Richtlinie zur Führung von Schulgirokonten 18.Juni 2008
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RICHTLINIE
zur Führung von Girokonten durch die Schulen (Schulgirokonten)
I. Einführung
Im Rahmen einer schrittweisen Übertragung von mehr Eigenverantwortung auf die Schulen soll ihnen die Möglichkeit eröffnet werden, unbürokratisch und flexibel Mittel selbst zu bewirtschaften.
In diesem Rahmen sollen sie in die Lage versetzt werden, Schulgirokonten zu eröffnen, um Mittel eigenständig bewirtschaften zu können.
In welchem Umfang das für Landesmittel gilt, wird jeweils durch Erlass geregelt.
II. Richtlinien zur Führung von Schulgirokonten
1. Bereiche der Kontoführung
Die Kontoführung ist für folgende Zahlungsvorgänge vorgesehen:
1.1 Einnahmen
Landesmittel, die in Zweimonatsraten zur eigenständigen Bewirtschaftung überwiesen werden,
von Eltern/Schülern für Klassenfahrten,
von Eltern/Schülern für zusätzliche Lern- oder Lehrmittel, aus ähnlichen Kostenbeiträgen,
bei Schulveranstaltungen, Schulfesten oder ähnlichen Veranstaltungen, EU-Mittel, die Schulen direkt erhalten,
aus zweckgebundenen Spenden von Dritten soweit sie nicht unter Ziffer 1.2 fallen, Sonstige Zahlungen,
die bislang über Privatkonten der Lehrkräfte oder Konten von Schulvereinen abgewickelt werden.
1.2 Elternspenden müssen wie bisher, beispielsweise über bestehende Fördervereine oder den Schulträger, abgewickelt werden. Dies soll gewährleisten, dass Elternspenden ano- nym bleiben.
Überweisungen von diesen Konten auf das Schul-Girokonto, in denen der Spender nicht erkennbar ist, sind zulässig.
2. Einrichtung eines Schulgirokontos
2.1 Schulen können ein Girokonto bei einem Kreditinstitut eröffnen.
2.2 Auf Grund von § 2 der „Anordnung über die Vertretung des Landes Hessen“ vom 7. De- zember 2007 (StAnz. S. 2710) überträgt die Kultusministerin/der Kultusminister der Schul- leiterin bzw. dem Schulleiter die Befugnis, im Namen des Landes (Kontoinhaber) mit dem Zusatz ‚Schulgirokonto der [Name der Schule einsetzen]’ ein Girokonto bei einem Kredit- institut zu eröffnen. Im Außenverhältnis ist die Schulleiterin bzw. der Schulleiter berechtigt, das Land alleine zu vertreten und vertragliche Verpflichtungen gegenüber dem Kreditinsti- tut einzugehen. Er bzw. sie ist berechtigt, diese Vertretungsbefugnis weiter zu übertragen.
Die Abwicklung einzelner Zahlungsvorgänge richtet sich nach Ziffer 4.
Richtlinie zur Führung von Schulgirokonten 18.Juni 2008
Erstellt von I.5 Seite 2 von 5 2.3 Die Vertretungsbefugnis ist darauf beschränkt, ein auf Guthabenbasis geführtes Konto zu
eröffnen. Überziehungen und die Aufnahme von Krediten sind nicht gestattet.
2.4 Die Einrichtung eines Kontos ist dem Staatlichen Schulamt unter Angabe der Schulnum- mer und der Bankverbindung anzuzeigen.
2.5 Eine kostenfreie Führung des Schulgirokontos ist anzustreben. Im Landeshaushalt stehen keine Mittel für die Übernahme solcher Kosten zur Verfügung.
3. Bewirtschaftung der Mittel
3.1 Die Bewirtschaftung der den Schulen auf den Schulgirokonten zur Verfügung stehenden Mittel erfolgt außerhalb des Landeshaushalts. Für die Bewirtschaftung der Mittel gelten die Bestimmungen dieses Erlasses.
3.2 Guthaben auf Schulgirokonten, die nicht aus Landesmitteln herrühren, sind nicht an den Landeshaushalt abzuführen. Für Landesmittel gelten die jeweiligen Regelungen des Haus- haltsgesetzes.
3.3 Die Beschaffung von Vermögensgegenständen kann nur im Einvernehmen mit dem Schul- träger erfolgen. Dabei gelten die einschlägigen Rechtsvorschriften für den Schulträger.
4. Kontoführung
Die Schulleiterin bzw. der Schulleiter ist zur Führung des Girokontos zusammen mit einem von ihr bzw. ihm zu benennenden Schulbediensteten gemeinschaftlich verfügungsberech- tigt. Sie bzw. er kann mehrere solche Schulbedienstete benennen. Zahlungsaufträge an die Bank sind in jedem Fall von zwei Bediensteten zu erteilen.
5. Aufzeichnungspflichten, Rechnungslegung und Spendenbestätigungen
5.1 Die Führung des Schulgirokontos setzt Aufzeichnungspflichten und Nachweise in der Schule voraus.
5.2 Alle Kontenbewegungen sind gesondert vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet auf- zuzeichnen. In den Aufzeichnungen sind Angaben zu Kostenbeiträgen, eingeworbenen Fremdmitteln (z. B. Höhe der Zahlung, Zweckbindung bei Spenden/Sponsorengeldern), Sachausgaben und Beschaffung von Vermögensgegenständen festzuhalten. Sie sollen mindestens die in der anliegenden Überwachungsliste (ÜL) – siehe Anlage 1 - dargestell- ten Angaben enthalten. Bei großen Mengen von Kontenbewegungen wird empfohlen, für die in Ziffer 1 genannten Bereiche jeweils gesonderte Übersichten zu führen. Die Verwen- dung der Landesmittel ist in gesonderten Übersichten nachzuweisen.
Die Übersichten, Nachweise und mit den Zahlungen zusammenhängenden Unterlagen sind zusammen mit den Belegen aufzubewahren.
5.3 Die Aufzeichnungen können elektronisch oder manuell erfolgen. Eine Nachweisführung unter Zuhilfenahme von Standardsoftwareprogrammen ist zulässig. Kombinierte Systeme, mit denen sowohl Zahlungen angewiesen als auch die Aufzeichnungen geführt werden können, sind zulässig.
5.4 Abgrenzung der Verantwortlichkeiten
Es ist schriftlich zu dokumentieren, wer in der Schule für
• die Erteilung von Zahlungsaufträgen an die Bank (siehe Ziffer 4),
• die Aufzeichnungen sowie
• ggf. das Standardsoftwareprogramm zuständig ist.
Richtlinie zur Führung von Schulgirokonten 18.Juni 2008
Erstellt von I.5 Seite 3 von 5 5.5 Jahresabschluss
Für jedes Kalenderjahr sind die Aufzeichnungen abzuschließen. Es ist ein Jahresabschluss bis zum 15. Februar des Folgejahres zu erstellen.
5.6 Prüfungen
Unbeschadet gesetzlicher Prüfungsrechte sind die Zahlungen und Buchungen der Schule in jedem Jahr mindestens einmal schulintern von zwei aus dem Kollegium gewählten Lehr- kräften der Schule zu prüfen. Mit den Prüfungen durch Bedienstete der Schulen dürfen keine Personen beauftragt werden, die mit der Führung des Schulgirokontos oder mit der Führung der Aufzeichnungen beauftragt sind. Die Prüfungsergebnisse sind in Form eines Kassenprüfungsberichts zu dokumentieren. In diesem sind neben dem Anfangs- und End- bestand des Girokontos die Summe der Zahlungseingänge und –ausgänge nach den wich- tigsten Bereichen der Kontoführung zu nennen und es ist die Ordnungsmäßigkeit der Kon- toführung zu bestätigen.
5.7 Aufbewahrung
Kontoauszüge, die Unterlagen der Buchführung und die im Rahmen der Buchführung an- fallenden Unterlagen sowie die Unterlagen über die Prüfungen sind zehn Jahre aufzube- wahren.
Spendenbestätigungen
5.8 Als Spendenbestätigung kann das als Anlage 2 beigefügte Formular verwendet werden.
6. Inkrafttreten
Die Richtlinie tritt am Tage nach Ihrer Veröffentlichung in Kraft.
Wiesbaden, den XX.12.2008
Anlagen
Anlage 1 Überwachungsliste für Einnahmen und Ausgaben – ÜL - für das Haushaltsjahr Anlage 2 Spendenbestätigung
Beispiel
Anlage 1 zur Richtlinie Schulgirokonten Name und Anschrift der Schule Dienststellenummer
Überwachungsliste für Einnahmen und Ausgaben – ÜL – für das Haushaltsjahr 20_______
In dieser Überwachungsliste sind alle Kontobewegungen des Schulgirokontos zu führen und die Verwendung nachzuweisen bzw. zu erläutern. Diese ÜL enthält die Min- destanforderungen und kann ggf. ergänzt werden. Nachfolgend sind beispielhaft Geschäftsvorfälle dargestellt, wie diese nach der Richtlinie zur Führung von Schulkonten aufgezeichnet werden sollen.
Lfd.
Nr. Datum Empfänger/
Einzahler Zahlungsgrund Einnahme in
€ Ausgabe in € Schulgirokonto Anmerkungen erledigt von
Beispiele Buchung
in € Auszugsnr. Kontostand
in € *
1 xx.xx.xxxx Mustermann 1 Musikabend 1.000,00 1.000,00 x 1.000,00
2 xx.xx.xxxx Mustermann 2 Kostenbeitrag zur Klassen-
fahrt 200,00 200,00 x 200,00
* darf nicht negativ werden
Aussteller (Bezeichnung der inländischen juristischen Person des öffentlichen Rechts oder der inländischen öffentlichen Dienststelle)
Bestätigung über Geldzuwendungen
im Sinne des § 10 b des Einkommensteuergesetzes an inländische juristische Personen des öffentlichen Rechts oder inländische öffentliche Dienststellen
Name und Anschrift der/des Zuwendenden
Betrag der Zuwendung – in Ziffern – – in Buchstaben – Tag der Zuwendung
Es wird bestätigt, dass die Zuwendung gemäß § 52 Abs. 2 Nr. 7 AO nur zur Förderung der Erzie- hung, Volks- und Berufsbildung verwendet wird.
Die Zuwendung wird
von uns unmittelbar für den angegebenen Zweck verwendet.
entsprechend den Angaben der/des Zuwendenden an ………..
weitergeleitet, die/der vom Finanzamt ………. StNr.: ………..
mit Freistellungsbescheid bzw. nach der Anlage zum Körperschaftsteuerbescheid vom
………. von der Körperschaft- und Gewerbesteuer befreit ist.
entsprechend den Angaben der/des Zuwendenden an ………..
weitergeleitet, die/der vom Finanzamt ………. StNr.: ………..
mit vorläufiger Bescheinigung (gültig ab: ………….) vom ………….. als steuerbegünstig- ten Zweck dienend anerkannt ist.
(Ort, Datum und Unterschrift des Zuwendungsempfängers) Hinweis:
Wer vorsätzlich oder grob fahrlässig eine unrichtige Zuwendungsbestätigung erstellt oder wer ver- anlasst, dass Zuwendungen nicht zu den in der Zuwendungsbestätigung angegebenen steuerbe- günstigten Zwecken verwendet werden, haftet für die Steuer, die dem Fiskus durch einen etwaigen Abzug der Zuwendungen beim Zuwendenden entgeht (§ 10 b Abs. 4 EStG, § 9 Abs. 3 KStG, § 9 Nr. 5 GewStG).
Nur in Fällen der Weiterleitung an steuerbegünstigte Körperschaften im Sinne von § 5 Abs.
1 Nr. 9 KStG:
Diese Bestätigung wird nicht als Nachweis für die steuerliche Berücksichtigung der Zuwendung anerkannt, wenn das Datum des Freistellungsbescheides länger als 5 Jahre bzw. das Datum der vorläufigen Bescheinigung länger als 3 Jahre seit Ausstellung der Bestätigung zurückliegt (BMF vom 15.12.1994 – BStBl I S. 884).
