06_Selbst- und Zeitmanagement Präsenz

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beim Autor/bei der Autorin.

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Zertifikatsstudiengang OPEN IT Modul „Selbstmanagement“

Einführung Zeit- und Selbstmanagement

vor dem Start

• Persönliche Vorstellung & Erwartungsklärung

• Organisatorische Vorbemerkungen

• Unsere gemeinsamen Spielregeln für diese Veranstaltung

• Überblick über den inhaltlichen und zeitlichen Ablauf

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Kurz & knapp - Kennenlernrunde

 Mein Name ...

 Ich arbeite als ... bei ... (Unternehmen)

 Das Modul „Selbstmanagement“ ist für mich eine Bereicherung, wenn …

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Kurz & knapp – Gemeinsame Spielregeln

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Überblick Veranstaltungsinhalt

 Präsenz 1:

Zeit- und Selbstmanagement

Grundlagen, Selbstmanagementstrategien, Zeit-Balance-Modell

 Präsenz 2:

o Zeit- und Selbstmanagement vor dem Hintergrund von Delegation und Partizipation, Besprechungsmanagement, Projektleitung und Projektdurchführung

o Resilienz (Widerstandsfähigkeit, Strapazierfähigkeit)

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Präsenz 1: Veranstaltung im Detail

in Kombination von Theorievermittlung und praktischen Übungen

 Grundlagen des Zeit- und Selbstmanagements

Definitionen Zeit- und Selbstkompetenz, Forschungsergebnisse

 5 Lebensbereiche – Lebensbalance als Alltagsdisziplin unter Beachtung von Werten und Bedürfnissen

 Entwicklung von Zielen und Handlungsoptionen

 Zeitplanung: Grundsätze, Zeitfresser / -diebe, Abgrenzung, Nein- Sagen

 Überblick weitere Selbstmanagementstrategien

 Weg zum Gleichgewicht: Anwendung des Zeit-Balance-Modells auf die 5 Lebensbereiche

 Fazit und Feedback

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Zeit- und Selbstkompetenz

– Selbstorganisiertes Handeln und Anwendung von Wissen des Zeit- und Selbstmanagements als zentrale Elemente

– Aktive und individuell nützliche Ziel-, Prioritätensetzung und Planung – Aktive Auseinandersetzung einer Person mit den eigenen Bedürfnissen

und Zielen, Stärken und Entwicklungsfeldern

– Schaffung sich selbst unterstützender Bedingungen mittels Selbstreflexionsprozessen

– Bewusstsein und bewusstes Kommunizieren, was eine Person kann und will und welche Bedingungen sie für ihr Verhalten im Bereich Zeit- und Selbstmanagement benötigt

 Positive Auswirkungen auf die Entwicklung der eigenen Zufriedenheit und Leistungsfähigkeit in Berufs- und Privatleben

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Definition Zeitmanagement

(Koch u. Kleinmann 2002)

Selbstkontrollierte Bemühungen, Zeit auf eine subjektiv effiziente Art und Weise zu verwenden, um Ziele zu erreichen

Selbstbestimmter strategischer Umgang mit der eigenen Zeit

Optimierung der beruflichen und privaten Zeitsouveränität

Förderung der persönlichen Work-Life-Balance

Prävention von Stress und Burnout

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Forschungsergebnisse

• Zeitmanagement hängt positiv mit subjektiver Leistung zusammen

• Die Anwendung von Zeitmanagementtechniken führt zu einer größeren wahrgenommenen Kontrolle über die Zeit

 weniger Stress und mehr Leistung

• Menschen wollen bei Entscheidungen auch langfristige

Konsequenzen berücksichtigen, tun dies aber in der Realität nicht genügend

• Bei der Abwägung von Kosten und Nutzen wird kurzfristig gedacht

Langfristig wichtige, aber nicht dringende Aufgaben werden dementsprechend ignoriert

Forschungsergebnisse

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• Menschen unterschätzen die Dauer einer bereits erledigten Aufgabe

• Diese Unterschätzung wird dann als Richtwert für die Planung neuer Aufgaben verwendet

• Die 2 großen Frustrationen am Arbeitsplatz:

Mehr Aufgaben als Möglichkeiten, diese zu bewältigen

Zu viel Zeitaufwand für Korrespondenz und Meetings

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Fazit: Hauptprobleme Zeitmanagement

1. Entscheidungsproblem (Koch u. Kleinmann 2002):

Aufschieben von Aufgaben, weil sie erst in späterer Zukunft

Bedeutung haben (also auch erst später „belohnt/bestraft“ werden)

Ziele/Prioritäten definieren

2. Planungsproblem (Kahneman u. Tversky 1979):

Unterschätzung des Zeitaufwands für künftige Aufgaben, da im Rückblick der Aufwand für ähnliche, bereits erledigte Aufgaben geringer erscheint

Planung optimieren

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Definition Selbstmanagement (Kehr 2002)

Fähigkeit, persönliche Ziele und Werte/Motive so in Einklang zu bringen, dass die Ziele erreicht werden und dabei Zufriedenheit erlebt wird

Einheit von Kopf (Ziele) und Bauch (Werte/Motive)

Wenn es keinen Konsens zwischen Zielen und

Werten/Motiven gibt, ist es besser, die eigenen Ziele anzupassen

Werte/Motive werden über lange Zeit erlernt (durch

Sozialisation) und sind deshalb schwer und nur langfristig zu verändern

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Lebensvision Langfristiges Ziel Mittelfristiges Ziel

Kurzfristiges Ziel Visionen und Ziele

• Visionen als “Sinnrahmen“ zum Einordnen unserer Handlungen

• Aus einer langfristigen grob formulierten Vision leiten wir den Sinn unseres Lebens und Handelns in der Gegenwart ab und geben damit auch unserem täglichen kurz- und mittelfristigen Handeln einen Sinn.

Folge: Motivation, Erklärung, Willensstärkung

• Voraussetzung: Kenntnis und Gewichtung der ganz individuellen, persönlichen Werte als Basis für Prioritätensetzung

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Meine Lebensvision

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Bedürfnisse

Quelle: Vahs/Schäfer-Kunz (2012), S. 739

Bedürfnispyramide nach Maslow

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 sind erstrebenswert, allgemein, abstrakt, relativ dauerhaft

 haben eine handlungsorientierende und verhaltenssteuernde Kraft

 drücken ein Weltverständnis aus

 werden individuell gewichtet und leiten uns beim Handeln

 bieten bei Konflikten eine Basis für tragfähige Lösungen Fragen:

 Was ist mir wichtig?

 Woran glaube ich?

 Was gibt mir Orientierung?

Werte

Werte kommen aus uns selbst und nicht von außen.

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Ich verstehe mich als...

Ich stehe zu ...

Ich bringe mich ein in ...

Ich wirke in der Welt als ...

Ich will Spuren hinterlassen durch ...

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Meine Lebensleitbild

Quelle: CA Coaching Akademie Hannover

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5 Lebensbereiche = 5 Säulen unseres „Lebenshauses“

Körper

Sinn Beziehungen Aufgabe

Glaube, Spiritualität Weltbild

Gesundheit,

Körper Beruf,

Karriere Familie,

Partner

In Anlehnung an Baus, 2015, S. 20; Foto: © Klages (2016)

Ausgleich

Freizeit Freunde

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Um in der Lage zu sein, die richtigen Entscheidungen für das Leben treffen zu können, braucht jeder Mensch eine konkrete Vorstellung davon, wie er leben will.

Voraussetzung dafür ist, dass er seine Werte, Bedürfnisse und Ziele kennt. Nur dann kann Selbstmanagement funktionieren.

Übung: Wo stehe ich jetzt?

Ziel der Übung ist die Bestandsaufnahme der aktuellen Lebenssituation im Hinblick auf die 5 Lebensbereiche:

In welchem Lebensbereich gab / gibt es Umstände / Ereignisse, die Sie

 belastet haben bzw. belasten?

 die schön und positiv waren bzw. sind?

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Lebensbalance als Alltagsdisziplin

Klare Ziele helfen dabei, die vorhandene Energie auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren.

SMART-Modell:

S – Spezifisch = so konkret wie möglich formuliert

M – Messbar = überprüfbar (z.B. Aufwand, Kosten, Umsetzung) A – Ausführbar = realistisch und erreichbar

R – Relevant = passend zu übergeordneten Zielen und Werten T – Terminiert = konkreter Zeitpunkt für die Umsetzung

Beachten: „Nebenwirkungen“ von Zielen

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Ziele definieren

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Bewusstmachen der Aufgaben, die notwendig sind, um ein konkretes Ziel zu erreichen:

Techniken:

 Mind-Mapping

 To-Do-Listen (wer? - was? - Bis wann? – Priorität? – Erledigt?!)

 Prioritäten setzen = bewusst sinnvolle Auswahl treffen

 A-B-C-Analyse (A = hohe, B = mittlere, C = niedrige Priorität)

 Pareto-Prinzip (20 % der aufgewendeten Zeit bringen 80 % vom Ergebnis; die letzten 20 % vom Ergebnis verbrauchen 80 % der Zeit)

 Eisenhower-Prinzip

Handlungsoptionen entwickeln

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Eisenhower-Prinzip

WICHTIG wichtig, aber nicht dringend

2

Terminieren und rechtzeitig bearbeiten

wichtig und dringend

1

Sofort erledigen Weder wichtig noch dringend

X

In der Papierkorb

dringend, aber unwichtig

3

Delegieren oder aufschieben DRINGEND

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Aufmerksamkeit als Fähigkeit, sich zu konzentrieren und Informationen, Vorgänge und Eindrücke zu erfassen und zu verarbeiten

bedeutet

 selbstgesteuertes Verhalten

 gezieltes Fokussieren auf das Wesentliche

 bewusster Umgang mit Ablenkungsreizen

 auf Reize von außen nicht reflexhaft reagieren, sondern selbstbestimmt agieren

erfordert

 Disziplin

 Kommunikation

 die richtige Einstellung

Aufmerksamkeitsmanagement

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 ist absichtsvoll

 bezieht sich auf den gegenwärtigen Moment

 ist nicht wertend

 setzt bei der Aufmerksamkeitssteuerung an

Achtsamkeit als bestimmte Form der Aufmerksamkeit

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Übung zur Entspannung

• Halten Sie Ihre Hände vor Ihr Gesicht und schließen Sie dann die Augen.

Holen Sie eine schöne Erinnerung in Ihre Gedanken. Das können Bilder vom letzten Urlaub oder andere Ereignisse und Erlebnisse sein, die in Ihnen positive Emotionen wecken.

• Atmen Sie dann tief ein, so dass sich der Bauch wölbt (Bauchatmung). Luft anhalten und wieder langsam ausatmen. Machen Sie das Ganze etwa fünf Mal.

• Nachdem Sie nun Ihre Gedanken Richtung „angenehm“ ausgerichtet haben und die Atmung ruhiger geworden ist, ziehen Sie Grimassen hinter Ihren Händen. Dadurch werden durch Stress verspannte

Gesichtsmuskelpartien entspannt und das wirkt sich ebenso positiven auf den restlichen Körper aus.

• Nach einigen Grimassen kneten Sie noch Ihren Nacken kräftig durch. Auch im Nacken nisten sich bei Stress häufig Verspannungen ein.

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Stressampel

(Kaluza 2004)

Stress – was ist das eigentlich?

Die „Stressampel“

Ich gerate in Stress, wenn

… Stressoren

Leistungsanforderung Zuviel Arbeit Soziale Konflikte Zeitdruck Störungen

Motive Einstellungen

Ich setze mich selbst unter Stress, indem

…

Wenn ich im Stress bin,

dann …

Stressreaktion

Erschöpfung/

Krankheit langfristig

Körperliche Aktivierung Psychische Aktivierung

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Was kann ich verändern? Was nicht?

(nach Frey et al. 2006)

Unveränderbare Bereiche?

Veränderbare Bereiche?

Lösungsschritte generieren

Love it, leave it or challenge it

Keine Zeitverschwendung für negative Aspekte!

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Zeitplanung

(vgl. Baus(2015), S. 75 ff.)

Dimensionen:

• Jahr

• Quartal

• Monat

• Woche

• Tag

Merksatz: Einegute Wocheist bunt!

(Familie, Freunde, Beruf, Freizeit / Sport, Entspannung, Spiritualität) Empfehlung: nur 1 System für alle Termine (egal ob analog oder digital) bzw. auf regelmäßige Synchronisation achten

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Tagesplanung

(vgl. Baus(2015), S. 76 ff.)

Es gibt keine perfekte Planung; Flexibilität ist notwendig, v.a. wenn sich Prioritäten ändern!

• 60 / 40-Regel:

60 % der effektiven Arbeitszeit für konkrete Aktivitäten (Aufgaben, Meetings, Präsentationen etc.) verplanen 40 % ungeplant

• Gleichartige Tätigkeiten in Zeitblöckenbündeln (z.B. E-Mails schreiben, Abrechnung, ...)

• Stiller Moment: Konzepte schreiben, Entscheidungen reflektieren - ohne jegliche Störung

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Zeitschulden

(vgl. Baus, S. 79 ff.)

Ein Termin, eine Zusage oder versprochene Leistung ist immer auch eine Zeitschuld, die irgendwann eingelöst werden muss!

 Sind Zeitressourcen vorhanden?

 Nebenwirkungen?

„Nein“-Sagen lernen, damit nicht andere, sondern man selbst über sein Zeitbudget verfügt.

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„NEIN“ sagen und Grenzen setzen

... fällt schwer, weil

• Angst vor Ablehnung oder

• weniger gemocht werden

• Wirkung, weniger hilfsbereit / leistungsbereit zu sein ... aber wichtig, denn es heißt im Umkehrschluss „Ja“ zu wichtigeren Dingen und Aufgaben

Ziel: durch Abgrenzung den Blick für das Wesentliche behalten!

Wie? Ist das wichtig für IT-Leute?

Sandwich-Methode, d.h. weder defensiv noch aggressiv „Nein“

sagen, sondern so, dass sich das Gegenüber respektiert und angenommen fühlt, obwohl eine inhaltliche Abgrenzung erfolgt

„NEIN“ sagen mit der Sandwich-Methode

1. Verständnis äußern

„ Ich verstehe Ihre Situation...“

2. Hilfsbereitschaft signalisieren

„... und würde Sie auch gern unterstützen...“

3. Nein-Sagen

„... kann (schaffe) es aber beim besten Willen nicht, ...“

4. Bedauern zeigen

„... So leid es mir tut.“

5. Verhandeln / Lösungsvorschlag anbieten

„Wenn Sie allerdings darauf bestehen, möchte ich Sie darauf aufmerksam machen, dass in diesem Fall XY nicht erledigt werden kann. Sind Sie damit einverstanden?“ oder

„Ich möchte Ihnen stattdessen den Vorschlag machen, dass...“

Vgl. Baus (2015), S. 99 ff.

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Übung zum „NEIN“ sagen mit der Sandwich-Methode

Erinnern Sie sich an Situationen im Beruf oder Privatleben, in denen es Ihnen schwerfiel, „Nein“ zu sagen.

- Was war der Anlass?

- Was haben Sie gesagt?

- Was würden Sie mit der Sandwich-Methode sagen?

- Wie würde das auf Ihr Gegenüber wirken?

- Wie geht es Ihnen selbst damit?

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Zeitdiebe / Zeitfresser

(vgl. Baus, S. 79 ff.)

Zeitdiebesind Tätigkeiten / Dinge / Verhaltensmuster / Ereig- nisse, die nicht konstruktiv zur Bewältigung der anstehenden Aufgaben beitragen, sondern von den wesentlichen Dingen abhalten.

Übung:

Gemeinsames Brainstorming - Welche Zeitdiebe fallen Ihnen ein?

Aufgabe für jeden Einzelnen: Selbstbeobachtung Wofür verwenden Sie Ihre Zeit wirklich ?

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Praktische Übungen

1. Meine Persönlichen Zeitdiebe

Welches sind Ihre persönlichen Zeitdiebe in den einzelnen Lebensbereichen? Was können Sie dagegen unternehmen?

Oder

2. Zeitstress in den Griff bekommen

Wie entsteht in Ihrem Leben Zeitstress? Was können Sie dagegen unternehmen? (typische Situation mit konkreten Ursachen und Auswirkungen benennen und Lösungsansätze überlegen)

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„Hitliste“ der Zeitdiebe und Störfaktoren

 Unklare Zielsetzung und fehlende Prioritäten

 Fehlende Übersicht über anstehende Aufgaben und Aktivitäten

 Persönliche Desorganisation / überhäufter Schreibtisch

 Suche nach Notizen, Merkzetteln, Adressen / Telefonnummern

 Mangelnde Koordination/Teamwork

 Telefonische Unterbrechungen und unangemeldete Besucher

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 Wartezeiten (z. B. bei Verabredungen, Terminen)

 Zu wenig Delegation

 Unvermögen, „Nein!“ zu sagen

 Unvollständige und verspätete Information

 Fehlende Selbstdisziplin

 Ablenkung/Lärm

 Mangelnde Vorbereitung auf Gespräche und Besprechungen

 Fehlende Zeitplanung für Besprechungen und Gespräche

 Privater Schwatz

 „Aufschieberitits“

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• ... entsteht, wenn Planung und Ablauf nicht übereinstimmen

• Entscheidung treffen:

– Was ist jetzt wirklich wichtig?

– Worauf richte ich meine Aufmerksamkeit?

– Was erledige ich später oder gar nicht?

– Wie will ich mich jetzt verhalten?

• Ursachen für Zeitstress – Zeit zu knapp kalkuliert – Unvorhergesehenes passiert – Störungen / Unterbrechungen

– Zulieferung verspätet / andere Ressourcen fallen aus – Terminvorverlegung

Zeitstress (vgl. Baus, S. 81 ff.)

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Selbstmanagementstrategien

1. Zielmanagement/Zielklarheit 2. Intentionsmanagement 3. Zeitmanagement 4. Optimismus

5. Finanzmanagement 6. Gesundheitsmanagement

7. Beziehungsmanagement/Networking 8. Unterstützungsmanagement

9. Wissensmanagement 10. Stressmanagement 11. Konfliktmanagement

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Selbstmanagementinstrumente zur Stressprävention

 Entspannung

 Positive Erlebnisse

 Ausdauertraining, Sport

 Gesunde Ernährung

 Soziale Unterstützung

 Selbstbestimmte Lebensplanung

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Umgang mit Misserfolgen: Ressourcenorientierung

– Gesellschaftlicher Normalzustand:

Beschäftigung mit der „Soll-Seite“ der eigenen Person – Ressourcenorientierung:

Bewusste Auseinandersetzung mit der „Haben-Seite“:

• Welche Stärken habe ich?

• Welche Möglichkeiten stehen mir offen?

• Was habe ich bereits erreicht?

• Welche Erfahrungen bringe ich ein?

• Auf welche Unterstützer kann ich zurückgreifen?

Sich selbst belohnen

Vor allem in schwierigen/„stressigen“ Zeiten sich bewusst selbst belohnen!

Erarbeiten eines persönlichen Wohlfühlprogramms

Beispiele:

• Erfolgserlebnisse für den Tagesbeginn „organisieren“

• Zeit für körperliche Bewegung einplanen

• Intellektuelle Anregung suchen

• Sich Zeit für künstlerische/spirituelle Betätigung nehmen

• Anderen eine Freude machen

www.kikis-pralinenwelt.de

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Übung zur Entspannung - Arme kreisen lassen

• Schulterkreisen nach vorn: erst links, dann rechts, dann beide gleichzeitig

• Schulterkreisen nach hinten: erst links, dann rechts, dann beide gleichzeitig.

• Gestreckte Arme nach vorne kreise, dann nach hinten, dabei immer schneller werden

• Rechter Arm kreist gestreckt nach vorn, linker Arm parallel nach hinten

• Arme ausschütteln

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Selbstmanagement – Weg zum Gleichgewicht

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Alle Säulen des Hauses müssen intakt sein, um ein Gleichgewicht zu erzielen (vgl. Baus, 2015, S. 21 f.):

1. Aufgabe 2. Beziehung 3. Körper 4. Ausgleich 5. Sinn

Selbstmanagement bedeutet, dass wir nicht alles haben können, sondern uns immer wieder entscheiden müssen. Wir müssen beurteilen, ob es wert ist, den Preis einer Entscheidung zu bezahlen.

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Zeit-Balance-Modell nach Seiwert (2006)

KÖRPER

SINN LEISTUNG

ARBEIT

KONTAKT

Religion, Liebe Selbstver- wirklichung, Erfüllung, Philosophie, Zukunftsfragen

Gesundheit, Ernährung, Erholung, Entspannung, Fitness, Lebenserwartung

Beruf, Geld, Erfolg Karriere, Wohlstand, Vermögen

Freunde, Familie, Zuwendung, Anerkennung

ZEITBALANCE

In Anlehnung an Collatz / Gudat (2011) Work-Life-Balance, S. 27

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Lebensbereich Aufgabe

Stehen Menge und Intensität der Arbeit in einem gesunden Verhältnis zu den Dingen, die einem im Leben ansonsten noch wichtig sind?

Prinzip: „Ändern, Annehmen, Abschaffen“

 Arbeitssituation verbessern

 Bewusste Selbststeuerung

 Keine Verletzung persönlicher Werte

 Gesundes Gespür für das eigene Leistungsvermögen

 Verständnis und Mitgestaltung der Arbeitsprozesse

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Lebensbereich Beziehungen

„Wenn wir das gleiche Maß an Aufmerksamkeit, Entwicklungs- bereitschaft und Engagement in unsere persönlichen Beziehungen investieren, wie wir es im Beruf tun, wäre unser Privatleben glücklicher und erfüllter.“ (Baus, S. 139)

 Raum für Beziehungsleben

 Abgrenzung ggü. Eindringen von Berufsleben ins Privatleben und anders herum

„Sie werden (...) kaum einen alten Menschen finden, der sich wünscht, in seinem Leben mehr Zeit für die Arbeit gehabt zu haben. In der

rückblickenden Erinnerung sind es (...) persönliche Begegnungen und Beziehungen, die den Wert des eigenen Lebens ausmachen (...)“ (Baus)

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Lebensbereich Körper

Unser Körper ist unsere Wohnung, unser Zuhause; es soll bewohnbar sein und wir wollen uns darin wohlfühlen.

 Gesundheit fördern:

 Ernährung (z.B. in Ruhe und mit Achtsamkeit essen)

 Bewegung (mit Freude und ohne Leistungsdruck)

 Sinnlichkeit erleben (außerhalb der audiovisuellen Reize)

 Schlaf („Wir schlafen so, wie wir unsere Tage verbringen, und wir verbringen unsere Tage so, wie wir schlafen.“)

 Entspannung finden (z.B. progressive Muskelentspannung)

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Lebensbereich Ausgleich

 Erholung von den Anstrengungen des Alltags, losgelöst von beruflichen und familiären Rollen

z.B.

 Freundschaften pflegen

 In gesundem Rahmen netzwerken

 Kultur erleben

Quelle: www.Hameln.de, 07.11.2016

Quelle: http://www.gbpicsonline.com, 07.11.2016

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Lebensbereich Sinn

Wert- und Glaubensvorstellungen, Spiritualität, Weltbild, das uns leitet beeinflussen unser Denken, Handeln und Fühlen

entscheidend.

 Stille und Einkehr erleben

 Was zählt in meinem Leben?

 Wie verstehe ich meine Rolle in der Welt?

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Übung: Insel der Erkenntnis

im Ozean der unendlichen Möglichkeiten

Bildquelle: http://visingso.net/sv

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Fazit

Was nehme ich aus dieser Veranstaltung für mich und mein Zeit-/ Selbstmanagement mit?

Was sind meine drei wichtigsten Erkenntnisse aus dem Training für meinen Berufs-/Studiumsalltag?

Welches ist mein persönliches Hauptziel, das ich bezüglich meines Zeit- und Selbstmanagements zeitnah angehen will?

Welche der besprochenen Methoden werde ich als erstes im Alltag auf Nützlichkeit prüfen?

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Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit...

... und nun einen angenehmen Feierabend sowie viel Erfolg bei der Umsetzung

des heute Gelernten!

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Feedback

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





So hat mir das Seminar gefallen …

Das nehme ich mit an neuen Erkenntnissen, Wissen …