Das große
BestSync Kompendium
»BestSync optimal eingesetzt«
11. Auflage 2019
von
Markus Fatalin
dadagoo publishing
Einleitung
Das vorliegende Buch ist die 11. Version des großen BestSync Kompendiums.
Angefangen mit Version 2009, entstand über die Jahre ein umfangreiches Nachschlagewerk, in dem sowohl Computer-Laien, als auch Profianwendern viele wichtige und hilfreiche Informationen finden.
Das große BestSync 2019 Kompendium wurde vollständig überarbeitet und um die neu hinzugekommenen Programm-Funktionen ergänzt.
Mit BestSync 2019 hat die japanische Softwareschmiede RiseFly eines der vielseitigsten Synchronisations- und Backupprogramme geschaffen, das derzeit verfügbar ist.
Das große BestSync Kompendium führt Sie in die Tiefen von BestSync 2019 ein und zeigt Ihnen die besonderen Einsatzmöglichkeiten anhand realistischer Beispiele auf.
BestSync 2019 kann nicht nur Daten sichern, sondern ist auch hervorragen geeignet, den Datenaustausch in kleinen Teams und sehr großen Gruppen zu unterstützen.
BestSync 2019 ermöglicht auch das bequeme Kopieren einzelner großer Dateien oder ganzen Ordnern. Im Falle eines Fehlers kann BestSync den Kopiervorgang automatisch neu starten, bzw. fehlerhafte Dateien überspringen. BestSync 2019 ist auch sehr gut zur Pflege und Sicherung von Internet Seiten geeignet. Von der privaten Homepage, bis hin zu komplexen Firmen Websites.
Eine der besonderen Funktionen von BestSync ist die Möglichkeit Microsoft Outlook (sowie Outlook Express und Windows Mail) Daten zwischen verschiedenen PCs zu synchronisieren. Diese Funktion eignet sich ideal, wenn Sie sowohl mit einem Desktop PC, als auch einem Notebook arbeiten und Outlook auf beiden Systemen synchron halten möchten.
Dieses Kompendium wurde auf Basis von BestSync Ultimate erstellt.
BestSync zeigt innerhalb der jeweiligen Programm-Fenster an, welche Variante mindestens installiert sein muss, um eine entsprechende Funktion zu benutzen. Nähere Informationen über die einzelnen BestSync Varianten und ihr jeweiliger Funktionsumfang finden Sie in Kapitel 2.
Version Symbol Beschreibung
Basic Mit BestSync 2019 Basic gelingen alle Ihre normalen Synchronisations- und Backup-Aufgaben im Handumdrehen.
Premium Die Premium Variante von BestSync 2019 enthält viele zusätzliche Funktionen, wie z. B. Unterstützung von FTP Servern sowie die Outlook- Synchronisation.
Business BestSync 2019 Business ist die am häufigsten eingesetzte BestSync Version.
Sie enthält auch die Synchronisation in Echtzeit und Unterstützung für FTP Proxy Server.
Ultimate BestSync 2019 Ultimate ist die leistungsfähigste BestSync Version. Sie enthält allen Funktionen der Business Version und darüber hinaus auch Speed- Copy und Speed-Scan, zum Scannen und Synchronisieren mit mehreren parallelen Datenströmen, den parallelen FTP
Download und die FTP-
Geschwindigkeitsbegrenzung.
Portable Die Portable Version von BestSync 2019 ist speziell für die Unterstützung von USB Speichermedien (USB-Sticks etc.) konzipiert. Sie bietet perfekten Schutz und Synchronität für unterwegs.
BestSync bietet Optionen zur individuellen Farbgestaltung der Benutzeroberfläche. Sollte Ihr BestSync 2019 eventuell „anders“ aussehen, als die Bilder in diesem Buch, liegt dies wahrscheinlich an Ihren oder meinen individuellen Farb-Einstellungen.
Diese Auflage des großen BestSync Kompendium basiert auf BestSync 2018 Ultimate Version 13.0.0.1.
Sollten Sie eine andere Variante installiert haben, können einzelne im Buch beschriebene Funktionen bei Ihnen ggf. nicht aktiviert sein.
Wenn Sie eine andere BestSync Version verwenden, können die im Buch gezeigten Screenshots eventuell von Ihrer lokalen Darstellung abweichen.
Über den Autor
Markus Fatalin, LL.M., ist Unternehmensjurist und blickt auf über 30 Jahren Berufserfahrung als Software Entwickler, Projekt Manager und Vertriebsdirektor in der internationalen IT-Industrie zurück.
Zu seinen Veröffentlichungen gehören Kompendien zu BestSync, Inpaint und PC Tipps & Tricks. Darüber hinaus hat er verschiedene juristische Werke und Bücher zu Sun Tzu’s Die Kunst des Krieges in deutscher und englischer Sprache publiziert.
Seit einigen Jahren bildet zudem die Forschung zu juristischen Fragen der künstlichen Intelligenz und den daraus resultierenden Anforderungen an Hersteller autonomer Software Agenten zu Schwerpunkten seiner Arbeit.
11. Auflage
© 2019 Markus Fatalin
dadagoo publishing
Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Autors unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmung und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Alle in diesem Buch genannten
Inhalt
Einleitung ... 1
Über den Autor ... 4
1. Schnelleinstieg in BestSync 2019 ... 7
2. Die BestSync 2019 Programm Versionen ... 22
3. Aufgaben in Kartenreitern gruppieren. ... 28
4. Mit BestSync Dateien kopieren. ... 30
5. Dateien auf externe USB-Festplatten spiegeln. ... 35
6. Mit Dateiversionen wichtige Daten schützen. ... 40
7. Regelmäßige Backups ... 43
8. Nur bestimmte Dateien kopieren (Dateifilter) ... 51
9. Dateien beim Sichern umbenennen ... 56
10. Dateien regelmäßig an viele Empfänger schicken ... 58
11. Team Kollaboration ... 63
12. Programme oder Synchronisations-Aufgaben vor/nach der Übertragung ausführen ... 71
13. Die Synchronisations-Vorschau ... 75
14. SyncDiff ... 80
15. Outlook zwischen 2 PCs Synchronisation ... 85
16. Wie erkennt BestSync geänderte Dateien ... 92
17. Vordefinierte Ordner und Filter Auswahl ... 93
18. Arbeiten mit großen Datenmengen - die Ultimate Funktionen ... 96
19. Der Volume Shadow Copy Service ... 100
20. Profi-Tipps für fortgeschrittene Anwender ... 103 20.1 Ordner temporär bei der Synchronisation einschließen
oder ausschließen ... 103 20.2 Dateien von der Filter-Funktion ausnehmen ... 104 20.3 Eigene DLL Dateien vor/nach der Synchronisation ausführen105 20.4 Kontrolle des Verbindungsaufbau zu FTP, SFTP, WebDav und anderen Internet-Servern ... 105 20.5 BestSync nach Abschluss einer Aufgabe automatisch beenden 110 20.6 32-Bit BestSync auf 64-Bit Windows installieren ... 115 Glossar ... 118 Anhang – BestSync Kommandozeilen Parameter ... 124
1. Schnelleinstieg in BestSync 2019
Im ersten Kapitel dieses Buches lernen Sie die grundlegende Bedienung von BestSync 2019 anhand einer einfachen Synchronisierungsaufgabe kennen.
Hierbei werden die Daten von einem Ordner (Ordner 1) in einen anderen Ordner (Ordner 2) synchronisiert. Die Aufgabe synchronisiert also von Ordner 1 nach Ordner 2.
Starten Sie BestSync 2019.
Sie sehen nun das BestSync 2019 Hauptfenster:
Um eine neue Aufgabe zu BestSync 2019 hinzuzufügen, drücken Sie bitte auf das „Plus“ Zeichen in der BestSync Werkzeugleiste.
Anschließend wird der Assistent für Aufgaben gestartet, der Sie durch die einzelnen Schritte der Aufgabenerstellung führt.
Auf der Seite „Allgemein“ des Assistenten wählen Sie die zu synchronisierenden Ordner und die Kopierrichtung aus und geben eine Aufgaben-Beschreibung an.
Klicken Sie nun auf das Lupen-Symbol von Ordner 1. Es öffnet sich das Dialogfenster für die Auswahl von Dateisystemen und Ordnern.
Dabei unterstützt BestSync die folgenden „Dateisysteme“:
• Dateiordner (lokal)
• Freigegebene Netzwerkordner
• ZIP-Datei
• Microsoft Outlook
• Windows Mail/Outlook Express
• FTP
• SFTP / SSH
• WebDAV
• Android Geräte
Internet-Speicher:
• Amazon S3
• Google Storage
• Microsoft Azure
• Rackspace Cloud
• Google Drive
• Microsoft SkyDrive
• Drop Box
Wählen Sie nun das Dateisystem Dateiordner und einen lokalen Dateiordner mit Testdaten als Ordner 1 aus, wiederholen Sie diese Prozedur für Ordner 2.
Dieser zweite Ordner sollte für die erste Testaufgabe leer sein.
Wenn der Ziel-Ordner in einem freigegebenen Ordner, Netzwerklaufwerk oder einem FTP-Server liegt, erscheint eine der auf der folgenden Seite gezeigten Masken.
Netzwerk-Laufwerk:
FTP-Server:
Drücken Sie auf .
Auf der Seite Backup des Aufgaben Assistenten legen Sie fest, ob gelöschte Dateien extra gesichert werden sollen oder nicht. Dies ist besonders dann hilfreich, wenn mehrere Personen auf die synchronisierten Daten zugreifen.
Die Backup Funktion sollte grundsätzlich aktiviert werden.
ACHTUNG! Wenn Sie die Aufbewahrungszeit für ältere Backups auf „0“
setzen, werden diese nicht automatisch gelöscht. Sie müssen dann selber darauf achten ältere Backups zu löschen, da andernfalls der Festplattenplatz für die Backups vollläuft, wodurch keine weiteren Backups für diese Aufgabe mehr erstellt werden können.
Drücken Sie auf .
Auf der nächsten Seite des Assistenten für Aufgaben können Sie Dateien bestimmen, die Sie nicht kopieren möchten, bzw. die Sie auf jeden Fall kopieren wollen.
Sie können Dateien von der Synchronisation ausschließen, auch wenn sie in einem zu synchronisierenden Verzeichnis liegen.
Drücken Sie auf , oder wählen Sie entsprechende Ordner bzw.
Dateien aus, die kopiert oder ausgelassen werden sollen.
Auf dieser Seite des Assistenten für Aufgaben können Sie bestimmte Filter für Dateinamen verwenden (*, ?, #), um mehrere Dateien mit ähnlichen Namen einzuschließen.
Drücken Sie auf .
Auf der Seite Kopier-Optionen des Assistenten für Aufgaben können Sie die wesentlichen Einstellungen für den Kopiervorgang vornehmen.
Wählen Sie die Option Synchronisation nach Fehler erneut versuchen, damit eine fehlerhaft übertragene Datei erneut übertragen wird.
Drücken Sie auf , um auf die nächste Seite zu gelangen.
Auf dieser Seite des Assistenten für Aufgaben aktivieren Sie den Volumen Shadow Copy Service. Mit dieser Funktion können Dateien synchronisiert werden, die während der Synchronisation geöffnet sind.
Der Volume Shadow Copy Service wir darüber hinaus auch für die Synchronisation von Windows System Dateien, wie z. B. der Windows Registry benötigt.
Ignorieren Sie die anschließende Auswahl der VSS-Writer und verwenden Sie die entsprechenden Voreinstellungen von BestSync.
Drücken Sie auf , um auf die nächste Seite zu gelangen.
Nun können Sie bestimmen, ob die Daten vor dem Kopieren verschlüsselt und komprimiert werden sollen. Wenn Sie keine Verschlüsselung und Komprimierung wünschen, drücken Sie nur auf „weiter“.
ACHTUNG! Wenn Sie das Passwort verlieren, werden Sie keinen Zugriff mehr auf die verschlüsselten Daten haben.
Auch der Hersteller bzw. seine Händler sind nicht in der Lage Ihnen Ihr Passwort wiederherzustellen !!!
Drücken Sie auf , um auf die nächste Seite zu gelangen.
Sie können während des Kopierens auch Dateinamen direkt ändern. Diese Funktion wird in einem späteren Kapitel besprochen.
Drücken Sie auf , um auf die nächste Seite zu gelangen.
Wenn Sie Dateien synchronisieren, müssen Sie bestimmen, was mit Dateien geschieht, die in dem zu synchronisierenden Ordner gelöscht wurden. Dies stellen Sie auf dieser Seite ein.
Darüber hinaus können Sie auch Regeln zum automatischen Löschen nicht mehr benötigter Dateien einstellen. Dies ist vor allem dann hilfreich, wenn Sie nur begrenzten Speicherplatz zur Verfügung haben.
Drücken Sie auf .
Im nächsten Schritt bestimmen Sie wie die Aufgabe gestartet werden soll.
Dabei können Sie auch einen festen Zeitplan erstellen, zu dem die Dateien synchronisiert werden sollen.
Wenn die Aufgabe zusammen mit dem Programmstart ausgeführt werden soll, können Sie eine zusätzliche Startverzögerung einbauen, die dafür sorgt, dass die Aufgabe erst X-Sekunden nach dem Programmstart ausgeführt werden soll.
Soll die Aufgabe als Service (Dienst) ausgeführt werden, müssen Sie unter Umständen vorher die Windows Anmeldedaten eingegeben haben.
Die Echtzeit-Synchronisation können Sie nur auswählen, wenn Sie die Volume Shadow Copy Service Funktion nicht ausgewählt haben.
Drücken Sie auf .
BestSync 2019 kann alle Vorgänge protokollieren. Hierzu verwendet es die sogenannte Log Funktion. In dieser Maske des Assistenten für Aufgaben können Sie die entsprechenden Log-Einstellungen vornehmen.
Wenn Sie sich die LOG Dateien per E-Mail schicken lassen möchten, müssen Sie in den allgemeinen Programm-Optionen die E-Mail Server Daten eintragen.
Drücken Sie auf .
In manchen Fällen kann es wichtig sein, vor oder nach einem Synchronisationsvorgang bestimmte Programme auszuführen (zusätzliche Verschlüsselung, Zusammentragen der zu kopierenden Dateien, etc.) oder verschiedene BestSync Aufgaben nacheinander abzuarbeiten.
Auf dieser Seite können Sie auch eigene DLL-Dateien in den Synchronisationsprozess einbinden.
In der Regel werden Sie auf dieser Seite jedoch nichts eingeben müssen.
Drücken Sie auf um die Aufgabe abzuschließen. Anschließend gelangen Sie wieder auf den Hauptbildschirm von BestSync 2019.
Ihre neue Aufgabe erscheint nun in der Aufgabenliste.
Durch Drücken auf starten Sie die ausgewählte Aufgabe.
Die Vorschau zeigt die zu kopierenden Dateien auf. Sie können anschließend die Kopier-Optionen für jede Datei individuell einstellen.
Wenn Sie eine bestehende Aufgabe verändern, können Sie die einzelnen Seiten des Assistenten für Aufgaben auch direkt auswählen:
Mit den Pfeiltasten ( ) können Sie die weiteren Seiten des Assistenten anzeigen lassen.
Anzeigen nicht angezeigter Werkzeuge
Wenn Sie BestSync 2019 auf Ihrem Bildschirm so sehr verkleinern, dass nicht mehr alle Werkzeuge gleichzeitig angezeigt werden können, wird dies durch eine Schaltfläche mit 2 Pfeilen nach unten kenntlich gemacht..
Drücken Sie nun auf diese Schaltfläche, werden alle bis dahin nicht angezeigten Werkzeuge angezeigt und können direkt von Ihnen ausgewählt werden.
Diese Anzeige ist dynamisch und passt sich der jeweiligen Größe des BestSync Hauptbildschirms automatisch an.
Schnelles Ändern des verwendeten Farbschemas
Wenn Sie die Maus in den leeren Bereich der Werkzeugleiste bewegen, erscheint auf der rechten Seite ein Symbol einer umgeklappten Ecke.
Drücken Sie hierauf, um direkt den Dialog „Farben“ der allgemeinen Optionen aufzurufen und die Farbschema-Einstellungen zu ändern.
2. Die BestSync 2019 Programm Versionen
BestSync 2019 Funktion Basic Lizenz
Premium Lizenz
Business Lizenz
Ultimate Lizenz
Neue Funktionen in BestSync 2019 NEU: Synchronisation nicht starten, wenn das Verhältnis der geänderten Dateien größer / kleiner Prozent (%) liegt.
✓ ✓ ✓ ✓
NEU: Sonderzeichen im Dateinamen bei
der Cloud-Synchronisation ✓ ✓ ✓ ✓
Funktionen der kostenlosen Version Synchronisation von Dateien und Ordnern
(in eine Richtung, in beide Richtungen) ✓ ✓ ✓ ✓
Beliebig viele Ordner und Dateien ✓ ✓ ✓ ✓
Beliebig viele Synchronisationsaufgaben ✓ ✓ ✓ ✓
Vorschau-Fenster Vorschau und Anpassung von Aufgaben vor der Ausführung
✓ ✓ ✓ ✓
Visueller Vergleich von Quellen und
Zielen ✓ ✓ ✓ ✓
Visueller Vergleich von früheren
Versionen ✓ ✓ ✓ ✓
Profile laden/speichern ✓ ✓ ✓ ✓
Import/Export von Aufgaben ✓ ✓ ✓ ✓
Erkennung von Datei–änderungen, wie Dateierstellung, Updates oder Löschung, etc.
✓ ✓ ✓ ✓
Log-Anzeige Fenster mit Bestätigung der Synchronisation und Wiederherstellung von Backup-Dateien
✓ ✓ ✓ ✓
Ausführung beim Start von Windows ✓
*Portable: Ausführen wenn Medium eingelegt.
Kopieren von Dateien in einen Ordner
ohne Unterverzeichnisse. ✓ ✓ ✓ ✓
Umbenennung von Dateien während der
Synchronisierung. ✓ ✓ ✓ ✓
Unterstützung von langen Dateipfaden mit
bis zu 2048 Zeichen. ✓ ✓ ✓ ✓
Kopieren von NTFS Berechtigungen. ✓ ✓ ✓ ✓
Kopieren von durch das Betriessystem ver–schlüsselten Dateien auf Laufwerke ohne NTFS-Unterstützung.
✓ ✓ ✓ ✓
Kopieren von Dateien in einen Ordner
ohne Unterverzeichnisse. ✓ ✓ ✓ ✓
Umbenennung von Dateien während der
Synchronisierung. ✓ ✓ ✓ ✓
Passwort zum Schutz der Programm- Einstellungen
✓
*Portable: X
Herunterfahren des PC nach
Durchführung aller Aufgaben ✓ ✓ ✓ ✓
Befehlszeile zur Sperrung des Computers,
Start von Aufgaben, etc. ✓ ✓ ✓ ✓
Unterstützung von UNICODE in
Dateinamen. ✓ ✓ ✓ ✓
Aufgaben in Kartenreitern gruppieren. ✓ ✓ ✓ ✓
Zusätzliche Funktionen der Express-Version Schnelle Filterung von Dateien mit
Platzhaltern. ✓ ✓ ✓ ✓
Ein- und Ausschließen von Dateien und
Unterordnern. ✓ ✓ ✓ ✓
Zusätzliche Funktionen der Basic-Version
Automatisches löschen von alten Dateien. ✓ ✓ ✓ ✓
Synchronisierung mit Netzwerklaufwerken
oder freigegebenen Ordnern. ✓ ✓ ✓ ✓
Synchronisation in eine ZIP-Datei. ✓ ✓ ✓ ✓
Backup von gelöschten und
überschriebenen Dateien in eine ZIP- Datei.
✓ ✓ ✓ ✓
Verschlüsselung und Komprimierung von Dateien: Dateien werden im Quell- und/oder im Zielordner komprimiert, um Platz auf den Laufwerken zu sparen.
✓ ✓ ✓ ✓
Verschlüsseln und Entschlüsseln über das Kontextmenü (rechte Maustaste) im Windows Explorer.
✓ ✓ ✓ ✓
Backup-Datei und Verwaltung alter
Dateiversionen. ✓ ✓ ✓ ✓
Funktion zur Wiederherstellung: Alte Versionen können leicht wiederhergestellt werden.
✓ ✓ ✓ ✓
Start der Synchronisation wenn ein USB-
Laufwerk angeschlossen wird. ✓ ✓ ✓ ✓
Start der Synchronisation wenn
Netzwerklaufwerk angeschlossen ist. ✓ ✓ ✓ ✓
Zusätzliche Funktionen der Premium-Version
Synchronisierung von Android-Geräten. X ✓ ✓ ✓
Synchronisierung von Outlook E-Mails,
Kontakten, Kalender, Aufgaben, etc. X ✓ ✓ ✓
Automatische Synchronisierung über flexiblen Terminplaner: Ausführung von Aufgaben zu einem festgelegten Zeitpunkt (Stunde / Tag der Woche, Monat, etc.).
X ✓ ✓ ✓
Anmeldung auf Netzwerklaufwerken und
freigegebenen Ordnern. X ✓ ✓ ✓
Unterstützung des Volume Copy Service zum Kopieren/Backup von offenen Dateien, Systemdateien und Datenbanken.
Inkl. Outlook-, Quicken-Dateien, etc.
unter Windows XP, Vista und Windows Server 2003.
X ✓ ✓ ✓
FTP-Synchronisierung. X ✓ ✓ ✓
Synchronisierung mit FTP-Servern in einer
anderen Zeitzone X ✓ ✓ ✓
WebDAV-Synchronisierung X ✓ ✓ ✓
Microsoft OneDrive / SkyDrive
Synchronisation. X ✓ ✓ ✓
Google Drive Synchronisation. X ✓ ✓ ✓
DropBox Synchronisation.
X ✓ ✓ ✓
Verschlüsselung von Dateien während der
Synchronisierung mit FTP-Servern. X ✓ ✓ ✓
Synchronisation mit Android-Geräten
X ✓ ✓ ✓
„OAuth Login“ Schaltfläche für die
Synchronisation mit Microsoft SkyDrive. X ✓ ✓ ✓
Fehlerhafter Übertragungen am
Abbruchpunkt wieder fortsetzen. X ✓ ✓ ✓
Zusätzliche Funktionen der Business-Version Unterstützung für FTP/HTTP Proxy
Server X X ✓ ✓
Unterstützung für FTP über TLS/SSL X X ✓ ✓
Unterstützung für SFTP (SSH) Server X X ✓ ✓
Ausführen der Aufgaben als Windows-
Service ohne Benutzeranmeldung X X
✓ Portable:
X
✓ Portable:
X Echtzeit-Synchronisierung: Synchronisiert
Dateien unmittelbar nach der Änderung X X ✓ ✓
Verwaltung von Backup-Dateien.
Automatisches löschen von alten Backup- Dateien
X X ✓ ✓
Speichern der Log-Daten im CSV oder
HTML-Format X X ✓ ✓
Versand von Log-Dateien per E-Mail
X X
✓ Portable:
X
✓ Portable:
X Eigene DLL Dateien für Filter- und
Kopieroptionen verwenden X X ✓ ✓
Zusätzliche Funktionen der Ultimate-Version Unterstützung für Amazon S3 Buckets als
Synchronisationsziel. X X X ✓
Unterstützung für Google Storage Buckets
als Synchronisationsziel. X X X ✓
Synchronisation mit Windows Azure
Container X X X ✓
Synchronisation mit Rackspace Cloud Files
X X X ✓
Schneller Scan! Mehrere Ordner
gleichzeitig nach Änderungen scannen. X X X ✓
Schneller Sync! Mehrere Dateien /
Ordner gleichzeitig kopieren. X X X ✓
Schneller Download! Einer große Datei mit mehreren FTP-Streams gleichzeitig downloaden.
X X X ✓
Automatischer Upload von Dateien >3GB
in mehreren Teilen auf Amazon S3 X X X ✓
Geschwindigkeits-Begrenzung für FTP
Upload und FTP Download. X X X ✓
3. Aufgaben in Kartenreitern gruppieren.
Wer BestSync regelmäßig einsetzt, hat schnell eine größere Anzahl unterschiedlicher Aufgaben für verschiedene Synchronisations-Szenarien angelegt. Einige Aufgaben erstellen Datensicherungen und sollen nur einmal pro Woche oder Monat ausgeführt werden. Andere Aufgaben sind für die Echtzeit-Synchronisation oder FTP Übertragungen vorgesehen.
Stehen alle Aufgaben unsortiert in einer einzigen Liste, kann man schnell den Überblick verlieren. Aus diesem Grund bietet BestSync die Möglichkeit Aufgaben zu gruppieren und in einer Kartenreiter-Ansicht darzustellen.
Sie können beliebige Kartenreiter für die Aufgaben-Gruppierung erstellen, umbenennen oder löschen. Drücken Sie hierzu mit der rechten Maustaste in die Kartenreiter-Ansicht und wählen eine der gewünschten Optionen.
Aufgaben können bequem zwischen verschiedenen Gruppen verschoben werden. Ziehen Sie hierzu die jeweilige Aufgabe mit der linken Maustaste auf den Kartenreiter der Ziel-Gruppe.
Die Gruppierung von Aufgaben in der Kartenreiter-Ansicht dient in erster Linie der besseren Übersicht. Die Ausführung der jeweiligen Aufgaben ist
hiervon nicht betroffen. Diese wird ausschließlich durch die Aufgaben- Einstellungen und Aktivierung/Deaktivierung der jeweiligen Aufgabe bestimmt. Es gibt jedoch eine Ausnahme von dieser Regel.
Hinweis: Wenn Sie eine Aufgabe in die Gruppe „Als Dienst ausführen“
verschieben, dann wird diese Aufgabe als Dienst ausgeführt. Verschieben Sie eine Aufgabe aus dieser Gruppe, wird sie nicht mehr als Dienst ausgeführt.
4. Mit BestSync Dateien kopieren.
Das Kopieren sehr großer Dateien kann häufig recht lange dauern.
Insbesondere wenn das Ziel, auf das kopiert werden soll, ein USB-Stick oder eine über USB angeschlossene Festplatte ist.
Der Kopiervorgang einer 4 GB großen Datei kann dabei leicht über eine halbe Stunde dauern, oder länger. Tritt während des Kopierens ein Fehler auf, oder stürzt Ihr Computer ab, dann müssen Sie den Kopiervorgang erneut starten.
Hier kann BestSync 2019 Abhilfe schaffen. Mit BestSync 2019 können Sie sehr einfach große Dateien kopieren. Tritt während des Kopierens ein Fehler auf, oder wollen Sie den Kopiervorgang anhalten (nicht abbrechen), erlaubt BestSync die Nutzung der bereits übertragenen Dateiteile und startet den Kopiervorgang automatisch an der Abbruchstelle. Dies spart wertvolle Zeit.
Das Kopieren einer einzelnen großen Datei mit BestSync ist sehr einfach. Erstellen Sie eine neue BestSync Aufgabe mit dem Assistenten für Aufgaben (drücken Sie hierzu auf das grüne Plus Zeichen auf dem Hauptbildschirm).
Wählen Sie als Nächstes das Verzeichnis aus, in dem die zu kopierende Datei liegt (Ihr Quell-Ordner). Anschließend geben Sie den entsprechenden Ziel-Ordner ein.
Achten Sie darauf, dass die Kopierrichtung auf „Von Ordner 1 nach Ordner 2“ steht.
Drücken Sie auf , um auf die nächste Seite zu gelangen.
Deaktivieren Sie die Option Backup und drücken Sie auf .
Um nur eine einzelne Datei zu kopieren, schließen Sie diese Datei mit ein und alle anderen Dateien/Ordner schließen Sie aus.
Zum Auswählen der zu kopierenden Datei drücken Sie bitte auf .
Es öffnet sich ein Datei Auswahl Fenster, in dem Sie die entsprechende Datei auswählen. Anschließend erscheint die Datei im Assistenten für Aufgaben.
Drücken Sie nun auf das Pluszeichen ( ) in der Werkzeugleiste, damit sich der Auswahl-Dialog öffnet.
Wählen Sie hier die letzte Option „Alle anderen Dateien und Ordner ausschließen“.
Überspringen Sie die weiteren Fenster des Assistenten für Aufgaben, bis Sie zum Fenster „Kopier-Optionen“ kommen.
Wählen Sie hier alle die eingekreisten Optionen aus (je nach Ihrer BestSync Version steht die Funktion zum Kopieren mehrerer Dateien nicht zur Verfügung) und bestimmen Sie, wie oft ein erneutes Kopieren versucht werden soll. In der Regel sollten 3 Versuche ausreichend sein.
Drücken Sie nun auf . Anschließend sehen Sie die erstellte Aufgabe im Hauptfenster.
Wählen Sie die entsprechende Aufgabe aus und drücken Sie auf . Der Kopiervorgang wird nun automatisch gestartet.
Ähnlich wie beim Kopieren einer einzelnen großen Datei können Sie BestSync 2019 auch zum Kopieren vieler einzelner Dateien einsetzen.
Der Windows Explorer hat ein gravierendes Problem. Sollte bei einem Kopiervorgang ein Fehler auftreten, wird der gesamte Kopiervorgang abgebrochen. Eine Wiederholung des Kopiervorgangs würde alle Dateien erneut kopieren, auch die, die Sie bereits übertragen haben.
BestSync 2019 bietet sich ideal zum Kopieren von vielen einzelnen Dateien an. Sollte während des Kopiervorgangs ein Fehler auftreten, oder sollten Sie den Vorgang anhalten wollen, kann BestSync 2019 die Kopie automatisch an der letzen übertragenen Stelle wieder aufnehmen. Bereits kopierte Dateien werden nicht erneut kopiert.
Das Kopieren vieler einzelner Dateien erfolgt genauso, wie das Kopieren einer einzelnen großen Datei, nur dass Sie mehr als eine Datei auswählen.
5. Dateien auf externe USB-Festplatten spiegeln.
Eines der wichtigsten Einsatzgebiete von BestSync 2019 ist die automatische Synchronisation von Daten zwischen einem PC und einem externen Speichermedium.
Dieses Kapitel beschreibt, wie Sie mit BestSync eine externe USB-Festplatte zum Spiegeln ihrer wichtigen Daten einsetzen.
Schließen Sie als Erstes Ihre externe USB-Festplatte an den Computer an und schalten sie ein.
Nachdem die Festplatte von Windows erkannt wurde, wird sie in das System integriert und erhält einen Laufwerksbuchstaben.
Es können nur solche USB-Festplatten verwendet werden, die von Ihrem Windows-System erkannt und mit einem Laufwerksbuchstaben versehen werden. Nachdem die USB-Festplatte angeschlossen ist, drücken Sie auf das Plus Zeichen im BestSync 2019 Hauptbildschirm um eine neue Aufgabe mit dem Assistenten für Aufgaben zu erstellen.
Wählen Sie nun den Quell-Ordner. Dies ist der Ordner, in dem sich die Daten befinden, die Sie spiegeln wollen.
Anschließend wählen Sie den Ziel-Ordner auf der USB-Festplatte aus.
Wählen Sie die Kopierrichtung „Von Ordner 1 nach Ordner 2“.
Gehen Sie nun im Assistenten für Aufgaben zur Seite „Entfernen“, um zu bestimmen was mit Dateien geschieht die gelöscht wurden.
Wählen Sie hier die Option Spiegeln aus. Dies bewirkt, dass Dateien, die Sie auf Ihrem PC gelöscht haben, auch auf der externen USB-Festplatte gelöscht werden. Darüber hinaus werden Dateien, die von einer anderen Stelle in das Synchronisationsverzeichnis auf dem USB-Laufwerk kopiert werden, ebenfalls gelöscht werden, da diese Dateien sich nicht auf dem PC (Ordner 1) befinden.
Wenn Sie die Option „Verschobene Dateien erkennen und Dateien entsprechend verschieben“ auswählen, dann verschiebt BestSync die Dateien im Ordner 2 entsprechend. Auf diese Weise kann die Geschwindigkeit des Kopiervorgangs deutlich beschleunigt werden.
Auch wenn diese Option nicht ausgewählt wurde, funktioniert die Synchronisation einwandfrei. Es wird jedoch eine Datei erst in den Ziel- Ordner kopiert und dann im Quell-Ordner gelöscht. Dies dauert länger, als das Verschieben auf dem Datenträger.
Hinweis: Wenn Sie die Option "verschlüsseln und komprimieren"
auswählen, kann BestSync eine verschobene Datei im verschlüsselten Ordner nicht erkennen und wird die Datei entsprechend kopieren und anschließend löschen.
Drücken Sie auf , um auf die nächste Seite zu gelangen.
Auf der Zeitplan-Seite des Assistenten für Aufgaben wählen Sie bitte die Option „Dateien sofort nach jeder Änderung synchronisieren“.
Sowie nun eine Datei im Quell-Ordner neu erstellt wird, oder eine bestehende Datei geändert, kopiert BestSync 2019 diese in den Ziel-Ordner.
Wurden Daten im Quell-Ordner gelöscht, werden diese auch im Ziel-Ordner gelöscht. Wurde eine Datei von anderer Stelle aus auf in den Ziel-Ordner kopiert, wird sie bei der nächsten Synchronisation gelöscht, da sie sich nicht in Ordner 1 befindet, der gespiegelt werden soll.
Wenn Ihre USB-Festplatte nicht eingeschaltet ist, kann BestSync 2019 die Daten nicht spiegeln. Sowie Sie jedoch die USB-Festplatte aktiviert haben, wird BestSync 2019 automatisch mit der Spiegelung der Daten beginnen.
Drücken Sie auf , um auf die nächste Seite zu gelangen.
Als zusätzlichen Schutz Ihrer wichtigen Daten bietet BestSync 2019 die Möglichkeit, automatisch ein Backup gelöschter Dateien anzufertigen.
Die entsprechenden Einstellungen hierzu nehmen Sie auf der Seite Backup des Assistenten für Aufgaben vor.
1. Wählen Sie diese Option aus, um alle Dateien, die gelöscht wurden, in einem extra Ordner zu sichern. Diese Funktion kann Sie vor Datenverlust beschützen und sollte bei allen normalen Synchronisations-Aufgaben stets aktiviert sein.
2. Bestimmen Sie den Ordner, in den die Backups gespeichert werden sollen.
Beachten Sie bitte, dass dieser Ordner weder in Ihrem Quell-Ordner noch in Ihrem Ziel-Ordner liegen darf.
3. Wenn Sie diese Option aktivieren, wird das Backup in eine ZIP-Datei geschrieben.
4. BestSync 2019 kann jedes Backup in speziell benannte Unterordner innerhalb des Backup Ordners kopieren. Die Benennung der Unterordner kann automatisch nach Datum/Zeit etc. geschehen.
5. Wenn Sie zusätzlich zu der Daten-Spiegelung ein automatisches Backup Ihrer Daten wünschen, können Sie in diesem Feld bestimmen, in welchen Abstand dieses Backup angefertigt werden soll.
6. Um Speicherplatz zu sparen, kann BestSync 2019 die Backup Dateien regelmäßig löschen. Sie können in diesem Feld bestimmen, ab welchem Alter die Dateien gelöscht werden. Wenn Sie „0“ eingeben, werden die Dateien nie gelöscht. Beachten Sie dabei aber, dass Sie ausreichend Speicherplatz auf der USB-Festplatte haben, da durch neue Backup- Dateien immer mehr Speicherplatz belegt werden wird.
7. Drücken Sie auf um die Aufgabe abzuschließen. Anschließend gelangen Sie wieder auf den Hauptbildschirm von BestSync 2019.
Wenn das Auswahlfeld vor der Aufgabe aktiviert ist (Häkchen), dann ist die Aufgabe aktiv und Ihre Daten werden automatisch gespiegelt.
6. Mit Dateiversionen wichtige Daten schützen.
Mit den Standard-Einstellungen von BestSync 2019 werden Dateien im Ziel- Ordner, die denselben Dateinamen haben wie die zu kopierenden Dateien des Quell-Ordners, überschrieben. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass die Daten im Quell-Ordner und Ziel-Ordner identisch sind.
Es gibt jedoch auch Szenarien, in denen es wichtig ist, vorhandene Dateien im Ziel-Ordner zu erhalten. Mögliche Fälle wären:
- Mehrere Personen kopieren von unterschiedlichen Quell-Ordnern Daten in den Ziel-Ordner. Wenn diese Personen gleiche Dateinamen verwenden, würden die einzelnen Dateien überschrieben und die Arbeit anderer Personen zerstört werden.
- Beim Arbeiten an sehr großen Projekten kann es hilfreich sein, beim Speichern der Projektdatei eine Kopie der alten Version zu behalten.
Auf diese Weise schützt man sich gegen unbeabsichtigtes Löschen wichtiger Projektteile.
Um diese Aufgabenstellung zu lösen, bietet BestSync 2019 die Möglichkeit der Datei-Versionen an.
Mit Dateiversionen setzt BestSync 2019 hinter den Namen der zu kopierenden Datei automatisch eine fortlaufende Serien-Nummer, wenn eine Datei mit demselben Dateinamen im Ziel-Ordner existiert.
Die Verwendung von Datei-Serien-Nummern wird auf der Seite Umbenennen des Assistenten für Aufgaben eingestellt.
Auf der nächsten Seite finden Sie ein Beispiel, das Ihnen zeigt, wie die Datei- Serien-Nummern in BestSync 2019 angewendet werden.
Beispiel Datei-Serien-Nummern:
Quell-Ordner vor dem Kopiervorgang:
Ziel-Ordner vor dem Kopiervorgang:
Die Dateien „Hausarbeit Juni 2010.txt“, „Mein aktuelles Projekt.txt“ und „Wichtig!
Noch zu erledigende Arbieten.txt“ befinden sich bereits im Ziel-Ordner. Diese Dateien werden durch die Datei-Serien-Nummern Funktion geschützt.
Ziel-Ordner nach dem Kopiervorgang:
7. Regelmäßige Backups
BestSync 2019 eignet ist hervorragend dafür geeignet, einen Computer durch regelmäßige Backups vor einem Daten-Gau zu schützen. Um einen PC durch regelmäßig Backups zu schützen, erstellen Sie zuerst eine neue Aufgabe in BestSync 2019:
Als Nächstes müssen Quell- und Ziel-Ordner, sowie die Kopierrichtung ausgewählt werden.
Achten Sie darauf, dass die Kopierrichtung auf „Von Ordner 1 nach Ordner 2“ steht.
Wenn Sie mehrere Ordner eines Laufwerks sichern wollen, wählen sie das entsprechende Haupt-Verzeichnis als Quell-Ordner aus und bestimmen die
zu sichernden Ordner auf der Seite „Ausschließen oder Einschließen“ des Assistenten für Aufgaben.
Wenn Sie z. B. nur die Ordner „c:\Programme“ und „c:\Dokumente und Einstellungen“ sichern wollen, dann wählen Sie als Quell-Ordner „c:\“ aus und schließen die beiden Ordner im Assistenten für Aufgaben mit ein:
Drücken Sie dazu auf das Symbol und wählen Sie „Einen Ordner von Ordner1 auswählen“. In dem sich öffnenden Dateiauswahl-Dialog wählen Sie anschließend den gewünschten Ordner.
Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Ordner, die Sie für das Backup mit einbeziehen möchten. Wenn Sie alle zu sichernden Ordner ausgewählt haben, drücken Sie erneut auf das das Symbol. Dieses Mal wählen Sie die Option
„Alle anderen Dateien und Ordner ausschließen“.
Nachdem Sie den Eintrag zum Ausschließen aller anderen Dateien und Ordner gesetzt haben, erscheint dieser in der Übersicht des Assistenten.
Die Auswahlbox vor dem Element ist nicht ausgewählt, der Status (rechts) steht auf „Ausschließen“. Würden Sie die Auswahlbox anklicken (Häkchen setzen), ändert sich der Status auf „Einschließen“. In diesem Fall würden auch alle anderen Elemente in das Backup mit einbezogen.
Befinden sich in den Ordner die Sie kopieren wollen Unter-Ordner, die nicht kopiert werden sollen, können Sie diese entsprechend ausschließen. Wenn z.
B. keine Unter-Ordner kopiert werden sollen, die „Temp“ heißen, fügen Sie diesen Ordner einfach in das Auswahlfeld (unten) ein. Mehrere Ordner werden mit einem Semikolon getrennt.
Es ist auch wichtig die Option „Reparse-Punkt Datei /
Ordner ausschließen“ auszuwählen, da es sonst zu Fehlern beim Kopieren kommen könnte.
Nachdem Quell- und Zielordner, sowie die zu kopierenden Ordner ausgewählt wurden, können Sie alle weiteren Eingaben im Assistenten wie gewohnt vornehmen.
Die Option für das regelmäßige Backup stellen Sie dann auf der Seite Zeitplan des Assistenten für Aufgaben ein.
Es gibt zwei Möglichkeiten das regelmäßige Backup durchzuführen.
Einerseits kann die Aufgabe als Windows Service gestartet werden, andererseits kann sie zusammen mit dem Programmstart von BestSync 2019 aktiviert werden.
Windows Service: Wenn Sie die Aufgabe als Windows Service definieren, wird sie nach dem Start von Windows automatisch aktiviert und zu den definierten Zeiten automatisch ausgeführt. Hierfür ist es nicht erforderlich das BestSync 2019 selber ausgeführt wird oder nicht.
Mit BestSync 2019: Wenn Sie die Aufgabe mit dem Programmstart von BestSync 2019 aktivieren lassen, müssen Sie zusätzlich die Option für Zeitplan auswählen. Das Backup wird dann zu den eingestellten Zeiten automatisch gestartet. Hierfür ist es jedoch erforderlich, das BestSync 2019 ausgeführt wird.
Der Zeitbereich, den Sie im unteren Fensterbereich einstellen, ist der Zeitraum, in dem BestSync 2019 versuchen wird die Aufgabe zu starten. Im obigen Beispiel, versucht BestSync die Synchronisation zwischen 20:00 abends und 06:00 morgens durchzuführen.
Ist der Computer z. B. um 20:00 ausgeschaltet, wird aber um 22:00 eingeschaltet, wird die entsprechende Backup-Aufgabe dann ausgeführt.
BestSync 2019 bietet viele unterschiedliche Zeitpläne für das Backup an. Sie können einmalige Backups, Sicherungen an bestimmten Tagen, Wochentagen oder verschiedenen Intervallen durchführen lassen.
Eine Möglichkeit des vollautomatischen Backups zu einer Zeit, zu der niemand mit dem PC arbeitet, könnte wie folgt aussehen:
Was Sie zusätzlich benötigen:
- Einen PC, in dessen BIOS Sie eine automatische Einschaltzeit einstellen können, oder eine andere Methode Ihren PC zu einer
bestimmten Zeit starten zu lassen.
- Programm zum automatischen Abschalten des PCs (als Freeware erhältlich).
So wird es gemacht:
➢ Definieren Sie eine automatische Einschaltzeit für Ihren PC, zu der Sie nicht arbeiten (z. B. 3:00 Uhr morgens).
➢ Erstellen Sie Ihre Backup-Aufgabe. Definieren Sie diese als Windows- Service und stellen Sie den Zeitbereich für die Ausführung durch Verschieben der blauen Balken entsprechend Ihrer Startzeit ein (z. B.
03:00 – 06:00).
➢ Geben Sie auf der Seite Programm das den Programmnamen und etwaige Parameter des PC Ausschaltprogramms an (entsprechende Programme können Sie einfach als Freeware im Internet herunterladen).
Achten Sie darauf, dass der Ziel-Ordner in dieser Zeit natürlich auch verfügbar sein muss. Wenn der Ziel-Ordner auf einem USB- oder Netzwerklaufwerk liegt, muss dieses während des Backups eingeschaltet sein.
Ist der Ziel-Ordner auf einem FTP Server im Internet, muss die Internet- Verbindung aktiviert sein.
So können Sie Ihre wichtigen Daten und Programme regelmäßig vor Datenverlust schützen.
Natürlich gibt es auch andere Methoden, wie das automatisierte Backup durchgeführt werden kann. Eine Alternative wäre der Aufruf von BestSync
über eine spezielle Befehlszeile. Weitere Informationen hierzu finden Sie auch in Kapitel 0 Profi-Tipps für fortgeschrittene Anwender.
Welches Verfahren angewendet wird, hängt im Wesentlichen von Ihrer individuellen Konfiguration und dem jeweiligen Einsatzzweck ab.
8. Nur bestimmte Dateien kopieren (Dateifilter)
Es gibt unterschiedliche Szenarien, in denen man nur bestimmte Dateien aus einem oder mehreren Quell-Ordnern kopieren möchte. Hierfür bietet BestSync 2019 mit der Filter-Funktion ein mächtiges Werkzeug an.
Dateifilter erlauben es, mehrere Dateien aus einem oder mehreren Quell- Ordnern, in einen oder mehrere Ziel-Ordner zu kopieren.
Beispiel 1: Kopieren von mehreren Dateien aus einem Quell-Ordner in den Ziel-Ordner.
Sie haben einen Quell-Ordner, in dem Buchhaltungsdaten liegen. Die Dateinamen dieser Daten entsprechen dem Tagesdatum (z. B. 13052010.dat
= 13. Mai 2010). Für den Monatsabschluss werden alle Tagesdaten des letzen Monats gesichert, alle anderen Daten sollen nicht kopiert werden.
Erstellen Sie zuerst eine neue Aufgabe in BestSync 2019 und wählen Sie die entsprechenden Quell- und Zielordner:
Achten Sie darauf, dass die Kopierrichtung auf „Von Ordner 1 nach Ordner 2“ steht.
Auf der Seite Filter geben Sie im Feld Dateifilter Ihre entsprechende Auswahl unter Verwendung von Platzhalten ein.
Platzhalter sind die Zeichen „?“,
„*“, und „#“,
mit denen
bestimmte bzw. beliebige Zeichenfolgen ersetzt werden können. Dabei können Platzhalter sowohl innerhalb des Dateinamens, als auch in der Dateierweiterung verwendet werden.
Der Platzhalter „?“ ersetzt ein beliebiges Zeichen in einem Dateinamen. Die Eingabe von „A?C“ kann somit alles von „A0C“ bis „AZC“ bedeuten.
Der Platzhalter „#“ ersetzt eine beliebige Zahl. Die Eingabe von „A#C“ kann somit alles von „A0C“ bis „A9C“ bedeuten.
Der Platzhalter „*“ ersetzt eine beliebige Zeichenfolge. Die Eingabe von
„Rom*.jpg“ schließt alle Dateien ein, deren Dateiname mit „Rom“ anfängt, und deren Dateityp ein JPG Bild ist.
In unserem Beispiel bedeutet die Eingabe von ##052010.dat alle Dateien von
„00052010.dat“ bis „99052010.dat“ und würde somit die entsprechenden Buchhaltungsdaten enthalten.
Wenn sowohl im Dateinamen, als auch in der Dateierweiterung Platzhalter verwendet werden, müssen beide Platzhalter-Regeln erfüllt sein, damit die entsprechende Datei ausgewählt wird.
Beispiel 2: Löschen aller PDF-Dateien aus mehreren unterschiedlichen Quell-Ordnern.
Dieses Beispiel beschreibt, wie man mit BestSync zum Beispiel alle PDF- Dateien in bestimmten Ordnern löschen kann, um nur noch die Originaldokumente zu behalten.
Wählen Sie als Quell-Ordner das Hauptverzeichnis des entsprechenden Laufwerks (z. B.: „D:\“). Als Ziel-Ordner wählen Sie ein neu angelegtes, leeres Verzeichnis. Die Kopierrichtung stellen Sie auf „von Ordner 2 nach 1“ ein.
Auf der Seite Backup schalten Sie das automatische Backup für gelöschte Dateien aus.
Wählen Sie die entsprechenden Verzeichnisse aus, aus denen alle PDF- Dateien gelöscht werden sollen.
Auf der Seite Dateifilter definieren Sie „*.pdf“ als Dateityp Filter, um alle PDF Dateien zu erfassen:
Auf der Seite Umbenennen des Assistenten wählen Sie Option „In einen Ordner kopieren (alle Dateien werden in einen Ordner kopiert)“ aus.
Anschließend gehend Sie auf die Seite Löschen und Wählen Quell-Datei entfernen aus.
Drücken Sie nun auf .
Wenn Sie diese Aufgabe starten, werden alle Dateien vom Type „PDF“ von den ausgewählten Ordnern in den Ziel-Ordner verschoben.
Diesen Ziel-Ordner können
Sie nun löschen und haben alle PDF-Dateien entfernt.
Alternativ können Sie sich auch eine Batch-Datei erstellen, die das Löschen des Ziel-Ordners übernimmt. Diese Batch-Datei kann dann über die Seite
„Programm“ des Assistenten für Aufgaben nach der Synchronisation ausgeführt werden.
9. Dateien beim Sichern umbenennen
Es kann hilfreich sein, Dateien beim Kopieren einen neuen, bzw. geänderten Dateinamen zu geben. Auf diese Weise kann ein aktueller Datenbestand besonders gesichert werden.
In diesem Beispiel wird allen Dateien des Quell-Ordners beim Kopieren ein
„Archiv_“ vorangesetzt. Auf diese Weise können archivierte Daten leicht zusammengehalten werden.
Definieren Sie eine Sicherungsaufgabe mit dem BestSync 2019 Assistenten für Aufgaben.
Wählen Sie den entsprechenden Quell- und Zielordner aus. Auf der Seite Umbenennen des Assistenten wählen Sie .
Darauf hin erscheint das Eingabefenster für die Regeln zum Umbenennen:
Beim Umbenennen ist zu beachten, das BestSync 2019 den einzelnen Namensbestandteilen des alten Namens Zahlen zuweist (1=Dateiname, 2=Dateierweiterung), die innerhalb des neuen Namens ebenfalls verwendet werden.
Für die Umbenennung sollen alle Dateinamen ein „Archiv_“ vorangestellt bekommen. Da alle Dateien aus dem Quell-Ordner umbenannt werden sollen, wird als „Alter Name“ der Ausdruck „*.*“ eingegeben. BestSync zerlegt diesen Ausdruck in „*1“ und „*2“
Der entsprechende Ausdruck für den neuen Dateinamen ist: „Archiv_*1.*2“.
Anschließend steht die eingegebene Regel in der Regelübersicht. Mehrere Regeln können innerhalb einer Aufgabe verwendet werden.
10. Dateien regelmäßig an viele Empfänger schicken
Wenn man regelmäßig aktuelle Dateien an einen großen Empfängerkreis schicken muss, ist BestSync 2019 die kostengünstigste und produktivste Wahl.
Als Beispiel dient uns der Verkaufsaußendienst einer Firma. Der Verkaufsmanager muss regelmäßig die neuesten Produktprospekte und Verkaufsunterlagen an seine Außendienstmitarbeiter schicken.
Anstelle des E-Mail-Versandes wird jedoch BestSync 2019 zusammen mit einem Ordner im Firmennetzwerk (auf den alle Zugriff haben) eingesetzt.
Hierzu sind zwei Schritte notwendig.
1. Der Verkaufsmanager synchronisiert seine zu verschickenden Daten mit dem Ziel-Ordner auf dem Firmennetzwerk.
2. Alle Außendienstmitarbeiter synchronisieren den Ziel-Ordner auf dem Firmennetzwerk mit einem lokalen Ordner auf Ihrem PC.
Der Verkaufsmanager hat einen Quell-Ordner auf seinem PC, in den er alle Dateien kopiert, die er an seine Außendienstmitarbeiter schicken möchte.
Die Kopierrichtung ist „von Ordner 1 nach Ordner 2“.
Stellen Sie nun die gewünschten zusätzlichen Parameter wie Datei- und Ordnerauswahl, Filter, Backup etc. ein.
Auf der Seite Zeitplan des Assistenten wählen die Option „Dateien sofort nach jeder Änderung synchronisieren“.
Auf diese Weise werden automatisch alle Dateien, die der Verkaufsleiter in seinen Quell-Ordner legt, in den Ziel-Ordner auf dem Firmennetzwerk kopiert.
Die jeweiligen Außendienstmitarbeiter richten sich ihrerseits eine BestSync 2019 Aufgabe ein, bei der als Quell-Ordner der entsprechende Ordner auf dem Firmennetzwerk gewählt wird.
Der Ziel-Ordner ist ein entsprechender Ordner auf ihrem lokalen PC.
Die Kopierrichtung ist „von Ordner 1 nach Ordner 2“.
Auf der Seite Zeitplan des Assistenten für Aufgaben wählen die Option
„Aufgabe als Service starten“.
Es wird automatisch die Einstellung für den Zeitplan eingeblendet. Wenn die Außendienstmitarbeiter einmal pro Tag die neuen Daten empfangen sollen, ist es ausreichend eine Synchronisierung nach Wochentagen durchzuführen.
Wählen Sie einen genügend großen Zeitbereich aus, um sicherzustellen, dass Ihr PC in diesem Zeitbereich auch eingeschaltet ist.
Alternativ können auch Synchronisierungen zu bestimmten Stunden am Tag durchgeführt werden, um häufiger einen Datenabgleich durchzuführen.
Um die Sicherheit der übertragenen Daten zu erhöhen, können die Daten durch die Verschlüsselungs- und Komprimierungsfunktion zusätzlich geschützt werden. Dabei findet die Verschlüsselung vor der Übertragung statt, sodass sich im Ziel-Ordner auf dem Firmennetzwerk nur verschlüsselte Versionen der Dateien befinden würden.
Die Außendienstmitarbeiter würden nur die verschlüsselten Daten empfangen, die dann automatisch auf ihren lokalen PCs entschlüsselt werden.
Somit ist größtmöglicher Datenschutz gewährleistet.
11. Team Kollaboration
BestSync 2019 ist optimal dazu geeignet um die Zusammenarbeit von kleinen Arbeitsgruppen, ohne den Einsatz einer Firmennetzwerk-Infrastruktur, zu unterstützen (Team Kollaboration). Bei der Team Kollaboration synchronisieren alle Teilnehmer einen lokalen Ordner mit einem zentralen Datenspeicher.
Der Zentrale Datenspeicher kann ein Ordner auf einem für alle Teilnehmer
zugänglichen Firmennetzwerk sein oder
z. B. ein Webserver mit FTP Zugang im Internet.
In diesem Kapitel werden wir als Beispiel die Team Kollaboration mit einem externen Webserver aufzeigen.
Bei der Auswahl des Webservers und Anbieters ist auf folgende Punkte zu achten:
- Der Server muss über einen FTP-Zugang verfügen.
- Der ausgesuchte Webserver Vertrag sollte ein unbegrenztes Datenvolumen enthalten, da sonst Datenübertragungskosten entstehen können.
- Wählen Sie eine möglichst zufällige Internet-Domain aus (z. B.
http://sdlkfjsldjfqwe334.com).
Auch müssen alle Teilnehmer über einen Internet-Zugang Verfügung.
Die Einrichtung der BestSync 2019 Aufgabe für die Team Kollaboration ist für alle Teilnehmer im Prinzip identisch. Die einzigen Unterschiede können sich am Speicherort des Quell-Ordners ergeben.
Erstellen Sie eine neue BestSync 2019 Aufgabe.
Definieren Sie als Quell-Ordner Ihr lokales Verzeichnis, dessen Dateien Sie mit Ihren Team-Mitgliedern teilen möchten, dies ist das „Team-Verzeichnis“.
Als Ziel-Ordner definieren Sie ein entsprechendes Verzeichnis auf dem FTP- Server. Unterschiedliche Verzeichnisse auf dem FTP-Server können für verschiedene Synchronisierungs-Aufgaben verwendet werden.
Als Synchronisationsrichtung müssen Sie die Synchronisation in „beide Richtungen“ wählen.
Drücken Sie auf , um auf die nächste Seite zu gelangen. Dabei prüft BestSync 2019, ob Ihr FTP Server mit den von Ihnen angegebenen
Zugangsdaten erreichbar ist. Sollte dies nicht der Fall sein, erhalten Sie eine entsprechende Meldung und können Ihre Eingabe korrigieren.
Da unterschiedliche Personen auf die gleichen Daten zugreifen, ist es wichtig, einen Schutz gegen unbeabsichtigtes Löschen von Dateien einzubauen. Einen solchen Schutz bietet die Funktion Backup, die Sie im Assistenten für Aufgaben aktivieren können.
Geben Sie einen entsprechenden Backup-Ordner an, in den alle Dateien, die im „Team-Dateien“
Ordner gelöscht wurden, kopiert werden.
Um Speicherplatz zu sparen, können Sie ältere Backup-Dateien nach einer bestimmten Anzahl von Tagen durch BestSync 2019 löschen lassen. Dies spart Platz in Ihrem Laufwerk für Backup-Dateien.
Sollten Sie kein Limit definieren („0“), müssen Sie selber darauf achten das immer ausreichend freier Speicherplatz auf der Festplatte mit dem Backup- Ordner ist. Andernfalls können keine weiteren Backup-Dateien gesichert werden.
Drücken Sie auf , bis Sie zur Seite Verschlüsseln gelangen (auf den Seiten Ausschließen und Filter können Sie ggf. zusätzliche Einstellungen vornehmen).
Da Ihre Daten auf einem Internet-Server liegen und nicht in einem Firmennetzwerk, ist es empfehlenswert die BestSync 2019 Datenverschlüsselung zu verwenden.
BestSync 2019 komprimiert Ihre Daten auf Ihrem Rechner und verschlüsselt diese anschließend. Erst dann werden sie auf den Internet-Server übertragen.
Beim Empfang von Daten erfolgt der Ablauf genau anders herum. Erst werden die empfangenen Daten entschlüsselt und dann entpackt.
Auf diese Weise ist sichergestellt, dass Ihre Daten nicht unverschlüsselt übertragen werden. Jeder der sich unberechtigten Zugriff auf Ihren Server verschaffen würde, wird ausschließlich verschlüsselte Inhalte vorfinden.
Wählen Sie die Verschlüsselungsrichtung „Ordner 1 Packen & Verschlüsseln nach Ordner 2“.
Da die Backup-Dateien auf dem jeweiligen lokalen Computer verbleiben, ist es nicht notwendig, diese zu verschlüsseln.
Drücken Sie auf , um zur nächsten Seite zu gelangen. Hier können Sie einstellen, was mit Dateien geschieht, die im Quell-Ordner gelöscht wurden.
Jedes Team-Mitglied führt eine eigenständige Synchronisation seines Team- Ordners mit dem Internet Server durch. Das bedeutet, dass jedes Team- Mitglied Daten aus dem gemeinsamen Daten-Pool löschen kann.
BestSync 2019 bietet verschiedene Möglichkeit an, wie mit Daten, die im Quell-Ordner gelöscht wurden verfahren werden soll.
Um einen gleichen Datenbestand zu erhalten, empfiehlt es sich Daten, die in einem der Ordner gelöscht wurden, automatisch auch im anderen Ordner zu löschen.
Als zusätzlichen Schutz gegen ungewollten Datenverlust gibt es die Backup Funktion (s.o.), die gelöschte Dateien automatisch in den Backup-Ordner kopiert.
Drücken Sie auf , um zur Einstellung des Zeitplans zu gelangen.
Innerhalb der Team Kollaboration ist es natürlich nicht möglich zu wissen, wann ein anderes Team-Mitglied neue Dateien dem Pool hinzugefügt, bzw.
bestehende Dateien verändert hat.
Daher muss die Synchronisierung in regelmäßigen Intervallen erfolgen, die sicherstellen, dass alle Team-Mitglieder möglichst mit dem gleichen Datenbestand arbeiten..
Definieren Sie die Aufgabe als Windows Service mit einer zeitgesteuerten Synchronisierung, die zu jeder Stunde einen Datenabgleich durchführt.
Auf diese Weise steht allen Team-Mitgliedern ein gemeinsamer Dateien-Pool zur Verfügung, ohne dass hierfür eine aufwendige Firmennetzwerk- Infrastruktur aufgebaut werden muss.
12. Programme oder Synchronisations-Aufgaben vor/nach der Übertragung ausführen
Eine besondere Funktion von BestSync 2019 ist die Möglichkeit vor dem eigentlichen Kopiervorgang, bzw. nach einem Kopiervorgang bestimmte Programme oder andere Synchronisations-Aufgaben ausführen zu lassen. Es gibt viele Szenarien, warum Programme vor oder nach dem Kopieren ausgeführt werden sollten.
Einige Einsatzgebiete sind z. B.
- Zusätzliche Verschlüsselungsprogramme, die die Daten vor dem Kopiervorgang besonders sichern.
- Konsolidierung von Daten aus unterschiedlichen Speicherorten und anschließender Sicherung der konsolidierten Daten.
- Batch Dateien zum Ausführen bestimmter Funktionen nach einem Kopiervorgang (z. B. eine Batch Datei die automatisch den Ziel- Ordner mit den PDF Dateien aus Kapitel 8 löscht).
- Programme zum automatischen Aufbau einer gesicherten Netzwerkverbindung (VPN, etc.).
- Programm zum Erstellen einer Ordner-Prüfsumme.
- Programme zum Anschließen und Abschalten von externen Festplatten, auf denen sich der Quell- oder Ziel-Ordner befindet.
Dies sind nur einige der möglichen Anwendungs-Szenarien.
Auf der Seite „Programm“ des Assistenten für Aufgaben können Sie diese Einstellungen vornehmen.
Vor der Synchronisation
Sie können diesen Bereich leer lassen, wenn vor der Synchronisation keine externen Programme gestartet werden sollen.
1. Tagen Sie den Namen des Programms ein, das vor dem Kopiervorgang ausgeführt werden soll.
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Wenn Sie zusätzliche Parameter für das externe Programm angeben müssen, können Sie diese im Argumente Feld unter „1“ eingeben.
2. Wenn Sie diese Option auswählen, wird BestSync 2019 den Kopiervorgang erst starten, wenn das externe Programm beendet wurde.
3. Diese Option ist nur verfügbar, wenn BestSync auf die Beendigung des vor der Synchronisation gestarteten Programms warten soll. Wird diese Option aktiviert, wird der Synchronisationsvorgang nur dann gestartet, wenn das vorher gestartete Programm ohne Fehlermeldung (Exit-Code 0) beendet wurde.
4. Vor jedem Kopiervorgang scannt BestSync 2019 den Quell- und Ziel- Ordner und ermittelt, ob ein Kopiervorgang gestartet werden muss.
Wenn Sie diese Option auswählen, wird das externe Programm nur dann gestartet, wenn BestSync 2019 einen Kopiervorgang durchführen würde. Wenn keine Dateien kopiert werden müssen (weil z. B. keine Änderungen vorliegen), wird das externe Programm auch nicht gestartet.
Nach der Synchronisation
Sie können diesen Bereich leer lassen, wenn vor der Synchronisation keine externen Programme gestartet werden sollen.
5. Wählen Sie aus, ob Sie ein Programm oder eine Synchronisations- Aufgabe ausführen möchten. Anschließend tragen Sie den Namen des externen Programms oder die Aufgaben-ID einer Synchronisations-
