Inhalt
1. Installationsanleitung ...3
1.1 Systemvoraussetzungen...3
1.2 Installation...3
1.3 Lizenzaktivierung ...3
1.4 Offline-Nutzung ...4
2. Startseite ...5
3. Rechnungsformular ...6
3.1 Rechnungsdaten...6
3.1.1 Bemerkungen ...7
3.1.2 Referenzen auf vorangegangene Rechnungen...8
3.2 Rechnungssteller ...9
3.2.1 Verkäuferkennung...10
3.3 Rechnungsempfänger...11
3.3.1 Informationen zur Lieferung...12
3.4 Zahlungsdaten ...13
3.5 Rechnungspositionen ...15
3.5.1 Angaben zur Umsatzsteuer ...16
3.5.2 Kleinunternehmerregelung ...17
3.6 Nachlässe und Zuschläge...18
3.6.1 Nachlässe...18
3.6.2 Zuschläge ...19
3.7 Anlagen...20
3.7.1 Verweis auf bekannte Dokumentennummer ...20
3.7.2 Verweis auf externes Dokument ...20
3.7.3 Eingebettetes Dokument...21
3.8 Gesamt ...22
3.9 Ergebnis ...23
1. Installationsanleitung
1.1 Systemvoraussetzungen
Mindestens erforderlich: Empfohlen:
Betriebssystem: Windows 7 Service Pack 2 Betriebssystem: Windows 10 Pro
Festplatte: 2 GB freier Speicherplatz Bildschirmauflösung: FHD (1.920 x 1.080)
1.2 Installation
Durch einen Doppelklick auf die Setup.exe startet die Installation im Hintergrund. Nach wenigen Sekunden sollte die Installation abgeschlossen sein. Sobald die Installation abgeschlossen ist, öffnet sich der XCREATOR automatisch.
1.3 Lizenzaktivierung
Haben Sie Ihre Lizenz noch nicht aktiviert, wird Ihnen links unten ein rot hinterlegter Hinweis angezeigt.
Durch einen Klick auf selbigen oder auf die Schaltfläche „Lizenz“ gelangen Sie in den entsprechenden Bereich, in dem Sie Ihre Lizenz aktivieren können. Geben Sie hier Ihren Lizenzschlüssel in das dafür vorgesehen Feld ein und klicken Sie anschließend auf „Lizenzschlüssel aktivieren“.
Zur Lizenzaktivierung muss Ihr PC mit dem Internet verbunden sein. Konnte Ihre Lizenz erfolgreich aktiviert werden, verschwindet der rot hinterlegte Hinweis links unten und im Bereich „Lizenz“ wird ab sofort angezeigt, dass Ihre Lizenz aktiv ist.
1.4 Offline-Nutzung
Die Nutzung des Programms und insbesondere die Verarbeitung der eingegebenen Rechnungsdaten sowie die daraus resultierende Erstellung, Validierung und Anzeige von XRechnungen erfolgt ausschließlich offline und lokal auf Ihrem PC.
Lediglich in folgenden Fällen benötigen Sie eine bestehende Internetverbindung:
Zur Lizenzaktivierung
Zum Prüfen und Herunterladen von Updates
Zum Herunterladen der Dokumentation
Zum Aufruf der jeweiligen Website über die Schaltflächen auf der linken Seite:
o FAQ o Über uns
2. Startseite
Auf der Startseite finden Sie zwei Tabellen vor:
In der oberen Tabelle werden alle von Ihnen zwischengespeicherten Rechnungen dargestellt.
Durch einen Klick auf „bearbeiten“ können Sie mit der Bearbeitung einer zwischengespeicherten Rechnung fortfahren.
Die untere Tabelle enthält alle als Vorlage gespeicherten Rechnungen. Über die Schaltfläche
„verwenden“ wird die Erstellung einer neuen Rechnung mit den Daten der gewählten Rechnungsvorlage gestartet.
Beide Tabellen bestehen aus jeweils drei Spalten:
Die Spalte „Rechnung“ enthält die Rechnungsnummer. Rechnungen/Rechnungsvorlagen ohne Rechnungsnummer erhalten einen Zeitstempel als Bezeichnung.
In der Spalte „Rechnungsempfänger“ finden Sie die Bezeichnung des Rechnungsempfängers.
Enthält die Rechnung/Rechnungsvorlage (noch) keinen Rechnungsempfänger bleibt der Eintrag in dieser Spalte leer.
Das „Erstelldatum“ in der letzten Spalte gibt an, wann die Rechnung/Rechnungsvorlage erstmalig (zwischen)gespeichert wurde.
Mittels der Schaltfläche „Neue Rechnung“ kann die Erstellung einer neuen Rechnung gestartet werden.
3. Rechnungsformular
Das Rechnungsformular führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess zur Erstellung einer XRechnung.
Mittels der Schaltflächen „Weiter“ und „Zurück“ können Sie sich durch die einzelnen Schritte navigieren. Alternativ könne Sie sich auch das komplette Formular über einen Klick auf die Schaltfläche
„Alle Felder anzeigen“ anzeigen lassen.
Die Schaltfläche „Speichern“ dient zum Zwischenspeichern von XRechnungen, die Sie zu einem späteren Zeitpunkt weiterbearbeiten möchten. Ein Klick auf „Als Vorlage speichern“ speichert die XRechnung als Vorlage. Rechnungsvorlagen können als Basis für zyklisch zu stellende Rechnungen dienen.
3.1 Rechnungsdaten
Im ersten Schritt des Rechnungsformulars sind die folgenden Felder zwingend zu befüllen:
Rechnungsnummer
Rechnungstyp
Rechnungsdatum
Referenz (Leitweg-ID oder kundeneigenes Zuordnungsmuster)
Sofern im weiteren Verlauf (Schritt 4) keine Zahlungsbedingungen angegeben werden, ist darüber hinaus die Angabe des Fälligkeitsdatums verpflichtend.
Optional können weitere Referenzen auf
einen Auftrag,
eine Bestellung,
ein Projekt und/oder
einen Vertrag angegeben werden.
3.1.1 Bemerkungen
Aktivieren Sie die Schaltfläche „Bemerkungen“, zeigt sich eine Tabelle, in der Sie bei Bedarf Informationen angeben können, die für die Rechnung als Ganzes maßgeblich sind. Erforderlichenfalls können Angaben zur Aufbewahrungspflicht gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 9 UstG hier aufgenommen werden.
Im Falle einer bereits fakturierten Rechnung kann hier z.B. der Grund der Korrektur angegeben werden.
Wie in jeder Tabelle des Rechnungsformulars können Sie über die Schaltfläche „neu“ rechts oben die Maske zum Erstellen eines neuen Tabelleneintrags öffnen, über die Schaltfläche „bearbeiten“ einen bestehenden Eintrag ändern oder über die Schaltfläche „löschen“ einen bestehenden Eintrag entfernen.
Die Maske, die sich durch Klick auf „neu“ oder auf „bearbeiten“ öffnet, enthält rechts unten stets die beiden Schaltflächen „speichern“ und „abbrechen“, mit deren Hilfe Sie einen neuen oder geänderten Eintrag speichern bzw. die Erstellung oder Bearbeitung abbrechen können.
3.1.2 Referenzen auf vorangegangene Rechnungen
Wenn Sie eine vorangegangene Rechnung korrigieren müssen oder eine Abschlussrechnung erstellen möchten, die auf vorangegangene Teil- oder Vorauszahlungsrechnungen Bezug nimmt, sind diese im Bereich „Referenz auf vorangegangene Rechnungen“ anzugeben.
Hierbei ist die Angabe der Rechnungsnummer der Rechnung, auf die Bezug genommen wird, verpflichtend. Das Rechnungsdatum muss nicht zwangsläufig angegeben werden.
3.2 Rechnungssteller
Im zweiten Schritt des Rechnungsformulars sind die folgenden Felder zwingend zu befüllen:
Rechnungssteller
USt-ID (falls vorhanden) oder Steuer-ID (falls USt-ID nicht vorhanden) des Rechnungsstellers
Anschrift des Rechnungsstellers mit
o Straße und Hausnummer oder Postfach im Feld „Straße“
o Land o Postleitzahl o Ort
Kontaktdaten des Ansprechpartners seitens des Rechnungsstellers mit o Name
o Telefonnummer o E-Mail-Adresse
Soll anstelle der Straße und Hausnummer ein Postfach verwendet werden, ist im Feld „Straße“ das Wort „Postfach“ gefolgt von der Postfachnummer einzutragen.
Das Feld „Adresszusatz“ ist optional und dient als zusätzliche Adresszeile einer Anschrift, die verwendet werden kann, um weitere Einzelheiten als Ergänzung zur Adresse anzugeben.
3.2.1 Verkäuferkennung
Bei Bedarf können im Bereich „Verkäuferkennung“ beliebig viele Kennungen angegeben werden. Diese werden i.d.R. vom Erwerber vergeben, wie z.B. die Kreditorennummer für das Mittelbewirtschaftungsverfahren oder die Lieferantennummer für das Bestellsystem.
3.3 Rechnungsempfänger
Im dritten Schritt des Rechnungsformulars sind die folgenden Felder zwingend zu befüllen:
Rechnungsempfänger
Anschrift des Rechnungsempfängers mit
o Straße und Hausnummer oder Postfach im Feld „Straße“
o Land o Postleitzahl o Ort
Die „USt-ID“ des Rechnungsempfängers ist optional, außer in Fällen der Umkehr der Steuerschuldnerschaft (Reverse Charge) oder bei innergemeinschaftlichen Lieferungen.
Bei Bedarf kann im Feld „Erwerberkennung“ eine Kennung angegeben werden. Diese werden i.d.R.
vom Verkäufer vergeben, wie z.B. die Debitorennummer für die Buchhaltung oder die Kundennummer für die Auftragsverwaltung.
Die Kontaktdaten des Ansprechpartners seitens des Rechnungsempfängers sind, anders als die Kontaktdaten des Ansprechpartners seitens des Rechnungsstellers, optionale Felder.
Soll anstelle der Straße und Hausnummer ein Postfach verwendet werden, ist im Feld „Straße“ das Wort „Postfach“ gefolgt von der Postfachnummer einzutragen.
Das Feld „Adresszusatz“ ist optional und dient als zusätzliche Adresszeile einer Anschrift, die verwendet werden kann, um weitere Einzelheiten als Ergänzung zur Adresse anzugeben.
3.3.1 Informationen zur Lieferung
Sollen weitere Angaben darüber gemacht werden, wo und wann die in Rechnung gestellten Waren und Dienstleistungen geliefert bzw. erbracht werden, kann dies durch die Aktivierung der Schaltfläche
„Informationen zur Lieferung“ erfolgen.
Wenn der Name des Leistungsempfängers vom Namen des Rechnungsempfängers abweicht, ist der Name des Leistungsempfängers im Feld „Empfänger“ anzugeben.
Eingaben im Bereich „Lieferadresse“ sind nur dann zu tätigen, wenn die Lieferanschrift von der Anschrift des Rechnungsempfängers abweicht. Wenn die Waren abgeholt werden, ist die Abholadresse die Lieferadresse.
Das Datum, an dem die Lieferung tatsächlich erfolgt bzw. die Dienstleistung tatsächlich erbracht wird, kann im Feld „Lieferdatum“ eingetragen werden.
Beginn und Ende des Abrechnungszeitraums kann im Bereich „Rechnungszeitraum“ in den Feldern
„von“ und „bis“ angegeben werden.
3.4 Zahlungsdaten
Im vierten Schritt des Rechnungsformulars ist mindestens ein Tabelleneintrag zu setzen, wobei das Feld „IBAN“ zwingend zu befüllen ist. Die Felder „Kontoinhaber“ und „BIC“ sind jeweils optional.
Im Feld „Zahlungsbedingungen“ kann bei Bedarf eine Textbeschreibung eingegeben werden, die die Zahlungsbedingungen enthält, welche für den fälligen Zahlungsbetrag gelten.
Alternativ zur freien Textbeschreibung der Zahlungsbedingungen, können Skonto- und/oder Verzugsbedingungen in tabellarischer Form angegeben werden. Die entsprechende Tabelle erscheint nach Aktivierung der Schaltfläche „Skonto-/Verzugsbedingungen“. Zwingend zu befüllen sind dabei folgende Felder:
Typ (Skonto oder Verzugszins)
Tage (Zahlungsfrist)
Prozent (Prozentsatz des Skontos / des Verzugszinses)
Bitte beachten Sie, dass ein oder mehrere Einträge in der Tabelle dazu führen, dass die freie Textbeschreibung der Zahlungsbedingungen spätestens bei der Generierung der XRechnung überschrieben wird.
Dies liegt darin begründet, dass XRechnungen die strukturierte Eingabe von Skonto- oder Verzugsbedingungen eigentlich nicht berücksichtigen. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) gibt allerdings eine Struktur vor, wie Skonto- und Verzugsbedingungen in das Feld zur freien Textbeschreibung der Zahlungsbedingungen übertragen werden können, damit sie maschinell
verarbeitbar sind. Diese vorgegebene Struktur schließt dabei zusätzliche Zeichen im Feld zur freien Textbeschreibung der Zahlungsbedingungen aus.
3.5 Rechnungspositionen
Im fünften Schritt des Rechnungsformulars können beliebig viele Rechnungspositionen in Form einer Tabelle eingetragen werden, wobei folgende Felder zwingend zu befüllen sind:
Bezeichnung
USt-Kategorie (Code)
Menge
Einzelpreis
Nettopreis (Ergibt sich automatisch anhand der Menge und des Einzelpreises.)
Für die Umsatzsteuerkategorie stehen folgende Codes zur Auswahl:
S: Standardsatz
Z: Waren zum Nullsatz
E: Steuerbefreit
AE: Umkehrung der Steuerschuldnerschaft (Reverse Charge)
K: Steuerbefreit für die innergemeinschaftliche Lieferung von Waren und Dienstleistungen im Europäischen Wirtschaftsraum
G: Kostenloser Exportartikel, Steuer nicht erhoben
O: Dienstleistungen außerhalb des Steuerbereichs
L: Allgemeine indirekte Steuer der kanarischen Inseln
M: Steuer für Produktion, Dienstleistungen und Einfuhr in Ceuta und Melilla
3.5.1 Angaben zur Umsatzsteuer
Standardsatz
Bei Rechnungspositionen, die mit dem regulären bzw. dem ermäßigten Umsatzsteuersatz besteuert werden (in Deutschland aktuell 19 % bzw. 7 %), ist der entsprechende Steuersatz im Feld „USt (%)“ und als „USt-Kategorie (Code)“ ein „S“ einzutragen.
Waren zum Nullsatz
Rechnungspositionen, die mit einem Umsatzsteuersatz von 0 % zu besteuern sind, sind mit einem „Z“
als „USt-Kategorie (Code)“ zu versehen. Als „USt (%)“ ist hierbei „0“ einzutragen.
Steuerbefreite Umsätze
Rechnungspositionen, die von der Umsatzsteuer ausgenommen sind, sind mit einem „E“ als „USt- Kategorie (Code)“ zu versehen. Als „USt (%)“ ist hierbei „0“ einzutragen. Im achten Schritt des Rechnungsformulars ist ein entsprechender Grund für die Umsatzsteuerbefreiung anzugeben.
Umkehrung der Steuerschuldnerschaft (Reverse Charge)
Bei der Umkehr der Steuerschuldnerschaft (Reverse Charge) sind die Rechnungspositionen mit „AE“
als „USt-Kategorie (Code)“ zu versehen. Als „USt (%)“ ist hierbei „0“ einzutragen. Im dritten Schritt des Rechnungsformulars wird das Feld „USt-ID“ des Rechnungsempfängers zum zusätzlichen Pflichtfeld.
Im achten Schritt des Rechnungsformulars ist der Text „Umkehr der Steuerschuldnerschaft“ bzw.
„Reverse charge“ als Grund für die Umsatzsteuerbefreiung einzutragen.
Innergemeinschaftliche Lieferungen
Bei steuerbefreiten innergemeinschaftlichen Lieferungen von Waren und Dienstleistungen im Europäischen Wirtschaftsraum sind die Rechnungspositionen mit einem „K“ als „USt-Kategorie (Code)“
zu versehen. Als „USt (%)“ ist hierbei „0“ einzutragen. Im achten Schritt des Rechnungsformulars ist der Text „innergemeinschaftliche Lieferung“ bzw. „Intra-community supply“ als Grund für die Umsatzsteuerbefreiung einzutragen.
Darüber hinaus werden in diesem Fall im dritten Schritt des Rechnungsformulars die Felder „USt-ID“
des Rechnungsempfängers sowie das „Lieferdatum“ oder der „Rechnungszeitraum“ zu zusätzlichen Pflichtfeldern. Des Weiteren ist – ebenfalls im dritten Schritt – die Angabe der Lieferadresse zwingend erforderlich.
Exporte
Wenn keine Umsatzsteuer aufgrund von Ausfuhrlieferungen in Länder außerhalb der EU (Drittlandsgebiet) anfällt, sind die Rechnungspositionen mit einem „G“ als „USt-Kategorie (Code)“ zu
3.5.2 Kleinunternehmerregelung
Kleinunternehmer, die nach § 19 UstG keine Umsatzsteuer auszuweisen haben, wählen in den XCREATOR-Einstellungen die Option „Kleinunternehmerregelung anwenden“ und geben bei den Rechnungspositionen stets „E“ im Feld „USt-Kategorie (Code)“ und „0“ im Feld „USt (%)“ an. Darüber hinaus ist darauf zu achten, dass im achten Schritt des Rechnungsformulars im Feld „Grund für die USt- Befreiung“ als Wert stets die Formulierung „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“ zu finden ist. Durch die aktvierte Einstellung „Kleinunternehmerregelung anwenden“ wird dieser Wert bereits vorausgefüllt.
3.6 Nachlässe und Zuschläge
Im sechsten Schritt des Rechnungsformulars können Nachlässe gewährt oder Zuschläge veranschlagt werden. Sofern Sie keinen Nachlass gewähren oder Zuschlag veranschlagen möchten, können Sie diesen Schritt überspringen.
3.6.1 Nachlässe
Möchten Sie einen Nachlass gewähren, können Sie den entsprechenden Bereich durch die Aktivierung der Schaltfläche „Nachlässe“ aufklappen. Die Tabelle, welche sodann erscheint, bietet die Möglichkeit, beliebig viele Nachlässe anzugeben. Dabei sind jeweils folgende Felder zwingend zu befüllen:
USt-Kategorie (Code)
Nettonachlass (Nachlassbetrag ohne Umsatzsteuer)
Grund für den Nachlass
3.6.2 Zuschläge
Möchten Sie einen Zuschlag veranschlagen, können Sie den entsprechenden Bereich durch die Aktivierung der Schaltfläche „Zuschläge“ aufklappen. Die Tabelle, welche sodann erscheint, bietet die Möglichkeit, beliebig viele Zuschläge anzugeben. Dabei sind jeweils folgende Felder zwingend zu befüllen:
USt-Kategorie (Code)
Nettozuschlag (Zuschlagsbetrag ohne Umsatzsteuer)
Grund für den Zuschlag
Wie auch bei den Nachlässen, ist bei den Zuschlägen darauf zu achten, dass die Kombination aus Umsatzsteuer „USt (%)“ und Umsatzsteuerkategorie „USt-Kategorie (Code)“ korrekt gewählt wird.
3.7 Anlagen
Im siebten Schritt des Rechnungsformulars können der XRechnung beliebig viele Anlagen bzw.
rechnungsbegründende Unterlagen, die Belege für die in der Rechnung gestellten Ansprüche enthalten, hinzugefügt werden. Wenn Sie keine Anlagen hinzufügen möchte, können Sie diesen Schritt überspringen. Beim Hinzufügen von Anlagen gibt es drei Möglichkeiten, welche nachfolgend näher erläutert werden.
3.7.1 Verweis auf bekannte Dokumentennummer
Möchten Sie lediglich auf eine dem Rechnungsempfänger bekannte Dokumentennummer verweisen, fügen Sie der Anlagen-Tabelle einen neuen Eintrag hinzu und befüllen dort nur das Feld
„Dokumentenkennung“ mit der entsprechenden Nummer. Optional können Sie den Eintrag um eine Beschreibung ergänzen.
Um zu überprüfen, ob Sie die URL korrekt angegeben haben bzw. ob das Dokument, auf das Sie verweisen, abrufbar ist, können Sie innerhalb der Anlagen-Tabelle auf den Link in der „URL“-Spalte klicken. Im Erfolgsfall beginnt sodann der Download des referenzierten Dokuments.
3.7.3 Eingebettetes Dokument
Wenn Sie eine Datei physisch in die XRechnung einbetten möchten, wählen Sie die Datei entweder über die Schaltfläche „Datei auswählen“ aus oder Sie ziehen sie einfach per Drag-and-Drop aus Ihrem Windows-Dateiverzeichnis in die Nähe der Schaltfläche. Dabei wird automatisch ein entsprechender Eintrag in der Anlagen-Tabelle generiert, welchen Sie optional um eine Beschreibung ergänzen können.
Um zu überprüfen, ob das Einbetten des Dokuments ordnungsgemäß funktioniert hat, können Sie die eingebettete Datei über die Schaltfläche „öffnen“ aus der XRechnung heraus speichern. Im Erfolgsfall öffnet sich ein Fenster, was sie zum Speichern des eingebetteten Dokuments in Ihrem Windows- Dateiverzeichnis auffordert. Die gespeicherte Datei können Sie anschließend öffnen.
Beim Einbetten von Dokumenten in eine XRechnung sind vor allem zwei Restriktionen zu beachten:
1. In eine XRechnung können nur Dateien von bestimmten Dateitypen eingebettet werden. Die zulässigen Dateiendungen sind .pdf, .png, .jpeg, .jpg, .jpe, .csv, .xlsx und .ods.
2. Die Dateinamen von angehängten Dateien müssen innerhalb einer XRechnung jeweils eindeutig sein, d.h. es dürfen nicht mehrere Dateien mit identischem Dateinamen in eine XRechnung eingebettet werden. Die Dateiendung ist dabei Teil des Dateinamens und wird bei der Bestimmung der Eindeutigkeit einbezogen.
3.8 Gesamt
Im achten Schritt des Rechnungsformulars wird Ihnen eine Gesamtübersicht der Rechnungssummen inkl. Umsatzsteueraufschlüsselung angezeigt.
Dabei schlüsselt die Umsatzsteueraufschlüsselung im oberen Bereich zeilenweise jeweils die Summe aller Netto- und USt-Beträge auf, die eine identische Kombination aus Umsatzsteuer „USt (%)“ und Umsatzsteuerkategorie „USt-Kategorie (Code)“ haben. Sofern Sie aufgrund Ihrer Angaben zur Umsatzsteuer im Bereich der Rechnungspositionen im fünften Schritt des Rechnungsformulars eine USt-Befreiung zu begründen haben, ist der Grund an dieser Stelle in der entsprechenden Zeile der Aufschlüsselung zu ergänzen.
Im unteren Bereich sehen Sie
die Summe der Nettobeträge der Positionen,
ggf. die Summer der Nachlässe,
ggf. die Summe der Zuschläge,
den Nettobetrag der Rechnung,
3.9 Ergebnis
Nachdem Sie im letzten Schritt auf eine der Schaltflächen zum Erstellen der XRechnung geklickt haben, erscheint nach wenigen Augenblicken die Ergebnisansicht. Das bedeutet, dass die XRechnung erstellt sowie durch das offizielle Prüftool der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) überprüft wurde und nun zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung steht.
Am oberen Bildschirmrand wird eine knappe Zusammenfassung des Ergebnisses des KoSIT-Prüftools angezeigt. Durch Aktivieren der Schaltfläche „Kompletten Prüfbericht anzeigen“ klappt sich der vollständige Prüfbericht, der durch das KoSIT-Prüftool erzeugt wurde, auf.
Aktuell bietet Ihnen die Ergebnisseite die Möglichkeit, die XRechnung in Ihrem Windows- Dateiverzeichnis zu speichern oder Sie direkt per E-Mail zu versenden. Bei Letzterem wird durch einen Klick auf die Schaltfläche „Per E-Mail senden“ das Fenster zum Erstellen einer neuen E-Mail Ihres E- Mail-Programms geöffnet und die XRechnung automatisch als Anlage angehängt. Derzeit enthält der XCREATOR eine entsprechende Schnittstelle zu Microsoft Outlook und Mozilla Thunderbird.
3.9.1 Prüfbericht öffnen
Reicht Ihnen die Ansicht des Prüfberichts auf der Ergebnisseite nicht aus, können Sie ihn sich mit einem Klick auf die Schaltfläche „Prüfbericht öffnen“ extern anzeigen lassen. Die Anzeige des Prüfberichts erfolgt über Ihren Standard-Browser. Sollte sich die Anzeige nicht im Browser öffnen, überprüfen Sie bitte, ob Ihr Browser in den Windows-Einstellungen als Standard-App für HTML-Dateien hinterlegt ist.
3.9.2 Vorschau anzeigen
Wenn Sie sich die erstellte XRechnung am Ende noch einmal anschauen möchten, können Sie dies über die Schaltfläche „Vorschau anzeigen“ tun. Die Anzeige der Vorschau erfolgt über Ihren Standard- Browser. Zum Erzeugen der Vorschau wird das offizielle Visualisierungstool der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) verwendet. Sollte sich die Vorschau nicht im Browser öffnen, überprüfen Sie bitte, ob Ihr Browser in den Windows-Einstellungen als Standard-App für HTML-Dateien hinterlegt ist.
4. Viewer
Der Viewer bietet die Möglichkeit, bei Ihnen eingegangene XRechnungen anzuzeigen. Dazu wählen Sie die XRechnung entweder über die Schaltfläche „XRechnung auswählen“ aus oder Sie ziehen sie einfach per Drag-and-Drop aus Ihrem Windows-Dateiverzeichnis in die Nähe der Schaltfläche. Anschließend öffnet sich die Vorschau in Ihrem Standard-Browser.
Zum Erzeugen der Vorschau wird das offizielle Visualisierungstool der Koordinierungsstelle für IT- Standards (KoSIT) verwendet. Sollte sich die Vorschau nicht automatisch im Browser öffnen, überprüfen Sie bitte, ob die von Ihnen ausgewählte XRechnung eine XML-Datei mit der Dateiendung .xml ist und ob Ihr Browser in den Windows-Einstellungen als Standard-App für HTML-Dateien hinterlegt ist.
Sofern Sie vor dem Auswählen der XRechnung im Viewer die Schaltfläche „Anzuzeigende XRechnung ebenfalls validieren“ aktivieren, erhalten Sie direkt auch einen Prüfbericht, erstellt durch das offizielle Prüftool der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).
5. Einstellungen
In den XCREATOR-Einstellungen können Sie als Spracheinstellung Deutsch oder Englisch wählen. Nach dem Speichern der geänderten Spracheinstellung und dem Wechseln in einen anderen Bereich aktualisiert sich die Ansicht auf die gewählte Sprache.
Des Weiteren kann ein benutzerdefiniert Speicherort für Vorlagen gewählt werden. Standardmäßig bekommt jeder Nutzer einen eigenen lokalen Speicherort für seine Vorlagen zugewiesen. Sollen mehrere Nutzer auf dieselben Vorlagen zugreifen können, kann hier beispielsweise ein Netzlaufwerkordner hinterlegt werden, der von den PCs aller Nutzer erreichbar ist.
Kleinunternehmer, die nach § 19 UstG keine Umsatzsteuer auszuweisen haben, sollten von Beginn an in den XCREATOR-Einstellungen die Option „Kleinunternehmerregelung anwenden“ aktivieren. Dies erleichtert die Bedienung, da gewisse Werte bei der Erstellung einer XRechnung automatisch korrekt vorausgefüllt werden.
Sollte eine Einstellung nicht direkt Wirkung zeigen, nachdem Sie die Einstellungen gespeichert haben, versuchen Sie es bitte mit einem Neustart des Programms.
6. Feldübersicht
Technische Bezeichnung Englisch Deutsch
About About Über uns
Acceptance I accept the Ich akzeptiere die
Activate License Key Activate license key Lizenzschlüssel aktivieren
Actual Delivery Date Actual Delivery Date Lieferdatum
Additional Supporting Documents Additional Supporting Documents Anlagen
Allowed File Extensions Allowed file extensions: Zulässige Dateiendungen:
Also Validate Viewed Invoice Also validate viewed invoice Anzuzeigende XRechnung ebenfalls validieren Amount Due For Payment Amount Due for Payment Rechnungsgesamtbetrag
Back To Website Back to Website Zur EinfachX Website
Base Data Base Data Rechnungsdaten
But Continue Continue Fortfahren
But Create And Validate_1_2 Create and validate 1.2 XRechnung 1.2 erstellen But Create And Validate_2_0 Create and validate 2.0 XRechnung 2.0 erstellen
But Delete Invoice Delete Löschen
But Delete Template Delete Löschen
But Edit Edit Bearbeiten
But Export Export XRechnung speichern
But Jump To Done Show all fields Alle Felder anzeigen
But Mail To Send by e-mail Per E-Mail senden
But New New Invoice Neue Rechnung
But Next Next Weiter
But Open File Open öffnen
But Previous Previous Zurück
But Save Save Speichern
But Save Template Save template Als Vorlage speichern
But Select File Select file Datei auswählen
But Select X Invoice Select invoice XRechnung auswählen
But Send To Supplier Cloud
Customer Send to Customer XRechnung senden
But Use Template Use Verwenden
But Viewer Preview Vorschau anzeigen
Buy License Key From Website If you do not have a license key yet, you
can obtain your key from Sofern Sie noch keinen Lizenzschlüssel besitzen, können Sie einen erwerben auf
Buy License Key From Website Link
Text our website unserer Website
Buyer Buyer Rechnungsempfänger
Buyer Address Line1 Address Line 1 Straße
Buyer Address Line2 Address Line 2 Adresszusatz
Buyer City City Ort
Buyer Contact Buyer Contact Kontakt
Buyer Contact Email Address Email Address E-Mail-Adresse
Buyer Contact Point Contact Point Name
Buyer Contact Telephone Number Telephone Number Telefonnummer
Buyer Country Code Country Code Land
Contract Reference Contract Reference Vertragsnummer
Creation Time Creation time Erstelldatum
Credit Transfer Credit Transfer Überweisung
Data Data Daten
Deliver To Address Deliver to Address Lieferadresse
Deliver To Address Line1 Address Line 1 Straße
Deliver To Address Line2 Address Line 2 Adresszusatz
Deliver To City City Ort
Deliver To Country Code Country Code Land
Deliver To Party Name Deliver to Party Name Empfänger
Deliver To Post Code Post Code PLZ
Delivery Information Delivery Information Informationen zur Lieferung Demo Limitation This demo only allows to generate
invoices with a total amount with VAT less than or equal 100,00 Euro.
Diese Demo erlaubt lediglich die Erzeugung von XRechnungen mit einem Brutto-Gesamtbetrag von bis zu 100,00 Euro.
Discount Or Delay Discount/Delay Skonto-/Verzugsbedingungen
Discount Or Delay Base Amount Base Amount Basisbetrag
Discount Or Delay Days Days Tage
Discount Or Delay Percentage Percentage Prozent
Discount Or Delay Type Type Typ
Document Level Allowance Amount Allowance Amount Nettonachlass Document Level Allowance Reason Allowance Reason Grund für den Nachlass Document Level Allowance Vat
Category Code Allowance VAT Category Code USt-Kategorie (Code)
Document Level Allowance Vat
Rate Allowance VAT Rate USt (%)
Document Level Allowances Allowances Nachlässe
Document Level Charge Amount Charge Amount Nettozuschlag
Document Level Charge Reason Charge Reason Grund für den Zuschlag Document Level Charge Vat
Category Code Charge VAT Category Code USt-Kategorie (Code)
Document Level Charge Vat Rate Charge VAT Rate USt (%)
Document Level Charges Charges Zuschläge
Document Totals Document Totals Gesamt
Documentation Documentation Dokumentation
Drag And Drop File Drag and drop file here or Datei hier fallen lassen oder Drag And Drop X Invoice Drag and drop invoice here or XRechnung hier fallen lassen oder
Easy X Easy X EinfachX
External Document Location External Document Location URL
File Saved Saved Gespeichert
Imprint Imprint Impressum
Insert License Key Please insert license key: Lizenzschlüssel eingeben:
Invalid Template Folder Path Saving failed: Template folder path is invalid. Please make sure the directory exists and is available.
Speichern fehlgeschlagen: Auf den Speicherort für Vorlagen kann nicht zugegriffen werden. Bitte stellen Sie sicher, dass der Ordner existiert und zum Schreiben verfügbar ist.
Invoice Invoice Rechnung
Invoice Issue Date Invoice Issue Date Rechnungsdatum
Invoice Line Invoice Lines Positionen
Invoice Line Net Amount Net Amount Nettopreis
Invoice Name Invoice name Rechnung
Invoice Note Invoice Note Bemerkungen
Invoice Note Attribute Invoice Note Bemerkung
Invoice Number Invoice Number Rechnungsnummer
Invoice Total Amount With Vat Invoice Total Amount with VAT Rechnungsbetrag Invoice Total Amout Without Vat Invoice Total Amout without VAT Nettobetrag Invoice Total Vat Amount Invoice Total VAT Amount USt-Betrag
Invoice Type Code Invoice Type Code Rechnungstyp
Invoiced Item Vat Rate VAT Rate USt (%)
Invoiced Quantity Invoiced Quantity Menge
Invoicing Period Invoicing Period Rechnungszeitraum
Invoicing Period End Date End Date bis
Invoicing Period Start Date Start Date von
Is German Kleinunternehmer Apply German
'Kleinunternehmerregelung' Kleinunternehmerregelung anwenden
Item Description Description Beschreibung
Item Name Name Bezeichnung
Item Net Price Net Price Einzelpreis
Item Sellers Identifier Sellers Identifier Artikelnummer
Language Language Sprache
License License Lizenz
License Activation Failed License activation failed. Please make sure your license key is correct and your computer is connected to the internet.
Aktivierung fehlgeschlagen. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie den Lizenzschlüssel korrekt eingegeben haben und Ihr Computer mit dem Internet verbunden ist.
License Activation Successfull License activation successfull. Thank
you for using Aktivierung erfolgreich. Danke für Ihr Vertrauen in License Is Activated license is activated. Thank you for
playing fair. Lizenz ist aktiviert.
License Is Not Activated license is NOT activated. Please enter
your license key to activate. Lizenz ist NICHT aktiviert. Bitte geben Sie zur Aktivierung Ihren Lizenzschlüssel ein.
License Is Not Activated Additional
Info You can prepare and modify invoices
before license activation. In order to transform and export your invoices, license activation is required.
Rechnungen können ohne aktivierte Lizenz vorbereitet und angepasst werden. Zur Erzeugung und zum Export von XRechnungen benötigen Sie eine aktive Lizenz.
License Key Is Empty Please enter your license key. Bitte geben Sie einen Lizenzschlüssel ein.
Missing Mandatory Fields Error / Missing mandatory fields Fehler / Fehlende Pflichtfelder
More More Mehr
No Supplier Cloud Customer Found No supplier cloud customer found in our system for the entered buyer reference.
Zur angegebenen Leitweg-ID konnte kein Empfänger in unserem System gefunden werden.
No Supplier Cloud Customer Found
Additional Info Please click on 'Previous' and check the 'Buyer Reference' entered in the 'References' area under '1 - Base Data'.
Bitte klicken Sie auf 'Zurück' und überprüfen Sie die eingegebene Leitweg-ID im Bereich 'Referenzen' unter '1 - Rechnungsdaten'.
Open Full Report Open report Prüfbericht öffnen
Paid Amount Paid Amount Bereits gezahlter Betrag
Payment Account Identifier Payment Account Identifier IBAN
Payment Account Name Payment Account Name Kontoinhaber
Payment Due Date Payment Due Date Fälligkeitsdatum
Payment Instructions Payment Instructions Zahlungsdaten
Payment Service Provider Identifier Payment Service Provider Identifier BIC
Payment Terms Payment Terms Zahlungsbedingungen
Pleace Accept Please accept the Bitte akzeptieren Sie die
Preceding Invoice Issue Date Preceding Invoice Issue Date Rechnungsdatum der vorangegangenen Rechnung Preceding Invoice Number Preceding Invoice Number Rechnungsnummer der vorangegangenen Rechnung Preceding Invoice Reference Preceding Invoice Reference Referenz auf vorangegangene Rechnung
Privacy Privacy Datenschutz
Privacy Policy privacy policy Datenschutzerklärung
Project Reference Project Reference Projektreferenz
Purchase Order Reference Purchase Order Reference Bestellnummer
Seller Contact Telephone Number Telephone Number Telefonnummer
Seller Country Code Country Code Land
Seller Identifier Identifier Verkäuferkennung
Seller Identifier Description (e.g. Vendor or Supplier Number) (z.B. Kreditoren- oder Lieferantennummer) Seller Legal Registration Identifier Legal Registration Identifier USt-ID (falls vorhanden) oder Steuer-ID
Seller Name Name Rechnungssteller
Seller Post Code Post Code PLZ
Seller Postal Address Seller Postal Address Anschrift
Settings Settings Einstellungen
Shop Buy XCreator XCreator kaufen
Show Full Report Show full report Kompletten Prüfbericht anzeigen
Sum Of Allowances On Document
Level Sum of Allowances on Document Level Summe der Nachlässe
Sum Of Charges On Document
Level Sum of Charges on Document Level Summe der Zuschläge
Sum Of Invoice Line Net Amount Sum of Invoice Line Net Amount Summe der Nettobeträge der Positionen Supplier Cloud Customer Email
Address Customer Email Address Empfänger E-Mail-Adresse
Supplier Cloud Customer Name Customer Name Empfänger
Supplier Cloud Email Copy Failed Sending a copy of the email to your supplier email address failed! (Supplier email address not existing.)
Senden einer Kopie der E-Mail an Ihre Absender E- Mail-Adresse fehlgeschlagen! (Absender E-Mail- Adresse existiert nicht.)
Supplier Cloud Email Copy Sent You will shortly receive a copy of the
email to your supplier email address. Sie erhalten in Kürze eine Kopie der E-Mail an Ihre Absender E-Mail-Adresse.
Supplier Cloud Email Failed Sending failed! The email could not be
sent to your customer. Senden fehlgeschlagen! Die E-Mail konnte nicht an Ihren Kunden versendet werden.
Supplier Cloud Email Sent The email with your invoice has been
sent to your customer. Die E-Mail mit Ihrer XRechnung wurde an Ihren Kunden versendet.
Supplier Cloud Supplier Email
Address Supplier Email Address (to which a copy
of the invoice will be sent) Absender E-Mail-Adresse (an die eine Kopie der XRechnung gesendet wird)
Supplier Cloud Supplier Email
Address Missing Sending email failed! Supplier email address is missing. Please enter a supplier email address.
Senden fehlgeschlagen! Es wurde keine Absender E- Mail-Adresse angegeben. Bitte tragen Sie eine Absender E-Mail-Adresse ein.
Supporting Document Description Supporting Document Description Beschreibung Supporting Document Reference Supporting Document Reference Dokumentkennung
Template Folder Path Custom template folder path Benutzerdefinierter Speicherort für Vorlagen
Templates Templates Vorlagen
Terms And Conditions terms and conditions AGB
Vat Breakdown VAT Breakdown Umsatzsteueraufschlüsselung
Vat Category Code VAT Category Code USt-Kategorie (Code)
Vat Category Code AE VAT Reverse Charge Umkehrung der Steuerschuldnerschaft Vat Category Code Description Please choose one of the following
Characters for VAT Category Code Bitte wählen Sie als Code für die USt-Kategorie jeweils eines der folgenden Kürzel aus
Vat Category Code E Exempt from tax Steuerbefreit
Vat Category Code G Free export item, tax not charged Kostenloser Exportartikel, Steuer nicht erhoben Vat Category Code K VAT exempt for EEA intra-community
supply of goods and services Steuerbefreit für die innergemeinschaftliche Lieferung von Waren und Dienstleistungen im Europäischen Wirtschaftsraum
Vat Category Code L Canary Islands general indirect tax Allgemeine indirekte Steuer der kanarischen Inseln Vat Category Code M Tax for production, services and
importation in Ceuta and Melilla Steuer für Produktion, Dienstleistungen und Einfuhr in Ceuta und Melilla
Vat Category Code O Services outside scope of tax Dienstleistungen außerhalb des Steuerbereichs
Vat Category Code S Standard rate Standardsatz
Vat Category Code Z Zero rated goods Waren zum Nullsatz
Vat Category Rate VAT Category Rate USt-Kategorie (%)
Vat Category Tax Amount VAT Category Tax Amount USt
Vat Category Taxable Amount VAT Category Taxable Amount Netto
Vat Exemption Reason Text VAT Exemption Reason Text Grund für USt-Befreiung
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