Leitfaden Serienbrief
Stand: 12.2016
Sehr geehrte Damen und Herren,
damit unsere Kunden rund um die Absicherung ihrer Gesundheitskosten rechtzeitig das Richtige tun können, müssen wir mit ihnen darüber reden, was sie tatsächlich benötigen und was ihnen wichtig ist! Und mal ganz ehrlich: haben Sie sich persönlich nicht auch schon mal darüber geärgert, dass Ihnen nicht rechtzeitig wichtige Informationen vorlagen, um eine richtige Entscheidung treffen zu können? Und haben Sie dabei am Ende gar eine finanzielle Einbuße erlitten?
Das zu verhindern ist das Ziel des regionalen Marketings, das seit Anfang 2016 Bestandteil des Vertriebsportals DKV-Kooperationen ist. Und nun kommen Sie als anerkannte(r) Fachmann /-frau in KV-Angelegenheiten ins Spiel: Aufgrund Ihrer Erfahrungen kennen Sie die Lücken im KV-Schutz der Kunden, die es – gemeinsam mit dem Kunden – zu schließen gilt.
Eine der vielen Möglichkeiten der Kontaktaufnahme ist ein Brief. Erfahrungsgemäß sind aber nicht nur bei einem Kunden Lücken im aktuellen KV-Schutz zu schließen. I. d. R. gibt es eine Vielzahl von Kunden, die zum selben Thema kontaktiert werden sollten.
Dank der Serienbriefe hält sich der Aufwand zur Kontaktaufnahme mit ausgewählten Kunden in vertretbaren Rahmen. Mit dem Seriendruck- Assistenten bei Word können Sie diese Serienbriefe selbst erstellen. Alle hierbei erforderlichen Einzelschritte sind in diesem Leitfaden so dargestellt, dass Sie sicher an Ihr Ziel kommen werden. Gerne unterstützt Sie dabei natürlich auch Ihr KVB.
Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei Ihrem regionalen Marketing!
I h r
Ulrich Kurth
Leiter der Vertriebsdirektion DKV Kooperationen
Ausgangssituation
Layout-Abstimmung mit dem Partner
Erstellung eines
Serienbrief
KVB
Vorbereitung der mit eBIS erstellten Excel-Datei für Serienbriefe (1)
Damit die mit eBIS erstellte Excel-Datei mit dem Serienbrief wirksam verknüpft werden kann, ist darauf zu achten, dass sie im Datei-Format ‘xlsx‘ abgespeichert ist. Hierzu ist beim Abspeichern der Datei im gewünschten Ordner in der Zeile mit der Überschrift ‘Dateityp‘ die Zeile anzuklicken und das Format ‘xlsx‘ zu wählen.
Sollte die Excel-Datei mit dem Format ‘xlm‘ (oder auch einem anderen) abgespeichert worden sein, sind folgende Schritte erforderlich:
Öffnen Sie die betreffende Excel-Datei Betätigen Sie die Tasten Alt + D und dann H mit linker Maustaste im sich öffnenden Fenster die Zeile ‘Dateityp‘ anklicken
anschließend den Begriff ‘xlsx‘ am Zeilenende anklicken.
Mit ‘Speichern‘ wird die Änderung übernommen.
Vorbereitende Maßnahmen
1 2 3 4 5
4
3
5
4 Tipp:
Die Datei ist jetzt zweimal (= im Format ‘xlm‘ und ein weiteres Mal mit dem Format ‘xlsx‘) gespeichert. Um später Verwechselungen zu vermeiden, sollte die Datei mit dem Format ‘xlm‘ (o. a. Format) gelöscht werden!
Vorbereitung der mit eBIS erstellten Excel-Datei für Serienbriefe (2)
Anklicken des Tabellenblattes, dessen Inhalt in einem anderen Tabellenblatt gespeichert werden soll.
(hier: Tabellenblatt 2 mit dem Namen A,00694, 8901)
• zu verschiebende Zellen markieren (hier: $A$2: $H$4)
• rechte Maustaste betätigen und z. B. ‘Ausschneiden‘ anklicken Anklicken des Tabellenblattes, in dem der zuvor markierte Inhalt gespeichert werden soll
(hier: Tabellenblatt 1 mit dem Namen A,00694, 4567) Mit dem Cursor die nächste freie Zelle markieren
• unterhalb des letzten Eintrags, ab dem die Zell-Inhalte des anderen Tabellenblattes eingefügt werden sollen, markieren (hier: A5)
• rechte Maustaste betätigen und ‘Einfügen‘ anklicken 1
2
3
Tabellenblatt 1 z. B. A,00694-4567
Tabellenblatt 2 z. B. A,00694-8901 4
4
Bei eBIS-Selektionen kommt es vor, dass zu (für eine Vertriebs-maßnahme) identifizierten Vermittlern mehrere Agt-Nrn. hinterlegt sind. Das führt dazu, dass die zu verwendende Excel-Datei je Agt.-Nr. ein Tabellenblatt aufweist. Um die Erstellung eines Serienbriefes nicht unnötig zu
erschweren, empfiehlt es sich, vor der Verknüpfung der Serienbriefvorlage mit dieser Excel-Datei, diese entsprechend zu bearbeiten:
Vorbereitung einer Excel-Datei für Serienbriefe (3)
Erforderliche (Spalte(n) einfügen:
• Markieren der in Frage kommende(n) Spalte(n) hier: Spalte C (= ‘Anschrift 1‘)
• in der Registerzeile die Begriffe ‘Einfügen‘
und dann ‘Zellen Einfügen‘anklicken
• auf das Feld ‘Zellen nach rechts verschieben‘klicken Markieren der Zellen, die getrennt werden sollen
hier: Spalte B (= ‘Name‘)
In der Registerzeile das Feld ‘Daten‘ anklicken Im Menüband den Begriff ‘Text in Spalten‘, dann auf
• weiter und dann die Optionsfelder bei den Begriffen
‘Komma‘ und ‘Leerzeichen‘ anklicken
(ggf. Häkchen in anderen Feldern setzen / entfernen)
• Im Feld ‘Zielbereich‘ die Zellen angeben, in denen die (Vor-) Namen aufgeführt werden sollen
hier: $B2:$C5
auf ‘fertig stellen‘ klicken
1
2 - 4
5 1
2
3 4
5
6
Gelegentlich sind in Excel-Dateien in einer Zelle Nach- und Vorname bzw. PLZ und Ort enthalten.
Mit den folgenden fünf Schritten lassen sich z. B. Nach- und Vornamen in je einer Zelle darstellen:
In den im Vertriebsportal (DKV-Kooperationen) hinterlegten Musterbrief-Vorlagen sind alle Stellen, die individuell anzupassen sind, mit grüner Farbe optisch hervorgehoben.
Vorbereitung der Serienbriefvorlagen (1)
Sobald alle Daten eingetragen sind, ist die Schrift der betreffenden Felder schwarz zu färben.
!
Spätestens jetzt sollten die Absenderangaben des KVB an den dafür vorgesehenen Stelleneingefügt werden.
Vorbereitung der Serienbriefvorlagen (2)
Beginn der Arbeiten mit Seriendruck-Assistent
8
Dank des Seriendruck-Assistenten ist die Erstellung eines Serienbriefes eine ganz einfache Sache:
Auch in Word 2013 wird der Serienbrief unter der Bezeichnung Seriendruck geführt. Er besteht aus einem Hauptdokument (dem eigentlichen Brief) und einer Datenquelle im Excel-Format. Word trägt in das Hauptdokument die Adresse, die Anrede und weitere gewünschte Felder ein. Zur Verknüpfung beider Dateien sind die nachfolgend beschriebenen Hinweise zu befolgen.
Wählen Sie eine der im Vertriebsportal (DKV-Kooperationen) hinterlegten Serienbriefvorlagen aus.Wählen Sie den Registereintrag ‘SENDUNGEN‘ aus.
Klicken Sie auf ‘Seriendruck starten‘ und anschließend auf den Eintrag
‘Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen…‘.
Mit seiner Hilfe wird der Serienbrief in 6 Schritten fertiggestellt.
Vorbereitung der Serienbriefvorlagen (3)
Anmerkungen zu Schritte 1 und 2 (von 6) des Seriendruck-Assistent
Nur die im Vertriebsportal (DKV-Kooperationen) hinterlegten
Serienbrief-Vorlagen sind von ERGO freigegeben, so dass Sie nur diese unbedenklich verwenden können. Im Interesse der Vermeidung
unnötiger (rechtlicher) Probleme verwenden Sie bitte keine eigenen Briefe!
1. Dokumenttyp festlegen (= Schritt 1)
Das ist im Falle eines Serienbriefes natürlich ‘Brief‘. Klicken Sie auf
‘Weiter: Dokument wird gestartet‘.
2. Startdokument wählen (= Schritt 2)
Da das bereits geöffnete Word-Dokument versandt werden soll, wählen Sie
‘Aktuelles Dokument verwenden‘ und markieren den bereits blau hinterlegten Punkt.
Klicken Sie auf ‘Weiter: Empfänger wählen‘.
!
3.Empfänger wählen.
Ihnen liegt bereits die Excel-Liste mit den anzuschreibenden Kunden vor. Wählen Sie die Option ‘Vorhandene Liste verwenden‘ und klicken dann auf ‘Durchsuchen‘.
(Gegebenenfalls müssen Sie sich zu dem entsprechenden Ordner vorklicken und die entsprechende Liste auswählen.)
Bevor Sie auf ‘Weiter: Schreiben Sie Ihren Brief‘ klicken, ist die Verknüpfung der Excel-Liste mit dem Word-Dokument zu komplettieren. Folgen Sie hierzu bitte den Hinweisen auf der nächsten Seite.
Die Excel-Tabelle muss ab jetzt immer parallel zum Word-Dokument geöffnet bleiben!
!
Vorbereitung der Serienbriefvorlagen (4)
Anmerkungen zu Schritt 3 (von 6) des Seriendruck-Assistent
Mitunter wird eine ausgewählte Excel-Datei (wie in dem hier abgebildeten Fenster) mehrfach und mit unterschiedlichen Namen aufgeführt.
Anzuklicken ist die Datei mit dem exakten Namen.
(I. d. R. wird das die erste der anklickbaren Dateien sein.) Danach öffnet Word diese Tabelle in der Ihnen bekannten Maske; ggf. kann sie jetzt geändert bzw. ergänzt werden.
Vorbereitung der Serienbriefvorlagen (5)
Verknüpfung einer Excel-Tabelle mit einem Serienbrief – weitere Anmerkungen zu Schritt 3 (von 6) des Seriendruck-Assistent
Die Verwendung einer Excel-Tabelle als Datenquelle für den Serienbrief.
Eine einfache Datenquelle kann wie folgt aussehen:
Vorbereitung der Serienbriefvorlagen (6.1)
4.1 Adressblock
Wenn Sie mit dem ‘Adressblock‘ arbeiten, sind ein paar Besonderheiten zu beachten, die auf dieser und auf der nächsten Seite beschrieben sind:
Setzen Sie den Cursor ins Adressfeld Ihrer Vorlage Klicken Sie auf das Feld ‘Adressblock‘
Verknüpfung der Adressen aus der Excel-Tabelle mit dem Adressfeld im Serienbrief –
Schritt 4 (von 6)1
1
2
2
12
4. Schreiben Sie Ihren Brief.
Nun können Sie den vorhandenen Brief bearbeiten. In jedem Fall sind jetzt die Adresse und die Anrede zu konfigurieren. Dazu setzt man den Cursor an die entsprechende Stelle im Text und klickt im Seriendruck- Assistent auf ‘Adressblock…‘. Obwohl die Adresse aus mehreren Zeilen besteht, wird vorerst nur ein Platzhalter („<< Adresse >>“) eingefügt.
4.1 Adressblock
In dem sich öffnenden Fenster werden mehrere Varianten dargestellt.
Wählen Sie die hier markierte aus
Fehlt im Vorschaufenster (wie hier) die Straßen- angabe, ist das unten rechts markierte Feld
‘Übereinstimmende Felder festlegen‘anzuklicken
Vorbereitung der Serienbriefvorlagen (noch 6.1)
Verknüpfung der Adressen aus der Excel-Tabelle mit dem Adressfeld im Serienbrief – Schritt 4 (von 6)
1 2
2 1
4.1 Adressblock
In dem sich nun öffnenden Fenster ist in der Zeile mit dem Kennzeichnung ‘Adresse 1‘ der Begriff
‘(nicht übereinstimmend)‘ anzuklicken
Wählen Sie im sich öffnenden Pull-down-Menü z. B.
den Begriff ‘Anschrift VN‘ aus.
Vorbereitung der Serienbriefvorlagen (noch 6.1)
Verknüpfung der Adressen aus der Excel-Tabelle mit dem Adressfeld im Serienbrief –
Schritt 4 (von 6)3
4
3
14 Anmerkung: An dieser Stelle erscheint die 4
Spaltenüberschrift aus der Excel-Datei!
Vorbereitung der Serienbriefvorlagen (noch 6.1)
Verknüpfung der Adressen aus der Excel-Tabelle mit dem Adressfeld im Serienbrief
–Schritt 4 (von 6)4.1 Adressblock
Wie rechts abgebildet, erscheint nun die vollständige Anschrift.
Bei dieser Gelegenheit:
Sofern nicht ohnehin schon geschehen:
Färben Sie den Adressblock ‘schwarz‘ ein
Diese Darstellung folgt der aktuellen DIN-Norm.
Für die Anredeformeln Herrn bzw. Frau eine eigene Zeile zu verwenden, entspricht nicht mehr den heute geltenden Regeln. Dasselbe gilt für die Leerzeile zwischen der der Straßenangabe und der Zeile mit der PLZ + Ortsangabe
4.2 persönliche Anrede
Soll die Anrede vollständig individualisiert werden, darf nicht die im Seriendruck-Assistenten vorgesehene
‘Grußzeile‘ verwendet werden! Stattdessen …
markieren Sie zunächst mit dem Cursor die Zeile mit der Anrede.
Klicken Sie im Menüband auf
‘Seriendruckfeld einfügen‘ und wählen dort den Eintrag ‘Anrede‘aus
Vorbereitung der Serienbriefvorlagen (6.2)
Darstellung der korrekten Anrede im Serienbrief – Schritt 4 (von 6)
1
2
2
16
4.2 (noch) persönliche Anrede
Klicken Sie im Menüband auf ‘Seriendruckfeld einfügen‘ und wählen dort den Eintrag ‘Anrede‘aus klicken Sie im Menüband den Begriff ‘Regeln‘ und im sich öffnenden Pull-down-Menü
‘wenn…, dann…, sonst‘ an
im abgebildeten Fenster ist anzuklicken / einzutragen
‘Feldname‘: ‘Anrede‘
Vergleichen mit: Frau
Dann diesen Text… Sehr geehrte Frau
Sonst diesen Text… Sehr geehrter Herr Bestätigen mit OK
Vorbereitung der Serienbriefvorlagen (noch 6.2)
Darstellung der korrekten Anrede
im Serienbrief–Schritt 4 (von 6)3
4
5
3 4
4.2 Einfügen des Nachnamens in die persönliche Anrede
setzen Sie zunächst den Cursor hinter die
<<Anrede>> zuzüglich eines Leerzeichens.
Klicken Sie im Menüband auf
‘Seriendruckfeld einfügen‘ und wählen dort den Eintrag ‘Nachname‘ aus.
Setzen Sie hinter <<Nachname>> ein Komma Sofern nicht ohnehin schon geschehen:
Färben Sie die ganze Zeile ‘schwarz‘ ein Im Ergebnis muss angezeigt sein:
<<Anrede>> <<Nachname>>,
Vorbereitung der Serienbriefvorlagen (noch 6.2)
Einfügung des Nachnamens in die Zeile mit der Anrede – Schritt 4 (von 6)
1
2
2
3 4
Leerzeichen(!)
18
Vorbereitung des Antwortelements der Serienbriefe (1)
Verknüpfung mit der Excel-Tabelle – Schritt 4 (von 6)
4.3 Einfügen der Anschrift im Antwortelement (‘Adressblock‘)
Um die in der Excel-Tabelle gespeicherten Angaben zu Namen und Anschrift des Interessenten an dieser Stelle des Antwortelements des Serienbriefes einzufügen, ist wiederum mit den im ‘Adressblock‘ hinterlegten Anweisungen des
Seriendruckmanagers (siehe oben, Seite ...) zu arbeiten.
Sobald alle Daten eingetragen sind, ist die Schrift des betreffenden Feldes schwarz zu färben.
!
20
Vorbereitung des Antwortelements der Serienbriefe (2)
Obwohl in der Excel-Tabelle korrekt eingetragen, wird das
Geburtsdatum im Antwort-Vordruck wird nicht den hiesigen Regeln entsprechend dargestellt.
Beheben lässt sich dieses Problem in den folgenden drei Schritten:
Alt + F9 anklicken
(bei einigen (ab Lenovo T 450) Notebooks: Fn + Alt + F9)
Innerhalb der { } isthinter dem Begriff ‘MERGEFIELD‘ einzufügen:
ein Leerzeichen sowie anschließend
\@“dd.MM.yyyy“
die vollständige Eintragung sieht dann so aus:
{MERGEFIELD \@“dd.MM.yyyy“}
erneut Alt + F9 anklicken
(bei den neueren Notebooks: Fn + Alt + F9)
Verknüpfung mit der Excel-Tabelle – Schritt 4 (von 6)
!
1 2
3
• Schreibweise einschließlich des Leerzeichens exakt einhalten
• Eintragung schwarz färben
4.2 Wiedergabe des Geburtsdatums
Vorbereitung der Serienbriefvorlagen (…)
Abschluss der Arbeiten mit Seriendruck-Assistent – Schritte 5 und 6 (von 6)
5. Vorschau auf Ihre Briefe.
Jetzt können Sie sich jeden einzelnen Brief ansehen und ihn auf mögliche Fehler kontrollieren.
Klicken Sie auf ‘Weiter: Seriendruck beenden‘.
6. Seriendruck beenden.
Hier können die einzelnen Briefe individuell angepasst werden. Dazu klickt man auf
‘Individuelle Briefe bearbeiten…‘ und gibt im so geöffneten Feld ‘Seriendruck in neues
Dokument‘ das entsprechende Schreiben an. Mit einem Klick auf den Button ‘o. k.‘ werden alle ausgewählten Briefe geöffnet, indem sie wie ein mehrseitiges Dokument, aneinandergereiht werden. So können sie bearbeitet werden.
Abschließen klickt man auf ‘Drucken…‘, wählt die zu druckenden Briefe aus (das werden häufig ‘Alle‘ sein), ändert gegebenenfalls noch die Druckoptionen und das Ausdrucken der Briefe kann beginnen.
Tipps:
Schon im Interesse der Reduzierung des Papierverbrauchs empfiehlt es sich, das Antwortelement auf der Rückseite des Anschreibens zu drucken.
Ist der KVB Absender der Serienbriefe, können die Papierbögen mit dem DKV-Logo (= L100) verwendet werden. Ist ein Vermittler der Absender, sind ausschließlich dessen Papierbögen einzusetzen.
