Besprechungen und Events optimal planen und durchführen mit Microsoft Teams
22. und 23. September 2021
MIB Abdul Kerim Aydemir
Product Manager | Digital Workplace Trainer | Consultant
abdul.aydemir@digicomp.ch | T +41 44 447 21 37
Besprechungen und Events optimal planen und durchführen mit Microsoft Teams
Grundlegendes zu Besprechungen
Planen von Besprechungen
• über Teams
• über Outlook
Webinare
Besprechungsdetails
Terminplanungsassistent
Besprechung durchführen
• Warteraum
• Rollen definieren
Breakout Rooms (Gruppenräume)
Umfragen (MS Forms)
Dynamische Ansichten
PowerPoint Live
Aufzeichnungen
Bildschirm teilen
Whiteboard
Weitere Tipps & Tricks
Besprechung planen
über Microsoft Teams
Terminplanung per Doppelklick
Per Doppelklick auf eine Uhrzeit an einem bestimmten Datum gelangen Sie ebenfalls zur Terminplanung. Details zur Uhrzeit und zum Datum können Sie im aufgehenden Fenster anpassen.
Neue Besprechung
Über die Schaltfläche «Neue Besprechung» kann ein neuer Termin (Einzeltermin oder Gruppenbesprechung) geplant werden.
Kalender-Modul
Über das Modul «Kalender» gelangen Sie in das Kalender in Teams, welches mit Ihrem Outlook-Kalender synchronisiert.
Somit haben Sie die Übersicht über all Ihre Termine.
Besprechung planen
über Outlook
Besprechungs-Link
Nun wird Ihnen auch direkt im Nachrichtenbereich des Termins der Link zur Besprechung inkl.
Besprechungsoptionen eingetragen. Sie können überhaupt dieser automatisierten Eingabe Ihren persönlichen
Einladungstext einfügen und die Einladung abschicken.
Neue Teams-Besprechung
Im Kalender-Modul im Outlook finden Sie im Menüband die Schaltfläche «Neue Teams-Besprechung». Sobald Sie darauf klicken, wird das Besprechungsplanungsfenster geöffnet.
Details der Besprechung
Geben Sie alle Details Ihrer Besprechung hier ein.
Wählen Sie alle Personen, die teilnehmen sollen aus, auch die, die optional eingeladen werden. Unter
«Ort» wird Ihnen automatisch «Microsoft Teams Besprechung» eingetragen.
Besprechungsoptionen
Über die Schaltfläche «Einstellungen» können vorab Besprechungsoptionen wie Warteraumeinstellungen, Chat, Videoberechtigungen, Aufnahmeeinstellungen, Reaktionen etc. eingerichtet werden.
Besprechung planen
Terminplanungsassistent
Optionale Teilnehmende
Nicht alle Teilnehmende müssten an einem Meeting teilnehmen. Sie können auch optionale Teilnehmende definieren, für die z.B. das Meeting nur eine Information ist.
Dies tragen Sie unter «Optionale Teilnehmer» ein.
Terminplanungs-Assistent
Mittels des Terminplanungs-Assistenten können Sie interne Termine (innert ETH Zürich) einfach und frei planen. Sie werden dabei mit Stati der Teilnehmenden etc unterstützt.
Status der Teilnehmenden
Microsoft Teams zeigt Ihnen dynamisch an, ob die Teilnehmenden, die Sie zum Termin einladen möchten, zu den von Ihnen gewählten Daten verfügbar sind oder nicht.
Teilnehmende, die Gäste sind (aussherhalb der ETH Zürich) weisen den Status «Unbekannt» aus.
Termin planung – Drag & Drop
Die Terminplanung müssen Sie nicht durch ein statisches Eintragen des Datums und der Uhrzeit zu oberst im Fenster vornehmen. Sie können den aktuellen, violetten Balken auch per Drag & Drop so verschieben, bis alle Teilnehmenden den Status «Verfügbar» anzeigen.
An einer Besprechung teilnehmen
Einstieg
Kamera
Sie können entscheiden ob Sie mit oder ohne Kamera dem Meeting beitreten möchten. Dies machen Sie indem Sie den Regler verschieben. Über «Hintergrundfilter» können Sie einen virtuellen Hintergrund zu Ihrem Kamerabild auswählen.
Besprechungstitel
Sobald Sie auf den Teams-Besprechungslink geklickt haben, geht das Fenster (hier rechts) auf. Sie sehen zuoberst immer den Besprechungstitel. Vergewissern Sie sich, dass in das richtige Meeting einsteigen.
Audiogerätauswahl
Wählen Sie aus, mit was für einem Audiogerät Sie der Besprechung beitreten möchten. Neu haben Sie neben dem Computeraudio (PC, Laptop oder Kopfhörer) auch die Option von Telefonaudio sowie Raumaudio. Sie können auch dem Meeting stumm beitreten.
Weitere Einstellungen
Über das Zahnrädchen können Sie weitere
Geräteeinstellungen vornehmen, bevor Sie dem Meeting beitreten. Unter anderem können Sie die Kamera sowie die Audiogeräte bestimmen. (siehe Grafik rechts oben)
An einer Besprechung teilnehmen
Steuerungsleiste
Dauer der Besprechung
Ganz links am Besprechungsfenster sehen Sie die Dauer der Besprechung. Dieser startet sobald Sie in das Meeting eingestiegen sind.
Teilnehmerliste
Mit diesem Symbol sehen Sie die
Teilnehmerliste und können auch über die Suche nach Teilnehmenden suchen.
Chat
Hierüber können Sie mit allen im Call chatten und bei Umfragen mitmachen.
Zudem haben Sie Emojis zur Verfügung um Ihre Antworten, Entscheidungen, Gefühle graphisch zu untermauern.
Hand aufheben
Falls Sie eine Frage haben, können Sie mit diesem Symbol Ihre Hand aufheben.
Der Referent wird dies mittels einer gelben Umrandung Ihres Kontaktes merken.
Breakout Rooms (Gruppenräume)
Erstellen Sie
Gruppenräume, falls Sie ein Meeting in kleinere Gruppen aufteilen möchten.
Kamera ein- /ausschalten
Mikrofon ein-
/ausschalten
Bildschirm teilen
Eine Besprechung durchführen
Breakout Rooms (Gruppenräume)
Teilnehmerzuweisung
Hier finde Sie die Übersicht aller Teilnehmenden. In diesem Beispiel gibt es keine Teilnehmenden. Die Teilnehmeden können nun den Räumen zugewiesen werden. Natürlich kann die Zuweisung auch verändert werden.
Raumeinstellungen
Hierüber können Sie bestimmen, wie viel Räume Sie einrichten möchten. Maximal können aktuell 50 Räume eingerichtet werden.
Teilnehmerzuweisung
Teilnehmer können im zweiten Schritt entweder
automatisch oder manuell den Räumen zugewiesen werden.
Falls bestimmte Personengruppen, Teams etc. in einer Besprechung wieder zusammenkommen sollen, entscheiden Sie sich für die manuelle Zuweisung.
Räume verwalten
Räume können entsprechend benannt, gestartet, geschlossen oder auch gelöscht werden. Dies machen Sie über das Drei-Punkt- Menü neben der Raumbezeichnung.
Umfragen – Teil 1
mit Microsoft Forms
1. Schritt: Forms App zum Meeting hinzufügen
Damit Umfragen von Microsoft Forms verwendet werden können, muss die Forms App zu jedem gewünschten Meeting hinzugefügt werden.
2. Schritt: Forms App auswählen
Weitere Apps können dem Meeting hinzugefügt werden. Hier wählen wir die «Forms» App aus.
Umfragen – Teil 2
mit Microsoft Forms
Maske zur Erstellung von Umfragen
Stellen Sie Ihre Frage, ergänzen Sie Ihre Antworten, wählen Sie aus ob diese anonym durchgeführt werden soll und vieles mehr.
3. Schritt: Umfrage erstellen
Mittels «Neue Umfrage erstellen» können nun beliebig viele Fragen erstellt und einzeln im Meeting aktiviert und gestellt werden.
Durchführung & Stati
Während dem Meeting können die Umfragen gestartet, ausgewertet, beendet, erneut gestartet oder gelöscht werden.
Umfragen haben 3 Stati:
- Entwurf (nur vom Host/Referent ersichtlich) - Live (von allen ersichtlich, Umfrage ist gestartet) - Geschlossen (Ergebnisse von allen ersichtlich,
Umfrage beendet)
Eine Besprechung durchführen
Weiter Aktionen
Weitere Aktionen
Über die Schaltfläche «Weitere Aktionen»
können Sie diverse Einstellungen für das aktuelle Meeting vornehmen, u.a. Optionen anpassen, Ansichten verändern,
Hintergrundeffekte einsehen, eine Aufzeichnung starten, Liveuntertitel einschalten und Videos der Teilnehmenden blockieren.
Wartebereich
Entscheiden Sie, wer den Wartebereich umgehen darf. Hier haben Sie lediglich drei Optionen:
• Jeder
• Personen in meiner Organisation
• Personen in meiner Organisation und vertrauenswürdigen Organisationen
Referenten
Mit diesem DropDown bestimmen Sie wer während dem Meeting präsentieren darf. Hier haben die Rollen eine grosse Bedeutung. Wir unterscheiden zwischen Organisator, Referent, Gast und Teilnehmer.
Stummschaltung
Hierüber können Sie auch direkt die Entscheidung treffen ob die Teilnehmenden die Stummschaltung aufheben dürfen oder nicht.
Ankündigen, wenn Anrufer beitreten oder verlassen
Mit diesem Schieberegler können Sie
bestimmen, ob Sie einen Ton hören, wenn ein Teilnehmer das Meeting verlässt oder dem Meeting beitritt.
Automatisches Aufzeichnen
Sie können im Vorfeld bestimmen, ob das Meeting automatisch aufgezeichnet werden soll.
Chat (de-)aktivieren
Möchten Sie den Chat den Teilnehmenden aktivieren oder lieber erst am Schluss Chatfragen aufnehmen? Entscheiden Sie hier.
Eine Besprechung durchführen
Besprechungs-Chat
Nach Apps suchen
Während einer Besprechung können Sie nun mit Apps arbeiten. Sie können das aktuelle Wetter mitteilen, ein YouTube Video zeigen oder eine Umfrage mit Microsoft Forms durchführen.
Messaging-Erweiterungen
Mittels Messaging-Erweiterungen können Sie ein Meeting interaktiver gestalten wie bisher.
Sie können wichtige Infos hervorheben, Emojis und weitere Spielereien verwenden oder auf Apps zurückgreifen.
Spielereien
Mittels Emojis, Giphys sowie Aufkleber können Sie interaktiv und graphisch in einem Meeting auf Fragen eingehen.
Microsoft Forms Umfragen
Wenn Sie während eines Meetings eine Umfrage starten möchte, können Sie dies nun tun mittels der App Microsoft Forms. Hierbei wird eine Schnellabstimmung gestartet, bei der Sie die Möglichkeit haben Single Choice oder Multiple Choice Fragen zu stellen.
Eine Besprechung durchführen
Bildschirm teilen
Computer Sound einschliessen
Falls Sie während des Meetings eine Video- oder eine Audio-Datei abspielen möchten, müssen Sie beim Bildschirm teilen den Computer Sound einschliessen. Ansonsten können die Teilnehmenden keinen Ton hören.
Bildschirm teilen
Beim teilen von Bildschirmen ist vieles zu beachten. Entscheiden Sie sicher, ob Sie das gesamte Bildschirm oder ein Fenster teilen möchten. Aus Datenschutzgründen ist die Empfehlung nur ein Fenster zu teilen.
Whiteboard
Während dem Meeting kann ein Whiteboard (wie ein digitales Flipchart) gestartet werden. Hierüber können im Meeting kreativ zusammengearbeitet und dann die entsprechende Datei
abgespeichert und/oder geteilt werden.
PowerPoint Präsentationen
Sie können auch vorab PowerPoint Präsentationen hochladen und diese dann direkt ohne lange Suchen öffnen.
Meeting verlassen bzw. für alle beenden
Über diesen roten Knopf können alle das Meeting verlassen. Der Organisation hat zudem die Möglichkeit über das Pfeil-Symbol neben dran das Meeting für alle gleichzeitig zu beenden.
Moderatorenmodus
Wählen Sie aus verschiedenen dynamischen Moderatorenmodi aus.
Zeigen Sie sich VOR, NEBEN oder über den zu präsentierenden Folien
Verschiedene Moderatorenmodi
Inhalt im Hintergrund Nebeneinander Reporter
PowerPoint Live
Moderatorenmodus
Wechseln zwischen den Moderatoren-Modi
Folienübersicht
Wechseln Sie schnell und einfach zu der jeweiligen Folie, die Sie benötigen.
Navigation durch die Slides
Grundsätzlich können die Teilnehmende des Meetings durch die Slides selbstständig navigieren.
Hier können Sie diese Funktion ein-/ausschalten.
Foliennotizen
Notizen zu Ihren Folien finden Sie hier. Die Teilnehmenden sehen diese natürlich nicht.
