Reservationen Räume und Geräte (lokales Outlook)
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
1.1 Vorteile und Nachteile 1.2 Verwaltung der Reservationen 1.3 Import der Daten aus dem SharePoint 2 Reservation eines Raumes (Einzeltermin) 3 Reservation eines Raumes (Serientermin) 4 Reservation eines Gerätes
5 Reservation stornieren
6 Kalender für Räume und Geräte anzeigen 7 Geräteliste
Einleitung
Neu müssen die Gruppenarbeitsräume, Sitzungszimmer, Geräte über das Outlook gebucht werden.
Das Reservationssystem im SharePoint wurde eingestellt.
Vorteile und Nachteile
Vorteile Nachteile
bei einer neuen Reservation (Termin) können direkt auch die Teilnehmenden eingeladen werden,
wonach die Doppelbuchung entfällt (Outlook und SharePoint) Terminänderungen können schnell vorgenommen werden
die Teilnehmenden werden direkt über den neuen Termin informiert und können zu- /absagen
die freien Räume werden direkt bei der Planung angezeigt, es ist keine aktive Suche mehr notwendig
keine Doppelbuchungen möglich (first come first serve)
neue Handhabung, daher Umgewöhnung
Verwaltung der Reservationen
Räume Geräte
Zu-/Absage erfolgt automatisch vom System ist der Raum frei erfolgt die Zusage ist der Raum bereits vergeben erfolgt eine Absage mit dem Hinweis zum Terminkonflikt
Zu-/Absage werden von der verwaltetIT
weil die Vergabe von Geräten auch immer auf die zeitnahe Rückgabe abhängig ist und das System die eigentlich Verfügbarkeit nicht kennt
Import der Daten aus dem SharePoint
Die Reservationen aus dem SharePoint wurden per 13.07.2018 übernommen und in die neuen Kalender importiert.
Bei diesen Terminen sind der Erfassende und eine allfällige Bemerkung in den Details des Termines gespeichert.
Dies um allfällige Rücksprachen mit dem Erfassenden zu ermöglichen.
Reservation eines Raumes (Einzeltermin)
Schritt Beschreibung
1 In den Outlook Kalender wechseln.
2 Wichtig: Es muss nun eine Besprechungsanfrage erstellt werden und nicht ein Termin!
Hierzu im Kalender beim gewünschten Tag einen Rechtsklick ausführen und auf Neue Besprechungsanfrage klicken.
3
Nr. Beschreibung
1 Zuerst ist die Raumliste zu selektieren.
Aktuell gibt die drei Raumlisten Sitzungszimmer Gruppenarbeitsräume Spezial (für Aula)
2 Darauf werden alle verfügbaren Räume der selektierten Raumliste angezeigt.
In diesem Beispiel sind alle vier Sitzungszimmer frei.
3 Es werden noch weitere Alternativtermine angezeigt und die Anzahl an freien Räumen.
In einem anderen Beispiel sind nur noch drei von vier Räumen verfügbar.
4 Das gewünschte freie Sitzungszimmer kann direkt aus den gelisteten Räumen ausgewählt werden, womit es automatisch als Empfänger und Ort hinzugefügt wird.
5 Nun muss die Besprechungsanfrage gesendet werden.
Natürlich lassen sich neben dem Raum auch weitere Kolleginnen/Kollegen einladen.
6 Darauf erfolgt eine E-Mail mit der Zusage.
Eine Absage sieht wie folgt aus (inkl. Terminkonflikt).
Reservation eines Raumes (Serientermin)
Schritt Beschreibung
1 Wichtig: Bei Serienterminen kann die Raumsuche nicht genutzt werden.
2 Im Outlook Kalender einen Rechtsklick ausführen und auf Neue Besprechungsserie klicken.
3 Wie gehabt die Terminserie definieren.
4 Nun rechts auf Räume klicken und den gewünschten Raum hinzufügen.
Darauf ist der Raum als Empfänger und Ort hinterlegt.
5 Sobald alle Eingaben erfolgt sind, kann die Besprechungsserie gesendet werden.
6 Die Besprechungsserie wird nun vom System geprüft.
Sobald nur an einem Termin der Serie der Raum bereits verbucht ist, wird die gesamte Besprechungsserie abgesagt.
Der Grund für die Absage wird immer angezeigt.
Daher sind Serientermine mit Vorsicht zu geniessen.
Reservation eines Gerätes
Schritt Beschreibung
1 In den Outlook Kalender wechseln.
2 Wichtig: Es muss nun eine Besprechungsanfrage erstellt werden und nicht ein Termin!
Hierzu im Kalender beim gewünschten Tag einen Rechtsklick ausführen und auf Neue Besprechungsanfrage klicken.
3 Geräte müssen wie Teilnehmer hinzugefügt werden.
Auf den Button An... klicken.
Dann die Liste All Equipments auswählen.
4 Nun werden alle vorhandenen Geräte angezeigt.
Die gewünschten Geräte auswählen und mit OK bestätigen.
In diesem Beispiel wurden mehrere Notebooks und Beamer ausgewählt.
5 Anhand des Terminplanungs-Assistent kann direkt die Verfügbarkeit geprüft werden.
In diesem Beispiel sind alle Geräte verfügbar.
Sobald Geräte nicht verfügbar sind, wird dies im Terminplanungs-Assistent angezeigt.
6 Es ist wichtig, dass Geräte immer als Gebucht (Anzeigen als) reserviert werden.
7 Nach dem Versand der Besprechungsanfrage erhält der Sender eine erste Rückmeldung (tentativ).
8 Da die Geräte von der IT verwaltet werden, erhalten Sie nach der Verarbeitung durch die IT eine erneute Rückmeldung.
Zusage
Absage
In der Absage ist auch wieder der Konflikt ersichtlich.
Reservation stornieren
Wird ein Raum/Gerät nicht mehr benötigt, ist es wichtig, dass die Reservation abgesagt wird, damit die Ressource wieder für andere freigegeben ist.
Buchungen
Schritt Beschreibung
1 Einen Rechtsklick auf dem zu stornierenden Termin ausführen und im Kontextmenü auf Besprechung absagen klicken.
2 Darauf öffnet sich das Besprechungsfenster, welches nur noch mit Absage senden bestätigt werden muss.
3 Bei der Stornierung von Geräten, erfolgt die Verwaltung wieder seitens IT, wodurch die Ressourcen nicht sofort automatisch freigegeben sind.
Kalender für Räume und Geräte anzeigen
Um direkt im Kalender in Outlook zu sehen, ob entsprechende Räume und Geräte an einem bestimmten Datum noch frei sind, muss man diese Schritte befolgen:
Schritt Beschreibung
1 Im Outlook Kalender auf eine bereits bestehenden Kalendergruppe einen Rechtsklick ausführen und Neue Kalendergruppe anwählen.
2 Der Kalendergruppe einen Namen geben, zum Beispiel Reservationen Räume, oder Leihgeräte.
3 Einen Rechtsklick auf die eben erstellte Kalendergruppe ausführen und Kalender hinzufügen Aus Raumliste wählen.
4 Schränken Sie nun die Auflistung in Rooms oder Equipments ein.
Jetzt wählen Sie die gewünschten Räume und/oder Geräte an und klicken danach auf Räume und bestätigen Sie mit OK sobald Sie alle Räume und/oder Leihgeräte ausgewählt haben.
Info: Wenn Sie während dem Sie auf ein Gerät/einen Raum klicken gleichzeitig die Control-Taste gedrückt halten, können Sie mehrere Elemente auf einmal anwählen.
5 Nun erscheint die erstellte Kalendergruppe links in Ihrem Outlookkalender und Sie können sie ganz normal anzeigen oder ausblenden lassen.
Geräteliste
Stand 23.07.2018
Beamer Drucker Fotokamera Notebook
Beamer 1 Infocus Beamer 2 Infocus Beamer 3 Kurzdistanz Beamer 4 Epson
Drucker 1 Drucker 2 Drucker 3 Drucker 4 Drucker 5
Fotokamera Nikon Coolpix Sony Handycam 2
Notebook 1 Notebook 2 Notebook 3 Notebook 4 Notebook 5 Notebook 6
