Subskriptionskosten der eigenen Einrichtung – Datenfluss von LAS:eR in den Open Access Moniton
Der Open Access Monitor (OAM) hat zum Ziel, mit der Analyse von Subskriptions- und Publikations- ausgaben die Transformation in den Open Access zu unterstützen. Dazu werden in der OAM- Anwendung im Bereich Kostenanalyse bereits Daten zu Publikationsgebühren aus OpenAPC integriert.
Der OAM bietet LAS:eR-Vollnutzenden nun die Möglichkeit, Daten zu ihren einrichtungsbezogenen Subskriptionsausgaben ebenfalls in der OAM-Anwendung zu nutzen. Zukünftig sollen die Daten aus den Bereichen Publikationskosten und Subskriptionskosten für integrierte Sichten zusammengeführt werden. Nach der Anmeldung in der OAM-Oberfläche sind nur die Subskriptionskosten der eigenen Einrichtung sichtbar.
Um den Datenfluss und die Sicht auf die Daten im OAM einzurichten, sind nur wenige Schritte notwendig:
1. Registrierung im OAM
2. Eintragen der LAS:eR-API-Kennung der Einrichtung im OAM
3. Aktivierung der Datenfreigabe im LAS:eR-Einrichtungsprofil und bei den einzelnen Lizenzen
4. Lizenzen mit Anbieter verknüpfen 5. Kostenelemente mit Datum versehen
1. Registrierung im OAM
Zur Registrierung im OAM senden Sie uns bitte eine E-Mail. Wir werden für Sie einen Account anlegen und Ihnen die initialen Zugangsdaten zukommen lassen.
Für die Anmeldung in der Oberfläche des OAM klicken Sie auf das blaue Icon am rechten oberen Rand der Menüleiste. Im sich öffnenden Pop-Up gelangen Sie über „Anmelden“ zum Login (vgl.
Abbildung 1).
Abbildung 1: Anmeldung im OAM, hier ausgehend von der Startseite. Eine Anmeldung ist von jeder Seite des OAM aus möglich.
Nachdem Sie sich angemeldet haben, klicken Sie erneut auf das blaue Icon am rechten oberen Rand der Menüleiste. Hier finden Sie nun zusätzlich den Menüpunkt „Einstellungen“, wobei sich nach dessen Auswahl ein weiteres Fenster öffnet (vgl. Abbildung 2). Ändern Sie hier bitte zunächst Ihr Passwort („Passwort ändern“). Im nächsten Schritt wechseln Sie zu den LAS:eR-Einstellungen („LAS:eR“) (vgl.
Abbildung 6).
VERSION 1.2; 06.05.22
Abbildung 2:Passwort ändern im OAM
2. Eintragen der LAS:eR-API-Kennung der Einrichtung im OAM
Damit Ihre einrichtungsbezogenen Daten über die LAS:eR-Schnittstelle in den OAM importiert werden können, benötigen wir weitere Angaben (API Schlüssel, API Passwort und Einrichtungs-UID).
Diese benötigen Daten sind in LAS:eR Accounts mit Administratorrechten hinterlegt. Bitte melden Sie sich in LAS:eR an und wählen Ihr „Einrichtungsprofil“ aus (vgl. Abbildung 3).
Abbildung 3: Übersicht in LAS:eR
Als nächstes wählen Sie „Einstellungen“ ganz recht aus und danach „API-Daten“ (vgl. Abbildung 4).
Dort sind die benötigten Informationen (API Schlüssel und API Passwort) angegeben. Sollten die Daten nicht sichtbar sein, können Sie diese bei LAS:eR (laser@hbz-nrw.de) anfragen.
Abbildung 4: Einrichtungsprofil in LAS:eR
Die Einrichtungs-UID (Globale UID) finden Sie unter dem Reiter „Identifikatoren“ (vgl. Abbildung 5).
Abbildung 5: Identifikatoren in LAS:eR
Wechseln Sie zurück in den OAM zu den LAS:eR-Einstellungen (vgl. Abbildung 6). In die Eingabemaske können der API Schlüssel, das API Passwort und Ihre Einrichtungs-UID eingegeben werden.
Abbildung 6: Einstellungen für angemeldete Nutzende des OAM
Über Nacht werden Ihre LAS:eR-Daten im OAM angelegt und regelmäßig aktualisiert. Änderungen, die Sie in LAS:eR vornehmen, sind ebenfalls über Nacht im OAM wirksam. Es werden ausschließlich Daten aus Kostenelementen der Ressourcentypen „E-Journal Einzeltitel“ sowie „E-Journal Paket“ in den OAM übernommen. Die Subskriptionskosten Ihrer Einrichtung können Sie im OAM unter Kostenanalyse, Subskriptionskosten, eigene Einrichtung einsehen (vgl. Abbildung 7).
Abbildung 7: Übersicht der Seiten des OAM
3. Aktivierung der Datenfreigabe im LAS:eR-Einrichtungsprofil und bei den einzelnen Lizenzen
Anschließend sollten Sie, falls noch nicht geschehen, auf den Reiter „OA-Monitor“ wechseln und dort der Datenfreigabe zustimmen (vgl. Abbildung 8)
Abbildung 8: Datenweitergabe an den OAM in LAS:eR
Dabei ist auch auf Ebene der einzelnen Lizenzen die Freigabe des Datenaustauschs notwendig (vgl.
Abbildung 9) Bei lokalen Lizenzen muss dies durch die Einrichtung selbst erfolgen, bei Konsortiallizenzen durch die konsortialführende Einrichtung.
Abbildung 9: LAS:eR-Datenfreigabe auf Lizenzebene
4. Lizenzen mit Anbieter verknüpfen
Die Subskriptíonskosten werden im OAM den Verlagen zugeordnet. Dafür werden die in LAS:eR hinterlegten Anbieter verwendet. Verknüpfungen als Lieferant werden nicht berücksichtigt (vgl.
Abbildung 10).
Abbildung 10: Verknüpfung von Lizenz und Anbieter
5. Kostenelemente mit Datum versehen
In allen Kostenelementen müssen die Felder „Datum von“ und „Datum bis“ belegt sein (vgl. Abbildung 11). Die Kosten werden im OAM dem entsprechenden Jahr zugeordnet. Mehrjährige und jahresübergreifende Lizenzkosten werden auf Kalenderjahre umgerechnet.
Abbildung 11: Kostenelement mit Datumsangaben
