Nutzungsbedingungen für die Nutzung des Online-Service für Aktionäre der Evonik Industries AG
1. Geltungsbereich
Diese Nutzungsbedingungen gelten für alle Aktionäre, die den Online-Service unter www.evo- nik.de/hv-service der Evonik Industries AG nutzen. Dies umfasst u.a. die Registrierung für den E- Mail-Versand der Einladung zur Hauptversammlung der Evonik Industries AG, die Anmeldung zur Hauptversammlung der Evonik Industries AG sowie die Ausübung des Stimmrechts über den On- line-Service.
2. E-Mail-Versand
2.1. Registrierung und Teilnahme am E-Mail-Versand
Damit wir Ihnen die Einladung zur Hauptversammlung der Evonik Industries AG per E-Mail zusen- den können, benötigen wir Ihre ausdrückliche Einwilligung. Diese Einwilligung können Sie über den Online-Service erteilen, indem Sie sich für den E-Mail-Versand der Einladung zur Hauptver- sammlung registrieren.
Wenn Sie bis ca. sieben Wochen vor einer Hauptversammlung der Evonik Industries AG registriert sind, erhalten Sie die Einladung zur Hauptversammlung per E-Mail an die registrierte E-Mail-Ad- resse zugesandt. Spätere Registrierungen können erst für die darauffolgende Hauptversammlung berücksichtigt werden.
Bitte informieren Sie uns, falls Sie Ihre Einladung zur Hauptversammlung – obwohl Sie sich recht- zeitig hierfür registriert haben – nicht elektronisch erhalten haben. Hierfür steht Ihnen die Aktionär- shotline unter der Telefonnummer +49 (0) 1802 - 739 376* von Montag bis Freitag, 8:00 bis 18:00 Uhr (außer an Feiertagen), zur Verfügung.
2.2. Registrierungsdaten E-Mail-Adresse
Bitte geben Sie als Versandadresse eine E-Mail-Adresse an, die Sie regelmäßig verwenden. Soll- ten wir nach Versendung der Einladung zur Hauptversammlung eine technische Rückmeldung er- halten, dass die E-Mail nicht zugestellt wurde, senden wir Ihnen die Einladung per Post zu. Im Üb- rigen ist jeder Aktionär selbst dafür verantwortlich, dass die von ihm angegebene Adresse funkti- onsfähig ist und eingehende E-Mails gelesen werden. Sollte sich Ihre E-Mail-Adresse ändern, tei- len Sie uns dies bitte über den Online-Service mit.
Zugangspasswort
Um sich für den E-Mail-Versand der Einladung zur Hauptversammlung zu registrieren, müssen Sie ein persönliches Zugangspasswort festlegen. Verwahren Sie dieses bitte sicher vor Zugriffen Drit- ter. Es dient Ihnen künftig zur Nutzung aller Funktionen des Online-Service für Aktionäre der Evo- nik Industries AG.
2.3. Änderung Ihrer Registrierungsdaten
Der Online-Service für Aktionäre steht Ihnen ganzjährig unter www.evonik.de/hv-service zur Verfü- gung. Sie können über den Online-Service Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Zugangspasswort ändern.
2.4. Widerruf Ihrer Einwilligung
Sie können Ihre Einwilligung zum E-Mail-Versand der Einladung zur Hauptversammlung über den Online-Service jederzeit widerrufen. Sie erhalten dann die Einladung wieder per Post. Erfolgt der Widerruf allerdings erst, nachdem die technischen Vorbereitungen für den Versand der Einladun- gen zur Hauptversammlung bereits begonnen haben, können wir Ihren Widerruf erst für die darauf- folgende Hauptversammlung berücksichtigen. In diesem Fall werden wir uns bemühen, Ihnen die Einladung zur Hauptversammlung zusätzlich auch per Post zuzusenden.
2.5. Zwischenzeitliche Veräußerung
Falls Sie nach einer Hauptversammlung der Evonik Industries AG alle Ihre Evonik Aktien veräu- ßern, jedoch rechtzeitig vor der nächsten Hauptversammlung wieder Evonik Aktien erwerben, gilt Ihre vor Veräußerung Ihrer Aktien erteilte Einwilligung zur Teilnahme am E-Mail Versand und damit auch für die Versendung der Hauptversammlungseinladung per E-Mail weiter fort.
Falls Sie nach einer Hauptversammlung der Evonik Industries AG alle Ihre Evonik Aktien veräu- ßern, jedoch nicht rechtzeitig vor der nächsten Hauptversammlung wieder Evonik Aktien erwerben, gilt Ihre vor Veräußerung Ihrer Aktien erteilte Einwilligung zur Teilnahme am E-Mail Versand nicht fort. Ihre Einwilligung zum E-Mail-Versand der Hauptversammlungseinladung erlischt in dem Fall automatisch. Erwerben Sie später wieder Evonik Aktien, erhalten Sie die Einladung zur Hauptver- sammlung der Evonik Industries AG wieder per Post, sofern Sie sich nicht erneut für den E-Mail- Versand registriert haben.
3. Anmeldung zur Hauptversammlung und Ausübung des Stimmrechts 3.1. Online Anmeldung zur Hauptversammlung
Die Anmeldung zur Hauptversammlung über den Online-Service ist bis zum Anmeldeschluss mög- lich. Der Anmeldeschluss ist in der Einladung zur Hauptversammlung genannt. Über den Online- Service können Sie per Online-Briefwahl abstimmen, die von der Evonik Industries AG benannten Stimmrechtsvertreter oder Intermediäre (z.B. Kreditinstitute), Aktionärsvereinigungen und Stimm- rechtsberater bzw. die diesen gleichgestellten Personen, die am Online-Service teilnehmen, zur Ausübung Ihres Stimmrechts bevollmächtigen und ihnen Weisungen zu den Tagesordnungspunk- ten erteilen.
Falls Sie mehrere Einladungen mit unterschiedlichen Aktionärsnummern erhalten haben, führen Sie bitte die Online-Anmeldung zur Hauptversammlung für jede dieser Aktionärsnummern geson- dert durch.
Wir empfehlen Ihnen, den Online-Service für die Anmeldung zur Hauptversammlung frühzeitig zu nutzen, damit Sie sich bei eventuellen technischen Störungen noch rechtzeitig vor dem Anmelde- schluss per Post oder E-Mail anmelden können.
3.2. Eintrittskartenbestellung
Die Bestellung von Eintrittskarten ist nicht möglich.
3.3. Stimmabgabe per Online-Briefwahl
Im Online-Service können Sie Ihre Stimmen per Briefwahl abgeben (Online-Briefwahl).
Wenn Sie Ihre Stimmen per Online-Briefwahl rechtzeitig bis zum Anmeldeschluss abgegeben ha- ben und sich so angemeldet haben, können Sie die abgegebenen Briefwahl-Stimmen noch bis un-
Stimmrechtsausübung auswählen. Dies gilt auch, wenn Sie die Briefwahl außerhalb des Online- Service rechtzeitig durchgeführt haben.
Sollten Sie sowohl über den Online-Service als auch auf anderem Wege Briefwahlstimmen abge- geben haben, so hat Ihre zuletzt erteilte Stimmabgabe Priorität.
3.4. Bevollmächtigung der von der Evonik Industries AG benannten Stimmrechtsvertreter Im Online-Service können Sie die von der Evonik Industries AG benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen.
Die Stimmrechtsvertreter sind neutral und üben das Stimmrecht ausschließlich auf der Grundlage der von Ihnen erteilten Weisungen aus. Sollte zu einem Tagesordnungspunkt (z.B. Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrates) eine Einzelabstimmung stattfinden, gilt eine hierzu erteilte Weisung entsprechend für jeden einzelnen Unterpunkt.
Die Stimmrechtsvertreter nehmen keine Aufträge zu Wortmeldungen, zum Stellen von Fragen oder Anträgen und zum Einlegen von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse entgegen.
Die Stimmrechtsvertreter vertreten Sie anonym, d.h. ohne Nennung Ihres Namens.
Wenn Sie die Stimmrechtsvertreter rechtzeitig bis zum Anmeldeschluss bevollmächtigen und sich so angemeldet haben, können Sie die den Stimmrechtsvertretern erteilten Weisungen noch bis un- mittelbar vor der ausdrücklichen Schließung der Abstimmung durch den Versammlungsleiter wäh- rend der Hauptversammlung über den Online-Service ändern und eine andere Möglichkeit der Stimmrechtsausübung auswählen. Dies gilt auch, wenn Sie die Stimmrechtsvertreter außerhalb des Online-Service rechtzeitig bevollmächtigt bzw. Weisung erteilt haben.
Sollten Sie sowohl über den Online-Service als auch auf anderem Wege Vollmacht an die Stimm- rechtsvertreter erteilt und Weisungen abgegeben haben, so hat Ihre zuletzt abgegebene Weisung Priorität.
3.5. Bevollmächtigung von Intermediären (z.B. Kreditinstituten), Aktionärsvereinigungen und Stimmrechtsberatern bzw. diesen gleichgestellten Personen
Eine Bevollmächtigung von Intermediären (z.B. Kreditinstituten), Aktionärsvereinigungen, Stimm- rechtsberatern bzw. diesen gleichgestellten Personen ist über den Online-Service ausschließlich möglich für Intermediäre (z.B. Kreditinstitute), Aktionärsvereinigungen und Stimmrechtsberater bzw. diesen gleichgestellte Personen, die am Online-Service für Aktionäre der Evonik Industries AG teilnehmen.
Wenn Sie einen Intermediär (z.B. Kreditinstitut), eine Aktionärsvereinigung oder einen Stimm- rechtsberater bzw. einer diesen gleichgestellten Person, der/die am Online-Service teilnimmt, rechtzeitig bis zum Anmeldeschluss bevollmächtigen und sich so angemeldet haben, können Sie die dem Intermediär (z.B. Kreditinstitut) / der Aktionärsvereinigung / dem Stimmrechtsberater bzw.
die diesen gleichgestellten Person über den Online-Service erteilten Weisungen noch bis unmittel- bar vor der ausdrücklichen Schließung der Abstimmung durch den Versammlungsleiter während der Hauptversammlung über den Online-Service ändern und eine andere Möglichkeit der Stimm- rechtsausübung auswählen. Dies gilt auch, wenn Sie den Intermediär (z.B. Kreditinstitut), die Akti- onärsvereinigung oder den Stimmrechtsberater bzw. die diesen gleichgestellte Person außerhalb des Online-Service rechtzeitig bevollmächtigt bzw. Weisung erteilt haben.
Bitte beachten Sie, dass unter den Intermediären viele Kreditinstitute nicht mehr bereit sind, Stimmrechte zu vertreten.
Zur Bevollmächtigung eines Intermediärs (z.B. Kreditinstitut), einer Aktionärsvereinigung oder ei- nes Stimmrechtsberaters bzw. einer diesen gleichgestellten Person außerhalb des Online-Service senden wir Ihnen auf Verlangen gerne auch ein Vollmachtsformular zu. Bitte wenden Sie sich hierzu unter +49 (0) 1802 - 739 376* an die Aktionärshotline, per E-Mail an hv-service.evo-
nik@adeus.de oder schriftlich an Evonik Industries AG, c/o ADEUS Aktienregister-Service-GmbH, Postfach 57 03 64, 22772 Hamburg.
Sollten Sie sowohl über den Online-Service als auch auf anderem Wege Vollmacht an einen Inter- mediär (z.B. Kreditinstitut), eine Aktionärsvereinigung oder einen Stimmrechtsberater bzw. einer diesen gleichgestellte Person erteilt und Weisungen abgegeben haben, so hat Ihre letzte Voll- macht und Weisung Priorität.
Für die Ausübung des Stimmrechts sind ausschließlich die bevollmächtigten Intermediäre (z.B.
Kreditinstitute), Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater bzw. die diesen gleichgestellten Per- sonen verantwortlich.
3.6. Änderung des Bevollmächtigten über den Online-Service
a) Wenn Sie rechtzeitig bis zum Anmeldeschluss auf dem Wege der Briefwahl abgestimmt haben bzw. eine Vollmacht erteilt haben, können Sie noch bis unmittelbar vor der ausdrücklichen Schließung der Abstimmung durch den Versammlungsleiter während der Hauptversammlung eine andere Möglichkeit der Stimmrechtsausübung auswählen. Die zuletzt erteilte Briefwahl bzw. Vollmacht hat dabei Priorität. Eine zuvor erteilte Briefwahl bzw. Vollmacht gilt dann als wi- derrufen und wird nicht mehr berücksichtigt.
b) Der reine Widerruf einer Vollmacht ist ebenfalls über den Online-Service möglich.
4. Personengemeinschaften / Juristische Personen
Bitte beachten Sie, dass bei im Aktienregister eingetragenen Personengemeinschaften (z.B. Ehe- paaren, Erbengemeinschaften), Personengesellschaften oder juristischen Personen diejenige Per- son, die die Registrierung oder eine Änderung der Registrierungsdaten, die Briefwahl, die Bevoll- mächtigung der Stimmrechtsvertreter oder am Online-Service teilnehmender Intermediäre (z.B.
Kreditinstitute), Aktionärsvereinigungen oder Stimmrechtsberaterbzw. der diesen gleichgestellten Personen sowie die Erteilung bzw. Änderung von Weisungen vornimmt, von allen Mitgliedern der Personengemeinschaft bzw. von der Personengesellschaft / juristischen Person, für die sie han- delt, hierzu bevollmächtigt bzw. für die Personengesellschaft / juristische Person vertretungsbe- rechtigt sein muss. Als Nutzer unseres Online-Service bestätigen Sie gegenüber der Evonik In- dustries AG, dass Sie in der erforderlichen Art und Weise autorisiert sind.
5. Live-Übertragung der Hauptversammlung
Die gesamte Hauptversammlung der Evonik Industries AG wird von Beginn an für Aktionäre live über den Online-Service übertragen (www.evonik.de/hv-service). Den Online-Zugang erhalten Sie durch Eingabe Ihrer Aktionärsnummer und Ihres Zugangspassworts. Ihre Aktionärsnummer und Ihr Zugangspasswort finden Sie in den Ihnen zugesandten Unterlagen. Falls Sie bereits mit selbst ver- gebenem Zugangspasswort für den E-Mail-Versand der Einladung zur Hauptversammlung regis- triert sind, verwenden Sie bitte dieses Zugangspasswort.
6. Fragerecht
Aktionäre haben das Recht, Fragen zu stellen. Die Fragen können über den Online-Service unter www.evonik.de/hv-service von zur Hauptversammlung angemeldeten Aktionären in deutscher Sprache eingereicht werden.
Fragen von Aktionären müssen der Gesellschaft bis spätestens zum 31. Mai 2021, 24.00 Uhr (MESZ), über den Online-Service zugehen. Aus technischen Gründen ist der Umfang der einzel- nen Frage auf eine bestimmte Zeichenzahl begrenzt; die Zahl der möglichen Fragen wird dadurch jedoch nicht beschränkt.
7. Sorgfaltspflichten des Anwenders
Bitte machen Sie Ihre Aktionärsnummer und Ihr Zugangspasswort Unbefugten nicht zugänglich, damit kein Dritter Ihren Zugang nutzen kann.
Sollte Verdacht auf Missbrauch bestehen, sollten Sie Ihren Zugang telefonisch über die Aktionärs- hotline sperren lassen. Diese steht Ihnen von Montag bis Freitag von 8:00 Uhr bis 18:00 Uhr (au- ßer an Feiertagen) unter der Telefonnummer +49 (0) 1802 – 739 376* zur Verfügung.
Bitte achten Sie auch darauf, den Online-Service ordnungsgemäß zu beenden. Ihre Stimmrechts- ausübung ist erst dann registriert, wenn Sie die Quittung der Stimmrechtsausübung angezeigt be- kommen. Falls das Programm zu einem früheren Programm abgebrochen wird, wird Ihre Stimm- rechtsausübung nicht ordnungsgemäß registriert. Ein ordnungsgemäßes Beenden des Programms verhindert auch, dass Unbefugte während Ihrer Abwesenheit Ihre Eingaben einsehen oder mani- pulieren können.
8. Stabilität und Verfügbarkeit des Online-Service / Haftungsausschluss
Die von uns getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Funktionsfähigkeit unseres Internetangebots und der Datensicherheit entsprechen dem aktuellen Stand der Technik. Die Verfügbarkeit, Funktionsfähigkeit, Stabilität und Zuverlässigkeit des Inter- netangebots können jedoch Schwankungen und Störungen unterworfen sein. Weder die Evonik Industries AG oder die von Ihr beauftragten Dienstleister haben Einfluss auf die Verfügbarkeit, Funktionsfähigkeit, Stabilität und Zuverlässigkeit des Telekommunikationsnetzes und der in An- spruch genommenen Internetdienste und Netzelemente Dritter. Die Evonik Industries AG kann keine Gewährleistung und Haftung für die Verfügbarkeit, Funktionsfähigkeit, Stabilität und Zuver- lässigkeit des Telekommunikationsnetzes, der in Anspruch genommenen Internetdienste und Net- zelemente Dritter sowie für den jederzeitigen Zugang zu unserem Internetangebot übernehmen.
Ferner übernimmt die Evonik Industries AG keine Verantwortung für Fehler und Mängel der für die Online-Services oder die Live-Übertragung der Hauptversammlung eingesetzten Hard- und Soft- ware einschließlich solcher der eingesetzten Dienstleistungsunternehmen, soweit nicht Vorsatz o- der grobe Fahrlässigkeit vorliegen. Sofern Sicherheitserwägungen es der Evonik Industries AG zwingend erforderlich erscheinen lassen, behalten wir uns vor, unser Internetangebot ohne weitere Ankündigung zu unterbrechen oder einzustellen. Bei technischen Problemen wenden Sie sich bitte an die Aktionärshotline, die Ihnen von Montag bis Freitag von 8:00 Uhr bis 18:00 Uhr (außer an Feiertagen) unter der Telefonnummer +49 (0) 1802 – 739 376* zur Verfügung steht.
9. Hinweise zum Datenschutz
Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Hauptversammlung und dem Aktienregister sowie weitere datenschutzrechtliche Informationen fin- den Sie unter https://www.evonik.de/hauptversammlung.
10. Änderungen der Nutzungsbedingungen
Wir behalten uns vor, die Nutzungsbedingungen jederzeit zu ändern. Die jeweils aktuellen Nut- zungsbedingungen werden Ihnen bei jeder Anmeldung zum Online-Service angezeigt. Mit der An- meldung zum Online-Service akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen in der jeweils gültigen Fassung.
Sie können den Nutzungsbedingungen jederzeit schriftlich widersprechen. Außerdem können Sie auch jederzeit Ihre Teilnahme am E-Mail-Versand über unseren Online-Service „Registrierung für den E-Mail-Versand“ widerrufen.
Eine Anpassung oder Änderung dieser Nutzungsbedingungen erfolgt insbesondere dann, wenn wir den Online-Service technisch ausbauen oder geänderten rechtlichen, insbesondere aktienrechtli- chen, Vorgaben Rechnung tragen wollen. Eine einheitliche Geltung für alle Teilnehmer am Online- Service ist aus diesem Grunde unabdingbar. Wenn Sie deshalb einer Änderung der Nutzungsbe- dingungen widersprechen, behandeln wir Ihren Widerspruch gleichzeitig als Widerruf Ihrer Teil- nahme am E-Mail-Versand der Einladung zur Hauptversammlung sowie am Online-Service insge- samt. Sie erhalten Ihre Einladung zu Hauptversammlungen dann künftig wieder per Post zuge- sandt.
* 6 Cent je Anruf aus dem Festnetz der Deutschen Telekom / Preise aus dem Mobilfunknetz maximal 42 Cent je Minute.
