EFK-17117 | inkl. Stellungnahmen |16. November 2017 6
Audit du p o essus d’a hat
O ffi e f d al de l’i fo ati ue et de la t l o u i atio L’esse tiel e ef
L’Offi e f d al de l’i fo ati ue et de la t l o u i atio OFIT dispose d’u e o ga i- sation centralisée en matièe d’a hats, ui o ptait 27,2 postes à plein temps en 2016 pour un volume de commandes d’e vi o 183 millions de francs.
E ve tu de la loi, l’effi a it o o i ue des a hats est assu e ota e t g â e à leu regroupement1. Da s e ut, l’OFIT o lut des contrats-cadres et procède aux acquisitions par le biais de ces contrats- ad es ave les se vi es d’a hat e t au . Le Contrôle fédéral des fi a es CDF a e a i o e t l’OFIT g e de tels o t ats da s des domaines choi- sis des achats stratégiques et ta ti ues de la sou e d’app ovisio e e t au o t at et des achats opérationnels (de la demande au paiement), e elatio ave l’office transversal impliqué dans ces processus, l’Offi e f d al des o st u tio s et de la logisti ue OFCL . Le CDF s’est penché en particulier sur le processus de la demande au paiement (purchase-to- pay, P2P). Il a o stat ue les espo sa ilit s de es deu p o essus au sei de l’ad i is- t atio f d ale so t fi es, ais assu es dive se e t. L’a e t est is a tuelle e t sur le d veloppe e t des p o essus d’a hats st at gi ues et ta ti ues.
Des délégations claires ou la centralisation des commandes fixées au contrat évitent les doublons
Le CDF o state u’e te es d’effi a it o o i ue les eg oupe e ts dev aie t jouer un rôle central dans le cadre des marchés publics. Or sur la base des délégations actuelles de l’OFIT, les dispositio s elatives au o a des de p estatio s so t pa fois o pli u es au sei d’u e p ojet d’a uisitio , voi e d’u e o t at-cadre. En effet, certaines commandes peuvent être passées directement auprès des fournisseurs des contrats-cadres de l’OFCL, et d’aut es pas.C’est pou uoi le CDF e o a de à l’OFIT, e oop atio ave l’OFCL, de la ifie p is e t da s uels do ai es il est approprié de déléguer les com- mandes découlant des contrats-cadres et dans quel cas viser une centralisation. Cela per-
ett a d’ vite les dou lo s et des ha ges suppl e tai es.
L’o ga isatio des a hats de l’OFIT se divise a tuelle e t e deu se teu s pa tiels: l’a ui- sitio de se vi es et l’a uisitio de ie s. Les deu se teu s o t peu de poi ts de jo tio et leurs processus et directives de travail diffèrent considérablement. Le CDF est conscient de ces différences, mais voit néanmoins un potentiel da s le fait d’ ta li des o es o -
u es. Il e o a de à l’OFIT d’ la o e des des iptifs de p o essus de a g sup ieu pour ces deux secteurs, de les mettre en relation avec des outils idoines et de relier les processus entre eux.
1 Ordonnance sur l'organisation des marchés publics de l'administration fédérale (Org-OMP), art. 2, al. 2 (https://www.admin.ch/opc/fr/classified-compilation/20120667/index.html).
EFK-17117 | inkl. Stellungnahmen |16. November 2017 7 Une gestion des fournisseurs à un niveau supérieur recèle un grand potentiel
Le CDF o state ue l’OFIT ’utiliseau u e st at gie de gestio des fou isseu s. L’ valua- tion des fournisseurs qui sont liés à la Confédération par un contrat actif peut aider à maî- triser durablement les coûts et la qualité des prestations fournies. Concrètement, il est possible de développer des stratégies solides pour négocier efficacement les prix.
Pour mener une telle évaluation dans un délai raisonnable, il faut identifier clairement les fou isseu s de la Co f d atio da s l’e se le des offi es. Le CDF esti e u’il a plu- sieu s a i es de fai e: il se ait pa e e ple possi le d’i t odui e da s l’ad i ist atio fédérale un numéro de base de créancier univoque pour chaque fournisseur. Une autre possibilité consisterait à employer les numéros DUNS utilisés au niveau du controlling des achats pour identifier les fournisseurs2. Le CDF e o a de do à l’OFCL de ett e e place les conditions pour surveiller et piloter les fournisseurs importants de la Confédéra- tion.
Les syst es i fo ati ues d’a hats peuve t t e utilis s dava tage
E ta t u’offi e sp ialis , l’OFCL assu e la espo sa ilit des p o essus de soutie da s le domaine des constructions et de la logistique. Pour ce faire, il recourt au module MM de SAP ERP, qui sert à gérer le matériel. Le CDF voit un besoin urgent d’agi au sein de la direc- tion de l’OFCL concernant l’a age e t des s st es i fo ati ues d’a hats. La Co f - d atio ’a de loi pas attei t ses o je tifs quant à l’auto atisatio , l’u ifo isatio et au soutie des p o essus. L’OFCL a d jà e o u les pote tiels d’a lio atio de ses s s- tèmes informatiques en matière de logistique (SAP ERP MM) et va les traiter en priorité dans le groupe des marchandises informatiques.
Le CDF constate que les possibilités systémiques u’off e SAP ERP doive t t e ieu utili- s es et ises di e te e t à dispositio . Pou e fai e, l’OFCL doit di te des directives au niveau supérieur concernant les possibilités de passer des commandes au moyen de sys- t es i fo ati ues u’il o vie t de o figu e e o s ue e. Il faut ett e e pla e des processus de soutien continus, souples et plus effi a es da s le ut d’ vite les is ues.
Texte original en allemand
2 Le numéro DUNS est attribué par le prestataire Dun & Bradstreet et sert, en tant que clé de décodage, à identifier les entreprises sans équivoque dans le monde entier.
