkreuz-/Rothalbmond-Klimazentrum (RCCC) sowie weiteren nationalen und internationalen Partnern regelmäßig verschiedene regionale und globale Veranstaltungen durchgeführt.

Die interaktiven Eventplattformen dienen dem Austausch zwischen Praktizierenden aus Projektländern, Regierungen, Expertinnen und Experten aus Wissenschaft und für Policy zur Entwicklung einer innovativen humanitären Hilfe. Aufgrund der Pandemie fanden die Veranstaltungen seit 2020 in einem virtuellen Format statt und sollen auch in diesem und nächstem Jahr virtuell, bzw. hybrid organisiert werden. Zu den bereits durchgeführten virtuellen Events finden sich ausführliche Informationen auf der Exchange Unterseite des Anticipation Hubs mit den entsprechenden Links zu den vorherigen Dialogplattformen zur vorausschauenden humanitären Hilfe. Weitere in den letzten Jahren veranstalte virtuelle Events galten der nationalen und internationalen Katastrophenvorsorge insbesondere der Fachtagung Katastrophenvorsorge.

Ziel des Auftrags:

Das DRK beabsichtigt, die Veranstaltungen entweder in einem rein virtuellen oder in einem hybriden Format durchzuführen.

Insbesondere die Regionalen Veranstaltungen (Afrika, Latein-Amerika und Pazifik-Asien) sollen mit möglichst hoher Teilnehmendenzahl vor Ort persönlich stattfinden, da der direkte Austausch der regionalen Akteure während des Events im Vordergrund steht. Da die Teilnehmendenzahl durch das virtuelle Format in den letzten zwei Jahren jedoch enorm gestiegen ist, soll auch die Möglichkeit des Live-Streamings über die Online-Eventplattform geben sein. Je nach Pandemielage werden zusätzlich verschiedene Sessions virtuell angeboten, so dass interessierte Akteure teilnehmen können, auch wenn sie nicht vor Ort sind.

Allgemeines Ziel ist es, für jede der Eventplattformen ein individuelles Online-Konzept zu entwickeln, das der jeweiligen Situation und den Anforderungen entspricht.

Eckdaten

Voraussichtliche Daten und Zeiten der Veranstaltungen:

• Regionale Dialogplattform Afrika / 3-4 Tage Ende Juni 2022 5 - 6 Std. pro Tag in der Zeitzone von Nairobi, Kenia,

Erwartete Teilnehmendenzahl: ca. 400-500 Personen

• Regionale Dialogplattform Lateinamerika/ 3-4 Tage letzte September Woche 2022 5 - 6 Std. pro Tag in der Zeitzone von Antigua, Guatemala

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Generalsekretariat

• Regionale Dialogplattform Pazifik-Asien / 3 Tage Ende Oktober 2022 5 - 6 Std. pro Tag in der Zeitzone von Bangkok, Thailand

• Fachtagung Katastrophenvorsorge / 2 - 3 Tage Ende Oktober 2022

7 – 8 Std. pro Tag, mit einem Live-Studio in Berlin mindestens an einem der Tage Erwartete Teilnehmendenzahl: ca. 1.000-1.200 Personen

• Globale Dialogplattform / 3 Tage erste Dezemberwoche 2022 7 – 8 Std. pro Tag, mit einem Live-Studio in Berlin

Erwartete Teilnehmendenzahl: ca. 1.000-1.500 Personen

• Weitere noch nicht feststehende Veranstaltungen in den Jahren 2022/2023

Bei den angegebenen Zeiten handelt es sich um die reinen Veranstaltungszeiten, ohne Vor- und Nachbereitung.

Die genauen Daten und das Format der Veranstaltung werden dem Auftragnehmer so bald wie möglich aber spätestens 10 Wochen vor Veranstaltungsbeginn mitgeteilt.

Wichtige Komponenten der virtuellen Eventplattformen:

• Hauptveranstaltungsraum (plenary) für alle registrierten Teilnehmenden: für

Begrüßungsreden, “Ignites”, Präsentationen, “Keynotes”, Podiumsdiskussionen, etc.

• Mindestens 3 bis 5 parallellaufende Break Out Sessions pro Time-Slot (ca. 2-3 Zeitslots pro Tag) mit geringerer Teilnehmendenzahl (zw. 25-50)

• Pausen für intensives Networking mit bekannten Kolleginnen und Kollegen, aber vor allem auch zum Austausch mit neuen Expertinnen und Experten sowie Praktizierenden

• Poster Walk: zur Vorstellung der weltweiten Projekte von verschiedenen Partnern (Poster, Slideshows, Videos, etc.)

Zielsetzung für die virtuellen Eventplattformen

• Umsetzung der vorgenannten Komponenten im ansprechenden virtuellen Format

• Ermöglichung eines intensiven Austauschs der Teilnehmenden, sowohl durch gezielte Kontaktaufnahme als auch zufälliges Treffen von anderen Teilnehmenden

• Bei Bedarf Umsetzung eines hochwertigen Live-Streamings der Veranstaltungen aus den Live-Studios in den Regionen im Ausland (über Einbindung in die Eventplattform, keine eigene Umsetzung des Streamings vor Ort).

• Umsetzung von hochwertigen Live-Streamings in Deutschland (auch hybrid mit

Teilnehmenden vor Ort) mit Technik für Bild, Ton, Übertragung und Personal des Bieters

• Intuitive und einfache Bedienung der Eventplattform auch für internationale Teilnehmende

• Einhaltung der DSGVO und Abschluss eines AV-Vertrages

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Die zu erbringenden Leistungen

Konzeption und Entwicklung einer technischen Lösung zur Umsetzung der verschiedenen Veranstaltungen in einem virtuellen Format (Online-Eventplattform). Die Eventplattform muss technisch die folgenden Punkte umsetzen können:

• Ansprechendes Design auch in Anlehnung an bereits bestehende Designs u. a. des Anticipation Hub, der virtuellen Dialogplattformen der Vorjahre, der Fachtagung Katastrophenvorsorge und anderer Designvorgaben des Auftraggebers.

• Einbindung einzelner Eventplattformen auf einer Unterseite insbesondere des Anticipation Hubs

• Erstellung der Eventplattformen auf Englisch und/oder Deutsch sowie für Lateinamerika zweisprachig auf Spanisch und Englisch (Inhalte werden vom DRK geliefert)

• Die Basis der Eventplattformen muss so gestaltet sein, dass sie für Folgeveranstaltungen mit Anpassungen genutzt/repliziert werden kann

• DSGVO-konformes Teilnahmemanagementsystem, bei Bedarf zusätzlich über Einbindung eines vom Kunden gewünschten TMS über ein iFrame, z.B. Aloom TMS

• Registrierung und Login für Teilnehmende auch mit der Möglichkeit sich zu einzelnen Workshops zu registrieren

• E-Mail-System für den Versand eines persönlichen Zugangscodes zur Webseite und weiterer Informationen an registrierte Teilnehmende

• Einrichtung eines geschlossenen Nutzerbereichs, in welchem nur registrierte Nutzer bestimmte Seiten wie Livestream, Teilnehmendenlisten, interaktive Tools (wie z. B. Padlet) sehen können.

• Einbindung einer interaktiven Reporting-Seite (Pinnboard) für Fotos, Videos, Bekanntmachungen und Live-Inhalte während des Events, evtl. eines Live-Blogs

• Unterseiten für Informationen zum Programm, Workshops und zu den Referierenden, mit Verlinkung der verschiedenen Inhalten

• Möglichkeit von der Programmseite aus Kalendereinträge zu den einzelnen Sessions zu generieren

• Live-Gang der Eventwebsite spätestens 4 Wochen vor dem jeweiligen Event, mit dem Programm, dem Pinnboard und dem Registrierungstool.

• Downloadbereich für Arbeitsdokumente

• Einrichtung eines Twitter-Streams mit aktuellen Posts zu bestimmten Hashtags

• Live-Streaming der Sessions (Moderation, Plenary Sessions und Break out Sessions) bei jeder Veranstaltung für registrierte Teilnehmende auf der Landingpage

• Live-Streaming der Moderation aus unterschiedlichen Studios in verschiedenen Ländern der Regionen in den entsprechenden Zeitzonen der Veranstaltungsorte.

• Zusammenarbeit und Abstimmung (auf Englisch) mit den lokalen Film- und Ton Teams vor Ort in Nairobi (Kenia), Antigua (Guatemala) und Bangkok (Thailand) und ggf. andere

• Einbindung von Simultanübersetzungen (Dolmetschende), sowohl im Plenary als auch in den Break Out Sessions. Für die Afrika-Events in Englisch, Französisch, Portugiesisch, für die Lateinamerika-Events in Englisch/Spanisch und evtl. bei globalen Events in Englisch, Spanisch, Französisch, Portugiesisch und Arabisch.

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Generalsekretariat

• Übersetzung durch Untertitelung, ggf. durch Einbindung externer Tools.

• Interaktiver Social Networking Space (Kaffeepausen, informelle Veranstaltungen)

• Interaktionstools für die registrierten Teilnehmenden

• z. B. Chatboxen (bi- und multilateral), Fragen und Antworten, Umfragen, Abstimmungen, Whiteboard Funktion, Weltkarte zur Abbildung der Herkunftsorte der Teilnehmenden, Fotowand, ...

• Virtueller Poster Walk (evtl. hinterlegt mit Audio) zum Darstellen der Projekte

• Agenda/ Timetable für das Programm zum intuitiven und schnellen Zugang zu den verschiedenen auch parallellaufenden Sessions

• Timeline (fortlaufend) für bis zu 5 parallelen Sessions mit Mouse-Over-Vorschautext des jeweiligen Programmpunktes

• Aufzeichnung der Sessions (mit Ausnahme der interaktiven Pausen und Übungen) mit Nachbearbeitung der Videos (Herausschneiden einzelner Sequenzen)

• Bereitstellung der Aufzeichnungen auf der Eventwebsite spätestens 10 Tagen nach dem Event. Das Abspielen soll mindestens bis zur Folgeveranstaltung im nächsten Jahr auf der jeweiligen Webseite für registrierte Teilnehmende möglich sein.

• Einbindung der Videos in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber in einem YouTube-Kanal oder anderen Video-Plattformen

• Eventplattform und das Teilnahmemanagementsystem müssen DSGVO konform sein.

• Möglichst hohe Lastkapazität und gleichbleibende Leistungsfähigkeit, auch bei einer hohen Zahl von gleichzeitig Teilnehmenden (mind. 500 TN bei den Regionalen Events und mind.

1500 TN bei den Globalen Events)

• Responsive Design (Desktop/Mobile Geräte). Die Online-Plattform muss in den letzten beiden Versionen aller gängigen Browser und Bildschirmauflösungen sowie auf allen gängigen Endgeräten fehlerfrei und ansprechend dargestellt werden. Sie muss auf mobilen Endgeräten mit Touchscreen-Bedienung leicht zu bedienen sein.

• gängige Browser, Mac/Win

• Technischer Support während der Konferenzen in den jeweiligen Zeitzonen, gemäß den Inhalten des eingereichten Angebotes. Statistische Auswertung direkt im Anschluss an jede Eventplattform (eigene, ohne Drittanbieter wie Google Analytics): registrierte

Teilnehmende, Teilnehmendenzahlen (Logins) während der einzelnen Sessions, Anzahl der User der verschiedenen Tools, etc...

• Umbau der Eventseite nach der Veranstaltung zu einer „Nach dem Event Seite“.

• Hosting (für mind. 12 Monate) DSGVO konform

• Kommunikationsprodukte, wie z. B. ein Bekanntmachungsvideo, virtuelle Hintergründe, ein zusammenfassendes Video, PPT Vorlage, etc.

• Nachberichte zu den Eventplattformen (10-30 Seiten) als PDF

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Beratungs- und Serviceleistungen:

Sämtliche Beratungsdienstleistungen müssen auch auf Englisch möglich sein.

Vor den Veranstaltungen:

• Beratung: Abstimmung und Klärung der Anforderungen & Set-ups der virtuellen Konferenz mit dem Veranstalter

• Erstes Kick-off Meeting nach Auftragserteilung (für die erste Veranstaltung Ende April 2022)

• Konzeption für eine individuelle Eventplattform ggf. unter Berücksichtigung bereits bestehender Designs der Vorjahre oder Unternehmensvorgaben und in Abstimmung mit dem jeweiligen Veranstalter

• Fullservice bei der technischen Umsetzung der Eventplattformen

• Briefing der Referierenden und Akteure vorab zur Nutzung der virtuellen Konferenzräume und zur Verfügung stehenden interaktiven Tools

• Probeablauf/Testung im Vorfeld zur jeweiligen Veranstaltung Während der Veranstaltungen:

• Technische Betreuung während der gesamten Veranstaltung, gemäß den Inhalten des eingereichten Angebotes

• Notfallmanagement, 24h Erreichbarkeit Nach den Veranstaltungen:

• Nach jeder Veranstaltung findet in der Regel ein Auswertungsgespräch statt, um Erkenntnisse für Folgeveranstaltungen festzuhalten (Qualitätssicherung).

• Absprachen zur Gestaltung der Eventplattform nach dem Event sowie Durchführung der technischen Umsetzung.

• Auswertung der detaillierten Teilnahme Statistiken zu den einzelnen Sessions

Leistungsverzeichnis für die Umsetzung eines Live-Streamings auch hybrid (mit Teilnehmenden vor Ort) innerhalb von Deutschland

Die folgenden Leistungen müssen möglich sein:

• Full-Service bei sämtlichen Technik-, Kamera-, Bild-, Ton- und Personalleistungen, die mit der Umsetzung der Video- und Streaming-Leistungen während der Events in Berlin oder anderen Orten in Deutschland verbunden sind. Dabei kann es sich um Veranstaltung mit und ohne Teilnehmende handeln.

• Streaming aus einem Studio oder Veranstaltungsraum, evtl. Begrüßungsreden,

Podiumsdiskussionen und Plenarveranstaltungen mit Teilnehmenden. Der Raum wird vom Veranstalter beauftragt und gestellt, nach zuvor erfolgter technischer Beratung durch den Auftragnehmer.

• Zusätzliche Übertragungen von Workshops aus Veranstaltungsräumen bei Hybrid-Events (Teilnehmende vor Ort plus Zuschaltung virtuelle Teilnehmenden). Die Kamera- und Mikrofontechnik dafür wird vom Auftraggeber gestellt oder angemietet.

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Generalsekretariat

• Beratung zum Bühnenbild für den Livestream, Absprachen dazu, welches Mobiliar ggf.

gestellt oder gemietet werden muss.

• Streaming von parallelen Sessions in bis zu zwei Timeslots vormittags und zusätzlich nachmittags muss möglich sein.

• Betreuung der Referierenden und Workshopgebenden vor der jeweiligen Zuschaltung (Warteraum, Kurzbriefing)

• Bauchbinden für Speaker und Referierende

• Full-Service bei Vorbereitung, Koordination und Zusammenarbeit für Live-Streamings bei Übertragungen aus Studios aus den Regionen im Ausland, Zusammenarbeit in englischer Sprache mit deren Film- und Ton-Teams für die Sicherstellung einer hochwertigen

Übertragung

• Aufzeichnung aller Beiträge aus dem Studio und den Sessions mit Nachbearbeitung der Videos (Herausschneiden einzelner Sequenzen nach Rücksprache mit den Referierenden).

• Erstellung von Live-Content (Fotos/Blog).

• Reisekosten des Auftragnehmers zum Veranstaltungsort innerhalb Deutschlands.

Veranstaltungsbezogene Einzelaufträge

Für jede der virtuellen Eventplattformen wird ein individuelles Online-Konzept entwickelt, das der jeweiligen Veranstaltung und der Pandemiesituation und den daraus folgenden Anforderungen entspricht. Hierzu wählt der Auftraggeber aus den angebotenen Leistungspaketen die für die jeweilige Veranstaltung notwendigen Komponenten und beauftragt den Auftragnehmer entsprechend.

Für unvorhergesehene individuell benötigte Leistungen kann der Auftraggeber weitere Leistungen abrufen, die zur Optimierung der Online-Eventplattform zweckdienlich sind. Die Abrechnung dieser erfolgt nach den vereinbarten Preisen, stundenweise oder pauschal. Bitte nennen Sie uns die Tagessätze oder Pauschalpreise (jeweils in Euro netto) für die auf dem Preisblatt genannten Leistungspakete.

Form der zu erbringenden Leistungen Allgemein

Alle zu erbringenden Dienstleistungen werden mit allen in der Ausschreibung genannten Kriterien umgesetzt.

Rechte an den Ergebnissen

Sämtliche Nutzungsrechte, die im Rahmen des Auftrages erstellt oder verwendet werden, sind vollständig der uneingeschränkten Nutzung des Auftragsgebers zu übertragen. Alle Bilddateien (inklusive Fotos, Videos, Grafiken, etc.) sind dem Auftraggeber in einem bearbeitbaren Format zur Verfügung zu stellen. Die Nutzungsrechte am Bild und zur weiteren Bearbeitung ebenso wie allen Medien, die für den Auftraggeber entwickelt wurden, werden diesem vollständig, ausschließlich und inhaltlich, räumlich, zeitlich unbegrenzt übertragen.

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Dem Angebot beizufügende Unterlagen / Informationen

Wir bitten Sie Ihr Angebot möglichst detailliert aufzuschlüsseln und die folgenden Dokumente beizufügen:

- Angebotskonzept – Das Konzept sollte mindestens auf die folgenden Punkte eingehen: Umsetzung der Ziele des Auftraggebers, Fahrplan für die Umsetzung individueller und unterschiedlicher Veranstaltungen

- Ausgefülltes Preisblatt

- Arbeitsprobe/Referenzprojekte: z.B. durch eine Verlinkung zu einer Eventplattform für eine bereits erfolgte Veranstaltung oder durch detaillierte Darstellung und Beschreibung in einer anderen Form.

- Technisch organisatorische Maßnahmen (TOM)

- Ausgefüllte und unterschriebene Konformitätserklärung (siehe Anlage)

Die eingereichten Unterlagen müssen vollständig und wie auf der ersten Seite beschrieben bis zum 23.03.2022 um 12:00 Uhr mittags CET auf postalischem Wege bzw. als verschlüsselte und durch ein Passwort geschützte Anlage per E-Mail eingegangen sein.

Die Auftragserteilung findet voraussichtlich bis zum 22.04.2022 statt. Die Angebotspreise müssen darüber hinaus gültig sein.

Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, die weitere Kommunikation nach Abgabe der Angebote über eine Kombination von Kommunikationsmedien (z.B. Post, E-Mail, Telefon) fortzusetzen. Der Auftraggeber kann - ist aber nicht verpflichtet - jeden Bietenden einzeln zur Klärung seines/ ihres Angebots (einschließlich der Aufschlüsselung der Preise usw.) innerhalb einer angemessenen, vom Bewertungsausschuss festzulegenden Frist auffordern.

Sonstige Angaben

Die Angaben haben wahrheitsgemäß zu erfolgen. Der Auftraggeber behält sich vor, Nachweise für die entsprechenden Angaben nachzufordern. Unzutreffende Angaben können zum Ausschluss des Bieters führen. Es gilt deutsches Recht.

Das Angebot ist bis Ende der Angebotsfrist abzugeben. Die Öffnung der Angebote erfolgt nach Ablauf der Angebotsfrist. Die Teilnahme der Bieter an der Öffnung ist nicht gestattet.

Die auf Grundlage dieser Vergabeunterlagen fristgerecht eingereichten Angebote der Bieter werden auf Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (u.a. Vollständigkeit der Angebote und Einhaltung aller Muss-Vorgaben der Leistungsbeschreibung) und die Erfüllung der Eignungskriterien geprüft.

Enthalten die Unterlagen nach Auffassung des Unternehmens Unklarheiten, Unvollständigkeiten oder Fehler, so hat es unverzüglich dem Auftraggeber vor Angebotsabgabe in Textform darauf hinzuweisen.

Die Anfragen der interessierten Unternehmen werden gesammelt und anonymisiert beantwortet. Die Fragen sind so zu stellen, dass ein Rückschluss auf den Fragesteller nicht möglich ist. Die bekanntgegebenen Antworten werden Bestandteil der Vergabeunterlagen.

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Generalsekretariat

Zuschlagskriterien und deren Gewichtung

Den Zuschlag erhält das am höchsten bewerteten Angebot in Bezug auf die folgenden Kriterien:

Wertungskriterien

Zuschlagskriterien ^{Anteil am}

Gesamtgewicht

max. erreichbare Punkte

1. Angebotspreis 40% 40

2. Qualität der angebotenen Dienstleistungen (Konzept, Umsetzung, Arbeitsprobe/Referenzprojekt)

60% 60

Summe 100% 100

Bewertungsmethode

Die Berechnung der durch das jeweilige Angebot erreichten Gesamtpunktzahl erfolgt unter Bestimmung des Preispunktwertes (PPW) und des Qualitätspunktwertes (QPW). Auf Grundlage der jeweils errechneten Punktwerte wird die Gesamtpunktzahl gemäß der Gewichtung von Preis und Qualität bestimmt.

Für das Zuschlagskriterium Angebotspreis (1.) wird der Quotient aus dem günstigsten und dem zu bewertenden Angebot gebildet, mit 100 multipliziert und mit der Gewichtung multipliziert.

𝑔ü𝑛𝑠𝑡𝑖𝑔𝑠𝑡𝑒𝑟 𝐴𝑛𝑔𝑒𝑏𝑜𝑡𝑠𝑝𝑟𝑒𝑖𝑠

z𝑢 𝑏𝑒𝑤𝑒𝑟𝑡𝑒𝑛𝑑𝑒𝑟 𝐴𝑛𝑔𝑒𝑏𝑜𝑡𝑠p𝑟𝑒𝑖𝑠 𝑥 100 𝑥 𝐺𝑒𝑤𝑖𝑐ℎ𝑡𝑢𝑛𝑔 = 𝑃𝑟𝑒𝑖𝑠𝑝𝑢𝑛𝑘𝑡𝑒

Die Bewertung des Zuschlagskriteriums Qualität (2.) erfolgt durch den Auftraggeber anhand einer Punkteskala, wobei 100 Punkte der bestmöglichen und 0 Punkte der schlechtmöglichsten Bewertung entsprechen. Jede Bewertung wird verbal begründet. Die vom Bieter erreichte Punktzahl im Zuschlagskriterium Qualtiät wird entsprechend der Tabelle gewichtet (Gewichtung).

∑ 𝑒𝑟𝑟𝑒𝑖𝑐ℎ𝑡𝑒 𝑃𝑢𝑛𝑘𝑡𝑒 𝑄𝑢𝑎𝑙𝑖𝑡ä𝑡𝑠𝑘𝑟𝑖𝑡𝑒𝑟ium 𝑥 Gewicℎ𝑡𝑢𝑛𝑔 = 𝑄𝑢𝑎𝑙𝑖𝑡ä𝑡𝑠𝑝𝑢𝑛𝑘𝑡𝑒

Für die Berechnung der Gesamtpunkte werden alle erreichten gewichteten Punkte addiert:

∑ 𝑃𝑟𝑒𝑖𝑠𝑝𝑢𝑛𝑘𝑡𝑒 + ∑ 𝑄𝑢𝑎𝑙𝑖𝑡ä𝑡𝑝𝑢𝑛𝑘𝑡𝑒 = 𝐺𝑒𝑠𝑎𝑚𝑡𝑝𝑢𝑛𝑘𝑡𝑒

Beschreibung der Zuschlagskriterien

1. Der Preis wird anhand des im Preisblatt ausgewiesenen Gesamtwertes inkl. Preisnachlässe bewertet. Das niedrigste Angebot erhält die volle Punktzahl.

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Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes, Rahmenvereinbarung Eventplattformen Seite 12 2. Die Bewertung im Zuschlagskriterium „Qualität der angebotenen Leistungen“ erfolgt durch den Auftraggeber. Das Angebot wird nach einer Punkteskala bewertet, wobei 100 Punkte der bestmöglichen und 0 Punkte der schlechtmöglichsten Bewertung entsprechen. Die Qualität der angebotenen Leistung geht mit 60 % in die Gesamtbewertung ein.

Die Bewertung richtet sich danach, wie vollständig, genau, fundiert und präzise der Bieter die Vorgaben und Anforderungen aufgreift und überzeugend darstellt und damit wie sehr die beschriebene Vorgehensweise eine qualitätsvolle Leistungserbringung erwarten lässt. Zeigt die beschriebene Herangehensweise ein nur oberflächliches und lückenhaftes Verständnis der Anforderungen oder werden diese nur rudimentär dargelegt, führt dies zu einer schlechteren Punktwertung, da die dargestellte Herangehensweise eine nur schlechte und weniger qualitätsvolle Leistungserbringung erwarten lässt. Zeigt der Bieter in seinen Ausführungen dagegen ein tiefgehendes und umfassendes Verständnis für die Anforderungen, indem er die Umsetzung praxisgerecht, umfassend und logisch strukturiert, führt dies zu einer besseren Bewertung, da die Herangehensweise eine gute und qualitätsvolle Leistungserbringung erwarten lässt.

Die Ausführungen des Bieters lassen darauf schließen, dass der Bieter in der Lage ist, ein passendes Produkt für eine Eventplattform, inkl. Livestreaming und möglichst viele der beschriebenen Leistungen, sowie die Dokumentation der Ergebnisse (Bereitstellung der geschnittenen Videos) anzubieten. Der Auftraggeber legt großen Wert auf eine bedienerfreundliche Plattform und deren interaktiven Tools, welche die Teilnehmenden dazu motiviert aktiv teilzunehmen und sich untereinander auszutauschen. Von besonderer Bedeutung ist auch die Qualität der Arbeitsprobe, die Reisebereitschaft des Bieters innerhalb von Deutschland und die Umsetzung des Live-Streamings aus einer Veranstaltungslocation in Berlin und ggf. anderen Orten in Deutschland

Zuschlag

Der Zuschlag wird dem Angebot erteilt, das den vorgenannten Kriterien entsprechend die höchste Punktzahl erreicht und somit das wirtschaftlichste ist, sowie am ehesten die Gewähr für eine sachgerechte und qualitätsvolle Leistungserbringung verspricht.

Bei gleicher Gesamtpunktzahl gilt folgende abgestufte Regelung zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots:

• Haben zwei oder mehrere Angebote in gleicher Weise die höchste Gesamtpunktzahl erzielt, erhält dasjenige Angebot den Zuschlag, welches im Kriterium „Qualität der angebotenen Leistungen“ die höchste Wertung erzielt hat.

• Liegen auch dann noch die Angebote gleichauf entscheidet das Los. Der Zuschlag wird ohne Verhandlung voraussichtlich am 22.04.2022 erteilt.

Im Falle einer etwaigen Verlängerung der Angebotsfrist durch den Auftraggeber verschiebt sich die Bindefrist, auch wenn ihr Ablauf nach einem konkreten Datum oder Zeitpunkt bestimmt ist, um denjenigen Zeitraum, um den die Angebotsfrist verlängert wird, sofern keine abweichenden Regelungen getroffen werden.

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Generalsekretariat

Preisblatt – Anlage zur Ausschreibung Rahmenvereinbarung Eventplattform Seite 1 von 6 Name des Bietenden:

Preisblatt

Zur Ausschreibung: Dienstleister für technische Lösung zur Umsetzung von Event- plattformen in einem virtuellen oder hybriden Format, Ref.: 2022-Eventplattform-001 Felder ohne Preisnennung oder Bemerkung sind nicht berücksichtigungsfähig.

Etwaige Preisangaben nach Zuschlag, die hier nicht explizit genannt sind, können nachträglich nicht mehr erfasst werden. Der Bieter hat alle gelblich eingefärbten Zellen auszufüllen.

Alle Leistungspositionen beziehen sich mindestens auf die Position eines Professionals.

1. Eventplattform - Mindeststandard

Leistungsposition (detaillierte Beschreibung der einzelnen Positionen siehe Ausschreibung)

Tagessatz 8 Std. pro Pers. in EUR (netto)

Pauschalpreis in EUR (netto)

1.1 Erstellung einer neuen und individuelle Eventplattform / Landingpage zum Mindeststandard:

Kick-off Meeting, Beratung, Konzeption, Gestaltung und ansprechendes Design, Coding, Korrekturschleifen,

Projektmanagement für diesen Standard müssen inklusive sein.

Standardkomponenten/Voraussetzungen (Einzelpositionen wie ausführlich beschrieben in der Leistungsbeschreibung in der Ausschreibung):

- Event-Landingpage

- Integriertes TMS für den Anmeldeprozess mit der Möglichkeit zum E-Mail-Versand und Einrichtung eines geschlossenen Nutzerbereichs über persönlichen Zugangscode, inklusive eines individuellen Registrierungsprozess mit Workshopzuweisung

- Programmseite (mit Generierung von Kalendereinträgen) - Plenary, Breakoutrooms, bis zu 5 parallel

- Befüllung Content, Inhalte liefert der Auftraggeber - Downloadbereich für Arbeitsdokumente, Bilder - Chatbereich (bi- und multilateral)

- Responsive Design, kompatibel auf allen gängigen Browsern - Eventplattform muss mit Anpassungen für

Folgeveranstaltungen nutzbar sein / repliziert werden können

- Möglichst hohe Lastkapazität

- Technischer Support, Notfallmanagement, auch in anderen Zeitzonen

- DSGVO-konform, AV-Vertrag, TOMs

- Statistische Auswertung (eigene, keine Drittanbieter) - Wahlweise Neue Domain/Sub-Domain des Auftraggebers - Liveschaltung mind. 4 Wochen vor Veranstaltung

- Lizenz für Eventplattform für die gesamte Vertragsdauer - Hosting der Eventplattform für 12 Monate

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Preisblatt – Anlage zur Ausschreibung Rahmenvereinbarung Eventplattform Seite 2 von 6

2. Eventplattform – Zusätzliche technische Komponenten/Serviceleistungen

Beachten: Für alle nachfolgenden, zusätzlichen pauschalen Komponenten / Leistungen unter 2. gilt, dass auch hier bereits Beratung und Einweisung des Kunden, Konzeption, Gestaltung, Coding, Korrekturschleifen, Projektmanagement im Pauschalpreis inklusive sein müssen.

Dies gilt nicht für Position 2.16, die als variable Tagessatzgröße für Entwicklung, Coding und Projektmanagement für zusätzliche Leistungen vorgesehen ist, die eine Mindeststandard-Eventplattform überschreiten.

Bereits im Mindeststandard ihrer Eventplattform grundsätzlich enthaltene Features, weisen Sie beim Preis bitte wie folgt aus: „inkl. Mindest-Standard“.

Tagessatz, 8 Std. pro Pers. in EUR (netto)

2.1. Umbau und Anpassung (Replizierung) einer bereits

bestehenden, vom Bietenden im Mindeststandard erstellten Eventplattform, sofern kein gänzlich neuer Aufbau / neues Design vom Auftraggeber gefordert wird (relevant bei wiederkehrenden, z.B. jährlichen Veranstaltungen). Diese Preisposition ist alternativ zu 1.1 zu sehen.

2.2 Erweiterung der Eventplattform (Mindeststandard) für ein zweisprachiges Format.

2.3 Integration eines vom Auftraggeber gewünschten externen Teilnahmemanagementsystems z.B. Aloom TMS

(Lizenzgebühren oder externe Kosten werden angezeigt und nach Bestätigung vom Auftraggeber erstattet)

2.4. Unterseiten zum Programm für Workshops und Referierende mit Verlinkungen und Uploadmöglichkeit von Fotos (kalkuliert für 20 Workshops, 80 Referierende)

2.5 Einrichtung der Eventplattform für Live-Streaming (5 parallele Sessions), inklusiver einer automaisch fortlaufender Timeline mit Mouse-Over-Vorschautext

2.6 Einbindung Virtueller Posterwalk 2.7 Einrichtung eines Twitter-Streams

2.8 Einbindung von externen Interaktionstools und Social Networking Spaces (Kaffeepausen / informelle

Veranstaltungen). Preis kalkuliert für 1 Tool (Lizenzgebühren oder externe Kosten werden angezeigt und nach Bestätigung vom Auftraggeber erstattet)

2.9 Umbau zur „Nach dem Event“-Seite (Basis der Kalkulation ist die Mindeststandardseite)

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Generalsekretariat

Preisblatt – Anlage zur Ausschreibung Rahmenvereinbarung Eventplattform Seite 3 von 6 Leistungsposition (detaillierte Beschreibung der einzelnen

Positionen siehe Ausschreibung)

2.10 Einbindung webbasierter Apps, ein Tool auf einer Unterseite, (z.B. Padlet, interaktive Weltkarte) (Lizenzgebühren oder externe Kosten werden angezeigt und nach Bestätigung vom Auftraggeber erstattet)

2.11 Funktionalität für Simultan-Dolmetschen integrieren (auch mehrere Sprachenmüssen umsetzbar sein) Preis kalkulieren für 1 Sprache

2.12 Integration, Beschaffung, Test von Untertitelungssoftware für automatische Übersetzungen vorwiegend von Deutsch in Englisch über externe Tools (Lizenzgebühren oder externe Kosten werden angezeigt und nach Bestätigung vom Auftraggeber erstattet)

2.13 Technische Einbindung für einem parallelen Live-Stream (nicht Workshops) z. B. ein Live-Graphic-Recording 2.14 Technische Einbindung eines im Backend leicht zu

bearbeitenden Content- und Live-Blogging Systems, inklusive Lizenzen für mind. 1 Jahr

2.15 Einbindung einer Eventplattform als Unterseite z. B. zum Anticipation Hub

2.16 Tagessatz für individuelle zusätzliche Leistungen für Entwicklung, Coding und Projektmanagement für

Erweiterungen / Umbau einer Eventplattform, die über den definierten Mindeststandard unter 1.1 hinaus gehen 2.17 Auswertungsgespräch mit Dokumentation für

Qualitätssicherung zukünftiger Veranstaltungen

(16)

3. Zusatzoptionen für Live-Streaming und Videoleistungen

Tagessatz pro Person 8 Std. in EUR (netto)

3.1. Full-service für ein Live-Streaming ggf. Hybrid-Event bei sämtlichen Planungs-, Aufbau- und Abbau, Projekt- und Personalleistungen und einer Stell- und Technikprobe vor der Veranstaltung. Einzelpositionen wie beschrieben in der Ausschreibung. Service wird in einem vom Auftraggeber gebuchten Veranstaltungsraum in Deutschland erbracht und beinhaltet auch das Streaming mehrerer paralleler Sessions.

Die Kalkulation ist für das folgende Standard-Event mit den folgenden Eckdaten vorzunehmen:

- Aufbau am Vortag des Events, entsprechend eines vereinbarten Bühnenbildes (externe Miete für notwendiges Mobiliar wird erstattet oder vom Auftraggeber selbst zur Verfügung gestellt)

- Vor Ort an den Eventtagen: Moderatorenteam 2 Personen, 100 Teilnehmende

- 2 Tage Liveübertragung, 7 Std., 10:00 – 17 Uhr - 2 Panels mit 5 Speakern vor Ort pro Tag, jeweils 3

Zuschaltungen

- Pro Tag 10 Workshops, jeweils 2 Time-Slots mit je 5 parallelen virtuellen Workshops

- Bauchbinden für alle Referierenden bei den Panels sowie für das Moderatorenteam (35 – 40 Stück)

- Betreuung der Referierenden Zuschaltung Panels und Workshops während des Events (Warteraum, Kurzbriefing vorab)

- Ein Dolmetscher für 1 Sprache ist eingebunden - Untertitelung der Veranstaltung für automatische

Übersetzung

3.2 Sämtliche Technik für Kamera (mind. 2 Stations- und 1 geführte Kamera, Zuschaltungen, Bild, Ton, Mikros,

professionelle Beleuchtung, Internettechnik mit Backup, auch für Stromversorgung sowie andere notwendige

Technikkomponenten. Aufzeichnung sämtlicher Beiträge.

Für die Kalkulation ist das 3.1. genannten Standard-Event heranzuziehen und sie muss die kompletten Technik- und Equipment-Leistungen beinhalten, die für die Durchführung eines solchen Events notwendig sind.

3.3 Zusatzkosten je weiteren Time-Slot mit parallelen Workshops (Personal plus Technik), Leistungen wie im Standard-Event 3.4 Zusatzkosten je weiteres Panel (Leistungen wie im Standard-

Event beschrieben) inklusiver der zusätzlichen Bauchbinden 3.5 Verlängerung des Standard-Events um einem zusätzlichen

Event-Tag mit identischen Leistungen wie im Standard-Event beschrieben.

(17)

Generalsekretariat

Preisblatt – Anlage zur Ausschreibung Rahmenvereinbarung Eventplattform Seite 5 von 6 Leistungsposition (detaillierte Beschreibung der einzelnen

Positionen siehe Ausschreibung)

3.6 Zusätzliche Einbindung eines weiteren Dolmetschers für eine zweite Sprache (keine Honorarkosten Dolmetscher)

3.7 Einbindung eines Workshops im hybriden Format, ca. 25 Teilnehmende in einem weiteren Veranstaltungsraum, Zuschaltung von ca. 20 virtuell Teilnehmenden. Der Auftraggeber stellt Technik des Videokonferenzsystem (Kamera- und Mikrofontechnik)

3.8 Einsatz einer zusätzlichen Steadycam, Tagessatz 3.9 Betreuung der Referierenden und Akteure während des

Streamings und der Breakoutsessions (über Standard-Event hinausgehend)

3.10 Erstellung von Live-Content Fotograf (inklusive sämtlicher Nutzungsrechte)

3.11 Erstellung von Live-Content Blogger

3.12 Reisetätigkeiten innerhalb von Deutschland: Reiskosten / Verpflegung, pauschal (keine Einzelerstattung an Personen), Preis für 1 Person, 1 Tag angeben

3.13 Transportkosten für Technik und Equipment für Bühnenbild pauschal (keine Einzelerstattung von Rechnungen)

3.14 Nachbearbeitung der Aufzeichnungen, Videoschnitt, Upload Eventseite oder externe Seiten (z.B. YouTube, vimeo, andere)

3.15 Video-Post-Produktion oder (Zusammenschnitt z.B.

Imagefilm)

3.16 Video-Produktion vor dem Event: z.B. Werbevideo 3.17 Erstellung einer Motion-Grafik, 15 Sek. z.B. für Eventlogo 3.18 Speaker Briefings vor der Veranstaltung, inklusive der

Workshopgeber in Sammelterminen zu Technik und Videotools (ca. 50 – 70 Personen)

3.19 Technische Einbindung von einem Filmteam mit Studio aus dem Ausland, kalkuliert für 1 Land, 1 Livestream,

Personalkosten / Projektmanagement für Zusammenarbeit und Abstimmung mit Filmteams im Ausland inklusive (auf Englisch)

3.20 Zusätzlicher Personaleinsatz (Kamera, Ton- und Bild, Projektmanagement) beim Live-Stream-Event (Events, die über das Standard-Event hinaus gehen und für Leistungen, die nicht in den vorgenannten Punkten unter 3. aufgeführt sind)

3.21 Betreuungs- und Umsetzungsleistungen, technischer Support während des Live- Events für Veranstaltungen, bei denen der Bieter nicht wie im Standard-Event definiert das Live-Streaming vor Ort selbst durchführt (auch für Events in anderen Zeitzonen) und bezogen auf Leistungen, die nicht in den vorgenannten Punkten unter 3 aufgeführt sind.

(18)

4. Zusätzliche Optionen / Serviceleistungen

Leistungsposition (diese Positionen gehen nicht in die Berechnung des Preispunktwertes ein)

Tagessatz pro Person 8 Std. in EUR (netto)

4.1. Kommunikationsprodukte/Grafikleistungen z.B. ppt-Vorlage, virtueller Hintergrund, Logoentwurf

4.2. Nachberichte (Dokumentation der Veranstaltung in einem PDF-Format)

4.3 Einrichten der Eventplattform für Barrierefreiheit

4.4. Integration von Gebärden-Dolmetschenden, Einrichten der Eventplattform plus Live-Streaming-Technik

4.5 Honorar für Illustrator/Illustratorin für individuelle Plattform- Illustrationen

Bei Fragen oder Unklarheiten bitte innerhalb der Angebotsfrist Bieterfragen an den Auftraggeber stellen unter dialogueplatform@drk.de.

__________ _______ __________ __ _____

Ort /Datum Name (Druckbuchstaben), Unterschrift

(19)

Konformitätserklärung

Die sich bewerbende Person/Firma

Name der bewerbenden Person/Firma

Adresse

vertreten durch

Vertretende Person

Adresse der vertretenden Person

versichert, dass auf sie keiner der folgenden Fälle zutrifft:

a) Sie ist insolvent oder ihr Unternehmen wird abgewickelt, ihre

Angelegenheiten werden von einem Gericht geregelt, sie hat einen Vergleich mit ihren Gläubigern abgeschlossen oder ihre geschäftliche Aktivitäten eingestellt, bzgl. der vorstehenden Punkte wird ein Prozess geführt oder sie befindet sich in einer ähnlichen Situation, die in nationaler Gesetzgebung geregelt ist.

b) Sie wurde wegen einer strafbaren Handlung im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit rechtskräftig verurteilt.

c) Es ist bewiesen, dass sie in grober Weise gegen Regeln einer ordnungsgemäßen Verwaltung verstoßen hat.

d) Sie ist ihrer Verpflichtung zur Zahlung von Sozialabgaben und Steuern nicht nachgekommen, die sich aus den Vorschriften des Staates ergibt, in dem das Unternehmen gegründet wurde, Begünstigte ihren Sitz haben oder in dem der Vertrag erfüllt werden soll.

e) Sie wurde rechtskräftig verurteilt wegen Betrug, Untreue, Mitgliedschaft in einer kriminellen Vereinigung oder sonstiger illegaler Aktivitäten, die für das finanzielle Interesse der Europäischen Union schädlich sind.

f.) In einem anderen Beschaffungsverfahren oder einem Verfahren über finanzielle Unterstützung aus dem Haushalt des Deutschen Roten Kreuzes wurde festgestellt, dass sie in schwerwiegender Weise gegen seine vertraglichen Pflichten verstoßen hat.

(20)

eingehalten werden, wie beispielsweise die ILO-Kernarbeitsnormen und die ILO-Übereinkommen über die Vereinigungsfreiheit und das Recht auf Kollektivverhandlungen, die Abschaffung der Zwangsarbeit und der Arbeit in Schuldknechtschaft, das Verbot der Diskriminierung in Beschäftigung und Beruf und die Abschaffung der Kinderarbeit.

Zusätzlich gewährt sie Zugang zu relevanten Finanz- und Buchhaltungsdokumenten sowie sonstigen projektbezogenen Unterlagen und Firmenregistrierungsdaten zum Zwecke finanzieller Überprüfung, Audits oder Due Diligence –Prüfungen. Diese können durch

• die europäische Kommission

• das europäische Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF)

• den europäischen Rechnungshof

• durch den Auftraggeber beauftragte Rechnungsprüfer und Prüfeinrichtungen durchgeführt werden.

Der Zusammenarbeit mit den oben genannten Instanzen bei direkter Kontaktierung wird zugestimmt. Die Weigerung angeforderte Informationen bereitzustellen kann zum Ausschluss vom Vergabeverfahren oder Aufhebung geschlossener Verträge führen.

Ort, Datum

Unterschrift

(21)

Referenznummer: 2022-Eventplattform-001

Rahmenvertrag

Zwischen

Deutsches Rotes Kreuz e.V.

vertreten durch den Generalsekretär Christian Reuter

Carstennstraße 58 12205 Berlin

(im Folgenden „Auftraggeber“)

und

XXXX vertreten durch

(im Folgenden „Auftragnehmer“)

wird folgender RAHMENVERTRAG geschlossen

(22)

Referenznummer: 2022-Eventplattform-001 Seite 2 von 12

1. Gegenstand dieses Vertrages ist die technische Entwicklung und Umsetzung von Eventplattformen nach Vorgaben des Auftraggebers sowie weitere Serviceleistungen, für Veranstaltungen, die rein virtuell oder in hybriden Formaten stattfinden. Für diese können auch Video-Streaming-Leistungen in Deutschland anfallen. Der Vertrag regelt die in diesem Zusammenhang stehenden Leistungen und Regeln für die Zusammenarbeit zwischen dem Auftragnehmer und dem Auftraggeber in Bezug auf die jeweils beauftragte Eventplattform.

§ 2 Vertragsbestandteile

1. Neben diesem Vertrag gelten als Vertragsbestandteile die nachfolgenden Unterlagen:

- Die Ausschreibung des Auftraggebers vom xx.xx.xxxx, bestehend aus - der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes,

- der Leistungsbeschreibung, - den Beilagen,

- beantworteten Bewerber-/Bieterfragen sowie auftraggeberseitige Korrekturen an den Vergabeunterlagen und

- dem Preisblatt.

- Das Angebot des Auftragnehmers vom xx.xx.xxxx nebst Anlagen.

- Die Auftragsverarbeitungsvereinbarung.

- Die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (Verdingungsordnung für Leistungen, Teil B - VOL/B) in der jeweils gültigen Fassung.

2. Etwaige Allgemeine Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers werden nicht Vertragsbestandteil.

3. Die Vertragsbestandteile sind als „sinnvolles Ganzes“ auszulegen. Widersprüche zwischen einzelnen Vertragsbestandteilen und -grundlagen sind nach allgemeinen Grundsätzen der Vertragsauslegung aufzulösen. Nur wenn gleichwohl noch unauflösbare Widersprüche verbleiben, bestimmt sich das Rangverhältnis nach der Reihenfolge der Auflistung in § 2 Abs. 1.

4. Ein Widerspruch in diesem Sinne liegt vor, wenn Anforderungen und/ oder Leistungen in den Vertragsbestandteilen unterschiedlich definiert sind, nicht jedoch, wenn eine nachrangige Vertragsgrundlage eine vorherige lediglich ergänzt oder konkretisiert.

(23)

§ 3 Leistungen des Auftragnehmers

1. Der Auftragnehmer soll insbesondere die nachstehenden Leistungen zu den im Preisblatt angegebenen Preisen erbringen, welches Bestandteil dieses Vertrages ist:

A. Erstellung einer neuen und individuelle Eventplattform / Landingpage zum Mindeststandard:

Kick-off Meeting, Beratung, Konzeption, Gestaltung und ansprechendes Design, Coding, Korrekturschleifen, Projektmanagement für diesen Standard müssen inklusive sein

- Event-Landingpage

- Integriertes TMS für den Anmeldeprozess mit der Möglichkeit zum E-Mail-Versand und Einrichtung eines geschlossenen Nutzerbereichs über persönlichen Zugangscode, inklusive eines individuellen Registrierungsprozess mit Workshopzuweisung

- Programmseite (mit Generierung von Kalendereinträgen) - Plenary, Breakoutrooms, bis zu 5 parallel

- Befüllung Content, Inhalte liefert der Auftraggeber - Downloadbereich für Arbeitsdokumente, Bilder - Chatbereich (bi- und multilateral)

- Responsive Design, kompatibel auf allen gängigen Browsern

- Eventplattform muss mit Anpassungen für Folgeveranstaltungen nutzbar sein / repliziert werden können

- Möglichst hohe Lastkapazität

- Technischer Support, Notfallmanagement, auch in anderen Zeitzonen - DSGVO-konform, AV-Vertrag, TOMs

- Statistische Auswertung (eigene, keine Drittanbieter) - Wahlweise Neue Domain/Sub-Domain des Auftraggebers - Liveschaltung mind. 4 Wochen vor Veranstaltung

- Lizenz für Eventplattform für die gesamte Vertragsdauer - Hosting der Eventplattform für 12 Monate

B. Eventplattform – Zusätzliche technische Komponenten/ Serviceleistungen - Umbau und Anpassung (Replizierung) einer bereits bestehenden, vom Bietenden

im Mindeststandard erstellten Eventplattform, sofern kein gänzlich neuer Aufbau / neues Design vom Auftraggeber gefordert wird (relevant bei wiederkehrenden, z.B.

jährlichen Veranstaltungen).

- Erweiterung der Eventplattform (Mindeststandard) für ein zweisprachiges Format.

(24)

Kosten werden angezeigt und nach Bestätigung vom Auftraggeber erstattet) - Unterseiten zum Programm für Workshops und Referierende mit Verlinkungen und

Uploadmöglichkeit von Fotos (kalkuliert für 20 Workshops, 80 Referierende)

- Einrichtung der Eventplattform für Live-Streaming (5 parallele Sessions), inklusiver einer automaisch fortlaufender Timeline mit Mouse-Over-Vorschautext

- Einbindung Virtueller Posterwalk - Einrichtung eines Twitter-Streams

- Einbindung von externen Interaktionstools und Social Networking Spaces (Kaffeepausen / informelle Veranstaltungen). Preis kalkuliert für 1 Tool (Lizenzgebühren oder externe Kosten werden angezeigt und nach Bestätigung vom Auftraggeber erstattet)

- Umbau zur „Nach dem Event“-Seite (Basis der Kalkulation ist die Mindeststandardseite)

- Einbindung webbasierter Apps, ein Tool auf einer Unterseite, (z.B. Padlet, interaktive Weltkarte) (Lizenzgebühren oder externe Kosten werden angezeigt und nach Bestätigung vom Auftraggeber erstattet)

- Funktionalität für Simultan-Dolmetschen integrieren (auch mehrere Sprachenmüssen umsetzbar sein) Preis kalkulieren für 1 Sprache

- Integration, Beschaffung, Test von Untertitelungssoftware für automatische Übersetzungen vorwiegend von Deutsch in Englisch über externe Tools (Lizenzgebühren oder externe Kosten werden angezeigt und nach Bestätigung vom Auftraggeber erstattet)

- Technische Einbindung für einem parallelen Live-Stream (nicht Workshops) z. B.

ein Live-Graphic-Recording

- Technische Einbindung eines im Backend leicht zu bearbeitenden Content- und Live-Blogging Systems, inklusive Lizenzen für mind. 1 Jahr

- Einbindung einer Eventplattform als Unterseite z. B. zum Anticipation Hub

- Individuelle zusätzliche Leistungen für Entwicklung, Coding und Projektmanagement für Erweiterungen / Umbau einer Eventplattform, die über den definierten Mindeststandard unter 1.1 im Preisblatt hinausgehen zum vereinbarten Tagessatz

- Auswertungsgespräch mit Dokumentation für Qualitätssicherung zukünftiger Veranstaltungen

(25)

C. Zusatzoptionen für Live-Streaming und Videoleistungen

- Full-Service für ein Live-Streaming ggf. Hybrid-Event bei sämtlichen Planungs-, Aufbau- und Abbau, Projekt- und Personalleistungen und einer Stell- und Technikprobe vor der Veranstaltung. Einzelpositionen wie beschrieben in der Ausschreibung. Service wird in einem vom Auftraggeber gebuchten Veranstaltungsraum in Deutschland erbracht und beinhaltet auch das Streaming mehrerer paralleler Sessions.

Dieser Full-Service bezieht sich auf ein Standard-Event mit den folgenden Eckdaten:

– Aufbau am Vortag des Events, entsprechend eines vereinbarten Bühnenbildes (externe Miete für notwendiges Mobiliar wird erstattet oder vom Auftraggeber selbst zur Verfügung gestellt)

– Vor Ort an den Eventtagen: Moderatorenteam 2 Personen, 100 Teilnehmende

– 2 Tage Liveübertragung, 7 Std., 10:00 – 17 Uhr

– 2 Panels mit 5 Speakern vor Ort pro Tag, jeweils 3 Zuschaltungen – Pro Tag 10 Workshops, jeweils 2 Time-Slots mit je 5 parallelen virtuellen

Workshops

– Bauchbinden für alle Referierenden bei den Panels sowie für das Moderatorenteam (35 – 40 Stück)

– Betreuung der Referierenden Zuschaltung Panels und Workshops während des Events (Warteraum, Kurzbriefing vorab)

– Ein Dolmetscher für 1 Sprache ist eingebunden

– Untertitelung der Veranstaltung für automatische Übersetzung

- Sämtliche Technik für Kamera (mind. 2 Stations- und 1 geführte Kamera, Zuschaltungen, Bild, Ton, Mikros, professionelle Beleuchtung, Internettechnik mit Backup, auch für Stromversorgung sowie andere notwendige Technikkomponenten. Aufzeichnung sämtlicher Beiträge.

Die Preiskalkulation entspricht dem vorgenannten Standard-Event und enthält die kompletten Technik- und Equipment-Leistungen, die für die Durchführung eines solchen Events notwendig sind.

- Weitere Time-Slots mit parallelen Workshops (Personal plus Technik), Leistungen wie im Standard-Event

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- Verlängerung des Standard-Events um einem zusätzlichen Event-Tag mit identischen Leistungen wie im Standard-Event beschrieben.

- Zusätzliche Einbindung eines weiteren Dolmetschers für eine zweite Sprache (keine Honorarkosten Dolmetscher)

- Einbindung eines Workshops im hybriden Format, ca. 25 Teilnehmende in einem weiteren Veranstaltungsraum, Zuschaltung von ca. 20 virtuell Teilnehmenden. Der Auftraggeber stellt Technik des Videokonferenzsystem (Kamera- und Mikrofontechnik)

- Einsatz einer zusätzlichen Steadycam

- Betreuung der Referierenden und Akteure während des Streamings und der Breakoutsessions (über Standard-Event hinausgehend)

- Erstellung von Live-Content Fotograf (inklusive sämtlicher Nutzungsrechte) - Erstellung von Live-Content durch Blogger

- Reisetätigkeiten innerhalb von Deutschland: Reiskosten / Verpflegung, pauschal (keine Einzelerstattung an Personen)

- Transportkosten für Technik und Equipment für Bühnenbild pauschal (keine Einzelerstattung von Rechnungen)

- Nachbearbeitung der Aufzeichnungen, Videoschnitt, Upload Eventseite oder externe Seiten (z.B. YouTube, vimeo, andere)

- Video-Post-Produktion oder (Zusammenschnitt z.B. Imagefilm) - Video-Produktion vor dem Event: z.B. Werbevideo

- Erstellung einer Motion-Grafik, 15 Sek. z.B. für Eventlogo

- Speaker Briefings vor der Veranstaltung, inklusive der Workshopgeber in Sammelterminen zu Technik und Video-Tools (ca. 50 – 70 Personen)

- Technische Einbindung von einem Filmteam mit Studio aus dem Ausland, kalkuliert für 1 Land, 1 Livestream, Personalkosten / Projektmanagement für Zusammenarbeit und Abstimmung mit Filmteams im Ausland inklusive (auf Englisch)

- Zusätzlicher Personaleinsatz (Kamera, Ton- und Bild, Projektmanagement) beim Live-Stream-Event (Events, die über das Standard-Event hinaus gehen und für Leistungen, die nicht in den vorgenannten Punkten aufgeführt sind)

- Betreuungs- und Umsetzungsleistungen, technischer Support während des Live- Events für Veranstaltungen, bei denen der Auftragnehmer nicht wie im Standard- Event definiert das Live-Streaming vor Ort selbst durchführt (auch für Events in

(27)

anderen Zeitzonen) und bezogen auf Leistungen, die nicht in den vorgenannten Punkten aufgeführt sind.

D. Zusätzliche Optionen / Serviceleistungen

- Kommunikationsprodukte/Grafikleistungen, z.B. ppt-Vorlage, virtueller Hintergrund, Logoentwurf

- Nachberichte (Dokumentation der Veranstaltung in einem PDF-Format) - Einrichten der Eventplattform für Barrierefreiheit

- Integration von Gebärden-Dolmetschenden, Einrichten der Eventplattform plus Live- Streaming-Technik

- Honorar für Illustrator/Illustratorin für individuelle Plattform-Illustrationen

§ 4 Inkrafttreten, Laufzeit und Beendigung des Vertrages

1. Dieser Rahmenvertrag wird für 24 Monate geschlossen und tritt ab Unterzeichnung in Kraft.

2. Es besteht für den Auftraggeber die Möglichkeit, den Vertrag einmalig, um weitere 12 Monate zu verlängern. Über die Inanspruchnahme der Verlängerungsmöglichkeit wird der Auftragnehmer spätestens drei Monate vor Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit schriftlich durch den Auftraggeber hingewiesen. Der Vertrag endet jedoch spätestens nach 36 Monate oder nach Erreichen der maximalen Budgetobergrenze, ohne dass es einer Kündigung bedarf.

3. Das Recht zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

4. Wird eine auf der Grundlage dieses Vertrages geschlossene Einzelvereinbarung im Sinne des §5 durch Rücktritt, Kündigung oder Vereinbarung aufgelöst, so wird der Bestand dieses Rahmenvertrages dadurch nicht berührt.

5. Kündigungen bedürfen der Schriftform.

6. Bei Beendigung dieses Vertrages ist der Auftragnehmer verpflichtet, dem Auftraggeber sämtliche ihm zur Erfüllung dieses Vertrages zur Verfügung gestellten Gegenstände, Unterlagen und Daten, einschließlich etwa hiervon gefertigter Kopien, herauszugeben.

§ 5 Mitwirkungspflichten des Auftraggebers

1. Der Auftraggeber hat die Leistungen des Auftragnehmers durch angemessene Mitwirkungshandlungen im Sinne der nachstehenden Absätze zu unterstützen.

2. Er verpflichtet sich, alle zur Erfüllung dieser Rahmenvereinbarung und der Einzelaufträge erforderlichen Informationen dem Auftragnehmer zur Verfügung zu stellen, soweit die Beschaffung dieser Information nicht im Verantwortungsbereich des Auftragnehmers liegt

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3. Nimmt der Auftraggeber ihm obliegende Handlungen nicht rechtzeitig vor, so verschieben sich zugesagte Termine um eine angemessene Zeit. Gleiches gilt, wenn der Auftraggeber den Einzelauftrag nachträglich ändert oder ergänzt. Eventuell auftretende Wartezeiten sind von dem Auftragnehmer mit der Erledigung anderer vertraglich vereinbarter Aufgabenteile im Rahmen des Zumutbaren sinnvoll auszufüllen.

§ 6 Abruf der Leistungen, Abnahme

1. Die Durchführung der konkreten Leistungen findet auf Grund von schriftlichen Einzelaufträgen statt, die von den Parteien nach Maßgabe dieses Rahmenvertrages getroffen werden. Der Auftragnehmer erstellt auf Anfrage des Auftraggebers Angebote zu den erbetenen Einzelleistungen, in denen Gegenstand und Art der Leistung, Umfang sowie – sofern vom Auftraggeber gebrieft – die Terminschiene bestimmt werden. Eine Verpflichtung des Auftraggebers zur Abnahme eines bestimmten Mindestkontingents an Leistungen besteht nicht. Ein Auftrag kommt nur durch die schriftliche oder per E-Mail erteilte Freigabe eines Angebotes durch den Auftraggeber zustande.

2. Sofern erforderlich, ist der Auftraggeber über die jeweils vertragsgemäß ausgeführten Leistungen per Brief, E-Mail und/oder Fax zu verständigen und zur Abnahme aufzufordern. Die Abnahme der vertragsgemäßen Leistungen erfolgt jeweils ebenfalls jeweils per Brief, E-Mail und/oder Fax (§ 126 b BGB) spätestens 7 Werktage nach Zugang der Abnahmeaufforderung. Erweist sich das Ergebnis als nicht abnahmefähig, ist der Auftragnehmer verpflichtet, die vom Auftraggeber konkret zu benennenden Mängeln unverzüglich zu beseitigen.

§ 7 Urheberrechte

1. Soweit die geschaffenen Leistungsergebnisse Urheberrechtsschutz genießen, räumt der Auftragnehmer dem Auftraggeber unwiderruflich das ausschließliche, zeitlich, inhaltlich und örtlich unbeschränkte, übertragbare Nutzungsrecht für alle in den §§ 15 bis 24 UrhG genannten Nutzungsarten ein, soweit dies gesetzlich zulässig ist. Ein Anspruch auf gesonderte Vergütung für die Einräumung dieses etwaigen Nutzungsrechts besteht nicht.

Die Einräumung dieses etwaigen Nutzungsrechts ist durch das Honorar abgegolten.

§ 8 Schutzrechte Dritter